Aineiston käsittelyprosessit

Yhdyshenkilötapaaminen11.9.13

Käsiteltävä aineisto

•MonografiatNs. normaaliaineistoRästit

•KausijulkaisutNs. normaaliaineistoRästit

Monografiat ns. normaali aineiston käsittely•Sekä äskettäin saapunutta että varastossa käsittelyä jo odottavaa aineistoa runsaasti -> priorisointi -> käsitellään selkeät ja nopeasti käsiteltävät (esim. Melinda- merkityt) ensin

Rästit

•Odottaneet käsittelyä yli 6 kk•2013 erillismääräraha noin 3 htv•Erillisseuranta: raportti OKM:öön•Käsittelyssä vuosi 2010•Vuosi 2014: hanke jatkuu

Kausijulkaisut•Pitkään oli tilanne, että rästejä ei syntynyt -> nyt on yli 6 kk odottanutta aineistoa•Selkeät ja ”hyvät” lähetykset käsitellään ensin•Osa rästirahasta kohdennetaan kausijulkaisuihin

Vaari tietokanta•Tietueita: n. 1,52 milj.•Nimekkeitä:

Monografia n. 1,39 milj.Kausijulkaisut n. 103 tuhatta

•Niteitä: n. 1,77 milj.

•Uusia tietueita lisätään päivittäin n. 200 – jopa 600 kpl

VAARI tietokanta

• Paikannustietokanta -> erityisesti vanhat tietueet ovat erittäin niukkoja

• VAARI tietokanta kasvaa jatkuvasti, poistoja vähän -> tietokannassa näkyvät eri aikakausien käytännöt

• Tietokantaa siivotaan esim. ennen konversioita

Luettelointi•Melindaan•Siirto skriptillä Vaariin•Tietueet siirtyvät täydellisinä ->ei suodateta toistaiseksi•Toisten Melindaan tekemiä muutoksia ei siirretä Vaariin-> aiheutti ongelmia esim. tilaus vuoden 2008 julkaisuun, hyllyssä oli 1899 julkaisu

Luettelointi tilastoja1.1.-31.8.13

%

Vuosi 2012 

Vuosi 2011 

yht.kaikki kpl %kaikki kpl %

Primääri4 297 7 6165 11 5199 9

       

BookWhere12 150 21 14 296 25 17 425 30

       

Melinda42 262 72 36 454 64 35 053 61

       

Yhteensä58 709 100 56 915 100 57 677 100

       

kpl % kpl % kpl %

       

Luettelointitilastoja

•Melindan tietueiden korjauksia ja täydennyksiä:yli 22 000 kpl (n. 50 % Melinda poimituista tietueista) / 8 kk 2013

Käytettävät ohjelmat

• Voyager-Vaari• Aleph-Melinda• BookWhere• UseMarcon + suomalaiset säännöt + 2

erilaista konversiota• MacroExpress, makroja työskentelyn

sujuvoittamiseksi

Julkaisun tarkistaminen

• Vaari: aina ensin Vaarista esim. huonokuntoinen, sarjan osa, lainassa olevat

• Melinda: • BookWhere: valikoima tietokantoja

yleisimmät eri maiden kansalliskirjastoja esim. Libris, Library of Congress

Jos ei löydy: • Primääriluettelointi

Vaari

• Haku– ISBN, ISSN– Sanahaku: esim. nimekkeen sana + tekijä

• Julkaisu löytyy Vaarista– Tarkistetaan varastotiedot

• kunto tilatiedoista -> ok: kirja roskiin/kaksoiskappalehyllyyn

• Huonokuntoinen/lainassa oleva: julkaisu otetaan kokoelmiin– Uusi varasto- ja nidetietue

• Ei löydy Vaarista Melinda

Melinda• Haku: ISBN, ISSN• Sanahaku: esim. nimekkeen sana + tekijä

useita hakuja tuplien välttämiseksiLöytyy• Tietueen tarkistus• Kuvailun täydentäminen tarvittaessa + tallennus• Oman kirjastotunnuksen lisääminen

Ei löydy Bookwhere

Melindasta poimittu tietue Vaarissa

Haku• Replikoitu tietue haetaan esille• Tarvittaessa vielä tarkistetaan tietue

Prosessointi• Tehdään varastotietue

• Jos nide on huonokuntoinen: merkintä 852 z –kenttään• Lisätään muut mahdolliset nidekohtaiset tiedot (esim. muuttumaton

lisäpainos, moniosaisen osan numero tai merkintä liiteaineistosta)• Nidetietue

• Lisätään samat tiedot kuin varastotietueeseen (ei huonokuntoisuutta)• Nidetarra

Bookwhere• Haku ISBN, ISSN + sanahaku

Käytettävät tietokannat harkittu ja valittu• Löytyy

• Valitaan oikea tai sopivin tietue• Tarkistetaan tietuen merkistö (Latin1, Ala, Utf8) • Usemarcon konversio: 1. konversio• Aleph: 2. konversio• Tarkastetaan tietue + oma kirjastotunnus + tallennus• Aleph – Vaari prosessi

• Ei löydy Primääriluettelointi

UseMarcon-konversio

• Käytetään Kansalliskirjaston tekemää säännöstöä muokattuna

• Omia muokkauksia erityisesti kentissä: Leader, 008, 020, 100, 110, 260, 300, 700,710,711 + muissakin kentissä parannuksia konversioon esim. suomalaiseen formaattiin kuulumattomat kentät ja osakentät poistettu mahdollisuuksien mukaan

UseMarcon-konversio• Miksi konversio sääntöä muokataan?

Korjattavaa tietueessa mahdollisimman vähän Kuitenkin tuotetaan mahdollisimman laajoja ja

laadukkaita tietueita. Luettelointi on nopeampaa -> rästien määrä

Tietokantahuollon kannalta esim. tulevia konversioita ajatellen

Primääriluettelointi

• Aleph– Käytössä omat tallennusalustat– Luettelointitaso on hieman kirjastotasoa

suppeampi (4), ei sarjakirjauksia• Jatko kuten muissakin tapauksissa

Paikkamerkki eli sinkutus

• Luetteloija antaa paikkamerkit tekemilleen tietueille yleensä kerran päivässä.

• Sinkutus tapahtuu kokoluokittain– Käytössä makro, joka automatisoi rutiinityötä

– Hyllytys

Miksi primääriä?•Uusien luetteloijien opetus•Tietueiden lukutaidon ylläpito•Käsittelyssä kaikkien eri kirjastosektoreiden lähetyksiä -> kaikkea ei löydy Melindasta•VK:n tulee vieläkin aiemmin luetteloimattomia lähetyksiä kirjastoilta, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä•Kyrilliikka (osuus primääristä n. 45 %)•Muu syy, mikä?

Havaintoja ja toiveita lähettäjille•Huonokuntoisen lisäkappaleen oltava ”priima”•VK:ssa huonokuntoinen + 1 hyvä = ei kolmatta•Muuttumattomat lisäpainokset -> ei oteta •500 X käyttö: merkintä vain tietueisiin, joissa lähettävä kirjasto on viimeinen omistava kirjasto, eikä julkaisusta ole toista bibliografista kuvailua Melindassa•Melindassa havaittu tietueita, joissa STA –kenttä Suppressed -> käytäntö koetaan VK:ssa ongelmalliseksi

Havaintoja …•Onko Vaarissa sarjan osana? VK:ssa monografia/kausijulkaisu käsittely poikkeava

•Kausijulkaisuista käsittelemme vuosijaksoja (pienet puutteet sallitaan), vuosikirja on vuosijakso. Täydennyksiä puutteisiin otetaan.

•Kausijulkaisuissa pakkaus tärkeää: saman julkaisun numerot samaan laatikkoon tai numeroltaan peräkkäisiin laatikoihin vanhimmasta uusimpaan vuosittain numerot järjestyksessä nopeuttaa aineiston järjestämistä VK:ssa

Voisiko käsittelyä nopeuttaa?

• Melindasta löytyvät aineistot merkitty selkeästi• Lisää priorisointia?• Aineiston saapumisen ja käsittelyn aloittamisen

viiveen lyhentäminen, miten?• Lisää resursseja?• Lähettävissä kirjastoissa tiukempi kontrolli mitä

lähetetään?• Voisivatko lähettävät kirjastot osallistua

käsittelyprosessiin, miten?• UKJ, milloin?

Tilat ja kokoelmatSTKS kokoelmatyöryhmän seminaari 19.11.13 Tieteiden talo, Hki:Kokoelmatilat muutospaineessa – kokoelmatilojen muuttaminen uusiin käyttötarkoituksiin

http://www.stks.fi/news/79/

Kysymyksiä?

sirpa.janhonen@nrl.fi