administracion control y emision de certificaciones€¦ · 4.6 emisión de duplicados de...

DEPARTAMENTO CERTIFICACIÓN LABORAL - CORMA Código : PG –09

Versión : 07

PROCEDIMIENTO Fecha : 20/07/2018

ADMINISTRACION CONTROL Y EMISION DE CERTIFICACION Página : 1 de 17

ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN AUTORIZACION

Responsables Secretario Técnico SGC-CL-CORMA

Encargado de Calidad SGC-CL- CORMA

Gerente Bio Bío SGC-CL-CORMA

Presidente Comité de

Certificación Laboral

Vice-Presidente Comité de


Firmas

PROCEDIMIENTO

ADMINISTRACION CONTROL Y EMISION DE CERTIFICACIONES


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INDICE

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................................3 2. DISTRIBUCIÓN ..........................................................................................................................................3 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ........................................................................................................3 4. DESCRIPCION ...........................................................................................................................................3

4.1 Definiciones .........................................................................................................................................3 4.2 Recepción de solicitud de certificación ...............................................................................................4 4.3 Chequeo y revisión de la solicitud/OT .................................................................................................4 4.4 Control del proceso de emisión de credenciales.................................................................................6 4.5 Impresión de credenciales...................................................................................................................6 4.6 Emisión de duplicados de credenciales ..............................................................................................6 4.7 Formato de credencial .........................................................................................................................7 4.8 Despacho y entrega de credenciales ..................................................................................................7 4.9 Tiempo de respuesta. ..........................................................................................................................7 4.10 Facturación. .........................................................................................................................................8

5. FORMULARIOS DE REGISTROS ...........................................................................................................8 6. ARCHIVO DE REGISTROS .....................................................................................................................8 7. HISTÓRICO DE MODIFICACIONES .........................................................................................................9

Anexo 1. Instructivo IN 09/02 Solicitud de Duplicado Credencial en Oficina Corma. .................................11 Anexo 2. Formato Registro RG 09/01 Carta entrega de credencial al usuario. ........................................ 12 Anexo 3. Formato Registro RG 09/02 Solicitud de Duplicado de Credencial. .......................................... 13 Anexo 4. Formato Registro RG 09/03 Carta de autorización del trabajador. ............................................ 14 Anexo 5. Formato Registro RG 09/04 Registro de entrega de credenciales al cliente. ............................ 15

Anexo 5. Formato Registro RG 09/05 Certificado Nº Credencial en Trámite. ……………………………...16

Anexo 6. Formato Registro RG 09/06 Certificado Nº Trabajador No Califica. . …………………………….17


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1. OBJETIVO

Describir el proceso de la administración, control y emisión de las certificaciones y su entrega a los OECL que solicitan la certificación laboral de los usuarios.

2. DISTRIBUCIÓN

ÁREAS DE ACTIVIDAD CÓDIGO

Gerente CORMA GRTE

Departamento de Certificación laboral de CORMA

DCL-CORMA

Grupo Técnico Auditoría CCL GTAU

Secretario Técnico CCL STCL

Encargado de la Calidad del Sistema de Gestión ECSG

Jefe de Administración y Finanzas JADF

Encargado de Operaciones del Sistema de Gestión EOSG

Oficina de Evaluación y Certificación Laboral OECL

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

ACTIVIDAD RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Elaboración y Actualización EOSG

Revisión ECSG/ DCL-CORMA

Aprobación GRTE

Emisión y Distribución ECSG

Ejecución y Aplicación EOSG

Control de Ejecución (Verificación) ECSG

4. DESCRIPCION

4.1 Definiciones

Plataforma WEB: Sistema informático dispuesto por CORMA, para el desarrollo del procedimiento de Administración, control y emisión de certificaciones.

Solicitud: Se refiere al proceso de solicitud de certificación. La solicitud contiene la documentación requerida para certificarse en alguno de los cargos acreditados. La solicitud la realiza el OECL:

Orden de Trabajo OT. Esta orden contiene 1 o más solicitudes.


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4.2 Recepción de solicitud de certificación

El proceso comienza con la recepción, por parte del Encargado de Operaciones de la documentación enviada por las OECL solicitando la certificación laboral de uno o más trabajadores para puestos de trabajo reconocidos en el proceso de evaluación y certificación laboral de CORMA.

La OECL, deberá registrar a través de la plataforma WEB a todos los trabajadores que soliciten su proceso de acreditación laboral, con el fin de poder mantener un registro total de los procesos que llevan cada una de las OECL y deberán ir registrando los avances y subiendo los informes a medida que vayan avanzando en sus procesos cada uno de ellos y una vez que allá finalizado la OECL debe enviar, los documentos de respaldo que acreditan el cumplimiento con el proceso de certificación, documentación que es revisada por el encargado de operaciones para posteriormente generar el certificado de laboral correspondiente.

En todo caso la OECL debe guardar todas las pautas de evaluación y hojas de respuestas de los documentos originales firmadas por los trabajadores o evidencia, como respaldo, por el periodo de vigencia de cada evaluación o de su certificación, los que deben estar a disposición del DCL-CORMA si son requeridos.

4.3 Chequeo y revisión de la solicitud/OT

El Encargado de Operaciones es el responsable del chequeo y revisión de cada solicitud/OT. a) Que la orden referida contenga los siguientes antecedentes:

- Antecedentes del OECL (Nombre – Rut – Giro – Dirección)

- Número de trabajadores a solicitar certificación

- Antecedentes para identificación de los trabajadores (Nombre – Rut – Cargo a certificar)

b) que la documentación que respalda a la OT contenga los siguientes antecedentes para cada usuario indicado:

- Fotocopia de cedula de identidad

- Fotocopia de Licencia de Conducir (Para los cargos de Conductor y operadores de maquinaria que la Ley contemple este documento para su conducción,

- Hoja de vida del Conductor debe coincidir con los últimos controles de la Licencia vigente y en caso que esto no suceda el Conductor deberá solicitar a la Municipalidad un Certificado que acredite la fecha del último otorgamiento o en su defecto deberá solicitar un F8 en la mismo Depto. de Transito de la Municipalidad donde obtuvo la Licencia).

- Fotografía digital tamaño carné con nombre y RUN

- Carta de Autorización del Trabajador firmada en original completando el máximo de los datos que se

solicitan, siendo obligatorio el número de celular y correo electrónico.

- Informes con los resultados de las evaluaciones médicas, psicológicas y técnicas, de acuerdo a los formatos y requerimientos de cada cargo. (La OECL, deberá subir todos los resultados e informes de los trabajadores cual sean los resultados).

- Respaldo de otros documentos de acuerdo a los requisitos de cada cargo.


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El EOSG revisa cada solicitud que forma parte de la OT para que cumplan con los requisitos enunciados anteriormente, si todas las solicitudes se encuentran en conformidad se aprueban y si alguna solicitud estuviera incompleta se procede a rechazarla, informando de esta situación al OECL, a través de la plataforma WEB, en la cual se alimenta un registro de rechazos que forma parte de la evaluación de desempeño de cada OECL.

Un trabajador que califica puede optar a la emisión de un certificado temporal de Trabajador Certificado (registro 09/05) posterior a la revisión de la OT en Corma. Un trabajador que no califica genera un registro y certificado (registro 09/06) de No aprobación de los estándares requeridos para el cargo y deberá presentar las evidencias de haber atendido las recomendaciones, observaciones o sugerencias indicadas por los profesional o institución quien lo evaluó.

En la Plataforma WEB, una solicitud puede estar en cualquiera de los siguientes estados:

En Evaluación Cuando la solicitud se encuentra incompleta, aún en poder del OECL

Ingresada Cuando la solicitud es agregada a una OT por parte del OECL a Corma

Descartada Cuando por algún motivo, la solicitud es cancelada por el OECL

Revisada Cuando la solicitud está revisada por el EOSG

Verificada Cuando la solicitud es verificada por el STCL, de acuerdo a tabla Control de proceso de emisión

Rechazada Cuando la solicitud está incompleta, con datos ilegibles, o inconsistencia de Información y es detectado por el EOSG o STCL.

No califica Cuando el usuario no cumple con el estándar mínimo exigido para acreditarse

Impresa Cuando a la solicitud se le asigna un número de certificación/ credencial

Despachada Cuando se envía la credencial vía correo u otro medio de transporte seguro

Recibida Cuando el OECL recibe la credencial

Entregada Cuando el cliente o usuario reciben la credencial


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4.4 Control del proceso de emisión de credenciales

Una proporción de solicitudes revisadas por el EOSG deben ser verificadas por el STCL quien revisa aleatoriamente las solicitudes de certificación que contempla la OT. Luego de esto, procede a dar su V°B° en la misma OT.

Para realizar la revisión de solicitudes el STCL debe tener en cuenta la siguiente tabla:

Número de SOLICITUDES

POR OT CANTIDAD DE

SOLICITUDES A REVISAR

1 a 4 1

5 a 12 3

13 a 20 5

21 a 28 7

>a 28 10

4.5 Impresión de credenciales

Luego de la verificación de las solicitudes por parte del STCL, el Encargado de Operaciones (EOSG) es quien procede a imprimir las credenciales generadas.

4.6 Emisión de duplicados de credenciales

Un usuario que haya sido certificado, puede obtener un duplicado de su credencial. Para ello, debe realizar la solicitud directamente en las oficinas de CORMA Sede Biobío o en alguna OECL, a través de la Solicitud de Duplicado (RG-09/02).

En todo caso se puede solicitar duplicado de credencial sólo aludiendo alguna de las siguientes situaciones.

− Pérdida del documento original

− Deterioro del documento original que haga ilegible su contenido.

El usuario que solicite un duplicado de credencial debe presentar los siguientes documentos:

− Solicitud de duplicado de credencial

− Fotocopia de cedula de identidad

− Declaración jurada ante notario o constancia ante Carabineros de Chile del extravío y/o deterioro de la credencial.

El EOSG revisa los antecedentes del requirente en la plataforma web y en conformidad a esta información genera duplicado.

De la operación en la emisión de un duplicado solicitado directamente por el usuario en las oficinas de CORMA Sede Biobío, se refiere el instructivo IN-09/02

El usuario puede entregar poder a un tercero para que lo represente en la solicitud y retiro del duplicado de la credencial, sin perjuicio de lo anterior, quien tenga poder para solicitar un duplicado deberá acompañar en todo caso copia de la cedula de identidad del titular y completar y firmar el formulario correspondiente


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4.7 Formato de credencial

4.8 Despacho y entrega de credenciales

Las credenciales se despachan al Representante de la OECL, con una carta individualizada para cada trabajador RG-09/01.

La OECL es responsable de entregar la credencial al cliente quien debe firmar su recepción en el formulario RG-09/04

El despacho de las credenciales a la OECL, es vía Correo Privado o similar.

Sin perjuicio de lo anterior CORMA podrá informar directamente al trabajador de la generación de su certificado, para lo cual utilizará medios tecnológicos como correo electrónico, mensajes de textos vía telefonía móvil, u otros que se desarrollen en el futuro.

4.9 Tiempo de respuesta.

El tiempo de respuesta y despacho del proceso de Certificación es de 48 hrs. Laborales, desde que la OT es verificada en el sistema según punto 4.3.

Consultas de clientes y usuarios

Las consultas que se generen por parte de clientes y usuarios, que pueden ser a través de correo electrónico, llamada telefónica o entrevista personal, son recepcionadas y registradas por el EOSG, quedan registradas en una plataforma virtual, y derivadas al STCL, quien gestiona la respuesta dentro de un plazo no superior a 5 días hábiles.

Las consultas relacionadas con la operatividad del sistema y sobre las cuales el EOSG tenga facultades para responder en forma inmediata no será necesario gestionarlas vía esta plataforma.


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4.10 Facturación.

El proceso de facturación se realiza quincenalmente, las credenciales generadas durante este periodo dan origen a una factura por OECL la cual emite CORMA, en ella se incluye N° de cada credencial (y duplicado) emitida a la OECL

La factura se despacha electrónicamente a la dirección de correo que indica la OECL.

Para realizar el pago de la factura el OECL tiene las siguientes opciones:

− Pago con documento bancario.

− Depósito en cuenta corriente.

− Transferencia electrónica.

El OECL tiene como plazo máximo de 30 días para cancelación de la factura a partir de la fecha de emisión del documento, el no cumplimiento de este requisito genera una no conformidad que será incluida en informe de gestión de la OECL.

Para la OECL que mantenga una factura superior a los 45 días impaga, CORMA se reserva el derecho a suspender el procedimiento de emisión de credenciales.

5. FORMULARIOS DE REGISTROS

NOMBRE DEL FORMULARIO CODIGO

Carta entrega de credencial al usuario RG-09/01

Solicitud de Duplicado de credencial RG-09/02

Carta de autorización del trabajador RG-09/03

Registro entrega de credenciales al cliente RG-09/04

Certificado credencial en trámite. RG-09/05

Certificado no califica RG-09/06

6. ARCHIVO DE REGISTROS

IDENTIFICACI ÓN

ALMACENAMIENTO Y PROTECCIÓN

RECUPERACIÓN Y ACCESO

RETENCIÓN

DISPOSICIÓN

RG-09/01 Digital, con respaldo en servidor

Secretario Técnico Durante su vigencia

Se elimina

RG-09/02

Impreso, en Archivadores


Se elimina



Se elimina



Se elimina


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Se elimina



Se elimina


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7. HISTÓRICO DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA IDENTIFICACIÓN DE MODIFICACIÓN

02

18/04/2012

- Se reemplaza la denominación de “CENTRO DE EVALUACION Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES” por “DEPARTAMENTO DE EVALUACION Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES” para referirse a la organización dentro del SGC.

03

22/06/2012

4.3 Control del proceso de emisión de credenciales Se modifica el rango de procesos de certificación a revisar por el Secretario Técnico

04 30/05/2013 Modificación de responsabilidades y formato de acuerdo a modificación del PG01 Control de documentos y registros Modificaciones de contenido de acuerdo a la implementación de la plataforma web. Entre otros, el estado de las solicitudes, el registro de los rechazos. Se elimina instructivo 01 para impresión de credenciales pues consideraba la plataforma antigua y no es aplicable ahora. Se modifica en cuanto a responsabilidades de revisión de los antecedentes el IN 2 de Solicitud de duplicado en Corma, traspasándola del STCL al EOSG.

05 25/07/2014 Se elimina el instructivo IN 09/02, por no ser documento controlado en el sistema.

Se actualizan los formatos de credenciales, por cambio de logo corporativo.


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06 31/08/2017 Se cambia formato de credencial:

Por nuevo formato:

07 20/07/2018 - en el punto 4.2 se agrega requisito de registro de trabajadores - en el punto 4.3 se agrega :

-requisito de hoja de vida de conductor y se aclara la justificación de éste y otros requisitos

- certificados de credencial en tramite y certificado de no Califica.

- en el punto 4.10 se cambia fecha de facturación, se indica que será electrónica y se explicita plazo para consecuencias por facturas impagas.


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Anexo 1. Formato Registro RG 09/01 Carta entrega de credencial al usuario.


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Anexo 2. Formato Registro RG 09/02 Solicitud de Duplicado de Credencial.


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Firmas

Anexo 3. Formato Registro RG 09/03 Carta de autorización del trabajador.


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Anexo 4. Formato Registro RG 09/04 Registro de entrega de credenciales al cliente.


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Anexo 5. Formato Registro RG 09/05 Certificado Nº Credencial en Trámite.


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Anexo 6. Formato Registro RG 09/06 Certificado Nº Trabajador No Califica.

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