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ADM (RH-Civ) - Assistant Deputy Minister (Human Resources - Civilian)SMA (RH-Civ) - Sous-ministre adjointe (Ressources humaines - Civils) 1
Les civils de la Défense : Réduire de 20 % le fardeau de la dotation
Sous-comité des RH CCS-P
1 juin 2009
ADM (RH-Civ) - Assistant Deputy Minister (Human Resources - Civilian)SMA (RH-Civ) - Sous-ministre adjointe (Ressources humaines - Civils) 2
Les civils de la Défense : Aperçu de l’effectif
Opérations
34,0 %
Services administratifset service extérieur
26,0 %Soutien
administratif
17,0 %
Services techniques 10,4 %
Services scientifiques et professionnels
9,7 %
Cadres0,5 %
Effectif civil du MDN : Environnement de gestion
• Près de 70 % de l’effectif civil relèvent des gestionnaires militaires
• 75 % des employés travaillent à l’extérieur de la RCN
• 86,6 % des civils sont embauchés pour une période indéterminée
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Employés civils par lieu de travail
Cold Lake 407
Edmonton 708
Wainwright 416
Suffield 777
Dundurn127
Moose Jaw 44
Shilo350 Winnipeg
701
Comox254
Nanoose 35
Esquimalt 2,708
London 89Borden
1,205
Toronto426
Trenton 626
Kingston 1,656
North Bay 90
Petawawa 889
Montréal 1,993
Ottawa-Gatineau
8,662
Bagotville 258
Valcartier 1,628
Goose Bay39 Gander
41
St. John’s 56
Gagetown 1,101 Greenwood 332
Aldershot 53
Halifax 3,397
Effectif civil total : 29,424 (31 mars 09)
3
Yellowknife28
Forces terrestres Forces aériennes Forces maritimes Formation QGDN Commandement du Canada
LÉGENDELÉGENDE
ADM (RH-Civ) - Assistant Deputy Minister (Human Resources - Civilian)SMA (RH-Civ) - Sous-ministre adjointe (Ressources humaines - Civils) 4
Responsabilités de gestion des RH civiles
SM/CEMD
Niveau 1(militaires et civils)
Niveau 2(formations et DG)
Base ou unité(commandants et
directeurs)
Environnement habilitant : politiques, programmes, processus,formation et outils
Autorité fonctionnelle - SMA (RH-Civ)
Politique et programmesstratégiques
Intégration du rôle touchant la prestation de services régionauxet la mise en œuvre des stratégies
ADM (RH-Civ) - Assistant Deputy Minister (Human Resources - Civilian)SMA (RH-Civ) - Sous-ministre adjointe (Ressources humaines - Civils) 5
Objectif de la SMA (RH-Civ) : Réduire le fardeau de la dotation
• En partenariat avec les gestionnaires, les RH-Civ vont :
– fournir une orientation et un leadership fonctionnels pour garantir un effectif civil durable, compétent et productif;
– demander aux gestionnaires et fournisseurs de services de RH de toutes les régions du Canada de communiquer l’objectif et l’importance du renouvellement de la fonction publique et de ses répercussions sur le MDN;
– revoir et analyser les pratiques et processus actuels de gestion des RH afin de cerner des moyens de réduire le fardeau de la dotation;
– améliorer la réceptivité des fournisseurs de services de RH aux exigences de la direction des ressources humaines civiles du MDN et des FC;
– mettre en œuvre un plan d’action et en assurer le suivi (voir l’annexe A).
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Centres de gravité : Relever les défis de la main-d’œuvre et du milieu de travail
Situation actuelle : Capacité opérationnelle de l’organisation
• Le cadre de dotation et les processus connexes sont considérés comme un « écheveau de règles », et cette situation a une incidence négative sur les exigences opérationnelles du MDN et des FC
Situation souhaitée : Participation éclairée de la gestion du MDN et des FC
• La gestion du personnel civil doit se faire en partenariat, ce qui suppose la participation éclairée et l’engagement continu des gestionnaires (militaires et civils)
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Voici d’où nous sommes partis….
Activités d’aménagementorganisationnel
Examen desnormes de
service
Stratégie d’apprentissage -
FS de RH
Stratégies de
dotation
Outils de tests en ligne
Simplification/ des processus opérationnels –Systèmes d’info
automatisés
Répertoiredes critères
de mérite
Troussed’informationsur la dotation
collective Projet pilote deprestation de services du
Groupe des matériels
Fichierélectroniquedes postes
Plan de sensibilisation
Examen du contenuRH-Civ (PP 1-5)
Mise en œuvre de la délégation
en matière dedotation
Projet des DTC
Stratégie derecrutement
Amélioration des technologies de prestation des
services
Marketing etcommunications
Planification des RH et
des activités
Évaluationinformelle
Foire de l’emploi
Collaboration avec le GRFC
Examen desexigences -
Sécurité, ELS
Nouvellesmesures du rendement
Stratégie de planification de la relève
Calendrier etvidéo
Répertoire desDTC
Répertoiredes
évaluations
Re-lancement du
coursde GRHC
Examen du programmede formation
des RH
PRS
Mise à jour du contenu - Exposés de la
SMA (RH-Civ) pour les FC
Plan desensibilisation -
(foires de l’emploi,calendrier, vidéo et collaborationavec le GRFC)
Stratégie de recrutement
Marketing et communications
Planification desRH et des activités
PRS
Cadre de planification de la relève
Activités liéesà la structure
organisationnelle
Nouvelles mesuresdu rendement -
Examen des normes de service
Fichierélectroniquedes postes -
Répertoire des DTC
Projet des DTC
Simplification des processus opérationnels –
Systèmes d’information automatisés
Harm
on
isation
des p
olitiq
ues
Infra
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tèm
es
)Éléments d’un plan d’action : découpage thématique
Planification Classification
Recrutement et sensibilisation Dotation Apprentissage
9
Nouvelles mesures de rendement –
Examen des normes de service
Stratégies de dotation (trousse d’information
sur la dotation collective, répertoire
des critères de mérite)
Mise en œuvre de ladélégation en matière
de dotation
Nouveaux mécanismes(répertoire des
évaluations, outils de tests en ligne)
Examen des processus opérationnels
(évaluation informelle, projet pilote de
prestation de services du Groupe des
matériels, examen des exigences - sécurité, ELS)
Amélioration des technologies de
prestation de services
Mise à jour ducontenu RH-Civ -
Exposés pour la haute
direction des FC
Revoir le programme de
formation des RH
Donner uneversion à jour
du cours GRHC
Examen du contenu RH-Civ
(PP 1-5)
Stratégie d’apprentissage
pour les fournisseurs de services de RH
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Réaliser la mission de la Défense : 2008-2009
Politiques et pratiques du MDN
Harm
on
isation
des p
olitiq
ues
Infrastru
cture h
abilitan
te
Planification ClassificationRecrutement etsensibilisation
DotationApprentissage
Renouvellement de la FP : Élément du plan d’action ministériel : réduction de 20 % du fardeau de la dotation
Les 4 B(bonne personne,
bonnes compétences, bon moment, bon endroit)
Autorité fonctionnelle
Cadre législatif (LMFP-LEFP)
Mesure du rendement, surveillance et établissement des rapports
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Exemple : PlanificationMesures :• Fournir des conseils et des services directement aux gestionnaires pour appuyer les processus de
planification intégrés des activités et des RH sur plusieurs années, y compris les processus de planification de la relève (Journées de la Force terrestre, de la Force maritime et de la Force aérienne)
• Les gestionnaires mobilisent directement les fournisseurs de services de RH, dès le début des discussions et des consultations touchant la planification et la mise en œuvre, y compris les activités de restructuration et d’aménagement de l’organisation
Résultats : • Des prévisions plus pertinentes et plus détaillées des exigences en RH-Civ, y compris de meilleurs plans
de recrutement stratégique, pour :– harmoniser les plans opérationnels et les plans des RH-Civ, élaborer des stratégies de dotation
ciblées (moins de processus, plus de nominations et utilisations appropriées des employés occasionnels), réduire le niveau d’effort (gestionnaires, fournisseurs de services de RH) et embaucher plus rapidement en respectant les 4 B
2007 2008 2009 (prévisions)
Nbre de processus externes annoncés 800 704 634
Réduction de 21 % du nombre de processus externes annoncés en trois ans
Nbre de nominations découlant de processus externes annoncés
722 902 992
Augmentation de 37 % du nombre de nominations découlant d‘un processus externe annoncé en trois ans
Nbre de nominations d’employés occasionnels 992 903 813
Diminution de 18 % du nombre d’employés occasionnels en trois ans (environ)
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Exemple – Classification Mesures : • Mobilisation sur la conception organisationnelle et consultation dès le début de son processus
• Simplifier le processus de classification en utilisant les descriptions de travail collectives pour tous les types de postes du MDN
Résultats :• Éviter des coûts pouvant atteindre régulièrement 9 M$ par année au chapitre des efforts déployés par
les gestionnaires et les fournisseurs de services de RH• Descriptions de travail collectives qui s’appuient sur une classification juste et transparente, réduction
des efforts relatifs à la rédaction des descriptions de travail et à la classification des postes (gestionnaires et fournisseurs de services de RH)
• Dotation immédiate (processus prenant quelques jours plutôt que quelques mois)
Exercice 2007-2008
Exercice 2008-2009
Exercice 2009-2010
Pourcentage de DTC 8 % 9 % 20 %
Objectif : 40 % en 2010-2011 et 70 % en 2011-2012
Pourcentage de descriptions « identiques à »
50 % 60 % 70 %
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Exemple – Recrutement et sensibilisationMesures :• Élaborer et mettre en œuvre des stratégies pluriannuelles, y compris pour financer le maintien de
certains effectifs opérationnels et professionnels clés• Promouvoir une plus grande utilisation des programmes de recrutement déjà offerts par le gouvernement
du Canada (p. ex. Programme de recrutement postsecondaire, Programme des stagiaires en gestion, intégration des étudiants) au moyen d’une stratégie de communication globale et de processus de dotation ciblée visant à rehausser le profil du MDN aux yeux du public et d’attirer de nouveaux talents
Résultats :• Des activités de sensibilisation mieux ciblées et fondées sur des plans opérationnels et des plans de RH
de meilleure qualité, y compris des stratégies de recrutement tenant compte des groupes désignés aux fins de l’équité en emploi
• Concentrer les efforts et les investissements (20 M$) sur les groupes présentant des écarts au chapitre du profil démographique et de la disponibilité sur le marché du travail
2007-2008 2008-2009 2009-2010
Nbre de stagiaires embauchés – Métiers S.O. 145 165
Validation continue des exigences des stages sur plusieurs années
Nbre d’étudiants nommés à un poste 341 413 495
Augmentation de 21 % cette année et de 45 % sur trois ans
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Exemple – DotationMesures :• Simplifier et rationnaliser les processus et pratiques propres à la dotation
– tirer profit de la technologie pour soutenir les processus améliorés touchant les activités et les RH; ce processus est encore trop lent
• Abandonner les processus individuels pour adopter des mesures de planification collectives de la dotation (voir la diapo 11)
Résultats :• Nouvelles structures de prestation de services et outils plus modernes (structure de prestation de
services de RH du Groupe des matériels; répertoire des évaluations, mars 2009; amélioration des répertoires des énoncés des critères de mérite et des descriptions de travail collectives; élaboration d’un énoncé des exigences qui sera mis à l’essai en ligne)
• Conseils et services en matière de RH fournis au bon moment et de la bonne façon, ce qui augmente l’efficacité des processus de dotation
Nbre de candidats qualifiés Nbre de nominations
1 processus CR-03/CR-04 98 53
1 processus AS-02 93 36
1 processus CS-03 225 80
1 processus PG-04 115 101
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Exemple – ApprentissageMesures :• Mise à jour et reprise du cours Gestion des RH-Civ à titre de cours obligatoire pour les nouveaux superviseurs et
gestionnaires (civils et militaires) • En collaboration avec les gestionnaires et les clients, examen du programme de formation des RH visant à cerner
d’autres exigences en matière de formation– p. ex. mise à jour du contenu des PP 1-5 (au cours des deux ou trois prochains exercices), mise à jour et
officialisation du programme de perfectionnement du groupe PE (fin de l’exercice 2008-2009), stratégie d’apprentissage (continue) pour les fournisseurs de services de RH, élaboration d’une nouvelle stratégie des programmes de formation (fin de l’exercice 2009-2010)
Résultat :• Augmentation importante du nombre de nouveaux événements visant à soutenir l’apprentissage des gestionnaires
et des fournisseurs de services à partir de leur plan d’apprentissage personnel
Nbre de participants (2008-2009)
Cours de formation
Leadership 21 Orientation des EX
Nbre de superviseurs et de gestionnaires 1 000
154
Cours sur la GRHC
Délégation en matière de dotation (augm. de 45 % )
Nbre de fournisseurs de services de RH 250
365
Trois formations nationales
Six séances de formation régionales sur la dotation
(mars 2009)
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Mesure de la réussite : Indicateurs clés de la réussite en matière de gestion
• Des plans de RH qui facilitent l’élaboration, la formulation et la mise en œuvre de stratégies
– meilleure sensibilisation des intervenants (gestionnaires, employés, représentants syndicaux, etc.)
• Stratégies d’embauche qui permettent un recrutement et une dotation en temps opportun – p. ex. des processus moins nombreux, un plus grand nombre de nominations par
processus, un meilleur usage des descriptions de travail collectives, des exigences plus simples en matière de sécurité ou de langue
• La satisfaction des clients a autant de poids que la responsabilisation
• Des processus équitables et transparents contribuent à la création d’un milieu de travail productif
– les « 4 B » (la bonne personne, possédant les bonnes qualifications, au bon endroit, au bon moment)
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Continuer notre voie à suivre
• Meilleure intégration de la planification des activités et des RH ainsi que des stratégies pluriannuelles
• Recours plus général aux descriptions de travail collectives
• Stratégies de mise en œuvre ciblées pour la gestion de la dotation à l’échelle nationale et régionale
• Amélioration de la formation et des communications destinées aux gestionnaires et aux fournisseurs de services de RH