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1.2 VISIN PRELIMINAR DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1.2.1 CLASIFICACIN PRIMARIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Crees que los procesos pueden iniciarse en cualquiera de sus pasos? Para comprender mejor este concepto es necesario que compares al organismo o grupo social en donde se manifiesta la Administracin con un organismo animal. Si pudieras observar cmo se desarrolla la vida en cualquier ser vivo distinguiras dos fases o etapas primordiales: una primera de estructuracin, que consiste en la construccin del organismo. As a partir de una clula se diferencian los tejidos y rganos hasta lograr su plenitud funcional. Una segunda etapa de operacin es en la que ya estructurado por completo el organismo , ste ha desarrollado plenamente las funciones que le son inherentes. De manera anloga, este fenmeno se manifiesta al administrar un grupo social, en el cual tambin observamos la existencia de dos fases; una estructural, en la que a partir de uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos; es decir, que iniciamos con una idea que a medida que se conjunta con otro grupo de ellas, transforma, crea y concreta una estructura definitiva. Otra, operativa en la que se ejecutan las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuracin. Lyndall F. Urwick llama a estas dos fases: mecnica y dinmica de la Administracin, y hace las siguientes consideraciones. Mecnica administrativa es la parte terica de la Administracin en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Dinmica administrativa se refiere a cmo manejar de hecho el organismo social. Con el fin de que la idea del proceso administrativo y sus fases quede ms clara, te presentamos el siguiente esquema:

Esquema 1. Fases y etapas del proceso administrativo.

Proceso administrativo

Mecnica. Qu debe hacerse? (estructural). Se contemplan los aspectos de estructuracin, se trata de cmo han de ser las relaciones. Mira siempre hacia el futuro inmediato y remoto, pero siempre hacia algo que debe hacerse.

Dinmica. Cmo manejar de hecho el organismo social? (operativa). Lo que ya es operacional se busca cmo manejar de hecho los hombres y los bienes que forman un organismo social. Mira hacia lo inmediato y actual.

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Antes de continuar con la explicacin del desarrollo del proceso administrativo es necesario reflexionar sobre el hecho de que existen diversas opciones en cuanto al nmero de etapas que lo constituyen, aunque para todos los autores los elementos esenciales resultan ser los mismos (Cuadro 1). 1.2.2 FASES Y ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Este fascculo se enfoca bsicamente a las fases mecnica, dinmica y la del criterio de las cuatro etapas, ya que son algunas de las ms difundidas en el mundo de la Administracin y, adems, las que ofrecen mayor claridad para fines didcticos (cuadro 1 y figura1). Cuadro 1

Fases y elementos del proceso administrativo

Fases Elementos Descripcin

Planeacin Qu se quiere hacer? Qu se va hacer?

Mecnica

Organizacin

Cmo se va hacer?

Direccin

Ver que se haga

Proceso Administrativo

Dinmica

Control

Cmo se ha realizado?

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Observa que en el cuadro 1 aparecen cuatro conceptos nuevos que se desprenden de las fases, esto es, hay una subdivisin en donde la fase mecnica presenta las etapas de planeacin y organizacin; y la dinmica, direccin y control. Veamos ahora a qu se refiere cada uno de estos elementos. Planeacin Esta primera etapa del proceso administrativo consiste en determinar las acciones que se realizarn por medio de objetivos, polticas y procedimientos. Con esta etapa se resuelven las interrogantes qu quiere hacerse?, qu se va a hacer? (figura 1). Las actividades ms importantes dentro de la planeacin son: Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. Pronosticar. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Establecer un plan general de logros, enfatizando la creatividad para encontrar

medios nuevos y mejores para desempear el trabajo. Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo. Modificar los planes de los resultados del control. Organizacin En esta segunda etapa se distribuyen las actividades entre los miembros del grupo de tal forma que se logre un mnimo de gastos y una mxima satisfaccin de empleados y de todos los trabajadores en general. Con ella se resuelve la interrogante cmo se va hacer? Se considera el punto de enlace entre los aspectos tericos que tambin se conoce como mecnica administrativa y los aspectos prcticos que se denominan dinmica administrativa, entre lo que debe ser y lo que es. Las actividades ms importantes dentro de la organizacin son: Subdividir el trabajo en unidades operativas. Agrupar las obligaciones operativas en puestos operativos. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la organizacin. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control. Ahora estudiars la parte dinmica del proceso administrativo, compuesta por dos elementos: direccin y control (figura 1 y cuadro 1).

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Direccin Esta etapa tiene una participacin importante dentro del proceso administrativo, dado que en ella se encuentra el cmo poder llegar fsicamente al logro de los objetivos a travs de inducir, motivar y conducir al personal. De esta parte depende el xito o fracaso en la Administracin de los recursos humanos a su cargo. Las actividades ms importantes de la direccin son: Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin

o acto. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimientos y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la direccin a la luz del control. Control sta es la ltima etapa del proceso administrativo, y es primordial en la Administracin, pues aunque la empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Para mejor referencia de lo anterior a continuacin te presentamos algunas de las actividades ms importante del control: Comparar los resultados con los planes en general. Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo. Sugerir las acciones correctivas, cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. Ajustar el control a la luz de los resultados del mismo control. Por otra parte, la planeacin y el control estn relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones difcilmente pueden delimitarse. 1.2.3 ENFOQUE RETROSPECTIVO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Hablar de los orgenes de la Administracin es recordar que fueron dos los autores que dieron las bases para su creacin como ciencia: Frederick W. Taylor, con su estudio de tiempos y movimientos, y Henri Fayol, con el primer modelo del proceso administrativo. A partir de Fayol ha habido gran variedad de modelos propuestos por diferentes autores, todos ellos, relacionados entre s. Veamos cules son stos. Henri Fayol habl de cuatro elementos del proceso administrativo, sin embargo, aqu definiremos cinco, ya que como l mismo dice habr qu hacer entrar tambin la direccin?

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Prever. Escrutar el futuro y articular el programa de accin. Organizar: Constituye el doble organismo material y social de la empresa. Dirigir. Hacer funcionar el personal. Coordinar. Relacionar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos Controlar. Procurar que todo se desarrolle de acuerdo con las reglas establecidas y las rdenes dadas. Es importante incorporar la direccin a la Administracin por las siguientes razones: 1. El reclutamiento, la formacin del personal y la constitucin del cuerpo social, que

incumben a la Administracin, interesan en el ms alto grado a la direccin. 2. La mayora de los principios de direccin son principios de Administracin.

Administracin y direccin se encuentran relacionados muy estrechamente. Desde el punto de vista de la facilidad del estudio, haba inters en agrupar dos especies de actuaciones.

3. Este agrupamiento tiene, adems, la ventaja de constituir una funcin muy

importante, digna de atraer y retener la atencin del pblico, al menos en igual medida que la funcin tcnica. Esta funcin a la que se hace referencia, es la Administracin, entendida como prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Este proceso administrativo, creado en 1886, se modific hasta 1943 por Lyndall Urwick, quien a la primera fase, la previsin, aade otra a la que llama planeacin. l es el primero que divide estos elementos en dos fases: 1. La mecnica, compuesta por la previsin, planeacin y organizacin. 2. La dinmica, que comprende la direccin, comando o coordinacin y el control. El mismo Urwick destaca que Henri Fayol ya menciona las dos fases, previsin y planeacin, al definir la primera como el elemento de la Administracin que escruta el futuro y hace los programas de accin. En 1951, William Newman y R. C. Davis le hacen algunos cambios; el primero adopta slo el trmino planeacin, eliminando la previsin; despus de sta, quedan la organizacin, obtencin de recursos, direccin, elimina el de comando o coordinacin y concluye con control. Por obtencin de recursos se refiere a la recopilacin de dinero, equipo y elemento humano, que permitirn lograr los objetivos propuestos. Para R.C. Davis, el proceso administrativo solamente est integrado por tres elementos: planeacin, organizacin y control. Hacia 1955, Koontz y ODonell modificaron el modelo de Newman, en cuanto a trmino, pues la obtencin de recursos la definen como integracin, que viene a sugerirnos un significado ms completo de lo que implica este elemento administrativo: la obtencin, reunin y combinacin adecuada de los elementos que se utilizan dentro de la empresa.

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Para John F. Mee y George R. Terry (1956) la organizacin es un solo elemento que lleva implcito el de integracin. Para el primero, la funcin direccin se convierte en motivacin, puesto que saber dirigir implica una buena dosis de motivacin hacia la gente para que realice lo que se ha planeado. Para Terry, direccin es ejecucin, es decir, llevar a cabo, realizar lo estipulado en los planes y polticas. En 1958, Louis A. Allen y Dalton McFarland conciben el proceso administrativo de otra manera. Allen rene el concepto motivacin de Mee, con el concepto coordinacin que inicialmente incluyera Fayol, y los deja en un solo elemento. De esa manera, su proceso administrativo queda constituido por cuatro elementos: planeacin, organizacin, motivacin-coordinacin y control. McFarland, en cambio, vuelve a retomar el proceso de Davis (1951) y slo lo compone de planeacin, organizacin y control. A continuacin mencionaremos tres de los autores mexicanos ms representativos y su respectivo modelo de proceso administrativo: El primero de ellos es Agustn Reyes Ponce, quien, al igual que Urwick, divide al proceso administrativo en dos fases: 1. La mecnica administrativa, compuesta por tres elementos:

a) Previsin. Que responde a la pregunta qu puede hacerse? Consiste en determinar, tcnicamente lo que se desea lograr por medio de un organismo social.

b) Planeacin. Que corresponde al a pregunta qu se va a hacer? Es determinar el curso concreto de accin que se habr de seguir.

c) Organizar. Responde a la pregunta cmo se va a hacer? Se refiere a la estructuracin tcnica de las relaciones que deben darse entre las jerarquas, funciones y obligaciones individuales, necesarias en un organismo social para mayor eficiencia.

2. La dinmica administrativa, que se divide en:

a) Integracin. Responde a la pregunta con qu y con quin se va hacer?, Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de los medios que la mecnica administrativa seala como necesarios para su eficaz funcionamiento.

b) Direccin. Responde al problema ver que se haga. Es impulsar, coordinar y vigilar las actuaciones de cada miembro y grupo de un organismo social con el fin de que, en conjunto, realice de modo ms eficaz los planes sealados.

c) Control. Investiga en concreto cmo se ha hecho? Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados, en relacin con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.