administrativo. significado do 5s utilização utilização, seleção, descarte, classificação,...
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Administrativo
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Significado do 5SSignificado do 5S
UtilizaçãoUtilização, Seleção, Descarte, Classificação, Organização
OrdenaçãoOrdenação, Arrumação, Organização
LimpezaLimpeza, Inspeção, Zelo
SaúdeSaúde, Padronização, Higiene, Asseio, Bem-estar
AutodisciplinaAutodisciplina, Disciplina, Autocontrole, Respeito
SSEIRIEIRI
SSEITONEITON
SSEISOEISO
SSEIKETSUEIKETSU
SSHITSUKEHITSUKE
整理整頓清掃清潔躾
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5S ADMINISTRATIVOFundamentos Básicos
5S como um processo educacional 5S como ferramenta para eficácia
administrativa (escritórios como “Fábrica de Informações”)
5S voltado para o ambiente administrativo (Etapa 1) e para a função administrativa (Etapa 2)
Busca contínua de padrões de referência mundial
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5S ADMINISTRATIVOEstratégia de Implantação
Parte 1 - 5S do Ambiente3S nos ambientes físicos
Combate ao desperdício de recursos materiais Combate à bagunça e ao desperdício de tempo Combate à sujeira em ambientes coletivos
5S nos ambientes físicos Manutenção dos 3S nos ambientes físicos Criação de um ambiente de trabalho saudável Práticas de Atitudes de qualidade
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SEIRIÉ saber utilizar sem desperdiçar.
Vamos combater o desperdício de recurso! Analise cada recurso que você mantém no ambiente. Retire todas as
coisas e documentos das gavetas, armários e outros compartimentos. Coloque de volta apenas o que você usa. Mantenha próximo de você apenas o que você usa com muita freqüência e na quantidade adequada. O que você usa de vez em quando, deixe em um local mais afastado e que possa ser usado por outras pessoas. Aquilo que você não usa mais, descarte-o do ambiente, enviando-o para possíveis interessados ou colocando-o no lixo. Verificar se o histórico de consumo justifica a manutenção da quantidade observada no local.
Evite excessos. Tenha somente o necessário e na quantidade necessária.
Evite descartar aquilo que ainda pode ser usado. Evite manter no local de trabalho objetos ou documentos pessoais que
você não usa com freqüência. Mantenha as instalações e os recursos em boas condições de uso, de
forma que não gerem riscos ou perdas.
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SEITONÉ saber organizar para facilitar o acesso e a reposição.
Vamos combater a bagunça e o desperdício de tempo!
Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar. Defina o local de guarda de cada recurso móvel, visando a facilidade de acesso, a reposição, a segurança, o conforto e a preservação. Isto inclui objetos pessoais como bolsa, pasta, casaco, paletó, sobretudo, guarda-chuva, sapatos, etc.
Guarde os recursos de forma que seja fácil a sua localização visual. Recursos colocados por trás, muito acima ou muito abaixo da linha de visão do usuário na posição de pé, obrigando-o a inclinar-se ou subir em um suporte (banco ou escada), dificultam a localização visual.
Evite misturar recursos de características muito diferentes ou largar os recursos úteis diretamente no piso ou sobre armários.
Identifique e sinalize recursos, locais e postos de trabalho para evitar perda de tempo e riscos para você e para outras pessoas que freqüentam o ambiente ou utilizam os recursos.
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SEISO
É saber usar sem sujar. Vamos combater a sujeira!
A melhor pessoa para manter o ambiente limpo é você. A limpeza feita pelo próprio usuário do ambiente contribui para a redução da sujeira, o combate à fonte de sujeira, a identificação e eliminação de locais de difícil acesso, a identificação de problemas de conservação, a identificação de malefícios provocados pela sujeira e a melhoria do ambiente de trabalho.
Mesmo quando a limpeza do ambiente é feita por pessoal especializado, cabe a você evitar a geração de sujeira e indicar os pontos onde a sujeira se esconde.
Use adequadamente os locais de uso coletivo. Sempre que sair destes locais, deixe-os limpos e organizados, adequados para serem usados por outros.
Analise se as lixeiras e outros coletores de recursos inúteis ao ambiente facilitam a manutenção da limpeza e a remoção do material descartado (quantidade, localização, conservação, higiene, tipo, tamanho, sinalização, identificação, freqüência de retirada do lixo e prática da coleta seletiva. Dê sugestões de melhorias.
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SEIKETSU
É saber cuidar da saúde física e mental. Vamos criar um ambiente de trabalho saudável!
Identifique os recursos de acordo com um padrão. Caso ainda não existam alguns deles, dê sugestões.
Discuta com a equipe as Regras de Convivência para os comportamentos que incomodam algumas pessoas, até chegar a um consenso.
Tenha uma preocupação efetiva e pró-ativa com relação à saúde e higiene do trabalho. Verifique se existem problemas de ergonomia. Se há desconfiança, solicite um estudo de um especialista.
Invista na sua saúde física e mental. Exemplos: Cuide da higiene pessoal (limpeza das roupas e calçados, barba, cabelo, higiene bucal, etc.); Pratique exercícios de relaxamento; Previna e/ou elimine doenças contraídas fora do trabalho (obesidade, dependência química, câncer, stress, sedentarismo, etc.); Crie o hábito de se integrar com outros colegas de trabalho (confraternizações, torneio de jogos, etc.); Discuta com a equipe uma decoração adequada para o seu ambiente (quadros, plantas, fotos e outros elementos ornamentais), etc.
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SHITSUKE
É cumprir rigorosamente o estabelecido. Vamos ter atitudes de qualidade!
Honre a sua palavra. Ela é sagrada. Cumpra rigorosamente todos os compromissos assumidos na data e horário definidos. Na impossibilidade, faça contato o mais rapidamente possível com as pessoas afetadas, tentando contornar o atraso e até estabelecendo um novo acordo, quando for o caso. Evite repetir impontualidades.
Cumpra rigorosamente os acordos, normas e regras independente de cobranças. Aquilo que você não concorda, apresente sugestões aos responsáveis, mas respeite o que foi consensado e/ou definido.
Analise se as suas atitudes estão prejudicando outras pessoas, direta ou indiretamente. Seja humilde e tente mudar a forma de agir quando a sua consciência reconhece isto. Peça o apoio das pessoas mais próximas, pois não é fácil mudar uma hábito adquirido e praticado ao longo de toda a sua vida.
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5S ADMINISTRATIVOEstratégia de Implantação
Parte 2 - 5S da Função5S no Computador
Estruturação do tratamento das informações virtuais Autodisciplina no tratamentos das informações
virtuais
5S nas Funções Administrativas Posto de trabalho como fábrica de informações
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5S no Computador As 10 Regras de Ouro para fazer o seu computador
uma Fábrica Virtual de Excelência!1. O acesso aos arquivos virtuais deve obedecer a mesma lógica que os
arquivos físicos.
2. Dedique um dia para analisar todos os documentos de rede, e-mail e CPU. Exclua aqueles que você não usa. Para facilitar, coloque-os em ordem cronológica e suspeite daqueles mais antigos.
3. Verifique se os arquivos úteis estão salvos com denominações facilmente compreensíveis e se estão guardados nos diretório apropriados.
4. Dê uma denominação aos arquivos virtuais de forma que sejam reconhecidos sem precisar abri-los.
5. Separe os arquivos particulares dos arquivos da sua função em diretórios diferentes.
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5S no Computador As 10 Regras de Ouro para fazer o seu
computador uma Fábrica Virtual de Excelência!
6. Defina um padrão de denominação para todos os arquivos e diretórios compartilhados.
7. Acostume-se em não guardar arquivos desnecessariamente; em não acumular e-mail em caixas de entrada; em esvaziar a lixeira; em não passar "correntes"; em não enviar cópias desnecessariamente e em não arquivar, em dois lugares, os anexos recebidos.
8. Dê um destino efetivo no primeiro contato com o e-mail. Lembre-se que este é o momento mais adequado para você tratá-lo. Faça uma crítica quando receber e-mails desnecessários e carregados de figuras em que nada acrescentam.
9. Estabeleça um período para fazer uma análise dos arquivos guardados buscando eliminar os desnecessários.
10. Evite deixar para o dia seguinte a resposta para os e-mail recebidos hoje.
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5S na Função As 10 Regras de Ouro para fazer do seu
Escritório uma Fábrica de Informações!1. Identifique para que (objetivo) e para quem (processo
seguinte) você realiza cada uma de suas atividades de rotina, iniciando por aquelas que mais consomem o seu tempo.
2. Verifique com o processo seguinte quais as necessidades dele (como ele precisaria ser atendido) e de que forma você está atendendo atualmente, levando em consideração os seguintes aspectos: qualidade, meio de informação e prazo.
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5S na Função As 10 Regras de Ouro para fazer do seu
Escritório uma Fábrica de Informações!3. Planeje uma forma de atendê-lo atuando nas causas que
atualmente dificultam o atendimento. Exemplo: Falta de recursos – Providencie os recursos adequados. Se
necessário, discuta com o seu líder; Falta de conhecimento ou habilidade – Planeje uma forma de
corrigir esta deficiência com auto-aprendizagem, com outros colegas e, se necessário, participando de um curso específico;
Deficiência de outras áreas ou pessoas – Comporte-se como um cliente interno, apresentando às outras áreas e/ou pessoas as suas necessidades (qualidade, meio de informação e prazo).
Falta de tempo – Desconfie do tempo que você perde por não praticar o 5S ou por ser afetado por pessoas que não o pratica. Lembre-se que o somatório de pequenas perdas poder representar uma grande perda no final do dia, da semana e do mês. Esteja seguro de que você está realmente sobrecarregado antes de argumentar para o seu líder.
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5S na Função As 10 Regras de Ouro para fazer do seu
Escritório uma Fábrica de Informações!4. Procure simplificar ao máximo o seu dia-a-dia, evitando acumular
pendências e sendo eficaz na comunicação, utilizando o meio mais apropriado (contato pessoal, contato telefônico, documento físico e documento virtual).
5. Seja eficaz nas reuniões. Seja seletivo, verificando a necessidade real da reunião, da sua participação, da duração e das informações necessárias. Resista a comparecer a reuniões marcadas em cima da hora. Seja pontual e cobre pontualidade no início e no final. Critique a cultura de se marcar um horário para se começar em outro e de se estender a reunião além do horário previsto.
6. Seja cordial, mas objetivo, nas consultas e nos contatos. Não permita que as pessoas roubem, com muita facilidade, um de seus recursos mais preciosos: o tempo.
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5S na Função As 10 Regras de Ouro para fazer do seu
Escritório uma Fábrica de Informações!7. A sua mente obedece ao seu hábito. Acostume-se a
dimensionar o seu tempo para 80% do horário de trabalho. Estabeleça compromissos em horários de saída do trabalho (curso, esporte, encontros sociais, etc.).
8. Dedique parte de seu tempo para atividades estratégicas e de melhorias.
9. Dedique parte de seu tempo para atividades de descontração (cafezinho, almoço, confraternização no trabalho, etc.).
10. Evite levar trabalho para casa.
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Metodologia de ImplantaçãoSensibilização da alta e da média gerências
Auditoria
Plano de Ação
Ações de Melhorias
Consolidação dos 3 primeiros “S”?
Estruturação do Comitê Treinamentos com ênfase nos 3 primeiros “S”
3S
Lançamento do 5S e ações sistemáticas de descarte, ordem e limpeza
Discussão de Metas
Ações sistemáticas de saúde, padronização e autodisciplina
5S
Treinamentos com ênfase no 2 últimos “S”
Certificação
Consolidação do 5S?
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Benefícios do 5S Descarte de documentos e recursos obsoletos, alguns podendo ser
aproveitados em outros locais Disponibilização dos excessos e manutenção de quantidade estritamente
necessária Utilização adequada dos recursos e materiais de consumo, combatendo o
desperdício Compartilhamento de recursos utilizados com pouca freqüência Conservação das instalações e dos recursos produtivos e de apoio Acesso à recursos e aos documentos com rapidez e conforto Layout adequado Manutenção sobre a mesa de documentos que serão processados no
próprio dia Ordem de locais fechados (gavetas, armários, arquivos, etc.) Ordem dos recursos no ambiente promovendo bem-estar e uma imagem
positiva.
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Manutenção da limpeza no posto de trabalho através da cultura de não sujar e de atacar as fontes de sujeira.
Manutenção da ordem e da limpeza em ambientes de uso coletivo (banheiro, copa, copiadora, corredores, salas de reunião, etc.).
Descarte adequado do papel e do lixo. Definição de regras de convivência Ambientes ergonômicos e exercícios de relaxamento físico e/ou mental Padronização de identificações e móveis Tratamento adequado de arquivos e comunicações por meio virtual Otimização do tempo pela pontualidade em reuniões e cumprimento de
prazos Respeito mútuo, independente do nível hierárquico Cumprimento voluntário ao que for acordado, incluindo às regras de
convivência Menor informalidade e burocracia Menor sobrecarga de e-mails Redução do “stress”
Benefícios do 5S
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5S - Fatores de Fracasso
• Falta de entendimento dos conceitos, principalmente pelas lideranças
• Falta de um plano estratégico• Acreditar que o “dia da grande limpeza”
consolida o 5S• Ter pressa na execução • Fazer o 5S para os outros (clientes e
auditores)
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5S - Fatores de Sucesso
• Liderança do Número 1
• O homem como o fim. O ambiente como o meio.
• 5S como um processo estratégico
• Participação de toda a Organização
• Promoção contínua
• Escolha da estratégia correta (usar lideranças para a condução no dia-a-dia)
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O Papel das Lideranças
• Realizar visitas periódicas às instalações com o foco para o 5S
• Inserir o 5S como pauta de reuniões periódicas • Fazer avaliação nos pontos críticos (realização de
treinamentos, realização do lançamento de 5S, análise das avaliações)
• Introduzir o padrão de 5S na análise de resultados das instalações sob responsabilidade de cada um dos profissionais de nível imediatamente inferior
• Participar ativamente de eventos relacionados ao 5S• Dar o exemplo
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CONCLUSÃO
5S é um processo educacional 5S é um processo participativo (não é
voluntário) 5S é um termômetro do gerenciamento 5S é o melhor vendedor 5S é a Base para a excelência de gestão.