administrative office management pattie odgers · pdf filedescribir las funciones...
TRANSCRIPT
ADMINISTRATIVE OFFICE
MANAGEMENT
Pattie Odgers
Capítulo 1
La Evolución de las Prácticas
Administrativas
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 2
Objetivos
Conocer el rol de la gerencia en el ambiente laboral.
Identificar las cinco escuelas de pensamiento gerencial.
Saber los niveles gerenciales y las destrezas necesarias para los gerentes administrativos.
Describir las funciones administrativas tradicionales.
Enumerar los ocho principios gerenciales.
Conocer los factores positivos y negativos del ambiente de trabajo cambiante.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 3
Roles de la administración
Interpersonales
Informativos
Toma de decisiones
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 4
Gerentes administrativos
Personas responsables de planificar,
organizar y controlar el procesamiento
de información y de liderar gente para
lograr los objetivos de la empresa.
Son responsables de manejar la
información, los sistemas que la
contienen, la tecnología y las personas
que maximizan la producción.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 5
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Clásico
Conductista
Científico gerencial
Calidad gerencial
Sistemático
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 6
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Clásica (Siglo 18-19)
- Gerencia científica
• Frederick W. Taylor – padre de este movimiento
– Selección científica y adiestramiento a los empleados.
– Necesidad de cooperación entre la gerencia y trabajadores
para llevar a cabo las labores a base del método científico.
– División equitativa de responsabilidades entre la gerencia y
trabajadores. La gerencia planifica y organiza el trabajo.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 7
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Clásica (Siglo 18-19)
- Gerencia científica
• Frank y Lillian Gilbreth
Inventaron dispositivos e introdujeron técnicas
para ayudar a los trabajadores a desarrollar el
máximo potencia por medio de adiestramiento,
herramientas, ambiente y métodología.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 8
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Clásica (Siglo 18-19)
- Gerencia científica
• Max Weber (burocracia)
– División clara de las tareas en donde lo complejo se divide en
operaciones simples y repetitivas.
– Una jerarquía bien definida con una cadena de mando fija.
– Un sistema con reglas abstractas para controlar las operaciones.
– Actas, decisiones y reglas por escrito para proveer récords y guías
permanentes.
– Los ascensos basados en cualificaciones técnicas.
– Protección contra despidos arbitrarios.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 9
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Clásica (Siglo 18-19)
- Gerencia científica
• William H. Leffingwell (Principios de trabajo efectivo)
– Planificar el trabajo
– Hacer un itinerario.
– Ejecutar la labor
– Medir el trabajo
– Compensar al trabajador
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 10
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Clásica (Siglo 18-19)
- Gerencia de entidad total
• Henri Fayol
– Esbozó una serie de principios que proveyeron guías para
una coordinación exitosa.
– Esbozó los principios de planificar, organizar, dirigir,
coordinar y controlar.
• Mary Follett – promovía mejores relaciones humanas en la
industria; la primera en promover el pensamiento grupal
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 11
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Movimiento conductista
- Enfoque hacia las relaciones humanas (1920-30)
• Elton Mayo
– Estudió los efectos del ambiente físico en la productividad
(Hawthorne experiments).
– Probó que la ruta más efectiva para conseguir el máximo
esfuerzo de los trabajadores era reconocer tanto el bienestar
emocional como el físico de los empleados.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 12
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Movimiento conductista
- Enfoque conductista científico
• Abraham Maslow -- Desarrolló la teoría de la
motivación a base de una jerarquía de
necesidades.
• Douglas McGregor – Esbozó la Teoría X y Y.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 13
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Movimiento conductista
- Enfoque conductista científico
• Frederick Herzberg (teoría higiene-motivación)
– Hay motivadores que resultan de experiencias que crean
actitudes positivas hacia el trabajo que surgen del mismo
trabajo.
– Los factores de higiene se relacionan con la productividad
del trabajo, pero son externos, como: paga, condiciones de
trabajo (temperatura, iluminación, ventilación), políticas de la
compañía y calidad de la supervisión.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 14
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Movimiento conductista
- Enfoque conductista científico
Peter F. Drucker – Introdujo el concepto de
administración por objetivos (Management
by Objectives – MBO)
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 15
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Movimiento científico-gerencial
- Se le conoce también con método cuantitativo.
- Utiliza destrezas matemáticas para resolver problemas
complejos de toma de decisiones.
• Muestreo del trabajo – muestras al azar que proveen información
para fijar estándares
• Línea de espera – se estudia la conducta de personas en líneas de
espera
• Proyecciones – se usa para planificar los gastos, por ejemplo,
para una nueva planta y equipo.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 16
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Movimiento de calidad gerencial
- TQM
• Es una filosofía y una serie de principios.
• Usa métodos cuantitativos junto con los
recursos humanos y de capital para mejorar
todos los procesos.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 17
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Movimiento de calidad gerencial
- TQM
• W. Edwards Deming – exponente por
excelencia de este principio, p. 13
• William Ouchi – esbozó la Teoría Z o actitud
de la gerencia hacia el trabajo y los
trabajadores
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 18
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Movimiento sistemático
- Describe la organización como un sistema.
- Un sistema es un grupo de partes interrela-
cionadas de forma tal que componen un total
unificado y trabajan juntos para lograr un
objetivo definido.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 19
Escuelas de Pensamiento Gerencial
Movimiento sistemático
Sistema
total
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 20
Niveles Gerenciales
Alta gerencia – ejecutivo principal (CEO), presidente
Gerencia media – gerente administrativo, director de departamento, principal de escuela
Supervisor – supervisor, secretaria principal, jefe de departamento
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 21
Destrezas necesarias para
los AOMs
Conceptuales – Analizar problemas, idear soluciones y planes de acción y anticipar las consecuencias de las decisiones.
Humanas – Identificar, comprender y solucionar problemas por medio de la comunicación y motivación.
Técnicas – Habilidad para utilizar tecnologías, herramientas, técnicas y procedimientos característicos de un área específica.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 22
Funciones Gerenciales
PlanificarContesta qué hacer, cómo y cuándo hacerlo.
OrganizarProvocar que se hagan las cosas.
LiderarInfluencia o refuerzo positivo para obtener los resultados deseados.
ControlarAsegurarse de que lo planificado realmente se lleva a cabo.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 23
Planificar A base del tiempo: a
largo plazo (3 o más años), a un término intermedio (1 – 3 años) y en un término corto (un día – un año).
Planificación estratégica – define la misión, establece los objetivos y desarrolla estrategias para funcionar efectivamente.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 24
Planificar
Tipos de planes:
- Planes categóricos
• Permanecen en efecto por tiempo indefinido
(reglas, políticas y procedimientos)
- Planes para un solo uso
• Se desarrollan para cierto periodo de tiempo
(presupuestos, proyectos).
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 25
Planificar
Importancia de
planificar:
- Ahorra tiempo
- Promueve la
flexibilidad
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 26
Organizar
Delegar:
- Proceso mediante el cual la gerencia distri-
buye y confía actividades y la autoridad
relacionada a subordinados.
Autoridad centralizada y descentralizada
- Centralizada – la concentración del poder y
autoridad está al tope
- Descentralizada – el poder u autoridad para
tomar decisiones se dispersa a niveles
inferiores
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 27
Organizar
Responsabilidad:
Obligación y conocimiento para ejecutar
adecuadamente el trabajo asignado.
Conocimiento (accountability):
Juzgar el alcance de los empleados
para cumplir las responsabilidades.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 28
Organizar
Acciones correctivas:
- Fije objetivos específicos y medibles.
- Elija la persona adecuada.
- Haga un itinerario de progreso.
- Establezca listas de cotejo para y por
subordinados.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 29
Organizar
Acciones correctivas:
- Esté disponible como recurso.
- Delegue el proyecto entero, siempre que
sea posible.
- Comparta responsabilidad y poder.
- Mantenga la compostura de cara a los
errores.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 30
Liderar
Función que motiva individuos e influencia en actividades grupales para cumplir los objetivos.
Para liderar efectivamente el administrador debe poseer cualidades personales, un estilo de líder y poder combinado con habilidades para comunicarse bien, motivar con estusiasmo y disciplinar, si es necesario.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 31
Controlar
Concebir medios para asegurar que
lo planificado se lleva a cabo.
Por ejemplo, es sumamente impor-
tante el control de calidad.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 32
Proceso de controlar
Establecer estándares de ejecución.
Medir la ejecución actual.
Comparar la ejecución actual con los
estándares y analizar la desviación.
Responder a las desviaciones por
medio de acciones correctivas.
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 33
Principios Básicos Gerenciales
Definir los objetivos
Aceptar la responsabilidad
Unidad de propósitos o funciones
Utilizar especialistas
Delegar la autoridad
Reportarse a un supervisor (unidad de comando)
Limitar el marco de control
Centralizar o descentralizar la autoridad gerencial
Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 34
El área de trabajo cambiante
Cierres o reducción de operaciones en compañías, situación económica y cambios tecnológicos.
El personal administrativo ha tenido que asumir más responsabilidades a través del tiempo.
Las responsabilidades incluyen super-visar personal, llevar a cabo proyectos y presupuestos y mayor poder decisivo.