agern allé 9 dk- 2970 hørsholm [email protected] foreningenmomentum.dk
DESCRIPTION
Arbejde med selvevaluering i praksis – Erfaringer med indførelse af KVIK i HTK Annette Homilius Projektleder Momentum Specialkonsulent Gribskov Kommune SCKK Læreuddannelsen ”Kvalitetsudvikling i den offentlige sektor” den 22. januar 2008 Avnø Kursuscenter. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Arbejde med selvevaluering i praksis – Erfaringer med indførelse af KVIK i HTK
Annette HomiliusProjektleder Momentum
Specialkonsulent Gribskov Kommune
SCKK Læreuddannelsen ”Kvalitetsudvikling i den offentlige sektor”
den 22. januar 2008Avnø Kursuscenter
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Disposition for oplæget
• Forudsætninger for et godt selvevalueringsforløb
• Rammen og iscenesættelse af kvalitetsudvikling via KVIK i HTK
• KVIK-forløbets fire fasero Forberedelse – iscenesættelse af kvalitetsudvikling via KVIK
o Dataindsamling
o Databehandling
o Valg af forbedringsprojekt
• Opmærksomhedspunkter og udfordringer
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Grundlæggende forudsætninger
• Ledelsen vil det
• Intern tovholderfunktion
• Medarbejdere er med
Nødvendigt for at det virker!
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Ramme og iscenesættelse af kvalitetsudvikling via KVIK i HTK
Ramme og iscenesættelse
• Klar ledelsesmæssige udmelding om hvorfor vi gør det? – Fordi vi vil udvikle en systematisk evaluerings- og
læringskultur i Høje-Taastrup Kommune– Grundlaget for arbejdet er KVIK-modellen
• KVIK-selvevaluering skal rulles ud i hele organisationen i HTK – Alle centrale og decentrale afdelinger/enheder skal over en
periode på 2 år have gennemført en selvevaluering
• Arbejdet forankres i Hovedudvalget
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Administrativ organisering HTK pr. 1. januar 2007
Børne- og kulturdirektør
Økonomidirektør
Arbejdsmarkeds- og socialdirektør
Teknisk direktør
KommunaldirektørByrådscenter
Løn og Personale
Institution og Skole Borgerservice
Teknik og MiljøFritid og Kultur Ældreservice
EjendomscenterPUC
Pæd. Udviklingscenter
Driftsbyen
Direktion
Social og handicap
JobcenterBørne- og Unge-
rådgivning
Sundhed
Økonomi og Analyse
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Ramme og iscenesættelse
• Der udarbejdes en masterplan (kommissorium) der udstikker de overordnede retningsliner for arbejdet fra starten:– Organisering– Hvem deltager– Tidsforbrug– Tids- og handleplan– Opfølgning i statusrapportering
• Der udarbejdes diverse planer og værktøjer til at understøtte selvevalueringsforløbene:– Drejebog i form af tids- og handleplan– Informations- og uddannelsesplan – Plan for løbende opfølgning på om selvevalueringerne forløber
efter planen samt afrapportering
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Organisering og rollefordeling
• Styregruppe – nedsat af Hovedudvalget– Komme med ideer og forslag til gennemførelse af aktiviteter
som led i udrulningen af KVIK-modellen– Sikre generelt ejerskab til projektet og at Med-organsiationen
inddrages
• Arbejdsgruppe - KVIK konsulenter– Yde processtøtte til selvevalueringer– Planlægge og forestå uddannelse– Andre aktiviteter omkring projektet
• Tovholdere– Tilrettelægge forløbet af selvevalueringen, deltage i
selvevaluringsgruppen, skrive konsensusrapporten m.v
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
KVIK-forløbets fire faser
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Forberedelse af forløb
Introduktion af KVIK i center/afdeling
Udpege tovholder
Indsamling af materiale til selvevaluering
Deltageres forberedelse til individuel vurdering
Individuel vurdering og scoring af point
Færdiggøre udkast til konsensus- rapport
Høring af konsensus-rapport
Tilretning af konsensus- rapport
Prioritering af forbedrings-områder
Handlingsplan for mål og forbedringer
Organisereforbedrings-arbejdet
Fase 1
Forberedelse
Fase 2
Data - indsamling
Fase 3
Data- behandling
Fase 4 Valg af forbed-ringsprojekt
Udpege deltagere til selvevalueringsgruppen
Den fælles vurdering og konsensus-rapport
Ensartet scoring af konsensus- rapporten
Opfølgning på handlings-planer
KVIK forløbet
Fase 1: Forberedelse
• Forberedelsen sker med udgangspunkt i ”Tids- og handleplan for KVIK-selvevaluering”
• Lederen udpeger en tovholder
• Leder og tovholder tilrettelægger KVIK-selvevalueringsforløbet i afdelingen/enheden, herunder:– Udpege deltagere til selvevalueringsgruppen (max. 8 personer)– Fastlægger proces for den efterfølgende prioritering af
forbedringsområder– Sørger for der er afsat tid til processen!
• Introduktion af KVIK-modellen i afdelingen/enheden
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Fase 1: Forberedelse
• Praktisk forberedelse af konsensusseminar– Vigtigt at de fysiske rammer og praktiske ting er på plads på
selve dagen (mødelokale, PC, projektor)– Hvis selvevalueringen foretages elektronisk, da oprettes
afdelingen i et miljø hos SCKK
• Fordeling af roller på konsensus-seminaret:– Tovholder – leder seminaret og sørger for at alle bliver hørt
samt konkluderer dialogen om styrker, forbedringsområder og score
– Sekretær – skriver konsensuspunkter ind i rapporten– Tidsstyrer – fordeler tiden på de 28 emner og holder styr på
tiden
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Fase 2: Dataindsamling
• Tovholderen indsamler relevant materiale/fakta inden for de 9 temaer– Det er nødvendigt at centrale dokumenter findes frem, så deltagerne
på konsensusseminaret kan vurdere status – hvor er vi?
• Deltagerne forbereder sig ved at læse KVIK-bogen
• Formøde for konsensusgruppen – gennemgang af KVIK-model, eksempler på hvad skrives hvor, der skrives i hele sætninger m.v.
• Den individuelle vurdering – Forventet tidsforbrug 1-2 dage– Alle selvevalueringsgruppens medlemmer beskriver individuelt
afdelingen/enheden inden for de 28 emner og scorer disse
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Fase 2: Dataindsamling
• Den fælles konsensus– Forventet tidsforbrug 1 dag – 10-15 min. pr. emne
• Forudsætninger for en god konsensus-workshop:– Åben og ærlig debat– Alle deltager– Alle bidrager med det de ved - alle ved ikke alt– Overholdelse af tidsplan
• Fokus på konsensus-workshoppen:– Den måde vi gør tingene på– De resultater vi opnår– Sammenhæng, læring og forbedring
og ikke om:– Ledelsen er god eller dårlig– Strategi/planer er gode eller dårlige– Medarbejderne er gode eller dårlige– Arbejdsgangene er gode eller dårlige
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Fase 3: Databehandling
• Tovholder skriver den foreløbige konsensusrapport i sin helhed og retter faktuelle fejl.
• Tovholder sender konsensusrapporten til høring i afdelingen/enheden og indarbejder forslag til yderligere styrker og forbedringsområder. Scoren justeres eventuelt.– Høringsperiode 14 dage– Alternativ – høring på møde, cafémøde o.l.– Særlig obs-punkt at få alle medarbejdere på banen her
• Tovholder vurderer, om evalueringsgruppen skal samles for at tage stilling til forslagene.
• Tovholder gør den endelige konsensusrapport tilgængelig for afdelingen/enheden.
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Fase 4: Valg af forbedringsprojekter
Prioritering af forbedringsområder:
1. Hvilke af forbedringsområderne kan betragtes som ”Just do it”, og hvem skal være ansvarlig for implementeringen?
2. Hvilke af forbedringsområderne er indeholdt i aktiviteter, der allerede er sat i gang?
3. Hvilke af forbedringsområderne hænger sammen?4. Hvilke af disse forbedringsområder skal prioriteres og
beskrives i en handlingsplan?5. Kan vi magte at arbejde med de prioriterede
forbedringsområder?
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Fase 4: Valg af forbedringsprojekter
Prioritering af forbedringsområder:
• Gruppering af forbedringsområder, der hænger sammen.• Prioritering af de forbedringsområder, der bidrager mest til
forbedring af indsatserne til at nå målene.• Udgangspunkt for prioritering kan være emner med lav
score.• Der kan være andre udgangspunkter som politisk
prioritering, krav om effektivisering m.v.
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Fase 4: Valg af forbedringsprojekter
Handlingsplan for de prioriterede forbedringsområder:
• Hvad er formålet med forbedringen?• Hvad er målet med forbedringen?• Hvilken fremgangsmåde skal benyttes?• Tidsforbrug og økonomi.• Hvordan evalueres resultatet af handlingsplanen?• Organisering af forbedringsarbejdet
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Fase 4: Valg af forbedringsprojekter
Implementering af forbedringer:
1. Hvem er ansvarlig for at implementere forbedringerne?2. Hvem er interessenterne – hvem bliver påvirket af
forbedringerne og hvem kan påvirke implementeringen?3. Hvor kan den største modstand mod forbedringerne komme fra
og hvordan kan den imødegås?4. Hvad er ledernes rolle i implementeringen?5. Hvordan skal forbedringerne og begrundelsen for disse
kommunikeres til medarbejdere, ledere, politikere og andre interessenter?
6. Er der en tids- og aktivitetsplan (rækkefølgeplan) for implementeringen?
7. Hvilken støtte (information, tid, værktøjer etc.) behøver medarbejderne for at kunne håndtere forbedringerne?
8. Hvordan bliver der fulgt op på, at forbedringerne giver de ønskede resultater?
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Opmærksomhedspunkter ogudfordringer
• Ledelsen skal gå foran og prioritere KVIK-arbejdet
• Afsæt den nødvendige tid og medarbejderressourcer til at kunne gennemføre et selvevalueringsforløb
• Det er nødvendigt at afsætte tid til uddannelse og træning
• Vigtigt at de prioriterede områder og handlingsplaner indgår i afdelingens/enhedens samlede plan for året
• Vigtigt der løbende følges op og holdes fast
• Konsensusrapporten er et øjebliksbillede – det lange seje træk starter med forbedringsindsatsen!
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk
Tak for opmærksomheden!
Agern Allé 9 DK- 2970 Hørsholm [email protected] www.foreningenmomentum.dk