aksi perubahan peningkatan pelayanan …
TRANSCRIPT
AKSI PERUBAHAN
PENINGKATAN PELAYANAN PENERIMAAN TAMU (PERMATA) PADA
DINAS PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, PERLINDUNGAN ANAK, PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA
(DP3AP2KB)
DISUSUN OLEH :
ANDI AWALUDDIN, S.Sos NDH : 02
DINAS PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, PERLINDUNGAN ANAK, PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA
(DP3AP2KB)
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020
PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH
(PUSLATBANG KDOD)
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
1 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
KATA PENGANTAR
Puji serta syukur panjatkan kepada ALLAH SWT karena hanya dengan
ridho dan rahmatnya Aksi Perubahan ini dapat terselesaikan tepat pada
waktunya dan berkat karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Akhir
Implementasi Aksi Perubahan dengan judul “Peningkatan Pelayanan
Penerimaan Tamu (Permata) pada Dinas Pemberdayaan Perempuan,
Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana
(DP3AP2KB)”.
Laporan Akhir Proyek Perubahan ini disusun sebagai salah satu syarat
memenuhi kewajiban kurikuler dalam mengikuti Pelatihan Kepemimpinan
Pengawas Angkatan I pada Pemerintah Kabupaten Penajam Paser Utara
bekerjasama dengan Pusat Pengembangan dan Pelatihan (Puslatbang) Kajian
Desentralisasi Otonomi Daerah (KDOD) Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Samarinda untuk itu meminta maaf yang sebesar-besarnya apabila ada
kesalahan maupun kekurangan didalam penulisan Aksi Perubahan ini.
Untuk itu, saya sampaikan rasa terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu. Diantaranya : 1. Bapak Wakil Bupati Penajam Paser Utara Ir. H. Hamdam yang telah
mendukung aksi perubahan. 2. Pejabat, Pengajar dan Pegawai Puslatbang KDOD LAN Samarinda. 3. Sekretaris Daerah Kabupaten Penajam Paser Utara. 4. Plt. Kepala Badan Keuangan Kabupaten Penajam Paser Utara. 5. Plt. Kepala Bapelitbang Kabupaten Penajam Paser Utara. 6. Para Pejabat Eselon dan Staf PNS dan THL dilingkungan DP3AP2KB
Kabupaten Penajam Paser Utara. 7. Orang Tua, Istri dan Anak tercinta. 8. Para Sahabat PKP Angkatan 1 Tahun 2020 9. M. Abdi Rahman sebagai Coach yang banyak membimbing saya. 10. Dan pihak lainnya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.
Reformer juga mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari
pembaca agar kedepanya pembuatan makalah Aksi Perubahan ini dapat terus
ditingkatkan dan dapat menjadi lebih baik lagi serta dalam kesempatan ini
penulis mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat
didalam pengerjaan Aksi perubahan ini terutama kepada para Stakeholder baik
Internal dan Eksternal serta teman-teman lain yang telah banyak membantu
dalam membuat Aksi Perubahan ini.
Reformer
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
2 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ……………………………………………………………… 1.
Daftar isi …………………………………………………………………….. 2.
Bab 1 ………………………………………………………………………. 3.
PENDAHULUAN …………………………………………………………... 3.
1. Latar Belakang ……………………………………………………………… 3.
2. Tujuan ……………………………………………………………………… 3.
3. Manfaat Aksi Perubahan ……………………………………………………. 8.
4. Keterkaitan Aksi Perubahan dengan Isu Strategis Lembaga ………………... 8.
5. Pentahapan (Milestones) ……………………………………………………. 9.
6. Tata Kelola Aksi Perubahan ………………………………………………… 10.
7. Identifikasi Stake Holder ……………………………………………………. 12.
8. Estimasi Anggaran ………………………………………………………….. 15.
9. Identifikasi Potensi Masalah dan Strategi Mengatasi Masalah……………... 15.
10. Jadwal Kegiatan Rencana Aksi Perubahan …………………………………. 16.
Bab 2 ………………………………………………………………………... 17.
IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN ………………………………....... 17.
1. Deskripsi Aksi Perubahan Sesuai Milestone ………………………………... 17.
a. Capaian Hasil Perubahan (Perbaikan Perubahan Sesuai Tahapan Milestone) 17.
2. Deskripsi Dukungan Stake Holder ………………………………………….. 20.
3. Lesson Learned Kepemimpinan ………………………………….................. 20.
Bab 3 …………………………………………………………...…………….
KESIMPULAN DAN TINDAK LANJUT ………………………………….
1. Kesimpulan ……………………………………………………………….….
2. Tindak Lanjut ………………………………………………………………..
LAMPIRAN – LAMPIRAN …………………………………………….......
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
3 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
BAB 1
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian
Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) adalah salah satu
Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang mana dalam pelaksanaan kegiatan
sehari-hari membantu pemerintah dalam melaksanakan peningkatan dan
pelayanan terhadap masyarakat yang terbagi dalam beberapa bidang-bidang
tertentu yang ada di Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,
Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB).
Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian
Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) terletak tepat di
Kabupaten Penajam Paser Utara dijalan Provinsi Km. 3,5 Kelurahan
Penajam Kecamatan Penajam Kabupaten Penajam Paser Utara. Kantor Dinas
Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan
Keluarga Berencana (DP3AP2KB) dahulu adalah bangunan lama yang telah
beberapa kali ditempati beberapa Instansi seperti Dinas Perhubungan dan
Instansi lainnya. Pada Tahun 2017 Dinas Pemberdayaan Perempuan,
Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana
(DP3AP2KB) mendapatkan predikat Dinas Tipe A dari Kementerian Dalam
Negeri, akan tetapi Kantor tersebut tidak layak dikarenakan kondisinya tidak
memadai. Adapun Struktur Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan
Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) terdiri
dari Sekretariat dan 4 Bidang dengan jumlah ASN sebanyak 30 Orang dan
Staf THL sebanyak 13 Orang.
Gambaran keadaan Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Dinas
Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan
Keluarga Berencana Kabupaten Penajam Paser Utara.
GOLONGAN PENDIDIKAN
Jabatan IV III II I S3 S2 S1 D3 SMA SMP SD
Kepala Dinas 1 - - - - 1 - - - - -
Sekretaris 1 - - - - 1 - - - - -
Kabid 3 1 - - - 1 2 - - - -
Kasubbag 1 2 - - - 1 2 - - - -
Kasi 2 10 - - - 3 10 1 - - -
Pelaksana - 2 3 - - - 2 1 2 - -
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
4 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Adapun penataan administrasi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan
Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian
Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Penajam Paser Utara
berdasarkan Peraturan Bupati Penajam Paser Utara Nomor 30 Tahun
2017 Tentang Struktur Organisasi, Tata Kerja, Tugas Pokok, fungsi dan
Rincian Tugas Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,
Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Penajam
Paser Utara.
Maka Tugas Pokok dan Fungsi Subbagian Umum dan
Kepegawaian adalah sebagai berikut :
1. Subbagian Umum dipimpin oleh seorang Kepala Subbagian yang
berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris;
2. Kepala Subbagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan
urusan administrasi umum dan perkantoran serta kepegawaian Dinas
Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian
Penduduk dan Keluarga Berencana;
3. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat
(2), Kepala Subbagian Umum menyelenggarakan fungsi:
a. Penyiapan rencana kegiatan berdasarkan tugas, permasalahan,
kebutuhan dan kebijaksanaan pada subbagian umum sebagai bahan
penyusunan DPA;
b. Penyiapan rencana kegiatan berdasarkan tugas, permasalahan dan
kebijaksanaan sebagai bahan penyusunan rencana strategis
organisasi perangkat daerah;
c. Penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan pada subbagian umum;
d. Perumusan upaya peningkatan dan pengembangan program
subbagian umum;
e. Pembagian tugas ke bawahan sesuai jabatan subbagian umum;
f. Pembimbingan, pengarahan, dan pengawasan pelaksanaan kegiatan
penyelenggaraan administrasi umum, kepegawaian, rumah tangga,
protokol, kehumasan dan hukum serta perlengkapan dan
pelaksanaan pengadaan sarana dan prasarana fisik Dinas;
g. Pemberian petunjuk, penilaian, dan pembinaan bawahan pada sub
bagian umum sesuai peraturan dan pedoman yang ada;
h. Pengevaluasian pelaksanaan kegiatan pada subbagian umum
berdasarkan rencana dan realisasinya untuk mengetahui tingkat
pencapaian program dan permasalahan yang dihadapi serta
pemecahan masalahnya;
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
5 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
i. Pelaporan pelaksanaan tugas sub bagian umum baik secara lisan
maupun tertulis sebagaimana pertanggung jawaban kepada
Sekretaris Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,
Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana;
j. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan
secara tertulis;
Kantor Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian
Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) memiliki 11 ruangan yang
terdiri dari:
1. Ruang Kepala Dinas;
2. Ruang Sekretaris :
a. Sekretaris
b. Kasubbag Umum dan Kepegawaian
c. Kasubbag Keuangan
d. Kasubbag Penyusunan Program
3. Ruang Sekretariat, yang terdiri dari 5 Orang Staf ASN (Pelaksana dan
JFT) dan 4 Orang Staf THL yang membantu Sekretaris dan para
Kasubbag yang ada di Sekretaris;
4. Ruang Istirahat dan Sholat serta tempat lemari filling Cabinet diSamping
Ruang Sekretariat;
5. Ruang Kepala Bidang Keluarga Berencana dan Kesejahteraan Keluarga;
a. Kepala Seksi Jaminan Pelayanan KB
b. Kepala Seksi Pembinaan Kesertaan KB
c. Kepala Seksi Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga
d. 1 Orang Staf ASN dan 1 Orang Staf THL
6. Ruang Kepala Bidang Perlindungan dan Pemenuhan Hak Anak dan
Perempuan:
a. Kepala Seksi Perlindungan Perempuan
b. Kepala Seksi Perlindungan Anak
c. Kepala Seksi Pengembangan Kabupaten/ Kota Layak Anak
d. 1 Orang Staf ASN dan 2 Orang Staf THL
7. Ruang Kepala Bidang Pengendalian Penduduk, Penyuluhan dan
Penggerakan:
a. Kepala Seksi Penyuluhan dan Pendayagunaan PLKB
b. Kepala Seksi Pengendalian Penduduk dan Informasi Keluarga
c. Kepala Seksi Advokasi dan Penggerakan
d. 1 Orang Staf ASN dan 1 Orang Staf THL
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
6 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
8. Ruang Istirahat disebelah Ruang Kepala Bidang Pengendalian Penduduk,
Penyuluhan dan Penggerakan;
9. Ruang Kepala Bidang Kesertaan Gender dan Pemberdayaan Perempuan;
a. Kepala Seksi Kesetaraan Gender Bidang Ekonomi dan Sosial
b. Kepala Seksi Kesetaraan Gender Hukum dan Politik
c. Kepala Seksi Pengendalian Pengarusutamaan Gender
d. 1 Orang Staf ASN dan 1 Orang Staf THL
10. Ruang Tempat Penyimpanan ATK Sekretariat beserta lemari kecil;
11. Ruang Tempat Penyimpanan Alat Kontrasepsi serta barang-barang
lainnya;
12. Kamar Mandi/ WC
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah
perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah
mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu
dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima
kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat
menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima
tamu.
Data Jumlah Tamu yang berkunjung ke Dinas Pemberdayaan
Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga
Berencana (DP3AP2KB) Tahun 2019 adalah sebagai berikut :
No. Tamu yang Bulan
Datang 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Instansi
Pemerintah
55 30 45 35 33 26 31 33 26 38 21 32
2. Masyarakat/ LSM 5
2 3 7 8 10 7 7 6 2 14 5
Jadi dalam Setahun ada sekitar 405 Orang Tamu dari Instansi
Pemerintah dan sekitar 76 Orang Tamu dari Masyarakat/ LSM yang
berkunjung Ke Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,
Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) pada Tahun
2019.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk
menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar
tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan
kerjasama.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
7 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami
sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor.
Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu
bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.
Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu dalam
menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara
lain :
Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar
kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat
(prioritas perlu dipertimbangkan).
Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
Berikan sapaan ramah kepada tamu.
Adapun Permasalahan yang diangkat oleh Reformer adalah Tidak
adanya Tempat Ruang Pelayanan Penerimaan Tamu juga staf yang
menerima tamu yang mengarahkan tamu tersebut baik tamu dari Instansi
maupun dari Masyarakat yang akan melaporkan Pengaduan di Bidang
Perlindungan dan Pemenuhan Hak Anak dan Perempuan (PPHAP) serta
tidak ada yang mengisi Buku Tamu dalam menerima tamu, tidak adanya
Dispenser air minum untuk tamu yang menunggu serta dinding ruang tamu
yang terkesan kurang enak dipandang mata.
Berdasarkan Permasalahan diatas maka Reformer mengangkat Aksi
Perubahan dengan Judul “Peningkatan Pelayanan Penerimaan Tamu
(Permata) pada Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,
Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB)”.
Terkait dengan Bidang Kesekretariatan yang pada hal ini di Subbidang
Umum dan Kepegawaian yang berkaitan dengan “Peningkatan Pelayanan
Penerimaan Tamu (Permata) pada Dinas Pemberdayaan Perempuan,
Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana
(DP3AP2KB)”.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
8 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
2. Tujuan
Tujuan dari Pelaksanaan Area Perubahan ini adalah :
A.) Jangka Pendek
1. Pengadaan ulang tamu lebih nyaman;
2. Perbaikan Sistem dan Mekanisme Penerimaan Tamu;
3. Membuat SOP Penerimaan Tamu;
4. Membuat Brosur dan layanan serta Standing Banner;
5. Membuat Survei Kepuasan Masyarakat untuk Tamu.
B.) Jangka Menengah
Membuat system penerimaan tamu berbasis Jaringan Komputer.
C.) Jangka Panjang Terciptanya Pelayanan yang Baik dan Prima di Bidang Pelayanan
Penerimaan Tamu, yang membuat tamu baik dari Instansi Pemerintah/
Swasta maupun dari Masyarakat yang akan melaporkan Pengaduan akan
merasakan puas akan pelayanan yang diberikan.
3. Manfaat Aksi Perubahan
A.) Manfaat Internal
Memberikan suatu Pelayanan yang baik dan Prima bagi para tamu yang
berkunjung ke Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,
Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana serta membuat suatu
arah perubahan pada proses pelayanan penerimaan tamu di Kantor.
B.) Manfaat Eksternal Bagi para tamu yang berkunjung ke Dinas Pemberdayaan Perempuan,
Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana
membuat tamu baik dari Instansi Pemerintah/ Swasta maupun dari
Masyarakat yang akan melaporkan Pengaduan akan merasakan puas
akan pelayanan yang diberikan.
4. Keterkaitan Aksi Perubahan dengan Isu Strategis Lembaga
“Peningkatan Pelayanan Penerimaan Tamu (Permata) pada Dinas
Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan
Keluarga Berencana (DP3AP2KB)” sebagai judul Area Perubahan
merupakan langkah aksi yang di lakukan Project Leader sebagai Kasubbag
Umum dan Kepegawaian untuk memberikan suatu arah perubahan baru
dalam proses pelayanan penerimaan tamu di Dinas Pemberdayaan
Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga
Berencana (DP3AP2KB) serta membangun sebuah system Memberikan
suatu Pelayanan yang baik dan Prima bagi para tamu yang berkunjung ke
Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian
Penduduk dan Keluarga Berencana serta membuat suatu arah perubahan
pada proses pelayanan penerimaan tamu di Kantor.
Bagi para tamu yang berkunjung ke Dinas Pemberdayaan Perempuan,
Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana
membuat tamu baik dari Instansi Pemerintah/Swasta maupun dari
Masyarakat yang akan melaporkan Pengaduan akan merasakan puas akan
pelayanan yang diberikan.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
9 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
5. Pentahapan (Milestones)
A. Pentahapan (Milestones)
Untuk melihat pentahapan (Milestones) Area Perubahan yang
dilaksanakan dapat dilihat pada table berikut :
Jangka Pendek (2 Bulan/ 60 Hari)
1.Pengadaan ulang tamu lebih nyaman;
2.Perbaikan Sistem dan Mekanisme
Penerimaan Tamu;
3.Membuat SOP Penerimaan Tamu;
4.Membuat Brosur dan layanan serta
Standing Banner;
5.Membuat Survei Kepuasan
Masyarakat untuk Tamu.
Jangka Menengah (1-2
Tahun)
Membuat system penerimaan
tamu berbasis Jaringan
Komputer.
Jangka Panjang (2-5 Tahun)
Terciptanya Pelayanan yang
Baik dan Prima di Bidang
Pelayanan Penerimaan Tamu,
yang membuat tamu baik dari
Instansi Pemerintah/ Swasta
maupun dari Masyarakat yang
akan melaporkan Pengaduan
akan merasakan puas akan
pelayanan yang diberikan.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
10 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
6. Tata Kelola Aksi Perubahan
Area Perubahan Menjabarkan Kebijakan dan arahan dengan
menetapkan strategi komunikasi dan arahan dengan menetapkan strategi
komunikasi dan strategi manajemen perubahan pelayanan internal. Tim
Kerja juga melakukan Sosialisasi agar kebijakan dan arahan
terimplementasi, sehingga terbangun kesamaan persepsi, komitmen,
konsistensi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan
reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai.
Tim Efektif
SPONSOR
KEPALA DINAS
DP3AP2KB
H. FIRMANSAH, S.SOS,
MM
MENTOR
SEKRETARIS DP3AP2KB
HJ. SITI AMINAH, SE, MM
COACH
M. ABDI RAHMADI
REFORMER
KASUBBAG UMUM DP3AP2KB
ANDI AWALUDDIN, S.SOS
TIM TEKNIS
ROMADHANI AHMAD, A.MD
SULIS SETIAWAN, S.KOM
TIM DOKUMENTASI
ROSMAH
CIPTA HAPSARI M.
TIM PENYIAPAN BAHAN
JUPRI
FITRA ABDULLAH, S.AB
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
11 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Tugas :
Sponsor : 1. Memberikan arahan terkait area dan aksi perubahan;
2. Membantu mendapatkan sumber daya dalam aksi
perubahan.
Mentor : 1. Memberikan masukan untuk mempermudah
implementasi aksi perubahan;
2. Melakukan Intervensi terhadap pelaksanaan aksi
perubahan;
3. Memberikan persetujuan terkait aksi perubahan.
Coach : 1. Memberikan bimbingan dan arahan;
2. Melakukan Komunikasi dengan Mentor Reformer;
3. Melakukan intervensi terhadap permasalahan dan
pelaksanaan aksi perubahan.
Reformer : 1. Merencanakan area perubahan dan aksi perubahan;
2. Membangun Tim kerja efektif;
3. Membagi Tugas Tim;
4. Menyiapkan dan mengidentifikasi Stakeholder;
5. Mensosialisasi Aksi Perubahan;
6. Mengevaluasi hasil penerapan aksi perubahan.
Tim Penyiapan
Bahan
: 1. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan aksi perubahan;
2. Menyiapkan administrasi rapat pembahasan.
3. Menyiapkan data-data untuk sosialisasi dan evaluasi.
Tim Teknis : 1. Menyiapkan alur proses untuk aksi perubahan;
2. Melakukan Pembahasan aksi perubahan;
Tim
Dokumentasi
: 1.
2.
Menyiapkan Alat Dokumentasi, Proyektor dan lain-
lainnya untuk bahan aksi perubahan.
Membuat Dokumentasi untuk aksi perubahan.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
12 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
7. Identifikasi Stakeholders :
No. Stakeholders Internal Stakeholder Eksternal
1. Kepala Bidang Keluarga Berencana dan
Kesejahteraan Keluarga
Wabup Kabupaten Penajam Paser
Utara
2. Kepala Bidang Perlindung dan Pemenuhan
Hak Anak dan Perempuan
Sekretaris Daerah Kabupaten Penajam
Paser Utara
3. Kepala Bidang Pengendalian Penduduk,
Penyuluhan dan Penggerakan
Kepala Bapelibang Kabupaten Penajam
Paser Utara
4. Kepala Bidang Kesertaan Gender dan
Pemberdayaan Perempuan
Kepala Badan Keuangan Kabupaten
Penajam Paser Utara
5. Kasubbag Perencanaan Program
6. Kasubbag Keuangan
6. Kasi Jaminan Pelayanan KB
7. Kasi Pembinaan Kesertaan KB
8. Kasi Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga
9. Kasi Perlindungan Perempuan
10. Kasi Perlindungan Anak
11. Kasi Pengembangan Kab./ Kota Layak
Anak
12. Kasi Penyuluhan dan Pendayagunaan PLKB
13. Kasi Pengendalian Penduduk dan Informasi
Keluarga
14. Kasi Advokasi dan Penggerakan
15. Kasi Kesertaan Gender Bidang Ekonomi
dan Sosial
16. Kasi Kesertaan Gender Bidang Hukum dan
Politik
17. Kasi Pengendalian Pengarusutamaan
Gender
Penjelasan Kelompok Stakeholders :
1. Latents adalah Stakeholders yang memiliki pengaruh (influence/
power) yang besar tetapi kepentingan/ minat (interest) yang kecil;
2. Promoters adalah stakeholders yang memiliki pengaruh (influence/
power) dan Kepentingan/ minat yang besar;
3. Apathetics adalah Stakeholders yang memiliki pengaruh (influence/
power) dan Kepentingan/ minat (interest) yang kecil;
4. Defenders adalah stakeholder yang memiliki pengaruh (influence/
Power) yang kecil tetapi kepentingan/ minat yang besar.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
13 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Kelompok Stakeholders :
Latents
- Kepala Bapelitbang Kabupaten
Penajam Paser Utara.
- Kepala Badan Keuangan
Kabupaten Penajam Paser Utara
Promoters
- Wakil Bupati Kabupaten Penajam
Paser Utara
- Sekretaris Daerah Kabupaten
Penajam Paser Utara
-Kepala Bidang Keluarga Berencana
dan Kesejahteraan Keluarga
-Kepala Bidang Perlindung dan
Pemenuhan Hak Anak dan
Perempuan
-Kepala Bidang Pengendalian
Penduduk, Penyuluhan dan
Penggerakan
-Kepala Bidang Kesertaan Gender
dan Pemberdayaan Perempuan
-Kasubbag Perencanaan Program
-Kasubbag Keuangan
-Kasi Jaminan Pelayanan KB
-Kasi Pembinaan Kesertaan KB
-Kasi Ketahanan dan Kesejahteraan
Keluarga
-Kasi Perlindungan Perempuan
-Kasi Perlindungan Anak
-Kasi Pengembangan Kab./ Kota
Layak Anak
-Kasi Penyuluhan dan
Pendayagunaan PLKB
-Kasi Pengendalian Penduduk dan
Informasi Keluarga
-Kasi Advokasi dan Penggerakan
-Kasi Kesertaan Gender Bidang
Ekonomi dan Sosial
-Kasi Kesertaan Gender Bidang
Hukum dan Politik
-Kasi Pengendalian
Pengarusutamaan Gender
Apathetics Defenders
- Instansi Pemerintah/ Swasta
dan LSM/ Masyarakat
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
14 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
KELOMPOK STAKEHOLDER STRATEGI KOMUNIKASI
LATENTS
Kepala Bapelitbang Kabupaten Penajam
Paser Utara
Kepala Badan Keuangan Kabupaten Penajam
Paser Utara
Sosialisasi terhadap pentingnya system informasi
manajemen ini terhadap kebutuhan manajemen
Kepegawaian Daerah.
Koordinasi secara berkesinambungan terkait
penyiapan sarana dan prasarana system informasi
manajemen
PROMOTERS
Wakil Bupati Kabupaten Penajam Paser
Utara
Sekretaris Daerah Kabupaten Penajam Paser
Utara
Kepala Bidang Keluarga Berencana dan
Kesejahteraan Keluarga
Kepala Bidang Perlindung dan Pemenuhan
Hak Anak dan Perempuan
Kepala Bidang Pengendalian Penduduk,
Penyuluhan dan Penggerakan
Kepala Bidang Kesertaan Gender dan
Pemberdayaan Perempuan
Kasubbag Perencanaan Program
Kasubbag Keuangan
Kasi Jaminan Pelayanan KB
Kasi Pembinaan Kesertaan KB
Kasi Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga
Kasi Perlindungan Perempuan
Kasi Perlindungan Anak
Kasi Pengembangan Kab./ Kota Layak Anak
Kasi Penyuluhan dan Pendayagunaan PLKB
Kasi Pengendalian Penduduk dan Informasi
Keluarga
Kasi Advokasi dan Penggerakan
Kasi Kesertaan Gender Bidang Ekonomi dan
Sosial
Kasi Kesertaan Gender Bidang Hukum dan
Politik
Kasi Pengendalian Pengarusutamaan Gender
Konsultasi secara regular
Diskusi Secara Reguler
DEFENDERS
Instansi Pemerintah/ Swasta dan LSM/ Masyarakat
Konsultasi secara regular
Diskusi secara regular
Evaluasi dan pelaporan secara reguler
APATHETICS
-
Kurang memiliki kepentingan atau kekuatan bahkan
mungkin tidak mengetahui adanya upaya.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
15 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
8. Estimasi Anggaran
No. Uraian Rincian Biaya
1. Rapat Persiapan Tim bersama
Sponsor, Mentor dan Tim
Kreatif
Nasi Kotak @ Rp. 25.000,- dan
Kue Kotak @ Rp. 10.000,-
Sebanyak 9 Orang
Rp. 315.000,-
2. Rapat Evaluasi Tim bersama
Sponsor, Mentor dan Tim
Kreatif
Nasi Kotak @ Rp. 25.000,- dan
Kue Kotak @ Rp. 10.000,-
Sebanyak 9 Orang
Rp. 315.000,-
3. Pembuatan Station Changer,
Rak Buku/ Majalah dan Koran
serta Meja kecil
Station Changer dan Rak
Buku/ Majalah @ Rp.
1.550.000,- Meja Kecil @ Rp.
450.000,-
Rp. 2.000.000,-
4. Dispenser Air, Galon Air dan
Meja Dispenser
Dispenser Air plus Galon Air
@ Rp. 250.000,- dan Meja
Dispenser @ 150.000,-
Rp. 400.000,-
5. Standing Banner dan Spanduk
Akper
Standing Banner dan Spanduk
Akper @ Rp. 250.000,-
Rp. 250.000,-
6. Brosur Brosur @ 20.000,- sebanyak
50 Lembar
Rp. 1.000.000,-
Total Anggaran Rp. 4.280.000,-
9. Identifikasi Potensi Kendala/ Masalah dan Strategi Mengatasi Kendala/
Masalah
Dalam Pelaksanaan Aksi Perubahan tentu saja ada masalah/ kendala,
adapun masalah/ kendala yang kemungkinan akan terjadi dan mengatasinya
adalah sebagai berikut :
No. Kendala Strategi Penanganan
1. Ruang tempat pelayanan penerimaan
tamu yang tidak terlalu luas.
- Menyimpan barang-barang yang
tidak dianggap perlu;
- Memasang cermin ditempat
strategis;
- Memanfaatkan Area Dinding
Ruang Tamu;
- Menggunakan Meja dan Kursi;
- Sofa penyimpan atau Lemari Kecil
2. Tidak adanya anggaran untuk
membuat ruang pelayanan
penerimaan tamu sesuai standar
Dengan mengganggarkan di DPA
Perubahan atau dengan di DPA awal
tahun.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
16 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
10. Jadwal Kegiatan Rencana Aksi Perubahan
A. Jangka Waktu 2 Bulan
No. Kegiatan Waktu Aktor Output Evidence
1. Pembentukan
Tim Kreatif
Rapat Persiapan
dan
Pembentukan
Tim
Maret
Minggu
Ke III
Mentor,
Sponsor,
Reformer
dan Tim
Kreatif
Penetapan
Tim dan
Tugas - tugas
Undangan,
SK Tim,
Daftar Hadir,
Dokumentasi
(Foto)
Membuat SK
dan Surat Tugas
Maret
Minggu
Ke III
Sponsor Penetapan
SK
SK Tim,
Dokumentasi
(Foto)
2. Persiapan
Konsultasi dan
Koordinasi
Mentor Langkah
Strategi
Maret
Minggu
Ke III
Sponsor,
Mentor, dan
Reformer
Catatan Hasil
Koordinasi
Dokumentasi
(foto)
Rapat Gabungan Maret
Minggu
Ke IV
Reformer
dan Tim
Kreatif
Undangan,
Notulen,
daftar hadir
dan
dokumentasi
Dukungan
Tim
Koordinasi
dengan lintas
terkait
Maret
Minggu
Ke IV
Reformer,
Stakeholders,
dan Tim
Kreatif
Surat
Dukungan
Dukungan
3. Pembuatan
Tempat
Pelayanan
Penerimaan
Tamu
Rapat
Koordinasi
April
Minggu
I s/d III
Reformer
dan Tim
Kreatif
Terwujudnya
Tempat
Pelayanan
Penerimaan
Tamu
Ruang Tamu
DP3AP2KB
Membuat
Tempat
Pelayanan
Penerimaan
Tamu
April
Minggu
I s/d III
Reformer
dan Tim
Kreatif
Terwujudnya
Tempat
Pelayanan
Penerimaan
Tamu
Ruang Tamu
DP3AP2KB
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
17 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
4. Implementasi
dan Informasi
Pengujian Ruang
Tamu
DP3AP2KB
sebagai Tempat
Pelayanan
Penerimaan
Tamu
April
Minggu
Ke IV
Reformer
dan Tim
Kreatif
Ruang sudah
Tersedia
Staf Khusus
Penerima
Tamu dan
Tamu yang
berkunjung
5. Evaluasi
Rapat Evaluasi April
Minggu
Ke IV
Mentor,
Reformer,
dan Tim
Kreatif
Catatan
Evaluasi
Undangan,
daftar hadir
dan
Dokumentasi
(foto)
Penyusunan
Laporan Hasil
Akhir Perubahan
Mei
Minggu
Ke I dan
II
Reformer
dan Tim
Kreatif
Laporan
Hasil Akhir
Perubahan
Dokumentasi
(foto)
B. Jangka Menengah (1-2 Tahun)
Penyediaan Komputer dan Jaringan yang terkoneksi mulai dari
Kepala Dinas, Sekretaris, Sekretariat dan Bidang - bidang yang ada di
lingkungan Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,
Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana.
C. Jangka Panjang (2-5 Tahun)
Terciptanya Pelayanan yang Baik dan Prima di Bidang Pelayanan
Penerimaan Tamu, yang membuat tamu baik dari Instansi Pemerintah/
Swasta maupun dari Masyarakat yang akan melaporkan Pengaduan akan
merasakan puas akan pelayanan yang diberikan.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
18 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
BAB II
IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN
1. Deskripsi Aksi Perubahan Sesuai Milestone
a. Capaian Hasil Perubahan (Perbaikan Perubahan Sesuai Tahapan
Milestone)
Capaian roadmap/milestone yang telah dilakukan, dimulai dari tahap
breakthrough I sampai dengan selesainya laboratorium kepemimpinan.
TAHAPAN PERSIAPAN
Tahapan 1 : Pembentukan Tim Proyek Aksi Perubahan
Penanggung Jawab : Kasubbag Umum dan Kepegawaian
(Reformer)
Penyelesaian : 19 – 23 Maret 2020
No. Uraian Kerja Waktu Out Put
1. Melakukan pertemuan dengan
mentor dan Sponsor untuk
membentuk Tim Proyek
Perubahan dan Tim Efektif
19 Maret
2020
Disetujui oleh Mentor dan Sponsor
dalam pembentukan Tim efektif
2. Melaksanakan Rapat Pembentukan
Tim Efektif yang terdiri dari
Reformer dan Staf Sekretariat yang
menjadi Tim Efektif
20 Maret
2020
Penetapan Tim dan Tugas - tugas
3. Membuat SK dan Surat Tugas 23 Maret
2020
Penetapan SK Tim Efektif yang di
Tanda Tangani oleh Sponsor
(Kepala Dinas)
TAHAPAN PERSIAPAN
Tahapan 2 : Persiapan
Penanggung Jawab : Kasubbag Umum dan Kepegawaian
(Reformer)
Penyelesaian : 24 Maret – 3 April 2020
No. Uraian Kerja Waktu Out Put
1. Melakukan Rapat Koordinasi
Bersama Para Stake Holder
Internal yang terdiri dari Kepala
Dinas (Sponsor), Sekretaris
(Mentor) dan Kepala Bidang serta
Kasubbag dan Kasi Dilingkungan
DP3AP2KB
24 Maret
2020
Didukung dan disetujui oleh Para
Stake Holder Internal yang terdiri
dari Kepala Dinas (Sponsor),
Sekretaris (Mentor) dan Kepala
Bidang serta Kasubbag dan Kasi
Dilingkungan DP3AP2KB
2. Melaksanakan Koordinasi dengan
lintas terkait
26 Maret –
3 April
2020
Surat Dukungan dari Stake Holder
Internal dan Eksternal Terkait Aksi
Perubahan
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
19 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
TAHAPAN PERSIAPAN
Tahapan 3 : Pembuatan Tempat Pelayanan Penerimaan
Tamu
Penanggung Jawab : Kasubbag Umum dan Kepegawaian
(Reformer)
Penyelesaian : 1 - 5 April 2020
No. Uraian Kerja Waktu Out Put
1. Membuat Tempat Pelayanan
Penerimaan Tamu
1 – 5 April
2020
Terwujudnya Tempat Pelayanan
Penerimaan Tamu
TAHAPAN PERSIAPAN
Tahapan 4 : Implementasi dan Informasi
Penanggung Jawab : Kasubbag Umum dan Kepegawaian
(Reformer)
Penyelesaian : 6 April 2020 s/d seterusnya.
No. Uraian Kerja Waktu Out Put
1. Pengujian Ruang Tamu
DP3AP2KB sebagai Tempat
Pelayanan Penerimaan Tamu
6 April
2020 s/d
Seterusnya
Ruang sudah Tersedia serta Staf
Khusus Penerima Tamu dan Tamu
yang berkunjung.
TAHAPAN PERSIAPAN
Tahapan 5 : Evaluasi
Penanggung Jawab : Kasubbag Umum dan Kepegawaian
(Reformer)
Penyelesaian : 4 – 6 Mei 2020
No. Uraian Kerja Waktu Out Put
1. Rapat Evaluasi bersama Mentor
dan Tim Efektif
4 Mei 2020 Catatan Evaluasi hasil dari Aksi
Perubahan yang dilaksanakan
2. Penyusunan Laporan Hasil Akhir
Perubahan
5 – 6 Mei
2020
Laporan Hasil Akhir Perubahan
2. Manfaat Aksi Perubahan
A.) Manfaat Internal
Memberikan suatu Pelayanan yang baik dan Prima bagi para tamu
yang berkunjung ke Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan
Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana serta membuat
suatu arah perubahan pada proses pelayanan penerimaan tamu di Kantor.
B.) Manfaat Eksternal
Bagi para tamu yang berkunjung ke Dinas Pemberdayaan
Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga
Berencana membuat tamu baik dari Instansi Pemerintah/ Swasta maupun
dari Masyarakat yang akan melaporkan Pengaduan akan merasakan puas
akan pelayanan yang diberikan.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
20 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
2. Capaian Dukungan Stakeholders
Pada pelaksanaan proyek perubahan tahap Aksi Perubahan,
Reformer memetakan Tim Efektif berdasarkan peran dan tugasnya
dalam proyek perubahan ini dan dituangkan dalam Surat Keputusan
(SK) Kepala Dinas. Komitmen dan dukungan serta peran dari
stakeholders yang mendukung secara penuh proyek perubahan ini
adalah sangat penting terutama dalam pencapaian output dan
outcome.
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan
Berbagi kajian tentang kepemimpinan selalu menjadi topik
yang menarik, karena kepemimpinan selalu dikaitkan dengan
keberhasilan atau kegagalan sebuah organisasi. Pelayanan public yang
dilaksanakan oleh aparatur pemerintah adalah tugas-tugas yang diberikan
untuk melayani berbagai kepentingan umum. Demikian pula dengan
tugas-tugas pelayanan secara administratif adalah tugas-tugas yang
berkaitan dengan administrasi perkantoran.
Kompetensi kepemimpinan dilihat dari keberhasilan seseorang
mengantarkan tujuan organisasi pada tataran kesuksesan/ketercapaian
tujuan organisasi sektor publik, dimana mempunyai tujuan untuk
memberikan pelayanan public yang terbaik kepada masyarakat. Dan
peran pimpinan aparatur organisasi tersebut harus bisa membawa
organisasinya dalam memberikan palayanan publik yang berkualitas.
Kepuasan masyarakat dalam pelayanan publik tergantung dari
karakteristik management pelayanan yang ditunjukan melalui
kinerjanaya. Pengelolaan pelayanan yang dilakukan haruslah berorientasi
pada kepuasan pelanggan, tepat sasaran, dan berfokus pada “melayani”
dalam arti sesungguhnya, tulus, empati dan memiliki tujuan
pemberdayaan masyarakat.
Berbagai perubahan mungkin mendapatkan tantangan, baik dari
dalam maupun luar organisasi namun seorang pemimpin
transformasional harus berani menghadapi kompleksitas, ambiguitas,
dan ketidakpastian tersebut dengan menyiapkan strategi terbaik.
Perubahan-perubahan yang dapat dilakukan seorang pemimpin untuk
meningkatkan kualitas pelayanan publik, antara lain :
a. Memangkas berbagai birokrasi yang sudah tidak relevan.
b. Menerapkan contestability (membandingkan pelayanan yang
dilakukan unit organisasinya dengan organisasi lain untuk melihat
efisiensi dan efektivitasnya) bahkan mengembngkan kontrak dengan
sektor swasta (jika hal ini merupakan jalan terefektif dan terefisien
yang harus ditempuh)
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
21 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
c. Menggunakan berbagai teknologi baru untuk meningkatkan
kualitas pelayanan publik.
d. Mengembangkan kebijakan publik yang berorientasi pada
pelanggan (costumer focus)
B. Mengelola Tim Kerja (Peran Reformer mengelola tim kerja)
Membangun Tim Kerja dalam suatu rancangan Aksi perubahan
adalah penentu keberhasilan, oleh karenanya seorang pemimpin
perubahan diharuskan terlebih dahulu merancang pembentukan tim yang
selanjutnya disebut membangun Tim Kerja Efektif. yaitu Efektif dalam
melakukan perubahan.
Hal-hal yang diperhatikan dalam membangun Tim Kerja Efektif
adalah mengenal dan mengetahui setiap anggota tim dengan mengelola
dan merespon emosi diri sendiri dan emosi anggota lainnya selama
berinteraksi sebagai tim, sehingga emosi tim terlihat lebih cerdas dan
lebih percaya diri dengan kepemimpinan perubahan.
Ciri-Ciri Tim Kerja Efektif yang baik adalah 1. Tujuan yg akan dicapai itu jelas 2. Tiap anggota terdorong untuk berperan aktif 3. Ada sharing, banyak mendengar, pendengar yang efektif dan
bertanya, menerjemahkan dengan sederhana 4. Harus jelas perannya dalam pelaksanaan tugas 5. Fungsi pimpinan bisa beralih ke orang lain secara tidak formal 6. Berbagi peran, tanggung jawab, kontribusi 7. Kepemimpinan / leadership 8. Pimpinan harus bisa memetakan peran tiap anggota tim, Berbagi
peran 9. Hargailah pendapat setiap anggota tim 10. Trust/ kepercayaan, tidak bisa sinergi jika tidak percaya 11. Bangun komunikasi antar anggota tim dan stakeholder yang lain 12. Saling Menghormati, ada norma-norma 13. Kompetensi : tugas leader jika anggota ada yang tidak kompeten
untuk dididik : Pembinaan 14. Mengapresiasi kinerja anggota tim
C. Membangun Budaya Pelayanan (Peran Reformer Mengubah Budaya
Pelayanan)
Sebuah organisasi dalam pelayanan publik sangat tergantung
dengan sejauh manasumber daya manusia yang terdapat dalam
organisasi tersebut dapat memberikan konstribusi bagi perkembangan
organisasi dalam memberikan pelayanan prima kepada public. Etos
kerja, disiplin serta komunikasi antara pegawai yang mesti terjalin dengan
baik didalam pemerintahansebagai salah satu organisasi yang ada
memerlukan apa yang disebut dengan budaya kerja pemerintahan.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
22 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Budaya adalah suatu pola hidup menyeluruh. sikap,
perilakusetiap pegawaidan manajemen dari suatu organisasi/institusi,
budaya bersifat kompleks, abstrak, dan luas..Banyak aspek budaya turut
menentukan perilaku komunikatif. Pelayanan adalah proses membantu
orang lain dengan cara-cara tertentu dimana sensitivitas dan
kemampuan interpersonal dibutuhkan untuk menciptakan kepuasan
dan loyalitas yang ditentukan oleh keakraban, kehangatan,
penghargaan, kedermawanan, dan kejujuran yang dilakukan oleh aparatur
pemerintah. Hakekat pelayanan publik adalah pemberian pelayanan
prima kepada masyarakat yg merupakan perwujudan kewajiban
aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat.Sedangkan pelayanan
primaadalah kemampuan diri kita atau apaatur pemerintah dalam
memberikan pelayananyang dapat memberikan kepuasan kepada
pelanggan dengan standar yang telah di tetapkan. Dengan demikian
sikap/perilaku aparatur pemerintah dalam memberikan pelayanan
public bisa dibangun apabila budaya pelayanan prima dapat
dilakukan kepada public dengan standart pelayanan prima.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
23 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Bab 3
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
Salah satu tugas penerima tamu adalah mengatur pertemuan
antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan tugas
ini dengan membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan
tamu dikantor. Seorang penerima tamu harus menghormati dan
melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan
mempunyai kesan yang baik terhadap instansi atau dinas tersebut.
Jadi seorang penerima tamu haruslah mengetahui tata cara
menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus dilakukan
jika pimpinan tidak ada di tempat.
2. Saran
Terdapat 3 Aspek dalam Peningkatan Pelayanan :
1. Kompetitif ini terkait insentif kepada instansi yang berhasil
menyelenggarakan pelayanan publik dengan baik.
2. Inovasi diperlukan sebagai terobosan dalam sistem pemerintahan.
Namun, inovasi yang sifatnya baik sering kali dianggap
berseberangan dengan sistem pemerintahan yang sedang berjalan.
Untuk itu, pemerintah perlu memberikan advokasi kepada
aparaturnya agar inovasi bisa dilakukan selama tidak terjadi mal-
administrasi terhadap pelayanan publik.
3. Partisipatif dari publik perlu dikedepankan, publik berhak menilai
pelayanan publik yang diselenggarakan pemerintah. "Hak itu
dilindungi Undang-Undang. Tanpa keterlibatan publik, maka
kebijakan yang diambil mal-administratif.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
24 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
LAMPIRAN – LAMPIRAN
1. Konsultasi dengan Coach Terkait Aksi Perubahan
Tanggal 25 Februari 2020
Tanggal 28 Februari 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
25 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Tanggal 02 Maret 2020
Tanggal 03 Maret 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
26 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Tanggal 10 Maret 2020
2. Konsultasi Dengan Mentor Terkait Aksi Perubahan.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
27 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Tanggal 19 Maret 2020
3. Konsultasi Dengan Sponsor Terkait Aksi Perubahan.
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
28 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Tanggal 19 Maret 2020
4. Rapat Pembentukan Tim Efektif
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
29 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Tanggal 20 Maret 2020
5. Melakukan Rapat Koordinasi Bersama Para Stake Holder
Internal yang terdiri dari Kepala Dinas (Sponsor), Sekretaris
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
30 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
(Mentor) dan Kepala Bidang serta Kasubbag dan Kasi
Dilingkungan DP3AP2KB
Tanggal 24 Maret 2020
6. Pernyataan Dukungan Dari Wakil Bupati Kab. PPU terkait
Aksi Perubahan
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
31 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Tanggal 01 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
32 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
7. Pernyataan Dukungan Dari Sekda Kab. PPU terkait Aksi
Perubahan
Tanggal 01 April 2020
8. Pernyataan Dukungan Dari Kepala Dinas DP3AP2KB Kab.
PPU terkait Aksi Perubahan
Tanggal 01 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
33 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
9. Pernyataan Dukungan Dari Plt. Kepala Bapelitbang Kab. PPU
terkait Aksi Perubahan
Tanggal 01 April 2020
10. Pernyataan Dukungan Dari Plt. Kepala Badan Keuangan
Kab. PPU terkait Aksi Perubahan
Tanggal 31 Maret 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
34 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
11. Pernyataan Dukungan Dari Kabid P4 terkait Aksi Perubahan
Tanggal 1 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
35 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
12. Pernyataan Dukungan Dari Kabid KGPP terkait Aksi
Perubahan
Tanggal 1 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
36 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
13. Pernyataan Dukungan Dari Kabid KGPP terkait Aksi
Perubahan
Tanggal 1 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
37 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
14. Pernyataan Dukungan Dari Kabid KGPP terkait Aksi
Perubahan
Tanggal 1 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
38 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
15. Pernyataan Dukungan Dari Kasubbag Program terkait Aksi
Perubahan
Tanggal 1 April 2020
16. Pernyataan Dukungan Dari Kasubbag Program terkait Aksi
Perubahan
Tanggal 2 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
39 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
17. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Kesertaan Gender Bid.
Hukum dan Politik terkait Aksi Perubahan
Tanggal 3 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
40 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
18. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Pengendalian
Pengarusutamaan Gender terkait Aksi Perubahan
Tanggal 1 April 2020
19. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Jaminan Pelayanan KB
terkait Aksi Perubahan
Tanggal 3 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
41 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
20. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Ketahanan dan
Kesejahteraan Keluarga terkait Aksi Perubahan
Tanggal 3 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
42 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
21. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Pembinaan Kesertaan KB
terkait Aksi Perubahan
Tanggal 3 April 2020
22. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Perlindungan Anak terkait
Aksi Perubahan
Tanggal 1 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
43 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
23. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Perlindungan Perempuan
terkait Aksi Perubahan
Tanggal 3 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
44 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
24. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Penyuluh dan
Pendayagunaan PLKB terkait Aksi Perubahan
Tanggal 1 April 2020
25. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Advokasi dan Penggerakan
terkait Aksi Perubahan
Tanggal 1 April 2020
26. Ruang Pelayanan Penerimaan Tamu Sebelum Aksi Perubahan
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
45 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Tanggal 30 Maret 2020
27. Ruang Pelayanan Penerimaan Tamu Sesudah Aksi Perubahan
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
46 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
Tanggal 6 April 2020
AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020
47 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U
28. Penerima Tamu/ Customer Service
Tanggal 7 April 2020
Tanggal 9 April 2020