TDC Scale

Administrator-vejledning

Oktober 2011

2

Indholdsfortegnelse

1 Om Denne vejleDning .............................................................................4

2 Overblik Over funkTiOner i SCAle ...................................................4 2.1 Oversigt over begreber i Scale .............................................. 4 2.2 Anbefalet Internet browser ................................................... 6 2.3 Login i Selvbetjening Erhverv ................................................ 8 2.4 Administrator log-in i Scale System Web ........................... 8 2.5 Generelle søgemuligheder ..................................................... 8 2.5.1 Standardsøgningen ................................................................. 9 2.5.2 Søgekriterier generelt ...........................................................10 2.6 Import/eksport multi batch jobs ........................................ 11 2.6.1 Import/eksport anbefalinger .............................................. 11 2.6.2 Import/eksport – hent ledige telefonnumre ud .............. 12 2.6.3 Søgningiforbindelsemedeksportafprofiler................. 13 2.7 Indsende batch jobs til kø..................................................... 13

3 OpSæTning før brugerOpreTTelSe .............................................. 16 3.1 Licensoversigt og bestilling af ekstra brugere/tjenester................................................................... 16 3.1.1 Etablering før skiftedag ........................................................ 16 3.1.2 Tjenester ..................................................................................18 3.1.3 Bestilling................................................................................... 19 3.2 Afdelinger ................................................................................22 3.3 Lokalnummerlængde ............................................................25 3.4 Ferieplan og tidsplan (åbningstid) .....................................26 3.4.1 Ferieplan ...................................................................................27 3.4.2 Tidsplan (åbningstid) ............................................................28 3.5 Søgegrupper og svargrupper ..............................................29 3.5.1 Opret søgegruppe ..................................................................30 3.5.2 Opret udvidet søgegruppe ..................................................32 3.5.3 Multi-oprette søgegrupper ..................................................35 3.6 Velkomsthilsen .......................................................................36 3.7 Indspilningaflydfiler .............................................................37 3.8 Upload besked til velkomsthilsen ...................................... 41 3.9 Brugerstyringsportal, opsætning af de enkelte brugere via Scale Administrator ..........................47 3.10 Gruppesvar ..............................................................................50 3.11 Konference ............................................................................... 51 3.11.1 Opsætning af konferencetelefonen ..................................52 3.11.2 Opsætning af konferencekald .............................................55 3.12 Opsætning af Menuvalg .......................................................59 3.13 Opsætning af søgegrupper og Callcenter (udvidet søgegruppe) ............................................................64

3

3.14 Musik – på – hold .....................................................................66 3.15 Tildeling af Notering til brugerne .......................................68 3.16 Opkaldsklient ..........................................................................70 3.16.1 Opkaldsklient uden kontakter til brugerne ......................70 3.16.2 Opkaldsklient med kontakter til brugerne .......................72 3.17 PC Omstilling til brugerne ....................................................75 3.18 Opsætning af downloadede klienter ................................77

4 brugerADminiSTrATiOn...................................................................... 77 4.1 Oprettelse – enkeltvis ...........................................................78 4.1.1 Adgangskode ..........................................................................80 4.1.2 Eget nummer / telefonnummer / mobilnummer / lokalnummer / A-nummer ....................................................80 4.1.2.1 Uden Scale Mobil ....................................................................82 4.1.2.2 Med Scale Mobil ......................................................................83 4.1.2.3 Valgfrit A-nummer .................................................................85 4.1.2.4 Politikker for opkaldsprocesser ..........................................86 4.1.3 Øvrig telefoni – Alarm112-kommune, displaynavn, afdeling ............................................................86 4.1.4 Terminaler ................................................................................87 4.1.4.1 Generelt om funktionstaster...............................................88 4.1.4.2 Oprettelse af Optagetlamper på funktionstaster .........89 4.1.5 Definerefunktionskoder(stjernekoder) ..........................91 4.1.6 Øvrige oplysninger ................................................................92 4.1.7 Oprettelse, kvittering og tilslutning ..................................93 4.2 Rettelse - enkeltvis ................................................................93 4.3 MasseoprettelsevedhjælpafimportafCSV-fil .............97 4.3.1 Trin 1 - Download af skabelon .............................................97 4.3.2 Trin 2 – Tilpas skabelonen med brugerdata (typisk vha Excel) ..................................................................101 4.3.3 Tip til inddata til felterne i regnearket .............................102 4.3.3.1 Inddata til regnearket for Søgegrupper kolonnen .......102 4.3.3.2 Inddata til regnearket for Licenser kolonnen ............... 104 4.3.3.3 Inddata til regnearket for Udv. Søgegrupper kolonnen .................................................................................105 4.3.3.4 Inddata til regnearket for Gruppesvar kolonnen ..........106 4.3.4 Trin3–ImporterdengemteCSV-fil .................................106 4.3.5 Trin 4 – Tjek at data bliver fortolket korrekt og er uden fejl .............................................................................107 4.3.6 Trin 5 – Vælg en fælles adgangskode for de importeredeprofiler ........................................................... 108 4.3.7 Trin 6 – Tjek kvittering for fejl ........................................... 109 4.4 Rettelse–batchjobsmedCSV-filer .................................110 4.5 Opsætning af BeskedSvar ..................................................117 4.5.1 Indstilling af BeskedSvar ....................................................119 4.6 Scale Mobil .............................................................................122 4.6.1 Skift mellem telefoner under samtale (seamless handover) ...........................................................123 4.6.2 Samtidig ringning (parallel ringning) ..............................124

5 TiDSplAner fOr brugere, Søgegruppe Og CAllCenTer (uDviDeT Søgegruppe) ....................................................................... 125

6 øvrig OpSæTning ................................................................................ 129

4

1 Om denne vejledningDenne vejledning er skrevet specielt til personer, der administrerer og opsætter TDC Scale. Scale er et hosted PABC-system, som er baseret på Voice over IP.

2 Overblik over funktioner i ScaleI dette kapitel bliver der givet en oversigt over følgende elementer i Scale:

– Begreber – Søgemuligheder – Søgninger ved Import/eksport – Import/eksport og andre batch-operationer indsendes som jobs til en kø

2.1 OverSigT Over begreber i SCAleDer er en lang række begreber i Scale. Denne sektion gennemgår nogle af de mest overord-nede begreber:

Selvbetjening erhverv:TDC’s selvbetjeningsportal til produktet Scale. Selvbetjening Erhverv indeholder en række avanceredefunktionertilmasseoprettelseogmasserettelseafprofilerogtelefonappara-ter,defineringaftelefonskabelonerogandrefunktioner,somtilladerenletopdateringafScale.Eksempelvistilladerfunktionerneunder”Profilopsætning”atmankanvedligeholdebådeprofilogtelefonapparatetetogsammested.Derfindesogsåenrækkekvikguider,som trinvis tillader en overskuelig anvendelse af funktioner i Scale.

Samtidig kan man på Selvbetjening Erhverv købe eller opsige licenser, og man kan down-loade forskellige software-klienter.

5

Funktionerne i Selvbetjening Erhverv er generelt udviklet som forbedringer til Scale System Web.

Scale System Web:Denneselvbetjening-”søsterportal”tilladerselvbetjeningafdefunktioner,somikkefindesi Selvbetjening Erhverv. Eksempelvis kan man opsætte viderestilling mellem forskellige telefonapparater eller redigere indstillinger for søgegrupper.

Profil/telefonprofil:NårenpersonønskeratbrugeScaleskalderaltidoprettesenprofil,somindeholderenrække oplysninger og indstillinger, som gør det muligt at bruge telefonien. Der er normalt kunenprofilpr.person,damankanhavefleretelefonapparaterpåsammeprofil(undta-gelsen er for brugere, der bruger en gammeldags PABC/PBX, der er integreret med Scale, samtidigmedmobiltelefoner:herkræverdetaftekniskeårsagertoprofiler).

NårenbrugerharfåetsinprofilkanvedkommendeloggeindiScaleSystemWebogvedli-geholdesinprofilogsætteandrefunktioneropsomf.eks.viderestilling.Ennormalbrugerbruger normalt scalelogin.tdc.dk til at nå ind til Scale System Web.

Administrator:Envirksomhedsadministratorkanvedligeholdeallevirksomhedensprofilersamtandreadministrative forhold som eksempelvis søgegrupper, udvidede søgegrupper, tasteskabe-loner, bestille licenser, osv. Administrator kan også tilkøbe eller opsige licenser.

Samtidig kan en administrator automatisk logge ind i Scale System Web, når der ikke er knyttetenprofiltiladministratoren.

En administrator logger ind i Selvbetjening Erhverv med en Selvbetjening Erhverv bruger.

Selvbetjening erhverv bruger:For at logge ind i Selvbetjening Erhverv skal personen være oprettet som bruger på Selv-betjening Erhverv. En bruger kan udstyres med en Scale User eller Scale Admin rolle. Har manrollenScaleAdminkanmanvedligeholdeandresprofilerosv.,hvorimodenScaleUsertypiskkunkanvedligeholdesinegenprofilogsittelefonapparat.IpraksiskanenSelvbe-tjeningErhvervbrugerfåtilknyttetetvilkårligtantalprofiler,mennårenprofilertilknytteten Selvbetjening Erhverv bruger kan den ikke tilknyttes til andre Selvbetjening Erhverv brugere.

Gruppe/gruppenavnPåvisseskærmesomeksempelvis”Retprofil”visesengruppevælger,hvorenværdisomf.eks. ”VK123456” vises. En gruppe er typisk blot virksomheden. I visse tilfælde kan en Sca-

6

le-løsning indeholde adskillige VK-numre at vælge mellem, og i det tilfælde skal man vælge dengruppemanønskeratarbejdemed.Alleprofilerhængerunderenbestemtgruppeogkan ikke ses, hvis en anden gruppe er valgt.

Forskelle på klienterPC Opkaldsklient: En menubjælke, der kan lægges ind i Outlook eller Internet Explorer

Receptionst: Et program, som installeres på PC. Giver funktioner i stil med et almindeligt omstillingsbord, som mange receptionister kender.

Call Center Agent: PC program til call center medarbejderen – for lettere behandling af kald. Til brug i Service Desk.

Call Center Supervisor: PC program til call center supervisoren – med oversigt over call center agenter mv.

2.2 AnbefAleT inTerneT brOWSerDen anbefalede browser til Selvbetjening Erhverv er Internet Explorer 8.

Der er dog en række væsentlige indstillinger i Internet Explorer 8, som kan påvirke funk-tionaliteten. Internet Explorer 8 bør ikke køre i den såkaldte ”kompatibilitetstilstand”, der forsøgeratværebagudrettetkompatibel–nårderikkeernogetfluebenudforindstillingenskulle IE8 være korrekt indstillet:

7

Billedet nedenfor repræsenterer en forkert indstilling af Internet Explorer 8 og kan ikke forventes at være stabil:

8

2.3 lOgin i SelvbeTjening erhvervFor at logge på Selvbetjening Erhverv indtaster man brugernavn og adgangskode i felterne (1).

1

2.4 ADminiSTrATOr lOg-in i SCAle SySTem WebNår der er brug for at logge på Scale System Web gøres som følger:

Vælg menupunktet ”Scale System Web” (1) og dernæst den ønskede gruppe (2) og tryk derefter ”Åbn Scale System Web” knappen (3):

1

2

3

2.5 generelle SøgemuligheDerMed øget størrelse af virksomheden bliver det hurtigt svært at overskue de mange telefon-profiler.DerforerderpåScaleenrækkeavanceredesøgemulighederdesteder,hvordeterrelevant. Her følger en generel beskrivelse af søgemulighederne.

9

GårmanindpåeksempelvisTelefonopsætning->Profilopsætning->Retprofilbemærkerman en søgemulighed i toppen:

1 2 3

2.5.1 STAnDArDSøgningenSom standard foretages der en ”blank søgning” når man går ind på denne og lignende sider. Standardsøgningenfinderiudgangspunktetalleprofilerfrem.

Vælger man som her ”Efternavn” (1), lader feltet (2) stå tomt og trykker ”Søg” (3), svarer dettilenblanksøgningefteralleprofiler.

Resultatet er i dette tilfælde:

5

4

Somstandardvisesder100profilerilisten.AntalletkanjusteresiAntalPoster(4)ogdetvilblivehusketiandrelignendeprofillister.

Søjlerne kan sorteres ved at klikke på dem (5).

Dennesøgegrænsefladegårigenflerestederogkanogsåbrugespåenkelt-opret/retprofil,hvor de tilgås ved at klikke på knappen ved siden af telefonnummerfeltet eller feltet til Optagetlamper.

10

2.5.2 SøgekriTerier generelTLangelisterafprofilerkanværeuhåndterbareoggivelangesvartider.

– Vi anbefaler derfor, at man tildeler alle profiler i virksomheden til en afdeling

Dette sikrer en klar systemsammenhæng og gør søgemuligheden ”Afdeling” (6) meget nem at anvende. I dette eksempel får man en overskuelig liste at vælge fra. Knappen ”Tilføj” (7) givermulighedforattilføjefleresøgekriterier,somyderligereindsnævrerantalletaffrem-søgteprofiler.Tastherieksemplet”Søg”(9a)foratsøgeallefremidenvalgtafdeling.

6 7 9a

Nårmantilføjerfleresøgekriterierbliverlistenendnumereoverskuelig.Ønskermanatfjerne søgekriterier kan man klikke ”Fjern” (8). Tast her i eksemplet ”Søg” (9b), for at søge afdelingenfrem,menkunmedprofiler,hvorefternavnetstartermedJ.

8 9b

Hereftervælgermanprofilensomvanligt.

11

2.6 ImPort/eksPort multI batch jobs

2.6.1 ImPort/eksPort anbeFalInGerMulighederneforatforetagebatch-kørslervedhjælpafCSV-filer(somtypiskåbneriExcel-regnearket) har efterhånden en række avancerede funktioner, bl.a. muligheder for at tildele licenser. Endelig er der nogle få, gode råd, som kan spare en for mange problemer.

Detaljernekansesi4.3MasseoprettelsevedhjælpafimportafCSV-fil.

Den generelle fremgangsmåde vil her blive illustret, hvis vi antager, at vi vil rette profiler (9):

9

Her har vi en vigtig anbefaling:

– hent altid regnearket ud (10) og brug ikke en gemt version fra harddisken!

10

12

Undlader man at hente regnearket ud hver gang, står man potentielt med gamle data i regnearket. Dermed bliver alle ændringer siden sidste opdatering potentielt overskrevet afgamledatafradengemteCSV-fil.Hentermanistedetprofilerneudhvergangfrany,stårman med et friskt datamateriale, der direkte afspejler systemets nuværende indstillinger.

Bemærk yderligere noget ekstremt vigtigt:

– Sommetider bliver der automatisk sat licensmæssige sammenhænge op under oprettel-segennemCSV-filen.Foratsedisseogundgåutilsigtetoverskrivelseskalman,nårmanrettervha.CSV-filer,henteregnearketudvha.”Henteksisterendeprofiler”!

Kort sagt kan der ske opdateringer i indstillingerne, som man ikke umiddelbart tænker over, så det sikreste er altid at hente en frisk kopi af indstillingerne ud. Se afsnit 4.3 Masseopret-telsevedhjælpafimportafCSV-fil .

2.6.2 ImPort/eksPort – hent ledIGe teleFonnumre udDer er kommet yderligere mulighed for at hente ledige telefonnumre ud i forbindelse med eksport:

13

Indholdet i det resulterende regneark (9) kan bruges som input til telefonnummersøjlen i CSV-filen.

9

2.6.3 Søgning i fOrbinDelSe meD ekSpOrT Af prOfilerModsatføritiden,hvormanalenevha.etlinkdownloadedeenCSV-fil(tilExcel),erdernuenekstramulighedforatudvælgesineprofilerførst-søgegrænsefladenerdensammesom illustreret ovenfor. Dermed får man en overskuelig liste inden man eksporterer den vedatklikkepå”Eksporterprofil”(10).

10

2.7 inDSenDe bATCh jObS Til køDer er en række funktioner, som i dag bliver indsendt som batch jobs. Dette sker typisk via CSV-filertilimport/eksport,menogsåandremulti-operationerendernuienenasynkronkø, således at man kan arbejde videre efter indsendt job i stedet for at browseren ”hænger” mens den afvikler alle arbejdsopgaverne. Følgende funktioner bruger kø-systemet:

14

– Import/eksportmulti-opretteprofiler – Import/eksportmulti-retprofiler – Sletteprofiler – Tildel licenser

Altså bliver jobbet indsendt, Selvbetjening Erhverv kvitterer øjeblikkeligt, og man kan herefter følge fremdriften på jobbet ovre i Ændringsloggen (under Oversigter). I dette eksempelforetagerviensletningafflereprofiler.

Fremsøgningskersomvanligt.Derermulighedforatmarkereenkelteprofiler,ogderermulighedforatmarkerealleprofilerpåensidevedatvælgedenøverstecheckbox(11).Erderfleresiderhuskersystemetvalgetimellemdeforskelligesider.

11

Når man har bekræftet rettelserne bliver man præsenteret for følgende kvittering:

12

13

15

Bemærk at kvitteringen kommer øjeblikkeligt. Hvis man vil følge med i fremdrift skal man gå til Ændringsloggen (12), hvor man kan se detaljer for det indsendte job (13).

Når et job indsendes til en kø, betyder det at brugeren ”slipper” opgaven ved indsendelse og kan arbejde videre med andre opdateringer, f.eks. kan der oprettes søgegrupper og ret-tesiprofiler,derikkeerpåvirketafopdateringen.

– udvis forsigtighed med at indsende flere regneark efter hinanden, da validering af efterfølgende csV-filer ikke kan tage hensyn til det første job.

Berørteprofilererlåstforopdateringgennemenkelt-opret/retprofilindtiljobbeterkørttilende. Holder man sig til en afdeling af gangen, opstår der færre samtidighedsproblemer.

Ændringsloggen giver nu mulighed for at vise detaljer (14) for det netop indsendte job (der her er udført inden vi nåede derover):

14

16

Detaljevisningen giver de informationer, der før blev givet direkte på kvitteringssiden, og dererogsåmulighedforathenteeventuellefejledeprofilerudietnytregneark/CSV-fil(sedetaljer i kapitel 4.2):

3 Opsætning før brugeroprettelseFørdubegynderatopretteprofiler(brugere)påScale,såbørduoverveje/oprettefølgende:

– Afdelinger – Lokalnummerlængde – Eventuelle tjenester

Afdelinger og lokalnummerlængde beskrives her i de følgende afsnit. Se afsnit 5 for vejled-ning til opsætning af tjenester.

3.1 lIcensoVersIGt oG bestIllInG aF ekstra bruGere/tjenesterScale har fået sit navn for sin mulighed til at skalere op og ned løbende, så den tekniske løsningpassertiljeresbehov.IdeflestetilfældeerScaleistandtilattilpasseantalletaflicenseriløbetaffåminutter–uansetomIharbrugforflereellerfærre.Somadministratorkan du beordre sådan en tilpasning. Det uddyber vi nærmere i de følgende afsnit. Lad os starte med den situation, som du typisk står i første gang du læser denne vejledning, når I lige har fået Scale og skal til at installere løsningen.

3.1.1 eTAblering før SkifTeDAgNår en Scale løsning skal installeres, så har skiftedagen stor betydning. Skiftedagen er den dag, hvor de 8-cifrede telefonnumre bliver konverteret til at pege på Scale i stedet for en evt. tidligere løsning. I en travl virksomhed er det vigtigt, at telefonerne bliver afbrudt så

17

kort tid som muligt under denne konvertering. Derfor har TDC udviklet en særlig instal-lationsprocedure, som tillader det tekniske installationsarbejde at begynde inden numrene porteres til Scale.

Al opsætning som ikke omhandler selve de 8-cifrede telefonnumrene kan opsættes og afprøves inden skiftedagen, så snart der er oprettet en administrator til Selvbetjening Erhverv. Det tager typisk nogle få dage at få oprettet administratoren og herefter sender TDC besked med kode til jeres direktion. Vi kalder dette opsætningsarbejde inden skiftedag for etablering af løsningen.

Under etableringen er det muligt at ringe lokalt for at teste lokalnumre og tjenester. Det er også muligt at ringe ud til f.eks. en mobiltelefon. Det er endda muligt at ringe ind til løsnin-gen vha. et midlertidigt lånt telefonnummer, som stilles gratis til rådighed af TDC.

For normale 8-cifrede telefonnumre: På skiftedagen vil de 8-cifrede telefonnumre blive tilgængelige i Selvbetjening Erhverv og Scale System Web. Her vil vi anbefale at du foreta-ger brugerrettelserne vha. import (som beskrevet i afsnit 4.3). For at rette tjenester såsom søgegrupper, menuvalg o.l. skal du benytte Scale System Web – se de relevante afsnit i denne vejledning.

mobiltelefonnumre for scale mobil er specielle og bliver overført – omend med visse begrænsninger–førskiftedagogkanallerededertildelestilprofiler.Førstpåskiftedagenbliver de dog gjort aktive, så der kan modtages indkommende kald på dem (forudsat vi taler om en eksisterende mobiltelefon, der allerede kan ringes til og fra, og så længe den eksisterende mobiltelefon ikke er hos et andet teleselskab)

bemærk: En vigtig begrænsning under etablering er licensoversigt og bestillingssiderne i Selvbetjening Erhverv. Disse funktioner kan desværre ikke anvendes, da vores ordre-system i TDC ikke betragter Scale løsningen som leveret før skiftedagen og derfor ikke kanmodtagetillægsordrer.Skulledufåbrugforflerelicenserenddetaftalte,såkanduhenvende dig til jeres kontaktperson i TDC. Du vil dog på licensoversigten kunne se, hvor mange licenser der er til rådighed, så du kan sikre dig, at der er nok til installationen.

18

3.1.2 TjeneSTerTil Scale kan der tilkøbes yderligere tjenester i tillæg til grundpakken. På licensoversigten fremgår hvilke i har tilkøbt og det er muligt at bestille yderligere tjenester på Selvbetjening Erhverv.

For at bruge de købte tjenester skal de først oprettes via Selvbetjening Erhverv. Dette gøres fra tjenestestyringsmenuen. Her et eksempel med oprettelse af søgegrupper:

19

3.1.3 beSTillingManskalhaveenbrugerprofiltilhverbruger,uansetombrugerenhar:

– Mobiltelefon – IP-telefon (inkl. ATA-boks) – En kombination af ip-telefon og mobiltelefon

Bemærk: der følger automatisk det nødvendige antal brugerlicenser med, hvis virksomhe-denharkøbtScalePBXIntegration,ogdisseprofilerbliverinitieltoprettetmedetminimumaf information.

Alle tilkøb af licenser er tilgængelige, når systemet kvitterer for modtagelse af ordren, og de kan tages i brug med det samme. I enkelte tilfælde, kan der være andre ordrer i syste-met, som blokerer for licensbestilling. I det tilfælde bør man kontakte TDC kundeservice.

Hvis der ikke er ledige brugerlicenser til en medarbejder, kan der købes ekstra brugerlicen-ser på Selvbetjening Erhverv ved at trykke ”Bestilling” (1) og dernæst ”Køb licenser” (2).

1

2

20

Det ønskede antal licenser kan herefter bestilles ved at indtaste det ønskede antal ekstra licenser man ønsker (3) – her ville tallet i indtastningsfeltet bliver lagt til de 178 eksiste-rende brugerlicenser. Enkelte licenser kan afkrydses i en checkbox (4), det gælder f.eks. de såkaldte Specielle funktionslicenser. Bemærk teksten lige under de ekstra brugerlicenser (5) og hvordan det påvirker de Specielle funktionslicenser – man kan sige at specielle funk-tionslicenser, når de er købt, vil variere i forhold til antallet af brugere på systemet.

5

3

4

21

De individuelle funktionslicenser følger den enkelte medarbejder og skal tildeles til dennes profilforatkommeianvendelse.Defællesfunktionslicenser(7)dækkeroverfunktioner,derertilstedeisystemetogsomkananvendesafflerebrugere,eksempelviskanenudvi-detsøgegruppepåsystemetindeholderfleremedarbejderesprofiler.Trykderefter”Bestil”(8) for at komme videre.

6

7

8

På licensoversigten kan du efterfølgende se resultatet af bestillingen – nemlig at I har fåetflerelicenser.Idettetilfældeblevderbestilt2ekstrabrugerlicenserogderernu180ledige.

22

9

3.2 AfDelingerStoreinstallationerskalaftekniskeårsagergivealleprofilerenafdeling.

Hverafdelingmåmaksimalthave999profiler.Erenafdelingorganisatoriskover1000profiler(brugere),skalderoprettesen”AfdelingA1”og”AfdelingA2”,derbeggeharunder1000profiler.

En afdeling er en gruppering af telefoner og tjenester i enheder, som enten har teknisk betydning for opdelingen af telefonien eller som bare giver mening for virksomhedens organisation,geografiskeforholdellerlignende.

Teknisk betydning vil afdelinger have, hvis I fx vil sætte et menuvalg op. Vælger I at sætte det op for en afdeling, så vil automatisk navneomstilling indskrænke søgningen til den valgte afdeling. Således bliver det nemmere at slå et navn op i en stor afdeling. Afdelinger kan også have betydning i forhold til opkaldsplaner, hvor man afdeling for afdeling kan angivecifferplaner.Idissetilfældeerdetvigtigt,atafdelingernedefineresiforholdtil,hvordan I ønsker jeres telefoni skal virke.

Selv ved mindre virksomheder er det fordelagtigt at benytte afdelinger. Ved søgninger over1000profilervilsystemetkommemedenadvarsel,derbederomatsøgekriteriernebegrænses,såderbliverfremsøgtfærreend1000profiler.

Den nemmeste måde at foretage en sådan søgning er ved at bruge afdelinger.

ForeksempelkanImedfordeldefinereafdelingerneiforholdtiljeresorganisation(admini-strativ betydning). Afdelingerne vil nemlig fremgå af den fælles telefonbog. Dermed kan dethjælpemedatidentificerefolkisøgningeneftertelefonnummer.

Gruppering af telefonerne i afdelinger hjælper dig med at håndtere den tekniske opsæt-ning, fordi det bliver muligt at indskrænke søgninger i blandt mange brugere. Det er en god ide at oprette alle afdelinger på forhånd, så du hurtigt kan oprette telefoner og tildele dem afdelinger i en arbejdsgang efterfølgende.

23

For at oprette afdelinger skal du først logge ind i Selvbetjening Erhverv. Gå ind i Selvbetje-ning Erhverv, http://kundeservice.tdc.dk/erhverv/login/ med din administratoradgang, og vælg derefter ”Scale System Web” (1):

1

NuerduloggetindiScaleSystemWeb.Foratopretteafdelingervælgerdu”Profil”(2)og”Afdelinger” i hovedvinduet. Tryk dernæst ”Tilføj” (3):

2

3

24

Indtast navnet på afdelingen i ”Afdelingsnavn” (4), og du får mulighed for at tilføje en ny afdeling på følgende skærmbillede:

4

56

Tast det ønskede afdelingsnavn (4), og vælg evt. overordnet afdeling, hvis afdelingerne skal oprettes i et hierarki (5). Tryk OK for at oprette afdelingen.

Kontroller nu for en sikkerheds skyld at afdelingen er sat korrekt op til at foretage udgå-ende kald. Vælg virksomhedens ”Opkaldsplan” (7) og vælg ”Udgående opkaldsplan” (8).

7

8

25

De vigtige kolonner er her ”Virksomhed” (9) og Lokal (10), som skal være afkrydset for at tillade udgående kald. Hvis man ikke ønsker, at en afdeling ringer ud, skal afkrydsningen i feltet naturligvis være fjernet.

9

10

Efter oprettelse af afdelingerne, kan du komme tilbage til Selvbetjening Erhverv vha. linket i øverste højre hjørne (7). Herefter er du klar til at gå til næste kapitel med lokalnummer-længde.

11

3.3 lOkAlnummerlængDeDet er vigtigt at overveje lokalnummerlængden på forhånd, inden telefonerne oprettes. Længden kommer typisk an på hvor mange lokalnumre, I regner med at få brug for.

– det anbefales at nummerlængden er minimum 3 cifre

I Scale løsningen er en lokalnummerlængde på 2 for kort, hvis man ønsker at bruge mobilte-lefoner sammen med Scale. Lokalnumre på 3 cifre kan give begrænsninger, da eksempelvis 112 og 118 ikke er lovlig.

Lokalnummerlængden sættes i Scale System Web. Klik ”Funktioner” (1), dernæst ” Opkald til lokalnummer” i hovedvinduet.

26

12

3.4 ferieplAn Og TiDSplAn (åbningSTiD)Man kan med fordel oprette ferieplaner og tidsplaner på forhånd. Oprettede ferie- og tids-planer kan vælges i forbindelse med opsætning af Menuvalg.

Ferieplan: Under planlagt ferie afspiller tjenester – der normalt afspiller daglige indtast-ningsmenuer med hilsener, f.eks. til en automatisk omstilling – indtastningsmenuen med hilsenen uden for åbningstid.

tidsplan (åbningstid): man kanf.eks.brugetidsplanernetilatkonfigurereåbningstidenfor tjenesten Menuvalg. Tidsplaner kan også anvendes til tjenester som Besked om opkald, Prioriteret meddelelse og Accept/Afvisning/Viderestilling af udvalgte opkald. Tidsplaner kan endvidere bruges i forbindelse med natsvar for søgegrupper og udvidede søgegrupper

Gå til Scale System Web.

27

3.4.1 ferieplAnVælg”Profil”(1)ogdernæst”Ferieplan”(2):

1

2

I dette eksempel vælger vi at redigere en eksisterende ferieplan. Tryk på ”Helligdage 2010” (3a) (alternativt kan man trykke på ”Tilføj” (3b) hvis man ønsker at oprette en blank ferie-plan):

3a

3b

Dernæst vises nedenstående billede, hvor feriedage kan fjernes eller tilføjes. Efter endt rettelse trykkes ”OK” (4)

28

4

3.4.2 TiDSplAn (åbningSTiD)Vælg”Profil”(1)ogdernæst”Tidsplan”(2):

1

2

29

I dette eksempel vælger vi at redigere en eksisterende tidsplan. Tryk på ”hverdagsplan” (3a) (alternativt kan man trykke på ”Tilføj” (3b) hvis man ønsker at oprette en blank ferie-plan):

3b

3a

Dernæst vises nedenstående billede, hvor tidsplanen kan redigeres. Efter endt rettelse trykkes ”OK” (4).

4

3.5 Søgegrupper Og SvArgrupperI dette afsnit beskrives hvordan søgegrupper og svargrupper oprettes. Det er praktisk atoprettedissetjenesterindenprofilerne,damansåvha.import(regnearket)kansættemedlemskab af de forskellige tjenester op i en enkelt arbejdsgang.

30

3.5.1 OpreT SøgegruppeEn søgegruppe behandler automatisk indkommende opkald på det telefonnummer, som gruppenskalsvare,vedatfordelekaldenetilendefineretgruppebrugere.Søgegruppereren del af grundpakken og derfor skal du ikke bestille licens.

Klik ”Søgegruppe” (1), og dernæst Opret (2).

1

2

Herefter udfylder man de obligatoriske felter, der er markeret med stjerner ”*”:

Søgegruppeid-præfixmåikkestartemedettelefonnummerafsystemtekniskeårsager.

Ensyntakshvormanstartermedetellerflerebogstaverogdereftertelefonnummeret,kanderimod problemløst anvendes.

31

1

32

3.5.2 OpreT uDviDeT SøgegruppeKlik ”Udv. Søgegruppe” (1), og dernæst Opret (2).

1

2

Her udfylder man blot de obligatoriske felter, der er markeret med stjerner ”* ” (bemærk dog at Gruppepolitikken ”normal” hedder ”lineær” i Scale System Web):

3

33

Udvsøgegruppeid-præfixmåikkestartemedettelefonnummerafsystemtekniskeårsa-ger

Ensyntakshvormanstartermedetellerflerebogstaverogdereftertelefonnummeret,kanderimod problemløst anvendes.

Ønsker man at udvælge et bestemt telefonnummer og har brug for at lave en avanceret søgning, klikker man på knappen ud for Telefonnummer (3) ovenfor, som åbner denne søgemulighed:

4

34

Når telefonnummeret er valgt trykker man ”Vælg Telefonnummer” (4) som herefter overfø-res til feltet.

35

3.5.3 mulTi-OpreTTe SøgegrupperMan kan multi-oprette både almindelige og udvidede søgegrupper.

– det anbefales at man altid hiver en frisk version af data ud i csV-filen i stedet for at bruge en gammel fil fra harddisken.

Klik på ”Hent eksisterende søgegrupper” (1):

1

Det resulterende regneark i dette eksempel kan være en hjælp til at regne inddata til regne-arket ud. Her vises nogle udvalgte data, som er svære at huske i situationen:

I ”A” kolonnen vælger man om det er en søgegruppe (”Alm”) eller en udvidet søgegruppe (”Udv”).

Gruppe-politik kan udfyldes med følgende værdier:

– Rundløb – Normal* – Samtidig – Ensartet

*) Bemærk at ”Normal” hedder ”Lineær” i Scale System Web

36

Nat-svar: vises her med sommertid. Det anbefales at tage værdien fra et udtræk eller eksempel-CSV-filen.

Agentertilføjesmedderestelefonnummer.Erderflerebrugeskolon”:”tilatseparereværdierne i feltet.

3.6 velkOmSThilSenDenne tjeneste kræver en licens, der koster en månedlig ydelse. Den bliver lavet som en søgegruppe,derindeholderenspecielvelkomst-profil.

Gå ned i Tjenestestyring -> Velkomsthilsen (1) og klik Opret (2):

1

2

37

Dernæst udfylder man med de obligatoriske værdier:

Man retter eventuelle velkomsthilsener i Scale System Web. Det er også her man kan uploadelydfilertilvelkomsthilsen.

3.7 inDSpilning Af lyDfilerMankanoptagelydfilermedprogrammer,derkanoptageiformatet”.wav”mednedenstå-endespecifikkeindstillinger:

– Formatet skal være en wav fil i ccItt u-law (my-lov) og opsætning er: 8.000 khz, 8 bit og mono

Mulighederne afhænger til dels af valget af operativsystem. Man kan i princippet bruge et hvilketsomhelstprogram,blotfilformateterunderstøttet,ogdetanbefalesatbrugeenfornuftig mikrofon.

IWindowsVistaogWindows7kanlydoptagerenikkeanvendestilindspilningafScalelydfi-ler, da en række features er fjernet fra lydoptageren og i øvrigt leverer forskelligt output alt efter versionen. Det anbefales at bruge tredjeparts software til formålet i stedet (Eksem-pelvis kan nævnes gratis-programmer som Goldwave og Audacity).

38

Audacity (http://audacity.sourceforge.net/) Når du har installeret Audacity, skal du følge denne fremgangsmåde for at optage din hilsen: Start Audacity.

Åbn Indstillinger under menuen Edit / Rediger

– Under Devices, Recording Panel /Optagelse Panel, Indstil enheden til din mikrofon, Indstil Kanaler til 1 (Mono)

– Under Quality/ Kvalitet, sæt Default Sample Rate /Standardmålehyppighed til 8000 Hz og Default Sample Format /Standard Sample Format til 16-bit

Optag din hilsen ved at trykke på optage-knappen

Stoppe optagelsen ved at trykke på knappen Stop.

Du kan trimme hver ende af optagelsen på dette tidspunkt.

– Du skal gemme hilsen i det korrekte format, CCITT u-law, 8000 Hz, 8 bit Mono Export optagelsen, fra File Menu / menuen Filer

Gemsomtype,Otheruncompressedfiles/Andreukomprimeredefiler

– Options Header / Overskrift: WAV (Microsoft), Encoding: U-Law

IndtastetfilnavnogSave/gemoptagelsen.

DukanderefteroverføredenneoptagelsetilScalesomenbrugerdefinerethilsen.

39

For Windows XP’s lydoptager er proceduren som følger:

1

Tryk på den røde knap for at starte optagelsen (1).

2

Trykpåstop(2)foratafslutteindspilningen.Gemherefterfilenidenudvidededialogmed”Save As…” (3):

3

40

Foratsikreatfilenblivergemtidetretteformatklikepå”Change…”knappen(4)ogindstilværdierne som vist her:

4

Dereftererfil-formatetkorrektindstillet(5)ogoptagelsenkangemmesunderdetønskedenavn:

5

41

3.8 uplOAD beSkeD Til velkOmSThilSenGå til Scale System Web. Klik på Tjeneste og dernæst Søgegruppe (1)

1

42

Herefter præsenteres listen af søgegrupper i virksomheden, og man udvælger her den søgegruppe (2), som blev oprettet i forbindelse med velkomsthilsen-billedet:

2

Vælg herefter ”Indkommende opkald” (3) og klik ”Brugerstyret tilbageringningsmeddelse” (4) og vælg derefter ”Tilføj” (5):

3

4

43

5

Indtastførsten”Beskrivelse”(6)VælgPersonligtilbageringsprofil(7)ogtrykBrowse(8):

6

7 8

44

Udvælgherefterfilen,derskaluploades:

45

Tryk herefter ”OK” (9):

9

46

Herefterervelkomsthilsnenoprettet,ognæsteskridteratklikkepå”Profil”(10):

10

Ogsåklikkerman”Profil”(11)igen:

11

47

Her kan man redigere eventuelle indstillinger, så de passer bedre. Længden på velkomsthil-senen kan tilpasses ved (12) og man kan ændre nummeret, der viderestilles til ved (13):

12

13

3.9 brugerSTyringSpOrTAl, OpSæTning Af De enkelTe brugere viA SCAle ADminiSTrATOrGiver brugere tilladelse til, at styre sin SIP-telefon fra en vilkårlig telefon via et tjeneste-nummer med bagvedliggende talemenuer. Brugeren guides gennem menuer, hvor han/hun bl.a. kan betjene viderestilling, tidsbestemt dirigering af kald, beskedsvar m.m. Brugersty-ringsportalen er en del af grundpakken og derfor skal du ikke bestille licens.

48

Du skal være inde på Scale System Web. Vælg ”Tjenester” (1) og klik på ”Brugerstyringspor-tal” (2):

1

2

Tildel evt. telefonnummer (1) for ekstern adgang, f.eks. mobiltelefoner. Ændr evt. lokal-nummer (2), der som standard er sat til 00 eller hvilken længde der nu er valgt som lokal-nummerlængde.

49

Hvis brugere skal kunne logge sig direkte på brugerstyringsportalen via f.eks. deres mobil-telefon,skaldusættefluebeni”TilladtelefonnumreellerBeskedSvar-aliaservedlogindsom supplement til lokalnumre” (3).

1

2

3

Indgårderprofiler,somkunharmobilterminaler,såbørbrugerstyringsportalenslokalnum-mer ændres til noget andet end 000, hvis brugerstyringsportalen skal kunne tilgås fra mobilterminalerne. Her anbefales det f.eks. at anvende 999 i stedet.

Der kan i øvrigt hentes yderligere hjælp om Brugerstyringsportalen. Se henvisningen under ”6 Øvrig opsætning”.

50

3.10 gruppeSvArGør det muligt for brugere i gruppen, at trække et kald, fra en anden brugers telefon.

Gruppesvar er en del af grundpakken og derfor skal du ikke bestille licens.

Du skal være inde på Scale System Web. Vælg ”Tjenester” (1) og klik på ”Gruppesvar” (2).

1

2

Klik ”Tilføj” (3):

3

51

Udfyld feltet ”Virksomhedsnavn” (4) med et sigende navn for gruppen og tryk på knappen ”Søg” (5). Tryk herefter på ”Tilføj” (6) for at brugere lagt ind i gruppen.

bemærkatenbrugerprofilkanoptrædeietogkunetgruppesvaradgangen.Skalenbrugerkunnetrækkeandretelefonerenddemvedkommendeerigruppesvarmed,skalprofilenflyttestildetandetgruppesvar.Normalterdetmestpraktisk,atderoprettesetfællesgruppesvarsomderelevanteprofilerkanlæggesi.

4

6

5

3.11 kOnferenCeTelefonkonference er en mødetelefontjeneste der gør det muligt for dig, at opsætte og anvende konference for interne og eksterne deltagere. Du køber det antal konferenceka-naler, som der er behov for. Holder salgschefen f.eks. salgsmøde en gang om ugen med 3 sælgere, skal man købe 4 konferencekanaler. Med andre ord: En kanal pr. deltager.

konference er en udvidet funktionslicens og den skal bestilles særskilt under bestilling – køb licenser.

Find på forhånd det telefonnummer, som du ønsker at anvende til konferencen.

Gå derefter til Scale System Web.

52

3.11.1 OpSæTning Af kOnferenCeTelefOnenVælg ”Tjenester” (1) og klik på ”Konferencer” (2).

1

2

53

Klik på ”Tilføj” (3):

3

Du skal som minimum udfylde felterne markeret med *. Det tidligere valgte telefonnum-merskaltilføjesunder(A).Huskatsøgeprofilernefrem.Tilføjdebrugere(4)somogsåskalvære mødeledere (5), og klik til sidst på ”OK” (6):

6

A

4 5

54

Gå dernæst ind på konferencen igen og ”Rediger” (7):

7

Klik ”Adresser” (8):

8

55

Vælg herefter et ”Telefonnummer” (9), som bliver det mødedeltagerne skal ringe til, og tryk ”OK” (10):

9

10

Hermed er konferencen initielt sat op.

3.11.2 OpSæTning Af kOnferenCekAlDGåderefterindpåprofilenforenafdevalgtemødeledereogopretdeenkeltekonference-kaldvedatklikke”Virksomhed”(1),”Profil”(2)og”Brugere”(3):

1

2

3

56

”Søg” (4) herefter brugerne frem, og vælg mødelederen (5), i dette eksempel vælger vi Gustav, der blev sat på konferencen som mødeleder før:

4

5

Vælg derefter ”Konferencer” (6) under indstillinger og dernæst ”Konferencer” (7).

7

6

57

Klik ”Tilføj” (8):

8

Indstil herefter konferencens felter som ønsket. Her er der lavet et morgenmøde hver dag kl. 9:00 – 9:15. Klik endelig ”OK” (9):

9

A

• bemærk angående ovenstående billede Hvis der er tale om en fast ”Gentagende konference”/”Uden reservation” (A), skal start/slutdato opdateres mindst hvert ½ år. Undlader man dette blokeres konferencen automa-tisk indtil start- og slutdato er opdateret.

58

I dette eksempel kan den aktuelle konference ses under fanen ”Fremtidig” (10) og vælg så ”Rediger” (11)

10

11

Her kan du nu indbyde andre til konference via e-mail (12) og læse hvilke numre, der skal rin-gesoppå(13).Idettetilfældeerderikkedefineretalternativetelefonnumreforkonferen-cen, så både leder og mødedeltager ringer til samme nummer. Endelig kan man se, hvilken adgangskode, der er til konferencen for hhv. leder (14) og mødedeltager (15).

13

15

14

12

59

3.12 OpSæTning Af menuvAlgMed denne funktion får du mulighed for at lave en automatisk betjening af dine kunder, hvordukanguidedemgennemenellerfleretalemenuer.Eteksempelpådettekunneværeat dine kunder selv kunne vælge mellem salgsafdelingen, ved at taste 1 eller værkstedet, ved at taste 2.

Menuvalg er en udvidet funktionslicens og den skal bestilles særskilt under Bestilling – Køb licenser.

Vælg i Selvbetjening Erhverv Scale tjenesten ”Tjenestestyring” (1) i menuen til venstre – derefter ”Menuvalg” (2) og ”Opret” (3).

3

1

2

60

Udfyld som minimum alle felter markeret med *. Ved tvivl om hvad og hvordan felterne udfyldes kan du klikke på felterne for yderligere hjælp. Bemærk at du ved ”Åbningstid” (A) og ”Ferieplan” (B) kan vælges allerede oprettede Tryk til sidst på ”Opret” (4).

A

b

4

61

Yderligere rettelser kan laves i Scale System Web. Klik ”Tjenester” (5) og derefter ”Menu-valg” (6):

5 6

Vælgherefter”Rediger”(7)fordenmenuvalgsprofil,somduønskeratarbejdemed.

7

HerarbejderduikontekstafProfilen.Klikigen”Profil”(8):

8

62

Lav eventuelle rettelser, og bemærk at du ved ”Åbningstid” (A) og ”Ferieplan” (B) kan vælge de tidsplaner og ferieplaner, du har oprettet på forhånd.

Tryk ”OK” (9a) for at gemme, eller klik ”Menuen åbningstid (Gemmer også aktuelle skærm-data)” (9b). Fremgangsmetoden er den samme for ”Menuen Uden for åbningstiden (Gem-mer også aktuelle skærmdata)” (9c).

9b

9a

A

b

9c

Marker først om du ønsker den ”Standardhilsen” (10) der ligger i Scale løsningen, eller om du ønsker en ”Personlig hilsen” (11), som du uploader til Scale ved klikke på ”Browse” (12) ogfindedenfilpådinPC,duønskeratbruge.Forhjælptil”Indspilningaflyd”seafsnittetherom.

En personlig hilsen kunne f.eks. lyde: ”Velkommen til Qwerty, tryk 1 for salgsafdelingen, tryk 2 for lager, tryk 3 for omstillingen”.

Nedenunder i ”Beskrivelse” (13) beskriver du hvad der skal ske når der trykkes 0, 1, 2 osv og under ”Handling” (14) vælger du i rullepanelet hvad der skal ske og under ”Telefonnummer” (15) skriver du det telefonnummer der evt. skal viderestilles til ved handlingen.

63

Tryk evt. på ”Hjælp” (16) for yderligere hjælp til opsætningen. Tryk på ”OK” (17).

16

12

17

13

10

11

14

15

64

3.13 OpSæTning Af Søgegrupper Og CAllCenTer (uDviDeT Søgegruppe)Søgegrupper og Callcenter (udvidet søgegruppe) kan oprettes på Selvbetjening Erhverv, men de skal redigeres i Scale System Web under ”Tjenester” (1). Man vælger enten ”Søge-gruppe” (17a) eller ”Callcenter” (”Udvidet søgegruppe”) (17b). Uanset ens valg er frem-gangsmetoden den samme, og i det følgende vises et eksempel med almindelige søgegrup-per (B).

16

17b

17a

Dernæst vælger man den søgegruppe, man ønsker at arbejde videre med.

18

65

Nårsøgegruppenervalg,vælgerman”Profil”(19):

19

Såvisessøgegruppensprofileogdenkanredigeres.Tryk”OK”(20)nåralleønskedeæn-dringer er udført.

66

20

3.14 muSik – på – hOlDDennefunktionafspillerenindlæstlydfil(typiskmusik)forden,derventerirøret.

Musik på hold er en udvidet funktionslicens og den skal bestilles særskilt under Bestilling – Køb licenser.

Opsætning sker i Scale System Web.

Vælg ”Tjenester” (1) og klik på ”Ventemusik”.

67

1

2

68

Klik på ”Rediger” (3):

3

Sætetfluebenidesituationer,hvorduønskermusik(4).Vælgmellem”Systemdefineretmusik”(5)eller”Brugerdefineretmusikfil”(6)(nb: Vælg ikke ”ekstern kilde”!) og upload musikfilvedatklikkepå”Gennemse”(7)ogfindedenmusikfilpådinPCduønskeratuploade.Klik herefter på ”OK” (8).

4

5

8

6 7

3.15 TilDeling Af nOTering Til brugerneTildeler de enkelte lokalnumre, muligheden for at lave notering (overvåge en optaget tele-fon i virksomheden og automatisk kalde op, når det optagne nummer bliver ledigt).

Notering er en udvidet funktionslicens og den skal bestilles særskilt under Bestilling – Køb licenser.

Licensenskaldereftertildelesdenellerdeprofilerderskalhavetjenesten–vælgRettighe-derogTildellicenstiltelefonprofil.

Du skal gå til Scale System Web.

69

Klikpå”Profil”(1)ogdernæst”Brugere”(2).

1

2

Klik på den bruger (3), som skal have notering.

3

70

Vælg ”Udgående opkald” (4) og klik på ”Notering” (5).

4 5

Vælg ”Til” (6) og klik ”OK” (7). Herefter skal du gentage proceduren hos det ønskede antal brugere.

6

7

3.16 OpkAlDSklienTOpkaldsklienter kommer i to forskellige typer: opkaldsklient med og uden kontakter.

3.16.1 OpkAlDSklienT uDen kOnTAkTer Til brugerneOpkaldsklient med kontakter er en klient, hvor brugeren bl.a. får adgang til at styre kald til og fra hans IP-telefon via PC’en. Der er desuden mulighed for integration med brugerens egne personlige kontaktpersoner i Outlook.

Duskalherkonfigurereindstillingerneforopkaldsklienten,tilbrugerneidinvirksomhed.

Opkaldsklient med kontakter er en udvidet funktionslicens og den skal bestilles særskilt under Bestilling – Køblicenser.

71

Licensenskaldereftertildelesdenellerdeprofiler,derskalhavetjenesten–vælgTelefon-opsætning–RettighederogTildellicenstiltelefonprofil.

Du skal være inde på Scale System Web.

Vælg ”Tjenester” (1) og klik på ”Scale Opkaldsklient” (2).

1

2

Du vælger hvorledes virksomhedskataloget skal vises (3) og klikker på ”OK” (4).

3

4

72

3.16.2 OpkAlDSklienT meD kOnTAkTer Til brugerneEnopkaldsklienterenklienthvorbrugerenbl.a.fåradgangtilatstyrekaldtilogfraprofi-lens IP-telefon via PC’en.

Duskalherkonfigurereindstillingerneforopkaldskliententilbrugerneidinvirksomhed.

Opkaldsklient uden kontakter er en del af grundpakken, som du dog skal tildele licens til på produktstyringssiden–vælgTelefonopsætning–Rettigheder–tildellicenstiltelefonprofil.

Du skal være inde på Scale System Web.

Vælg ”Tjenester” (1) og klik på ”Scale Web-Opkaldsklient” (2).

 

1

2

Du skal vælge hvorledes virksomhedskataloget skal vises (3) (Listen over alle virksomhe-dens telefon- og lokalnumre) og dernæst ”Ok” (4)

 

4

3

73

Duskaldernæstvælgehvilkebrugerderskalhavetjenesten.Vælg”Profil”(5)ogklikheref-ter på ”Brugere” (6).

 

5

6

Vælg den bruger (7), som skal have Opkaldsklient m/kont.

 7

74

Vælg ”Klientprogrammer” (8) og klik herefter på ”Integration med Outlook” (9).

 

8

9

Klik på ”Til” (10) og herefter vælger du, hvorfra kontaktpersoner skal hentes (11) og til sidst klikker du på ”OK” (12).

 

10

12

11

75

3.17 pC OmSTilling Til brugerneEr en webbaseret klient, som overvåger telefonstatus (optaget eller ledig) på brugerne i virksomheden.

Web PC Omstilling er en speciel funktionslicens, den skal bestilles særskilt under Bestilling – Køb licenser.

Licensenskaldereftertildelesdenellerdeprofilerderskalhavetjenesten–vælgTelefon-opsætning–RettighederogTildellicenstiltelefonprofil.

Du skal være inde på Scale System Web.

Tildelingaftjenestetilbruger.Klikpå”Profil”(2)ogdernæst”Brugere”(2).

 

1

2

Vælg den bruger (3), der skal have Web PC Omstilling.

 3

76

Vælg ”Klientprogrammer” (4) i menuen og klik på WebPcOmstilling (5).

 

4

5

Du skal markere i ”Start WebPcOmstilling ved log ind” (6), hvis klienten automatisk skal åbne, når brugeren logger sig ind.

”Tilladbrugerenatkonfigurereopkaldsoplysninger”(7)og”Visopkaldsoplysninger”(8)skal altid markeres for at brugeren kan få vist aktuel status.

Flyt de emner over som brugeren ønsker at kunne se på klienten fra ”Tilgængelige kolon-ner” (9) til ”Viste kolonner” (10).

Tilføjellerfjerndebrugereduønskeratfåviststatuspå,vedatflyttedemfra”Tilgænge-lige brugere” (11) til ”Overvågede brugere” (12).

Tryk på ”OK” (13).

 

13

6

8

9 10

7

11 12

77

3.18 OpSæTning Af DOWnlOADeDe klienTer Diverse software kan downloades hvis man har købt licenser til programmerne. Der kan findeshjælptilatopsættedeenkeltetyperafsoftwareunder”Hjælp”->”Brugervejlednin-ger” (1) på Selvbetjening Erhverv:

1

Her er der uddybende information om en række emner:

– Telefoner – Andet udstyr osm ATA bokse og switches – Funktionsvejledninger til f.eks. Scale Receptionist og Call Center Agent/ Supervisor

4 BrugeradministrationNår du har oprettet afdelinger, valgt lokalnummerlængde samt evt. søge- og svargrupper, erduklartilatoprettebrugerne.ISelvbetjeningErhvervkaldesbrugere”telefonprofiler”,ellerblot”profiler”idagligtale.Derfindesflerebilleder,somkanhåndterebrugeropret-telse

– Et billede til oprettelse af brugere enkeltvis – Etandet,deropretterbrugerevha.importafenCSV-filmedbrugerdata.

Der er også lignende funktioner til at slette eller ændre brugerdata. For at oprette brugere er det en forudsætning, at der er ledige brugerlicenser nok. Se afsnit 0 for nærmere infor-mation om, hvordan du sikrer dig dette.

78

Den overordnede proces ved opsætning/tilslutning af telefoner er:

1) Først skal man oprette telefonprofiler med brugerdata i Selvbetjening Erhverv, så de er kendte af Scale. Brugerdata er telefonens opsætning til den enkelte bruger med navn, telefonnummer, lokalnummer, MAC-adresse, displaynavn, osv. Derfor kaldes de telefon-profiler.

2) For det andet skal telefonerne fysisk tilsluttes netværket, så de bliver registeret af Scale og koblet sammen med de brugerdata, som er angivet via Selvbetjening Erhverv. HerbrugerScaleMAC-adressentilatbestemme,hvilketerminalerogtelefonprofiler,derhører sammen.

tip:Tilstoreløsningeranbefalesdetatoprettebrugerevha.importafCSV-filer,dadetervores erfaring at det er hurtigst at arbejde med de mange brugerdata i et regneark. CSV-filerkaldesogså”CommaSeparatedValue”filer:ipraksisanvendesdersemikolon”;”tilatseparere dataenhederne i Selvbetjening Erhverv.

4.1 OpreTTelSe – enkelTviSForatopretteenenkelttelefonprofilmedbrugerdataskalduførstværeloggetindiSelvbe-tjening Erhverv (http://kundeservice.tdc.dk/erhverv/login/) med din administratoradgang oghavefundetScaleunderproduktstyring.Vælgderefter”Profilopsætning”(1)og”Oprettelefonprofil”(2)foratopretteenheltnybruger–somvistpåfølgendeskærmbillede:

1

2

79

Den side der komme frem indeholder rigtig mange forskellige felter. De først fem felter brugestilidentifikationaftelefonprofilen,navngivningafbrugerenogbrugerensmailad-resse. Hvis du er i tvivl om, hvad det enkelte felt betyder, og hvordan det skal udfyldes, kan du klikke på feltets titel (3) og her få en forklaring (4).

3

4

Profilnavnbørikkestartemedettelefonnummerafsystemtekniskeårsager(kanivissetilfælde give problemer i forbindelse med migrering af numre fra anden udbyder til TDC Scale).Ensyntakshvormanstartermedetellerflerebogstaverogdereftertelefonnumme-ret, kan derimod problemløst anvendes.

80

4.1.1 ADgAngSkODeNår du har udfyldt personlige data om brugeren, skal du give brugeren en adgangskode (5) til Scale System Web via https://scalelogin.tdc.dk/Login/.

Brugernavnetersammensatafdetnavn,duharanførtunder”Profilnavn”samtdet”Do-mæne”,dinScale-løsninghar.Brugernavnetbestårderforaf:”Profilnavnet”@”Domæne”.

Adgangskoden skal være på minimum seks karakterer, må kun indeholde samme karakter to gange og skal indeholde mindst ét tal og ét bogstav. Brugeren vil af sikkerhedshensyn automatisk blive bedt om at ændre adgangskoden ved første log-in.

nb: Du kan af sikkerhedsgrunde ikke se den enkelte brugers adgangskode, men du kan nemtlaveennyvedatfindebrugerenunder”Retprofil”iSelvbetjeningErhvervogskriveenny adgangskode i feltet (5).

5

4.1.2 eGet nummer / teleFonnummer / mobIlnummer / lokalnummer / a-nummerGrundlæggende er tanken med ”Eget nummer”, at brugeren kan oplyse et eneste telefon-nummertilallesinekontakter,ogdettenummerkantilringes,uansetombrugerenharflereterminaler. På samme måde vil andre, der modtager kald fra brugeren, kun se det telefon-nummer, der er angivet som Eget nummer.

Scale integrerer en lang række teknologier, og som administrator skal man være opmærk-som på, at der er visse systemtekniske begrænsninger på Eget nummer funktionaliteten.

81

Etmegetcentraltvalgforenhvertelefonprofilertelefonnummer,lokalnummerogevt.mobilnummer. Dette er det næste du skal angive. Afhængig af om I har Scale Mobil på jeres Scale løsning, vil billedet til at angive disse oplysninger se forskelligt ud:

a) uden Scale mobil

b) med Scale mobil

A

82

Bemærk den ekstra knap ved (A). Den åbner en avanceret søgning, som vist her:

A1 A2

Her er der udvidede søgemuligheder og man kan matche efter en række kriterier (A1) som vist i billedet. Man kan også tilføje et vilkårligt antal søgekriterier med Tilføj knappen (A2).

4.1.2.1 uDen SCAle mObilHvis ikke I har Scale Mobil så kan du angive et telefonnummer (6a) og evt. et lokalnummer (7a) for brugeren.

6a

7a

8a

– Valgt telefonnummeret bliver automatisk til brugerens ”eget nummer” (A-nummer). – Uden valgt telefonnummer bliver gruppens hovednummer brugt som eget nummer.

83

Bemærk dog, at et evt. Valgfrit A-nummer (8a) præsenteres frem for brugerens eget num-mer - se uddybning i afsnit 4.1.2.3. Bemærk også, at man kan vælge en generel opkalds-politik om fx altid at benytte gruppens hovednummer som a-nummer. Denne politik vil så overskygge det ovennævnte valg (6a)- se nærmere beskrivelse i afsnit 4.1.2.4.

4.1.2.2 meD SCAle mObilHvis I har Scale Mobil så vil feltet ”Mobilnummer” (9) være åbnet for indtastning på billedet ”opretprofil”.Foratbrugeenmobiltelefon,såskaldertilknyttesetmobilnummer(9)tiltelefonprofilen.Duvælgermobilnummeretfradropdown-listenogdererudelukkendeledige mobilnumre på denne liste. I det øjeblik, du har givet et nummer til en bruger, vil det ikke længere forekomme på listen.

6b A

9

7b

8b

10b

10

Du bør starte med at overveje, hvad brugerens eget nummer (A-nummer) skal være. Med Scale Mobil vil det nemlig være muligt at have både en fastnetterminal og en mobilterminal, men begge terminaler vil dele et fælles a-nummer. Du kan vælge imellem tre muligheder – brug telefonnummer, mobilnummer eller hovednummer (10). Bemærk dog, at dette valg kan overskygges af valgfrit a-nummer (som beskrives i afsnit 4.1.2.3) eller opkaldspolitik (som beskrives i afsnit 4.1.2.4).

Vælger du ikke valgfrit a-nummer og har du ikke ændret opkaldspolitik i forhold til defaul-tindstillingerne, så gælder følgende. Vælger du telefonnummer (10), skal du angive telefon-nummer (6b) og kan du vælge mobilnummer (9).

84

bemærk:

– Der er visse systemtekniske begrænsninger på valg af Eget nummer. Valg af eget num-mer (10) påvirker altså mulighederne for valgene ovenfor med Telefonnummer & Mobil-nummer (6b) (9)

– Markerer man ”Brug Telefonnummer” (10b) bliver ”Mobilnummer” lige ovenfor deaktive-ret,mennummeretforblivertildeltprofilen.

– Markerer man ”Brug Mobilnummer” (10) bliver det normale telefonnummer lige ovenfor deaktiveret, og når man indsender rettelsen bliver det normale telefonnummer fjernet fraprofilen.Deteraltsåikkesystemtekniskmuligtathavemobilnummeretsom”Egetnummer” og samtidig have et fastnetnummer.

– Hvismanalleredeharettelefonnummerpåsinprofitogviltilføjeenmobilkræverdettotrin.

– Først noterer man sit eksisterende telefonnummer, og så vælger man ”Brug mobilnum-mer” (hvorefter det normale telefonnummer grånes ud). Vælg det ønskede mobilnum-mer og indsend rettelsen.

–Dernæsthentermanprofilenfremigenogtildelerdetoprindeligegtelefonnummertilprofilen.

– Hvis man ønsker sit mobilnummer som Eget nummer samtidig med et almindeligt tele-fonnummer er det nødvendigt at tilkøbe servicen Valgfrit A-nummer.

Telefonnummeret vil blive brugt som eget nummer, uanset hvilken terminal brugeren ringer fra (fastnet/mobil). Vælger du mobilnummer (10), skal du angive et mobilnummer (9) og det vil blive brugt som eget nummer - uanset hvilken terminal brugeren ringer fra (fastnet/mobil). Endelig kan du også vælge at bruge hovednummer (10) som eget nummer. Med hovednummer som eget nummer kan du godt angive et mobilnummer, men når brugeren ringer ud vil hovednummer blive præsenteret som eget nummer.

Uanset hvad du har valgt til brugeren i forhold til telefonnummer, mobilnummer og eget nummer, så kan du vælge et lokalnummer (7b) til brugeren til interne kald.

85

4.1.2.3 vAlgfriT A-nummerValgfrit A-nummer er en ekstrafunktion, som kræver licensen ”Valgfri A-nummervisning”. Typisk er der tale om tilkøb til en Scale løsning. Hvis I har licensen er feltet (8) åben for indtastning.

I feltet kan angives et vilkårligt af telefonnumre, som I ejer hos TDC – både 70-numre, mobilnumre eller fastnetnumre. Det angivne telefonnummer vil blive vist udadtil som brugerens eget nummer (A-nummer) ved udgående kald (undtaget er mobiler der anvender Telenors bærernet, og samme begrænsning kan der være mod udenlandske operatører).

Valgfrit A-nummer er kun et spørgsmål om præsentation overfor de kaldte. Det vil være brugerens eget nummer (10), der listes i telefonbogen internt i Scale.

Valgfrit A-nummer (8) bruges typisk til agenter i en søgegruppe, som ønsker at eventuelle kaldsbesvarelser kommer tilbage til søgegruppens fællesnummer i stedet for agentens eget nummer (10).

10

8

86

4.1.2.4 pOliTikker fOr OpkAlDSprOCeSSerØnsker I at alle telefoner skal have jeres hovednummer som eget nummer (a-nummer), så kan dette sættes op via Scale System Web (11):

11

Default er dog i dette eksempel at bruge eventuelt valgfrit a-nummer, som vælges individu-eltpåhvertelefonprofil.

Som ”Virksomhedsnummer for opkaldslinie-id” (Hovednummer) kan anvendes ethvert nummersomfindespåScale-platformen.

4.1.3 øvrig TelefOni – AlArm112-kOmmune, DiSplAynAvn, AfDelingFølgendefigurviserøvrigetelefonifelter:

15

14

13

12

Du kan få vist brugerens navn i displayet på dine kollegers ip-telefoner, hvis du udfylder ”Displayfornavn” (12) og ”Displayefternavn” (13). Man kan desværre ikke overføre navn til eventuelle mobiltelefoner (hvis I har Scale Mobil) – her vil kun lokalnummer fremgå.

87

Hvis brugeren kun har mobiltelefon bør ”Alarm112-kommune” (14) være ”Mobil”. Ved even-tuelle opkald til 112 fortæller mobiltelefonnettet dog automatisk, hvor i landet mobiltele-fonenbefindersig.HvisbrugerenharetIPapparatskal ”Alarm112-kommune” sættes til hjemkommunen for IP apparatet ellers kommer opkaldt til alarmcentralen ikke frem til det rette sted.

Som anbefalet tidligere er det godt at gruppere brugerne i afdelinger. For at gøre dette vælger du den tidligere oprettede afdeling i valglisten ”Afdeling” (15).

4.1.4 TerminAlerUnder terminaloplysninger skal du angive brugerens IP-apparattype (1):

1

Afkryds”Overførdatatilautomatiskoprettelse”(2)hvisduønskeratkonfigurereIP-appa-ratet. Dette er en forudsætning for at Optagetlamper (se nedenfor) kan anvendes.

88

Der bør altid være afkrydset i ”Overfør data til automatisk oprettelse” og ”Autogenerering af adgangskode” med mindre andet er aftalt med TDC’s tekniker. Bemærk at en terminal, der har fået opdateret sine taster og adgangskode, skal genstartes for at hente den nye adgangskode og andre opdateringer til selve terminalen. Gør brugeren ikke dette, vil telefo-nen efter max en time blive smidt af.

2

4.1.4.1 generelT Om funkTiOnSTASTerFunktionstaster har to typer af funktioner: specielle og normale.

89

Som hovedregel skal alle specielle funktionstaster komme først og fortløbende (tillader dog blanke taster ind imellem), og når man først har valgt en normal funktion til en taste skal alle de efterfølgende funktioner også være af typen normale funkt

4.1.4.2 OpreTTelSe Af OpTAgeTlAmper på funkTiOnSTASTerEn optagetlampe giver information om, hvorvidt en anden bruger på telefonlinjen er opta-get. For at overvåge en anden bruger med en optagetlampe, skal denne anden bruger først væreoprettetmedenprofil.Ellerskandenikkevælgesfralisten.

Vælg at sætte en ny optagetlampe på funktionstast 2 ved at vælge det i listen (3):

3

90

Vælgherefteretnavnpålisten(4)ogprofilenblivernuovervågetmedenoptagetlampe:

54

IndeholderlistenflereJensJensen’erkankanklikkepå(5)ogsådetavanceredesøgein-terface op. Her er listen beriget med en række data der gør det nemt at udvælge netop den rigtigeprofil.IdettetilfældevælgerviJensJensenfraSalg(6)ogklikker”Vælgprofil”(7):

6

7

Bemærk:

– har man udført en søgning i den avancerede søgning bliver den husket i dropdown menuerne. dette viser hvorfor det er fordelagtigt at putte alle profiler i en afdeling.

91

4.1.5 Definere funkTiOnSkODer (STjernekODer)På visse apparattyper kan funktionstasterne programmeres - det giver den letteste betje-ning for brugerne, idet f.eks. viderestilling så kan aktiveres ved et tastetryk. Brugerne kan dog altid, ved opkald til Brugserstyringsportalen, aktivere TDC Scale funktioner. Det sker ved hjælp af fuktionsadgangskoder, der indtastes fra terminales tastatur. Den aktuelle li-steovertilgængeligefunktionsadgangskoderkanfindesiScaleSystemWebundermenuenfunktioner (se skærmbillede nedenfor eller på næste side). Som administrator kan du selv ændre koderne, men vi vil anbefale, at I så vidt muligt beholder standardopsætningen.

’’

Ovenstående viser det billede i Scale System Web, hvor du kan ændre og se funktions-adgangskoder.

92

Følgende liste viser aktuel standardopsætning pr. 8. november 2010 (forbehold for ændrin-ger):

4.1.6 øvrige OplySningerTil oplysning om brugerne kan man registrere nogle supplerende oplysninger under ”Øv-rige oplysninger” (16), hvoraf vi især vil anbefale jer at være opmærksom på muligheder for at angive et mobilnummer (18). For at folde felterne ud skal man først klikke på ”vis/skjul” (17).

Hvis brugeren gerne vil have et mobilnummer oplyst i Virksomhedskataloget, så kan de indtastes i feltet ”Andet Mobilnummer” (18):

16

17

18

93

• bemærk: ved Scale Mobil fremgår mobilnumrene ikke af Virksomhedskataloget automa-tisk med mindre dette felt er udfyldt. For at få mobiltelefonnummeret med i kolonnen ”Mobilnummer” i ”Virksomhedskataloget” skal du indtaste brugerens mobilnummer (altså det samme mobilnummer, du har tildelt brugeren) under ”Andet Mobilnummer” (18).

4.1.7 OpreTTelSe, kviTTering Og TilSluTningEfter at have indtastet og angivet alle relevante oplysninger om brugerne, så klik herefter på ”Opret” (19) nederst til højre på siden for at oprette brugeren (eller tast Enter). Du får en kvittering med de oprettede data.

19

Når du har fået denne kvittering kan du tilslutte og tænde terminalen. Det vil få terminalen til at registrere sig med de indtastede oplysninger. Du behøver ikke tilslutte terminalen meddetsamme.Dukansagtensoprettealletelefonprofilerindendubegynderattilslutteterminalerne.

vigtigt:

– Enhver telefon (eller ATA device) skal tilsluttes til netværket inden man begynder at foretage efterfølgende rettelser. Undlader man dette, risikerer man at apparatet bliver sat med et blankt password og derfor ikke virker korrekt.

4.2 reTTelSe - enkelTviSForatretteentelefonprofilforenbrugerenkeltvisgørdufølgende.GåindiSelvbetjeningErhvervsomAdministrator,vælg”Profilopsætning”(1)og”Retprofil”,hvoreftersidenmedprofilvælgerenvises(2).Markerdentelefonprofil(3),somskalrettesogklikpå”VælgProfil”(4).

1

3

2

4

94

Herefter vises et billede, som minder meget om enkelt oprettelsesbillede:

95

96

5

Herstår,hvaddererregistreretiScaleomtelefonprofilen.Ligesomenkelt-profiloprettel-sesbillede, så er der mange felter. Se afsnit 4.1 for betydningen af felterne.

Nogle få ting er værd at fremhæve ved rettelse i forhold til oprettelse:

1) Web-adgangskoden (under Login) er ikke obligatorisk. Udfylder man det ikke (lader det stå blankt) bliver adgangskoden ikke ændret.

2) Autogenerering af SIP-adgangskode er slået til i udgangspunktet, hvilket betyder SIP-adgangskodenbliverændret.Ønskesdetteikkeskalmanfjernefluebeneticheckboksen.

3) vigtigt: hvis ikke telefonen – der bruger SIP-adgangskoden - har været registreret (altså aldrig har været tilsluttet Scale efter oprettelsen og inden denne rettelse), så er det nød-vendigt at angive eller autogenerere en ny adgangskode.

4) Efteropdateringaftelefonprofilenerdetnødvendigtatgenstarteterminalenforatfåindlæst ændringerne i adgangskode eller terminaloplysninger. Dette er især vigtigt ved ændringer i adgangskoden, da telefonen typisk indenfor en time vil holde op med at virke, hvis adgangskoden ikke bliver indlæst på ny.

Efter du har angivet rettelserne skal du klikke på ”Ret” (5). Du få herefter vist en kvittering med de nye data.

97

4.3 mASSeOpreTTelSe veD hjælp Af impOrT Af CSv-filSom tidligere nævnt anbefaler vi, at man ved store installationer med mange brugere an-vendermulighedenforatimportereenCSV-filmedbrugerdatatiloprettelsenaftelefon-profilerne.

CSV er en forkortelse for ”Comma Separated Value”. I praksis genkender Microsoft Excel regnearketsemikolon“;”somseparator-værdi.

Foratoprettetelefonprofilervha.importskalduigennemfølgendetrin:

1. Download af skabelon2. Udfyld skabelonen med brugerdata (typisk vha. Microsoft Excel – undgå at anvende tegn

i display fornavn og displayefternavn)3. ImporterdengemteCSV-fil,dernublivervalideret4. Tjek at data bliver fortolket korrekt og er uden fejl5. Vælgenfællesadgangskodefordeimporteredeprofiler6. Godkend og der bliver lagt et job ind i systemet, hvilket der kvitteres for7. Følg med i fremdrift på jobbet i ændringsloggen under oversigter

Herefter vil terminalerne være klar til at blive tilsluttet og tændt.

4.3.1 Trin 1 - DOWnlOAD Af SkAbelOnForatdownloadeenskabelonskalduklikkepåProfilopsætning(1)ogherefterImportogeksport (2):

1

2

98

På næste billede kan du evt. vælge gruppe (3) og om du op oprette eller rette. Vælg opret-telseafflereprofiler(4).

3

4

Nukommerselvebilledet,hvordukanimportereenCSV-fil.Hvisdualleredeharoprettetnogletelefonprofiler,kandustartemedatdownloadeenCSV-filmeddisse(6),såduharetnogetatkopierefra.Hvisdusletikkeharoprettetnogentelefonprofiler,såkanduvælgeathente en skabelon med et eksempel (5). Du kan også downloade en helt tom skabelon, men det vil vi ikke anbefale, da det kræver meget omhyggeligt indtastningsarbejde.

Somenhjælperderogsåmulighedforathenteledigetelefonnumre(7)udienCSV-fil.Dettetrækkerenlisteud,medtelefonnumre,somendnuikkeertildelttilenprofil,ogdekan bruges som inddata til regnearket.

99

5

6

7

Viantageridetfølgendeatmanharvalgtathenteeksisterendeprofiler(6).Herefterbliverman præsenteret for følgende side:

8

11

910

12

100

ManharhermulighedenforatselistenafprofilerindenmaneksportererdemtilenCSV-fil.Somhovedregelvilalleprofilerblivefundetfrem,menderermulighedforatrestringeresinsøgning ved at benytte søgekriterierne (8). En blank søgning (9) på Efternavn vil returnere hele listen (default når du går ind på siden). Man kan tilføje et frit antal søgekriterier (10), og enhvilkensomhelstreturneretlisteafprofilerkansorteresvedatklikkepåkolonneover-skrifterne (11). Antal poster på siden kan sættes via drop down listen (12) og denne indstil-ling bliver husket i andre lignende lister på Selvbetjening Erhverv.

En søgning på Afdeling vil typisk præsentere en mere overskuelig liste, som dernæst kan eksporteres, f.eks.:

12

Defundneprofilereksporteresvedattrykkepå”Eksporterprofiler”(12):

Åbn den downloadede skabelon i en CSV-editor – f.eks. Excel (som vi viser her), Notepad eller andet.

101

4.3.2 Trin 2 – TilpAS SkAbelOnen meD brugerDATA (TypiSk vhA exCel)Hvis du åbner den downloadede skabelon i Excel, vil den præsentere sig som følger (efter tilpasning af kolonnebredden):

Undgå at anvende tegn i *Displayfornavn og *Displayefternavn, da dette giver fejl ved import.

Felterne er på nær følgende undtagelser de samme som ved enkeltoprettelse. Se derfor afsnit 4.1 for beskrivelse af felterne. Undtagelserne for import er som følger:

– eget nummer – her angives enten telefonnummer, blank eller mobilnummer. Blank vil betyde, at hovednummeret anvendes som eget nummer (a-nummer)

– Tasteskabelon Alle LG terminaler understøtter tasteskabeloner, og navnet skrives blot i feltet. Facilitet er ikke understøttet på andre terminaler, hvor feltet skal være blank eller ”Ingen”.

– telefonnavn er forbeholdt andre terminaler end LG, til angivelse af en apparattype. – søgegrupper – dette felt bruges til at angive medlemskab af søgegrupper. Skal den oprettedeprofilværemedlemafenellerfleresøgegrupper,såangivessøgegruppensnavnifeltet(evt.separeretmedkolonitilfældeaffleremedlemskaber).Bemærk,atsøgegruppen skal være oprettet på forhånd (se afsnit 5).

– Ved én gruppe er indhold blot ”grp1” – Ved to grupper er indholdet ”grp1:grp2” – Osv.

– licenser–dettefeltbrugestilattildelesærligefunktionellelicensertilprofilerne(ogsåkaldet Service Packs). Skal en bruger fx have en Callcenter Supervisor licens tildelt, så kan

102

denangivesher.Itilfældeafflerelicenstildelinger,såangivesallelicensernesepareretmed kolon. Med forbehold for ændringer ser listen over mulige licenser ud som følger:

– Callcenter Agent – Callcenter Supervisor – Opkaldsklient m/kont – Receptionist – Opkaldsklient u/kont – Beskedsvar e-mail * – Notering * – PC omstilling * – PC Opkaldsklient * *) For nogle kunder med bestemte prisplaner bliver disse licenser knyttet automatisk

til under oprettelse og man bør ikke røre ved disse indstillinger næste gang man henter profilerindiregnearket(CSV-filen).AfsammegrundbørmanikkegenbrugeCSV-filer,somergemtpåharddisken.Hentaltidenny,friskkopiafindstillingerneud!

– udv. søgegruppe – bruges til at angive medlemskab af udvidede søgegrupper. Den udvi-dede søgegruppe skal være oprettet på forhånd (se afsnit 5 for opsætningsvejledning). Foratgøreenprofilmedlemafenudvidetsøgegruppe,skrivesnavnetpådenudvidedesøgegruppe i feltet her. Det er muligt at angive en liste af medlemskaber ved at skrive søgegruppenavnene separeret med kolon.

– Gruppesvar – navnet på en eventuel svargruppe. Svargruppen skal være oprettet på forhånd (se afsnit 5 for opsætningsvejledning). Der kan kun stå et medlemskab i feltet.

4.3.3 Tip Til inDDATA Til felTerne i regneArkeT

4.3.3.1 inDDATA Til regneArkeT fOr Søgegrupper kOlOnnenGyldigeinddatakanfindespådennesideiScaleSystemWeb(dubørpåforhåndoprettesøgegrupper på Selvbetjening Erhverv under Tjenester):

103

Bemærk at Velkomsthilsen søgegrupper ikke kan bruges som gyldigt input. I tvivlstilfælde kanduklikkepåRedigerogvælgeProfilihovedvinduet.

Eksempel på en ægte søgegruppe.

SkrivesindiCSV-filensom”Søgegruppe-id”,kundelenførdomæneinformationen(altsåuden”@<domænenavn>.dk”)

Eksempelpåensøgegruppe,dererenvelkomsthilsen.Bemærkpræfix”vh_”.Kanikkebruges i denne kontekst.

104

4.3.3.2 inDDATA Til regneArkeT fOr liCenSer kOlOnnenKolonneoverskriftenangiverTjenester(somdehedderiScaleSystemWeb;sommetiderkaldesdeforservicepakker)ogikkeenkeltståendelicensersomf.eks.entelefonprofil.

GyldigeinddataerendelmængdeafdeServicepakker,sommanfinderpådenneside:

Dette er under hensyn til forskellene som beskrevet i afsnit 4.2.2 ovenfor. Det er f.eks. irrele-vant at tildele licenser, der er indeholdt i grundpakkerne.

ugyldige servicepakker er:

Arbejdsplads 2006, automatisk

Mobilenabling, automatisk

Valgfri A-nummervisning, pseudo-servicepakke

105

4.3.3.3 inDDATA Til regneArkeT fOr uDv. Søgegrupper kOlOnnen

Gyldige inddata kan tages fra skærmbilledet, hvor de udvidede søgegrupper er listet: Gyldige inddata kan tages fra skærmbilledet, hvor de udvidede søgegrupper er listet:

  Klik”Rediger”ogvælg”Profil”:

 Angivessomnavnetstårher(uden”@<domænenavn>.dk”)

106

4.3.3.4 inDDATA Til regneArkeT fOr gruppeSvAr kOlOnnenGyldige inddata kan tages fra skærmbilledet, hvor virksomhedens gruppesvar er listet:

Angivessomnavnetstårher(uden”@<domænenavn>.dk”)

4.3.4 Trin 3 – impOrTer Den gemTe CSv-filNårCSV-filenerklar,skalduskrivefilnavnetmedstisomvistpånedeståendeskærmbil-lede.DukanogsåklikkepåGennemse(13)ogfindefilenvha.enalm.fildialogboks.Nårfil-navnet (14) er angivet, klikker du på ”Videre” (15) for at starte fortolkning og prevalidering.

1413

15

107

4.3.5 Trin 4 – Tjek AT DATA bliver fOrTOlkeT kOrrekT Og er uDen fejlNårfilenerfortolketogprævalideretafSelvbetjeningErhvervvisesresultatetogeven-tuelle fejl/advarsler. Hvis der er fejl (16) vil knappen ”Videre” (17) være deaktiveret og du ernødttilatgåtilbagetiltrin2(seafsnit4.3.2),retteCSV-filenogsåimporteredenigen.Normalt angives hvilke problematiske data, der er tale om, i dette tilfælde et optaget lokal-nummer (18)

16

1817

Når data er korrekt fortolket af Selvbetjening Erhverv, skal du trykke på ”videre” (18) for næste trin i importen.

108

18

4.3.6 Trin 5 – vælg en fælleS ADgAngSkODe fOr De impOrTereDe prOfilerHer i dette trin skal du først vælge en fælles adgangskode (19) til Scale System Web for alle deimporteredeprofiler.BrugerenskalskifteadgangskodenefterførstlogoniScaleSy-stem Web til en kode efter eget valg. Koden skal gentages (20). Det kan ikke lade sig gøre at se adgangskoden noget sted, men det kan nemt lade sig gøre at vælge en ny adgangsko-deforenbruger–seretprofil.

Udover koden til Scale System Web, så skal der også vælges en SIP-adgangskode til IP tele-fonapparatet.Dennebrugessomsikkerhedisammenbindingafterminalogtelefonprofil.Da denne sammenbinding sker automatisk, er det nemmeste og sikrest at vælge autogene-rering af adgangskoder (21). Til sidst startes hele oprettelsen ved at klikke på ”Opret” (22).

bemærk: Indenderforetagesyderligereændringer,f.eks.gennem”Retprofil”,skaltelefonapparatet sættes i stikket for at hente adgangskoden (og eventuelle andre indstil-linger) ned. Gøres dette ikke risikerer man ved rettelser at få sat adgangskoden til blank og apparatet kan ikke logge på.

109

21

19

20

22

4.3.7 Trin 6 – Tjek kviTTering fOr fejlNårCSV-filenerindsendt,kvittererSelvbetjeningErhvervformodtagelsenogoplyseratfremdrift på jobbet kan ses i ændringsloggen. Eventuelle fejlede Når oprettelsen af alle telefonprofilerneergennemførtviserSelvbetjeningErhvervenkvitteringmeddeopret-tedetelefonprofilerellereventuellefejl.Skullederværefejlvilmankunnedownloadeenskabelon kun med de fejlede brugere. En sådan skabelon behandles fra trin 2 (se afsnit 4.3.2), altså rettes og importeres igen.

Som nævnt tidligere bør terminalerne herefter tilsluttes og tændes.

110

4.4 reTTelSe – bATCh jObS meD CSv-filerForatimportereenCSV-filmedrettelsertiltelefonprofilerne,såskalmanigennemnæstensammeflowsomvedimportafoprettelser(seafsnit4.3):

1) Download af skabelon med de eksisterende brugerdata2) Tilpas skabelonen med ændrede brugerdata (typisk vha. Excel)3) ImporterdengemteCSV-fil4) Tjek at data bliver fortolket korrekt og er uden fejl5) Derermulighedforatsætteadgangskodenforalleberørteprofiler.6) Der kvitteres for modtagelse af jobbet, der bliver lagt i en kø.7) Man kan følge fremdrift på jobbet under ændringsloggen under Oversigter8) Herefter skal terminalerne genstartes for at få indlæst ændringerne.

StartmedatvælgemenuenImportogeksport(2)fraProfilopsætning(1):

2

1

111

Vælgdengruppe(3)duvilarbejdemedogvælgretteiflereprofiler(4):

3

4

Foratfuldføretrin1skaldudownloadeenskabelonmeddeeksisterendetelefonprofiler(5).GemCSV-filenetstedpåharddisken,sådunemtkanfindedenigen.

5

112

Hereftervisessidentiludvælgelseafprofilertileksport.Detaljeretbeskrivelsekanfindesunder multi-oprettelse. Efter udvælgelsen er gjort via søgning og evt. tilpasning af søgekri-terier,klikkermanEksporterprofiler(6),ognårCSV-filenerhentettrykkermanpåTilbage(7) for at komme tilbage til upload-funktionen (8).

6

7

8

113

Trin2gårudpåattilpasseCSV-filen.Detteerlettestvha.Excel:

Filen kan naturligvis også redigeres i en almindelig tekst-editor:

Se afsnit 4.1 og 4.3.2 for nærmere information om felter. Gem rettelserne i CSV-format.

Itrin3importeresdengemteCSV-fil.Filnavnetmedfuldstiangivesifilnavnsfeltet(9).Detnemmesteeratbruge”Gennemse…”(10)tilatudvælgefilenienfil-dialogboks.Herefterskal du klikke på videre (11) for at komme videre.

9

10

11

114

Trin4beståriattjekkeSelvbetjeningErhvervsfortolkningafCSV-filen.SelvbetjeningEr-hverv viser ændringerne. Når du kan godkende fortolkningen, trykker du på videre (12).

12

Herefter sætter man om ønsket adgangskoden og klikker ”Ret” (13):

13

115

I sidste trin, trin 5, viser Selvbetjening Erhverv en kvittering for rettelserne. Du bør tjekke, at alle rettelserne er gennemført.

bemærk: Har du ændret password eller terminaloplysninger (herunder også tasteskabe-lon) skal du genstarte terminalerne for at indlæse ændringerne. Dette er især vigtigt ved ændringer i adgangskoden, da terminalerne inden for en time ikke vil kunne logge på.

Herefter kan man gå til ændringsloggen og vise detaljer for det indsendte job:

14

15

116

Ved et større job kan man se hvor langt det er nået (14) og detaljerne er nedenfor (15).

Bemærk,atduovreiændringsloggenkanhenteenCSV-filmedkundefejledeprofiler(16).Bemærk at ”Vis med fejl” er forvalgt, når der er fejl (17), og alt efter typen af fejl kan der væreenmereellermindresigendefejlbeskrivelse,derkanlettefejlfindingen(18):

16

17

18

Hvis du støder på fejl, som du ikke selv kan rette, så må du endelig kontakte vores kunde-service på tlf. 80 80 80 90.

117

4.5 OpSæTning Af beSkeDSvArSelve opsætningen af den enkelte bruger til BeskedSvar skal foretages i Scale System Web. Klikpå”ScaleSystemWeb”(1),og”ÅbnScaleSystemWeb”(2)meddinadministratorprofil

1 2

Vælg”Profil”(3)somAdministrator,ogvælgderefter”Brugere”ihovedvinduet..Vælgdenenkelte bruger ved at klikke på på ”Rediger” (4).

3

4

Når du tildeler BeskedSvar til en bruger, er BeskedSvar automatisk sat ”Til”. (NB Hvis du ikke ønsker, at BeskedSvar er slået til, kan du også slå det fra her).

118

For at indstille, hvornår BeskedSvar skal aktiveres, skal du gå ind under menupunktet ”Be-skedsvar”(5)ogvælge”BeskedSvarstyring–Til”(6).Styring(6)erkunsynlig,hvisprofilenhar fået tildelt licensen BeskedSvar.

5

6

119

4.5.1 inDSTilling Af beSkeDSvArDukanvælgeatdeaktiveredinBeskedSvarvedatsættefluebeni”Fra”(7).Duskalogsåvælge i hvilke situationer, der som udgangspunkt ønskes viderestilling til BeskedSvar, de trecheckbokse(8)vedatsættefluebenudfordeønskedesituationer.

Hvis beskeden skal sendes til en e-mail-adresse i stedet, kan dette anføres ved at skrive den e-mail-adresse, som skal modtage beskeden (9). Beskederne vil da blive sendt som ”.wav”-filer.Seunder3.7Indspilningaflydfilerforyderligereinformation.

Hvisduvilhavebeskedernebådepådintelefonogpåe-mailskaldusættefluebeni“Senden kopi af meddelsen via e-mail til” (10) og anfører en e-mailadresse, hvor du vi have besked hen. Tryk derefter OK (11) for at gemme – alternativt kan du klikke på ”Avancerede indstil-linger (gemmer også) aktuelle skærmdata” (12) (se nedenfor).

7

8

9

11

12

10

120

Bemærk også muligheden for at klikke ”Avancerede indstillinger (gemmer også) aktuelle skærmdata” (12) ovenfor i stedet for (11). Her kan man bruge ”en personlig mailserver” (12). Tryk ”OK” (13) når du er færdig:

12

13

121

HvisbrugerenskalkunneaflytteBeskedSvarudenbrugafadgangskode,skaldetteslåsfra.Klik igen ”BeskedSvar” (14) og dernæst ”Brugerstyringsportal” (15):

14

15

Afkryds dernæst ”Auto-log ind til brugerstyringsportal ved opkald fra min telefon” (16), tryk derefter ”OK” (16):

15

16

Brugerenkannotificeres,nårderernyebeskederiBeskedSvar.Brugerenvilmedfunktio-nenautomatiskfåbeskednotifikation(etlilleikonimobiltelefonen),nårdererindtaltmed-delelseriBeskedSvar.Ikonetforsvinder,nårallebeskedereraflyttetogslettet.

122

Det gøres ved at klikke BeskedSvar i sidemenuen igen og dernæst klikke ”MWI-levering til mobilt termineringspunkt”, herefter kan funktionen slås til (17) og mobilnummeret til telefonen,somskalnotificereskanindtastes(18).Trykendelig”OK”(19)

19

18

17

4.6 SCAle mObilUdoverdenævnteforskelleitelefonprofilbillederne(jf.afsnit4.1.2),erderyderligerenoglefaciliteter, som er værd at nævne, hvis I har Scale Mobil. Det drejer sig om opsætning i tilfældet af, at I ønsker at bruge både fastnetterminaler og mobiltelefoner samtidig.

123

4.6.1 SkifT mellem TelefOner unDer SAmTAle (SeAmleSS hAnDOver)Hvis brugeren skal have mulighed for at skifte mellem sin mobiltelefon og sin ip-telefon un-der en samtale, skal det sættes op. Det gøres ved at vælge ”Opkaldskontrol” (1) og ”Visning affællesopkald”(2)ogsættefluebeni”Tilladhentopkaldfraandenlokation”(3)forattillade skift under samtale.

1

2

3

124

4.6.2 SAmTiDig ringning (pArAllel ringning) Scale er automatisk sat op til, at begge en brugers telefoner samtidig ringer. Det vil sige, at ip-telefonen og mobiltelefonen ringer samtidig, hvis du har begge telefoner tilknyttet din brugerprofiliScaleløsningen.Nårdenenetelefonharbesvaretkaldet,holderdenandenopmedatØnskerduikkeparallelringning,kandetdeaktiveresvedatflytteradioknappentil”Fra” (1).

1

125

5 Tidsplaner for brugere, søgegruppe og Callcenter (udvidet søgegruppe)Tidsplanerkanbrugesiforbindelsemeddeprofilerderknyttersigtilenkeltebrugere,søge-gruppe eller Callcenter (udvidet søgegruppe)r.

Vælg derfor den bruger, søgegruppe eller Callcenter (Udvidet søgegruppe), som skal have viderestillet til andet nummer vha. tidsplan.

Forvirksomhedensbrugerevælgerdu”Profil”(1a)og”Brugere”(2):

1a

2

Dernæst”Søg”(3)foratfindebrugerenfremogklikdernæst”Rediger”(4):

3

4

126

Proceduren for Søgegruppe og Callcenter (udvidet søgegruppe) er omtrent den samme, blot starter man for Søgegruppe i ”Tjenester” (1b) og vælger så ”Søgegruppe” (A)

 

1b

A

eller for Callcenter (Udvidet søgegruppe) (1c) og vælger så ”Callcenter” (B) søger der emnet frem:

 

1c

b

Hvadduendharvalgt,herkørereksempletvideremedensøgegruppe,såfindesderetmenupunkt til højre ved navn ”Indgående opkald” (5) og her vælger man ”Viderestilling af udvalgt numre” (6):

 

5 6

127

Her indtaster du ”Standardviderestilling til telefonnummer” (7) og trykker ”Anvend” (8):

 

8

7

Tryk så ”Tilføj” (9):

 

9

128

Indtast her en ”Beskrivelse” (10) og vælg en tidsplan under ”Valgt tidsplan” (11) og tryk ”OK” (12):

 

10

12

11

Hermed et Natsvar aktiveret og fremgår af listen (13):

 13

Test herefter at det virker.

Derkanlavesflereviderestillingerafudvalgtenumretilsammeprofil,dereraktiveifor-skellige intervaller samme dag, men med dirigering til forskellige numre (f.eks. lægekonsul-tationer, hvor kaldet fra 8-9 dirigeres direkte til lægen og herefter til lægesekretæren).

Eller som nedenstående, hvor kunden selv styrer om det er den ene eller anden plan der skalværeaktivvedatflyttefluebenet.Detkunnef.eks.gældebutikker,derharenenkeltdag om måneden, hvor de har ekstraordinært længe åbent.

 

129

6 Øvrig opsætningDu kan også søge yderligere vejledning i det materiale, som ligger tilgængeligt under menuen ”Hjælp” i Selvbetjening Erhverv (1).

1

Kundeservice 80 80 80 90Internet tdc.dkTDC A/S Teglholmsgade 3 0900 København C

kontakt osHar du spørgsmål til din løsning, kan du kontakte os på telefonnummeret nedenfor.

TDC

A/S

, Kø

benh

avn,

CV

R 1

47

73

90

8 C

om

mun

icat

ion

/SP,

71

39

-11

41