agence comptable principale 1 modernisation de la chaÎne mission journÉe dÉtudes des agents...
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Agence Comptable Principale 1
MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION
JOURNÉE D’ÉTUDES DES AGENTS COMPTABLES SECONDAIRES
20 ET 22 SEPTEMBRE 2005
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LE CONTEXTE REGLEMENTAIRE
Circulaire budgétaire du 1er août 2005
Projet de décret relatif au nouveau régime budgétaire, financier et comptable des EPST
Protocole de modernisation de la gestion administrative, comptable et financière du 10 février 2005
« La réglementation des frais de déplacement sera totalement modifiéeau 1er janvier 2006…Un décret devrait paraître au cours du dernier trimestre 2005 ».
« Les PJ relatives au remboursement de frais occasionnés par les déplacements des personnels sont conservées par l’ordonnateur qui les tient à la disposition de l’agent comptable ».
Impliquer les directeurs d’unité dans la vérification des PJRationaliser les demandes de PJ Optimiser les contrôles entre les différents acteurs
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LES ACTIONS MAJEURES
Simplifier les circuits et les procédures
Organiser et fiabiliser le contrôle et la conservation des justificatifs
Moderniser les pratiques la monétique le Comité National et l’ANR l’UPSACA
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SIMPLIFIER LES CIRCUITS ET LES PROCÉDURES
Une simplification obtenue grâce à une meilleure répartition des rôles entre :
le directeur d’unité pleinement responsable de la bonne utilisation des crédits qui lui sont alloués
le délégué régional garant de la qualité d’ensemble du dispositif
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LE DIRECTEUR D’UNITÉ : un gestionnaire à part entière
A ce titre, il est responsable de l’approbation des conditions initiales de la mission et de la vérification de son exécution, d’où :
la suppression des certificats administratifs : - établis pour justifier les discordances entre l’ordre de mission et l’état de frais ; - autorisant l’utilisation des moyens de transport, tels que le taxi, le véhicule personnel…
LA SIGNATURE DE L’ ETAT DE FRAIS PAR LE DIRECTEUR D’UNITÉ VAUTAPPROBATION DES CONDITIONS DE DÉROULEMENT DE LA MISSION
la conservation des justificatifs (factures d’hôtel, de taxi, de location de véhicule, justifications d’assurance, le cas échéant, factures de restaurant…)
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Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de SS :Les indemnités ne sont pas prises en compte dans l’assiette des
cotisations SS dès lors que :l’indemnité de repas est < à 15 €l’indemnité de logement et petit déjeuner est < à :
54 € pour Paris 40 € pour la province
Au-delà, les montants versés peuvent être considérés comme des compléments de traitements
RÉGLEMENTATION SÉCURITÉ SOCIALE ET INDEMNISATION DES FRAIS PROFESSIONNELS
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LE DÉLÉGUÉ RÉGIONAL : garant de la qualité d’ensemble du dispositif
A l’instar de ce qui se pratique déjà pour les autres dépenses en matière de certification du service fait et pour dégager le DR de tâches matérielles sans véritable valeur ajoutée :
L’obligation pour le délégué régional de signer le décompte liquidatif informatique (SIGOGNE) est supprimée.
La signature du délégué régional, accompagnée de la mention « pour valoir certification du service fait et ordre de payer » sur le seul bordereau de mandat suffit.
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EN RÉSUMÉ
SEULE PIÈCE A TRANSMETTRE SYSTÉMATIQEMENT AU COMPTABLE :
“L’OM - ÉTAT DE FRAIS” SIGNÉ DU MISSIONNAIRE ET CERTIFIÉ PAR LE DIRECTEUR D’UNITÉ
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QUELQUES EXEMPLES CONCRETS (1/2)
AVANT MAINTENANT
Pièces à joindre au comptable :
- document « OM- état de frais » ;
- certificat administratif autorisant et motivant le recours au taxi ;
- facture de taxi
Pièces à joindre au comptable : - document « OM- état de frais » La signature de l’état de frais (qui fait état, bien entendu, des frais de taxi) par le directeur d’unité vaut accord sur le recours au taxi et sur les motifs de son utilisation
Pièce à conserver par le DU : facture de taxi
Cas n° 1
Ordre de mission incomplet : frais de taxi non prévus initialement
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QUELQUES EXEMPLES CONCRETS (2/2)
AVANT MAINTENANT
Pièces à joindre au comptable :
- document « OM- état de frais » ;
- autorisation préalable d’utilisation du véhicule personnel ou de location;
- facture du loueur (si véhicule de location)
Pièces à conserver par le DUJustificatif d’assurance
Pièces à joindre au comptable:
- document « OM- état de frais » Dès lors que l’état de frais visé du DU prévoit ce mode de transport, cela implique ipso facto que l’utilisation du véhicule personnel ou de location est autorisé. De plus, le DU atteste, par sa certification, que les conditions d’utilisation du véhicule personnel ou du véhicule de location prévues par les textes sont respectées.
Pièces à conserver par le DU :
Justificatif d’assurance
facture du loueur (si véhicule de location)
Cas n°2
Utilisation du véhicule personnel ou du véhicule de location
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Le comptable est responsable de la qualité et de la fiabilité de la dépense publique
ORGANISER LES CONTRÔLES
LE COMPTABLE DÉFINIT LES MODALITÉS DU CONTRÔLE À ORGANISER
Il s’agit de mettre en place un dispositif de contrôle :
- plus responsabilisant et plus motivant
- se traduisant par des engagements réciproques DR / labo
In fine, induire une relation “GAGNANT-GAGNANT”
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LE PRÉALABLE : une charte de partenariat entre le laboratoire et la délégation
Pour définir les obligations réciproques des partiesau niveau de la délégation :
mettre en place les mesures de simplifications’engager sur une réduction des délais de paiementformer les gestionnaires et mettre à disposition la documentation nécessaireinformer le laboratoire des anomalies constatées
au niveau du laboratoire :définir et mettre en place un dispositif de classement et de conservation des PJ se conformer aux dispositions réglementairesinformer la DR de tout changement significatif dans l’organisation définie ou
dans l’organigramme fonctionnelmettre en œuvre tout plan d’action suite à la détection d’anomalies
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Deux niveaux de contrôles :1er niveau : contrôle lors de la saisie de l’état de frais
présence des signatures du DU et du missionnaireabsence d’opposition à paiement
2ème niveau : contrôle a posteriori au vu des PJsur la base d’un échantillon (fourchette de 2 à 10% des factures)
Par exemple : contrôle personnalisé par missionnaire contrôle des missions dont le coût est > au coût moyen des missions du
laboratoire) etc.privilégier un contrôle sur place
LE DISPOSITIF DE CONTRÔLE
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D’un point de vue pratique, au sein de chaque DR :identifier la ou les personne(s) chargée(s) du contrôle internetenir un dossier comprenant, notamment :
les modalités du contrôle mis en placela charte signée entre les partiesles actions de formations menées auprès des gestionnairesle rapport d’auditle reporting du contrôle interne :
plan d’actions du laboratoire et de la DR suites données et résultats enregistrés
ORGANISER LE CONTRÔLE INTERNE
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Délégué régionalAgent comptable
Agent missionnaireGestionnaire
Directeur d’unité
nonobservationsétat de frais
Plus de certificat administratif à établir
OM Approbation= signature
OM approuvé
Avant le départ en mission
Au retour de la mission
OM état de fraisjustifications
Approbation écarts
état de frais/OM
rectification de l’état de frais
documentOM/ état de frais
état liquidatif(sigogne)
signatures
bordereau de mandat
signature du DR
état de frais à compléter
oui
oui
état de frais régularisé
Les pièces justificativessont conservées par le DU
état de frais: - non signé ou signé par une personne non habilitée - incomplet (cases non cochées)
CHARTE DE PARTENARIAT
oui
non
Contrôle de 1er niveau
Contrôle de 2ème niveau
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CALENDRIER
Démarrage au 1er janvier 2006
Communiquer à l’ACP, pour cette date, les plans de contrôle définis au sein de chaque délégation
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MODERNISER LES PRATIQUES
1. L’UTILISATION DE LA MONÉTIQUE généralisation de la carte bancaire à toutes les DR
Objectifs :Objectifs : pour les ACS : payer directement les achats à distance (notamment les
inscriptions aux colloques) pour les agents : pas d’avance de fonds
généralisation de la carte affaires au cours de l’année 2006 Objectifs :Objectifs :
faciliter la vie quotidienne du chercheur et réduire le nombre d’avances sur mission
expérimentation de la carte d’achat Objectifs :Objectifs :
simplifier le processus de commande et de paiement des achats de faible enjeu
d’une manière générale, expérimenter toutes les formules susceptibles de simplifier le remboursement des frais de déplacement
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2. L’EXPÉRIMENTATION DU COMITÉ NATIONAL (1/2)
Objectifs : Le remboursement aux frais réels des nuitées (hôtel et petit déjeuner) en
référence à une norme de qualité d’hôtel correspondant aux « deux étoiles NN »
Une expérimentation circonscrite au Comité National Pourquoi?
les membres du CN ne reçoivent aucune indemnisation une population limitée et parfaitement identifiée
pour un remboursement des nuitées d’hôtel et petit déjeuner aux frais réels
Conditions favorables :• pour mener une expérimentation • pour établir un bilan à remettre au ministre du Budget
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2. L’EXPÉRIMENTATION DU COMITÉ NATIONAL : RAPPEL TECHNIQUE (2/2) Le dispositif concerne les missions CAC signées par
le secrétaire général du CN, comportant les codes « équipes » 90 ou 91
Base de remboursement : hôtels « deux étoiles NN », dans la limite maximale de
100 € par nuit (nuitée, petit déjeuner et taxe de séjour)si facture > à ce montant, remboursement sur la base
forfaitaire de droit communexemples :
Facture de 90 € : remboursement nuitée = 90 € Facture de 110 € : remboursement nuitée = 53,36 €
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3. ANR : FRAIS DE DÉPLACEMENT DES
EXPERTS
Dans l’attente de l’entrée en vigueur des nouveaux textes, le GIP ANR a sollicité une dérogation auprès du ministère de l’économie, des finances et de l’industrie afin que les experts soient indemnisés sur la base de la réglementation des 5/3 du taux de l’indemnité journalière, à savoir :
- 130 € par jour, pour un déplacement en Ile de France
- 114 € par jour, pour un déplacement en province
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4. PROJET UPSACA
Conclure un marché national avec une agence de voyage, visant à :permettre l’accès à un portail de réservation en ligne des titres
de transport et des nuitées d’hôtels en Franceoptimiser la politique d’achats identifier le meilleur rapport qualité/prixoffrir une véritable prestation de service aux chercheurs
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CONCLUSION : une première étape…
Une démarche de simplification à poursuivre en permanence, notamment dans le cadre du projet BFC
Exemples :
• ordre de mission électronique
• saisie directe des états de frais dans le système d’informations par le missionnaire
• mise en place de circuits de validation électroniques (workflow)
• suppression du mandatement