administración de multiproyectos
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Administración de
Múltiples Proyectos
Alejandro Domínguez
División de Estudios de
Posgrado
Curso para UNITEC, marzo de 2005www.unitec.mx
Alejandro Domínguez 2Marzo 2005
Agenda
Conceptos de Administración de Proyectos
El Portafolios de Proyectos y su Impacto
Organizacional
Clasificación de Portafolios de Proyectos
Administración de Portafolios de Proyectos
Orientados a Tareas
Administración de Portafolios de Proyectos
Independientes
Administración de Portafolios de Proyectos
Interdependientes
Conceptos de
Administración de
Proyectos
División de Estudios de
Posgrado
Alejandro Domínguez 4Marzo 2005
El proyecto y sus características
Proyecto
Es un esfuerzo temporal llevado a cabo para
Crear un producto o servicio único
Alcanzar un objetivo bajo restricciones de costo y tiempo
Características de un proyecto
Un inicio y un final definidos
Un conjunto específico de objetivos
Criterios mensurables de calidad
Muchas actividades interrelacionadas
Alcance, costo y tiempo acotados
Alejandro Domínguez 5Marzo 2005
La administración de proyectos
Conocimientos y
prácticas de la AP
generalmente
aceptados
Conocimientos y
prácticas de la
Administración
General
Conocimientos y
prácticas del
Área de Aplicación
La AP es la aplicación del conocimiento,
habilidades, herramientas y técnicas a una
serie de actividades, para cumplir con las
expectativas de los actores del proyecto
Alejandro Domínguez 6Marzo 2005
La AP en UNITEC
El Portafolios de
Proyectos y su
Impacto
OrganizacionalDivisión de Estudios de
Posgrado
Alejandro Domínguez 8Marzo 2005
El entorno de múltiples proyectos
Alejandro Domínguez 9Marzo 2005
Portafolios de proyectos
Es un conjunto de proyectos coadministrados
bajo el mismo paraguas administrativo
Alejandro Domínguez 10Marzo 2005
La administración funcional
LINEA DE ADMINISTRACIÓN
UNIDAD
FUNCIONAL
TRABAJO
RUTINARIO
UNIDAD
FUNCIONAL
TRABAJO
RUTINARIO
UNIDAD
FUNCIONAL
TRABAJO
RUTINARIO
Alejandro Domínguez 11Marzo 2005
Flujo de trabajo en la administración
funcional
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
TRABAJO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
Alejandro Domínguez 12Marzo 2005
Flujo de la responsabilidad en la
administración funcional
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
RESPONSABILIDAD
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
Alejandro Domínguez 13Marzo 2005
El portafolios de proyectos en la
administración funcional
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
PROYECTO
TRABAJO
RUTINARIO
PROYECTO
PROYECTO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
Alejandro Domínguez 14Marzo 2005
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
PROJECT
La administración funcional y el
portafolios de proyectos
PROYECTO
PROYECTO
PROJECT
PROJECT
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
Alejandro Domínguez 15Marzo 2005
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
UNIDAD
FUNCIONAL
Problemas emergentes
PROYECTO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
TRABAJO
RUTINARIO
?
?
FLUJO DE TRABAJO
?
?
RESPONSABILIDAD
Personas o habilidades?
Cumplimiento de horario de
trabajo o de fecha del proyecto?
Ausencias frecuentes?
Cambios de prioridad?
Gerente de proyectos?
Gerente funcional?
Alejandro Domínguez 16Marzo 2005
Impacto en la operación
Uso ineficiente de recursos
Conflictos internos entre los involucrados
Tensión entre los involucrados
Dificultad en el cumplimiento de las
responsabilidades funcionales
Dificultad en el cumplimiento de los proyectos
Alejandro Domínguez 17Marzo 2005
Respuesta a problemas emergentes
Clasificación de
Portafolios de
Proyectos
División de Estudios de
Posgrado
Alejandro Domínguez 19Marzo 2005
1. Clasificar al portafolios de
proyectos acorde a su complejidad
Proyectos de tipo 2Metas bien definidas,métodos pobrementedefinidos (desarrollo
de productos)
Proyectos de tipo 4Metas y métodos
pobremente definidos(investigación y cambio
organizacional)
Proyectos de tipo 1Metas y métodos
bien definidos(ingeniería)
Proyectos de tipo 3Metas pobremente
definidas, métodos biendefinidos (desarrollo de
sistemas)
Si No
Si
No
Metas bien definidas
Métodosbien
definidos
Mayor
oportunidad
de éxito
Menor
oportunidad
de éxito
Alejandro Domínguez 20Marzo 2005
2. Clasificar el portafolios de
proyectos acorde a su dependencia
Existen tres tipos de portafolios de proyectos Orientado a tareas (task-
oriented)
Proyectos relativamente pequeños en cantidad de trabajo y tiempo requerido para realizarlos
Independientes
Proyectos que no están conectados de forma directa entre ellos
Interdependientes
Proyectos relativamente grandes y conectados entre ellos
Portafolios
de Proyectos
Orientados
a tareas
IndependientesInter
dependientes
Alejandro Domínguez 21Marzo 2005
3. Administrar el portafolios de
proyectos
Administración de
Portafolios de
Proyectos Orientados
a TareasDivisión de Estudios de
Posgrado
Alejandro Domínguez 23Marzo 2005
Pasos para administrar portafolios de
proyectos orientados a tareas
Paso 1:
Definir un sistema
de control de
proyectos
Paso 2:
Priorizar y
repriorizar los
proyectos
Paso 3:
Determinar los
recursos y tiempo
disponibles
Paso 4:
Calendarizar los
proyectos y
ejecutarlos
Alejandro Domínguez 24Marzo 2005
Paso 1: Definir un sistema de control
de proyectos
¿Quién hará cada proyecto?
¿Cuánto durará cada proyecto?
¿Cuánto costará cada proyecto?
¿Cuáles son los entregables y productos de
cada proyecto?
¿Cuál es la prioridad de cada proyecto?
Alejandro Domínguez 25Marzo 2005
Paso 2: Priorizar y repriorizar los
proyectos
Usar la siguiente formula para priorizar y
repriorizar los proyectos: IU=E
I = Importancia en escala de 1 a 3
U = Urgencia en escala de 1 a 3
E = Éxito
Alejandro Domínguez 26Marzo 2005
Paso 3: Determinar los recursos y
tiempo disponibles
Dividir el tiempo disponible en
Deberes regulares (tiempo fuera del proyecto para
trabajo rutinario)
Administración de crisis y resolución de problemas
(juntas de trabajo para el proyecto)
Tiempo para el proyecto (tiempo de trabajo en el
proyecto)
Tiempo de reserva
Alejandro Domínguez 27Marzo 2005
Paso 4: Calendarizar los proyectos y
ejecutarlos
Dividir el tiempo disponible en
Defina la duración de cada proyecto
Divida el proyecto en tareas
Calendarizar las tareas
Verificar que las tareas cumplen con el calendario
definido
Administración de
Portafolios de
Proyectos
IndependientesDivisión de Estudios de
Posgrado
Alejandro Domínguez 29Marzo 2005
Pasos para la planeación de un único
proyecto
Paso 1: Determinar la meta del proyecto ¿Qué hacer?
¿Cuáles son las condiciones sobre las que debe hacerse?
¿Cuál es la prioridad relativa de cada proyecto con respecto a los otros proyectos y tareas?
Paso 2: Crear una estructura de división del trabajo (Work Breakdown Structure: WBS) Llevar a cabo sesión de lluvia de tareas
Agrupar las tareas en categorías lógicas
Desplegar las tareas en una gráfica de WBS
Paso 3: Planear la red de tareas Calendarizar las tareas
Desplegar y dar secuencia de las tareas en una grafica de Gantt
Determinar la ruta crítica (PERT/CPM) para el desarrollo de las tareas
Alejandro Domínguez 30Marzo 2005
Administración del portafolios - 1
Alejandro Domínguez 31Marzo 2005
Administración del portafolios - 2
Paso 1: Calendarizar
primero los proyectos con
fecha de fin fija y después
con los de fecha variables
Paso 2: Determinar
y calendarizar los
requerimientos de
recursos
Paso 3: Determinar
los recursos
disponibles para los
proyectos restantes
Paso 4: Asignar los
recursos mínimos
necesarios para
optimizar la ejecución
Paso 5: Hacer los ajustes
finales al calendario junto
con los responsables del
proyecto
Administración de
Portafolios de
Proyectos
InterdependientesDivisión de Estudios de
Posgrado