adysa group portal empleado
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Portal del empleado Resumen Ejecutivo
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Falta de accesibilidad, utilidad y fiabilidad de la información
Costes de papel y archivo
Deficiencias en la calidad de servicio a cliente
Procesos que requieren de muchas horas de gestión
• Cuando las organizaciones empiezan a crecer empiezan a surgir problemas de comunicación y los costes de gestión y logística se disparan:
Problemática: el crecimiento exige automatización de procesos
5 Falta de visibilidad de la dirección
Problemática de gestión tradicional
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Ges
tión
Trad
icio
nal Problemática
• Comunicación • Dificultad en la comunicación con los empleados à nuevos productos,
comunicados, etc. • Acceso a documentación obsoleta y mal organizada à consumo de tiempo
excesivo y errores por versiones obsoletas • Gestión de procesos
• Tiempo en la gestión de cada solicitud multiplicada por cada interlocutor • Uso de papel à coste de papel + espacio de archivo • Disponibilidad física de responsables para flujos de aceptación • Errores humanos de contabilización y correspondencia con políticas internas • Necesidad de gestión por parte de RRHH, Calidad u otros departamentos à
consumo tiempo
La Solución
• Para mitigar esa problemática se puede crear un PORTAL DEL EMPLEADO que canalice la COMUNICACIÓN (canal empleado ßà empresa) y sirva de soporte a la AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
AHORRO DE COSTES
PREPARACIÓN PARA EL CRECIMIENTO
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
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Comunicación Social Automatización de Procesos Integración
• Creamos tu portal del empleado totalmente a medida, adaptado a tu imagen y códigos de comunicación
• Facilitamos la comunicación efectiva en la compañía
• Organizamos la documentación y permitimos la gestión del conocimiento efectivo
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Comunicación Social Automatización de Procesos Integración
• Creamos e incentivamos los mecanismos para comunicarse con la organización y entre ellos mejorando en ambiente y la vinculación con la compañía:
Ideas sugerencias encuestas
concursos foros iniciativas
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Comunicación Social Automatización de Procesos Integración
• Automatizamos todos los procesos de relación empresa !" empleado, mejorando la eficiencia y reduciendo costes:
• Incorporamos procesos departamentales en ámbitos formación, selección, riesgos laborales, etc.
Vacaciones, servicios de compensación, vehículos
de empresa, reservas de salas, notas de gastos
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Comunicación Social Automatización de Procesos Integración
• Integramos el portal con cualquier solución de gestión laboral ó ERP de la compañía (SAP, Meta4, PeopleSoft, etc):
Nóminas Certif. de retenciones
Mod. 145 Bajas
Beneficios Portal del empleado
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Port
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el e
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eado
Beneficios • Eliminación de papel, y archivo • Eliminación de trabajo de gestión y control por RRHH • Agilización del proceso de aceptación/denegación • Mejora en la satisfacción del empleado • Visibilidad a los Managers y Directores en tiempo real • Capacidad competitiva, toda la empresa está informada de las últimas novedades. • Unificación de todos los servicios, aplicaciones, documentación interna etc. disponibles
en la compañía en un único portal. • Transmisión de imagen de empresa. • Fomento de la colaboración entre empleados. • Integración con las aplicaciones disponibles en la compañía. • Simplificación de los procesos administrativos. • Información unificada e integrada à >Aumenta la eficacia de los canales de
comunicación y la productividad de los empleados. • Empleados involucrados y eficientes y la empresa aumenta su rendimiento. • Segmentación de la información • Trabajo a distancia que ofrece a todos los empleados la posibilidad de acceder a las
informaciones y aplicaciones de la empresa.
Cuadro funcional
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Comunicación
• Circulares • Notas de prensa • Revista corpora6vas online
• Polí6cas de compañía
• Plan6llas /procedimientos
• Who is who • Welcome Pack • Riesgos Laborales
Solicitudes y work flows
• Vacaciones • Help Desk Informá6co
• Vehículos de compañía
• Servicios de compensación • Planes de pensiones
• Stock Op)ons • Seguro médico • Tickets Restaurant
• Vehículos de compañía
• …
Social
• Eventos • Consultas temá6cas (foros: laboral, técnico, etc.)
• Tablón de anuncios
• Encuestas • Ideas
Logís6ca / Facili6es
• Notas de gastos • Notas de gastos de viajes
• Reservas de Salas
• Reservas de material (cañones, portá6les, disposi6vos, etc.)
• Biblioteca/Hemeroteca on-‐line (reservas recursos)
Selección
• Solicitud de becarios / empleados
• Job Pos6ngs (Puestos vacantes)
• Programa de referencias a puestos vacantes
• Proceso de selección
Formación y desempeño
• Definición de puestos y skills
• Plan de carrera • Plan de formación de empleados
• Catálogo de formación
• Sistemas de Formación on-‐line (elearning)
• Evaluación de desempeño
Directorio (organización funcional y jerárquica) | Sistema de nevagación (Portal)
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Proc
eso
trad
icio
nal Solicitud empleado
• Rellena papel de solicitud • Firma de Jefe à localizar físicamente • Envío a RRHH à archivo manual y
mecanización a sistema de control (excel)
Problemática • Uso de papel à coste de papel + espacio
de archivo • Disponibilidad física del jefe para
aceptación • Necesidad de una persona para el control
de las vacaciones • Errores humanos de contabilización, y
correspondencia, con políticas internas Pr
oces
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utom
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ado
(Por
tal
del e
mpl
eado
) Solicitud empleado • Solicitud desde el Portal del empleado • El sistema controla los días disfrutados y
los disponibles, contando con fiestas y políticas de compañía
• Llega la notificación al Jefe por email/sms para la aceptación à no requiere presencia física
• El sistema contabiliza automáticamente los días para ese empleado à RR.HH. no necesita intervenir
Beneficios • Eliminación de papel, y archivo • Eliminación de trabajo de gestión y control
por RRHH • Agilización del proceso de aceptación/
denegación • Mejora en la satisfacción del empleado • Visibilidad a los Jefes, y Directores, de
cómo está la situación de su personal
Ejemplo proceso automatizado / Solicitud de vacaciones
Fases de proyecto
Consultoría y Definición de proyecto
Estudio consultoría previo
Estructuración lógica del directorio (usuarios, perfiles y privilegios)
Definición de sistema de navegación y Acceso a recursos y aplicaciones actuales
Definición de secciones de Contenidos: noticias, comunicados, políticas, acceso a revista, etc.
Definición de procesos a automatizar
Plan de comunicación interna web: Definición de iniciativas de comunicación posibles a utilizar
Diseño y Usabilidad
Estudio previo usabilidad
Diseño Base
Creación de piloto navegable
Estudio con Focus Group para test de usuarios, previo a la integración con la plataforma de gestión (opcional)
Implementación funcional
Integración tecnológica del alcance definido
Puesta en marcha
Implantación plan de comunicación y gestión del cambio
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Tecnología para el éxito Visión modelo tecnológico
Selección de la tecnología más adecuada
• A la hora de seleccionar la tecnología adecuada debemos tener en cuenta los siguientes criterios:
• Necesidad de flexibilidad en la funcionalidad • Coste de mantenimiento: equipo humano, licencias, actualizaciones, mantenimiento de
backups, adecuación a LOPD/LSSI • Coste de infraestructuras: servidores, conectividad, sistemas de respaldo, escalabilidad de
accesos • Migraciones de productos e inversiones en nuevas licencias y servicios profesionales • Facilidad de integración de los distintos sistemas de información • Capacidades de producto y coste de complementos (si existen). • Coste de desarrollos de funcionalidades no estandarizadas en el producto • Coste de adopción de nuevas funcionalidades/productos asociados
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Tecnología en modelo Cloud
• La tecnología utilizada es transparente para el cliente, abstrayendo toda esa complejidad. Todo se incluye en el servicio y solo se paga por el uso realizado mensualmente.
• No tengo que coordinar equipos de informática (interna o externa) • No tengo que pensar en el dimensionamiento de infraestructuras independientemente del
nivel de accesos y uso de servicios • No tengo que invertir en desarrollos que luego no vuelvo a utilizar, porque cuento con un
producto consolidado • Tengo un equipo de soporte para atenderme ante cualquier necesidad • Tengo la flexibilidad para poder evolucionar las funcionalidades que necesito en tiempos
cortos
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Beneficios del Cloud Computing
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Arquitectura Multiusuario
Fácil personalización
Acceso Universal
Cloud Computing vs OnPremise
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Licencias
Implantación
Infraestructura
Mantenimiento
Equipo humano
Escalabilidad de infraestructura
Upgrades producto
Migraciones
LOPD
Clo
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OnP
rem
ise
(trad
icio
nal) Valores
habituales para Toma de
decisión
Valores que se olvidan y
suponen mucho coste
Seguridad y Cloud Computing
Geanet realiza anualmente fuertes inversiones para garantizar la Alta disponibilidad y la Securización de su plataforma de cara a dar un exigente SLA y ofrecer la mayor tranquilidad a nuestros clientes de que sus datos están en el mejor sitio.
Así, el modelo Cloud nos permite disponer de un nivel securización de nuestros servidores que sería le costosísimo abordar económicamente a un cliente de manera individual.
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La solución
• Gestión de directorio: Organización (centros, departamentos, puestos, Tipos de contratos, etc.) y dependencias jerárquicas, Who is Who
• Soluciones de comunicación: circulares, comunicados, notas de prensa. Control de lectura efectiva y estadísticas de acceso. Creación de contenidos de obligada lectura.
• Gestión de Tareas pendientes (leer comunicados, entrar a un curso, aprobar unas vacaciones, etc.
• Publicación de contenidos: filosofía, políticas, plantillas, gestión documental. Publicación selectiva de contenidos à cada uno ve lo que le puede interesar
• Riesgos laborales: publicación de formación e información por puestos
• Solicitudes: Vacaciones, servicios de compensación, coches, etc.
• Formación: planes de formación, elearning, definición de puestos y plan de carrera, evaluación del desempeño
• Selección: Solic. Becarios y empleados, job postings, procesos de selección
• Facilities: Reserva de salas, material, notas de gastos, viajes
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Enfoque al Retorno de la Inversión (ROI) • Análisis previo
Return on Investment (ROI)
• El Retorno de la Inversión (ROI) es una medida clave a tomar en cuenta en cualquier proyecto de inversión
• en la fase de decisión • a la hora de fijar objetivos • en el seguimiento y análisis de los resultados
¿Por qué calcular el ROI?
• Resume de forma cuantitativa los costes y beneficios de la inversión • Define el período de tiempo previsto para la recuperación de la inversión
Cálculo del ROI / tangibles (ejemplo)
Cálculo del ROI / intangibles
Mejora de la Captación y Retención de talento
Mejora de ambiente laboral
Más tiempo disponible para dar mejor servicio à Satisfacción del cliente / excelencia
Retención del Know How en la compañía à Gestión del conocimiento
Algunos casos de éxito
Portal del Empledo Room Mate
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• Consultoría de comunicación • Estructuración • Definición de perfiles de acceso • Definición de interfaz
• Definición e implantación de procesos de negocio
• Comunicación interna • Gestión de Vacaciones • Descarga de nóminas
(comunic. SAP) • Colaboración • Formación
Portal del Empleado Inversis
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• Consultoría de comunicación • Estructuración • Definición de perfiles de
acceso • Definición de interfaz
• Definición e implantación de procesos de negocio
• Automatización Procesos RRHH
• eLearning
Intranet BSCH
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• Consultoría de comunicación • Estructuración • Definición de perfiles de acceso • Definición de interfaz
• Definición de procesos • Definición y automatización • Dirección de equipo externo para
implantación con Lotus Domino
Intranet TPI
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• Consultoría de comunicación • Estructuración • Definición de perfiles de
acceso • Definición de interfaz
• Definición e implantación de procesos:
• Comunicación interna • Notas de gastos • Comercial • Colaboración
Intranet Sun Microsystems
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• Consultoría de comunicación • Estructuración • Definición de perfiles de
acceso • Definición de interfaz
• Definición e implantación de procesos de negocio
• Automatización Procesos RRHH
• Aplicativos Comercial y MKT
• Seguimiento de la calidad • Formación y evaluación del
desempeño • Etc,
Intranet / Portal del Empleado MOA
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• Consultoría de comunicación • Estructuración • Definición de perfiles de acceso • Definición de interfaz
• Definición e implantación de procesos de negocio
• Automatización Procesos RRHH
• Implantación ERP con modulo financiero, comercial (CRM,y Operaciones)
• Gestión de acciones de Markqting e eMail Marketing
Principales Clientes
Principales clientes
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Contacto
§ Para más información, por favor contactar con: Juan Conde Morala 627 550 763 [email protected] Adysa Group C/ Alcalá, 119 – 3º dcha Madrid - 28009
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