Ajankohtaista työnantajan Kela-hakemuksista

Verohallinnon ohjelmistotalopäivä

23.5.2019

Kela

Ajankohtaista työnantajan Kela-hakemuksista

• Kela-hakemusten toimitustavat nyt ja jatkossa

• Kokemuksia tulorekisterin kautta saaduista Kela-hakemuksista

• suomi.fi –tunnistus ja –valtuutuskoodit käyttöön tämän vuoden aikana?

• Katson rinnakkaiskäyttö ja vaikutukset peräkkäistiedostoihin ja XML-

skeemaan

• 6 kk:n työtuloja ei esitetä 1.1.2020 lukien alkaviin etuuksiin

2

Kela-hakemusten toimitustavat nyt ja 2020

Toimitustapa 31.12.2019 asti 1.1.2020 lukien

Tulorekisterin käyttöliittymä Kyllä Kyllä

eSARA XML-tiedosto/Ilmoitin.fi-selainsovellus Kyllä Kyllä

eSARA XML-tiedosto/APITamo –rajapinta * Kyllä Ei

Työnantajan asiointipalvelu –selainsovellus Kyllä Kyllä

eSARA peräkkäistiedosto/Ilmoitin.fi-selainsovellus Kyllä Ei?

eSARA peräkkäistiedosto/APITamo-rajapinta * Kyllä Ei

Paperilomakkeet Y17 ja SV18 Kyllä Kyllä

APITamo-rajapintaan ei toteuteta suomi.fi –muutoksia eikä oteta käyttöön Tulorekisterin varmennepalvelua.

Päivärahojen ja perhevapaakorvauksen hakemusten sähköiset saapumiskanavat 01-04/2019 Saapumiskanava 01/ 2019 02/ 2019 03/ 2019 04/2019

Kela.fi selainsovellus

- Päivärahat

- Perhevapaakorvaus

20059

1281

21611

1277

23741

1306

22136

1253

eSARA-tiedostot

- Päivärahat

- Perhevapaakorvaus

14612

0

14743

0

16391

0

15392

0

Tulorekisteri

- Päivärahat

- Perhevapaakorvaus

12

0

642

0

554

2

294

11

Tulorekisterin kautta hakeminen

• Hakemuksia saadaan tulorekisterin kautta useista eri palkkaohjelmista ja

tulorekisterin käyttöliittymän kautta, mutta määrät ovat vähäisiä.

• Saatujen hakemusten lukumäärät 1.1. – 19.5.2019

• Sairauspäiväraha 1574 kpl

• Vanhempainrahat 85 kpl

• Kuntoutusraha 8 kpl

• Perhevapaakorvaus 15 kpl (22.3.2019 lukien)

Miten Kela-etuuksien hakeminen on muuttumassa?

• Päivärahojen ja perhevapaakorvauksen hakemukset toimitetaan tulorekisterin

kautta. • Peräkkäistiedostojen lähettäminen päättyy Katson lakkauttamisen vuoksi eikä yksikään palkkaohjelma

ole ilmoittanut kiinnostusta XML-muutoksiin.

• Lomakustannuskorvausta haetaan Kelan selainsovelluksella tai paperilomakkeella • Hakemuksia n. 30.000 kpl/vuodessa

• Palkkaohjelmaa pyydetään ilmoittamaan, jos lomakustannuskorvausta halutaan hakea XML-tiedostoina.

• Osaa etuuksista voi hakea vain Kelan selainsovelluksella tai paperilomakkeella • Osasairauspäiväraha: ratkaisuja n. 35000 kpl/v – vain osassa työnantaja hakijana

• Osakuntoutusraha: ratkaisuja n. 1100 kpl/v – vain osassa työnantaja hakijana

• Tartuntatauti- ja luovutuspäiväraha: ratkaisuja n 300 kpl/v – vain osassa työnantaja hakijana

Miten tulorekisterin ilmoituksesta muodostaan hakemus?

Näillä tiedoilla tulorekisterin ilmoituksesta

muodostetaan sairauspäivärahan hakemus:

1) Maksutiedon tyyppi (PaymentType) ja Poissaolojakso

(PaidAbsencePeriod)/Poissaolon syy (CauseCode) = 1

2) Aineiston yhteyshenkilö (ContactPerson)/Nimi

(Name)/Puhelinnumero (Telephone)/Sähköpostiosoite

(Email)/Vastuualue (ResponsibilityCode)= 1

3) Ammattiluokka tai -nimike (Profession)/Ammattiluokan

tai nimikkeistön tyyppi (Type) =1/Ammattiluokan tai

nimikkeen tunniste (Code)

– Vaihtoehtoisesti Ammattinimike (vapaamuotoinen) (Title)

4) Palvelussuhteen voimassaoloaika (Period)/Alkupäivä

(StartDate)

5) Poissaolojakso (PaidAbsencePeriod)/Alkupäivä (StartDate)

ja Loppupäivä (EndDate)

6) Palkan määrä palkalliselta poissaoloajalta (Amount)

7) Poissaolo jatkuu, mihin asti (AbsenceUntil)

8) Palkkauksen muoto (PaymentType)

9) Maksajan ilmoitusviite (ReportId) ja Ilmoituksen

versionumero (ReportVersion)

• 3

1

2

3

45 6

7

8

9

Havaintoja saaduista hakemuksista

1. Hakemus lähetetään tulorekisterin kautta, mutta työnantaja ei ole suostunut

sähköisten päätösten vastaanottoon. – Tulorekisterin kautta hakeminen edellyttää työnantajan suostumusta sähköisten päätösten

vastaanottoon.

– Tilitoimisto ei voi antaa suostumusta, ellei työnantaja ole antanut tarvittavaa Katso-roolia

tilitoimistolle.

– Suostumuksen puuttuminen aiheuttaa lisätyötä hakemuksen lähettäjälle, työnantajalle ja Kelalle.

– Sähköisten päätösten osuus on nykyisin n. 7 %.

Kysymys:

- Voiko palkkajärjestelmä jakaa Kelan ohjeita asiakkailleen?

Havaintoja saaduista hakemuksista

2. Etenkin alkuvaiheessa hakemuksia lähetettiin vahingossa alle omavastuun

jatkuvasta sairauspoissaolosta.

• Käsittely on ollut hidasta, koska kaikki saapuneet hakemukset on pitänyt käsitellä ja

päätökset on pitänyt toimittaa postitse, koska suostumus sähköisiin päätöksiin on

puuttunut.

Kysymys:

– Voiko palkkaohjelma huomauttaa, jos Maksutiedon tyyppi ”Kela, päivärahahakemus”

muodostetaan alle 10 päivän sairauspoissaolosta eikä ”Poissaolo jatkuu mihin asti” -päivää ole

lisätty? Huomautus ei saisi estää lyhyen jakson ilmoittamista, koska omavastuuaika voi olla myös

0 tai 1 arkipäivää.

Havaintoja saaduista hakemuksista

3. Kelan prosesseihin on tehtävä parannuksia, jotta korvaavilla ilmoituksilla

muutettujen hakemustietojen ja mitätöityjen ilmoitusten käsittely olisi sujuvaa.

• Hakemusasiakirjaan muodostetaan ”Korvaava ilmoitus” – teksti, jos hakemustietoja on

muutettu korvaavalla ilmoituksella tai hakemustiedot on kokonaan poistettu.

• Hakemusasiakirjaan muodostetaan ”Mitätöity asiakirja” –teksti, jos hakemustiedot sisältävä

ilmoitus on mitätöity.

• Hakemusasiakirjan muodostamista on tarkennettava, jos saman päivän aikana on saatu

useampi hakemustiedot sisältävä ilmoitus samalle tulonsaajalle. Nykyisin hakemusasiakirja

muodostetaan tällaisessa tilanteessa niin monta kertaa kuin hakemuksen sisältäviä

ilmoituksia on saatu.

Havaintoja saaduista hakemuksista

4. Ilmoitukselta puuttuu Poissaolo jatkuu mihin asti –päivä

• Puuttuuko toiminnallisuus palkkaohjelmasta vai eivätkä käyttäjät osaa lisätä tietoa?

– Tietoa on ilmoitettu myös Tarkenne-kentässä, esim. ”Palkkaa maksetaan 9.3. asti”. Tarkenne

maksun yksilöivä tieto, jonka Kela välittää pankkiin ja pankki näyttää tiliotteella.

– Esim. sairauspoissaolo 25.5. - 20.6 ja ensimmäinen hakemus ajalta 25.5. - 31.5. ja kuukauden

kuluttua hakemus ajalta 1.6 – 20.6.

• Jos päivämäärä on ilmoitettu, hakemus voidaan siirtää automaattiprosessissa odottamaan

lääkärintodistusta ja seuraavan palkanmaksukauden ilmoitusta.

• Jos päivämäärää ei ilmoiteta, palkanmaksun jatkuminen on selvitettävä muutoin.

Kysymys: Voiko palkkaohjelma antaa huomauksen, jos poissaolojakson päättymispäivä on

sama kuin palkkakauden päättymispäivä eikä Poissaolo jatkuu mihin asti –päivää ole

ilmoitettu?

Havaintoja saaduista hakemuksista

5. Isyysrahaa haetaan väärällä

maksutiedon tyypillä, jolloin

hakemuksesta muodostetaan

Perhevapaakorvauksen hakemus. – Käsittelijän on haettava jaksojen palkat

Kelan tulorekisteri-käyttöliittymältä käsin

ja siirrettävä ne järjestelmään.

Kysymys: Voiko palkkaohjelma estää

Kela/Perhevapaakorvaus –Maksutiedon

tyypin, jos tulonsaaja on mies?

Esimerkkihakemus Tekniset muutokset:

• Näytetään hakemuksen saapumisaika tulorekisteriin, vaikka

hakemus vastaanotetaan Kelaan seuraavana päivänä.

Plussat:

Tarkenne ilmoitettu - helpottaa tiliotteen käsittelyä

Yhteyshenkilön tiedot ilmoitettu täydellisesti

Samalla hakemuksella ilmoitettu 2 palkkajaksoa

Ilmoitettu mihin asti palkallinen poissaolo jatkuu

Miinukset

– Työnantaja ei ollut ilmoittanut suostumusta sähköisiin päätöksiin

– Poissaolo jatkuu mihin asti -oli ilmoitettu väärin

– Poissaolo jatkuu mihin asti –päivä = mihin asti palkallinen

poissaolo tulee jatkumaan

– Tulonsaajan nimen ilmoittaminen Tarkenne-tietona ei ole

suositeltavaa.

Suostumus sähköisten päätösten vastaanottoon

• Suostumuksen voi antaa vain Kelan asiointipalvelussa.

• Suostumuksen antaja voi olla Katso-pääkäyttäjä tai rinnakkaispääkäyttäjä tai hänellä tulee olla ”Kela

Suostumus sähköisiin päätöksiin” –rooli.

• Suostumusta annettaessa on ilmoitettava sähköpostiosoite impulssiviestin lähettämistä

varten sille taholle, joka tarkistaa päätöstiedot.

• Ohje suostumuksen antamisesta: Näin ilmoitat työnantajan suostumuksen sähköisten

päätösten vastaanottoonTyönantajan asiointipalvelussa

• Ohje päätösten tarkistamisesta: Näin tarkistat työnantajan päätökset asiointipalvelusta

• Mahdolliset lisäselvitykset Kela pyytää soittamalla tai sähköpostitse.

Sähköisten päätösten tarkistaminen

2

1

3 4

5

1. Takaisinperintäpäätöksessä myös etuuden nimi

2. Tarkenne = max. 29 merkkiä

3. Päätös alkaen = mistä lukien päätös annettu

4. Päätös asti = mihin asti päätös annettu

5. Maksetaan asti = mihin päivään asti etuus

maksetaan annetulla päätöksellä työnantajalle - Jos Maksetaan asti päivää ei ole, päätös on hylky tai etuutta

ei makseta tai sitä ei jää maksuun työnantajalle.

- Perhevapaakorvauksessa Maksetaan asti on lapsen laskettu

synnytysaika tai adoptiolapsen syntymäpäivä

Yhteistestaus ja pilottiasiakas

• Kela suosittelee yhteistestausta ja pilottikäyttäjää ennen kuin palkkaohjelman asiakkaat

ilmoittavat hakemustietoja tulorekisteriin.

• Yhteistestauksesta voi sopia sähköpostitse jaakko.makela(at)kela.fi.

• Kelasta voi saada testi-henkilötunnukset, jotka soveltuvat sekä tulorekisterin että Kelan

testaukseen.

Pilottiasiakkaan yhteystiedot ilmoitetaan esara@kela.fi sähköpostiin.

• Kela on yhteydessä pilottiasiakkaaseen ja seuraa saapuneita hakemuksia.

• Pilottiasiakas raportoi palkkaohjelmalle ja Kelaan, jos järjestelmään tai ohjeistukseen

tarvitaan muutoksia ennen kuin kaikki asiakkaat siirtyvät hakemusten lähettämiseen

tulorekisterin kautta.

• Työnantajan asiointipalvelussa on tarkoitus siirtyä suomi.fi –

tunnistautumisen ja – valtuutusten käyttöön tämän vuoden puolella.

• Katso on tarkoitus saada rinnakkaiskäyttöön Katson alasajoon asti.

• Peräkkäistiedostoja voi lähettää vain Katso-tunnisteella.

• XML-tiedostojen lähettäminen mahdollistetaan myös suomi.fi –

tunnistautumisen tavoilla ja suomi.fi –valtuuskoodeilla• Aikataulu vielä avoin, sovitaan Ilmoitin.fi –palvelun kanssa.

• Skeemaan ei tule muutoksia.

• Lähettäjällä tulee olla Valtuuskoodi ”Palvelussuhteeseen liittyvien etuuksien hakeminen”.

Katsosta suomi.fi:hin

Päivärahojen määräytyminen muuttuu 1.1.2020 lukien

• Vuositulon laskennassa käytettävät Palkkatulot saadaan tulorekisteriin

ilmoitetuista tiedoista.– Palkkatulot huomioidaan vakuuttamistietojen perusteella vuosituloon, jos maksupäivä on

tarkastelujaksolla.

– Tarkastelujakso on pääsäännön mukaan 12 kalenterikuukautta ja poikkeustilanteissa 3 kk

etuusoikeuden alkamista edeltävällä jaksolla.

– Välissä ns. puskurikuukausi (poikkeus 1.1. -31.1.2020 alkavat etuudet)

– Esim. päivärahaa haetaan ajalta 15.1.2020 – 10.2.2020 tai 2.2. – 28.2.2020

– 12 kuukauden tarkastelujakso on 1.1.2019 – 31.12.2019

– 6 kk:n tuloja ei ilmoiteta 1.1.2020 lukien alkaviin etuuksiin.

• Ennen lainmuutosta päiväraha määräytyy verotuksessa todettujen

työtulojen tai hakemuksessa esitettyjen työtulojen tai edeltävän etuuden

perusteella tai minimimääräisenä.

19

Lisätietoja

• Kela tiedottaa muutoksista

• Nettisivuilla https://www.kela.fi/tyonantajat

• Asioinnin oppailla https://www.kela.fi/tyonantajat-oppaat

• Uutiskirjeessä Työnantajainfo https://www.kela.fi/uutiskirje

• Kysymykset

• esara(at)kela.fi

• jaakko.makela(at)kela.fi (testaus)

Kiitos!