ais 2.5 userguide

Help Document Template

version 2.5

TI LIU HNG DN S DNGH THNG THNG TIN IU HNHMC LCPHN I 1GII THIU

1I. GII THIU H THNG AIS

1II. CU TRC TI LIU

2III. CC KHUN DNG FONT V K HIU

PHN II 3BT U

3I. NG NHP VO H THNG

4II. GIAO DIN TRANG CH H THNG

52.1. Menu h thng

52.2. Danh sch cc vn bn mi

62.3. Cng vic qua han

62.4. Tm kim

72.5. Qun l vn bn

72.6. Cng vic

72.7. Thng bo

7III. THOT KHI H THNG

PHN III 8QUN L VN BN

8I. QUN L VN BN N

10II. QUN L VN BN TRNH K

12III. QUN L VN BN PHT HNH

PHN IV 14CP NHT THNG TIN VN BN

14I. TO MI VN BN

151.1. To mi vn bn n

161.2. To mi vn bn trnh k

181.3. To mi vn bn pht hnh

19II. THAY I THNG TIN VN BN

202.1. Cc nguyn tc phn quyn khi thay i thng tin vn bn

202.2. Nhp thng tin cho nhm Thng tin chung

222.3. Nhm thng tin Lnh o x ly

252.4. Nhm "Phng ban x l"

272.5. Nhm "H s"

28III. K NHN VN BN

29IV. TO PHIU TRNH TRONG VN BN TRNH K

31V. THAO TC VI FILE GN KM

315.1. Gn km file vo vn bn

325.2.Xem ni dung file gn km

325.3.Xo file gn km

PHN V 34THEO DI CNG VIC

34I. THEO DI CNG VIC THEO NGY

36II. THEO DI CNG VIC HON THNH

37III. THEO DI CNG VIC CHA HON THNH

PHN VI 38CP NHT THNG TIN CNG VIC

38I. TO MI CNG VIC

381.1. Vic mi giao cho cc ban

401.2.Vic mi giao cho chuyn vin

41II. CP NHT THNG TIN V CNG VIC

PHN VII 43BO CO

43I. VIC GIAO CHO N V

45II. VIC GIAO CHO C NHN

47III. BO CO THI UA

48IV. VIC QU HN CHO N V

50V. VIC QU HN CHO C NHN

51VI. THEO DI CNG VIC

54VII. THEO DI TRNH K VN BN

55VIII. THEO DI CH O CNG VIC

PHN VIII 57QUN L CP S VN BN

57I. CP S VN BN MI

571.1.Cp s vn bn t menu h thng

591.2.Cp s vn bn t biu mu nhp vn bn

601.3.Chn s vn bn pht hnh

60II. TO LOI S VN BN MI

PHN IX 63THNG TIN C NHN

63I. THAY I MT KHU TRUY CP H THNG

64II. THAY I THNG TIN C NHN

PHN X 65TM KIM THNG TIN

65I. TM KIM THEO S K HIU VN BN

66II. TM KIM THEO K T

66III. TM KIM CHNH XC

PHN XI 68H S

68I. THEO DI H S

69II. TO H S MI

702.1. Nhp thng tin cho nhm Thng tin chung

702.2. Nhm Thng tin lu tr

712.3. B sung vn bn vo h s

732.4. B sung cng vic vo h s

Phn1

GII THIU

I. GII THIU H THNG AIS- H thng thng tin iu hnh - AIS (Administrative Information System) l mt h thng qun l cc vn bn, ti liu mt cch an ton, thun tin. H thng cung cp hng lot cc cng c h tr ngi s dng nm bt, x l v chuyn giao thng tin mt cch nhanh chng. c xy dng vi mc ch to ra cc lung x l thng tin chun, AIS cung cp mt nn tng vng chc trong cng tc lu tr v khai thc thng tin cho mi cng ty trong mi lnh vc.

- Ti liu ny c lp vi mc ch hng dn ngi s dng H thng thng tin iu hnh AIS cch truy cp v khai thc thng tin mt cch hiu qu. II. CU TRC TI LIUTi liu c chia theo cc phn nh sau:

Phn I: Gii thiu gii thiu cho bn h thng thng tin iu hnh, cu trc ti liu v cc khun dng font ch, k hiu c s dng trong ti liu.Phn 2: Bt u gii thiu cho bn cch thc ng nhp vo h thng thng tin iu hnh AIS, gii thiu v giao din ca trang ch trong h thng v cch ng h thng li sau khi hon thnh cng vic.

Phn 3: Qun l vn bn hng dn bn cch thc theo di cc vn bn n, vn bn trnh k hay vn bn pht hnh theo tng ngy hoc xem ton b.

Phn 4: Cp nht thng tin v vn bn m t cch a mt vn bn mi vo h thng v cp nht thng tin cho mt vn bn c sn trong h thng.

Phn 5: Theo di cng vic hng dn bn cch theo di cc cng vic c giao, bao gm cc cng vic c giao trong ngy, cc cng vic hon thnh, cng vic cha hon thnh hay cc cng vic qu hn.

Phn 6: Cp nht thng tin v cng vic hng dn bn cch cp nht thng tin cho mt cng vic m bn c giao v cch giao mt cng vic mi cho cc cn b cp dui.

Phn 7: Bao cao hng dn ban s dung cng cu lp bao cao do h thng AIS cung cp. Vi cac cng cu nay, ban co th kt xut ra nhiu loai bao cao khac nhau mt cach nhanh chong, chinh xac tit kim va chu ng trong thi gian.Phn 8: Qun l cp s vn bn s m t cch thc qun l s, k hiu cc loi vn bn c x dng chung bao gm cch thc cp mt s mi cho mt loi vn bn hoc a mt loi s, k hiu vn bn mi vo h thng.

Phn 9: Qun l thng tin c nhn hng dn bn cch cp nht thng tin ca c nhn trong h thng nh mt khu truy cp vo h thng hay a ch email ca bn khi c ng k vo h thng nhn thng tin.

Phn 10: Tm kim thng tin hng dn bn cch tra cu thng tin v cc vn bn c trong h thng mt cch nhanh chng v hiu qu.

Phn 11: H s hng dn bn cch thc to cc h s v lu cc vn bn, cng vic vo h s mt cch h thng.

III. CC KHUN DNG FONT V K HIUTi liu c s dng mt s cc khun dng font v k hiu nh sau:K hiu ngha

Xc nh nt m ngi s dng s phi bm vo thc hin chc nng.

Tn trng thng tinTn trng thng tin trn hp hi thoi

lin ktCc kt ni n chc nng khc ca chng trnh.

Tn tab Thng tinCc tab thng tin trn cc hp thoi.

Bn quyn 2003 - 2007, Cng ty C phn Vin Thng - Tin Hc Bu in (CT-IN).

Ti liu c bin son bi nhm phn mm AIS - Trung tm Tin Hc Cng ty CT-IN. Mi quyn li u c bo lu. Vic sao lu, phn pht v s dng li mt phn hoc ton b ti liu ny nu khng c s ng ca cng ty CT-IN u l bt hp php.

Cng ty C phn Vin Thng Tin Hc Bu in (CT-IN)

158/2 ph Hng Mai - Qun Hai B Trng - H Ni - Vit Nam

in thoi: (84-4)8630211Fax: (84-4)8636924

WEB site: www.ct-in.com.vn

E-mail: [email protected]

Phn2

BT U

Phn ny hng dn cho bn:

Cch thc ng nhp vo h thng Giao din ca h thng Cch thot khi h thng

I. NG NHP VO H THNGH thng thng tin iu hnh AIS l mt h thng c an ton bo mt thng tin cao. Bt c ngi s dng no mun truy cp thng tin t h thng u phi ng nhp vo h thng trc. ng nhp c vo h thng, bn cn c mt Tn truy cp (username) v Mt khu (password). c c thng tin ny, bn hy lin h vi ngi qun tr h thng xin cp. c th truy cp vo h thng, bn phi thc hin theo cc bc nh sau:1. Khi ng trnh duyt Internet Explorer

Bm vo nt Start ca h thng Windows

Chn mc Programs

Chn mc Internet Explorer

2. Nhp a ch ca h thng AIS

Bm chut vo mc Address trn ca s chng trnh Internet Explorer

Nhp vo a ch http://qlvb.SSC.com/ais2.5/ais.nsf hoc theo a ch http://10.0.0.254/ais2.5/ais.nsf Bm nt hoc nhp chut vo nt

3. Nhp thng tin ngi s dng

Nhp thng tin v Tn truy cp v Mt khu vo cc thng tin tng ng

Nhp chut vo nt Trong :

1. qlvb.SSC.com hoc 10.0.0.254 l a ch Server AIS2. ais2.5/ais.nsf ng dn ti c s d liu ci t h thng AIS. Nhp thng tin ngi s dng trong cc tng ng.

Nhp chut vo nt Hnh 2.1 ng nhp vo h thng

II. GIAO DIN TRANG CH H THNGSau khi ng nhp c vo h thng, bn s truy cp vo trang ch ca h thng:

Hnh 2. 2 Trang ch ca h thngGiao din ca trang ch H thng thng tin iu hnh AIS gm cc mc:

2.1. Menu h thng

Bao gm cc mc sau:

Tn mc ngha

Trang chKt ni nhanh n trang ch ca h thng

Vn bnKt ni nhanh n cc chc nng qun l vn bn

Cng vicKt ni nhanh n cc chc nng theo di cng vic

Bo coKt ni nhanh n cc tin ch lp bo co

Thng tin c nhnThc hin chc nng hin th thng tin c nhn cu ngi s dng hin thi

Qun l s vn bnThc hin chc nng qun l s ca cc loi vn bn

Hnh 2. 3 Menu ca h thng

2.2. Danh sch cc vn bn miy l danh sch 10 vn bn mi nht (sp xp theo ngy nhp vo h thng) c gi ti ngi s dng. Danh sch ny s gip ngi s dng lun theo di uc nhng vn bn mi nht khi truy cp vo h thng.

xem ton b cc vn bn, bn hy nhp chut vo mc Xem ton b

Hnh 2. 4 Danh sch cc vn bn mi

2.3. Cng vic qua han y la danh sach 5 cng vic mi nht c sp sp theo ngay nhp vao h thng c gi ti can b hoc n vi thc hin. Danh sach nay giup cho ngi s dung nm bt c cng vic t lanh ao giao xung chu ng v thi gian thc hin cng vic.

xem toan b cng vic ban nhp chut vao muc Xem toan b

Hinh 2.5 Danh sach cac cng vic qua han2.4. Tm kim

Chc nng tm kim vn bn ca h thng c t trn trang ch gip ngi s dng c th tm kim vn bn theo nhiu tiu ch:

Tm kim theo s n.

Tm kim theo chui k t.

Tm kim chnh xc.

( bit thm chi tit v cch tm kim vn bn trong h thng, xin xem phn 10: Tm kim thng tin)

Hnh 2.6 Cng c tm kim

2.5. Qun l vn bnMc ny cha cc kt ni nhanh n cc chc nng qun l vn bn:

Tn mc ngha

Vn bn nThc hin chc nng qun l cc vn bn n theo ngy

Vn bn trnh kThc hin chc nng cc vn bn trnh k theo ngy

Vn bn pht hnhThc hin chc nng qun l vn bn pht hnh theo ngy

Hnh 2.7 Qun l vn bn2.6. Cng vic

Mc ny cha cc kt ni nhanh n cc chc nng theo di cng vic:

Tn mc ngha

Vic hon thnhThc hin lit k danh sch cc cng vic hon thnh

Vic cha hon thnhThc hin lit k danh sch cc cng vic cha hon thnh

Vic trong ngyThc hin lit k danh sch cc cng vic c giao trong ngy

Hnh 2. 8 Theo di cng vic2.7. Thng boMc ny hin th cc thng bo c trong h thng ti thi im hin thi i vi ngi s dng hin thi

Hnh 2. 9 Thng bo

III. THOT KHI H THNGKhi ngi s dng truy cp vo h thng, tn ca ngi s dng hin thi s nm dui h thng tab ca chng trnh.

Trng hp nu tn ngi s dng khng ng, hoc sau khi bn truy cp xong thng tin ca h thng, bn nn ng h thng li trnh s truy cp thng tin bt hp php. kt thc chng trnh, bn nhp chut vo mc [ng li] bn cnh tn ngi ang truy cp h thng.

Hnh 2.10 Kt thc chng trnhH thng thng tin iu hnh AIS phn cc vn bn ra thnh 3 loi: Vn bn n, vn bn trnh k v vn bn pht hnh. Phn 3 s ln lt hng dn bn cch theo di, qun l cc vn bn trong h thng.Phn3

QUN L VN BN

I. QUN L VN BN N theo di vn bn n, bn c th chn mt trong cc cch sau:

1. Nhp chut vo Vn bn n trong mc Vn bn trn trang ch

2. Chn mc Vn bn | Vn bn n trn Menu ca chng trnh.

3. Nhp chut vo Tab Vn bn n

Hnh 3.1 Hin th danh sch vn bn n theo ngy

H thng hin th danh sch cc vn bn n theo ngy hin thi ca h thng. Cc vn bn c hin th theo tng dng v thng tin c sp theo tng ct.

m mt vn bn, bn hy nhp chut vo mt thng tin trn dng tng ng vi vn bn mun m.

Hnh 3.2 M mt vn bn n Cc biu tng nm pha u ca mi mt hng cng vn c ngha nh sau:

: Xc nh mt ca cng vn

: Xc nh khn ca cng vn

: Xc nh cng vn ny c file gn km ni dung ton vn cng vn

: Xc nh cng vn c gi i. Nu cng vn cha c gi i, ngi nhp cng vn ch mi tm lu li, biu tng ny s c thay th bng trng thng tin checkbox ngi dng c th thc hin thao tc gi vn bn i.

xc nh cng vn c lnh o Cng ty cho kin ch o hay cha, h thng i mu phn bit

Hnh 3.4 i mu cc dng vn bn phn bit vn bn c kin ch o xem vn bn ca cc ngy khc , bn hy nhp chut vo ngy tng ng trn lch theo ngy gc trn, bn phi ca chng trnh. Trn lch, ngy ang c chn s c mu khc gip cho ngi s dng d dng theo di.

Hnh 3.5 Thay i ngy hin th vn bnHnh 3.6 Thay i thng trn lch

H thng s hin th lch theo tng thng (mc nh l thng hin thi). thay i thng hin th trn lch, bn hy chn thng cn thay i trong mc Thng trn lch ri chn thng tng ng.

xem ton b vn bn n, bn hy chn mc Xem ton b, chng trnh s hin th ton b vn bn n theo trang v theo th t ngy nhp vo h thng.

c th thay i cc trang thng tin, bn hy chuyn xung cui trang bng cch ko thanh cun dc xung v nhp chut vo trang m bn mun chuyn ti.

xem trang tip theo, ngi s dng c th nhp chut vo im lin kt

Hnh 3.7 Chuyn cc trang hin th vn bn nhn cc vn bn mi t h thng, bn hy nhp chut vo nt II. QUN L VN BN TRNH K theo di vn bn trnh k, bn c th chn mt trong cc cch:

1. Nhp chut vo Vn bn trnh k trong mc Vn bn trn trang ch

2. Chn mc Vn bn | Vn bn trnh k trn Menu ca chng trnh.

3. Nhp chut vo Tab Vn bn trnh k

Hnh 3.8 Hin th danh sch vn bn trnh k theo ngy

H thng hin th danh sch cc vn bn trnh k theo ngy hin thi ca h thng. Cc vn bn c hin th theo tng dng v thng tin c sp theo tng ct.


Hnh 3.9 M mt vn bn trnh k Cc biu tng nm pha u ca mi mt hng cng vn c ngha nh sau:

: Xc nh mt ca cng vn

: Xc nh khn ca cng vn

: Xc nh cng vn ny c file gn km ni dung ton vn cng vn

: Xc nh cng vn c gi i. Nu cng vn cha c gi i, ngi nhp cng vn ch mi tm lu li, biu tng ny s c thay th bng trng thng tin checkbox ngi dng c th thc hin thao tc gi vn bn i.

xem vn bn ca cc ngy khc, bn hy nhp chut vo ngy tng ng trn lch theo ngy gc trn, bn phi ca chng trnh. Trn lch, ngy ang c chn s c mu khc gip cho ngi s dng d dng theo di.

Hnh 3.10 Thay i ngy hin th vn bnHnh 3.11 Thay i thng trn lch

H thng s hin th lch theo tng thng (mc nh l thng hin thi). thay i thng hin th trn lch, bn hy chn thng cn thay i trong mc Thng trn lch ri chn thng tng ng.

xem ton b vn bn trnh k, bn hy chn mc Xem ton b, chng trnh s hin th ton b vn bn trnh k theo trang v theo th t ngy nhp vo h thng.



Hnh 3.12 Chuyn cc trang hin th vn bn nhn cc vn bn mi t h thng, bn hy nhp chut vo nt

III. QUN L VN BN PHT HNH theo di vn bn pht hnh, bn c th chn mt trong cc cch:

1. Nhp chut vo Vn bn pht hnh trong mc Vn bn trn trang ch

2. Chn mc Vn bn | Vn bn pht hnh trn Menu ca chng trnh.

3. Nhp chut vo Tab Vn bn pht hnh

Hnh 3.13 Hin th danh sch vn bn pht hnh theo ngy

H thng hin th danh sch cc vn bn pht hnh theo ngy hin thi ca h thng. Cc vn bn c hin th theo tng dng v thng tin c sp theo tng ct.


Hnh 3.14 M mt vn bn pht hnh H thng s hin th lch theo tng thng (mc nh l thng hin thi). thay i thng hin th trn lich, bn hy chn thng cn thay i trong mc Thng trn lch ri chn thng tng ng.

Hnh 3.15 Thay i thng trn lch

xem ton b vn bn trnh k, bn hy chn mc Xem ton b, chng trnh s hin th ton b vn bn trnh k theo trang v theo th t ngy pht hnh ca vn bn.


xem trang tip theo, bn nhp chut vo im lin kt

Hnh 3.16 Chuyn cc trang hin th vn bn nhn cc vn bn mi t h thng, bn hy nhp chut vo nt

xem vn bn pht hnh theo tng loi s k hiu pht hnh khc nhau, bn chn mi tn tr xung bn cnh mc S k hiu vn bn , sau tip tc chn loi s k hiu

Hnh 3.17 Chn loi s k hiu vn bnPhn4

CP NHT THNG TIN VN BN

Phn 4 hng dn cch thc cp nht thng tin cho mt vn bn trong h thng, bao gm:

To mi mt vn bn Cp nht thng tin cho vn bn K nhn mt vn bn Cp nht cc file gn km trong vn bn I. TO MI VN BNKhi c mt vn bn mi c a vo h thng, bn thc hin cc bc sau:

Tu theo loi vn bn m bn a vo h thng, chuyn ti mc vn bn n, vn bn pht hnh hoc vn bn trnh k. (Xem chi tit ti Phn 3, Qun l vn bn).

Nhp chut vo nt Nu bn ch trc thuc mt n v, h thng s to mt vn bn mi cho n v ca bn hoc vn bn cho c quan (trong trng hp bn l vn th c quan), vn bn sau khi lu s ly s theo dy s ca n v ny.

Hnh 4.1 Thng tin v s n vn bn Nu bn trc thuc nhiu n v n v, h thng cho php bn la chn nhp vn bn cho n v no ly s ca n v .

Hnh 4.2 Chn n v nhp vn bn trong trng hp nhiu n v

Mt vn bn cha rt nhiu thng tin v c chia thnh 4 nhm thng tin t trn 4 Tab:

1. Thng tin chung: Cc thng tin chung nht v vn bn .

2. Lnh o x ly: Cc thng tin v qu trnh x l vn bn ti Vn Phng Cng ty hoc Lnh o Cng ty.

3. Phng ban x l: Lu cc thng tin trong qu trnh x l vn bn ti cc n v.

4. H s: Thng tin lu tr vn bn trong h s ca n v.

Sau y l chi tit cch to vn bn cho tng loi vn bn:

1.1. To mi vn bn n Ch c vn th c quan mi c quyn to vn bn n cho Cng ty.

to vn bn n bn m phn thng tin vn bn n ri nhp chut no nt H thng s hin th mt cc trng thng tin cho php ngi s dng c th nhp thng tin ca vn bn.

Hnh 4.3 Vn bn n mi

Cc trng thng tin trong trong Vn bn nSTTTn trng ngha trngGhi ch

1S/K hiuS, k hiu ca vn bn

2Nhm c quanCp gi vn bn

3C quanNi gi/Tc giLc theo cp gi

4S bn nS bn n ca vn bn n

5S b vn bnS b vn bn n

6Hnh thc nHnh thc n ca vn bn

7Ngy bn gc nNgy vn bn tht n TCTTrong trng hp vn bn n bng ng fax

8V vn Phn loi vn bn

9Hnh thc vn bnHinh thc vn bn

10Loi vn bnLoi vn bn nLc theo Hnh thc vn bn

11Ngy vn bnNgy ca vn bn

12Ngy nNgy vn bn n TCT

13 mt mt

14 khn khn

15Ni nNi bn gc n:TSC/TSPN

16Tr li vn bn s

17Ngi kNgi k vn bn

18Trch yuTrch yu vn bn

19Trnh ti Lnh oChuyn trc tip vn bn ln Lnh o

20n v phi hpCc n v phi hpChn nhiu n v

21n v Lu bn gcn v lu bn gcChn nhiu n v

1.2. To mi vn bn trnh kTt c mi nhn vin u c quyn to vn bn trnh k v gi ln Lnh o.

to vn bn trnh k bn m phn thng tin vn bn trnh k ri nhp chut no nt H thng s hin th mt cc trng thng tin cho php ngi s dng c th nhp thng tin ca vn bn.

Hnh 4.4 Vn bn trnh k mi

Cc trng thng tin trong trong Vn bn trnh kTTTn trng ngha trngGhi ch

1S/K hiuS, k hiu ca vn bnS s c cp khi pht hnh vn bn

2V vn Phn loi vn bn






8Ngy trnhNgy trnh ln Lnh o

9 mt mt

10 khn khn

11Ni trnh vn bn

12Tr li vn bn s

13Ngi trnhChuyn vin son tho

14Ngi kNgi k vn bn


16Trnh ti Lnh oVn bn s c trnh ln Lnh o

17n v phi hpCc n v phi hp

1.3. To mi vn bn pht hnh

Hnh 4.5 Vn bn pht hnh mi

to vn bn pht hnh bn m phn thng tin vn bn hnh ri nhp chut no nt H thng s hin th mt cc trng thng tin cho php ngi s dng c th nhp thng tin ca vn bn.

Cc trng thng tin trong trong Vn bn pht hnhSTTTn trng ngha trngGhi ch

1S bn pht hnhS bn pht hnh

2S/K hiuS, k hiu ca vn bn

3V vn Phn loi vn bn






9Ngy pht hnhNgy ban hnh vn bn

10Ngi duyt

11Ngi son tho

12Tr li vn bn s

13 mt mt

14 khn khn


16Ni ban hnhNi ban hnh vn bn

17Ni nhn ngoi CQNi nhn bn pht hnh ngoi CQ

18Ngi k vn bn

19Ni nhn trong CQ

20n v Lu bn gcn v lu bn gc tin cho vic tra cu sau ny

21S b cng vn

II. THAY I THNG TIN VN BNKhi mun thay i thng tin ca mt vn bn bn hy m vn bn bng cch nhp chut tri vo ng lin kt vi vn bn . H thng s m mt ca s hin th thng tin ca vn bn .

Tng t nh khi nhp mi mt vn bn, bn c th thay i thng tin ca cc trng thng tin bng cch nhp chut vo nt bn cnh cc trng thng tin tng ng. Tuy nhin, c mt s trng thng tin s khng c nt ny v c mu xm. l cc trng thng tin m bn khng c quyn thay i.

Hinh 4.6 Sa i thng tin ca mt vn bn lu thng tin thay i ca vn bn v kt thc vic cp nht, bn hy nhp chut vo nt lu thng tin thay i ng thi to mt vn bn mi, bn hy nhp chut vo nt Trng hp vn bn ang m l vn bn trnh k, bn c th chuyn trng thi vn bn sang vn bn pht hnh bng cch nhp chut vo nt 2.1. Cc nguyn tc phn quyn khi thay i thng tin vn bn Ngi son tho v Lnh o Phng ban ngi son tho c quyn thay i mi thng tin trong phn Thng tin chung. Ngoi ra tt c ngi s dng khc ch c xem (khng c thay i thng tin) khi c gi vn bn ny v c php k nhn vo s ca n v mnh. Chnh vn phng, Ban Lnh o v Hi ng qun tr c quyn ph duyt vn bn, ph chuyn n cc Lnh o khc, ghi kin ch o v phn cng cng vic cho cc Phng ban, hoc chuyn n cc Phng ban x l vn bn trong phn Lnh o x l. Cc Trng, Ph phng c quyn k nhn vn bn, bo co cc cng vic c Ban Lnh o giao trong phn Lnh o x l, giao vic cho cc nhn vin v theo di cc tin cng vic ca Phng ban mnh trong phn Phng ban x l, lu cc vn bn vo cc h s n v trong phn H s. Qun tr h thng c quyn xem ton b cc vn bn nhng khng c quyn xem file gn km, ch c xa file gn km v vn bn khi c yu cu t ngi son tho.

Ch : Trong trng hp cc Phng ban khc khng c chuyn vn bn m cn ly thng tin th c th yu cu Ngi son tho gi cho 1 bn coi nh l n v phi hp.Phn tip theo s hng dn bn cch thc:

Nhp thng tin cho nhm Thng tin chung. Nhp thng tin cho nhm Lnh o x ly. Nhp thng tin cho nhm Phng ban x l. Nhp thng tin cho nhm H s.2.2. Nhp thng tin cho nhm Thng tin chung

Nhm Thng tin chung cha cc thng tin c bn nht ca mt vn bn nh S/ K hiu, Nhm c quan, C quan, Loi vn bn, V vn ... nhp thng tin cho tng trng, bn hy nhp chut vo nt bn cnh trng thng tin tng ng ri chn gi tr trong danh sch. Ngoi ra, bn cng c th g trc tip ni dung thng tin vo trng thng tin bng bn phm.Ch :

C hai trng thng tin quan trng trong nhm Thng tin chung l Trnh ti L v n v phi hp(Vi vn bn n) hoc Ni nhn trong C quan(Vi vn bn trnh k, pht hnh). H thng s da vo thng tin 2 trng ny chuyn vn bn n cc lnh o Cng ty v cc n v tng ng.

i vi loi vn bn trnh k hoc vn bn pht hnh, bn phi xin cp s vn bn. bit thng tin chi tit cch thc qun l vic cp s vn bn, xin xem thm phn 7 Qun l cp s vn bn vn bn mi c chuyn trc tip ti mt lnh o trong Cng ty, bn nhp chut vo nt bn cnh trng thng tin Trnh ti L ri chn tn v lnh o tng ng trong danh sch.(Hoc ban co th go trc tip tn vi lanh ao chng trinh se t ng hin thi tn cac lanh ao ban s dung chut nhp vao tn lanh ao hoc co th s dung nut ln xung chon tn lanh ao ri go Enter)

Hnh 4.7 Chn lnh o chuyn vn bn ti

vn bn mi c to c th chuyn ti mt hoc mt s n v lin quan, bn hy nhp chut vo nt bn cnh trng thng tin n v phi hp (Vi vn bn n) hoc Ni nhn trong c quan (Vi vn bn trnh k, pht hnh). H thng s hin th mt hp hi thoi cha danh sch cc n v trong Cng ty.

chn mt n v, bn hy nhp chut vo la chn (check box) bn cnh tn cc n v mun chn.

loi b la chn mt n v, nhp chut vo la chn bn cnh tn n v tng ng.

Tng t nh trn ban cung co th go tn n v phi hp bng cach go trc tip, sau khi la chon go Enter tip tuc

Sau khi chn cc n v, bn hy nhp chut vo nt hon tt vic chn, cp nht tn cc n v c chn vo trng thng tin v ng hp hi thoi chn n v. Nu khng mun chn n v m chn lnh o ca n v, bn bm vo dng thng tin n v x xung danh sch lnh o n v v chn mt hoc nhiu lnh o n v.Trng hp nu bn khng mun thay i thng tin ca trng thng tin, bn hy nhp chut vo nt .

Hnh 4.8 Chn cc n v phi hp chuyn vn bn ti

Trng thng tin Ky nhn c s dung vi muc ich xac inh vn bn n n v v n v lu vn bn ny vo s ca n v cha (Xem phn sa i vn bn):

Tai mi vn bn chng trinh u co chc nng Log ghi nhn bt c ai tac ng vao Thng Tin Chung cua vn bn

2.3. Nhm thng tin Lnh o x lyNhm Lnh o x ly cha cc thng tin v qu trnh x l ti vn phng Cng ty v Lnh o Cng ty. H thng quy nh ch c cc Chnh vn phng, ph vn phng hoc Lnh o Cng ty, th k ca Lnh o Cng ty mi c quyn cp nht thng tin trong nhm thng tin ny.

Ch :

Trng hp bn khng phi l ngi gi mt trong cc chc v trn, bn s khng c quyn cp nht thng tin. Khi cc trng thng tin s trng thi cm nhp (cc thng tin c mu xm), v bn s khng th nhp thng tin vo c.

nhp thng tin vo cc trng thng tin trong nhm thng tin "Lnh o x ly" bn hy nhp chut vo nt bn cnh cc trng thng tin tng ng hoc nhp trc tip t bn phm.

i vi trng thng tin Lnh o x l th khi nhp chut vo nt , h thng s hin th mt ca s cha danh sch cc Lnh o Cng ty.

Hinh 4.9 Chn cc lnh o chuyn vn bn ti

chn cc Lnh o, nhp chut vo chn (check box) bn cnh tn cc lnh o tng ng.

b chn mt lnh o, nhp chut vo chn bn cnh tn cu lnh o .

Hoc ban co th go trc tip t ban phim, ca s thng tin tn cua lanh ao se hin thi ban la chon ri go Enter tip tuc

Sau khi chn xong, nhp chut vo nt cp nht thng tin. Nu khng mun cp nht thng tin, bn hy nhp chut vo nt i vi trng thng tin Chuyn ti cc Phng ban cp nht thng tin ca trng thng tin ny, xin xem hng dn trong mc Nhm thng tin chung, phn cp nht thng tin cho trng n v phi hp.

Sau khi nhp thng tin vo cc trng, bn hy nhp chut vo nt lu vn bn v c th b sung cng vic cho cc n v.

b sung mt vic mi cho n v, bn hy nhp chut vo nt . (Chi tit thng tin to mi cng vic xin xem Phn 6: Cp nht thng tin cng vic ).

xem danh sch cc cng vic gn km vn bn, bn hy nhp chut vo nt

Hinh 4.11 Danh sch cc cng vic xo cng vic, nhp chut vo cc chn (checkbox) bn cnh cc cng vic ri bm nt . H thng yu cu xc nhn vic xo cc cng vic chn?

Hinh 4.12 Xc nhn c mun xo cng vic khng.Nu mun xo cc cng vic chn, bn hy nhp chut vo nt . Nu bn chn c ngha l khng xo cc cng vic chn.

Ch :

Cc chc nng v cng vic ch c cc Trng, Ph n v v Vn th mi c quyn thc hin. Nu bn khng thy cc nt tc l bn khng c quyn giao vic.

2.4. Nhm "Phng ban x l"

Nhm Phng ban x l lu tr cc thng tin v qu trnh x l ti n v. y c cc chc nng cho php cc trng v ph ban giao cng vic cho cc chuyn vin trong ban ca mnh.

c th giao vic cho cc chuyn vin, bn cn lu vn bn vo h thng trc. lu vn bn, bn hy nhp chut vo nt hoc . Sau khi lu vn bn, b sung cng vic mi cho chuyn vin, bn hy nhp chut vo nt nhp mi mt cng vic giao cho cc chuyn vin. Xem hng dn chi tit trong "Phn 6: Cp nht thng tin v cng vic" bit thm thng tin chi tit.

xem danh sch cc cng vic lin quan n vn bn, bn hy nhp chut vo nt Hnh 4.14 Thng tin v cng vic lin quan n vn bn xo mt hoc mt s cng vic giao cho chuyn v, bn hy nhp chut vo la chn (check box) bn cnh cc cng vic s b xo, sau nhp chut vo nt . H thng s hi bn xem bn c thc s mun xo cc cng vic chn khng.

Hinh 4.15 Xc nhn vic xo cng vic ra khi vn bnNu mun xo cc cng vic chn, bn hy nhp chut vo nt . Nu bn chn c ngha l khng xo cc cng vic chn.

Ch :

Cc chc nng v cng vic ch c cc Trng, Ph n v v Vn th mi c quyn thc hin. Nu bn khng thy cc nt tc l bn khng c quyn giao vic.

2.5. Nhm "H s"

Nhm H s lu tr cc thng tin v vn bn v cng vic trong cc tp h s ca tng n v. Khi vn bn n n v bn, bn s lu cc vn bn vo cc tp h s tin cho vic tra cu sau ny.

lu vn bn ny vo h s ca n v mnh, bn nhp chut vo nt b sung vn bn vo h s ri nhp chut vo nt .

Hinh 4.16 a vn bn vo cc h s. Sau khi lu vn bn vo cc h s, bn nhp chut vo nt xem danh sch cc h s m vn bn ny thuc v.

Hinh 4.17 Danh sch cc h s cha vn bn ny xa vn bn ra khi cc h s, bn chn h s mun xa vn bn ny ra ri nhp chut vo nt . H thng s xc nhn li thng tin xa h s mt ln na trc khi xa vn bn ny khi h s.

Hinh 4.18 Xc nhn vic xo vn bn ra khi h sIII. K NHN VN BNPhn ny hng dn bn cch k nhn mt vn bn c, a vn bn vo s vn bn ca n v v ly s n v cho vn bn ny.

xac inh vn bn n n v v n v lu vn bn ny vo s ca n v cha ta s dng trng thng tin Ky nhn .

Nu bn khng thy trng thng tin K nhn ny c ngha l bn k nhn vn bn ny v lu vo s ca n v, hy kim tra thng tin k nhn trong danh sch nhng n v k nhn vn bn.

Nu bn ch thuc n v, sau khi k nhn v n nt , h thng s xc nhn n v ny nhn c vn bn v s vn bn ny s c lu vo s ca n v. S n ca vn bn s ly theo s n ca n v ca bn

Trong trng hp bn trc thuc nhiu n v, khi chn trng thng tin Ky nhn v nhn nt , H thng s hin th cc n v bn mun k nhn vn bn:

Hinh 4.19 Chn n v k nhn vn bnCh : Danh sch ny bao gm cc n v m bn c quyn k nhn vn bn, ng thi cc n v ny phi cha k nhn vn bn.H thng s xac nhn n v ny ca bn nhn vn bn v lu vo s vn bn ny vo s ca n v. Trng thng tin nay trong h thng AIS khng ai co th sa c k ca ngi quan tri h thng

Hinh 4.20 Log k nhn vn bnSau khi k nhn vn bn, vn bn ny s c a vo s vn bn ca on v v s c gn mt s trong s ni b ca n v. Thng tin v s ny c t trn u vn bn. Bn c th xem thng tin v vn bn ny n n v no v cc s n ca tng n v bng cch di chut ln u vn bn xem ton b thng tin v qu trnh k nhn cc n v.

Hinh 4.21 S n ca tng Phng banIV. TO PHIU TRNH TRONG VN BN TRNH KPhn ny hng dn bn cch to mt phiu trnh trong vn bn trnh k v xin kin cc n v trnh ln Ban Lnh o v Hi ng qun tr.

Cc trng thng tin trong trong Phiu trnhSTTTn trng ngha trngGhi ch

1S phiu trnhS ca vn bn i sau khi pht hnh

2Vn trnhTm tt vn

3n v ch trn v trnh

4Chuyn vin th lChuyn vin son tho

5 mt mt

6 khn khn

7 ngh ca chuyn vin th l ngh ca chuyn vin son tho

8 kin Lnh o n v trnh kin ch o ca Lnh o n v trnh

9Ni dung v khuyn nghNi dung tm tt t trnh

to mt phiu trnh bn m mt vn bn trnh k lu trong h thng, nhp chut vo nt to mt phiu trnh mi gn km vo vn bn trnh k ny.

Hinh 4.22 To phiu trnh mi Hinh 4.23 Thng tin Phiu trnh mi lu phiu trnh bn nhp cc thng tin cn thit ri nhp chut vo nt . xem vn bn trnh k ca phiu trnh ny bn nhp chut vo nt . gi phiu xin kin cc phng ban, bn nhp chut vo nt . H thng s hin th mt phiu ly kin trnh k gi cho n v trong Cng ty.

Hinh 4.24 Phiu xin kin trnh k

Danh sch cc kin ca cc phng ban v phiu trnh ny hin th trong phn kin cc phng ban lin quan. Trn c s cc kin ca cc Phng ban, bn s c cc quyt nh ph hp trc khi trnh ln Ban Lnh o hoc Hi ng qun tr.

Hinh 4.25 Danh sch cc kin ca cc Phng ban trong Phiu trnhV. THAO TC VI FILE GN KM5.1. Gn km file vo vn bn c th gn km cc file vo vn bn nh: cc file vn bn c scan di dng file PDF (Acrobat Reader), cc bo co c lu di dng file DOC (MSWord) bn hy thc hin cc bc sau:

Nhp chut vo nt . H thng s hin th hp hi thoi cho php bn c th chn mt file d liu cn lu.

Hnh 4.26 La chn file gn km

Bn hy chn file cn lu ri nhp chut vo nt

Hnh 4.27 File gn km vo h thng

5.2. Xem ni dung file gn km

xem ni dung mt file gn km c gn vi vn bn, bn hy nhp chut vo tn file tng ng trong mc File gn km. H thng s t ng m mt hp hi thoi hin th ni dung ca file gn km .

5.3. Xo file gn km

Bn ch c th xa cc file gn km khi cha lu vo vn bn. Khi lu vo vn bn, ch c qun tr h thng mi c quyn xa file gn km.

i vi cc file c gn km vo vi vn bn, c th xo b cc file , bn thc hin:

1. Nhp chut vo file gn km bn mun xa, h thng s hin th mt menu cc hnh ng bn c php theo tc vi file gn km ny.

Nhp chut vo mc Xa, nu bn mun xa file gn km ny ra khi vn bn, nu bn khng mun xa file hy b qua bc ny.

Hnh 4.28 Xo b cc file gn kmPhn5

THEO DI CNG VIC

Trong phn 5 bn s hng dn cch theo di, qun l cc cng vic trong h thng. Bn c th theo di cng vic c giao theo tng ngy v chi tit hn l tnh trng thc hin ca cc vic xc nh xem vic no hon thnh, cha hon thnh hay qu hn x l

I. THEO DI CNG VIC THEO NGY theo di cng vic giao cho tng ban theo ngy, bn c th chn thc hin mt trong ba cch sau:

1. Chn chc nng Cng vic theo ngy trong mc Cng vic trn trang ch.

2. Chn mc Cng vic | Cng vic theo ngy trn Menu ca chng trnh.

2. Nhp chut vo tab Vic theo ngy

Hnh 5.1 Hin th danh sch cng vic cho n v theo ngy

Hnh 5.2 Hin th danh sch cng vic cho c nhn theo ngyH thng hin th danh sch cc cng vic m bn c giao hoc giao cho cc cn b cp di cn phi theo di theo ngy.

Cc cng vic c hin th di dng phn cp theo vic ln v u vic gip bn c th d dng nhm cc cng vic.

xem cng vic giao cho ca nhn ban nhp chut vao Vic giao cho ca nhn, mc inh cua chng trinh la vic giao cho n vi.

Bn cnh cng vic c mt biu tng xc nh trng thi ca vic ln hay u vic nhm gip cho lanh ao va bn thun tin theo di cng vic. Cc cng vic c hin th theo tng dng v thng tin c hin th theo tng ct.

Cng vic co trang thai tc la cng vic ang trong thi han x ly.

Cng vic co trang thai tc la cng vic a hoan thanh.

Cng vic co trang thai tc la cng vic a qua han x ly.

m mt cng vic, bn hy nhp chut vo mt thng tin trn dng tng ng vi cng vic mun m.Khi bn chn chc nng Vic giao cho ca nhn th h thng mc nh s hin th cc cng vic trong ngy hin thi giao cho ca nhn. Khi ban chon chc nng Vic giao cho n vi h thng se hin thi cac cng vic giao ti n vi phong ban trong ngay

xem cng vic trong cc ngy khc, bn c th thay i ngy bng cch nhp chut vo ngy tng ng trn lch theo ngy gc trn, bn phi ca chng trnh. H thng s hin th lch theo tng thng.

Hnh 5.3 Chn ngy hin th cng vic

thay i thng trn lch, bn chn thng cn thay i trong mc Thng trn lch.

Hnh 5.4 Thay i thng trn lch

II. THEO DI CNG VIC HON THNH theo di cng vic hon thnh, bn c th chn thc hin mt trong ba cch sau:

1. Chn chc nng Vic hon thnh trong mc Cng vic trn trang ch.

2. Chn mc Cng vic | Vic hon thnh trn Menu ca chng trnh.

3. Nhp chut vo tab Vic hon thnh.

Hnh 5.5 Hin th danh sch cng vic hon thnh cho n vH thng hin th danh sch cc cng vic m bn c giao hoc giao cho cc cn b cp di v hon thnh.

Tng t nh cch hin th thng tin v cng vic theo ngy, cc cng vic hon thnh cng c hin th theo tng dng v thng tin c hin th theo theo tng ct. m mt cng vic, bn hy nhp chut vo thng tin trn dng tng ng vi cng vic mun m.

Hnh 5.6 Hin th danh sch cng vic hon thnh cho c nhnIII. THEO DI CNG VIC CHA HON THNH theo di cng vic cha hon thnh, bn c th chn thc hin mt trong ba cch sau:

1. Chn chc nng Vic cha hon thnh trong mc Cng vic trn trang ch.

2. Chn mc Cng vic | Vic cha hon thnh trn Menu ca chng trnh.

3. Nhp chut vo tab Vic cha hon thnh

H thng hin th danh sch cc cng vic m bn c giao hoc giao cho cc cn b cp di m cha hon thnh.

Tng t nh cch hin th thng tin v cng vic theo ngy, cc cng vic hon thnh cng c hin th sang to theo ngay giao vic. bit thm thng tin chi tit v cch hin th thng tin xin xem ti phn Vic theo ngyCc cng vic c hin th theo tng dng v thng tin c hin th theo theo tng ct. m mt cng vic, bn hy nhp chut vo mt thng tin trn dng tng ng vi cng vic mun m.

Hnh 5.7 Hin th danh sch cng vic cha hon thnh cho n v

Hnh 5.8 Hin th danh sch cng vic cha hon thnh cho c nhnPhn6

CP NHT THNG TIN CNG VIC

Phn 6 s hng dn chi tit cho bn cch nhp mt cng vic mi v giao cho cc cn b, phng ban cp di cng nh cch cp nht thng tin cho cng vic m bn c giao. Phn ny s tp trung vo 2 thao tc chnh:

To mi cng vic

Cp nht thng tin cng vicI. TO MI CNG VICTrong h thng, c hai nhm cng vic l Cng vic giao cho cc Ban v Cng vic giao cho cc chuyn vin.

Vic c giao cho Ban chnh l cc vic cho lnh o Cng ty hoc lnh o vn phng giao xung cho cc Ban.

Vic c giao cho cc chuyn vin chnh l cc vic do trng Ban hay ph Ban giao xung cho tng chuyn vin.

1.1. Vic mi giao cho cc ban

to mt vic mi giao cho Ban, bn c th chn mt trong cc cch sau :

Nhp vo nt .

Chn tab n vi x l khi m mt vn bn. Sau nhp vo nt . (Xem hng dn chi tit ti mc To mi vn bn trong phn 4

H thng s hin th mt hp hi thoi cho php bn nhp cc thng tin v cng vic.

Cng vic giao cho Ban gm 2 phn:

Thng tin chung: Lu cc thng tin chung v ni dung cng vic.

Nhn vin x l: Lu thng tin v cc cng vic phn c phn tch v giao xung cho cc chuyn vin.

nhp thng tin vo cc trng thng tin, bn c th nhp chut vo nt bn cnh mi trng thng tin tng ng ri chn thng tin trong danh sch hoc nhp thng trc tip t bn phm.

Hnh 6.1 Vic mi giao cho cc ban.

Ch :

i vi trng thng tin n v phi hp, chn cc n v t danh sch, bn hy nhp chut vo nt bn cnh trng thng tin . Khi h thng s hin th mt hp hi thoi cha danh sch cc n v. chn cc n v, xem hng dn chi tit trong mc Thng tin chung phn 3 mc To mi vn bn

Hnh 6.2 Chn danh sch cc n v gn km file lin quan n cng vic, xem hng dn chi tit trong mc Thao tc vi file gn km phn 3 mc To mi vn bn.

phn cng vic c th cho tng chuyn vin, bn hy nhp chut vo Tab Chuyn vin x l. Tuy nhin trc khi c th giao vic cho tng chuyn vin, bn phi Lu cng vic trc. Hy nhp chut vo nt lu cng vic. Sau khi cng vic lu, bn c th bt u giao vic cho cc chuyn vin bng cch nhp chut vo nt . Xem hng dn chi tit v cch giao vic cho chuyn vin ti mc Vic mi giao cho chuyn vin phn sau.

Sau khi nhp thng tin, lu thng tin cng vic vo h thng, bn c th chn mt trong 2 cch: Nhp chut vo nt : Cng vic hin ti s c lu li v s ng li v kt thc vic nhp cng vic.

Nhp chut vo nt : Cng vic s c lu li v s mt cng vic mi vi cc thng tin Vic ln v u vic c gi nguyn s c to ra tip tc qu trnh nhp cng vic.1.2. Vic mi giao cho chuyn vin

giao mt vic cho chuyn vin, bn c th chn mt trong cc cch sau

1. Chn Tab Phng ban x l khi m mt vn bn. Sau nhp chut vo nt 2. M mt cng vic c giao cho ban, nhp chut vo tab Chuyn vin x l ri chn nt .H thng s hin th mt ca s cho php nhp thng tin v cng vic giao cho chuyn vin.

Hnh 6.3 Cng vic giao cho chuyn vin nhp thng tin vo cc trng thng tin, bn c th nhp chut vo nt bn cnh mi trng thng tin tng ng ri chn thng tin trong danh sch hoc nhp thng trc tip t bn phm.

Ch :

i vi trng thng tin Ngi x l chnh hoc Ngi x l phi hp khi chn cc cn b s c giao vic bng cch nhp chut vo nt , h thng s hin th ca s cha danh sch cc chuyn vin trong n v. Mc nh ban u hin th danh sch cc nhn vin c trong n v ca ngi s dng hin thi

Hnh 6.4 Chn chuyn vin

chn mt chuyn vin, bn hy nhp chut vo la chn (check box) bn cnh tn chuyn vin mun chn.

chn cc nhn vin trc thuc n v khc, bn nhp chut vo nt bn cnh trng thng tin n v loi b la chn mt chuyn vin, nhp chut vo la chn bn cnh tn chuyn vin tng ng.

Sau khi chn cc chuyn vin, bn hy nhp chut vo nt hon tt vic chn, cp nht tn cc chuyn vin c chn vo trng thng tin v ng ca s.

Trng hp nu bn khng mun thay i, bn hy nhp chut vo nt .

Sau khi nhp thng tin, lu thng tin cng vic vo h thng, bn c th chn mt trong 2 cch:1. Nhp chut vo nt : Cng vic hin ti s c lu li v s ng li v kt thc vic nhp cng vic.

2. Nhp chut vo nt : Cng vic s c lu li v mt cng vic mi c to ra tip tc qu trnh nhp cng vic.

II. CP NHT THNG TIN V CNG VICKhi mun xem ni dung mt cng vic, h thng s m mt ca s hin th ni dung cng vic .

Hnh 6.5 Cp nht thng tin v cng vic

Bn c th thay i thng tin trong cc trng thng tin bng cch nhp chut vo nt ri chn thng tin trong danh sch hoc nhp trc tip t bn phm.

Trng hp cc trng thng tin c mu xm v khng c nt bn cnh c ngha l bn khng c quyn cp nht thng tin i vi trng thng tin .

xem vn bn lin quan ti cng vic, bn hy nhp chut vo nt Xem vn bn

Sau khi cp nhp thng tin, lu thng tin cng vic vo h thng, bn c th chn mt trong 2 cch:

1. Nhp chut vo nt : Cng vic hin ti s c lu li v s ng li v kt thc vic nhp cng vic.

2. Nhp chut vo nt : Cng vic s c lu li v mt cng vic mi c to ra tip tc qu trnh nhp cng vic.Phn7

BO CO

Trong phn 7 nay se ln lt hng dn cho ban cach thc lp bao cao t ng lit k cac cng vic cua phong ban va ca nhn. Vi chc nng nay cac lanh ao va cac can can b co th nm bt c thng tin cng vic cua phong ban minh cung nh kt qua cng vic mt cach nhanh chong theo nhiu cach khac nhau. Vic lp bao cao co cac loai sau:

Vic giao cho n vi

Vic cho ca nhn

Bao cao thi ua

Vic qua han cho n vi

Vic qua han cho ca nhn

Theo di cng vic Theo di trnh k vn bn Theo di ch o cng vicI. VIC GIAO CHO N VChc nng nay cho phep ban xut ra bao cao tinh trang thc hin cng vic ma n vi cua ban c giao trong nhng khoang thi gian bt ky

thc hin chc nng nay, ban co th chon Vic giao cho n vi trn Menu cua chng trinh.

Hinh 7.1 Vic giao cho n vi

Sau khi ban nhp chut Vic giao cho n vi, h thng se hin thi mt ca s cho phep ban nhp cac trng thng tin lin quan ti bao cao cua ban. Tai hai trng thng tin T ngay va n ngay la hai trng thng tin cua ngay giao vic cua lanh ao cng ty hay lanh ao ban. Tai trng thng tin n vi, ban nhp chut vao biu tng tai cui trng thng tin se hin thi danh sach n vi ban la chon.

Ban la chon cac iu kin nh Xut ra HTML xem ngay thng tin ngay tai trang o, Xut ra Word hin thi bao cao di dang file vn ban .doc ban co th chinh sa, in lu vi tt ca cac chc nng cua soan thao vn ban MS-Word.

Ban nhp chut vao cac tinh trang nh ang x l, Cha x l va X ly xong xem ht y u tinh trang cng vic, nhp chut trai vao mt tinh trang nao o nu ban mun loai bo. Sau o nhp chut vao Xem kt qua chng trinh giup ban vic lp bao cao

Hinh 7.2 Xem kt qua bao cao cng vic cho n v trn HTML lc theo n v

Hinh 7.3 Xem kt qua bao cao cng vic cho n v trn HTML lc theo Tnh trng

Hinh 7.4 Xem kt qua bao cao cng vic cho n v xut ra MS WordII. VIC GIAO CHO C NHNCung tng t nh vic cho n vi, chc nng lp bao cao vic giao cho ca nhn co chc nng xut ra bao cao tinh hinh thc hin cng vic cua cac thanh vin trong phong ban c giao trong thi im bt ky.

thc hin chc nng nay, ban co th chon Vic cho ca nhn tai Menu tha cua chng trinh.

Hinh 7.5 Vic giao cho ca nhn Sau khi ban nhp chut vao Vic giao cho ca nhn trn Menu cua chng trinh, h thng se hin thi cho phep ban nhp cac trng thng tin lin quan n bao cao cua ban. Sau khi nhp y u cac thng tin cn thit ban nhp chut vao nut Xem kt qua chng trinh giup ban vic lp bao cao

Hinh 7.6 Xem kt qua bao cao cng vic cho C nhn trn HTML lc theo n v

Hinh 7.7 Xem kt qua bao cao cng vic cho C nhn trn HTML lc theo Tnh trng

Hinh 7.8 Xem kt qua bao cao cng vic cho C nhn trn MS Word Nu nh trong la chon Xut ra ca s iu kin ban chon xut ra Word, chng trinh se cho ra file di dang .doc. Ban co th chinh sa ni dung hinh thc va ni dung phu hp vi vic in n.

kt thuc vic lp bao cao ban nhp chut vao nut III. BO CO THI UAChc nng nay cho phep ngi s dung a ra c kt qua hoat ng kinh doanh cua n vi minh mt cach nhanh chong.

thc hin chc nng nay, ban co th la chon Bao cao thi ua trn Menu chng trinh.

Hinh 7.9 Bao cao thi ua

Sau khi la chon h thng se hin thi mt ca s cho phep ban nhp cac trng thng tin lin quan n bao cao cua ban. Sau khi a nhp u cac thng tin cn thit, ban hay nhp chut vao nut chng trinh giup ban vic lp bao cao.

Hinh 7.10 Xem kt qu bao cao thi ua trn HTML

Hinh 7.11 Xem kt qu bao cao thi ua trn MS Word xoa cac iu kin hin thi ban nhp chut vao nut .

kt thuc vic lp bao cao ban nhp chut vao nut .

Chu y:

Nu nh trong iu kin la chon Xut ra la Word, chng trinh se cho ra kt qua la mt file .doc. Ban co th chinh sa hinh thc va ni dung cho phu hp vi vic in n.

IV. VIC QU HN CHO N VChc nay cho phep ban xut ra bao cao cng vic qua han x ly ma n vi vn cha hoan thanh ma n vi cua ban c giao trong khoang thi gian bt ky.

thc hin chc nng nay, ban co th chon Vic qu han cho n vi trn Menu chng trinh

Hinh 7.12 Vic qua han cho n vi

Sau khi la chon, h thng se hin thi mt mt ca s cho phep ban nhp cac trng thng tin lin quan n bao cao cua ban. Sau khi nhp y u thng tin cac trng lin quan n bao cao ban nhp chut vao nut chng trinh se giup ban thc hin vic lp bao cao.

Hinh 7.13 Xem kt qu bao cao vic cho n v qu hn trn HTML lc theo tnh trng

Hinh 7.14 Xem kt qu bao cao vic cho n v qu hn trn HTML lc theo n v

Hinh 7.15 Xem kt qu bao cao vic cho n v qu hn trn MSWord xoa cac iu kin hin thi nhp iu kin mi ban hay nhp chut vao nut Bo iu kin. kt thuc vic lp bao cao, ban nhp chut vao nut .Chu y: Nu trong la chon Xut ra cua ca s iu kin ban chon xut ra Word, chng trinh se cho ra kt qua la mt dang file .doc ban co th chinh sa ni dung cho phu hp vi vic in n.V. VIC QU HN CHO C NHNVic qua han giao cho ca nhn cho phep ban lp bao cao cng vic qua han x ly vn cha hoan thanh cua ban thn va ng nghip trong cung phong ban c giao trong khoang thi gian bt ky.

thc hin chc nng, ban co th la chon Vic qua han giao cho ca nhn trn Menu cua chng trinh.

Hinh 7.16 Vic qua han cho ca nhn

Sau khi la chon, h thng se hin thi mt ca s cho phep ban nhp thng tin lin quan ti bao bao cua ban. Sau khi nhp y u thng tin cn thit, ban hay nhp chut vao nut Xem kt qua chng trinh giup ban thc hin vic lp bao cao.

Hinh 7.17 Xem kt qu bo co vic giao cho ca nhn qua han trn HTML lc theo n v

Hinh 7.18 Xem kt qu bo co vic giao cho ca nhn qua han trn HTML lc theo Tnh trng

Hinh 7.19 Xem kt qu bo co vic giao cho ca nhn qua han trn MS Word xoa cac iu kin hin thi nhp iu kin mi ban hay nhp chut vao nut . kt thuc vic lp bao cao, ban nhp chut vao nut .Chu y: Nu trong la chon Xut ra cua ca s iu kin ban chon xut ra Word, chng trinh se cho ra kt qua la mt dang file .doc ban co th chinh sa ni dung cho phu hp vi vic in n.VI. THEO DI CNG VICVic qua han giao cho ca nhn cho phep ban lp bao cao cng vic qua han x ly vn cha hoan thanh cua ban thn va ng nghip trong cung phong ban c giao trong khoang thi gian bt ky.


Hinh 7.20 Theo di cng vic

Hinh 7.21 Theo di tnh hnh x l cng vic cho ban

Hinh 7.22 Tng hp tnh hnh x l cng vic cho ban

Hinh 7.23 Theo di tng hp tnh hnh x l cng vic cho c nhn

Hinh 7.24 Tng hp tnh hnh x l cng vic cho c nhn

Hinh 7.25 Theo di chi tit tnh hnh x l cng vic cho c nhn

Hinh 7.26 Tng hp chi tit tnh hnh x l cng vic cho c nhnSau khi la chon, h thng se hin thi mt ca s cho phep ban nhp thng tin lin quan ti bao bao cua ban. Sau khi nhp y u thng tin cn thit, ban hay nhp chut vao nut Xem kt qua chng trinh giup ban thc hin vic lp bao cao.VII. THEO DI TRNH K VN BNVic qua han giao cho ca nhn cho phep ban lp bao cao cng vic qua han x ly vn cha hoan thanh cua ban thn va ng nghip trong cung phong ban c giao trong khoang thi gian bt ky.


Hinh 7.26 Theo di trnh k vn bn

Hinh 7.27 Bo co theo di trnh k vn bn

Sau khi la chon, h thng se hin thi mt ca s cho phep ban nhp thng tin lin quan ti bao bao cua ban. Sau khi nhp y u thng tin cn thit, ban hay nhp chut vao nut Xem kt qua chng trinh giup ban thc hin vic lp bao cao.VIII. THEO DI CH O CNG VICVic qua han giao cho ca nhn cho phep ban lp bao cao cng vic qua han x ly vn cha hoan thanh cua ban thn va ng nghip trong cung phong ban c giao trong khoang thi gian bt ky.

thc hin chc nng, ban co th la chon Vic qua han giao cho ca nhn trn Menu cua chng trinh.Hinh 7.28 Theo di ch o cng vic

Hinh 7.29 Bo co theo di ch o cng vic

Sau khi la chon, h thng se hin thi mt ca s cho phep ban nhp thng tin lin quan ti bao bao cua ban. Sau khi nhp y u thng tin cn thit, ban hay nhp chut vao nut Xem kt qua chng trinh giup ban thc hin vic lp bao cao.Phn8

QUN L CP S VN BN

Trong phn 8 s hng dn bn cch theo di vic t ng cp v qun l cc s vn bn ni b. Vi chc nng ny, cc phng ban chc nng c th ch ng trong vic son tho, lp cc vn bn trnh k. Vic qun l cp s vn bn bao gm 2 thao tc:

Cp s vn bn mi

To loi s vn bn miI. CP S VN BN MI thc hin chc nng ny, bn c th chn mt trong 2 cch sau:

1. Nhp chut vo mc Qun l cp s trn Menu ca chng trnh.

2. Nhp chut vo lin kt Cp s trn cnh trng nhp liu S/k hiu trong biu mu nhp vn bn trnh k hoc vn bn pht hnh

Tu theo cch thc bn nhp t menu chng trnh hay t biu mu nhp liu vn bn m h thng s hin th biu nhp thng tin tng ng.

1.1. Cp s vn bn t menu h thngH thng s hin th mt ca s cha danh sch cc loi s vn bn ca cc n v.

Hnh 8.1 Hin th danh sch cc s vn bn ca cc phng ban.

Cc loi s vn bn c phn theo nhm ca tng n vi. Cc loi s vn bn c kh nng ng v m cho php bn d dng theo di cc loi s vn bn.

Khi biu tng bn cnh tn mt n v l c ngha l cc loi s vn bn thuc v n v l ng khng c hin th.

Khi biu tng bn cnh tn mt n vBan l c ngha l cc loi s vn bn thuc v n v l m v c hin th

cp mt s vn bn mi i vi loi vn bn, bn hy chn loi vn bn tng ng bng cch nhp chut vo loai vn bn cn ly cp s Vi du: Vn bn ca phng BC-VT-TH, h thng se hin thi mt ca s Theo doi tinh hinh cp s vn bn

Hnh 8.2 Theo di tnh hnh cp s vn bn ca cc phng ban.

sa mt cp mt s vn bn bn di chuyn chut n cp s m bn mun sa, khi hin ln con tr c ngha l bn c quyn sa i thng tin cp s ny.

Hnh 8.3 Sa i thng tin ghi log cp s vn bnban.

sa thng tin cp s, bn thay i thng tin ri nhn nt . xa thng tin cp s ny, nhn nt .

Cc trng thng tin Ngi xin cp v Ngi k c th la chn cc thnh vin trong phng ban hoc g trc tip.

xin c cp s ban nhp chut vao nut . H thng s hin th thng bo v s vn bn mi s c cp:

Hnh 8.4 Thng bo v vic cp s mi.

Mc nh ban u h thng cho php t ng cp nhp to mt vn bn tng ng c s k hiu trng vi s k hiu xin cp. Nu bn khng mun t ng nhp vn bn, hy b du la chn trong mc T ng nhp CV.

Nu bn ng vic cp s vn bn mi, nhp chut vo nt . Ngc li, nu bn nhp chut vo nt c ngha l bn loi b vic chn s vn bn mi v ca s s c ng li.

1.2. Cp s vn bn t biu mu nhp vn bnTrn biu mu nhp vn bn, bng cch nhp vo lin kt Cp s bn cnh trng thng tin S/k hiu, h thng s hin th mt ca s cha danh sch cc loi s vn bn ca cc n v (Hnh 8.1).

Hnh 8.5 Cp s vn bn t biu mu nhp vn bn.

Nhp chut vo loi vn bn mun xin cp s, h thng s hiu th ca s cp s nh sau:

Hnh 8.6 Thng bo v vic cp s mi.

Nu bn ng vic cp s vn bn mi, nhp chut vo nt . Trong trng hp bn hy b s ban u, bn hynhp chut vo nt c ngha l bn loi b vic chn s vn bn mi v ca s s tr li trng thi ban u.

1.3. Chn s vn bn pht hnh chn s vn bn pht hnh, bn m vn bn pht hnh ri chn cp s nh mc Cp s vn bn t biu mu vn bn. Sau khi m ca s cp s, bn nhp chut vo nt , s pht hnh s chuyn sang trng thi c th sa c. Bn g s mun chn vo mc ny ri nhp chut vo nt chn s ny vo dy s cho v h thng s s khng nhy 1 n v.

Hnh 8.7 Chn s vn bn pht hnh.

II. TO LOI S VN BN MI thc hin chc nng ny, bn c th chn Qun l cp s trn Menu ca chng trnh.

H thng hin th danh sch cc s vn bn c cp ca cc Ban

b sung mt k hiu mi tng ng vi mt loi vn bn, bn hy nhp chut vo nt . H thng s m mt ca s mi cho php bn nhp thng tin v loi s vn bn mi:

Hnh 8.8 Cp loi s vn bn mi

Bn c th nhp thng tin vo cc trng thng tin bng cch nhp chut vo nt ri chn gi tr trong danh sch hoc nhp trc tip t bn phm.

Sau khi nhp y thng tin, lu thng tin v loi vn bn mi, bn n nt lu thng tin loi vn bn hin thi.

Nhp chut vo nt ng ca s hin thi.

Trong trng hp nhiu n v cng dng chung mt loi s vn bn, bn c th dng chc nng dy s k hiu con phn bit. V d hai phng K hoch kinh doanh v Ti chnh k ton cng dng chung mt loi s vn bn cng vn (CV), k hiu vn bn ch khc nhau phn ui, v d 123/CV-KHKD, 124/CV-TCKT, th bn c th khai bo 2 dy k hiu con l KHKD v TCKT.

Hnh 8.9 Dy s k hiu conPhn9

THNG TIN C NHN

Phn 9 hng dn bn cch cp nht thng tin ca c nhn trong h thng nh mt khu truy cp vo h thng hay a ch email ca bn khi c ng k vo h thng nhn thng tin.

I. THAY I MT KHU TRUY CP H THNG thc hin chc nng ny, bn c th chn Thng tin c nhn trn Menu ca chng trnh. H thng s hin th mt ca s cha thng tin c nhn ca ngi s dng hin thi.

Hnh 9.1 Thng tin chi tit v ngi s dng.

thay i mt khu truy cp h thng, bn hy nhp chut vo nt . H thng s hin th ca s cho php bn thay i mt khu.

Hnh 9.2. Thay i mt khu truy cp

thay i mt khu truy cp h thng, bn phi nhp mt khu c truy cp vo h thng vo mc Mt khu c v nhp li 2 ln mt khu mi vo mc Mt khu mi v G li mt khu mi.

Sau khi nhp y cc thng tin vo cc mc theo yu cu, thc hin vic thay i mt khu, bn hy nhp chut vo nt . Nu nh bn chn nt < ng >, mt khu ca bn s c gi nguyn nh c.

II. THAY I THNG TIN C NHN thc hin chc nng ny, bn c th chn Thng tin c nhn trn Menu ca chng trnh.

thay i thng tin c nhn, bn hy nhp chut vo nt . H thng s hin th cc trng thng tin m bn c th thay i c nh: Tn thng gi, S in thoi c quan ... thay i thng tin c nhn, bn hy nhp chut vo nt . H thng s hin th cc trng thng tin m bn c th thay i c nh: Tn thng gi, S in thoi c quan... Nu bn in thng tin vo trng thng tin S in thoi di ng th h thng AIS s gi tin nhn thng bo cho bn mi khi c cng vn mi. Nu khng mun s dng chc nng ny th S in thoi di ng bn trng. Nu bn in thng tin vo trng thng tin a ch E-Mail th h thng AIS s gi th in t thng bo cho bn mi khi c cng vn mi. Nu khng mun s dng chc nng ny th a ch E-Mail bn trng.Sau khi cp nht y thng tin, bn hy chn nt < Lu v ng > ghi li cc thng tin va b sung.

Phn10

TM KIM THNG TIN

Trong phn ny s gip bn s dng mt cch d dng cng c tm kim do h thng AIS cung cp. Vi cng c ny, bn c th tip cn vi cc vn bn m bn cn mt cch nhanh chng, chnh xc, tit kim cho bn rt nhiu thi gian.

I. TM KIM THEO S K HIU VN BNChc nng ny cho php bn truy cp nhanh vo mt vn bn khi bit c s n ca vn bn .

thc hin vic tm kim, bn hy nhp s vn bn n vo trng thng tin Tm kim, t la chn theo S KH ri nhp chut vo nt hoc g Enter.

Hnh 10.1 Tm kim theo s

Hnh 10.2 Danh sch cc vn bn tm c.

II. TM KIM THEO K TChc nng ny cho php bn tm cc vn bn c cha mt s cc k t xc nh.

thc hin vic tm kim, bn hy nhp chui k t vo trng thng tin Tm kim, t la chn theo Ton b ri nhp chut vo nt hoc g Enter.

Hnh 10.3 Tm kim theo chui k t

H thng hin th danh sch cc vn bn tm c theo th t gim dn ca s n.

Hnh 10.4 Danh sch cc vn bn tm cIII. TM KIM CHNH XCChc nng ny cho php bn tm kim cc vn bn theo cc tiu ch xc nh nh: S n, S/K hiu, Cp gi, Ni gi ...

thc hin chc nng ny, bn hy bm chut vo ng kt ni Tm kim chnh xc . H thng hin th ca s tm kim cho php bn nhp cc trng thng tin tm kim.

Sau khi nhp y cc thng tin, bn hy nhp chut vo nt hoc g phm Enter thc hin tm kim.

xo cc iu kin tm hin thi v nhp iu kin tm kim mi, bn hy bm nt .

kt thc vic tm kim, nhp chut vo nt

Hnh 10.5 Kt qu tm kim chnh xc vn bnPhn11

H S

Phn ny hng dn bn cch to lp v a vn bn vo h s, cch qun l theo di h s.I. THEO DI H S theo di h s, bn c th chn mt trong cc cch:

1. Nhp chut vo H s trong mc H s trn trang ch

2. Nhp chut vo Tab H s

Hnh 11.1 Hin th danh sch h sH thng hin th danh sch cc h s theo ngy lp. Cc h s c hin th theo tng dng v thng tin c sp theo tng ct.

m mt h s, bn hy nhp chut vo mt thng tin trn dng tng ng vi h s mun m.

Hnh 11.2 M mt h s c th thay i cc trang thng tin, bn hy chuyn xung cui trang bng cch ko thanh cun dc xung v nhp chut vo trang m bn mun chuyn ti.


Hnh 11.3 Chuyn cc trang hin th h s

nhn cc h s mi t h thng, bn hy nhp chut vo nt

II. TO H S MIKhi c mt h s mi v bn mun a vo h thng, bn thc hin cc bc sau:

1. Chuyn ti mc h s (Xem chi tit ti Phn I).

2. Nhp chut vo nt H thng s hin th cc trng thng tin cho php ngi s dng c th nhp thng tin ca h s.

Hnh 11.4 H s mi

Mt vn bn cha rt nhiu thng tin v c chia thnh 3 nhm thng tin t trn 3 Tab:

Thng tin chung: Cc thng tin chung nht v h s .

Thng tin lu tr: Cc thng tin v v tr lu tr h s.

Danh sch cc vn bn lin quan n h s: Thng tin cc vn bn c a vo h s.

Nhp thng tin cho nhm Thng tin chung. Nhp thng tin cho nhm Thng tin lu tr. Thao tc a vn bn vo h s. Thao tc xo vn bn khi h s2.1. Nhp thng tin cho nhm Thng tin chung

Nhm Thng tin chung cha cc thng tin c bn nht ca mt h s nh Tn h s, S h s, Ngy lp h s..... nhp thng tin cho tng trng, bn hy nhp chut vo nt bn cnh trng thng tin tng ng ri chn gi tr trong danh sch. Ngoi ra, bn cng c th g trc tip ni dung thng tin vo trng thng tin bng bn phm.

Hnh 11.5 Nhm Thng tin chung h s2.2. Nhm Thng tin lu trNhm Thng tin lu tr cha cc thng tin chi tit v vi tr lu tr h s ti kho lu tr.

nhp thng tin vo cc trng thng tin trong nhm Thng tin lu tr bn hy nhp chut vo nt bn cnh cc trng thng tin tng ng hoc nhp trc tip t bn phm.

Hinh 11.6 Nhm thng tin lu tr2.3. B sung vn bn vo h s

thc hin a vn bn vo mt h s no , bn thc hin mt trong cc cch sau:

2.3.1. a vn bn vo h s trn form h s

Nhm danh sch ti liu lin quan n h s hin th danh sch cc vn bn c a vo h s theo ngy vn bn.

Hinh 11.7 Danh sch cc vn bn lin quan n h s b sung vn bn vo h s, chn mc Danh sch ti liu lin quan n h s ri bn nhp nt , h thng hin th ca s cho php la chn vn bn.

Hinh 11.8 Danh sch cc vn bn lin quan n h sChn cc vn bn mun a vo h s v bm nt . H thng s ng ca s la chn li v a vn bn vo h s.2.3.2. a vn bn vo h s trn form vn bnChuyn n tab H s trn form vn bn (Chi tit xin xem thm phn cp nht thng tin vn bn). Tab ny hin th cc h s m vn bn ny c a vo.

Hinh 11.9 Danh sch cc h s lin quan n vn bn a vn bn ny vo mt h s mi no , bn nhp nt , h thng hin th ca s nhp h s. Sau khi in cc thng tin v h s (xem thm phn to h s mi) v lu li, h thng s t ng a vn bn ang chn vo h s mi.

Hinh 11.10 Mn hnh a vn bn vo h s2.4. B sung cng vic vo h s

Tng t vic b sung vn bn vo h s, bn cng c th b sung cc cng vic ring r vo h s ring ca n v mnh.

Trong nhm danh sch ti liu lin quan n h s, chn mc Danh sch cng vic, cc danh sch cng vic trong h s s hin th trn mn hnh.

Hinh 11.11 Danh sch cc cng vic trong h s a cc cng vic vo h s, bn nhp chut vo nt B sung, mt ca s chn danh sch cc cng vic s hin ra cho php bn a cc cng vic vo h s.Hinh 11.12 Chn cc cng vic a vo h s tm mt cng vic no , bn chn ch Cho n v hay Cho c nhn, g thng tin cn tm ri nhp chut vo nt . Sau khi chn cc cng vic s c a vo h s, bn cn nhn chut vo nt hin th cc cng vic trn h s.

Hinh 11.13 Cc cng vic c a vo h s

Vn bn cha c kin ch o ca lnh o TMN

Vn bn c kin ch o ca lnh o TMN

CT-IN JSC. - WWW.CT- IN.COM.VN - BUSINESS SOLUTION PROVIDER

ais 2.5 userguide

Documents