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1. Funciones de colaboración en relación a los servicios de rehabilitación vocacional. 2. Funciones de colaboración en relación a los servicios de vida independiente. 3. Incluye la División de Asuntos Laborales, División de Recursos Humanos, División de Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos, y Programa de Ayuda al (a la) Empleado (a). 4. Incluye la División de Presupuesto, División de Finanzas, División de Compras, División de Documentos, División de Servicios Generales, y División de Mejoras Permanentes. 5. Incluye el Centro de Cómputos, y la División de Desarrollo y Análisis de Sistemas. 6. Incluye la Oficina de Servicios de Consejería en Rehabilitación Vocacional; Oficina de Avaluación y Ajuste; Oficina de Apoyo y Modalidades de Empleo; Oficina de Servicios de Vida Independiente; Oficina de Gerencia de Proyectos; y Oficina de Control de Calidad Programática y Apoyo Regional. 7. Incluye la Región Metro Este, Región Norte Centro, Región Norte, Región Oeste, Región Sur y Región Centro Este.

Administración de Rehabilitación Vocacional

Diagrama de Organización y Funciones Principales Nivel Central

Aprobado por la OGP 31/01/2007

ADMINISTRADOR (A)

5 OFICINA DE SISTEMAS

DE INFORMACIÓN

4 OFICINA DE

ADMINISTRACIÓN

3 OFICINA DE ASUNTOS

LABORALES Y RECURSOS HUMANOS

6 ÁREA DE POLÍTICAS

OPERACIONALES

7

OFICINAS REGIONALES

2 CONSEJO ESTATAL DE VIDA INDEPENDIENTE

OFICINA DE AUDITORÍA

INTERNA

OFICINA DE ASUNTOS

LEGALES

DEPARTAMENTO

DEL TRABAJO

Y RECURSOS

HUMANOS

1 CONSEJO ESTATAL DE

REHABILITACIÓN

Componente Estratégico Componente Estratégico

Apoyo Administrativo Apoyo Técnico y Operacional

DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DEL NIVEL CENTRAL DE LA ARV PÁGINA NÚM. 2

OFICINA DEL (DE LA) ADMINISTRADOR (A)

Misión

Funciones Principales 1. Organizar y dirigir a la ARV para que cumpla con efectividad y eficiencia con su misión, y con

los indicadores de ejecución y estándares de calidad requeridos tanto por el Gobierno Federal como por el Estatal.

2. Planificar los trabajos de modo estratégico y obtener los recursos necesarios para operar y mejorar los servicios que ofrece la ARV.

3. Formular e implantar la política pública requerida y autorizada por la Oficina del (de la) Gobernador (a), el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, y las agencias federales pertinentes.

4. Rendir cuentas por el uso de los fondos públicos, incluyendo el Plan Estatal y otros planes de trabajo, peticiones presupuestarias e informes de progreso.

5. Representar a la ARV ante las Ramas del Gobierno, el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, las agencias federales, la prensa, las organizaciones con base comunitaria, las universidades, la empresa privada y las organizaciones profesionales locales e internacionales.

Ofrecer liderazgo estratégico y administrativo que asegure que las personas con impedimentos elegibles ejerzan selección informada y reciban los servicios de rehabilitación vocacional de una

manera accesible, ágil, efectiva y sensible.


CONSEJOS ASESORES

Misión

Funciones Principales Consejo Estatal de Rehabilitación

1. Colaborar con el (a la) Administrador (a) para lograr la efectividad de la prestación de los

servicios. 2. Participar en la elaboración del Plan Estatal. 3. Preparar el Estudio de Necesidades y Satisfacción de los (as) Solicitantes/Consumidores (as).

Funciones Principales Consejo Estatal de Vida Independiente

1. Desarrollar y someter conjuntamente con el (la) Administrador (a) el Plan Estatal de Vida

Independiente. 2. Promover la filosofía de Vida independiente en el País y la creación de nuevos Centros de Vida

Independiente.

Colaborar con el (a la) Administrador (a) en relación a los servicios de rehabilitación vocacional y

de vida independiente para las personas con impedimentos significativos y más significativos.


OFICINA DE ASUNTOS LEGALES

Misión

Funciones Principales

1. Formular, coordinar y supervisar la implantación de la política pública requerida y autorizada por el (la) Administrador (a) en la Oficina de Asuntos Legales.

2. Asesorar al (a la) Administrador (a) en el desarrollo de la política pública sobre asuntos legales. 3. Establecer los procesos operacionales y administrativos en la Oficina de Asuntos Legales. 4. Asesorar al (a la) Administrador (a) para que todas las decisiones administrativas se efectúen

dentro del marco legal y reglamentario aplicable, y emitir opiniones sobre consultas que tanto éste (a) como los (as) demás funcionarios (as) soliciten.

5. Monitorear continuamente los anteproyectos, proyectos de leyes y resoluciones radicados (as) en la Legislatura, asesorar al (a la) Administrador (a) sobre el impacto de los (as) mismos (as) en la Agencia, analizar y preparar en todo momento los escritos que representen la posición de la ARV, y preparar anteproyectos que ayuden a cumplir con la Misión de la Agencia.

6. Preparar contratos de servicios profesionales y otros, que le sean solicitados por el (la) Administrador (a).

7. Revisar todos los contratos de servicios profesionales que se produzcan en la Agencia y asesor al (a la) Administrador (a) y a los demás funcionarios (as) en relación a los mismos.

8. Preparar y revisar reglamentos y enmiendas a los mismos, así como comunicaciones enumeradas para la firma del (de la) Administrador (a).

9. Coordinar con el Departamento de Justicia la representación legal de empleados (as) y funcionarios (as) de la ARV demandados en su carácter oficial y personal por actuaciones en el desempeño de sus funciones.

10. Atender los procesos de impugnación de subastas. 11. Recibir e investigar querellas contra empleados (as), realizar investigaciones que le sean

asignadas sobre la conducta de empleados (as) y hacer las recomendaciones pertinentes. 12. Representar al (a la) Administrador (a) en foros judiciales, administrativos y legislativos. 13. Colaborar con las dependencias de la ARV en proyectos que requieran asesoramiento legal. 14. Mantener estadísticas al día de la cantidad de casos y contratos que recibe y sus estatus. 15. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Oficinas del Nivel

Central y Regional de la ARV.

Ofrecer asesoramiento legal al (a la) Administrador (a), los (as) Directores (as) Regionales y a las dependencias de la Agencia de manera que la ARV pueda cumplir con su Misión

dentro del marco legal y reglamentario aplicable.


OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

Misión


1. Formular, coordinar y supervisar la implantación de la política pública requerida y autorizada por el (la) Administrador (a) en la Oficina de Auditoría Interna.

2. Asesorar al (a la) Administrador (a) en el desarrollo de la política pública sobre auditoría interna.

3. Establecer los procesos operacionales y administrativos en la Oficina de Auditoría Interna. 4. Asesorar al (a la) Administrador (a) y a su equipo de trabajo en política fiscal y administrativa

para cumplir con los más altos estándares de administración y asegurar el cumplimiento de las metas de la ARV.

5. Desarrollar e implantar un Plan Anual Flexible de Auditoría para examinar y evaluar el estado de situación de la estructura fiscal, la efectividad y eficiencia de las operaciones.

6. Colaborar y asistir a los (as) funcionarios (as) de la ARV para asegurar que los controles son efectivos, eficientes y suficientes; las operaciones son efectivas, eficientes y económicas; los recursos están debidamente protegidos; y las operaciones y controles cumplen con la política del Gobierno Estatal y Federal, y las leyes aplicables.

7. Redactar informes periódicamente al (a la) Administrador (a) de la ARV sobre las actividades de auditoría interna.

8. Asistir y redactar informes sobre investigaciones de aparentes actividades fraudulentas dentro de la ARV.

9. Asesorar y dar seguimiento a la implantación de las recomendaciones de auditoría de las agencias federales pertinentes y de la Oficina del Contralor de Puerto Rico.

10. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Oficinas del Nivel Central y Regional de la ARV.

Verificar el estado de situación de la estructura fiscal y las operaciones para evaluar el cumplimiento con las leyes y normas de una sana administración pública, evaluar su

eficiencia y efectividad conforme la Misión y Visión de la ARV y ofrecer recomendaciones para su mejoramiento.


DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA DE ASUNTOS LABORALES Y RECURSOS HUMANOS

Misión

Funciones Principales En relación a la Oficina de Asuntos Laborales y Recursos Humanos:

1. Formular, coordinar y supervisar la implantación de la política pública requerida y autorizada por el (la) Administrador (a) en la Oficina de Asuntos Laborales y Recursos Humanos.

2. Establecer los procesos operacionales y administrativos en las Divisiones de Asuntos Laborales; Recursos Humanos; Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos; y Programa de Ayuda al (a la) Empleado (a).

3. Asesorar al (a la) Administrador (a) en el desarrollo de la política pública sobre asuntos laborales, recursos humanos, capacitación y desarrollo de recursos humanos, y ayuda al (a la) empleado (a).


En relación a la División de Asuntos Laborales:

1. Asesorar al (la) Administrador (a) y a los (as) Directores (as) de las Oficinas Regionales sobre la administración del Convenio Colectivo.

2. Coordinar y participar en la negociación del Convenio Colectivo entre la ARV y el Sindicato, junto al (a la) Asesor (a) Laboral Externo (a) de la Administración.

3. Redactar y emitir opiniones legales y distribuirlas entre los (as) Directores, relacionadas a las consultas sometidas por la Gerencia en la interpretación del Convenio Colectivo.

OFICINA DE ASUNTOS LABORALES Y RECURSOS HUMANOS

DIVISIÓN DE ASUNTOS LABORALES

DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS

DIVISIÓN DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DE

RECURSOS HUMANOS

PROGRAMA DE AYUDA AL (A LA) EMPLEADO (A)

Definir, identificar, orientar, apoyar, capacitar, desarrollar y retener los recursos humanos idóneos, en un entorno de apoyo y de paz laboral, para promover el ofrecimiento de servicios

de excelencia a los (as) consumidores (as) de la ARV.


4. Capacitar a los (as) Directores (as) de las Oficinas Regionales y al Personal de Supervisión del Nivel Central y de las Oficinas Regionales sobre las disposiciones del Convenio Colectivo y los requerimientos para su administración.

5. Coordinar y colaborar con los (as) abogados (as) internos (as) de la Oficina de Asuntos Legales de la ARV y los (as) asesores (as) legales externos (as) en la investigación y tramitación de los casos sometidos por el Sindicato y/o la Gerencia ante los foros administrativos y/o judiciales.

6. Atender las querellas presentadas por los miembros de la Unidad Apropiada que se encuentren en el Paso B.

7. Coordinar y ofrecer apoyo a los comités (con miembros de la Unión/Gerencia) creados al amparo del Convenio Colectivo y asegurar que cumplen con el propósito para el cual fueron creados.

8. Mantener comunicación continua con los (as) representantes del Sindicato. 9. Investigar situaciones y mediar para lograr cumplimiento con las disposiciones del Convenio

Colectivo. 10. Mantener estadísticas al día de la cantidad de querellas y/o casos laborales en cada foro,

representante legal, posición de la Gerencia y sus estatus. 11. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la

Oficina de Asuntos Laborales y Recursos Humanos.

DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS

En relación a la División de Recursos Humanos:

1. Evaluar la necesidad de puestos en la ARV. 2. Mantener sistemas que permitan atraer, reclutar y seleccionar los mejores recursos humanos,

descentralizando en las regiones todos los procesos que sean viables. 3. Mantener actualizados los planes de puestos y compensación.

DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS

SECCIÓN DE

RECLUTAMIENTO

SECCIÓN DE NOMBRAMIENTOS,

CAMBIOS Y LICENCIAS

SECCIÓN DE VALORACIÓN Y COMPENSACIÓN

SECCIÓN DE BENEFICIOS MARGINALES

SECCIÓN DE EVALUACIÓN DEL

PERSONAL

SECCIÓN DE ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE

TRANSACCIONES


4. Descentralizar los procesos administrativos de transacciones de personal y mantener actualizado el sistema central de información de transacciones.

5. Desarrollar, implantar y mantener los sistemas de evaluación de desempeño para los (as) funcionarios (as).

6. Desarrollar estrategias de reconocimiento y motivación para los (as) funcionarios (as). 7. Mantener el Archivo Central de Recursos Humanos. 8. Participar en proyectos especiales que requieran su peritaje e insumo. 9. Asesorar, apoyar y facilitar el cumplimiento en las Oficinas Regionales de la normativa de las

funciones descentralizadas relacionadas a la administración de recursos humanos. 10. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la

Oficina de Asuntos Laborales y Recursos Humanos. En relación a la Sección de Reclutamiento: 1. Preparar normas de reclutamiento para establecer el tipo de competencia de las clases de

puestos. 2. Preparar bases de evaluación para exámenes sin comparecencia. 3. Redactar convocatorias para el reclutamiento de personal. 4. Evaluar solicitudes de exámenes y de empleo para determinar si los (as) candidatos (as)

reúnen los requisitos mínimos establecidos para la clase de puesto que solicitan. 5. Establecer registros de elegibles y mantenerlos actualizados. En relación a la Sección de Nombramientos, Cambios y Licencias: 1. Coordinar y procesar todas las transacciones del personal de carrera, transitorio, de

confianza y maestros (as), desde su nombramiento hasta la separación del servicio. 2. Orientar a los (as) candidatos (as) que serán nombrados (as) en puestos transitorios o

regulares, a los fines de completar los documentos necesarios. 3. Solicitar información sobre elegibilidad para empleo de los (as) candidatos (as) a la Policía y

ORHELA. 4. Analizar el expediente de personal, antes de cada transacción para preparar los informes de

cambios correspondientes: nombramientos transitorios o regulares, extensiones de nombramientos, cambios de estatus, licencias sin sueldo, reinstalaciones, aumentos de sueldo, reclasificaciones, renuncias, traslados, transferencias de puestos e incumbentes, muertes, diferenciales, ascensos, descensos, otros.

5. Analizar y verificar los trámites y cómputos recibidos (licencias, cambios en sueldo, reclasificaciones, ascensos) en la Sección.

6. Entrar la información en el sistema mecanizado de recursos humanos (RHUM). 7. Analizar las leyes y los reglamentos a ser aplicables. 8. Mantener controles adecuados (tarjeta récord de empleado (as), “rosters”) 9. Preparar informes mensuales. 10. Redactar y preparar comunicaciones para la firma del (de la) Director (a) de la División de

Recursos Humanos y del (de la) Administrador (a).


11. Orientar a las Oficinas Regionales sobre los procedimientos para las distintas clases de licencias.

12. Manejar e imprimir la información de la asistencia mecanizada. 13. Analizar y preparar cómputos en casos de renuncias, traslados, jubilaciones, destituciones y

otros. 14. Preparar los expedientes de personal conforme con los documentos dispuestos por ley. 15. Mantener los expedientes de personal actualizados, según documentos recibidos,

archivándolos en el orden cronológico correspondiente. 16. Procesar las solicitudes de copias de expedientes y notificar sobre el costo. 17. Servir de custodio en los casos que se solicite la revisión de un expediente. En relación a la Sección de Valoración y Compensación: 1. Planificar y diseñar estudios sobre las políticas y prácticas de personal y formular

recomendaciones para mejorar su funcionamiento. 2. Diseñar y revisar formularios y procedimientos utilizados en la administración de las prácticas

de personal. 3. Colaborar en la formulación de políticas, normas y métodos de trabajo de su División. 4. Realizar estudios de valoración de puestos y compensación, a fin de actualizar los planes de

puestos de los Servicios de Carrera y de Confianza de la ARV. 5. Analizar peticiones de reclasificación de puestos, creación de clases y presentar las

recomendaciones correspondientes. 6. Realizar auditorías de puestos, a fin de obtener información sobre las funciones asignadas a

los puestos. 7. Evaluar peticiones de aumentos de sueldo y de diferenciales a concederse a los (as)

empleados (as) en la Agencia. 8. Establecer equivalencias de puestos. 9. Analizar los trámites para reclasificaciones, ascensos, retribución por vía excepción y otras de

mayor complejidad. 10. Analizar y recomendar la eliminación y creación de puestos. En relación a la Sección de Beneficios Marginales: 1. Coordinar todos los asuntos y actividades relacionadas con los beneficios y servicios de los

(as) empleados (as) participantes del Sistema de Retiro de los Empleados (as) Públicos (as). 2. Tramitar, gestionar y canalizar las solicitudes, peticiones y transacciones sobre beneficios y

servicios solicitados por el personal de la ARV. 3. Coordinar orientaciones, conferencias y seminarios para el personal de la ARV relacionados

con enmiendas, cambios y otros asuntos del Sistema de Retiro. 4. Custodiar, recopilar documentos y mantener al día el expediente confidencial de los (as)

empleados (as) acogidos (as) al Sistema de Retiro.


5. Entrevistar los (as) empleados (as) que solicitan el beneficio de los Sistemas de Retiro. 6. Analizar, evaluar y hacer recomendaciones técnicas basadas en la legislación y los

reglamentos vigentes. 7. Establecer y mantener registros de acuerdo a los controles de seguridad requeridos para el

manejo de confidencialidad de la información. 8. Redactar cartas, memorandos e informes relacionados con el desempeño de sus funciones. 9. Preparar certificaciones para las distintas agencias gubernamentales y privadas (préstamos,

empleo y otros). 10. Preparar las hojas de servicios de los (as) empleados (as) de la ARV. En relación a la Sección de Análisis de Evaluación de Transacciones: 1. Ofrecer asesoramiento y ayuda técnica al personal que comprende la División de Recursos

Humanos para viabilizar alternativas que conduzcan a la solución de los problemas relacionados con la administración de las transacciones de personal que se realizan.

2. Tramitar en forma rápida y correcta todas las acciones de personal: nombramientos, ascensos, traslados, descensos, reclasificaciones, diferenciales, sueldos vía excepción, reinstalaciones, cambios de estatus, licencias sin sueldo, aumentos de sueldo, renuncias, cesantías, destituciones, muertes, acciones disciplinarias, actualizaciones de expedientes de personal.

3. Analizar y evaluar cada una de las acciones antes descritas conforme lo dispuesto en la Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y el Reglamento vigente de la Agencia.

4. Evaluar cada transacción con el expediente de personal del (de la) empleado (a). 5. Referir situaciones nuevas o complicadas a la Oficina de Asuntos Legales a los fines de que

recomienden la acción a seguir. En relación a la Sección de Evaluación del Personal: 1. Diseñar e implantar el sistema de evaluación y motivación de los (as) empleados (as) de la

Agencia. 2. Desarrollar sistemas de seguimiento para las evaluaciones correspondientes. 3. Establecer criterios de productividad, eficiencia, orden, disciplina y orientar el personal al

respecto. En relación a la División de Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos:

1. Detectar necesidades de capacitación y desarrollo de funcionarios (as) para la implantación de los diversos proyectos de mejoramientos, tanto administrativos como operacionales, la actualización de conocimientos, y para los (as) empleados (as) de nuevo ingreso.

2. Preparar y divulgar un Plan de Capacitación Anual, a base de las necesidades identificadas, que incluya una variedad de oportunidades y metodologías para desarrollar el conocimiento, y desarrollar las destrezas requeridas, ofrecidas en diversos puntos geográficos.


3. Desarrollar un Programa de Recursos Internos Adiestrados en Principios de Andragogía y Diseño de Adiestramientos, para llenar algunas de las necesidades de recursos de capacitación con peritaje interno.

4. Desarrollar, coordinar y monitorear la Propuesta Competitiva “In Services Training Grant”, a ser sometida a la Rehabilitation Services Administration.

5. Asesorar a los equipos de trabajo de proyectos de mejoramiento sobre el uso de la capacitación para la implantación de nuevos sistemas, procedimientos, tecnologías y modelos gerenciales.

6. Responder a las necesidades de capacitación que le sean expresadas por funcionarios (as) de la Agencia, con énfasis en la capacitación en nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías, y en temas que promuevan la orientación a los (as) consumidores (as), el trabajo en equipo, la comunicación, la reflexión profesional, y el aprendizaje y mejoramiento continuo como elementos vitales de la cultura organizacional.

7. Promover la participación de los (as) funcionarios (as) en el programa de capacitación, mediante la comunicación efectiva, atractiva y a tiempo de las oportunidades disponibles, y el ofrecimiento de oportunidades a través de las Oficinas Regionales.

8. Diseñar e implantar mecanismos de evaluación de la efectividad de sus ofrecimientos a corto y largo plazo y utilizar esa información para mejorar sus programas.

9. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la Oficina de Asuntos Laborales y Recursos Humanos.

En relación al Programa de Ayuda al Empleado:

1. Diseñar y operar un Programa de Ayuda al Empleado para atender problemas relacionados a situaciones personales, tales como problemas familiares, económicos, de salud física y mental, uso y abuso de alcohol y drogas, entre otros.

2. Desarrollar e implantar políticas de confidencialidad para los servicios que ofrezca. 3. Operar un programa preventivo que fomente estilos de vida saludables entre los (as)

funcionarios (as) y sus familiares. 4. Atender y resolver casos de acomodo razonable para lograr que los (as) empleados (as)

puedan cumplir con sus funciones de una manera más efectiva. 5. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la

Oficina de Asuntos Laborales y Recursos Humanos.


DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

Misión


En relación a la Oficina de Administración:

1. Formular, coordinar y supervisar la implantación de la política pública requerida y autorizada por el (la) Administrador (a) en la Oficina de Administración.

2. Establecer los procesos operacionales y administrativos en las Divisiones de Presupuesto, Finanzas, Compras, Documentos, Servicios Generales y Mejoras Permanentes.

3. Asesorar al (a la) Administrador (a) en el desarrollo de la política pública sobre administración, presupuesto, finanzas, compras, documentos, servicios generales y mejoras permanentes.

4. Desarrollar procesos descentralizados que atiendan las necesidades de las Oficinas Regionales y que cumplan con todas las normas prescritas para una sana administración de los recursos fiscales y públicos.

5. Asesorar y colaborar en la capacitación de funcionarios (as) de las Oficinas del Nivel Central y Regional sobre los procesos administrativos.

6. Promover las prácticas modernas de administración para lograr operaciones administrativas efectivas y eficientes.

7. Participar activamente en todo proyecto de mejoramiento que impacte directamente el trabajo administrativo de las Oficinas del Nivel Central y Regional.


OFICINA DE ADMINISTRACIÓN

DIVISIÓN DE

PRESUPUESTO

DIVISIÓN DE

FINANZAS

DIVISIÓN DE

COMPRAS

DIVISIÓN DE DOCUMENTOS

DIVISIÓN DE SERVICIOS

GENERALES

DIVISIÓN DE MEJORAS

PERMANENTES

Formular, revisar, asesorar y facilitar el cumplimiento de normativas administrativas que cumplan con las leyes y reglamentaciones aplicables, permitan el desarrollo de trámites

administrativos descentralizados y promuevan servicios ágiles y expeditos.


DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA DIVISIÓN DE PRESUPUESTO

En relación a la División de Presupuesto:

1. Asesorar al (a la) Administrador (a) y a los (as) Directores (as) Regionales sobre el uso del presupuesto.

2. Analizar las estadísticas sobre el uso del presupuesto. 3. Establecer los controles adecuados para la administración del presupuesto asignado a la

Agencia y distribuirlo a las distintas actividades de las Oficinas del Nivel Central y Regional. 4. Asesorar y capacitar a los (as) funcionarios (as) pertinentes sobre el manejo adecuado del

presupuesto. 5. Realizar el análisis de costo-beneficio de la implantación de nuevos proyectos a la luz de los

planes de trabajo. 6. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la

Oficina de Administración y con los (as) Directores (as) del Área de Políticas Operacionales. En relación a la Sección de Presupuesto:

1. Elaborar la petición presupuestaria de la Agencia.

2. Desarrollar proyecciones de ingresos, gastos y análisis de cuentas.

3. Distribuir los presupuestos de las distintas actividades de las Oficinas del Nivel Central y Regional.

4. Crear y mantener actualizadas las cuentas con el Departamento de Hacienda. En relación a la Sección Monitoría Fiscal:

1. Evaluar y monitorear la administración del presupuesto por parte de las Oficinas Regionales, a los fines de que cumplan con el plan de trabajo establecido.

2. Monitorear los fondos que se le asignan a las organizaciones con base comunitaria que prestan servicios a los (as) consumidores (as) de la ARV.

DIVISIÓN DE PRESUPUESTO

SECCIÓN DE PRESUPUESTO

SECCIÓN DE MONITORÍA FISCAL


3. Colaborar con la Oficina de Administración en la monitoría fiscal de los fondos asignado a las distintas actividades de las Oficinas del Nivel Central y Regional.

4. Colaborar con la monitoría fiscal de cualquier otra oficina que sea solicitada.

DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA DIVISIÓN DE FINANZAS

En relación a la División de Finanzas:

1. Preparar informes mensuales de ingresos y gastos para la Agencia y sus Oficinas Regionales para la atención del (la) Administrador (a).

2. Desarrollar y mejorar procesos descentralizados que cumplan con las leyes y reglamentaciones pertinentes y que sean ágiles y efectivos para las funciones financieras.

3. Asesorar, capacitar y monitorear a las Oficinas Regionales en el uso de los procedimientos descentralizados.

4. Desarrollar procesos descentralizados que atiendan las necesidades de las Oficinas Regionales y cumplan con todas las normas prescritas para una sana administración de los recursos fiscales y públicos.

5. Desarrollar procesos que permitan el pago a los (as) proveedores (as) de una manera expedita. 6. Preparar informes requeridos por el Departamento de Hacienda y la Oficina de Gerencia y

Presupuesto. 7. Preparar informes requeridos por las agencias federales. 8. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la

Oficina de Administración y con los (as) Directores (as) del Área de Políticas Operacionales. En relación a la Sección de Control, Análisis y Preintervención: 1. Recibir, registrar y custodiar todos los valores que se reciben en la Agencia. 2. Recibir, registrar, evaluar y preparar comprobantes de pagos de facturas. 3. Verificar la legalidad y la exactitud de los documentos tramitados para pagos. 4. Preintervenir, analizar y controlar los documentos para pagos y emitir las órdenes de pagos al

Departamento de Hacienda con agilidad y exactitud.

DIVISIÓN DE FINANZAS

SECCIÓN DE CONTROL, ANÁLISIS Y

PREINTERVENCIÓN

SECCIÓN DE CONTABILIDAD E

INFORMES FEDERALES

SECCIÓN DE PAGADURÍA

SECCIÓN DE

NÓMINAS

SECCIÓN DE

RECAUDACIONES

SECCIÓN DE

ARCHIVO


En relación a la Sección de Contabilidad e Informes Federales: 1. Registrar los documentos fiscales. 2. Mantener el balance de las cuentas. 3. Aprobar documentos para pagos. 4. Tramitar liquidaciones de cuentas corrientes. 5. Solicitar peticiones de fondos. 6. Registrar las transacciones fiscales y conciliar las cuentas con los informes del Departamento

de Hacienda. 7. Preparar los informes diarios de petición de fondos federales. En relación a la Sección de Pagaduría: 1. Preparar cheques para el pago por servicios a consumidores (as). 2. Preparar cheques a consumidores (as) por concepto de manutención y transportación. 3. Solicitar peticiones de fondos al Departamento de Hacienda. 4. Preparar liquidación de cuentas corrientes mensuales. 5. Efectuar pagos a distintas entidades gubernamentales estatales y federales por concepto de

contribuciones y pago de planillas. En relación a la Sección de Nóminas: 1. Tramitar nóminas de empleados (as) regulares y transitorios (as). 2. Realizar ajustes de salarios. 3. Preparar nóminas especiales. 4. Enviar cheques a empleados (as) y entidades. 5. Anular cheques. 6. Realizar recobros a empleados (as). 7. Preparar informes mensuales. 8. Tramitar devoluciones. 9. Anular nóminas. 10. Tramitar formularios W-2 de empleados (as). En relación a la Sección de Recaudaciones: 1. Recibir, registrar y custodiar toda remesa que se recibe en la Agencia. 2. Tramitar depósitos al banco. 3. Informar transacciones al Departamento de Hacienda mensualmente. 4. Preparar informes mensuales, trimestrales y anuales. 5. Recibir, registrar y custodiar todos los valores que se reciben de la Agencia.


En relación a la Sección de Archivo: 1. Mantener un archivo y llevar el control de todos los documentos fiscales.

DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA DIVISIÓN DE COMPRAS

En relación a la División de Compras:

1. Desarrollar y mejorar procesos descentralizados de compras que cumplan con las leyes y reglamentaciones pertinentes y que sean ágiles y efectivos.

2. Asesorar, capacitar y monitorear a las Oficinas Regionales en el uso de los procedimientos descentralizados.

3. Desarrollar procesos descentralizados que atiendan las necesidades de las Oficinas Regionales y cumplan con todas las normas prescritas para una sana administración de los recursos fiscales y públicos.

4. Revisar y mantener actualizada la reglamentación existente para la División de Compras. 5. Realizar las compras de mayor cuantía, según se establezca, y todas las compras de equipo y

suministros del Nivel Central. 6. Preparar las especificaciones de subasta para la adquisición de bienes que requieran tal

procedimiento, conforme a las normas establecidas. 7. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la

Oficina de Administración y con los (as) Directores (as) del Área de Políticas Operacionales. En relación a la Sección de Compras Operacionales y a Consumidores: 1. Recibir y analizar las peticiones de compras. 2. Desarrollar y analizar las especificaciones de las peticiones de compras. 3. Preparar los pliegos de subastas formales e informales. 4. Solicitar cotizaciones y precios. 5. Recibir y analizar las ofertas de compras y seleccionar al (a la) licitador (a), tomando en

consideración la calidad, el precio, la fecha, las entregas, entre otros. 6. Verificar que se realice el proceso conforme a los reglamentos y procedimientos existentes. 7. Preparar informes relacionados con las compras, según solicitados.

DIVISIÓN DE COMPRAS

SECCIÓN DE COMPRAS OPERACIONALES Y A

CONSUMIDORES

SECCIÓN DE SEGUIMIENTO

SECCIÓN DE CONTRATOS


En relación a la Sección de Seguimiento: 1. Dar seguimientos por escrito a los (as) suplidores (as) solicitando las facturas. 2. Dar seguimiento por escrito a los (as) receptores (as) solicitando los informes de recibo e

inspección. 3. Contestar reclamaciones de pagos de los (as) suplidores (as). 4. Recibir y analizar los informes de recibo de inspección. 5. Preparar los comprobantes de pagos y tramitar a la División de Finanzas. 6. Llevar el presupuesto asignado a la División de Compras. 7. Registrar las peticiones en el control. 8. Obligar las órdenes de compras para la asignación del VRA (Sistema de Contabilidad). En relación a la Sección de Contratos: 1. Recibir y analizar las solicitudes para la adquisición de servicios profesionales, no profesionales

y los demás contratos que se realizan en la Agencia. 2. Preparar los pliegos de subastas formales e informar los servicios profesionales y no

profesionales. 3. Desarrollar y analizar las especificaciones de contratos. 4. Preparar contratos y cartas contractuales para la adquisición de los servicios. 5. Preparar solicitudes para la renta de equipos a la Administración de Servicios Generales. 6. Solicitar impactos fiscales a la División de Presupuesto. 7. Entrar la información a la aplicación de contratos. 8. Registrar los contratos profesionales en la Oficina del Contralor. 9. Referir los contratos a la División de Finanzas para el pago correspondiente. 10. Preparar informes para el Departamento de Hacienda y otras agencias gubernamentales.

DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA DIVISIÓN DE DOCUMENTOS

DIVISIÓN DE DOCUMENTOS

SECCIÓN DE CORRESPONDENCIA Y

MENSAJERÍA

SECCIÓN DE ARCHIVO CENTRAL, CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN

DE DOCUMENTOS

SECCIÓN DE REPRODUCCIÓN


En relación a la División de Documentos:

1. Asegurar el control adecuado en la creación, uso y disposición de los documentos de la ARV. 2. Coordinar la disposición final de los expedientes bajo su custodia, en conjunto con la

Administración de Servicios Generales. 3. Mantener el control y manejo ágil y efectivo de la correspondencia interna y externa a Nivel

Central. 4. Desarrollar y mejorar los procesos para el manejo, custodia y disposición de documentos en las

Oficinas Regionales. 5. Asesorar, capacitar y monitorear a las Oficinas Regionales en el uso de los procedimientos

descentralizados. 6. Revisar y mantener actualizada la reglamentación existente para la División de Documentos. 7. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la

Oficina de Administración y con los (as) Directores (as) del Área de Políticas Operacionales. En relación a la Sección de Correspondencia y Mensajería: 1. Monitorear el gasto en franqueo en las Oficinas Regionales. 2. Franquear y tramitar al Correo Federal toda la correspondencia generada en las oficinas. 3. Mantener un control interno de los gastos de franqueo, “Express Mail” y correo certificado. 4. Tramitar toda correspondencia generada en las Oficinas del Nivel Central de la ARV a

diferentes agencias públicas y privadas. 5. Tramitar toda correspondencia recibida o controlada en el Correo Interno a las diferentes

Oficinas del Nivel Central. En relación a la Sección de Archivo Central, Conservación y Disposición de Documentos:

1. Custodiar el Archivo Inactivo. 2. Velar por la seguridad e integridad de los documentos bajos su custodia. 3. Mantener un sistema tecnológico avanzado para la conservación y fácil acceso de la

información de los documentos bajo su custodia.

En relación a la Sección de Reproducción: 1. Ofrecer un servicio rápido y responsivo de reproducción de documentos a las Oficinas del Nivel

Central y Regional. 2. Mantener el control, manejo y mantenimiento de los equipos de reproducción. 3. Mantener un inventario de materiales y equipos de reproducción.


DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA DIVISIÓN DE SERVICIOS GENERALES

En relación a la División de Servicios Generales:

1. Proveer y mantener los locales accesibles, seguros y que cumplan con las necesidades de los (as) solicitantes/consumidores (as) y las disposiciones legales.

2. Asesorar a las Oficinas Regionales en relación a la administración de sus contratos de arrendamiento, según fuera pertinente.

3. Asesorar al personal concernido del Nivel Central y Regional con relación a las leyes, normas y procedimientos que rigen la contratación de espacios de oficinas y equipos vinculados mayormente con la planta física (fuente de agua, extintores de incendio y otros), normas y procedimientos que aplican en la contratación de locales y todo lo relacionado a la legislación sobre barreras estructurales.

4. Asesorar a las Oficinas Regionales sobre el uso y servicio de transportación, y mantenimiento de los vehículos oficiales.

5. Desarrollar procesos descentralizados que atiendan las necesidades de las Oficinas Regionales y que cumplan con todas las normas prescritas para una sana administración de los recursos fiscales y públicos.

6. Desarrollar los procedimientos de cómo se operarán los servicios generales en las Oficinas Regionales y asesorar sobre el usos de esos procedimientos.

7. Revisar y mantener actualizada la reglamentación existente para la División de Servicios Generales.

8. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la Oficina de Administración y con los (as) Directores (as) del Área de Políticas Operacionales.

En relación a la Sección de Mantenimiento: 1. Conservar y reparar las instalaciones de la ARV pertenecientes al Gobierno. 2. Conservar y reparar las instalaciones arrendadas por la ARV cuando esto no sea parte del

contrato.

DIVISIÓN DE SERVICIOS GENERALES

SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

SECCIÓN DE TRANSPORTACIÓN

SECCIÓN DE MANTENIMIENTO


DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

En relación a la Sección Servicios Generales: 1. Desarrollar y mejorar los procesos para el inventario y control de la propiedad y suministros. 2. Establecer las normas y procedimientos generales a seguir al recibir la propiedad que dan de

baja en las diferentes Oficinas y reasignarlas entre éstas, transferirlas a organismos gubernamentales o decomisarlas en la forma correspondiente.

3. Evaluar las necesidades de las diferentes instalaciones de la ARV y determinar si es necesaria la contratación de un nuevo local o el tipo de mejora a realizar.

4. Contratar las reparaciones menores a la planta física del Nivel Central. 5. Revisar, certificar y tramitar para pago las facturas de arrendamiento de instalaciones a la

División de Finanzas. 6. Identificar y dar seguimiento a las necesidades de las instalaciones arrendadas para hacer las

gestiones pertinentes con el (la) propietario (a). 7. En coordinación con la División de Compras, establecer un programa de seguridad con el

propósito de salvaguardar hasta donde sea posible la vida de todos los (as) empleados (as) y visitantes, y la propiedad de la Agencia en todo momento, incluyendo en los casos de emergencias.

8. Administrar el contrato de seguridad del Nivel Central con la empresa privada. 9. Evaluar y asesorar sobre la necesidad de servicios esenciales en las instalaciones de la ARV. En relación a la Unidad de Propiedad y Suministro: 1. Mantener el control del inventario de suministros del Nivel Central. 2. Mantener y actualizar el inventario de la propiedad para toda la ARV con la información provista

por las Oficinas Regionales. En relación a la Unidad de Locales: 1. Mantener actualizado un registro de compañías que ofrecen servicios de reparaciones

menores. 2. Mantener actualizado un registro de las instalaciones arrendadas.

SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

UNIDAD DE PROPIEDAD Y SUMINISTRO

UNIDAD DE LOCALES UNIDAD DE SERVICIOS ESENCIALES


En relación a la Unidad de Servicios Esenciales: 1. Gestionar los servicios esenciales (electricidad, agua, telecomunicaciones, mantenimiento de

equipos, planta física, reparaciones y otros similares) del Nivel Central. 2. Colaborar con las Oficinas Regionales en sus propias gestiones de servicios esenciales. 3. Llevar un control y verificar las facturas de los servicios esenciales. En relación a la Sección de Transportación: 1. Establecer los controles para el uso de la flota de vehículos oficiales, de acuerdo a la

reglamentación que establece la Administración de Servicios Generales. 2. Ofrecer servicios de transportación a Nivel Central y a consumidores (as) en caso que las

Oficinas Regionales no puedan cubrir la demanda de servicios. En relación a la División de Mejoras Permanentes: 1. Dirigir, planificar, coordinar y supervisar los asuntos de mejoras permanentes. 2. Asesorar al (a la) Administrador (a) en todos los asuntos relacionados con mejoras

permanentes. 3. Rendir informes mensuales, trimestrales y anuales al (a la) Administradora (a) y a las

agencias que así lo requieran. 4. Preparar el Programa de Inversiones a Cuatro Años (PICA), el Plan de Trabajo para el

Desarrollo de los Proyectos, informes anuales y uso de los fondos estatales correspondientes.

5. Monitorear los fondos asignados por las resoluciones conjuntas para el desarrollo de los proyectos.

6. Inspeccionar y supervisar todas las etapas de desarrollo de los proyectos de construcción y proyectos especiales de mejoras permanentes.

7. Realizar estudios de títulos de la propiedad a nivel de las Oficinas Regionales, donde se desarrollarán proyectos.

8. Coordinar y someter los contratos de servicios profesionales necesarios. 9. Analizar y evaluar propuestas para diseño de proyectos, tasaciones, mensura, servicios

profesionales y otros. 10. Velar por el cumplimiento de las leyes (ADA, Davis-Bacon Act, entre otras) en los proyectos. 11. Realizar monitorias de accesibilidad (barreras estructurales) de las instalaciones, basándose

en las disposiciones de la Ley ADA. 12. Ser el enlace de los asuntos de mejoras permanentes entre la ARV y Oficina de Gerencia y

Presupuesto, el Departamento de Hacienda, el CRIM, la ARPE, el Departamento de Estado, el Instituto de Cultura, el Departamento de Justicia, el Departamento de Obras Públicas, el Registro de la Propiedad, la Junta de Planificación y los municipios.


13. Preparar solicitudes de impacto fiscal a la División de Presupuesto para todos los contratos de servicios profesionales y consultivos, mejoras, servicios de construcción, subastas formales o subastas informales.

14. Certificar y aprobar el pago de las facturas y liquidaciones de proyectos relacionados con las obras de construcción y mejoras.

15. Realizar visitas a Oficinas Regionales con el propósito de verificar si cumplen con los requisitos establecidos por las agencias federales y estatales para la accesibilidad de las personas con impedimentos.

16. Someter a la División de Compras de la ARV diseños de planos, especificaciones técnicas, aprobación de construcción de ARPE y otros documentos relacionados a proyectos de construcción y mejoras que conllevan subastas formales (más de $25,000) y subastas informales (entre $5,000 y $25,000), para ser radicados a la Junta de Subastas del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, y dar seguimiento.

17. Llevar a cabo reuniones periódicas para evaluar las distintas etapas del diseño de los planos de los proyectos “as built”, planos esquemáticos, planos preliminares y planos finales para la aprobación de los mismos por el (la) Director (a) de la División de Mejoras Permanentes, por el (la) Asesor (a) en Ingeniería y los (las) Directores (as) Regionales.

18. Llevar a cabo reuniones con personal de ingeniería y directores (as) de programas con relación a las necesidades de proyectos de mejoras permanentes.

19. Mantener estadísticas al día de la cantidad de proyectos y sus estatus. 20. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la

Oficina de Administración y con los (as) Directores (as) del Área de Políticas Operacionales.


DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Misión


En relación a la Oficina de Sistemas de Información:

1. Formular, coordinar y supervisar la implantación de la política pública requerida y autorizada por el (la) Administrador (a) en la Oficina de Sistemas de Información.

2. Asesorar al (a la) Administrador (a) en el desarrollo de la política pública sobre asuntos de tecnología, desarrollo y análisis de sistemas de información.

3. Establecer los procesos operacionales y administrativos en el Centro de Cómputos y en la División de Desarrollo y Análisis de Sistemas.

4. Administrar el presupuesto asignado para los sistemas de información. 5. Establecer un plan de trabajo conforme a las proyecciones de la ARV para la implantación de

tecnología de sistemas de información. 6. Ser el (a) enlace con la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP), y velar por el cumplimiento

de las políticas de Tecnologías de Información Gubernamental (TIG) establecidas por esta Oficina.

7. Ser el (a) enlace tecnológico con los (as) Directores (as) del Nivel Central y Regional para dar dirección a las metas estratégicas de la ARV.

8. Establecer los estándares de desempeño de sistemas de información. 9. Establecer la seguridad de los sistemas de información de la ARV.

OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

CENTRO DE CÓMPUTOS DIVISIÓN DE DESARROLLO Y

ANÁLISIS DE SISTEMAS

Desarrollar, implantar, administrar, y analizar los sistemas de información, los programas, los equipos de comunicación y las redes de información computarizadas de modo seguro y diligente

para que la ARV pueda usar esta tecnología en el cumplimiento de su Misión.


10. Establecer las normas y procedimientos para admitir usuarios (as) al sistema y los niveles de protección y acceso que puedan tener.

11. Regular el uso del Internet y el correo electrónico, y monitorear el cumplimiento de las normas por parte de los (as) usuarios (as).

12. Promover el uso de la tecnología apropiada en la ARV, asesorando y recomendando sobre el uso de herramientas tecnológicas, y colaborando con la identificación y gestión de proyectos de mejoramiento usando la tecnología, así como en la determinación de prioridades, y en los estimados de los recursos necesarios.

13. Asesorar en los procesos de subasta y participar en la toma de decisiones en la adquisición de equipo tecnológico y verificar que los equipos electrónicos programados y otros relacionados que se adquieran, cumplan con las especificaciones y requerimientos de la ARV.

14. Establecer los métodos de trabajo y desarrollar los procedimientos para los mismos. 15. Asesorar al Personal Directivo sobre asuntos de sistemas computadorizados usando la

tecnología electrónica y de redes, incluyendo la política general y las normas de operación a seguirse en la preparación e implantación de sistemas automatizados.


En relación al Centro de Cómputos: 1. Recopilar y resguardar los datos del Nivel Central, de todas las Oficinas Regionales de la

ARV, y mantener el resguardo externo. 2. Instalar y distribuir los programas para los (as) usuarios (as) en coordinación con la División

de Desarrollo y Análisis de Sistemas y conforme al Plan de Implantación y Uso de los Sistemas de Información o propósitos de adquisición particular de algún programa enlatado.

3. Colaborar en proyectos de mejoramiento que requieran el uso de equipos de comunicación y redes de información computarizados.

4. Establecer e implantar un Plan Sistemático de Mantenimiento del Equipo Tecnológico. 5. Asesorar al personal técnico de las Oficinas Regionales sobre el uso, mantenimiento y

reparación básica del equipo. 6. Brindar servicios de reparación básica del equipo tecnológico; coordinar y dar seguimiento a

reparaciones externas. 7. Diseñar e implantar la red interconectada. 8. Optimizar la capacidad de la red (confiabilidad, disponibilidad y “scaleability”). 9. Monitorear los componentes de la red utilizando herramientas para ello. 10. Colaborar en establecer y reforzar los estándares y procedimientos para el uso de equipos de

redes y sus componentes. 11. Colaborar con el cumplimiento de las políticas TIG. 12. Implantar tecnologías disponibles en la OGP para la actualización y el mejoramiento de la red

de comunicaciones. 13. Atender los requerimientos tecnológicos y metas de las dependencias de la ARV, y colaborar

y proveer servicios para la operación de sistemas de información de acuerdo a sus necesidades.


14. Asistir en el desarrollo e implantación de procedimientos, controles y métodos operacionales efectivos para la Oficina de Sistemas de Información.

15. Asistir en el desarrollo e implantación del Plan de Recuperación de Desastres para la Continuidad de Negocio y de las Operaciones de los Sistemas de Información, esto ante situaciones improvistas que afecten las operaciones normales.

16. Dirigir el proceso de mejoramiento continuo de sus empleados (as). 17. Supervisar los servicios de identificación, configuración, implantación y mantenimiento de

productos de componentes electrónicos en un ambiente de cliente(a)-servidor, ofrecer apoyo en servicios y soluciones, realizar análisis de costo-beneficio y proveer recomendaciones.

18. Asegurar que se provean a tiempo y de manera consistente los servicios de operaciones técnicas en las actividades asociadas al ambiente cliente(a)-servidor generando reportes, implantando los controles necesarios para el procesamiento de datos y otras operaciones.

19. Colaborar en el mantenimiento del inventario de equipos de computadoras, impresoras y de la infraestructura de la red.

20. Mantener un escritorio de ayuda “Help Desk” para la asistencia a los (as) usuarios (as). 21. Preparar informes según le sean requeridos. 22. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la

Oficina Sistemas de Información. En relación a la División de Desarrollo y Análisis de Sistemas:

1. Planificar, organizar, dirigir y controlar el análisis, la programación, el desarrollo y la implantación de los sistemas de información que den apoyo a las operaciones de la ARV con el uso de la tecnología, en consulta con los (as) usuarios (as).

2. Desarrollar los programas computadorizados para asegurar mayor eficiencia en le sistema de prestación de servicios de la ARV.

3. Analizar, identificar y mejorar los sistemas y procesos manuales y programas computadorizados que se utilizan para el trabajo administrativo y operacional para promover el cumplimiento eficiente y costo-efectivo de la Agencia.

4. Implantar los sistemas, procesos y procedimientos desarrollados. 5. Planificar el crecimiento y utilización de los recursos a largo plazo (5 años), según la demanda

de servicios. 6. Dirigir la administración, mantenimiento, monitoreo, optimización de desempeño e integridad

de la base de datos. 7. Recomendar y colaborar en la contratación de servicios profesionales para el desarrollo o la

compra de sistemas computadorizados. 8. Dirigir la modificación o adaptación de sistemas/aplicaciones contratados o adquiridos y/o

desarrollar aplicaciones para un ambiente de cliente(a)-servidor, comprobar que se hayan realizado las pruebas de soluciones, asegurar la aceptación del (de la) cliente (a) y asegurar la continuidad de los servicios de apoyo y mantenimiento a las aplicaciones.


9. Proveer los adiestramientos en el uso de las computadoras para capacitar el personal de la ARV en coordinación con la División de Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos.

10. Identificar las necesidades de programas enlatados que se pueden suplir con licencias a través de la OGP para uso de la ARV.

11. Colaborar con el cumplimiento de las políticas TIG. 12. Atender los requerimientos tecnológicos y metas de las distintas dependencias de la ARV, y

colaborar y proveer servicios para los sistemas de información de acuerdo a sus necesidades. 13. Asistir en el desarrollo e implantación de procedimientos, controles y métodos operacionales

efectivos para la Oficina de Sistemas de Información. 14. Asistir en el desarrollo e implantación del Plan de Recuperación de Desastres para la

Continuidad de Negocio y de las Operaciones de los Sistemas de Información, esto ante situaciones improvistas que afecten las operaciones normales.

15. Mantener un inventario de programas adquiridos y custodiar los mismos. 16. Dirigir el proceso de mejoramiento continuo de sus empleados (as). 17. Preparar informes según le sean requeridos. 18. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la

Oficina Sistemas de Información.


DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE POLÍTICAS OPERACIONALES

Misión


En relación al Área de Políticas Operacionales: 1. Formular, coordinar y supervisar la implantación de la política pública requerida y autorizada

por el (la) Administrador (a) en el Área de Políticas Operacionales de la ARV. 2. Establecer los procesos operacionales y administrativos en las Oficinas de Servicios de

Consejería en Rehabilitación Vocacional; Avaluación y Ajuste; Apoyo y Modalidades de Empleo; Servicios de Vida Independiente; Gerencia de Proyectos; y Control de Calidad Programática y Apoyo Regional.

3. Asesorar al (a la) Administrador (a) en el desarrollo de la política pública sobre políticas operacionales, servicios de consejería en rehabilitación vocacional; avaluación y ajuste; apoyo y modalidades de empleo; servicios de vida independiente; gerencia de proyectos; y control de calidad programática y apoyo regional.

4. Participar activamente en todo proyecto de mejoramiento que impacte directamente el trabajo operacional de las Oficinas Regionales.

5. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Oficinas del Nivel Central y Regional de la ARV para garantizar los servicios a los (as) solicitantes/consumidores (as).

ÁREA DE POLÍTICAS OPERACIONALES

OFICINA DE SERVICIOS DE

CONSEJERÍA EN REHABILITACIÓN

VOCACIONAL

OFICINA DE

AVALUACIÓN Y AJUSTE

OFICINA DE

APOYO Y MODALIDADES

DE EMPLEO

OFICINA DE

SERVICIOS DE VIDA

INDEPENDIENTE

OFICINA DE GERENCIA DE

PROYECTOS

OFICINA DE

CONTROL DE CALIDAD

PROGRAMÁTICA Y APOYO

REGIONAL

Desarrollar la política pública, proyectos y procesos operacionales para que las Oficinas de la ARV sean ágiles y respondan a las necesidades de los (as)

solicitantes/consumidores (as).


En relación a la Oficina de Servicios de Consejería en Rehabilitación Vocacional:

1. Desarrollar y mantener actualizados protocolos, guías y normativas para los servicios de rehabilitación vocacional a los (as) consumidores (as), incluyendo los servicios de poblaciones con necesidades especiales a ser impactadas por la ARV, entre ellos: transición de los (as) estudiantes con impedimentos a actividades postsecundarias y beneficiarios (as) del Seguro Social por incapacidad.

2. Mantener comunicación continua con los Centros de Servicios de Consejería en Rehabilitación Vocacional y con los (as) Enlaces Comunitarios (as).

3. Identificar problemas y situaciones que enfrenten a diario los Centros de Servicios de Consejería en Rehabilitación Vocacional y las Unidades de Enlace Comunitario de las Oficinas Regionales, de manera que puedan solucionarse.

4. Mantener informados a los Centros de Servicios de Consejería en Rehabilitación Vocacional y a las Unidades de Enlace Comunitarios, sobre proyectos que se estén desarrollando en el Nivel Central que impacten sus labores y recoger sus ideas y recomendaciones.

5. Asesorar a los Centros de Servicios de Consejería en Rehabilitación Vocacional y a los (as) Enlaces Comunitarios (as), y canalizar o atender con prontitud sus consultas sobre procesos de prestación de servicios, el manejo de los casos y sobre cualquier procedimiento, implantación de nuevos sistemas, disposiciones legales y normas administrativas, entre otras, para lograr un funcionamiento uniforme.

6. Participar activamente en todo proyecto de mejoramiento que impacte directamente el trabajo de los Centros de Servicios de Consejería en Rehabilitación Vocacional.

7. Identificar necesidades de capacitación de los (as) funcionarios (as) de los Centros de Servicios de Consejería en Rehabilitación Vocacional, ofrecer directamente oportunidades de capacitación y promover ofrecimientos a través de la División de Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos.

8. Promover entre los (as) funcionarios (as) de los Centros de Servicios de Consejería en Rehabilitación Vocacional la búsqueda de la satisfacción de sus solicitantes/consumidores (as), la uniformidad en los procedimientos y el trabajo ágil, eficaz, efectivo y diligente.

9. Participar en los procesos de monitorías y auditorías federales, y asesorar en la elaboración de planes de acción correctiva para corregir los señalamientos identificados.

10. Evaluar y desarrollar un Plan de Acción Correctiva con relación a las reclamaciones de los (as) solicitantes/consumidores (as).

11. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Oficinas del Área de Políticas Operacionales y con los (as) Directores (as) de la Oficina de Administración para asegurar mayor efectividad en los servicios prestados a los (as) consumidores (as).

En relación a la Oficina de Avaluación y Ajuste:

1. Desarrollar y mantener actualizados protocolos, guías y normativas para la prestación de

servicios en los Centros de Avaluación y Ajuste, y para el servicio de asistencia tecnológica. 2. Mantener informados a los Centros de Avaluación y Ajuste sobre proyectos que se estén

desarrollando en el Nivel Central que impacten sus labores y recoger las ideas y recomendaciones de sus funcionarios (as).


3. Asesorar a los Centros de Avaluación y Ajuste, y canalizar o atender con prontitud sus consultas sobre procesos de prestación de servicios, el manejo de los casos y sobre cualquier procedimiento, implantación de nuevos sistemas, disposiciones de leyes y normas administrativas, entre otras, para lograr un funcionamiento uniforme.

4. Participar activamente en todo proyecto de mejoramiento que impacte directamente el trabajo de los Centros de Avaluación y Ajuste.

5. Identificar necesidades de capacitación de los (as) funcionarios (as) de los Centros de Avaluación y Ajuste, ofrecer directamente oportunidades de capacitación y promover el desarrollo de ofrecimientos a través de la División de Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos, incluyendo los de nuevas modalidades de asistencia tecnológica.

6. Promover entre los (as) funcionarios (as) de los Centros de Avaluación y Ajuste orientación hacia la satisfacción de sus solicitantes/consumidores (as), la uniformidad en los procedimientos y el trabajo ágil, eficaz, efectivo y diligente.

7. Colaborar en el diseño de encuestas y monitorear el nivel de satisfacción de los (as) solicitantes/consumidores (as) que reciben servicios de los Centros de Avaluación y Ajuste, así como el análisis de la responsividad de los servicios prestados.

8. Asesorar a los Centros de Avaluación y Ajuste en materia de nuevos equipos de asistencia tecnológica.

9. Identificar y evaluar nuevas modalidades de asistencia tecnológica y de otros servicios disponibles en el mercado.

10. Modificar los equipos de asistencia tecnológica para adaptarlos a los (as) consumidores (as) con necesidades especiales.

11. Recomendar el equipo de asistencia tecnológica que pueda ser útil para las funciones de avaluación y ajuste, y asesorar en las subastas para adquirir los mismos.

12. Asesorar y colaborar con el Programa de Ayuda al Empleado en las recomendaciones de equipos necesarios para los acomodos razonables de los (as) empleados (as) de la ARV.

13. Evaluar la necesidad de contratación de servicios profesionales e instituciones educativas y participar en la contratación de los (as) mismos (as).

14. Seleccionar, asesorar y monitorear los programas de rehabilitación de la comunidad contratados por la ARV para ofrecer servicios a los (as) solicitantes/consumidores (as).


En relación a la Oficina de Apoyo y Modalidades de Empleo: 1. Desarrollar y mantener actualizados los protocolos, guías y normativas para la prestación de

servicios en las distintas modalidades de empleo. 2. Identificar problemas y situaciones que enfrenten a diario los Centros de Apoyo y Modalidades

de Empleo de manera que puedan solucionarse.


3. Mantener comunicación continua con los Centros de Apoyo y Modalidades de Empleo. 4. Desarrollar protocolos y métodos uniformes para la contratación de organizaciones con base

comunitaria, así como para los servicios de colocación y empleo en todas sus modalidades. 5. Mantener informados a los Centros de Apoyo y Modalidades de Empleo sobre proyectos que

se estén desarrollando en el Nivel Central que impacten sus labores, y recoger las ideas y recomendaciones de sus funcionarios (as).

6. Asesorar a los Centros de Apoyo y Modalidades de Empleo y canalizar o atender con prontitud sus consultas sobre procesos de prestación de servicios, el manejo de los casos y sobre cualquier procedimiento, implantación de nuevos sistemas, disposiciones legales y normas administrativas, entre otras, para lograr un funcionamiento uniforme.

7. Participar activamente en todo proyecto de mejoramiento que impacte directamente el trabajo de los Centros de Apoyo y Modalidades de Empleo.

8. Identificar necesidades de capacitación de los (as) funcionarios (as) de los Centros de Apoyo y Modalidades de Empleo, ofrecer oportunidades de capacitación y promover el desarrollo de ofrecimientos a través de la División de Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos.

9. Promover entre los (as) funcionarios (as) de los Centros de Apoyo y Modalidades de Empleo la búsqueda de la satisfacción de sus solicitantes/consumidores (as), la uniformidad en los procedimientos y el trabajo ágil, eficaz, efectivo y diligente.

10. Ofrecer asistencia técnica en el proceso de prestación de servicios de empleo sostenido para los (as) consumidores (as) con los impedimentos más significativos.

11. Fomentar y ofrecer asistencia técnica relacionada con estudios y obtención de información relevante al mercado de empleo y oportunidades, con los (as) Directores de los Centros de Apoyo y Modalidades de Empleo.


En relación a la Oficina de Servicios de Vida Independiente:

1. Administrar el Plan Programático, Estratégico y Fiscal de la provisión de servicios y actividades relacionadas a vida independiente bajo las disposiciones del Título VII de la Ley de Rehabilitación de 1973, Capítulo 1 y 2, según enmendada, dirigido a los (as) consumidores (as) con los impedimentos más significativos.

2. Asegurar el cumplimiento con los requisitos federales de estos y la provisión de servicios de calidad en estas áreas. La labor de diseminación de la filosofía de vida independiente que contempla el Título VII, se llevará a cabo en estrecha colaboración con el Consejo Estatal de Vida Independiente.

3. Desarrollar y someter al (a la) Administrador (a), a través del (de la) Directora (a) del Área de Políticas Operacionales, aspectos relacionados a la política pública de la provisión de vida independiente en colaboración con el Consejo Estatal de Vida Independiente (CEVI).

4. Analizar e interpretar normas, reglas, leyes y reglamentos federales y estatales aplicables a los servicios de vida independiente y áreas relacionadas al programa.

5. Planificar y distribuir por objetivos programáticos el presupuesto asignado al Capítulo 1 Parte B (Vida Independiente) y Capítulo 2 (Proyecto MIRADA) bajo las disposiciones del Título VII


de la Ley de Rehabilitación de 1973, según enmendada. Así como mantener los controles fiscales necesarios para la mejor utilización de los fondos asignados.

6. Evaluar, conjuntamente con el Consejo Estatal de Vida Independiente, la implantación del Plan Estatal de Vida Independiente.

7. Preparar, conjuntamente con el Consejo Estatal de Vida Independiente, el Informe Federal 704, Capítulo I, sobre la labor realizada en la provisión de servicios de vida independiente durante cada año fiscal y las proyecciones y actividades para los años próximos; así como el informe 7OB para las actividades del Capítulo 2 (MIRADA).

8. Asegurar que se cumpla con las disposiciones de la Ley Núm. 12 de 24 de julio de 1985, según enmendada, conocida como Ley de Ética Gubernamental y con los Códigos de Ética de cada profesional contratado.

9. Mantener actualizados los protocolos, guías y comunicaciones normativas e informativas para la prestación de servicios bajo las disposiciones del Título VII, Capítulo 1 y 2 de Ley de Rehabilitación.

10. Identificar necesidades de capacitación de los (as) proveedores (as) de servicios de vida independiente, ofrecer directamente oportunidades de capacitación y promover el desarrollo de ofrecimientos a través del Consejo Estatal de Vida Independiente y de la División de Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos de la ARV.

11. Colaborar con la planificación de programas, proyectos y actividades diseñadas para iniciar, expandir y mejorar las relaciones de trabajo entre los servicios de rehabilitación provistos por Título I y Título VII.

12. Desarrollar estrategias para el establecimiento de nuevos centros de vida independiente y programas de servicios de vida independiente a tono con lo establecido en el Plan Estatal de Vida Independiente para beneficio de las personas con los impedimentos más significativos.

13. Mantener comunicación continua con funcionarios (as) de las Oficinas Regionales e identificar situaciones para corregirlas, de manera que se mejore la calidad de los servicios de vida independiente bajo el Título VII en dichas Oficinas.

14. Coordinar actividades para aumentar la capacidad de los distintos grupos comunitarios para desarrollar sistemas comprensivos de provisión de servicios de vida independiente de manera que puedan satisfacer las necesidades de las personas con impedimentos más significativos.

15. Asegurar que la prestación de servicios de vida independiente bajo las disposiciones del Capítulo 2, Programa MIRADA, sea uno de avanzada y se extienda a las Oficinas Regionales.

16. Evaluar, iniciar y ofrecer seguimiento al proceso de contratación de organizaciones con base comunitaria y las monitorias fiscales y programáticas de éstas.

17. Representar a la ARV en los foros interagenciales y comunitarios, empresas y la Legislatura con el propósito de promover y diseminar los servicios de vida independiente para los (as) consumidores (as) con los impedimentos más significativos bajo la disposición del Título VII.



DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS

En relación a la Oficina de Gerencia de Proyectos:

1. Asesorar a todas las dependencias de la ARV sobre áreas de mejoramiento de sus procesos de trabajo.

2. Definir proyectos de mejoramiento, incluyendo su costo, recursos necesarios y tiempo. 3. Facilitar el desarrollo y la implantación de los proyectos, asesorando y apoyando la

negociación entre los (as) usuarios (as) finales de los mismos. 4. Realizar estudios especiales conducentes a obtener resultados, realizar el análisis de los

resultados y hacer recomendaciones sobre la manera más adecuada en la utilización de recursos humanos y fiscales disponibles en la prestación de servicios a consumidores (as).

5. Desarrollar el Plan Estatal, el Plan Estratégico y otros solicitados por la Oficina del (de la) Gobernador (a), el Gobierno Federal y otras oficinas gubernamentales estatales y federales.

6. Asistir en la identificación de datos para elaborar informes escritos. 7. Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Oficinas del Área

de Políticas Operacionales y con los (as) Directores (as) de la Oficina de Administración para asegurar mayor efectividad en los servicios prestados a los (as) consumidores (as).

En relación a la Sección de Planificación:

1. Desarrollar informes de seguimiento de metas y evaluar los planes de trabajo. 2. Evaluar los proyectos nuevos que se propongan a la luz de las prioridades establecidas en el

Plan de Trabajo y la Misión de la Agencia. 3. Proveer información pertinente sobre el funcionamiento de los programas para la redacción de

propuestas. 4. Diseñar instrumentos de evaluación para propuestas, servicios a ser prestados y procesos. En relación a la Sección de Innovación y Expansión: 1. Desarrollar proyectos de innovación y expansión, incluyendo los compromisos programáticos

del Gobierno Estatal y Federal. 2. Colaborar con el desarrollo de proyectos de innovación y expansión de las Oficinas

Regionales.

OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS

SECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

SECCIÓN DE INNOVACIÓN Y EXPANSIÓN

SECCIÓN DE RECURSOS EXTERNOS


En relación a la Sección de Recursos Externos: 1. Identificar recursos externos estatales y federales que viabilicen el desarrollo de proyectos

innovadores o necesarios para ofrecer los servicios de rehabilitación, fortalecer las oficinas de servicios y administrativas o cualquier otra necesidad inmediata.

2. Redactar propuestas para la obtención de recursos externos estatales y federales para el desarrollo de proyectos o estudios.

DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL DE CALIDAD PROGRAMÁTICA Y APOYO REGIONAL

En relación a la Oficina de Control de Calidad Programática y Apoyo Regional:

1. Asesorar al (a la) Administrador (a) y a los (as) Directores (as) Regionales sobre los indicadores de ejecución y los estándares de calidad establecidos por el Gobierno Federal.

2. Asesorar al (a la) Administrador (a) y a los (as) Directores (as) Regionales sobre decisiones gerenciales necesarias para mejorar las operaciones y los resultados de la ARV.

3. Desarrollar periódicamente informes de esfuerzo, logro y tendencias que permitan identificar áreas de mejoramiento, y se usen en los procesos gerenciales y de planificación.

4. Desarrollar estudios de satisfacción de los (as) consumidores (as) y patronos. 5. Asesorar en el desarrollo de instrumentos de evaluación programática a las Oficinas del Nivel

Central y Regional que vayan a crear sus propios sistemas de evaluaciones. 6. Participar en la preparación de boletines estadísticos anuales, gráficas, ilustraciones e informes

especiales requeridos. 7. Colaborar en el desarrollo de la petición presupuestaria, el Plan Estatal y el Plan Estratégico de

la ARV. 8. Desarrollar métricas de productividad y de niveles de cumplimiento en la prestación de

servicios a solicitantes/consumidores (as) de la ARV.

OFICINA DE CONTROL DE CALIDAD PROGRAMÁTICA Y APOYO REGIONAL

SECCIÓN DE EVALUACIÓN PROGRAMÁTICA

SECCIÓN DE APOYO REGIONAL

SECCIÓN DE MONITORÍA PROGRAMÁTICA



En relación a la Sección de Evaluación Programática: 1. Implantar y mantener un sistema de información estadística con un banco de datos actualizado

y confiable. En relación a la Sección de Monitoría Programática: 1. Desarrollar monitorías programáticas, auto-estudios y evaluaciones de los servicios y

proyectos. En relación a la Sección de Apoyo Regional: 1. Brindar apoyo a los (as) Directores (as) Regionales sobre problemas y situaciones que

enfrenten para funcionar con agilidad y efectividad, de manera que puedan cumplir con los indicadores de ejecución y los estándares de calidad establecidos por el Gobierno Federal.

2. Identificar problemas y situaciones que confronten los (as) Directores (as) Regionales para funcionar adecuadamente y buscar soluciones a los mismos con la participación de éstos (as).

3. Servir de portavoz de las Oficinas Regionales ante problemas o situaciones que tengan que ser resueltas por alguna (s) Oficina (s) del Nivel Central.


OFICINA DEL (DE LA) DIRECTOR (A) REGIONAL

Misión


1. Representar al (a la) Administrador (a) de la ARV en la Oficina Regional. 2. Establecer los procesos operacionales y administrativos en los Centros de Administración,

Servicios de Consejería en Rehabilitación Vocacional, Avaluación y Ajuste, y Apoyo y Modalidades de Empleo, de acuerdo a la política pública establecida en el Nivel Central.

3. Formular, coordinar y supervisar la implantación de la política pública encomendada o avalada por el (la) Administrador (a) en la Región.

4. Asesorar al (a la) Administrador (a) en el desarrollo de la política pública aplicable a los servicios que se ofrecen en la Oficina Regional.

5. Organizar y dirigir la Oficina Regional para que cumpla de forma efectiva y eficiente con su Misión.

6. Obtener los recursos necesarios para operar y mejorar los servicios que se ofrecen en la Oficina Regional.

7. Aprobar y presentar la documentación necesaria para rendir cuentas sobre el uso de los fondos públicos, incluyendo planes de trabajo, peticiones presupuestarias e informes de progreso y resultado.


DHA / LDC

Ofrecer dirección gerencial y administrativa para asegurar que el servicio se brinde de acuerdo con las leyes aplicables, sea visible, ágil, efectivo, accesible y sensible a las

personas con impedimentos significativos y más significativos.

administración de rehabilitación vocacional - gobierno.pr · administrador (a) 5 oficina de...

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