Gestión del tiempoNada distingue tanto al directivo eficaz como su amor al tiempo”

Peter Drucker

Lic. Adriana Guerrero Zapata

Que es el tiempo???Tiempo = recurso escaso, absolutamente inelástico e

imposible de reemplazar. Se nos entrega a diario una cantidad fija igual para todos 24 horas.

El ejecutivo vive en lo que se ha llamado “El frenesí del ayer” Angustia de lo que tenía que estar hecho y aún no lo está STRESS

Como invertir el tiempoDebemos invertir el tiempo de tal modo que

sea coherente con nuestros objetivos personales y empresariales.

El principio de ParetoLa regla del 80/20

20%

20%

80%

80%

Tiempo Resultados

La ley de Parkinson

“ Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el

tiempo disponible para su completa realización”

Las 3 leyes sobre el TiempoEl tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado

Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta

Las 3 leyes sobre el TiempoEl valor de una tarea no crece

proporcionalmente al tiempo que se le dedica, sino que forma una curva en S

V

T

Flapsi HapsiMuchas personas son víctimas del “Flapsi Hapsi” durante largos períodos de tiempo. Ven todas sus futuras obligaciones, tanto en casa como en el trabajo, como una masa de tareas no estructurada, desorganizada. Lo grande y lo pequeño están mezclados, sin ningún orden.

Como resultado, el cerebro está totalmente ocupado procesando multitud de pequeños detalles no relacionados entre sí.

Es imposible distinguir lo importante de lo trivial.

Ladrones del tiempo“Hay ladrones a los que no se castiga, pero nos roban

lo mas preciado: El Tiempo”

NAPOLEON BONAPARTE

Ladrones del tiempo

Falta de información

Comunicaciones lentas y absurdas

Interrupciones constantes

Desorganización de los colaboradores más

próximos

Exceso de urgencias

Llamadas telefónicas

Ladrones del tiempo

Exceso de burocracia

Errores de terceros

Visitas al exterior y salidas para resolver problemas

Exceso de reuniones

Incompetencia de los jefes

Ladrones del tiempo (Yo)

Falta de organización personal

Confusión de las prioridades

Escasa delegación en los colaboradores

Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y potencial de trabajo

Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio

Poca puntualidad y control del horario

Precipitación en las decisiones

Planeación y programaciónLa planeación se limita a intentar disminuir en lo posible, las incertidumbres que presenta el futuro.

Consiste en establecer previsiones, de cara a alcanzar los objetivos deseados, en lugar de limitarse simplemente a reaccionar ante los sucesos o las circunstancias que se vayan presentando.

Otro importante efecto de la planeación es: el compromiso con la decisión tomada.

Planeares decidir qué se ha de hacer. Programar es decidir cuándo se ha de hacer.

Planeación y programaciónLos planes a corto plazo no pueden establecerse sino tras los de medio y largo plazo. El proceso se inicia a partir de los objetivos establecidos a un horizonte más lejano. A partir de ahí se establecen otros objetivos intermedios, para alcanzar los cuales serán necesarias actividades a más corto plazo. Se forma así una pirámide de objetivos, que tiene su vértice y meta final en los objetivos a más largo plazo.

Pirámide de Objetivos

1º

Ejecución

ObjetivosConcretos y específicos

Pocos y muy importantes

Compatibles, entre sí

Alcanzables, pero con dificultad

Medibles, cuantificables en lo posible

Tener plazos (dead line)

Estar escritos y ser fácilmente consultables

Deben de evolucionar