ADMINISTRACION DEADMINISTRACION DEPROYECTOS Y OPERACIONESPROYECTOS Y OPERACIONES

Tema 1: Introducción a la Administración

FACULTAD DE INGENIERÍAUNIVERSIDAD NACIONAL DE CUYO

agosto 2006

ContenidosAdministración: conceptos generales,elementos.Proyectos: definición, conceptos, etapas,características.Fundamentos de la Administración deProyectosProcesos y áreas de Administración deProyectosNuevas filosofias y técnicas de administración

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIÓN

¿Qué es administrar?Administrar es aplicar un proceso o forma de trabajo queconsiste en guiar o dirigir a un grupo de personas hacia lasmetas u objetivos de la organización.

Terry & Rue (1982)

guiar o dirigir

proceso o forma de trabajo

personas o grupos de personas

metas u objetivos de la organización

ADMINISTRACIÓN: ASPECTOS RELEVANTES

conceptos y criterios técnicas y herramientas de gestión+

Conocimientosy

experiencia

planificarorganizar

dirigircoordinarcontrolar

Conceptos dudosos y herramientas sofisticadas

Conceptos claros pero mal ejecutadosIneficiencia

Alcanzar las metas u objetivos de la organización

ADMINISTRACIÓN: ASPECTOSRELEVANTES

•¿Por qué necesitamos de una buenaadministración?Para cumplir con los objetivos planteados por laorganización.•¿De qué depende una buena administración?De las técnicas de administración empleadas(de mayor importancia a medida que aumenta lacomplejidad del proyecto y de las operaciones)De las condiciones personales de los responsables(fundamental en los proyectos simples)

OPERACIONES DE UNA EMPRESA (FAYOL)

Operaciones•técnicas•comerciales•financieras•de seguridad•administrativas•contabilidad

•prever•organizar•dirigir•coordinar•controlar

Gerencia

Calidad

Producción

Finanzas

Diseño

TEORÍA DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA (FAYOL)• PROCESO ADMINISTRATIVO

–Definición de la función administrativa(el qué)

–Elementos:(el cómo)PreverOrganizarDirigirCoordinarControlar

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN(FAYOL)

• PREVER: analizar el futuro y trazar el programa deacción => planificar (formular planes y programas).

•Se debe planificar para anticipar e influenciar futuros eventos.•Se debe planificar para poder ejercer un buen control.

• ORGANIZAR: constituir el organismo (material ysocial) de la empresa.

• DIRIGIR: hacer funcionar el cuerpo social de laempresa.

• COORDINAR: vincular, unir y armonizar todos losactos y todos los esfuerzos (recursos).

• CONTROLAR: velar porque todo suceda conforme alas reglas establecidas y a las órdenes dadas.

TEORÍA DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA (FAYOL)• LOS 14 PRINCIPIOS GENERALES DE LA

ADMINISTRACIÓN– División del trabajo– Autoridad y Responsabilidad– Disciplina– Unidad de mando– Unidad de dirección– Subordinación– Remuneraciones– etc.

• CUALIDADES DEL ADMINISTRADOR

– Físicas; Morales; Intelectuales; Cultura;Conocimientos; Experiencia.

PROYECTO

“Proyecto es la combinación de recursos humanos yno humanos reunidos en una organización temporalpara conseguir un propósito determinado”.(David I. Cleland y William R. King)

“Es un esfuerzo temporal para crear un producto oservicio único”. (PMBOK)

“Es...... materializar ideas para satisfacer necesidades”.

Características de los proyectos• Los proyectos están asociados a esfuerzos de cambio.• Proyecto = “proceso” para obtener un resultado.• Los proyectos están compuestos de actividades.• Involucran múltiples recursos.• En general son únicos, no repetitivos.• Involucran incertidumbre y riesgo• Ciclo de vida definido, donde el plazo es casi siempre

una meta fundamental• Interactúan con otras actividades de la empresa y el

entorno• Son de diferentes tamaños diferentes enfoques y

esfuerzos• Pueden representar un desafío tecnológico

Temporal y único–Temporal

•Tiene un inicio y un término definidos.•El proyecto termina cuando sus objetivos han sidoalcanzados o cuando claramente se sabe que nopueden lograrse.

–Unico•Hacer algo que no ha sido hecho antes.

CARACTERISTICAS DE LOS PROYECTOS

IndependienteGeneralmente se los considera como algo independientede las otras actividades normales de la organización.(se crean equipos o grupos responsables total o parcialmenteindependientes de la estructura formal de la organización) y/o seterceriza (total o parcialmente) la administración del proyecto

Aspectos a considerar en el desarrollo de proyectos (1)

• Proyecto: características, antecedentes, grado de desarrollo,antecedentes históricos de proyectos similares, etc.

• Organización: estructura organizacional, cultura y estilo degestión, sistemas de control existentes, modalidad decomunicación, procedimientos y políticas internas,capacidad financiera, recursos, etc.

• Entorno: aspectos que pueden impactar en el desarrollo delproyecto (gente, clima, condiciones topográficas ygeológicas, vías de acceso, logística, permisos, restricciones,entorno político, económico, laboral, financiero, etc.).

Aspectos a considerar en el desarrollo de proyectos (2)

• Involucrados: individuos y organizaciones que participan

activamente en el proyecto o cuyos intereses son afectados

como resultado de la ejecución o el término del proyecto

(patrocinador, accionistas, EqAP, clientes, organización

ejecutora, sociedad, estado, ONG´s, etc.).

• Aspectos socio-económicos y culturales: estándares y

regulaciones, influencias internacionales, política, economía,

educación, distrib. demográfica - étnica, religión, etc.)

• Variables relevantes: alcance, costo, plazo, calidad, riesgo

OPERACIONESPROYECTO ENTRA EN PRODUCCIÓN

INGRESOS GENERADOS POR LA VENTA

VIDA ÚTIL DEL PROYECTO

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOSRESULTADOS

Proyectos vs. Operaciones

Características compartidas

•Realizados/as por personas •Recursos limitados •Planificados, ejecutados y controlados

La finalidad de losproyectos es alcanzarlos objetivos

Los objetivos de lasoperaciones es darrespaldo al negocio.

Diferencias

Los proyectos sontemporales y únicos

Las operaciones soncontinuas y repetitivas

Características generales de los ciclos de vida de losproyectos

–Costos y recursos bajos al inicio, mayores hacia el final ydescienden rápidamente al llegar al término.

–Las incertidumbres son altas al inicio (probabilidad), ytienden a descender a medida que avanza el proyecto.

–La facilidad de hacer cambios es alta al inicio y desciendeprogresivamente a medida que el proyecto continúa

CICLO DE VIDA DEL PROYECTOEstá constituido por sus etapas o fases

Generalmente define:– El inicio y término del proyecto– Qué trabajo está incluido en cada fase o etapa– Quién debe involucrarse en cada fase o etapa

IdeaPerfil

Prefactibilidad(ing. conceptual)

Factibilidad(ing. básica)

Valor agregado y costo de cambiar

Valo

r ag

rega

do

Tiempo

Cost

o de

cam

biar

Planificación Logro

Ciclo de vida total del proyecto

CONCEPTOConcebir

DESARROLLODesarrollar

IMPLEMENT.Ejecutar

TERMINOFinalizar

PlanificaciónDiseño

Ejecución OperaciónPuesta en

marcha

Ciclo de vida de un proyecto de construcciónOperación total

FormulaciónproyectoEstudiosFactibilidadDiseñoestratégicoAprobación

ConstrucciónEntregaTrabajoscivilesInstalacionesEnsayos

Pruebasfinales

Manteni-miento

Instalación prácticamentecompleta

Principales contratosadjudicados

Decisión sobrecontinuidad de Proyecto

Diseño basePrograma yPresupuestoTérminos ycondicionescontractualesPlanificacióndetallada

Etapa 1 Etapa 3Etapa 2 Etapa 4Porc

enta

je d

e av

ance

100%

FACTIBILIDAD PUESTA ENMARCHA

EJECUCION OPRODUCCIÓN

PLANIFICACIÓNY DISEÑO

ETAPAS Y FASES EN PROYECTOS

IDEA

PERFIL

PREFACTIBILIDAD

FACTIBILIDAD

DISEÑO

EJECUCIÓN

OPERACIÓN

PREINVERSIÓN

INVERSIÓN

OPERACIÓN

F a s e sE t a p a s

CONCEPCIÓN

IMPLEMENTACIÓN

CIERRE /OPERACIÓN

E t a p a s / Fases

DESARROLLO

• Cada fase está delimitada por el término de productos tangibles yverificables.

• Las fases siguen una secuencia lógica que asegura unaadecuada definición del producto del proyecto.

• Al término de cada fase se evalúan resultados ¿continuar o no?

IDEAGeneración de la idea de un proyecto

Como consecuencia de:• Necesidades insatisfechas• Necesidades de cambio• Necesidades políticas o estratégicas• De un Plan General de desarrollo o de negocios• De la existencia de otros proyectos en estudio o en

ejecución• Del inventario de recursos naturales• De acciones institucionales o reglamentarias=> Planteo de soluciones=> Generación de alternativas

PERFILPara las alternativas generadas

• Determinar y explicitar los beneficios y costos delproyecto ( a nivel de perfil de proyecto)

• Prever qué sucedería si no se hace el proyecto(situación sin proyecto)

• Analizar la viabilidad de las alternativas propuestas(técnica, legal, comercial, organizacional y económicay financiera) =>

• Formular claramente los términos de referencia(variables referenciales)

• Evaluar la conveniencia de hacer el proyecto• Abandonar la idea o ideas no convenientes• Considerar postergar o no el desarrollo del proyecto• Definir la alternativa más conveniente (<2)

PREFACTIBILIDAD

De la/las alternativas más convenientes

• Se analizan, en detalle y para cada alternativa viable,los aspectos identificados en la fase de perfil,considerando el mercado, la tecnología, el tamaño ylocalización y las condiciones específicas de ordeninstitucional, legal, organizacional.

• Se selecciona la mejor alternativa

• Se definen y ponderan las variables económicas

• Se desarrolla la ingeniería conceptual

FACTIBILIDADEn esta fase se debe profundizar en:

• Definir los aspectos económicos y financieros delproyecto

• Definir los aspectos técnicos del proyecto(tecnología, tamaño, localización, calendario deejecución y fecha puesta en marcha). Desarrollo dela ingeniería básica preliminar

• Optimizar el Proyecto (obra física, programa dedesembolsos de inversión, organización, puesta enmarcha y proceso de operación)

El informe de factibilidad es la culminación de la formulación deun proyecto, y constituye la base de la decisión respecto de su

ejecución.

DISEÑO

OPERACIÓN• Producción• Venta de productos / servicios• Vida útil del proyecto• Evaluación de resultados (desempeño)

Se materializa el proyecto (adquisiciones,ejecución, montaje y puesta en marcha)

EJECUCIÓN

Se realizan los estudios definitivos: técnicos(ingeniería básica completa, de detalles),financieros, ambientales, etc.

ADMINISTRACIÓNDE PROYECTOS

RECURSOSRECURSOS RESULTADOSRESULTADOS

HumanosHumanosMaterialesMateriales

EquiposEquiposInformaciónInformación

DineroDineroOtrosOtros

PlazoPlazoCostoCostoCalidadCalidadSatisfacciónSatisfacción

ENTORNOENTORNO

Administración de proyectos

• Administración de proyectos: es el arte de dirigir y coordinarrecursos humanos y materiales a través de la vida de unproyecto, por medio de técnicas modernas de administración,para lograr objetivos predeterminados de alcance, calidad,tiempo y costo, y de satisfacción de todos sus participantes yparticularmente del cliente del proyecto.

Areas de conocimiento de laAdm. de Proyectos (PMI)

* Administración de la integración del proyecto

* Administración del alcance

* Administración del tiempo

* Administración del costo

* Administración de la calidad

* Administración de los recursos humanos

* Administración de la comunicación

* Administración del riesgo

* Administración de las adquisiciones

Nuevas filosofías y/o herramientasde apoyo a la administración

• Marketing• TQM• JIT• TPM• Breaktrough Thinking• TBC• QFD• Benchmarking• Learning Organizations• Reingeniería

• ABC Costing• Gestión Logística• Lean Production• Lean Construction• Organizational Change

Management (OCM)• (Extraordinary

Guarantees)• ...• ..

Filosofías de gestión para el mejoramiento• Reingeniería de negocios (BPR)• Reingeniería• Justo a tiempo (Just In Time) (JIT)• Construcción sin Pérdidas (Lean Construction)• Benchmarking• Competitividad basada en el Tiempo (Time Based

Competition) (TBC)• Gestión de Calidad Total (TQM)• Kaizen y Kanban• Método de las 5 S

¿Qué tienen en común?– Con diferentes matices todos buscan una forma mejor

de hacer las cosas, y plantean tener la solución– En todas se necesita un “costoso” proceso de CAMBIO

Reingeniería de procesos (BPR)• Cambios drásticos y traumáticos en el desempeño de

los procesos (varios a la vez)• Capacitación selectiva y/o cambio masivo de personal

del área• Asociado al cambio de tecnología• Se supone que nada de lo anterior sirve• Impacto mayor en otras áreas de la empresa (directas)• Deben llevarse a cabo en un tiempo corto• Decidido a nivel superior• No es tan necesario el “compromiso del personal” ni

el trabajo en equipos (especialistas)

ReingenieríaRevisión fundamental y rediseño radical de los procesospara efectuar mejoras espectaculares en medidas críticasy actuales de rendimiento, tales como costos, calidad,servicio y rapidez.•Requiere destruir lo viejo y reemplazarlo totalmente.•Contempla sólo actividades que agregan valor alproceso.•Mejor control, pues los procesos integrados necesitanmenos personas, se facilita la asignación deresponsabilidad y el seguimiento del desempeño.•Algunos empleados perderán sus empleos y otros noquedarán contentos con sus nuevos oficios.

Justo a Tiempo (Just In Time)Requiere planificar la recepción de insumos justo en elmomento que se necesitan en la producción, permitiendocumplir las metas pedidas por el cliente, eliminando lanecesidad de almacenamiento•Reduce el tiempo de producción.•Aumenta la productividad y calidad.•Reduce inventarios y espacios.•Requiere buena planificación para el cálculo de lacapacidad, órdenes de partes, análisis de demanda yprograma de aceptación, y extrema confianza en losproveedores.

Construcción sin pérdidas(Lean Construction)

Basado en el concepto de “agregación del valor”• Se mejoran actividades que agregan valor• Se eliminan (o minimizan) las que no agregan valor

(pérdidas)• Se puede aumentar el valor de los productos/servicios

a través de la consideración sistemática de losrequerimientos de los clientes

• Se focaliza el control en el proceso de flujo completo• Incorpora el mejoramiento continuo a los procesos.

BenchmarkingProceso continuo y constante de medir productos,servicios y prácticas contra aquellas organizacionesreconocidas como líderes (mejores prácticas), con elpropósito de realizar mejoras organizacionales.•Puede concretarse a nivel interno (entre distintas áreas dela misma organización), competitivo (empresas delmismo rubro) o funcional (entre empresas disímiles).•Desarrolla ventajas competitivas a partir de la adaptaciónde las mejores prácticas existentes.•Permite diagnosticar, medir, comparar y evaluar losservicios, procesos, etc., facilitando el aprendizaje sobreuno mismo y los demás.

Competencia basada en el tiempo(Time Based Competition)

Proceso sistemático de medición y control de los tiemposde duración de los procesos en la producción•Se trata de disminuir los tiempos de los procesos quemás tiempo consumen•Cada proceso compite a su vez contra su propiodesempeño histórico•Concentración en uso de análisis de operaciones yherramientas estadísticas•Puede producirse desbalance y gran presión en lostrabajadores si no se controla bien el proceso global

Gestión de la Calidad Total (TQM)(mejoramiento continuo de los procesos)

• Cambios paulatinos en el desempeño de los procesos(de a uno)

• Capacitación masiva y continua de todo el personal• Asociado a soluciones propuestas por personal• Se basa en el mejoramiento de lo anterior• Impacto menor en otras áreas de la empresa• Puede tomar más tiempo para su estudio e

implementación• Decidido a nivel superior• El “compromiso del personal” y el trabajo en equipo

son imprescindibles

Kaizen• Todos en la empresa deben involucrarse activamente

en los esfuerzos de MEJORAMIENTO CONTINUO• Compromiso de los gerentes y trabajadores; y un

sincero enfoque hacia el cliente • Mayor poder y responsabilidad a los trabajadores• Capacitación continua• Compromiso de todos a ser un 1% mejor cada día• Los trabajadores, en equipos, se convierten en

“solucionadores de problemas”• Sistemas de evaluación del desempeño en relación a

los esfuerzos de mejoramiento planteados

Kanban• Kanban "etiqueta de instrucción". Da información

acerca de qué se va a producir, en qué cantidad,mediante qué medios, y como transportarlo.

• Control de la producción: El uso de kanban está ligadoa sistemas de producción de lotes pequeños.

• Provee información rápida y precisa.• Reduce niveles de inventario. Minimiza desperdicios.

Evita sobreproducción.• Difícil implementación, requiere mucha paciencia,

compromiso y dedicación.

• Disciplina• Necesidad de ahorrar tiempo y esfuerzos en buscar

entre un montón de cosas innecesarias• Sensación de orden y limpieza. Mejora del ambiente• Se valoran y respetan los ítems necesarios• Hábitos de higiene compartidos

Japonés Inglés Español DescripciónSEIRI SORT Seleccionar Sacar ítems innecesarios y eliminarlos

SEITON SYSTEMATIZE Sistematizar Ubicar los ítems necesarios en buen orden

SEISO SWEEP aSear Limpiar y mantener limpio el lugar detrabajo

SEIKETSU STANDARDIZE eStandarizar Estandarizar los procesos de selección,ubicación y limpieza

SHITSUKE SELF-DISCIPLINE aSegurar Acostumbrarse a hacer las cosasespontáneamente como un hábito sin quetenga que mediar una orden

Método de las 5SMétodo de las 5S: : Orden en el trabajoOrden en el trabajo

Rediseño de prácticas laborales• En la construcción no existen procesos tan

continuos, y se necesitan cambios rápidosdebido a la extensión de los proyectos.Tampoco se puede parar el ritmo para hacer uncambio traumático.

• ¿Es efectivo aplicar las filosofías en formapura?

• Se propone una mezcla de ambos a la que se hadenominado “Rediseño de PrácticasLaborales”, aplicada a un caso real