Administrative procedurer1. oktober 2008

1. oktober 2008

KOMPETENCEmidt

De næste par timer vil bl.a. omhandle:

►EU-regelsæt►Entydig identifikation►Udgiftstyper►Betalingsdokumentation►Transaktionsspor - Konteringsvejledning►Attestation - Underskrifter►Fremsendelse af materiale►Husk EU-socialfondslogo + Regionslogo

1. oktober 2008

►EU-regelsæt

Bekendtgørelse om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond

Gældende bekendtgørelse:BEK nr. 781 af 28. juni 2007

1. oktober 2008

Støtteberettigede udgifter

Aktiviteten skal sandsynliggøres (kunne dokumenteres og så vidt muligt i form af skriftlig dokumentation)

Der skal udvises sparsommelighed (indhent evt. flere tilbud)

Alle udgiftsbilag skal attesteres af ansatte med detailkendskab• er nødvendige• er projektrelevante• er afholdt i bevillingsperioden• er bevilget

Betalingen skal kunne dokumenteres

1. oktober 2008

►Entydig identifikation

Nederste højre hjørne på alle bilag anføres:

K10 – Østjysk KompetenceCenterK20 – KompetenceCenter MidtK30 – KompetenceCenter CompassK40 – Kompetencecenter Videre nu MidtVestK50 – KompetenceVækstK60 – KompetenceCenter Silkeborg

1. oktober 2008

►Udgiftstyper

Lønudgifter dokumenteres ved:

- Underskrevet timeregistreringsskema (medarbejder + foresatte)- Underskrevet lønseddel (medarbejder + foresatte)

Aktiviteten dokumenteres ved:- Besøgsrapport (fase 1-besøg)- Uddannelsesplaner/tilbud- Notater- Mødeindkaldelse/referater- Deltagerlister (møder, arrangementer m.v.)

1. oktober 2008

Timeregistreringsskema

Projektpartnere, der skal dokumentere medfinansiering:

► Eget skema kan anvendes (kræver OK fra VHM)

Projektpartnere, der ikke skal dokumentere medfinansiering:

► Timeregistreringsskema www.kompetencemidt.dk

1. oktober 2008

Eksempel - timeregistreringKursus- og udviklingsafdelingen

Projekt 7065 afregnes med UVM FoU takst for 2007 til 345,00 pr. time

Aktivitetsbeskrivelse for Videre nu

DATO I ALT Projekt Egen 8709 K1 - 8703 K2 - 8704 I ALT1 0,00 1 4,00 4,00 Opdatering vedr. VEU-bekendtgørelser i.f.t. udbud2 0,00 2 10,00 10,00 2 virksomhedsbesøg inkl. afgivelse af tilbud om VEU (Birn og Færch)3 0,00 3 7,40 7,404 0,00 4 0,005 0,00 5 0,006 0,00 6 7,40 7,40 Udarbejdelse af uddannelsesplan for x-virksomhed7 0,00 7 0,008 0,00 8 0,009 0,00 9 0,00

10 0,00 10 0,0011 0,00 11 5,00 5,00 Virksomhedsbesøg Scanplast12 0,00 12 0,0013 0,00 13 0,0014 0,00 14 0,0015 0,00 15 0,0016 0,00 16 0,0017 0,00 17 0,0018 0,00 18 0,0019 0,00 19 0,0020 0,00 20 0,0021 0,00 21 0,0022 0,00 22 0,0023 0,00 23 0,0024 0,00 24 0,0025 0,00 25 0,0026 0,00 26 0,0027 0,00 27 0,0028 0,00 28 0,0029 0,00 29 0,0030 0,00 30 0,0031 0,00 31 0,00

Dato Dato0,00 0,00 0,00 0,00 18,80 15,00 0,00

0,00 33,80 Underskrift medarbejder Underskrift leder

TAST KUN I SANDFARVEDE FELTER

AKTIVITET Formål

N A V N: M Å N E D/ Å R

Bemærkninger til timeopgørelsen:

Total Projektarbejdstimer total

Opdatering om VIDAR og amu-udbud i netværket Videre nu

Undervisning- og projekter Videre nu

O P G Ø R E L S E A F T I D S F O R B R U G

70657065 7065

1. oktober 2008

Lønudgifter (fortsat)

Skabelon til lønberegning (Antal timer x faktisk timeløn) anvendes, se www.kompetencemidt.dk

Vi anbefaler:► At lønberegning foretages lokalt

Alternativt:► At lønberegning foretages af VHM

Øvrig tid skal for indeværende ikke registreres

1. oktober 2008

Persondatalov

Alle medarbejdere hos projektpartnere, der registrerer timer påprojektet skal underskrive, at man er bekendt med persondataloven

Opbevares af Lead-Partner frem til projektafslutning – Herefter sendes originaldokumenter til VHM

1. oktober 2008

Kørsel

Kørselsregistrering skal indeholde:

• Hvem (navn på besøgsperson)• Hvor (til/fra) samt antal kørte kilometre• Hvornår (dato/år)• Hvorfor (anledning)?

Underskrives af medarbejder samt foresatte

1. oktober 2008

Øvrige udgifter

Udgiftsbilag i form af original faktura

Følgende oplysninger skal fremgå af fakturaen:- Leverandøroplysninger- Modtager (fakturaen skal så vidt muligt være stilet til projektet)- Ydelsen specificeres/skal fremgå klart af faktura

Udgiftsbilag vedr. forplejning gælder endvidere:- Oplysninger om deltagere (navn/organisation), anledning

1. oktober 2008

►Betalingsdokumentation

Følgende oplysninger skal vedlægges eller være påført bilag:

- CVR-nr. (den partner, der har betalt udgiften)- Bankkontonummer (hvorfra betalingen er sket)- Bilagsnummer + kontonummer i eget bogholderi- Betalingsdato

1. oktober 2008

►Transaktionsspor

Definition: ”Enhver regnskabsmæssig registrering skal kunne dokumenteres ved bilag, der kan dokumentere registreringens rigtighed (kontrolsporet), ligesom det skal være muligt at følge alle regnskabsmæssige registreringer til regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Tallene heri skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat (transaktionssporet)”

►Konteringsvejledning◄

1. oktober 2008

Konteringsvejledning

Kontonr. i

ESF - TAS

Kontonr. i

eget økosys

Vejledning - tekst Budget -

resultat-

kontrakt

Udgifter til

projektadministration

Projektforberedelse 10

Projektledelse (egne konsulenter)

Faglige medarbejdere

20 Projektledelse i konsortium 342.075

Administrativt personale (internt) 30

Administrativt personale (eksternt) 30 Administration konsortium

228.050

Andet 40

Udgifter til undervisning

Internt undervisningspersonale

- konsortierne

- Fase 1-3

- Netværksaktiviteter

- Ny viden

Erfaring – nye læringsmetoder

50 Konsortium

Konsulenter: uddannelsesbesøg,

uddannelseplanlægning

1.842.000

Eksternt undervisningspersonale

55

Uddannelse af personale 60

Andet 65

Andre udgifter

Indirekte omkostninger 70

Husleje 80

Annoncering, erfaringsudveksling

- Annoncer

- TV reklamer

- Øvrig markedsføring

90

Evaluering 100

Rejser, kost og logi Udgifter til kørsel, kost og logi

- Personbefordring, billetter

- Hotelophold

- Rejsegodtgørelse medarbejdere

- Rejsegodtgørelse eksterne

konsulenter

- Fortæring, intern – kantine (ej

moms)

- Fortæring – arrangementer/møde

110

214.000

1. oktober 2008

►Underskrifter

Udfyldelse af underskriftblad for hver partner, der måtte afholde udgifter i projektet.

Underskriftblad kan downloades fra www.kompetencemidt.dk.

Sendes samlet fra hver konsortium til VHM.

1. oktober 2008

►Fremsendelse af materiale

Samlet mappe fra hvert konsortium sendes anbefalet til:

Væksthus MidtjyllandÅbogade 15, 8200 Århus N

Att.: Projektsekretariatet, KOMPETENCEmidt

Senest den 10. i efterfølgende måned.

1. oktober 2008

Spørgsmål

Spørgsmål vedr. de administrative procedurer kan rettes til:

Marie-Louise Vagnby, mlv@vhmidtjylland.dk

Charlotte Grønbæk, cg@vhmidtjylland.dk

Tlf. 70 22 00 76