Aide Gestan

version 13.0C - 02/2012

Gestan, couteau Suissede la gestion dEntreprise

www.gestan.fr

Tour d'horizon

A quoi sert GESTAN ?

GESTAN est une application ddie la gestion administrative courante d'une entreprise ou d'un particulier.

GESTAN cultive la facilit de prise en main, l'agrment d'utilisation, la simplicit, l'ergonomie, et est bourr d'astuces ! Il esthautement configurable, et vous pouvez dbrancher les fonctions dont vous ne vous servez pas ou, l'inverse, activer cellesqui vous sont utiles.

GESTAN peut fonctionner en mode mono-poste, pour un seul utilisateur, ou en mode multi-postes, pour plusieurs utilisateurs,avec une base de donnes en rseau.

La version 2 de Gestan est un freeware : elle permet la gestion complte d'une entreprise, ou d'une activit d'auto-entrepreneur. Gestan en version 3 rpond des besoins plus tendus. La version 3 est freeware, mais sera soumise licence aupremier semestre 2010.

Les donnes gres par Gestan

Les contactsLa notion centrale, dans Gestan, est celle de "Contact " : les contacts sont les personnes physiques qui peuvent tre soitvos relations personnelles, soit vos relations professionnelles (clients, prospects, partenaires, services, prestataires...)

Vers le haut, les contacts peuvent tre rattachs des personnes morales, des socits.

GESTAN permet de gnrer pour ces contacts des courriers ou des mails prformats.

Les projets et les temps de travauxGESTAN permet de suivre les temps de travaux : qui fait quoi, sur quelle tche de quel projet, pendant combien de temps.

GESTAN permet aussi de grer des fiches d'intervention, qui pourront tre intgres directement la facturation.

Les actionsGESTAN permet de grer les actions (courriers, mails, tlphone, travaux divers, informations, anniversaires), lies auxcontact. Il permet aussi de gnrer des actions automatiques frquence paramtre (les actions planifies). Son menuprincipal comporte une to-do list trs efficace !

Les produits et les stocksVous pouvez grer un catalogue des produits que vous distribuez, avec leur tarif : ce catalogue permet d'tablir plusfacilement devis et factures.

Gestan gre manuellement les stocks de vos produits. Dans les prochaines versions, la gestion du stocks sera davantageautomatise.

Si vous n'utilisez pas de catalogues de produits, vous pouvez saisir totalement librement les lignes et les tarifs de vosfactures et devis.

La facturation clientGestan permet d'tablir des devis, des commandes client, des factures client, des avoirs, et des bons de livraison.

La facturation fournisseurGestan permet d'tablir des demandes de prix, des commandes fournisseur et des factures fournisseur.

Les "machines"Sous ce concept, Gestan permet de grr tout objet que vous pouvez louer, prter, maintenir au titre d'un contrat demaintenance ou de l'entretien simple.

La saisie des critures comptablesGestan permet de saisir vos critures comptables, au crdit ou au dbit des comptes, et diter des relevs de comptes. Lescritures peuvent tre relies aux imputations du plan comptable. Toutes les critures peuvent tre exportes, destination,par exemple de votre comptable.

Pour les professionnels, Gestan permet d'diter des relevs de TVA.

Les autres donnes gres par Gestan

les versements : Gestan permet d'enregistrer les versements effectus par les contacts, comme par exemple les cotisationsd'association

les notes : Gestan permet de stocker des notes diverses sur tous les sujets, hirarchiss en arborescence, comme sousl'explorateur de fichier

les favoris : Gestan permet de grer vos codes et vos mot de passes, associs une URL s'il s'agit d'un code et mot depasse correspondant un site internet.

les post'it : ce sont des petites notes que vous pouvez "coller" sur votre cran, ou sur l'cran d'un autre utilisateur deGestan. Trs pratique ;=)

Licence d'utilisation

Contrat de licence utilisateur final GESTAN

GESTAN est dit par ICS-informatique, 88 avenue des Ternes, 75017 PARIS.

GESTAN est protg par la rglementation et les traits internationaux en matire de droit d'auteur, ainsi que par les autresrglementations et traits internationaux en matire de proprit intellectuelle. La reproduction ou la distribution de la totalitou d'une partie de ce programme sans autorisation est passible de peines civiles ou pnales et sera porte en justiceconformment aux lois en vigueur.

En utilisant ce logiciel, vous vous engagez respecter les droits d'auteur, et veiller ce que les autres utilisateurs lesrespectent eux-mmes. La violation de l'un des droits de l'auteur du logiciel est un dlit de contrefaon sanctionne en Francepar l'article L335-2 du code de la proprit intellectuelle (jusqu' deux ans d'emprisonnement et 150 000 d'amende).

CECI EST UN CONTRAT ENTRE VOUS-MME ET ICS-INFORMATIQUE, ENTREPRISE DE DROIT FRANCAIS,VEUILLEZ LE LIRE ATTENTIVEMENT. L'ACCEPTATION SANS RESTRICTION DE LA TOTALITE DES CLAUSESDU PRESENT CONTRAT EST UNE CONDITION REQUISE POUR L'UTILISATION DE GESTAN. EN CAS DEDESACCORD SUR UNE OU PLUSIEURS DE CES CLAUSES, VOUS NE DEVEZ PAS UTILISER GESTAN. SI VOUSAVIEZ ACQUIS UNE LICENCE PROFESSIONNELLE ET QUE VOUS N'TES PAS D'ACCORD AVEC UNE OUPLUSIEURS DES CLAUSES DU PRESENT CONTRAT, VOUS POUVEZ EN DEMANDER LE REMBOURSEMENTDANS UN DELAI DE 30 JOURS SUIVANT VOTRE ACHAT.

---------------------------------------------------------------------------

Le prsent Contrat de Licence dfinit les clauses et conditions selon lesquelles ICS-informatique, autorise l'utilisation deGESTAN, toute personne physique ou morale, ci-aprs dnomme "le Client", en ayant acquis, ou pas, la licenceprofessionnelle.

1- Licence

1-1 Utilisation en tant que gratuiciel

GESTAN peut tre utilis librement dans sa version gratuicielle, sans paiement d'aucun droit ni redevance, que ce soit pourune utilisation personnelle ou pour une utilisation professionnelle.

Cependant, tous les termes de la prsente licence s'appliquent pleinement.

1-2 Utilisation de la version soumise licence

L'acquisition d'une licence d'utilisation de GESTAN permet de disposer de fonctionnalits supplmentaires.

Pour chacune des machines physiques sur lesquelles sont installes le logiciel, une licence doit tre acquise. Cette licence estvalable pour une dure dtermine. Au del de la date d'expiration de la licence, le logiciel s'ouvrira en version gratuite.

La validit de la licence est attache un numro hardware de la machine (Note : la rinstallation de Windows ou lereformatage du disque ne changent pas le numro de disque dur.)

Il est possible de transfrer le reliquat d'une licence d'une machine disposant d'une licence Gestan V3 vers une autre machinene disposant pas de licence, suivant la procdure indique au chapitre "Transfert de licence".

2- Proprit

Gestan est la proprit d'ICS-informatique. Le Client a acquis le droit d'utiliser ce logiciel.

Ainsi, il est interdit de dcompiler, dsassembler, modifier, effacer, adapter, corriger le logiciel, ou de tenter ces oprations.L'excution ou la tentative d'excution d'une des oprations ci-dessus rsilient automatiquement la validit de la licence encours ainsi que le droit d'utiliser le logiciel mme dans sa version gratuicielle, et ICS-informatique pourra recourir en justice.

3- Utilisation

GESTAN est un outil de gestion personnelle, d'association, ou d'entreprise.

Le Client doit utiliser le logiciel pour l'usage pour lequel il est prvu.

La location ou le prt de ce logiciel, ou du droit d'usage du logiciel, est interdit.

4- Absence de responsabilit

Le logiciel et sa documentation, constitue par l'aide en ligne du produit, sont vendus en l'tat, sans aucune garantie d'aucunesorte. ICS-informatique ne saurait tre tenu pour responsable pour tout dommage de quelque nature que ce soit, direct ouindirect, rsultant de son utilisation ou de l'impossibilit de l'utiliser, en particulier en cas de perte ou dtrioration desdonnes, de perte financire, de perte d'exploitation, de divergence des informations contenues dans la documentation avec lecomportement du logiciel, de comportement du logiciel diffrent de celui attendu, ou d'utilisation illgale du logiciel par leClient, et ceci mme si ICS-informatique a t prvenu de la possibilit de tels dommages.

Il appartient en totalit au Client de s'assurer du respect des obligations lgales, rglementaires, ou dclarativesventuellement obligatoires, selon les pays et les lgislations en vigueur, comme par exemple la dclaration CNIL, en France.ICS-informatique ne saurait tre tenu responsable de tout manquement ou non-conformit ces obligations.

En particulier en cas d'utilisation des fonctionnalits d'e-mailing de Gestan, l'envoi des mails doit respecter la lgislation enusage, en matire d'expdition de mail en nombre (en France, la loi informatique et libert. Vous pouvez consulter le site de laCNIL ce sujet : http://www.cnil.fr/dossiers/conso-pub-spam/fiches-pratiques/article/codes-de-deontologie ). Il appartiententirement au Client de grer convenablement ses bases d'adresses : ICS-Informatique ne saurait tre tenu pour responsableen cas d'utilisation inapproprie ou abusive du logiciel, et notamment en cas de spam.

En terme de contenus expdis, il est interdit d'utiliser Gestan pour l'envoi de messages caractre haineux, raciste,outrageant les bonnes moeurs, ou non-conforme aux lois du pays de rsidence du Client. ICS-Informatique ne saurait tre tenupour responsable en cas de contenu non-conformes aux lgislations en vigeur.

5- Limitation de garantie

ICS-informatique garantit le fonctionnement du logiciel conformment la documentation pendant quatre-vingt dix jours compter de sa rception. Si le logiciel ne fonctionne pas essentiellement conformment la documentation , l'entireresponsabilit d'ICS-informatique se limitera, au choix de ce dernier, au remplacement du logiciel ou au remboursement de ladernire licence acquise pour l'utilisation du logiciel.

L'diteur garantit expressment que ce logiciel ne contient aucune fonction non documente, comme un virus, un malware, unspyware, par exemple, ou tout autre code malicieux.

6- Confidentialit de donnes

ICS-informatique recueille des donnes concernant les utilisateurs de Gestan, notamment le numro de disque dur, la dated'chance, le code partenaire ventuel, et l'adresse mail des utilisateurs ayant souscrit l'achat d'une licence.

Ces information sont utilises exclusivement par ICS-informatique, et seulement dans le cadre de la gestion des licences deGestan. Elles ne font l'objet d'aucune transmission, communication, cession, prt, l'extrieur de l'entreprise. Elle ne fontl'objet d'aucune autre utilisation que directement en rapport avec la gestion des licences de Gestan.

Elles font l'objet d'une dclaration auprs de la CNIL, conformment aux articles 24-I, 25-II, 26-IV, et 27-III de la loi n 78-17

du 6 janvier 1978, modifie en 2004 (dclaration 1483480 du 8 fvrier 2011).

7- Lois applicables

En installant GESTAN, vous acceptez les termes de ce contrat de licence.

Le prsent contrat est rgi par le droit franais. Tout litige qui pourrait survenir serait de la comptence exclusive destribunaux du sige social d'ICS-informatique.

Informations techniques

GESTAN fonctionne sous Windows 2000, Windows XP, et Windows 7. Sous Vista, il fonctionne aussi.

Il utilise des programmes externes pour les fonctions de navigation internet, traitement de texte et messagerie, et sonfonctionnement a t vrifi avec Internet Explorer 6, 7, 8, Word 2000, et Outlook Express.

Transfert de licence

La licence de Gestan est attribue pour une machine physique.

Il est possible de transfrer une licence d'une machine vers une autre, par exemple en cas de remplacement de machine.

En cas de rformatage de votre disque dur, il est possible que votre numro de machine change. Il faudra alors transfrer lalicence de l'ancien numro vers le nouveau.

Utilisation de l'cran

Utilisez cet cran sur la nouvelle machine (quand vous avez chang de machine), ou aprs reformatage de votre disque dur.

Indiquez sur l'cran votre ancien numro de machine, votre ancienne cl de licence, et la date de validit.

Quand vous cliquerez sur Valider, la licence sera transfre la machine sur laquelle elle est excute.

ATTENTION, IL NE SERA PLUS POSSIBLE D'UTILISER GESTAN SUR LA MACHINE IDENTIFIEE PAR L'ANCIENNUMERO !

Trucs et astuces

Quelques trucs et astuces, valables pour la plupart des crans de GESTAN

Aide par survolLa plupart des boutons de GESTAN sont explicites. Pour ceux qui ne le sont pas, le survol du bouton avec la souris affiche safonction. Ci dessous l'aide qui s'affiche sur le bouton d'ajout d'action de la liste des contacts

Clic droitPrsent sur la plupart des tables, il affiche un menu qui permet l'exportation des donnes sous divers formats, et/ou desoprations spcifiques au fichier concern. Pensez le consulter !

Affichage des colonnes de tablesUn clic sur le pictogramme situ en haut gauche des tables permet de slectionner les colonnes que l'on souhaite, ou pas,afficher.

Ci dessous, le pictogramme situ en haut droite (liste des contacts)

Recherche et tri dans les colonnes de tablesUn clic sur l'entte d'une colonne de table permet de trier la table selon la colonne. La prsence d'une petite loupe permet defaire des recherches dans la table.

Ci dessous un exemple de colonne trie et "recherchable" (liste des contacts)

Installation de Gestan

Configuration requise

Gestan est un programme destin fonctionner sous Windows 2000, XP ou Seven, quel que soit le nombre de bits. SousWindows Vista, il fonctionne aussi.

Il ne consomme que trs peu de RAM, 128 Mo devraient lui suffire, mais plus aucun systme moderne n'est livr avec aussipeu de RAM ! Une chose est sre, vous ne serez jamais embt par a !

Et en matire d'espace disque, il faut environ 100Mo pour le rpertoire de programme, c'est dire pas grand chose mme pourun ancien disque de 40Go, et une base Gestan "classique" d'une entreprise "standard" pse 2 300 Mo, c'est dire peu prsautant que 150 photos standard.

L'assistant d'installation

Au premier lancement de Gestan sur une machine, l'assistant vous aide dans le paramtrage initial.

Si vous n'avez jamais install Gestan, l'assistant vous demande de spcifier l'emplacement du rpertoire racine qui devra treutilis. Par dfaut, il s'agit de C:\GESTAN. Ce rpertoire est trs important, car c'est l ou Gestan stocke ses fichiers dedonnes, y compris les fichiers gnrs comme par exemple les courriers cres pour vos contacts.

Recommandation imprative : intgrez ce rpertoire dans votre stratgie de sauvegarde !

Au premier lancement, Gestan cre un premier utilisateur, paramtre l'application avec les options les plus classiques, etinitialise quelques donnes de rfrence (notamment, le fichier des codes postaux, celui des pays du monde, celui du plancomptable simplifi utilis en France, et un fichier d'exemples d'imputations comptables).

Par dfaut, le mot de passe du premier utilisateur cre est identique son code. Pensez le modifier, si ncessaire.

Installer Gestan sous Vista

Vista est un systme d'exploitation tellement mauvais que mme Microsoft s'en est rendu compte, et a du acclrer la sortie deson successeur, Windows 7.

En attendant, Gestan peut tout de mme fonctionner sous Vista : il est recommand d'excuter le programme d'installation(GESTAN_install.exe) en mode Administrateur, et excuter le programme (GESTAN.exe) en mode de compatibilit XP.

Installer Gestan en rseau

Vous pouvez installer Gestan en rseau.

Pour cela, lors de l'installation, indiquez l'assistant d'installation, comme rpertoire racine de Gestan, un rpertoire rseauaccessible des machines qui devront excuter Gestan, par exemple G:\PARTAGE\GESTAN, ou \\serveur_partage\GESTAN.Attention, l'utilisateur Windows connect doit avoir les droits de lecture et de mise jour sur ce rpertoire rseau !

Dans l'assistant d'installation, cochez aussi la case "utilisation multiposte" : ainsi, les actions effectues affiches sur l'crand'accueil de Gestan seront rafrachies automatiquement.

Installez Gestan sur les autres machines en spcifiant le mme rpertoire rseau comme rpertoire racine de Gestan.L'assistant vous demandera de confirmer que vous voulez installer le programme pour une base existante. Vous pourrez alorsvous connecter avec votre code utilisateur et votre mot de passe crs lors de la premire installation.

Passer d'une installation monoposte une installation rseau

Il vous suffit :1- de vous assurer que le rpertoire de la base monoposte actuelle (par dfaut : C:\GESTAN) est dans un rpertoire partag,accessible aux autres machines.Si tel n'est pas le cas :1-1 : soit rendez ce rpertoire accessible aux autres machines via les options de partage du rpertoire1-2 : soit copiez-collez le rpertoire de la base monoposte actuelle dans un nouveau rpertoire accessible toutes lesmachines, puis lancez Gestan sur votre machine initiale, et via le menu Administration > Gestion multi-entreprise, dclarez lenouveau rpertoire de base de donnes, connectez vous la nouvelle base (mme cran), puis supprimez la rfrence l'ancienne (mme cran). Vous pouvez ensuite supprimer l'ancien rpertoire.

2- sur la machine originale, via Outil >paramtres> onglet "Divers", cochez la case "utilisation multipostes"

Imaginons pour l'exemple que vous utilisez le rpertoire partag C:\GESTAN de votre premire machine. Ce rpertoire est vudepuis les autres machines sous l'adresse \\serveur\GESTAN, si votre machine initiale s'appelle serveur, ou F:\GESTAN, sivous avez dclar un disque rseau F: pointant sur \\serveur\GESTAN sur les autres machines

3- d'installer Gestan sur les nouvelles machines (Attention, les versions installes doivent tre de mme version que la versionoriginale !). A la premire excution, l'assistant d'installation vous permettra de dclarer le rpertoire partag\\serveur\GESTAN ou F:\GESTAN comme tant le rpertoire prendre en compte. Cocher aussi la petite case "Utilisationmultipostes" sur l'assistant d'installation. Et c'est tout ! ;)

RemerciementsGESTAN remercie tout particulirement :

Axelle de Castelet , pour avoir mis la pression qu'il fallait - ne vous inquitez pas, elle sait faire - afin que la mise en lignede Gestan soit effectue plus rapidement par ICS, puis pour avoir mis la pression pour ralentir les travaux, puis pouravoir disparu !

Benot de Castelet , pour les photos de fond d'cran, prises lors d'un voyage en Nouvelle-Zlande;Jrme Clauzure , pour son enthousiasme au sujet du produit, et l'tude dtaille qu'il en a fait;Anne-Laure Debaecker , stagiaire communication dans l't 2010, crative et motive;famfamfam , auteur des icones livres avec Gestan. Ces icnes sont sous licence GNU, vous les trouverez sur le site

www.famfamfam.com, o vous pourrez d'ailleurs en trouver d'autre.

et.... les traducteurs de Gestan, dans l'ordre des arrives :

Olivier Baudry , de DT Technologies pour le TchqueJean-Louis Meistermann , directeur de la librairie Fraol, de Madrid, pour l'EspagnolCiaran Mac Guill, distingu comptable, migr depuis plus d'une dcennie en France pour l'Irlandais et l'AnglaisRita Bettancourt, avocate brillante de Lisbonne, et qui sait faire des jeux de mots en Franais, pour le PortuguaisJoao Serra , chef d'entreprise, pour l'ItalienPhilippe Vincent pour le SlovaqueMuriel d'Hardemare, minente germanophile de CIGAL, pour l'AllemandKris Verheyden, pour le NerlandaisValentin Iancu, pour le RoumainMarek Robak, directeur d'cole Gorzow, pour le Polonais

et.... les dveloppeurs fous de Gestan !

Raymond Maury, le roi de la partie double, qui a dvelopp certaines parties du programme, un poil revu par ICS, maisl'ide venait du sud !

Eric Bolly, qui, depuis la Belgique, a dvelopp ce qui tourne autour des nuages (du Cloud, en anglais)

et....

le fan-club de Gestan ! Merci tous ceux qui utilisent le programme, qui envoient leurs suggestions, ou simplement unmessage amical, qui recommandent le produit sur les forums ou auprs de leurs amis ! Merci particulirement Galoun92, Dano, Gisle, Schatsi, salut.steph, Claire de Dune, jSiegwald, Rpid, Ansaro, Ludo, Chris, jlm, jeannot21,GMService, Chris,Le Pierreu, Mister Nono, Eck, tchaffardon, Luc Vignerot, German fervents du forum (a c'est descoups se brouiller vie avec ceux qu'on a oubli !!) Grce vous tous, Gestan est un succs : chaque mois, il compteentre 500 et 1500 utilisateurs nouveaux !

Bases et rpertoires utiliss par Gestan

Gestan est un programme, qui travaille sur des donnes. Le programme est "rang" dans le rpertoire des programme, et lesdonnes sont "ranges" dans le rpertoire des donnes.

Vous pouvez grer plusieurs socits avec Gestan : dans ce cas, il y a toujours un seul rpertoire de programme, mais il y a unrpertoire de donnes par socit diffrente gre.

Le paramtrage classique pour une seule socit

Au premier lancement de Gestan sur une machine, l'assistant permet de spcifier le rpertoire des donnes.

Par dfaut, il s'agit du rpertoire C:\GESTAN (pensez intgrer ce rpertoire dans votre stratgie de sauvegarde !)

Mais vous pouvez spcifier tout autre rpertoire :- un autre rpertoire sur votre machine, par exemple C:\Mes donnes\Ma Socit\Gestion- un rpertoire sur une autre partition de votre disque, par exemple G:\Gestan- un rpertoire rseau, comme par exemple \\serveur\repertoire_data, ou alors H:\repertoire_data, si vous avez mappl'emplacement \\serveur\repertoire_data la lettre H.

Dans le rpertoire des donnes se trouvent les sous-rpertoires suivants :- DATABASE qui stocke la base de donnes Gestan (les fichiers *.fic, *.ndx, *.mmo)- DOCUMENTS qui contient les fichiers rattachs aux contacts- RESSOURCES qui contient diffrentes ressources comme par exemple des requtes stockes, les modles de documents depublipostage, etc.- BACKUP qui contient les backups effectus l'occasion d'oprations d'importation de base

Travailler avec Gestan pour plusieurs socits

Vous pouvez travailler avec Gestan pour plusieurs identits spares, par exemple votre activit personnelle, l'activit d'uneassociation dont vous occupez, et l'activit de votre entreprise.

Pour ce faire, via le menu Outils > Administration > Gestion multi-entreprises, vous allez pouvoir crer de nouvelles bases dedonnes.

Cet cran n'est accessible qu'aux utilisateurs ayant le profil "Administrateur".

Le bouton Nouveau dclenche l'assistant de cration d'une nouvelle base. Il vous permet de spcifier l'emplacement danslequel vous voulez crer cette nouvelle base, et cre l'ensemble des fichiers ncessaires, avec des donnes initiales.

Le bouton Supprimer permet de supprimer la rfrence la base de donnes. Par prudence, elle ne supprime pas lesrpertoires et sous-rpertoires associs. Supprimez les manuellement.

Le bouton Connect permet de se connecter la base slectionne.

Dmarrage direct Gestan sur une base donne

Lorsque vous cliquez sur l'icone de Gestan installe sur votre bureau, Gestan dmarre sur la dernire base sur laquelle voustravailliez.

Quand vous avez plusieurs bases, il peut tre intressant d'ouvrir Gestan directement sur la base qui vous intresse.

Pour ceci, il suffit d'ajouter le paramtre "base=x" dans la ligne de commande qui lance Gestan : l'aide du clic droit surl'icone de raccourci, ouvrez l'cran des proprit et compltez le comme dans l'exemple ci-dessous :

La chaine base=2 a t ajoute la chaine cible, afin de lancer Gestan sur la base identifie par le numero 2 dans la liste desbases disponibles.

Onglet Identit de l'entreprise

Il prsente les donnes gnrales de votre entreprise.

Vous pouvez utilisez ces zones pour retrouver facilement les renseignement frquemment demands sur votre entreprise.

La France, paradis administratif.

Gestan permet de stocker les divers codes et immatriculations utilises en France, et en particulier :Le numro SIRET : identifiant d'tablissement numrique de 14 chiffres, compos du numro SIREN de l'entreprise (9

chiffres), et du NIC (Numro Interne de Classement - 4 chiffres), et d'un chiffre de contrle.Le code RCS (registre du commerce et des services). Toute personne physique ou morale ayant qualit de commerant

doit s'inscrire auprs du RCS.Le code APE est (quatre chiffres et une lettre) est attribu par l'Insee toute entreprise lors de son inscription au rpertoire

SIRENE. Ce code caractrise son activit principale par rfrence la nomenclature d'activits franaise (NAF rev). Cecode est la base des classements des entreprises par secteur d'activit.

Si vous habitez dans un autre pays, vous pouvez laisser ces zones vides, ou y stocker les informations localescorrespondantes.

Autres donnes

La date 1er exercice comptable conditionne l'affichage des listes des pices (devis, factures, avoirs, commandes, BL) : sielle n'est pas renseigne,ou si elle est au premier janvier d'une anne, les pices seront affichs par anne calendaire. Dansle cas contraire, ces pices seront affiche par anne comptable.

L'option de non assujettissement de TVA :

si elle est coche (entreprise non assujettie la TVA), la colonne TVA n'apparatra pas dans les factures et devis, tant ensaisie qu'en dition. Le tableau rcapitulatif de TVA ne sera pas dit dans les devis et factures. Il sera possible de saisirun libell spcial qui sera imprim sur devis et factures : "TVA non applicable, art 293 Bis du CGI", par exemple.

si elle n'est pas coche (entreprise assujettie la TVA), la colonne TVA apparatra pas dans les factures et devis, tant ensaisie qu'en dition. Le tableau rcapitulatif de TVA pourra tre dit (voir onglet "fact/devis") sur les devis et factures.Une zone TVA Intra permettra de saisir le numro de TVA dite intracommunautaire pour les pays europens, quipourra tre imprime sur les factures.

Si la case autoentreprise est coche, la case de non assujettissement TVA est coche aussi.

Si l'option taxe rgime Canada est coche, il vous faudra prciser le taux de taxe TPS (taxe fdrale sur les produits etservices applicable au Canada).

Le libell bas tats est celui qui est imprim sur tous les tats autres que les pices (devis, commandes, factures, etc),comme par exemple la liste des contacts ou la liste des actions.

Onglet contact

L'onglet contact prsente les options disponibles lies la gestion des contacts..

Onglet Contact - Options

Il est possible de grer les donnes personnelles et professionnelles des contacts, ou une seule de ces catgories, en fonctionde la combo Types de donnes contact .

Si la case cocher "gestion des adresses de facturation et de livraison" est coche, un onglet supplmentaire de l'crancontact permettra de grer les adresses de facturation et de livraison.

Si la case cocher "gestion des donnes commerciales client" (v3) est coche, un onglet supplmentaire permettrad'afficher les donnes commerciales client : taux de remise, assujettissement du client la TVA ou pas, instructionsparticulires client pour les commandes, les factures, les BL.

Le bouton Genres de contact permet de dfinir les options possibles d'une combo Genre de contact, qui sera alors affichesur l'cran fiche contact (dans l'onglet Autres infos). Il est possible d'associer une couleur un genre de contact, pourvisualiser les contacts plus rapidement dans la liste. Cette rubrique permet des segmentations plus fines du fichier contact.

Vous pouvez personnaliser les couleurs d'affichage dans lesquelles vous affichez vos contacts, selon leur qualit de client,prospect, ou partenaires (ceux qui n'en relvent pas sont affichs en noir).

Les donnes gres par Gestan, en ce qui concerne les contacts, peuvent tre personnelles et professionnelles, mais vouspouvez prfrer de ne grer qu'une seule de ces catgories.

Le bouton Rles de contact permet de dfinir les options possibles du rle d'un contact sur un projet, pour tenir jourl'annuaire des contacts d'un projet (cran liste des projets).

Le bouton Cdtsde facturation permet de dfinir les diffrentes conditions de facturation pratiques par votre entreprise (parex : remise 10%, ou 20% cde, solde livr.). Il sera alors possible de les associer aux contacts (onglet informationscommerciales de la fiche contact). Cette information sera affiche, la slection d'un contact, sur l'cran fiche des pices(factures, devis, etc).

Adhsions

Ces zones permettent de grer ce qui concerne les adhsions, c'est dire tout droit valable entre deux dates.

La combo type de gestion permet de specifier le mode de gestion retenu. Voir la page adhsions pour la description dtailledes modes de gestion.

La combo dure par dfaut permet de prciser une dure par dfaut pour les adhsion : la cration d'une nouvelle adhsion,la date de fin sera calcule en fonction de ce paramtre.

En fonction du type de gestion, un champ TVA adhsions permet de prciser le taux de TVA applicable. Il peut tre nul.

Le champ Libell param permet de prciser le sens d'un libell complmentaire qui peut tre mmoris pour les adhsions,comme par exemple un n de licence, ou un type de matriel.

Le champ Combo param permet de spcifier le sens d'une combo paramtrable, comme par exemple le type de licence, outoute autre information lie l'adhsion. Dans ce cas, le bouton situ droite du champ permet de saisir les diffrentesoptions possibles, comme par exemple dbutant, confirm, professionnel, s'il s'agissait du type de licence.

Le bouton Catgories permet de prciser les diffrentes catgories possibles d'adhsion (simple, bienfaiteur, soutien, etc).

La case cocher Contact->Membre est une case qui permet juste de remplacer le mot "contact" par le mot "membre" surcertains boutons, crans, et menu. Cela relve un peu de la coquetterie smantique, mais cela fait plaisir quand mme !

Versements

Cette zone permet de grer ce qui concerne les versements, c'est dire tout versement d'argent qui ne relve pas d'unefacture ou d'une adhsion.

Le champ Combo param permet de spcifier le sens d'une combo paramtrable, comme par exemple le motif du versement,ou toute autre information lie au versement. Dans ce cas, le bouton situ droite du champ permet de saisir les diffrentesoptions possibles.

Onglet Contact - Champs paramtrables

Ces zones permettent de grer des champs non prvus initialement dans le fichier des contacts.

Vous pouvez ainsi stocker dans Gestan :des champs texte, comme par exemple la marque de la voiture ou le nom de l'animal favori;des zones numriques, comme par exemple le nombre de voitures, ou d'annes d'tudes;des boolens (interrupteurs oui/non), comme par exemple si la voiture a une peinture mtallise ou pas;des zones dates, comme la date d'achat du premier vhicule;des zones combo, comme par exemple la couleur du vhicule. Dans ce cas, le bouton situ gauche vous permettra de

spcifier les diffrentes couleurs possibles.

Ces informations seront affiches sur l'onglet "Complments" de la fiche contact.

Gestan peut mmoriser des donnes concernant les enfants des contacts (onglet donnes personnelles de la fiche contact).Par dfaut, Gestan ne gre que les prnoms et les dates de naissance.

Il est possible de grer des donnes complmentaires concernant les enfants :deux champs libells, par exemple le nom de famille (il peut tre diffrent de celui des parents), ou la matire scolaire

prfre;un champ combo, pour mmoriser toute valeur concernant l'enfant. Dans ce cas, un bouton affich gauche du champ

permettra de saisir les options possibles;un champ date, comme par exemple une date de vaccination ou d'entre en collge;un champ boolen, comme par exemple " charge" (ou pas).

Onglet Pices

Cet onglet concerne les "pices" gres par Gestan, savoir les devis, les commandes client et fournisseurs, les facturesclient et fournisseur, les avoirs et les bons de livraison, les demandes de prix.

Onglet Pices - Options gnrales

Type de numrotation : permet de choisir un type de numrotation pour les devis et factures. Toute pice (facture, devis, etc)est identifie par un numro unique interne propre Gestan, mais le numro imprim sur la pice peut tre diffrent, etadopter des formats varis. Par exemple,l'option par dfaut nclient / nfacture / nfacture pour le client numrote avecl'identifiant contact, l'identifiant interne de la facture, et le n d'ordre de la facture pour le client. Par exemple, la facture 1528-556-7 est la 7 facture pour le contact 1528, et porte le numro interne 556.

Pour toutes les options choisies, il est possible de prfixer la pice d'un libell fixe (champ Prfixe pices ), et/ou du code del'utilisateur qui a soit cr la pice, soit qui est dclar comme suivant la pice (combo Code utilisateur ). Par exemple, sinous avions saisi MB7 dans le champ prfixe et le choix Crateur dans la combo code utilisateur, notre facture 1528-556-7prcdente deviendrait MB7/1528-556-7/EN, si c'tait l'utilisateur EN qui avait cr la facture.

Dlai de rglement par dfaut : le dlai de rglement que vous accordez par dfaut vos clients. Il sera utilis par dfaut, la cration d'une pice client.

Dlai de paiement par dfaut : le dlai de paiement que vous pratiquez vis vis de vos fournisseurs. Il sera utilis pardfaut, la cration d'une pice fournisseur.

Dlai de validit devis (jours) : c'est le dlai au del duquel un devis non accept sera considr comme refus

implicitement.

Si la case Gestion dtaille des commandes est coche, il sera possible de suivre la ralisation d'une commande dans sesdiffrentes tapes.

Pouvoir utiliser des PU variables : c'est une option trs rare, voir la page facture client.

Imprimer tx de change : imprimer ou pas le taux de change des pices qui ne sont pas exprimes dans la monnaie par dfaut.

Ne pas imprimer la TVA : permet de ne pas imprimer la colonne pourcentage de TVA

Ne pas imprimer les quantits : permet de ne pas imprimer la colonne quantit

Mentionner les dlais de livraison : permet d'intgrer - ou pas - le dlai de livraison au descriptif de produit, quand on saisitune ligne de produit dans une pice comme une facture, ce dlai tant issu de celui figurant dans la fiche produit.

Onglet Prsentation des pices - Options redfinissables par pice

Les options qui sont dcrites ci-aprs sont redfinissables par pice. Cela veut dire que quand vous allez crer une pice(devis, facture, etc), ce sont bien ces options qui seront prises en compte au moment de la cration, mais vous allez pouvoirles modifier pour chaque pice. Par exemple, vous pouvez dcider qu'en gnral, vous imprimez des montants HT dans vospices, mais que pour telle et telle factures, ils seront dits en TTC. Ou alors que la langue par dfaut est le franais, maisque tel devis sera en slovaque, ou tel avoir en Galique. Ces options seront mmorises dans la facture, et vous n'aurez pas le re-demander.

Type d'entte permet de choisir le type d'entte appliquer sur les devis client, les factures client et les avoirs. Voir paged'aide ddie.

Tri : les lignes des factures et autres pices peuvent tre tris selon plusieurs options possibles :Ordre des saisies : les lignes des pices sont imprimes dans l'ordre dans lequel elles ont t saisies (cet ordre peut se

modifier l'cran)Code alphabtique : les lignes des pices sont imprimes dans l'ordre alphabtique des codes produitFamille+ ordre / Famille + alpha : les lignes sont dites dans l'ordre des familles de produit, puis l'ordre de saisie / ou par

code alphabtique des produits.Titre/Lot + ordre / Titre/Lot+alpha : les lignes sont classes par titre de facturation et lot de facturation, + ordre de saisie

ou code alphabtique des produits.

Sous-total permet de commander l'impression des sous-totaux des lignes de pices. Si l'option "Si ncessaire" est choisi, lesous-total ne sera imprim que s'il y a plus d'une ligne de la mme catgorie.

L'option Colonne Produit permet soit d'avoir une colonne ddie pour les codes produits dans les devis et factures, soit dene pas l'imprimer, soit de l'intgrer dans le libell, par exemple "[ART01] Pot de fleur dcor design"

Montants imprimer (V3) : commande l'impression des colonnes de montants dans les pices. Vous pouvez ainsiimprimer les montants HT ou TTC seuls, les montants NETS (spcialement pour les entreprises non assujetties la TVA),les montants HT et TTC, ou le PU HT et le montant TTC.

Imprimer la nature de pice : commande l'impression de l'objet gnral de la pice (par exemple "Prestations sept 2009".

Serrer les lignes l'impression : resserre la mise en page.

Imprimer les commentaires produits : si elle n'est pas coche, seule la dsignation du produit est insre dans les lignesdes pices. Dans le cas contraire, le descriptif produit complet figurant sur la fiche produit est aussi insr.

Imprimer la colonne remise par ligne (V3) : permet d'afficher des remise par ligne de produit factur, et pas seulementune remise globale

Imprimer la colonne unit (V3) : permet d'imprimer une colonne "unit de vente"

Imprimer le tableau recap TVA : commande l'impression du rcapitulatif de la TVA sur vos factures, merci auxfonctionnaires zls qui ont pondu cette complication merveilleusement orwellienne, pour le plus grand plaisir du clientfinal, que cela passionne.

Impression fax : permet de supprimer le gris de certaines zones comme les enttes de colonnes : si vous transmettez vospices par fax, ces zones pourraient tre difficilement lisibles.

Sans total (devis) : permet de n'imprimer aucun total sur les devis (pas de total HT ni de total de TVA ni de total TTC)

Imprimer dtail (V3) : devis / commandes / factures : pour chacun de ces types de pices, cela permet d'insrer une pagecomplmentaire comprenant la photo ventuelle du produit, ainsi que les notes commerciales.

Par dfaut, les pices seront considres comme tant dans la langue prcise l'onglet "identification", sauf si le codelangue du contact concern est diffrent. Il restera de toute faon possible de lui affecter tout autre code languemanuellement.

Le petit bouton rouge , en bas et droite de l'cran permet d'appliquer toutes les pices existantes les options par dfautslectionnes.

Onglet Pices - Autres options

Imprimer "bon pour accord (V3) : commande l'impression du bloc "bon pour accord" sur les devis et les commandes.

Imprimer paiements : sur les factures, permet d'imprimer une ligne supplmentaire affichant le montant qui reste payer.

Signature sur les BL permet de prciser qui doit signer le BL remis au client : soit personne, soit le transporteur, soit leclient, soit les deux.

Imprimer "Suivi par" (factures, avoirs) (V3) : imprime l'interlocuteur qui suit la pice, sur les factures et les avoirs

Imprimer "Suivi par" (devis) (V3) : imprime l'interlocuteur qui suit le devis

Imprimer seulement le HT (devis) (V3) : Si cette case est coche, seuls les prix HT du devis (il s'agira alors plutt d'uneoffre de prix) seront imprims. Attention, dans certains pays, cette pratique peut ne pas tre rglementaire, veuillez levrifier.

Ne pas imprimer le dtail des prix (devis) (V3) : Si cette case est coche, la colonne prix unitaire des devis ne sera pasimprime (seulement la quantit et ventuellement l'unit). Attention, dans certains pays cette pratique peut ne pas trerglementaire, veuillez le vrifier.

N'imprimer que les quantits (cde fournisseur) (V3) : permet de n'imprimer que la colonne quantit sur les commandesfournisseur (au lieu des colonnes Qt, PU HT, %TVA, HT, TTC)

Imprimer les prix sur les BL (V3) : permet d'imprimer les prix sur les bons de livraison.

Il est possible d'imprimer des conditions gnrales de vente (ou tout autre texte), la suite des devis, commandes client,factures client, ou bons de livraison, selon les options coches.

Le bouton Texte des CGV permet de saisir du texte et de le mettre en forme. Il est noter que le texte des CGV peut tretraduit.

Grer les droits de timbre : permet d'imprimer en bas de facture le montant des droits de timbre ventuel. Si cette case estcoche, le montant du timbre fiscal par dfaut peut tre saisi.

Total en lettres : permet d'imprimer en bas de facture le total TTC en lettres (option destine certains pays d'AFN,disponible seulement pour les pices dites en langue franaise). Dans ce cas, il faut saisir l'unit montaire (la monnaieen lettres utilise, par exemple le franc franais (belle poque !) ou le dinard), et la partie dcimale (partie dcimale de lamonnaie en lettres utilise, par exemple le centime (belle poque !) ou le centavo).

Onglet Pices - Couleurs et logos

Par dfaut,Gestan dite des pices avec en en-tte le logo de l'entreprise (une image classique), et les informationsd'identification de votre entreprises, imprimes en deux colonnes. Mais de nombreuses options de personnalisation sontpossibles, en jouant notamment sur la largeur des logos.

Le logo large est utilis pour les factures, devis et avoirs avec l'entte "Gestan Original", et pour toutes les autres pices(commandes client, BL, commandes et factures fournisseurs, demandes de prix). Ses dimensions maximales sont de 100pixels de haut sur 692 pixels de large, mais il peut tre de taille infrieure. Dans l'exemple ci dessus, il prsente gauche lelogo de l'entreprise, et droite un logo de certification par l'AFAQ. Il serait tout fait envisageable que la partie mdiane(elle pourrait aussi tre un autre endroit), blanche dans cet exemple, comporte l'adresse, la dnomination, le slogancommercial ou toute autre information concernant l'entreprise : bref, tout est possible.

Le logo demi-page est utilis pour les enttes des commandes client, BL, commandes et factures fournisseurs, demandesde prix, ainsi que les factures, devis et avoir pour lequels vous avez choisi une autre entte que "Gestan original". Sesdimensions maximales sont de 100 pixels de haut sur 285 pixels de large (au del, il serait redimensionn).

Deux fichiers exemple se trouvent dans votre rpertoire Programme Files\Gestan (Programme\Gestan, si vous tes sousVista ou Seven).

Un petit dessin valant mieux qu'un grand discours, voil deux petits dessins ! :

Dans ce premier exemple, cette facture (entte "Gestan original"), utilise un logo large de 692 pixels : il fait toute la largeurde la page. Ce logo large est une image que vous pouvez modifier comme n'importe quelle image, en particulier pourinsrer le logo de votre entreprise, mais aussi, ventuellement, son adresse ou n'importe quel autre lment sous formegraphique.

Dans ce second exemple, il s'agit de la mme facture, mais ici, nous avons indiqu dans la case "Logo large" un logo de250 pixels de large : il ne couvre pas toute la largeur de la page. Seront alors imprimes les colonnes 1 et 2, qui contiennentles libells paramtrs dans l'onglet "entete de pices" ci dessous.

Le logo rduit apparat d'une part sur les pages suivantes des pices produites par Gestan, mais aussi sur les tats, commepar exemple la liste des contacts, ou des actions. Ce doit tre une image aux dimensions de 30 pixels sur 30.

Impression recto verso permet, pour les imprimantes qui sont quipes de cette fonction, d'imprimer les pices en recto-verso. Pour les autres, cela facilite l'impression recto-verso manuelle.

La combo Logo pour courrier permet de choisir celui des deux logos, le large ou le demi page, qui devra tre utilis pourles courriers gnrs par Gestan (par opposition aux courriers gnrs par publipostage OO ou Word)

La couleur prfre est celle qui sera utilise pour l'impression de l'entte dfini sur l'onglet "entte de pice" ci-dessous.Vous pouvez l'harmoniser avec votre logo, ou la charte graphique de votre entreprise. C'est aussi la couleur d'impressiondes entte d'enveloppes et d'tiquettes.

La couleur de fond des entte de colonne est celle qui sera utilise pour l'impression des enttes de colonne des tatsproduits par Gestan, comme la liste des clients ou des actions. Si la case "Mme couleur pour les pices " (V3) estcoche, cette couleur sera aussi utilise pour les enttes de colonne des factures, devis et autres pices, sauf si l'option"impression fax" est coche (dans ce dernier cas, aucune couleur n'est applique aux enttes de colonnes, pour faciliter lavisibilit en cas de transmission pas fax).

Onglet Pices - Entte de pices

Par dfaut, Gestan dite des pices avec en en-tte le logo de l'entreprise (une image classique), et les informationsd'identification de votre entreprise, imprimes sur deux colonnes. Cet onglet gre des options de personnalisationdisponibles en V3.

La combo Imprimer en Entte permet de prciser ce que vous voulez que Gestan imprime en entte : par dfaut, Gestanimprime un logo gauche et les coordonnes de l'entreprise droite, mais il est possible de n'imprimer que le logo, ou quel'adresse, ou ni l'un ni l'autre (pour dition sur papier entte primprim, entre autres motifs). Juste en dessous, vous avezla combo trs sioux Entte imp. directe : cela permet de choisir un type d'entte pour les impressions directes. Celacorrespond au cas suivant : vous avez du papier en-tte sur lequel vous imprimez vos pices, mais pour les mails, voussouhaitez une entte intgr au fichier pdf. Vous pouvez choisir logo+adresse en entte, et rien en impression directe : decette faon, quand vous imprimerez directement une pice (sans passer par l'aperu avant impression), aucun entte ne seraimprim, alors que si vous l'imprimez aprs aperu, l'entte sera imprim. Si vous n'utilisez pas de papier a entte, mettezla combo Entte imp directe la mme valeur que Imprimer en entte.

C'est la mme chose pour les bas de page, voir onglet Bas de page.

"Apparence entte" affiche les libells qui seront affichs en entte. Le contenu des deux colonnes est librementmodifiable. Vous pouvez en dclarer le cadrage avec les deux combos cadrage colonne gauche et cadrage colonnedroite . Vous pouvez publier la raison sociale droite ou gauche avec la combo colonne raison sociale .

La combo Imprimer l'attention de contrle l'dition d'un petit libell de courtoisie : au lieu d'imprimer M. ArnaudDupont dans une adresse, vous pouvez choisir d'imprimer "A l'attention de M. Arnaud Dupont", ce qui peut tre considrcomme plus lgant, ou de ne pas imprimer de nom du tout (dans ce cas, il n'y aura que le nom de la socit de M Dupont)

En dessous, les combos Police et Taille permettent de grer respectivement la police et la taille de police de :la raison sociale publie en en-tte, puis les deux colonnes d'adresse de raison socialel'adresse du conctact

le corps de la piceles ttes de colonne

Les cases cocher "Infos client imprimer sur les pices " permettent d'imprimer le tlphone du contact et/ou sontlphone portable et/ou son adresse mail, respectivement sur les pices client (devis, commandes, factures), les BL, lespices fournisseur (demande de prix, commande, facture fournisseur), et les fiches d'intervention.

Onglet Pices - Bas de page

Vous pouvez imprimer un libell fixe, systmatiquement, en fonction du type de pice.

C'est ce que permet cet cran, pour les devis et factures, mais aussi pour les commandes fournisseur (V3), les facturesfournisseur (V3), les commandes client (V3), et les bons de livraison (V3).

A cot de chaque champ, un petit carr de couleur permet de spcifier la couleur d'entte souhaite pour le type de pice,mais ce dtail relve de la coquetterie. On a du programmer a la demande d'une femme, mais on est peut-tre un peumauvaise langue, en vrai, on ne s'en souvient plus.

La combo bas de page permet de prciser ce qui doit tre imprim en bas de page : par dfaut, Gestan termine l'impressiondes pages par une ligne horizontale, le libell Identit juste au dessous, et le numro de page. Vous pouvez choisird'imprimer tous ces lments, certains d'entre eux, ou aucun.

La combo bas de page courrier permet de prciser ce qui doit tre imprim en bas de page des courriers gnrs parGestan : il a le mme effet que la combo "bas de page", mais pour les courriers pdf gnrs par Gestan sur la base descontenus de messages-type.

Juste en dessous, vous avez les combo Imp directe : elle permet d'avoir un autre bas de page lorsque vous envoyez lesdocuments directement l'imprimante, et que vous avez du papier entte. Voir onglet Entete de pice pour la description

dtaille. Si vous n'utilisez pas de papier a entte, mettez les combo Imp Directe la mme valeur que celles du haut.

Le libell identit est imprim au bas de toutes les pices destines l'extrieur : factures, devis, commandes, BL, fichesd'intervention, courriers.

Les enttes de pices

Structure des en-tetes de pices

La structure de l'entte des pices (devis, factures, commandes, avoirs, BL, demandes de prix) est indique ci dessous :

Gestan imprime une image logo, dans toute la zone encadre en rouge, et l'adresse de votre entreprise sur deux colonnes, dansla zone encadre en vert. Image logo et coordonnes de l'entreprise sont paramtrables via le paramtrage gnral del'application.

Dans la cas ci dessus, le logo de l'entreprise prend toute la largeur de la page, et comporte le petit logo AFAQ sur le ct droit.Mais rien ne vous empche de faire une image logo diffrente, sans le logo AFAQ, par exemple, et avec votre adresse intgredans l'image, par exemple dans la zone jaune clair.

Entete "Gestan Original"

Gestan V2 utilse l'entte "Gestan Original ", ci dessous :

Gestan V3 permet d'utiliser trois types supplmentaires d'entte diffrents, selon vos prfrences :

Entete "Gestan Classic"

Si vous utilisez ce type d'entte, les coordonnes de votre entreprise ne sont pas imprime, puisqu'elles sont remplaces par lebloc "N de facture / Date / Code client" : dans ce cas, vous pouvez intgrer votre adresse l'image logo imprime en haut droite des pices.

Entete "Gestan IBAN"

Cette entte est adapte aux pices internationales, elle publie vos coordonnes IBAN et BIC paramtres via le paramtragede votre compte bancaire professionnel.

Entete "Gestan CMS"

De mme que pour l'entete "Gestan Classic", si vous utilisez ce type d'entte, les coordonnes de votre entreprise ne sont pasimprime, puisqu'elles sont remplaces par le bloc "N de facture / Date / Code client" : dans ce cas, vous pouvez intgrervotre adresse l'image logo imprime en haut droite des pices.

Entetes "Gestan 2AdrC", "Gestan 2AdrL"

Dans cette entte, deux adresses sont imprimes : l'adresse de facturation, sur le ct droit, et l'adresse du contact, sur le ctgauche, pour l'entte 2AdrC, ou l'adresse de livraison pour l'entte 2AdrL.

Le type d'entte 2AdrC est notamment utile quand vous facturez des travaux effectus pour le compte de tiers. Par exemple,vous facturez au syndic d'un immeuble des travaux excuts dans un des appartements de l'immeuble : tablissez la facture surle compte du contact qui occupe l'appartement en question, en dclarant pour ce contact l'adresse du syndic comme adresse defacturation. Le syndic saura avec cette mention quel est l'appartement concern par les travaux que vous lui facturez.

Entetes

Si la tte de ces enttes ne vous revient pas, qu' cela ne tienne, sortez le grand jeu, et faites-vous dvelopper un entte quivous plaise, avec un corps de rve (un corps de facture, bien sr).

Vous pouvez remplacer les devis, factures, fiches d'inter, etc, par des formulaires 100% spcifiques, pour un prix trsmodique (environ une deux heures de travail par tat). Consultez pour cela un partenaire Gestan avec la qualification"dveloppement".

Onglet produits/stocks

Le champ Nb dcimales prix produit permet de prciser le nombre de dcimales dans lequel doit tre trait le prix desproduits, tandis que le champ NB Dcimales quantit produits permet de choisir le nombre de dcimales avec lequel lesquantits de produit doivent tre exprimes.

Cochez la case "utiliser un catalogue produit " si vous avez un catalogue de produits avec des tarifs. Quand vous ferez undevis ou une facture, vous pourrez choisir dans votre catalogue pour alimenter les lignes de factures. Si vous n'en utilisez pas(par exemple une profession librale qui vend seulement des prestations intellectuelles en rgie ou au forfait), dcochez la.Vous aurez alors seulement choisir entre des familles de produit.

Cochez la case "utiliser les sous-familles " (V3) si vous avez un catalogue de produits trs important. Dans ce cas, il voussera certainement utile de pouvoir classer les produits en familles et en sous-familles.

La case Gestion DEEE permet de grr les DEEE, cette petite merveille technocratique invente par les fonctionnairesfranais pour faciliter la vie des gens qui travaillent.

Un "produit compos" est un produit compos de plusieurs produits du catalogue. Par exemple, un rtroviseur (produitcompos) pourrait tre compos d'une coque (produit simple), d'une glace (produit simple), et de trois vis spciales (produitsimple). Si vous facturez un produit compos, vous n'aurez qu'une seule ligne sur votre facture, par opposition au produitmodle (si vous facturiez un produit modle "rtroviseur" compos des mmes produits, la facture comporterait trois lignes,coque, glace et vis). Les cases grer les produits modles et grer les produits composs permettent de prendre en comptel'une et/ou l'autre de ces possibilits.

Le "Genre d'ingrdient" caractrise un ingrdient, c'est dire l'utilisation d'un produit dans le cadre d'une intervention, ou d'unprojet.

Gestion des stocks

Si vos grez des stocks, cochez la case "Grer les stocks" (V3). Facile.

Grer les stocks en mode simple signifie que le dstockage et l'enstockage seront effectus en un seul clic sur les boutonsStock IN ou Stock OUT, avec toutes les valeurs par dfaut : les mouvements d'entre ou de sorties de stock seront gnrspour la totalit des quantits de toutes les lignes de produits avec stocks gr, avec un libell standard pour ces mouvements.

Par opposition, si cette case n'est pas coche, un cran intermdiaire permettra de grer plus finement les mouvements destocks correspondants la pice concerne (suivant les options choisies de "Dstockage" et "Entre en stock"). Si voussouhaitez grer les reliquats, il est prfrable de ne pas cocher cette option.

La combo "Dstockage " (V3) permet de prciser partir de quelles pices vous voulez grer le dstockage : partir descommandes, factures, ou BL. Par exemple, si vous choisissez "facture", cela veut dire que vous considrer que le dstockageest faire en mme temps que le traitement de la facture. Dans ce cas, la liste des factures affichera un bouton "Stock Out".Ce bouton permettra de gnrer les mouvements de sortie de stock correspondants.

A l'inverse, la combo Entre en stock (V3) permet de choisir partir de quelles pices vous voulez grer les entres en stock: soit partir des commandes fournisseur, soit partir des factures fournisseurs. Par exemple, si vous choisissez"Commande", sur l'cran liste des commandes fournisseurs, un bouton "Stock IN" sera affich. Il permettra de gnrer lesmouvements d'entre de stock correspondants.

Type suppression stock (V3) permet de paramtrer le mode de suppression des mouvements de stocks, soit par suppressionsimple soit par contrepassation, soit une combinaison des deux (voir page d'aide "Mouvements de stock").

La case cocher Grer les emplacements de stock (V3) permet, si elle est coche, de renseigner un emplacement de stockpour chaque mouvent de stock en entre ou en sortie.

La case cocher Gestion des niveaux par emplacement (V3) permet, si elle est coche (ainsi que la case Grer lesemplacements de stock), de grer les stocks non pas globalement, mais pas emplacement (par exemple, vous saurez que vousavez en stock trois classeurs rouge dans l'armoire AA, deux dans l'armoire BB, et 4 dans l'armoire CC, en plus de savoir quevous en avez neuf au total).

Libells paramtrables fiche produit

Vous pouvez paramtrer 10 zones paramtrables pour les produits, 5 numriques et 5 texte, par exemple le poids, le volumedu colis, etc.

Onglet Projets/Actions

Gestion des projets

A l'aide du bouton "Genre de projet", vous pouvez dclarer autant de genre de projet que vous souhaitez.

Il est de plus possible de grer des champs complmentaires sur la fiche projet : 5 champs texte, 5 champs numriques, 5boolens, 5 dates, et 5 combos (V3).

Actions

Il est possible de paramtrer finement ce qui peut se passer en cas de modification ou de suppression d'action grce lacombo "Contrle de mise jour".

Ci dessous la liste des oprations qui se passent en cas de mise jour (y compris terminaison d'action), ou suppression :

"Pas de contrle, pas d'info" : rien ne se passe.

"Info crateur/responsable" : une action "Information" est gnre l'attention de ceux qui ont en connatre.

Par exemple, soit une action XX cre par l'utilisateur AA, affecte l'utilisateur BB, et termine par l'utilisateur CC.Dans ce cas d'option, deux actions "information" sont gnres l'attention de AA et BB, pour leur signaler laterminaison de l'action par CC.

Si maintenant le crateur est AA, et que c'est BB qui termine l'action, une seule action information est gnre l'attention de AA (l'action "information" gnre pour AA l'aurait t pour BB si c'tait AA qui avait terminl'action).

Enfin, si AA avait cre une action affecte AA, aucune action info n'aurait t gnr, puisqu'on suppose qu'unepersonne normale n'a pas tre informe des actions qu'elle effectue !

MAJ par responsable ou crateur : seuls le crateur de l'action (l'utilisateur qui a cr l'action), ou son responsable(l'utilisateur auquel est affect l'action, et qui doit l'excuter), sont autoriss mettre jour l'action.

MAJ par crateur seulement : seul le crateur de l'action est autoris la mettre jour

MAJ par responsable seulement : seul le responsable de l'action est autoris la mettre jour

MAJ par responsable ou crateur + info : seuls le crateur ou le responsable de l'action sont autoriss la mettre jour, etil y a gnration d'action "information" selon les modalits dcrites ci dessus.

MAJ par crateur seulement + info : seul le crateur de l'action est autoris la mettre jour, et il y a gnration d'action"information" selon les modalits dcrites ci dessus.

MAJ par responsable seulement + info : seul le responsable de l'action est autoris la mettre jour, et il y a gnrationd'action "information" selon les modalits dcrites ci dessus.

Le bouton Genre permet de saisir les diffrents genres d'action qui peuvent exister, par type d'action. Par exemple, pour letype d'action "rendez-vous", de saisir les genres "perso", "pro", "medical", etc.

Pour chaque type d'action, il est possible d'associer une couleur. Ces couleurs seront utilises pour l'affichage sur l'agendagraphique (V3).

Onglet Machines

Gestion des machines (V3)

Les "machines" sont un concept gnrique qui dsigne tout objet que vous pouvez ou devez entretenir, louer, prter.

Trois catgories distinctes peuvent tre gres sous Gestan :les machines "ressources" : ce sont les machines qui sont votre force de production, par exemple des presses rotatives si

vous tes imprimeur.les machines "maintenances" (V3) : ce sont les machines que vous devez entretenir, par exemple les chaudires de vos

clients si vous tes chauffagisteles machines "location" (V3) : ce sont les machines que vous louez, par exemple des vlos si vous tes loueur de vlo.

Gestan vous permettra de mmoriser les informations concernant la machine, comme son numro de srie ou sa date degarantie, de mettre en place des actions pour ces machines, comme par exemple une visite de contrle tous les trois moisou une vidange tous les 10 jours, et de grer d'ventuelles locations de ces machines.

Machine Ressources : ce sont vos machines de production, pour lequelles vous voudriez grer un plan de maintenance.Par exemple, vos presses si vous travaillez dans l'imprimerie, vos vhicules si vous tes un transporteur, voire vos chevauxsi vous tes un club hippique. Si vous cochez la case "Grer", il vous faudra juste indiquer la nature de machine, presse,vhicule ou cheval, et le menu correspondant sera disponible dans le menu gnral.

Machines Location : ce sont les machines que vous louez ou prtez, comme par exemple des vlos ou des tondeuses gazon. Si vous les grez, le menu correspondant sera disponible dans le menu gnral, ainsi que le menu "Location". Lacase Grer les heures de location permet, ou pas, de tenir compte des heures de dbut et de fin de location (dans le cascontraire, seul le jour sera utilis).

Machines maintenance : principe identique que prcdemment. Ce sont les machines que vous entretenez, et quinormalement appartiennent vos clients.

Imprimer les infos machine : il est possible de lier une intervention, ou une pice (facture, devis, etc), une machine.Dans ce cas, il est possible d'imprimer - ou pas - sur la fiche d'intervention, ou la pice, les informations concernant lamachine, sous deux formes : la forme "Standard" ou la forme "Vhicule".

La case cocher Vhicule permet de grer dans la fiche machine le kilomtrage, l'immatriculation et la puissance.

Les combos Imprimer les information machine permettent d'imprimer des informations spcifiques machine sur lespices (devis, factures, etc) qui peuvent leur tre lies, ou les fiches d'interventions. Si la combo est a Type vhicule , lesinformation vhicule (kilomtrage, immatriculation, puissance), seront imprimes.

Champs paramtrables machines

Vous pouvez paramtrer 15 zones paramtrables pour les machines, 5 libells texte, 5 zones numriques, et 5 indicateursboolens.

Onglet Divers

Paramtres rgionaux paiement

Code devise : le code devise utilise dans les devis et factures

Nombre de dcimales : nombre de dcimales prendre en compte pour les devis et factures

La zone "Mode de paiement 9" permet d'ajouter un mode de paiement aux 8 modes qui existent par dfaut (par exemple"CESU", ajout rglement par chque, carte, etc)

Fiches d'intervention

Il est possible d'imprimer sur les fiches d'intervention les diffrents tlphones du contact concern par la fiche.

Vous pouvez paramtrer 15 zones paramtrables pour les interventions, 5 libells texte, 5 zones numriques, et 5 indicateursboolens (V3)

Autres paramtres

A la connectionIl y a deux modes pour le dmarrage de Gestan (la mire de connexion) :

- avec un code utilisateur et un mot de passe par dfaut (si la case "Mmoriser" de l'cran de connexion avait t coche, laconnexion sera totalement automatique), - ou via la saisie obligatoire d'un code et un mot de passe chaque connexion.

Utilisation multiposte : si elle est coche, la liste des action affiche sur l'cran principal de Gestan sera raffrachie chaquemodification du fichier. Cochez cette case si vous utilisez Gestan en rseau : quand une nouvelle action vous sera affecte parun autre utilisateur, elle sera affiche automatiquement sur votre cran.

Date par dfaut dans les critures : si elle est coche, dans le cas de la saisie d'critures la suite, la date de la premirecriture sera mmorise, et servira de date par dfaut toutes les critures saisies ensuite. Dans le cas contraire, la date pardfaut de l'criture sera la date du jour. Cette option est utile dans le cas de saisie jour par jour de nombreuses critures.

Message admin permet d'afficher un libell sur tous les crans d'accueil des utilisateurs de Gestan, par exemple "pot dedpart du directeur ce jour 18H salle Murat !"

Rechercher automatiquement les nouvelles versions : elle permet de contrler tous les 30 jours que votre version de Gestanest bien jour. Vous pourrez nammoins faire ce contrle manuellement.

Le bouton Genre de document permet de prciser les genres possibles de documents grs sous Gestan, par exemple "Doctechnique", ou "Contrats".

Selon la combo Type de consommation horaire , la granularit du suivi de consommation de ressource peut tre l'heure, lequart d'heure, ou la minute. Ces consommations de ressources sont en fait les temps de travaux : il suffit de dclarer un projet,avec des tches lies ce projet, et il sera possible de suivre des consommations horaires. L'utilit est le reporting des tempsconsomms, d'une part, mais il est aussi possible de facturer directement partir des consommations enregistres, ce qui estparticulirement pratique pour toutes les professions facturant en rgie.

NB heures par jour/homme est le nombre d'heure dans une journe, et sert la conversion de journes/homme en heure, etvice-versa. Par exemple, si vous avez dclar 16 heures de travail sur un projet, dont le code produit indique une unit defacturation en jour/homme, si vous aviez indiqu 8 heure par journe/homme, quand vous allez facturer, Gestan indiquera unequantit de 2.

Onglet Spcifique machine

Les paramtres des onglets prcdents sont valables pour l'ensemble de l'application, quel que soit l'utilisateur connect, oula machine qu'il utilise.

Les paramtres de cet onglet sont spcifique la machine sur laquelle l'utilisateur est connect. Il serait ainsi possible, parexemple, d'utiliser des serveurs SMTP diffrents au sein d'un mme rseau.

Rpertoires

Sortie des tats permet de spcifier le rpertoire par dfaut de sortie des tats. C'est dans ce rpertoire que sont produits lesfichiers pdf issus des tats, ainsi que les fichiers d'exportation des donnes.

Vous pouvez utiliser pour ce rpertoire votre rpertoire Mes Documents, ou tout autre rpertoire.

Publipostages

Pour les publipostages, vous pouvez utiliser un processeur word ou un processeur rtf.

Si vous utilisez word, lorsque vous demandez l'dition d'un courrier pour un contact, vous activez un publipostage par Word :c'est assez long, le fichier rsultant est volumineux, et il faut avoir achet une licence Word Monsieur Gates, ou sessuccesseurs. Mais c'est une option qui peut tre intressante, notamment si vous crivez des courriers avec des mises en pagecompliques, ou des images, car Word compresse bien les images (on ne peut pas avoir tous les dfauts, non plus !)

Si vous utilisez rtf, vous n'avez pas ces inconvnients : c'est ultra-rapide, cela prend moins de place qu'un fichier Word, vous

n'avez rien payer Microsoft. Mais cela permet un tout petit peu moins de fantaisies en matire de mise en page, et lacompression des images n'est pas gre du tout. Autant dire que vous avez intrt optimiser votre logo avant !

Cela dit, nous recommandons plutt la troisime voie de publipostage propose par Gestan, savoir le "publipostage Gestan",qui produit des fichiers pdf partir de corps de texte contenant des mots-cl (voir "Messages-type et publipostage").

Paramtres mail

Ce sont les paramtres utiliss par Gestan pour envoyer des mails.

Le serveur SMTP est le serveur de mail qui va tre utilis par Gestan pour envoyer des mails, par exemple une facture quevous voulez envoyer un contact.

Vous pouvez utiliser le serveur SMTP mis votre disposition par votre fournisseur d'accs Internet (FAI), c'est direl'entreprise via les services de laquelle vous tre connect Internet, comme Orange, Free, Darty, etc.

Le serveur de votre FAI est gnralement au format smtp.fai.fr, par exemple smtp.orange.fr, si c'est orange qui est votre FAI.Si comme beaucoup, vous avez chang pour free en 2012, c'est smtp.free.fr.

Vous trouverez le nom de ce serveur dans le courrier qui vous a t adress par votre FAI au moment o vous avez souscrit son offre. Si vous ne l'aviez pas pieusement conserv, vous trouverez ce renseignement trs facilement sur Internet.

Les serveur SMTP des FAI sont quelquefois brids (cette information figurant assez rarement dans le descriptif des offres desFAI), c'est dire qu'ils n'autorisent qu'un certain nombre de mails par dlais : par exemple, Free limite les envois sur sonserveur SMTP 200 mails par heure, et 1000 mails par semaines, ou Orange, qui s'y est mis brutalement et sans pravis ennovembre 2010. Ces limitations sont en gnral suffisantes une utilisation normale de Gestan, mais en cas de dpassement,il reste possible soit de demander un dblocage votre FAI, soit de changer de serveur SMTP.

Si vous possdez un nom de domaine, vous pouvez utiliser le serveur SMTP gnralement mis votre disposition par votrehbergeur (l'entreprise chez qui vous avez enregistr votre nom de domaine, comme 1&1, Gandi, LWS, etc.). Pour leparamtrage, il faut alors vous reporter aux indications fournies par votre hbergeur.

Vous pouvez enfin utiliser un serveur SMTP mis votre disposition par votre fournisseur d'identit internet (l'entreprise chezqui vous avez ouvert un compte mail, comme GMail, Yahoo, etc). Dans ce cas, il faut aussi vous rfrer ses instructionsd'emploi.

N'indiquez de mot de passe SMTP que si vous utilisez un SMTP authentifi.

Le port SMTP est gnralement 25, mais peut tre modifi pour certaines configurations spciales. Par exemple, pour utiliserle SMTP de Gmail, il faut indiquer smtp.gmail.com comme serveur SMTP, le port 587, et un mot de passe (au 04/08/08 - cesoptions changent souvent, et sans pravis...)

Pour un smtp authentifi, comme par exemple le SMTP de 1&1, il faut indiquer comme mot de passe SMTP le mot de passede l'adresse mail que vous utilisez chez 1&1, et indiquer cette adresse dans le champ Compte mail .

De mme, pour certains serveurs, et en particulier celui de Google, une connexion TSL est ncessaire, utilit de la case cocher Connexion TSL scurise.

La case cocher Formater les adresses permet d'adresser les mails avec le nom de la personne plutt que son adresse mail :si elle est coche, vous verrez "Prnom NomExped" au lieu de "exped@mon-entreprise.com" dans votre client mail. C'estplus lgant, mais depuis Dcembre 2010, il semble que la syntaxe "nom exped" pose desproblmes sur certains serveurs SMTP. Il est utile dans ce cas de la dcocher.

Le champ Temporisation permet de dclarer une dure entre l'envoi de deux mails. Certains serveurs SMTP fonctionnentmal quand ils sont " fond", il est alors utile de ralentir la vitesse d'envoi avec ce paramtre.

Le petit bouton de test permet de tester le fonctionnement du paramtrage que vous avez saisi, avec ou sans formataged'adresse mail.

Tlphonie

Si vous avez la chance d'avoir un standard PABX, et un priphrique TAPI sur votre ordinateur, Gestan peut vous faciliter lavie : vous pouvez composer directement les numros de tlphone sous Gestan, plus besoin du clavier du tlphone, un clicsuffit.

Et en rception, Gestan peut vous afficher immdiatement la fiche contact s'il a trouv dans la base le numro de tlphone del'appelant.

Le bouton-lien Priphrique TAPI permet de slectionner le priphrique TAPI qui doit tre slectionn, tandis que la zoneprfixe permet de saisir l'indicateur tlphonique de connexion au rseau extrieur, le cas chant.

Si vous avez slectionn un priphrique TAPI :un bouton "Appel" est affich sur la liste des contacts : un clic sur ce bouton permet de faire apparatre la mire d'appel

tlphonique automatique.une option du menu principal (contact > dtection des appels entrants) permet de lancer le programme de dtection des

appels entrants (Tel_detect.exe)il est possible au niveau des options utilisateurs de demander le lancement automatique du programme de dtection

automatique des appels entrants

Paramtrage de la TVA

Le cas des entreprises soumises la TVA

En gnral, les socits sont assujetties la TVA.

A l'initialisation, Gestan cre une table des taux de TVA, comportant un taux normal par dfaut (en France, 19,6% en 2007),et un taux rduit par dfaut (en France, 5,5% en 2007).

Lors de la cration d'un produit, ce taux de TVA normal par dfaut est pr-slectionn.

En cration de devis ou de facture, le taux de TVA sera praliment avec le taux de TVA saisi au niveau du produit. S'il n'estpas renseign, ou si le catalogue de produit n'est pas utilis, c'est le taux de TVA par dfaut qui est utilis.

Le cas des entreprises non assujetties la TVA

Certaines entreprises ne sont pas assujetties la TVA (en France, conformment l'article 293 bis du CGI).

Dans ce cas, c'est le taux 0 qui est dfini comme taux par dfaut.

Ce taux de TVA sera prslectionn par dfaut en cration de nouveau produit.

En cration de devis ou de facture, le taux de TVA sera praliment avec le taux de TVA saisi au niveau du produit. S'il n'estpas renseign, ou si le catalogue de produit n'est pas renseign, c'est le taux de TVA par dfaut qui est utilis.

Lors de la saisie des devis et factures, la colonne TVA ne sera pas affiche. De mme, lors de l'dition des devis et facture.

Le cas des taxes du Canada

Une taxe fdrale sur les produits et services (TPS) de 5% est applicable sur toutes les transactions au Canada, l'exceptionde la nourriture de base, comme le sirop d'rable.

cette taxe fdrale, il faut ajouter une taxe de vente provinciale qui est applique sur toutes les transactions. Cette taxe varied'une province l'autre. Voici les principales:

Qubec: 7.5 % jusqu'au 31 dcembre 2010 (8,5% ds le 1er janvier 2011)Ontario: 8 %Alberta: 0 %Colombie-Britannique: 7 %

Par exemple, soit un produit 100 dollars HT au Quebec.Il faudra d'abord lui appliquer la TPS de 5% --> 100 + 5% = 105 dollarsPuis il faudra appliquer la taxe provinciale (TVQ de 8,5%) sur ce montant --> 105 + 8,5% = 113,92 dollars.

Gestan peut tre paramtr pour tenir compte de ces particularits : d'une part, sur l'cran de paramtrage gnral, cochez lacase "Rgime de taxe Canada", et indiquez le taux de TPS applicable, selon l'activit de votre entreprise. Puis, via l'cran deparamtrage des taux de TVA, indiquez les taux de taxe de vente provinciale qui peuvent s'appliquer, en fonction desfournitures vendues par votre entreprise (certaines peuvent tre exonres). Ces taux de taxe de vente provinciale pourronttre modifis ligne par ligne.

Les calculs effectus par Gestan tiendront compte de l'application cumule des deux taxes. Au moment de l'dition desfactures, les taxes seront totalises en deux lignes, l'une pour la taxe fdrale, l'autre pour la taxe provinciale.

Dlais de rglement

Cet cran permet de paramtrer les dlais de rglement des factures, et le dlai de validit des devis

Utilisation de l'cran

Le nombre de jours est le dlai accord. Par exemple, pour une facture au 10/08, un dlai 30 jours donnerait une chancede facture au 10/09.

Le quantime (du mois) est le jour d'chance de la facture au sein du mois concern. Par exemple, toujours pour une facturedu 10/08 avec un nombre de jours 30 et pour un quantime de 15, la date d'chance serait au 15/09 (le "15" suivant la dated'chance brute, qui tait au 10/09.

Pour faire des dlai fins de mois (par exemple, 30 jours fin de mois), il suffit de mettre 99 dans la case quantime. Dans cecas, la date d'chance de notre facture du 10/08 serait au 30/09.

Le dlai de rglement "comptant" ne peut pas tre supprim, tant utilis dans certaines fonctions de Gestan.

Valeurs par dfaut

L'cran de paramtrage de Gestan permet de spcifier le dlai de rglement par dfaut (ainsi, d'ailleurs, que le dlai de validitpar dfaut des devis). Il n'est pas possible de supprimer un dlai de rglement s'il s'agit du dlai de rglement par dfaut, ilfaut le modifier pralablement dans le paramtrage de Gestan.

Libells paramtrablesCet cran permet de codifier tous les "libells gnriques" utilisables par Gestan.

Il est ainsi possible de paramtrer :

le genre de machines-ressourcesle genre de machines-locationle genre de machine-maintenancele genre de projetrle de contact sur un projetle genre d'actionle genre de rendez-vousle genre de contactle genre de documentet beaucoup d'autres libells !...

Paramtrez par exemple quelques genres de contact, puis rendez vous sur la fiche contact.

Sur cette dernire sera affich une zone qui vous permettra de saisir le genre du contact, une combo avec les valeurs quevous avez saisies dans l'cran des libells paramtrables.

Paramtrage Comptable

Cet cran permet de codifier certains paramtres comptables utiliss par Gestan.

La partie haute de l'cran sert dclarer les racines des classes comptables de votre plan comptable.

La seconde partie permet de saisir les comptes de plan corresopondants aux oprations. Ce paramtrage est ncessaire, entreautres, l'export XIMPORT des critures comptables.

Si vous n'tes pas familier de cette passionnante discipline qu'est la comptabilit, nous vous recommandons de demander leconcours de votre comptable prfr, qui saura vous dire quels comptes il utilise pour traiter votre comptabilit.

Privilges utilisateurs

La liste des utilisateurs prsente les utilisateurs dclars dans Gestan.

L'cran liste permet de contrler trois paramtres importants :

droits administrateur : cela permet d'attribuer ou de dsattribuer des droits d'administrateur tout utilisateur de Gestan.

autorisation de modification de paramtrage : cela permet d'autoriser ou d'interdire les modification de paramtrage parl'utilisateur.

autorisation de connexion : cela permet d'autoriser ou de refuser la connection Gestan par l'utilisateur concern.

Il permet aussi d'ouvrir l'cran de paramtrage des privilges (droits d'accs sur les fichiers).

Les droits des administrateurs

Les droits d'administrateur permettent :de crer de nouveaux utilisateurs pour Gestand'autoriser ou de refuser les connexions aux autres utilisateurs de Gestand'attribuer ou de dsattribuer les privilges d'administrationd'accder au menu d'administration de Gestande supprimer les facturesde modifier une facture, un devis, un avoir dj transmis au client

Selon le paramtrage de Gestan, ces oprations peuvent tre rserves aux administrateurs :la suppression d'un mouvement de stock sans cration de mouvement de contrepassation (voir gestion des stocks)

Au premier lancement, Gestan cre un premier utilisateur, avec des privilges d'administrateur, et un mot de passeidentique son code. Pensez le modifier, si vous tes plusieurs utilisateurs de Gestan !

L'autorisation de modification de paramtrage

En autorisant ou en refusant les modifications de paramtrage, vous pouvez rserver certains utilisateurs des parties deGestan.

Par exemple, vous utilisez Gestan en rseau, sur le poste de la Direction, du Magasinier, et du Comptable. Au moment dela cration, Gestan cre un utilisateur Administrateur - considrons pour l'exemple qu'il s'agit du directeur. Cetadministrateur cre alors un utilisateur MM pour le magasinier, et CC pour le comptable.

Ensuite, il se connecte sous CC, et configure ses options personnelles pour qu'il puisse accder aux critures, mais pas auxproduits, via l'cran de configuration des menus. Il fait de mme en se connectant sous MM, pour qu'il ait accs auxproduits mais pas la compta.

Enfin, il se reconnecte sous son code de Direction, et supprime CC et MM l'autorisation de modifier le paramtrage :CC et MM auront un Gestan configur "pour eux", et ne pourront pas modifier ce paramtrage.

La gestion des privilges utilisateurs sur les fichiers

L'cran de gestion des privilges permet de rgler finement, pour chaque utilisateur, l'accs aux donnes de certainsfichiers.

Ce paramtrage est accessible via le bouton "Privilges" de l'cran liste des utilisateurs.

Il y a six options possibles :

Consultation zro + MAJ zro : l'utilisateur n' aucun accs sur le fichier considrConsultation rduite + MAJ zro : l'utilisateur peut accder en consultation aux enregistrements crs par lui, mais ne

peut pas faire de mise jour. C'est un cas rare.Consultation rduite + MAJ rduite : l'utilisateur peut accder en consultation aux enregistrements cr par lui et en

effectuer les mises jour.Consultation tendue + MAJ zro : l'utilisateur peut accder en consultation tous les enregistrements, mais ne peut

faire aucune mise jour. C'est un accs gnral en simple consultation.Consultation tendue + MAJ rduite : l'utilisateur peut accder tous les enregistrements en consultation, mais ne

pourra mettre jour que les enregistrements crs par lui.Consultation tendue + MAJ tendue : c'est un accs complet au fichier.

Prfrences utilisateur

Cet cran gre les informations personnelles de l'utilisateur. Il reste accessible l'utilisateur, mme si son indicateur"Autorisation de modification de paramtrage" est dcoch.

Ces paramtres sont lis l'utilisateur : quelle que soit la machine qu'il utilise, il retrouve ses prfrences personnelles.

Onglet Utilisateur

Le code est celui qui permet, avec le mot de passe , de se connecter Gestan. Il identifie galement, dans la plupart desfichiers, toute cration ou modification d'enregistrement.

La langue permet de positionner la langue de l'interface. Elle peut aussi tre modifie par le menu principal.

Le Nom Apparent est une mention qui apparatra sur les factures (Mention "Suivi par") et autres pices, ainsi que sur lesfiches d'intervention. Vous pouvez y mettre une identification de l'utilisateur, comme des initiales, le nom complet, un pseudoou un code.

La zone Autre mentions permettra d'ajouter au nom apparent une seconde ligne d'information, comme par exemple deshoraires d'ouverture, une adresse mail, etc.

Sur le ct droit, une zone permet de stocker une photo de l'utilisateur .

Onglet Adresse/Tel

Cet onglet permet de mmoriser les coordonnes des utilisateurs de Gestan.

Le N de SSoc est notamment utilis dans l'tat liste des intervention (formulaire pour le fisc, pour les entreprises de service la personne).

Les coordonnes mail pro et mail perso sont utiliss lors de l'envoi de mails par Gestan : si vous envoyez un mail pro parGestan, le mail pro avec le nom pro en clair, par exemple en@monentreprise.com, seront utilisescomme rfrences d'expditeur. En revanche, pour un mail perso, ce seront le mail perso avec le nom perso, par exempleetnalo@free.fr

Onglet Actions

L'action par dfaut est le type d'action qui est prslectionne automatiquement quand vous crez une nouvelle action.

Les action faire sont affiches dans la "toudouliste" du menu principal, x jours avant sa date prvue de ralisation, x tant unnombre de jours paramtrable dans le champ Nb jours aff. avant .

La case cocher Afficher la 1ligne de commentaire action dans la toudouliste est gniale - n'ayons pas peur des mots ! -voici comment elle fonctionne :

Avec Gestan, les actions (travail, courrier, mail, tlphone, etc.) sont dcrites - entre autre - par un libell, et par unezone de commentaire libre. Par exemple, vous pourriez avoir une action avec un libell "Fte des vendanges", et unezone de commentaire vide.

La toudouliste (la liste des actions faire affiches sur le menu principal de Gestan) vous affichera les informations del'action faire, ici le libell "Fte des vendanges"

Maintenant, si vous mettez dans la zone de commentaire "Commander le champagne", et que vous cliquez la case cocher, la toudouliste affichera "Fte des vendanges ---> commander le champagne" : vous savez que la prochaineopration faire pour la fte des vendanges, c'est de commander le champ' (nous avons de bonnes adresses, n'hsitezpas nous les demander...)

Sur le menu contextuel de la toudouliste, Suivi de l'action > Action suivante va vous permettre, une fois que vousaurez command le champagne, de saisir la prochaine opration, par exemple "rserver la salle municipale". Latoudouliste affichera "Fte des vendanges ---> rserver la salle municipale" (plus un horodatage). Ce libell "rserverla salle municipale" sera en fait intgr la premire ligne des commentaires de l'action : la zone commentaire vouspermettra de conserver tout l'historique de l'action. C'est pas gnial, comme ide ?!

Les dures par dfaut sont dfinies par type d'action. Elles servent la cration d'une nouvelle action, et permettent dereprsenter les actions sur l'agenda graphique (V3).

Onglet Agenda

L'agenda graphique (V3) est paramtrable par utilisateur (tous les utilisateurs n'ont pas forcment les horaires standardd'ouverture de l'entreprise) : il est ainsi possible de dclarer l'heure de dbut et de fin de travail, ainsi que le jour de lasemaine qui doit tre considr comme premier jour.

Le nombre d'heures hebdomadaire est utilis dans les tats des consommations horaires, pour calculer les dpassementsventuels en heures supplmentaires.

La case Synchroniser Google permet de synchroniser un agenda Google avec l'agenda Gestan (les rendez-vous). Dans ce cas,il faut que le paramtrage Google soit renseign. Le paramtrage Google est ncessaire pour l'importation ventuelle, ou lasynchronisation des contacts Google.

Idem pour la partie Outlook.

Onglet Chrono

Gestan dispose d'un chrono, conu pour permettre d'enregistrer le temps consomm sur les activits. Vous pouvez choisir delancer cette application au dmarrage de Gestan, ou de Windows, ou prfrer la lancer manuellement.

Si vous indiquez un dlai dans le champ "Au bout de", vous pourrez spcifier ce qui se passe au bout de x minutes d'inactivit(quand il n'y a pas de tche en cours dans le chrono) : soit un bip, soit l'affichage du chrono, soit les deux.

Sous XP, Vista (pas de chance !) ou Seven, vous pouvez paramtrer l'opacit de cette fentre d'affichage du chrono.

Onglet Notes diverses

Permet de stocker toute information relative l'utilisateur, juste dans un but de mmorisation.

Onglet Fond d'cran

Permet de paramtrer le fond de l'cran d'accueil de Gestan. Vous pouvez utiliser les photos livres avec Gestan, ou tout autrefond d'cran qui vous plaise.

La couleur de libell cran est celle avec laquelle sont affiches les tches du jour. La couleur phmride est celle aveclaquelle est affiche le saint du jour. Vous pouvez ainsi les harmoniser avec le fond d'cran que vous avez choisi.

Onglet Autres options

La combo Ouvrir au dmarrage permet de prciser l'cran que vous voulez automatiquement et systmatiquement ouvrir audmarrage de Gestan : la liste des contacts (si vous tes au service communication, par exemple), l'agenda (si vous tes legrand patron, par exemple), la liste des produits (si vous tes au service technique, par exemple), etc.

La case cocher Ne pas afficher la todo list permet de ne pas afficher la liste des tches faire, sur l'cran principal deGestan.

Gestan permet d'afficher, sur l'cran principal, des "post'it" : il suffit pour cela de dessiner un rectangle la souris, et vouspouvez saisir ce que vous voulez l'intrieur. La jauge opacit des postit permet de rgler l'opacit des ces postits, tandisqu'il est possible de prciser une couleur, une police et une taille de police pour l'affichage de ces postits.

Si vous tes quip d'un PABX, ou d'un autre priphrique reconnaissant la norme TAPI, Gestan est capable de dtecter lesappels entrants, et d'afficher l'identit de l'appelant si le numro de tlphone est connu.

Vous pouvez dmarrer cette dtection automatiquement ou pas l'aide de la combo Lancement automatique TelDetect , etmettre un son (ou pas) la dtection d'un nouvel appel, via la case cocher Emettre un son si dtection . (Il vous aura falluparamtrer l'identifiant du priphrique TAPI li la machine, voir "Paramtrage de l'application", onglet "Spcifiquemachine"

Onglet info connexion

Ce onglet affiche les informations concernant certains privilges de l'utilisateur, notamment sa qualit d'administrateur, sondroit modification du paramtrage et connexion, ainsi que les informations de sa dernire connexion

Boutons, menus, volets, perso-menus

Cet cran gre l'accs aux modules, par le paramtrage des boutons de l'cran principal, et le paramtage des menus de cemme cran, et les "perso-menu".

Il reste accessible reste accessible tout utilisateur, mais si son indicateur "Autorisation de modification de paramtrage" estdcoch, les modifications ne pourront pas tre valides.

Le paramtrage des boutons et des menus/onglets est li l'utilisateur : quelle que soit la machine qu'il utilise, il retrouve sesprfrences personnelles. En revanche, les "perso-menu" sont uniquement valide sur la machine de l'utilisateur.

Gestion des boutons

L'utilisateur peut paramtrer librement les boutons affichs sur l'cran d'accueil de Gestan, en fonction des tches qu'il a faire. Par exemple, le bouton "Ecritures" n'est pas forcment ncessaire au service commercial, s'il ne