akti 2/2010
DESCRIPTION
Arkistolaitoksen asiakaslehtiTRANSCRIPT
Arkistolaitoksen asiakaslehti 2/2010
sivu 6Arkistopäivillä mietittiin muutosta
sivu 12Tehtäväluokitus puhuttaa yhä
sivu 11Mikrofilmihanke hankkii asiakirjakopioita idästä
2 AkTi 2/2010 3AkTi 2/2010
JulkaisijaArkistolaitos
OsoiteKansallisarkisto
PL 258
00171 Helsinki
Lehden taittoMainostoimisto HINKU
PainopaikkaKirjapaino Uusimaa
kotisivuwww.arkisto.fi
Tilaukset ja [email protected]
ISSN 1798-2065
PäätoimittajaHeidi Mustajoki, Kansallisarkisto
Toimituskuntayksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto
yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto
tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto
johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto
ToimitussihteeriMinna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti
kannen kuvaMatti Tiisanoja/Kansallisarkisto
Projektipäällikkö Dmitri Frolov vetää
Kansallisarkiston Venäjän mikrofilmihanketta.
Pääkirjoituksen kuvaJyväskylän kaupunki, Kirsti Pehkonen
akti 2/2010 Sisältö
Vuorovaikutusta ja verkottumista
Helteisestä kesäsäästä saatiin nauttia toukokuisessa Jyväskyläs-
sä, jossa järjestettyjen kahdeksansien valtakunnallisten Arkisto-
päivien teemana oli muutos ja muutosjohtaminen asiakirjahallin-
nossa ja arkistotoimessa.
Arkistopäivien rakennetta ei uusittu, mutta tällä kertaa järjestäjänä
oli poikkeuksellisesti kaksi valtion virastoa eri hallinnonaloilta. Tie-
topalveluyhteistyötä tekevät seinänaapurit Jyväskylän maakunta-
arkisto ja Maanmittauslaitoksen Arkistokeskus vastasivat yhdes-
sä tapahtuman järjestelyistä.
Päivien avausesityksessä valtiotieteiden tohtori Pekka Mattila
johdatteli arkistoammattilaisia työelämän muutosten hallintaan.
Hän totesi suhteemme muutokseen pohjautuvan aiempiin koke-
muksiin, paitsi omiin myös työyhteisön ja lähipiirin kokemuksiin.
Kuulijoista itse kukin lienee löytänyt oman muutosroolinsa: onko
aktivisti, seurailija, epäilijä vai opportunisti, vai vaihtuuko rooli eri
muutostilanteissa.
Muutosvastarinnasta Mattila löysi paljon järkeä, esimerkiksi jo
tehdystä työstä ja saavutetuista tavoitteista saa aiheestakin olla
Pääkirjoitus
ylpeä. Muutosvastarinta tekee usein myös hiljaisen tiedon näky-
väksi. Oma kriittisyys on kuitenkin osattava itse kääntää hyödylli-
seen ja rakentavaan muotoon.
Osaamisen ylläpitäminen ja kartuttaminen ja ammatillisten ver-
kostojen luominen ovat keskeisiä selviytymiskeinoja työelämän
muutoksessa. Yhteistyön ja vuorovaikutuksen hyödyllisyyttä tus-
kin kukaan arkistoammattilainen kiistää. Arkistopäivien palauttees-
sa kaivattiinkin enemmän vuorovaikutteisuutta tämäntyyppiseen
tapahtumaan. Koulutuksen ja profession muutosta käsitelleessä
työryhmässä toteutettu läsnäolijoiden osallistaminen toi myös
myönteistä palautetta.
Arkistopäivien ohjelmasta ja esityksistä ei enää tehdä painettua
julkaisua. Kaikki esitykset ovat kuitenkin luettavissa arkistolaitok-
sen kotisivulla. Sieltä löytyy myös kaivattua vuorovaikutteisuutta.
Arkistolaitos on osallistunut sosiaaliseen mediaan viime huhti-
kuusta lähtien, jolloin arkistolaitoksen blogi Näkökulmia arkistosta
ja Facebook-sivut avattiin. Blogin kirjoittajat kuuluvat arkistolaitok-
sen henkilökuntaan. Facebookista arkistolaitos löytyy Kansallisar-
kiston nimellä.
Kauniita syyskesän päiviä kaikille Aktin lukijoille!
Päivi Hirvonen, johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto
3 Verkostojen luominen on keskeinen selviytymiskeino työ-
elämän muutoksessa, todetaan pääkirjoituksessa.
4 Lyhyet
6 Valtakunnalliset arkistopäivät kokosivat toukokuussa arkis-
toalan ammattilaisia Jyväskylään.
10 Pohjoismaisten arkistolaitosten keskeinen yhteistyömuoto
on vertaisarviointi.
11 Kansallisarkisto tekee yhteistyötä Venäjän ja Kazakstanin
arkistojen kanssa. Suomalaisia ja Suomen historiaa koske-
via asiakirjakopioita on hankittu heidän arkistoistaan jo yli
300 000 kappaletta.
12 Valtionhallinnolle kaavaillaan asiakirjallisen tiedon yhteistä
tehtäväluokitusta, mikä on herättänyt kiivasta keskustelua.
14 Tuoreessa pro gradu -tutkielmassa tarkastellaan kunnalli-
sen arkistotoimen sääntelyä oikeusdogmaattisesta näkö-
kulmasta.
16 Arkistouralla: asiakirjahallinnon erikoissuunnittelija Jaana
Pohjonen, Fimea
17 Arkistolaitos astui mukaan sosiaaliseen mediaan.
Arkistolaitoksen sähköisten aineistojen vastaanotto- ja pal-
velujärjestelmän (VAPA) toteutus alkoi.
18 Kansallisarkiston vakioasiakas Seppo Kääriäinen on tehnyt
sukututkimusta jo yli 30 vuoden ajan.
19 Etelä-Korean Soulissa järjestettiin mittava arkistokulttuuri-
näyttely kesäkuussa.
20 Rummutusta: Joseph Veltjens: Kuoleman kauppias, Postil-
lion d’amour vai Herran Enkeli?
22 Aineiston luetteloinnissa käytettävät kuvailutiedot mahdol-
listavat monipuolisemmat tiedonhaut.
4 AkTi 2/2010 5AkTi 2/2010
Lyhyet
Työryhmä selvittämään arkistolaitoksen toimitiloja ja arkistolakia
Kansallisarkisto on asettanut työryhmän selvittämään ar-
kistolaitoksen toimitilojen rakentamista sekä arkistolain ja
arkistolaitoksen organisaation muutostarpeita.
Työryhmän perustamisen taustalla ovat opetus- ja kulttuuriminis-
teriön asettaman selvitysmiehen tammikuussa 2010 esittämät
näkemykset, jotka koskivat keskusarkiston rakentamista Mikke-
liin, maakunta-arkistojen yhdistämisiä sekä arkistojen tilankäytön
tehostamista.
Työryhmä antaa toimitilojen rakentamiskysymystä koskevan väli-
raporttinsa syyskuuhun 2010 mennessä, ja sen loppuraportin on
määrä valmistua helmikuussa 2011.
keskitetyn pitkäaikaissäilytysjärjestelmän ratkaisumalli valmistui
Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) pitkäaikaissäilytys-
jaosto on laatinut ratkaisumallin tulevalle keskitetylle pitkä-
aikaissäilytysjärjestelmälle.
Jaoston työskentelystä on laadittu loppuraportti, jossa on määri-
telty tulevan keskitetyn pitkäaikaissäilytysratkaisun toimintamalli,
tarjottavat palvelut, keskeiset toiminnot ja alustava hallinnointi-
malli. Kansallisarkisto osallistui vahvasti työskentelyyn jaos-
tossa, johon kuului edustajia useista kirjastoista, arkistoista ja
museoista.
PAS-jaoston loppuraportti on saatavilla KDK:n verkkosivuilta osoit-
teesta www.kdk2011.fi/fi/pitkaaikaissailytys/loppuraportti
Saamelaiskulttuurikeskuksen peruskivi muurattiin inarissa
Inariin rakennettavan Saamelaiskulttuurikeskus Sajoksen
peruskivi muurattiin 10.6.2010. Sajoksessa aloittaa toimin-
tansa Saamelaisarkisto vuoden 2012 alussa seitsemän muun toi-
mijan lisäksi. Saamelaisarkisto toimii osana arkistolaitosta Oulun
maakunta-arkiston sivupisteenä.
Saamelaiskäräjien puheenjohtaja Klemetti Näkkäläjärvi luki tilaisuudessa peruskiveen muurattavan tekstin.
UllA
ISO
TAlO
Ritarikuntien kunniamerkki asiakirjoja talletettu kansallisarkistoon
Ritarikuntien kanslia on tallettanut Kansallisarkistoon Suo-
men Valkoisen Ruusun ja Suomen leijonan ritarikuntien
kunniamerkkiasiakirjoja ajalta 1919–1970. Aineiston omistus-
oikeus ja päätösvalta käyttöluvista ja -ehdoista säilyvät ritari-
kunnilla.
Talletettu aineisto koostuu aakkosittain järjestetystä henkilöhaku-
kortistosta ja itse kunniamerkkiasiakirjoista, joissa on yksittäisiä
suomalaisia henkilöitä koskevia kunniamerkkiesityksiä liitteineen
ja päätöksineen.
kansallisarkistolle kaksi miljoonaa digitointiin
Opetus- ja kulttuuriministeriö on myöntänyt Kansallisarkis-
tolle 2,1 miljoonan euron erillismäärärahan arkistolaitoksen
aineistojen turvaamiseen ja saattamiseen sähköiseen muotoon.
Kesäkuussa alkaneen hankkeen tavoitteena on työllistää nuoria
sekä samalla edistää arkistolaitoksen aineistojen säilyvyyttä ja
käytettävyyttä.
Arkistolaitoksen digitaaliarkistossa oli hankkeen alkaessa 5,4 mil-
joonaa asiakirjatiedostoa. Hankkeen aikana tullaan digitoimaan
noin 4 miljoonaa uutta asiakirjatiedostoa, joista noin 50 000 on
karttoja ja piirroksia. Hanke jatkuu vuoden 2010 loppuun.
Tutkijasalien aukioloajat muuttuvat
Arkistolaitos on tarkistanut tutkijasaliensa aukioloaikoja
asiakaspalautteen pohjalta.
Asiakkaiden esittämien toiveiden mukaisesti tutkijasalit ovat talvi-
kaudella avoinna ainakin yhden lauantain kuukaudessa syyskuun
alusta alkaen lukuun ottamatta Hämeenlinnan ja Mikkelin maa-
kunta-arkistoja. Kansallisarkistossa, Turun maakunta-arkistossa ja
Vaasan maakunta-arkistossa tutkijasaleja pidetään avoinna myös
viikon yhtenä tai kahtena arki-iltana klo 18 jälkeen.
Tarkat tiedot yksiköiden aukioloajoista ovat arkistolaitoksen koti-
sivuilla osoitteessa www.arkisto.fi/fi/yhteystiedot
Lemin historiateos palkittiin Arkistopäivillä Jyväskylässä
Arkistopäivillä jaettiin järjestyksessä neljäs Väinö Voionmaa
-palkinto vuosina 2006–2009 julkaistusta parhaasta pai-
kallishistoriallisesta tutkimuksesta. Palkinnon sai FM Anu Talkan
toimittama teos ”Pitäjä ison kiven takana – lemin historia”. Mui-
na kirjoittajina olivat filosofian maisterit Mikko Europaeus, Mirja
Heininen ja Minna Kähtävä-Marttinen. Teos sai palkintoraadilta
kiitosta lukijaystävällisestä esitystavasta ja korkeasta tutkimuksel-
lisesta tasosta.
Palkinto kantaa modernin paikallishistoriallisen tutkimuksen pe-
rustan laskijan professori Väinö Voionmaan nimeä, ja sillä kannus-
tetaan paikallishistoriallista tutkimusta kokeilevuuteen ja uudistu-
miseen. Tuhannen euron suuruisen palkinnon lahjoittivat Suomen
Tietokirjailijat ja Suomen Kotiseutuliitto.
Kilpailussa myönnettiin lisäksi kunniamaininta filosofian maisteri
Heikki Junnilalle teoksesta ”Ruutimakasiinista lakeuden Ristiin.
Seinäjoen seurakunnan historia 1863−2004”.
Arkistojen päivän teemana Sää ja ilmasto
Pohjoismaisena yhteistyönä järjestettävä Arkistojen päivä
pidetään tänä vuonna 13.11.2010. Päivän teemana on Sää
ja ilmasto. Aihetta voi tulkita laajasti ja soveltaa vapaasti omien
arkistoaineistojen antamien mahdollisuuksien mukaan.
Vuoden arkistoteko valitaan kuluvana vuonna seitsemännen
kerran. Työryhmä toivoo ehdotuksia merkittävästä tai tärkeäs-
tä arkistoteosta. Myös pienet mutta hyvät teot ovat mainit-
semisen arvoisia. Ehdotuksen voi jättää lomakkeella, joka
on tulostettavissa Arkistojen päivän kotisivulta osoitteesta
www.narc.fi/arkistojenpaiva/saa_ja_ilmasto.htm
Vuoden arkistoteko julkistetaan Arkistoyhdistyksen syyssemi-
naarissa marraskuun alussa.
Ehdotukset Vuoden arkistoteoksi ja Arkistojen päivän ohjelma-
tiedot pyydetään toimittamaan Christina Forssellille (christina.
[email protected]) 15.10.2010 mennessä.
6 AkTi 2/2010 7AkTi 2/2010
Arkistopäivät 2010 Arkistopäivät 20106 7AkTi 2/2010AkTi 2/2010
Muutos puhutti ArkistopäivilläSuomen kahdeksannet Arkistopäivät järjes tet tiin 18.–19.5.2010 päivälleen 32 vuotta ensimmäis-ten valtakunnallisten Arkistopäivien jälkeen. Järjestelyistä vastasivat yhteistyössä Jyväsky-län maakunta-arkisto ja Maanmittauslaitoksen Arkistokeskus. Tapahtumaan osallistui noin 320 asiakirjahallinnon ja arkistoalan ammattilaista.
PäiVien teeMAnA oli Muutos ja muutosjohtaminen arkis-
totoimessa ja asiakirjahallinnossa. Teemaan johdatteli valtiotietei-
den tohtori Pekka Mattila otsikolla ”Asiantuntija muutoksessa,
asiantuntijatyö murroksessa – ilmiöt ja selviytymiskeinot”.
Muutostilanteissa selviytymiseksi hän kannusti kuulijoita kehit-
tämään sekä työelämän metataitojaan että työyhteisötaitojaan.
Metataidoista keskeisiä ovat oman osaamisen säilyttäminen ja
ARKistoPäiVien RyhMässä Julkishallinnon muutosten vai-
kutukset viranomaisten arkistotoimeen ja arkistosiirtoihin lähes-
tyttiin muutostilanteita eri näkökulmista ajankohtaisten esimerk-
kitapausten kautta. Useille organisaatioille laajat arkistosiirrot ovat
konkreettinen muutosten ilmentymä.
Muutoksen vaikutuksista alusti Matti Walta Kansallisarkistosta.
Hän toi esiin opetus- ja kulttuuriministeriön asettaman selvitys-
miehen raportin keskeiset ehdotukset: keskusarkiston ja tilanhal-
lintajärjestelmän tarpeellisuuden sekä rajaukset kuntien arkistojen
suhteen. Arkistolaitos on lausunnossaan esittänyt mm. keskusar-
kiston valmistumisen aikaistamista vuoteen 2015.
Marja Rantala Maanmittauslaitoksesta sai esitellä lähes loppuun
saatetun muutosprojektin. Kiinteistöjen kirjaamisasioiden siir-
toon käräjäoikeuksista Maanmittauslaitokseen kuuluvassa KIRSI-
projektissa siirrettiin 14 hyllykilometriä asiakirjoja ja luotiin uudet
käytännöt niiden tietopalvelulle.
Rantala tiivisti kokemuksista onnistuneen muutosprojektin edel-
lytyksiä: esimerkiksi organisaatiokulttuurien väliset erot loivat tar-
peen tehokkaalle muutosviestinnälle. Rantalan mukaan julkishal-
linnon muutosjohtajan tärkein asiakirja on hallitusohjelma.
ALkU-projektilla valtava urakkaPäivi tommila työ- ja elinkeinoministeriöstä käsitteli valtion alue-
hallinnon uudistusta, jossa mm. lääninhallitusten ja TE-keskusten
tehtävät siirrettiin kuudelle aluehallintovirastolle ja 15 elinkeino-,
liikenne- ja ympäristökeskukselle. Muutoksen valmistelu käyn-
nistettiin 2007, mutta AlKU-asiakirjahallintoprojekti pääsi käyntiin
vasta loppuvuodesta 2008. jatkuu
Julkishallinnon muutokset muokkaavat arkistotointa
Arkistopäivien vastaanotolla Jyväskylän maakunta-arkistossa riitti
väkeä.
ARJA TUOMANEN, JYVäSKYläN MAAKUNTA-ARKISTO
kartuttaminen, kyky omaksua uutta ja hallita epävarmuutta ja pel-
koja. Myös oman ammatillisen verkoston rakentaminen tukee sel-
viytymistä työelämän muutoksissa.
Työyhteisötaidoissa keskeistä on yhteistyöhakuinen asenne, kyky
korkealuokkaisiin keskusteluihin ja aidon kuuntelemisen taito. Aja-
tuksia herättäneeseen esitykseen palattiin sekä myöhemmissä
puheenvuoroissa että käytäväkeskusteluissa.
Vuoropuhelu tarpeen kehityshankkeissaIltapäivän ohjelmaan kuului kolmen ajankohtaisen hankkeen esit-
tely. Erityisasiantuntija olli-Pekka Rissanen valtiovarainministeri-
östä kertoi SADe-ohjelmasta (Sähköisen asioinnin ja demokratian
vauhdittamisohjelma) ja valtion konserniohjauksen vahvistamises-
ta julkishallinnon tietohallinnon kehittämisessä. Valtiovarainminis-
teriö valmistelee asiaa edistävää lainsäädäntöä.
Kehittämisjohtaja Päivi happonen Kansallisarkistosta toi esiin
näkökulman arkistolaitoksen sähköisen tiedonhallinnan kehittä-
misprojektien linkittymisestä julkisen sektorin kokonaisarkkiteh-
tuurityön sekä yhteensopivuuden yleisiin tavoitteisiin. Happonen
esitteli SäHKE2-vaatimuksia ja eAMS:ia sekä sähköisen säilyttä-
misen tilannetta (VAPA-järjestelmä).
Molemmissa esityksissä tuli esille tarve eri toimijoiden väliselle
vuoropuhelulle ja toimivaltasuhteiden selkiyttämiselle. Arkistolai-
toksen sähköisen tiedonhallinnan kehittämiseen sisältyy myös
asiakaspalvelu- ja tilausjärjestelmä ASTIA, jonka rakenteesta ja
aikataulusta Happonen kertoi puheenvuoronsa päätteeksi.
kanTa integroi terveydenhuoltoaKehittämispäällikkö erkki Aaltonen Kansaneläkelaitoksesta esit-
teli Kansallinen Terveysarkisto -hanketta (KanTa), joka on ollut pal-
jon esillä myös julkisuudessa. KanTa-palvelun taustalla on tarve
integroida julkisen ja yksityisen terveydenhuollon palveluiden
tuottajien ja apteekkien tietojärjestelmät reaaliaikaiseksi toimivak-
si kokonaisuudeksi. Keskitetty potilastietojen sähköinen arkistoin-
tijärjestelmä on Aaltosen mukaan kansainvälisestikin ainutlaatui-
nen. Kela on tietojärjestelmäpalveluiden toteuttaja.
KanTa-palvelut otetaan käyttöön vaiheittain tällä vuosikymmenel-
lä. Aaltonen kuvaili vaativan hankkeen olevan ”äärimmäinen IT-
projekti”, jossa kehitystyö kestää kauemmin kuin on osattu ajatel-
la. Hän myös korosti rakentavan yhteistyön merkitystä lukuisten
eri toimijoiden välillä hankkeen onnistumiseksi.
Ensimmäisen päivän päätteeksi ohjelmassa oli kolme lyhyttä tie-
toiskua arkistoalan ajankohtaisista asioista. Yksikön johtaja istvan
Kecskeméti Kansallisarkistosta kertoi digitointihankkeesta, ylitar-
kastaja Janne Mykrä Kansallisarkistosta puhui näyttötutkinnon
asemasta arkistoalan koulutuksessa ja suunnittelija tapani sai-
nio Kansallinen Digitaalinen Kirjasto -hankkeesta esitteli hank-
keen nykytilaa.
Arkistotoimen murroskohtiaArkistopäivien toisena päivänä muutosteemaa käsiteltiin eri näkö-
kulmista kolmessa työryhmässä. Niiden puheenjohtajat esittelivät
ryhmien tulokset iltapäivän aluksi (ks. seuraavat artikkelit).
Työryhmien jälkeen arkistoneuvos eljas orrman Kansallis-
arkistosta esitti havaintoja arkistotoimen murroksesta kolmen
vuosikymmenen ajalta. Hänen mukaansa arkistotoimen varsinai-
nen murroskausi Suomessa ajoittuu 1970-luvun lopulle ja 1980-lu-
vulle.
1980-luvun alussa kypsyi ajatuksellinen murros, kun tajuttiin, että
vanhan arkiston käsittely on nähtävä laadultaan aivan toisenlaise-
na toimintana kuin ajankohtaisten vaatimusten mukainen asia-
kirjahallinnan suunnittelu ja toteutus. Aluksi epäilyjä herättäneen
tehtäväpohjaisen arkistonmuodostussuunnitelman taustalla on
nähtävissä Pentti Renvallin arkistoteoreettiset pohdinnat.
Julkishallinnon nykyiset tietohallinnon ohjausta ja tietojärjestelmi-
en yhteentoimivuutta koskevat suunnitelmat merkitsevät Orrma-
nin mukaan mitä ilmeisimmin uutta murrosta arkistotoimessa.
Uudella strategialla eteenpäin
Arkistopäivien päätteeksi Kansallisarkiston pääjohtaja Jussi nuor-
teva puhui otsikkonaan ”Arkistolaitos 2010-luvulla”. Hän esitteli
arkistolaitoksen uuden strategian keskeisiä tavoitteita ja toteutus-
keinoja viitaten myös kansainväliseen kehitykseen koskien erityi-
sesti arkistolaitosta osana tutkimusinfrastruktuuria. Arkistolaitos
täydentää strategiaansa tarpeen mukaan syksyllä, kun opetus- ja
kulttuuriministeriö ottaa kantaa rakennusneuvos erkki Ahon laati-
maan keskusarkistoselvitykseen.
Arkistopäivien päätteeksi maakunta-arkiston johtaja Arja Ranta-
nen esitti kutsun seuraaville Arkistopäiville Vaasaan vuonna 2014.
teksti: Päivi Hirvonen, johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto
Valtiotieteiden tohtori Pekka Mattila kertoi selviytymiskeinoista
muutoksessa.
HE
IDI M
USTA
JOK
I
8 AkTi 2/2010 9AkTi 2/2010
Arkistopäivät 2010 Arkistopäivät 2010
ARKistoPäiVien työRyhMä Yhteiset järjestelmät, prosessit
ja yhteiset sähköiset palvelut ja niiden vaikutukset organisaatioi-
den toimintaan ja arkistonmuodostukseen lähestyi aihetta neljän
alustajan voimin.
Sähköiset henkilörekisterit eivät useinkaan taivu asiakirjahallinnon
ja tietosuojan vaatimuksiin, ja ominaisuudet tietojen poistamiseksi
ovat puutteellisia, totesi tutkija outi hupaniittu Turun yliopistosta
alustuksessaan. lisäksi tietojen säilytyksen ja poistamisen lähtö-
kohdat säädöksissä ovat erilaisia. Tilanne vaihtelee viranomaisit-
tain, mutta kokonaisuutena asia kaipaisi enemmän huomiota.
lääninarkistonhoitaja lauri Päivärinta lapin aluehallintovirastos-
ta kertoi aluehallintouudistuksen vaikutuksista arkistonmuodos-
tukseen. Käytännön syistä järjestelmien katkaisu toteutettiin vain
diaarien ja asianhallintajärjestelmien osalta. Sen sijaan asiakirjare-
kisterin sisältävien substanssijärjestelmien osalta katkaisu toteu-
tettiin kokoelmien fyysisenä katkaisuna.
Hajautetusta keskitettyyn asianhallintaanHelsingin kaupungin hallintojohtaja eila Ratasvuori esitteli asian-
hallinnan prosessien uudistamista. Kaupungin palveluksessa on
noin 40 000 henkilöä. Asianhallinta on ollut hajautettuna virastoi-
hin ja liikelaitoksiin, ja menettelytavat siten kirjavia.
Asiakkaiden tiedonsaantia ja tiedon käytettävyyttä lisätään siir-
tymällä keskitettyyn kirjaamoon ja yhteen asianhallintajärjestel-
AsiAKiRJA-AMMAttilAisten teoria-, tieto- ja taitovaatimuk-
set vaihtelevat muuttuvissa työympäristöissä sekä eri organisaati-
oissa. Alan koulutus on 1990-luvulta lähtien monipuolistunut; uu-
simpina vaihtoehtoina ammatillinen näyttötutkinto, ammatillinen
korkeakoulutus ja yliopistokoulutus.
Kansallista koulutustarjontaa ei kuitenkaan ole suunniteltu yhte-
näisesti. Eritasoisten tutkintojen suhteet ovat epäselviä ja työelä-
mävaatimusten, opetussisältöjen sekä kouluttajatahojen välillä on
jännitteitä.
Minkälaiseen ammattitodellisuuteen tulokkaita koulutetaan? Pää-
osin koulutus tuottaa vallitsevia työelämätarpeita ja nykykäytän-
töjä vastaavaa osaamista, mutta tarvitaan myös tulevien osaa-
mistarpeiden ennakointia. Erityisesti yliopistokoulutuksen olisi
tuotettava valmiuksia, joilla työelämässä kehitytään asiantuntijak-
si, ei niinkään substanssiasioiden yksityiskohtaista osaamista.
Muutos edellyttää kehittävää kriittisyyttä, vanhat rakenteet ky-
seenalaistavaa asiantuntijuutta.
Arkistoalan koulutus hakee uomaansaArkistopäivien Tietoa, taitoa, teoriaa – muuttuvaan professioon
kouluttaminen -työryhmässä käsiteltiin koulutusta eri näkökul-
mista. Työnantajaesimerkkinä oli Puolustusvoimat, joka asiakir-
8 9AkTi 2/2010AkTi 2/2010
Organisaatioiden erityispiirteiden ja erilaisten toimintamallien kir-
jo oli huomattava. Ongelmalliseksi osoittautui yllättäen asiakirja-
hallinnon ammattilaisten yhteisen terminologian puute.
Projektiryhmän tehtävänä oli valmistella esitys asiakirjahallinnon
suunnittelu- ja kehittämistehtävien sekä kirjaamo- ja arkistotoimen
organisoinnista ja vastuista. Projekti päätyi jakamaan asiakirjahal-
linnon toimenpiteet kahteen eri luokkaan. Kiireellisten asioiden oli
oltava kunnossa 1.1.2010, kun uudet virastot aloittivat toimintan-
sa. Muut asiat siirrettiin jatkovalmisteluun, jonka tavoitteena on
yhteinen asianhallintajärjestelmä.
Arkistotoimi ei juhli kuntaliitoksissaRyhmän työskentelyn päätti Pirkko haario Turun maakunta-arkis-
tosta. Hänen esityksensä perustui arkistolaitoksen kuntaliitoskun-
mään sekä vahvistamalla yhteisiä käytäntöjä. Asiakirjatuotantoa
uudistetaan ja automatisoidaan, ja kaupunki siirtyy sähköisiin asia-
kirjoihin ja kokouksiin.
Hallinnon sähköistymisen tuomat muutokset asiakirjahallintaan,
toimintatapojen uudelleenarviointi, yhteen toimivat ja organisaa-
tiorajat ylittävät sähköiset prosessit sekä sähköisten palveluiden
ja taustajärjestelmien saumattomuus ja tietojen keskitetty säilyt-
täminen nousivat esille Kansallisarkiston kehittämisjohtaja Päivi
happosen alustuksessa.
Organisaatiokohtaisesta tekemisestä tulisi siirtyä yhteistyössä ta-
pahtuvaan metatietojen ja niiden arvojen määrittelyyn, ja eAMS:it
laatia suuremmille hallinnollisille kokonaisuuksille. Siirtyminen
organisaatiosidonnaisuudesta palvelu- ja tehtävälähtöisyyteen
vaikuttaa myös arkistomuodostajakäsitteen uudelleenarviointiin.
Periaatteelliset linjaukset tulisi kirjata lainsäädäntöön.
Tärkeitä askelmerkkejä otettuKeskustelussa nousivat esille lainsäädännön kehittämistarpeet:
kokonaisarkkitehtuurin linjaukset, palvelulähtöisyys sekä toimival-
tasuhteiden selkiyttäminen. Yhteisten toiminta- ja informaatiopro-
sessien sekä metatietojen ja tietorakenteiden määrittely konser-
nitasolla koettiin tärkeiksi.
Tehtäväluokitusten käyttöönotto ja eAMS-työn vaiheittainen hal-
linnonalakohtainen eteneminen sekä yhteisten prosessien kuvaa-
minen ja hyödyntäminen ja tukipalvelujen (kuten metatietopalve-
lut) perustaminen ovat tärkeitä askelmerkkejä.
teksti: JuHani tikkanen, yksikön johtaja, Kansallisarkisto
nista ja kuntayhtymistä 2001–2009 koottuihin tarkastushavaintoi-
hin ennen ja jälkeen muutoksen.
Arkistotoimen hoidossa esiintyvät puutteet nousevat liitosten
myötä esiin, eivätkä resurssit välttämättä parane liitoksen jälkeen.
Arkistotoimen kehittäminen on vaarassa jäädä lukuisten muutos-
projektien jalkoihin. Haario kuulutti kuntakentän arkistotoimen ja
asiakirjahallinnon ohjaajaksi vahvaa koordinaattoria.
Ryhmä suhtautui lähtökohtaisesti positiivisesti muutosten tuo-
miin mahdollisuuksiin. Keskusteluissa kävi kuitenkin selväksi, että
arkistotoimen ja asiakirjahallinnon näkökulmat ovat jääneet pahas-
ti taka-alalle eräissä hallinnon laajoissa muutoksissa.
teksti: veli-Matti Pussinen, ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto
Sähköistyminen edellyttää yhteistyötä
jahallintopäällikkö Marja Piiroinen-honkasen mukaan odottaa
asiakirjahallinnan ammattilaiselta myös tietoturva- ja markkinointi-
osaamista, it- ja tiedottamistaitoja sekä lisäksi psykologin, juristin,
hallintotieteilijän ja pedagogin taitoja.
Arkistolaitoksen koulutussuunnittelija kysyi: koulutetaanko oikeita
asioita? Ylitarkastaja Armi helenius tunnisti koulutuksen dikoto-
mian: generalisti vai spesialisti, syvästi vai laajasti.
Arkistonhallinnan maisteriohjelman opiskelija Riikka Kiuru ko-
rosti teoriaperustan merkittävyyttä käytännön työvalmiuksien
parantajana, opiskelijatoiveenaan tiiviimpi yliopistojen välinen
yhteistyö koulutustarjonnan sekavuuden ja epätietoisuuden
vähentämiseksi.
Interaktiivisessa sessiossa Tampereen yliopiston yliassistentti
Pekka henttosen esittämät 10 teesiväittämää kirvoittivat keskus-
teluun. lippuäänestyksillä runsaat 50 osanottajaa ilmaisi kantansa
oheisen taulukon mukaisesti.
Muutoksiin varautuvan opetuksen suunnittelu haastaa. Tarvetta
on tutkimuspohjaiselle opetukselle, ammatillisen tietopohjan laa-
jentamiselle ja monialaisille perspektiiveille – valmiuksille hyvään
asiakirjahallintakulttuuriin ja -sivistykseen.
teksti: MarJo rita valtonen, yliopistotutkija, Tampereen yliopisto
Miten kouluttaa muuttuvaan professioon?
0 % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
10. Koulutusjärjestelmän tehtävä on tuottaa osaamiseltaan samanlaisia ammattilaisia kuin aikaisemmin
9. Osaamistarpeet ovat eriytyneet eikä Suomessa ole yhtä asia-kirjahallinnan ammattikuntaa
8. Puhtaat asiakirjahallinnan ammattilaiset katoavat organisaatioista ja tilalle tulevat moniosaajat
7. Provenienssiperiaate riittää työn teoreettiseksi pohjaksi
6. Toimintaprosessien kuvaaminen ja tietojärjestelmien suunnittelu ovat keskeistä osaamista
5. Perinteisiä järjestämis-, luettelointi- ja kuvailutaitoja ei tarvita tulevaisuudessa
4. Ammattilaisen on ymmärrettävä, miten käyttäjät ja heidän vaatimuksensa muuttuvat
3. Historian ja sen tutkimuksenmenetelmien tuntemus on olennainen osa ammattilaisen osaamista
2. Ammattilaisen ei tarvitse ymmärtää, miten tietojärjestelmät toimivat
1. Lait ja normit ovat keskeisin opetussisältö
Samaa mieltä Eri mieltä EOS
10 AkTi 2/2010 11AkTi 2/2010
jatkoa Kazakstanin kulttuuri- ja viestintäministeriön kanssa
vuonna 2009 solmitulle sopimukselle.
Kiinnostus Kazakstaniin selittyy sillä, että maan arkistoissa on
runsaasti asiakirjoja, jotka liittyvät suomalaisiin sotavankei-
hin ja internoituihin inkerinsuomalaisiin sekä USA:n ja Kana-
dan suomalaisiin.
Vuonna 2009 tutustuin Karagandan arkistossa mm. suoma-
laisten sotavankien sekä Karlag-leirillä olleiden Suomen kan-
salaisten henkilökortteihin. Suomalaisia koskeviin aineistoihin
kuuluvat niin ikään Karagandan alueella toimineiden lasten-
kotien asiakirjat. Lastenkoteihin sijoitettiin GULAG:in leireillä
rangaistusta kärsivien Pohjois-Amerikan suomalaisten lapsia.
Valvontakomissio kiinnostaa Syyskuussa 2010 Kansallisarkistossa vierailee Venäjän fede-
raation valtionarkisto GARF:n delegaatio, jonka kanssa on tar-
koitus allekirjoittaa viisivuotinen kopiointisopimus. GARF:ssa
säilytettävistä aineistoista KA:ta kiinnostavat erityisesti Val-
vontakomission asiakirjat sekä autonomian ajan asiakirjat
(mm. santarmivirasto).
Vuoden 2010 aikana suunnitellaan myös sopimusten allekir-
joittamista Karjalan tasavallan kansallisarkiston NARK:n sekä
muutaman federatiivisen arkiston kanssa. Niiden joukossa
on Venäjän valtion sotahistoriallinen arkisto RGVIA ja Venäjän
valtion merisotalaivaston arkisto RGA MF.
teksti Ja kuva: DMitri Frolov, professori, projektipäällikkö, Kansallisarkisto
Pohjoismaiset yksityisarkistot vertaisarvioitiin
Vertaisarviointi eli ns. benchmarking on pohjois-maisten arkistolaitosten keskeinen yhteistoimin-tamuoto. Vertailun kohteeksi valittavat asiat kyt-keytyvät usein pohjoismaisen arkistoakatemian sekä pohjoismaisten arkistopäivien teemoihin.
VuonnA 2008 pohjoismaisten arkistolaitosten pääjohtajat pyy-
sivät vertaisarvioinnin arkistolaitosten yksityisarkistotoiminnasta
ja -käytännöistä. Taustalla oli mm. Helsingissä marraskuussa 2007
pidetty pohjoismainen yksityisarkistoseminaari, jonka päätöskes-
kustelun yhteydessä suositeltiin kyseistä arviointia.
Vertaisarvioinnin työryhmään valittiin puheenjohtajaksi Ruotsin
kansallisarkiston yksityisarkistoyksikön johtaja Ann hörsell sekä
jäseniksi linda holmås Norjasta, lone hedegaard liljegren
Tanskasta ja Kenth sjöblom Suomesta. lisäksi työryhmään
kuului njörður sigurðsson Islannista, mutta hän ei voinut osal-
listua aktiivisesti maan talousvaikeuksien takia. Työryhmän sih-
teerinä toimi Uppsalan maakunta-arkiston entinen johtaja Bode
Janzon.
Arvioitavat asiat määriteltiin ensinTyöryhmä aloitti työnsä joulukuussa 2008 määrittelemällä yksityis-
arkistotoiminnan keskeiset arvioitavat asiat ensisijaisesti arkisto-
laitosten piirissä. Vertausalueiksi valikoituivat kokoelmien laajuus
ja luonne, yksityisarkistotoiminnan resurssit, aineiston hankintaan
liittyvät kysymykset, yksityisarkistojen käyttöön saattamiseen ja
MIKAEl DAMKIER/RODEO
käytettävyyden edistämiseen liittyvät kysymykset sekä erilaiset
yhteistoimintamuodot.
Yksityisarkistoaineistoa säilytetään jokaisessa maassa laajalti
muuallakin kuin arkistolaitosten yksiköissä, minkä takia muiden
laitosten osalta päätettiin kerätä tietoja aineiston laajuudesta ja
luonteesta.
Tietoja kerättiin kyselylomakkeillaTietoja kerättiin keväällä 2009 kyselylomakkeilla jokaisesta ai-
healueesta erikseen kansallisarkistojen ja maakunta-arkistojen
sekä muiden arkistolaitoksiin kytkeytyvien laitosten osalta.
Tietojenkeruun perusteella työryhmä kokosi ensimmäiset väliai-
katiedot, ja alustava raportti tuloksista annettiin pohjoismaisilla ar-
kistopäivillä Trondheimissa syyskuussa 2009. Ann Hörsellin esitys
löytyy arkistopäivien nettisivuilta www.nordiskearkivdager.no
-> foredrag.
Kerättyjä tietoja täydennettiin syksyllä 2009 ja jokaiselle osa-alu-
eelle valittiin vastuullinen työryhmän jäsen, joka laati yhteenve-
toanalyysin ja tarvittavat suositukset. Tämän jälkeen kaikki tekstit
koottiin loppuraportiksi, johon liitettiin myös katsaukset pohjois-
maiseen yksityisarkistokenttään ja yksityisarkistojen asemaan eri
pohjoismaiden arkistolainsäädännössä.
Raportti sai hyvän vastaanotonRaportti luovutettiin pohjoismaisille pääjohtajille keväällä 2010.
Sitä pidettiin onnistuneena ja hyödyllisenä, ja se johti välittömästi
jatkotoimiin. Jokaisessa maassa laaditaan nyt esitys siitä, miten
raportin suosituksia tulisi toteuttaa.
Benchmarking-raportti julkaistaan sähköisenä Ruotsin kansallisar-
kiston nettisivuilla www.ra.se. Mahdollinen muu julkaisemistapa
on Ruotsin vastuulla.
teksti: kentH sJöbloM, ylitarkastaja, Kansallisarkisto, Suomen edustaja työryhmässä
Venäjän ja entisen Neuvostoliiton alueen maiden arkistoissa on paljon asiakirjoja, jotka liittyvät suomalaisiin ja Suomen historiaan. Kansallisar-kiston mikrofilmihanke on luonut hyvät suhteet itäisten naapureiden arkistoihin ja hankkinut jo yli 300 000 asiakirjakopiota.
KAnsAllisARKistossA VuodestA 2007 lähtien toiminut
opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittama mikrofilmihanke
on jatkoa Neuvostoliitossa aikaisempina vuosina toteutetulle
mikrofilmaukselle.
Hankkeen olemassaolon aikana Kansallisarkisto on allekir-
joittanut yhteistyösopimukset yhteensä seitsemän venäläi-
sen arkiston kanssa. Näistä viisi on federatiivisia arkistoja ja
kaksi aluearkistoja.
Maaliskuussa 2009 tehtiin Kazakstanin kulttuuri- ja viestin-
täministeriön kanssa sopimus arkistoalan yhteistyöstä, joka
luo edellytykset laitoskohtaisille kopiointisopimuksille. Tähän
mennessä Venäjän ja Kazakstanin arkistoista on saatu yli
300 000 asiakirjakopiota.
Uusia sopimuksia tänä vuonna Vuoden 2010 alkupuoliskon aikana saatiin solmittua kolme
uutta sopimusta.
Maaliskuussa 2010 allekirjoitettiin kopiointisopimus Viipurin
valtionarkisto LOGAV:n kanssa. Huhtikuussa 2010 Kansallisar-
kistossa vieraili puolestaan Venäjän federaation arkistoviras-
to Rosarhivin uusi pääjohtaja Andrei Artizov delegaatioineen.
Vierailun yhteydessä KA:n ja Rosarhivin puitesopimusta jat-
kettiin vuoteen 2015 asti.
Samalla Venäjän valtion sota-arkisto RGVA:n kanssa tehtyä
kopiointisopimusta jatkettiin vuoteen 2015 asti. KA ja RGVA
allekirjoittivat myös uuden viiden vuoden sopimuksen asia-
kirjakopioiden vaihdosta.
Sotavangeista tietoa kazakstanissaKansallisarkistossa vieraili huhtikuun aikana myös kazaks-
tanilainen delegaatio, jonka kanssa tehtiin sopimus KA:n ja
Karagandan alueen valtionarkiston yhteistyöstä. Sopimus on
Karagandan arkistossa on runsaasti asiakirjoja Suomen
kansalaisista.
kansallisarkiston mikrofilmi hanke solminut uusia kopiointisopimuksia
12 AkTi 2/2010 13AkTi 2/2010
Julkishallinnossa on viime vuosina keskusteltu kiivaasti yhteisestä tehtäväluokituksesta. Kun-tien yhteinen tehtäväluokitus valmistui loppu-vuodesta 2008 kuntien ja Kansallisarkiston yh-teisenä, valtiovarainministeriön rahoittamana projektina. Tänä syksynä sitä ryhdytään todennä-köisesti laatimaan myös valtionhallinnolle.
tehtäVäluoKitus on hierarkkinen ryhmittely, jonka ensisijai-
nen käyttökohde on asiakirjallisen tiedon kuvailu ja hallinta. Säh-
köisessä toimintaympäristössä sitä käytetään etenkin asianhal-
linta- ja dokumenttienhallintajärjestelmissä, mutta yhä enemmän
myös muissa tietojärjestelmissä.
Tehtäväluokitus perustuu tehtäviin, ei kirjastoille tyypillisesti ai-
heisiin. Asiasanoitus täydentää tehtäväluokitusta. Tehtäväluokka
dokumentoi asiakirjallisen tiedon syntykontekstin ja on siksi hyvin
merkityksellinen metatieto.
Yhteinen tehtäväluokitus puhuttaaViime vuosina on keskusteltu kiivaasti erityisesti yhteisestä tehtä-
väluokituksesta. On väännetty sen sisällöstä ja rakenteesta sekä
väitelty toimivallasta, vaikka tehtäväluokitusta ei ollut tarkoitus-
kaan normittaa.
Tähän asti yhteisen tehtäväluokituksen perusteluita ja sovelta-
misohjeita yksittäiseen organisaatioon on pidetty ontuvina. Ilman
vakuuttavia perusteluita ja toimivia käyttötapauksia keskustelu
jatkuu vielä kauan.
Vilkkaan mielipiteenvaihdon taustalla on myös se, että tehtävä-
luokituksen laadinnan lähtökohdat mielletään ainakin kahdella eri
tapaa. Toisessa näkemyksessä tarkastellaan organisaation laki-
sääteisiä perustehtäviä sekä tuki- ja ylläpitotehtäviä, ja toisessa
taas ensisijaisesti organisaation ydinprosesseja.
Mielenkiintoisia lisäulottuvuuksia tehtäväluokituskeskusteluun tu-
lee sen laajentuessa asiakirjahallinnon ulkopuolelle. Tällöin tehtävä
käsitteenä linkittyy prosessikuvauskieleen ja se ymmärretään pää-
asiassa julkisen hallinnon suosituksen JHS152 mukaisesti.
Prosessikuvauksissa tehtävä tai osatehtävä tarkoittaa käsittelyvai-
hetta. Suosituksen viimeistelyvaiheessa asiakirjahallinnossa käy-
tettävä tehtävä-käsitteen määritelmä karsittiin valitettavasti pois.
Sen ottaminen mukaan suosituksen määritelmiin olisi osaltaan
edesauttanut eri asiantuntijaryhmien yhteisen kielen löytymistä.
Tehtäväluokka piilotetuksi metatiedoksi Eri organisaatioissa käydään keskustelua asianhallinta- ja doku-
menttienhallintajärjestelmien tehtäväluokkaa kuvaavan metatie-
toarvon valinnan mielekkyydestä. Tietojärjestelmien käyttäjäys-
tävällisyyttä pitäisi lisätä niin, että tehtäväluokitus (asiaryhmitys)
siirtyisi niihin metatietoihin, jotka eivät ole tavallisen loppukäyttä-
jän tallentamia tai valitsemia arvoja.
Potilastietojärjestelmät ovat todennäköisesti ensimmäisiä, joihin
tehtäväluokitus ja asiakirjatyypit jaetaan loppukäyttäjiltä piilotettui-
na arvoina.
Esimerkiksi luonnonsuojelulainsäädäntöä valmistelevan virkamie-
hen näkymänä asianhallintajärjestelmässä voisi olla lainsäädännön
valmistelu sen sijaan, että ensin täytyy valita oikea tehtäväluokka.
Virkamiehen käyttäjätunnuksiin tai muutoin järjestelmään olisi
määritelty, että juuri tämä käyttäjä valmistelee luonnonsuojeluun
liittyvää lainsäädäntöä. Tällöin tehtäväluokka tallentuisi järjestel-
mään automaattisesti tehtävää/asiaa kuvaavaksi metatiedoksi uu-
den lain valmistelun käynnistyttyä asianomaisessa ministeriössä.
Tehtäväluokituksen automatisointi edellyttää muihin metatietoi-
hin sidottujen päättelysääntöjen luomista. Hyvin pitkälti oikea teh-
täväluokka on kuitenkin pääteltävissä jo pelkän käyttäjätunnuksen
avulla.
Organisaation johto käsittelee moniin tehtäväluokkiin liittyviä asi-
oita ja asiakirjoja, mutta harvoin kuitenkaan siinä vaiheessa, ettei
asialla tai asiakirjalla olisi jo olemassa tehtäväluokkaa kuvaavaa
metatietoarvoa. Siten johdon erilainen toimenkuva ei rajoita käyt-
täjätunnuksiin yhdistettyjen päättelysääntöjen toimivuutta.
kuntien yhteinen tehtäväluokitusKunnalliset organisaatiot hoitavat samoja tehtäviä, mutta siitä huo-
limatta niillä on yhä käytössä omia tehtäväluokituksiaan. Kuntien
yhteinen, kolmiportainen tehtäväluokitus valmistui loppuvuodesta
2008 kuntien ja Kansallisarkiston yhteisenä projektina. Tavoitteena
on, että sitä käytetään jokaisessa kunnallisessa organisaatiossa ja
tarpeen vaatiessa syvennetään neli- tai viisiportaiseksi.
Yhteinen tehtäväluokitus pyrkii lisäämään sisällöllistä yhteentoi-
mivuutta ja tiedon saatavuutta. Se mahdollistaa julkisten, sähköi-
sessä muodossa olevien tietojen käsittelyn yli organisaatio rajojen.
Kun tehtävät on jäsennetty samoilla periaatteilla, ei tarvita hallin-
nollisten rakenteiden tuntemusta. Kuntaliitokset ovat hyvä esi-
merkki yhteisen tehtäväluokituksen tarpeellisuudesta.
Kansallisarkisto selvitti syksyllä 2009 yhteisen tehtäväluokituksen
tunnettuutta ja käyttöönottoastetta. Kysely lähetettiin 390 kunta-
organisaatiolle, joista 185 vastasi. Vastaajista lähes 90 prosenttia
tunsi yhteisen luokituksen.
Vastanneista kuntaorganisaatioista 53,8 prosenttia suunnitteli sen
käyttöönottoa, ja 14,4 prosenttia oli jo ottanut sen käyttöön. Ylei-
sellä tasolla voidaan sanoa yhteisen tehtäväluokituksen alkaneen
vakiinnuttaa asemaansa.
Valtionhallinnon haasteena moninaisuusKuntien luokitus palvelee samanlaisia tehtäviä hoitavia organi-
saatioita, kun taas valtionhallinnon tehtäväluokituksen haastee-
na on saada se toimimaan erilaisia tehtäviä hoitavissa organisaa-
tioissa.
Valtionhallinnon tai koko julkishallinnon yhteinen tehtäväluokitus
ei synny hetkessä. Sen rakenteesta ja sisällöstä pitää neuvotella,
mutta paikallaan junnaaminen tai jo läpikäytyihin teemoihin tois-
tuvasti palaaminen on turhauttavaa. Kompromisseja joudutaan
tekemään. Olennaista on, että saavutettua tulosta voidaan aina
parantaa.
Syksyn aikana valtionhallinnolle todennäköisesti ryhdytään te-
kemään yhteistä tehtäväluokitusta osana VAlDA-järjestelmän
käyttöönottoa. Työ on valtion IT-palvelukeskuksen vetovastuulla.
Tehtäväluokitus pyritään rakentamaan mahdollisimman pitkälti
valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurissa määriteltyjen osa-aluei-
den mukaisesti.
Julkishallinnon tehtäväluokitus on valtiovarainministeriön koor-
dinoiman julkishallinnon tietoarkkitehtuurin yksi tunnistettu osa-
alue, josta on jatkossa mahdollista antaa sitova JHS-standardi.
Vuoden 2011 alkupuolella ollaan viisaampia siitä, miten sitä lähde-
tään konkretisoimaan.
Toinen, tosin epätodennäköisempi vaihtoehto on, että kaikki jat-
kuu ennallaan yhteentoimivuutta edistävästä lainsäädännöstä
huolimatta.
teksti: Päivi HaPPonen, kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto
Yhteinen vai organisaatio-kohtainen tehtäväluokitus?
TERO SIVUlA/RODEO
14 AkTi 2/2010 15AkTi 2/2010
Kunnalliseen arkistotoimeen kohdistuu monen-laista ja -tasoista sääntelyä. Tuoreen tutkielman mukaan arkistolaitoksen norminanto-oikeus yh-denmukaistaa kuntien arkistotointa ja parantaa siten asiakkaiden palvelua.
euRooPAn unionissA jäsenvaltioiden yhteisöjen arkistotoin-
ten sääntely kuuluu subsidiariteettiperiaatteen mukaisesti jäsen-
valtioiden omaan säädösvaltaan. EU:n asiakirjahallintoa koskevat
säännökset koskevat kuntia kuitenkin silloin, kun nämä toteutta-
vat EU-hankkeita.
Kansallinen sääntely pohjautuu perustuslakiin, jossa säädetään
kansallisen kulttuuriperinnön turvaamisesta. Asiakirjallisen kult-
tuuriperinnön turvaajan tehtävä on arkistolaissa säädetty arkisto-
laitokselle.
Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat säilytetään pysyvästi. Tämän
vuoksi lainsäädäntö ei suoraan sisällä määräyksiä kuntien asiakir-
jojen pysyvästä säilyttämisestä.
Sen sijaan määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista on
eräitä säännöksiä. Nämä ovat kuitenkin melko harvinaisia ja kos-
kevat lähinnä talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjoja. Osa sään-
nöksistä on sellaisia, joissa on säädetty selkeästi säilytysajasta
(esimerkiksi kirjanpitolain 10 §), kun taas osassa säännöksistä
voidaan päätellä asiakirjan säilytysaika (esimerkiksi velan vanhen-
tumisesta annetun lain 4–9 §).
kuntaliitolta suosituksia säilytysajoistaJos asiakirjojen säilytysajoista ei ole säädetty lailla tai arkistolai-
toksen määräyksellä, siitä päättäminen kuuluu kuntien itsehallin-
nolliseen harkintavaltaan.
Näiden asiakirjojen osalta Suomen Kuntaliitto on antanut säily-
tysaikasuosituksia. Näin ollen normi- ja informaatio-ohjaus kattaa
kunnan lähes kaikki hallinnon alat.
Vaikka sääntelyä on paljon, löytyy myös sääntelemättömiä aloja.
Suurimpana yksittäisenä ryhmänä voidaan mainita sosiaali- ja ter-
veystoimen määräajan säilytettävät asiakirjat: niiden säilytysajois-
kunnallisen arkistotoimen sääntely
ta Kuntaliitto ei ole vielä antanut suositusta. Sosiaali- ja terveys-
toimen alalla kunnan ulkopuolelta tuleva sääntely on tarpeellista
erityisesti asiakkaiden oikeusturvan kannalta.
kuntien itsehallinnon vaikutus Kunnallishallinnon alkuaikoina kunnilla oli laaja itsehallinto arkisto-
toimensa järjestämisessä ja sääntelyssä. Vasta Suomen itsenäis-
tymisen jälkeen sääntelyä alettiin lisätä.
Ensimmäinen arkistolaki säädettiin vuonna 1939. laissa annettiin
Valtionarkistolle laaja kuntiin kohdistuva norminanto- ja valvonta-
valta, mikä kavensi kunnallista itsehallintoa. Arkistolaki uudistet-
tiin vuonna 1981. Tavoitteena oli hävittää tehokkaasti tarpeeton
asiakirja-aineisto, minkä vuoksi Valtionarkisto laati seulontapää-
tökset kuntien asiakirjojen säilytysajoista.
Arkistolain uudistaminen tuli ajankohtaiseksi jo 1990-luvun alussa,
jolloin kiinnitettiin yleisemminkin huomiota kunnallisen itsehallin-
non vahvistamiseen. Se huomioitiin nykyistä arkistolakia (1994)
säädettäessä vähentämällä kuntiin kohdistuvaa arkistolaitoksen
norminanto-oikeutta.
Arkistolaitoksen toimivaltaa lisättyTämän jälkeen arkistolaitoksen toimivaltaa on kuitenkin lisätty
esimerkiksi lailla sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa.
lain esitöissä ei tarkasteltu arkistolaitoksen toimivallan lisäämistä
lainkaan kunnallisen itsehallinnon näkökulmasta, mistä voitaneen
päätellä, että kunnallisen itsehallinnon periaatteella on melko vä-
häinen normatiivinen vaikutus valtion viranomaisiin.
Kuntien itsehallintoon kuuluva harkintavalta on hieman kaventu-
nut samalla, kun valtion viranomaisten kuntiin kohdistuva toimi-
valta on lisääntynyt.
Seurakunnilla vahva itsehallintoVerrattaessa arkistotoimen sääntelyn näkökulmasta kuntien it-
sehallintoa Suomen evankelis-luterilaisten seurakuntien itse-
hallintoon voidaan todeta jälkimmäisten nauttivan vahvempaa
itsehallintoa. Valtiolla ja arkistolaitoksella ei ole suoranaista mää-
räämisvaltaa seurakuntien arkistoihin, vaan kirkkohallituksella on
oikeus päättää seurakuntien asiakirjojen arkistoimisesta.
Koska arkistolaitoksen tehtävänä on arkistolain mukaan varmistaa
kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen
ja niiden käytettävyys, olisi perusteltua säätää arkistolaitokselle
samanlainen oikeus määrätä seurakuntien arkistotoimista kuin
sillä on kuntien arkistotointen sääntelyyn.
Vaivaton tiedonsaanti hyvää hallintoaPerustuslaissa säädetään asiakirjojen julkisuusperiaatteesta, jota
täsmennetään julkisuuslaissa. Kuntalaki sisältää myös säännök-
siä tiedon saamisesta. Tiedon saaminen vaivattomasti arkistosta
on hyvää hallintoa ja mahdollistaa asiakkaiden mielipiteen muo-
dostuksen ja siten edistää kansainvälisten sopimusten mukaista
sananvapautta.
Hallintolain mukaiseen hyvään hallintoon kuuluu arkistotoimen
asianmukainen hoito. Arkistolaitoksen norminanto-oikeuden säi-
lyttäminen ja jopa lisääminen yhdenmukaistavat kuntien arkisto-
tointa, joka saattaa parantaa asiakkaiden palvelua.
Asiakasryhmistä kunnan asukkaita voidaan pitää erityisasemas-
sa sillä perusteella, että kuntien hallinnon tulee perustua kunnan
asukkaiden itsehallintoon. Näin ollen valtion viranomaisten puut-
tumista kuntien arkistotoimeen voitaneen pitää enemmän hyödyl-
lisenä kuin ongelmallisena.
teksti: toMMy koukka, arkistonhoitaja, Keravan kaupunki
Oikeusdogmaattinen näkökulmaArtikkeli perustuu Tampereen yliopistossa tehtyyn kun-
nallisoikeuden pro gradu -tutkielmaan, joka tarkastelee
kunnallisen arkistotoimen sääntelyä kunnallisen itse-
hallinnon näkökulmasta.
Aihepiirin tarkastelu toteutettiin pääsääntöisesti oi-
keusdogmaattisen eli lainopillisen metodin avulla.
Metodiin kuuluu olennaisena osana voimassaolevan
säännöstön tarkasteleminen ja oikeusongelmien rat-
kaiseminen sen avulla.
Oikeushistoriallista menetelmää käytettiin tarkastelta-
essa kunnallisen arkistotoimen sääntelyä kunnallisen
itsehallinnon alkuajoista eli 1860-luvulta alkaen. Oi-
keusvertailevaa metodia käytettiin vertailemalla kun-
nallisen arkistotoimen sääntelyä esimerkiksi Ruotsin
vastaavaan sääntelyyn sekä Suomessa muiden itse-
hallinnollisten yhteisöjen arkistotointen sääntelyyn.
Kunnallisen arkistotoimen sääntelyä verrattiin myös
kirjasto- ja museotoimen sääntelyyn.
"Olisi perusteltua säätää arkistolaitokselle samanlainen oikeus määrätä seurakuntien arkistotoimista kuin sillä on kuntien arkistotointen sääntelyyn."
Arkistotoimen asian mukainen
hoito on osa hyvää kunnallis-
hallintoa.
16 AkTi 2/2010 17AkTi 2/2010
ArkistourallaEri organisaatioissa työskentelevät arkistoinnin ammattilaiset kertovat
Aktin Arkistouralla-palstalla urastaan ja työstään. Tämän numeron kysymyksiin vastasi Lääkealan turvallisuus- ja kehittä-miskeskus Fimean asiakirjahallinnon eri-koissuunnittelija Jaana Pohjonen.
SAlM
E IS
O-M
AR
KK
U/FIM
EA
Lukioaikainen visio toteutuiMiten olet Päätynyt ARKistoAlAlle?
Mietin lukioaikana, mikä minusta voisi tulla isona, jos ainoastaan
historian opiskelu kiinnostaa ja opettajan ura ei ole minua varten.
Jossain uraoppaassa oli kuvaus arkistoalan tehtävistä, vaaditta-
vasta koulutuksesta ja arkistolaitoksesta. Se oli siinä. lukioaikai-
nen visioni minusta ja Kansallisarkistostakin toteutui.
Milloin Aloitit FiMeAssA JA MiKä sinne Veti?
Aloitin erikoissuunnittelijana Fimeassa marraskuun alussa 2009.
Hesarissa julkaistussa työpaikkailmoituksessa kaikki asiat kohta-
sivat loistavalla tavalla: tehtävä, osaamisvaatimukset, jopa palkka-
us. Ja se että organisaatio siirtyy Kuopioon. En olisi paikkaa hake-
nut ilman Kuopio-kuviota.
MitKä oVAt FiMeAn suuRiMMAt hAAsteet
ARKistoinnin näKöKulMAstA?
Kunnostettavan paperiaineiston jättimäinen määrä suhteellisen
lyhyessä aikataulussa sekä tehtäväprosessien sähköistäminen si-
ten, että voimme siirtyä kokonaan sähköiseen arkistointiin. Kelpo
haasteita molemmat.
MillAisiA tAVoitteitA olet AsettAnut uRAllesi?
Tänään, tässä ja nyt ensimmäisenä tavoitteenani on kehittää esi-
miestaitojani. Onneksi olen tehnyt työtä hyvin erilaisten esimies-
ten alaisuudessa; se auttanee omaa kehittymistäni ja antaa näke-
mystä muun muassa siitä, miten en ainakaan toimi.
Muutoin olen juuri nyt niin tyytyväinen, ettei minulla tällä hetkellä
ole yhtä vahvoja ajatuksia ja tavoitteita kuin hieman nuorempana.
Ja jos minulla jokin visio on, niin lupaan kertoa sen heti, kun visio
toteutuu.
Miten FiMeAn JA ARKistolAitoKsen
yhteistyö suJuu?
Yhteistyömme sujuu oikein hyvin. Yhteistyötä tehdään arkistosiir-
tojen osalta, ja tiedän saavani tukea myös muissa asiakirjahallin-
nan asioissa, kun sitä tarvitsen.
Yhteistyössä valmisteltiin lisäksi Fimean toimiminen perustutkin-
non harjoittelupaikkana. Uskon, että muitakin yhteistyömuotoja
löytyy ja että molemmat osapuolet voivat hyötyä siitä.
"Fimean suurimmat haasteet ovat kunnostettavan paperi-aineiston jättimäinen määrä sekä tehtäväprosessien sähköistäminen."
ARKistolAitoKsen sähköisten aineistojen vastaanotto- ja
palvelujärjestelmän (VAPA) toteutusvaihe käynnistyi kesäkuus-
sa, kun toteutusprojektin ohjausryhmä hyväksyi kokoukses-
saan järjestelmän toiminnalliset ja tekniset määritykset käyttä-
jähallintaa lukuun ottamatta.
Käyttäjähallinnan määritysten laadinta on osoittautunut hyvin
haasteelliseksi monesta eri syystä. Osaltaan tähän vaikuttaa se,
että VAPA-toteutusprojektin yhteydessä tuotetaan myös arkis-
tolaitoksen tilausjärjestelmän ASTIAn tarvitsemat käyttäjähal-
linnan palvelut. Käyttäjähallinnan määritykset hyväksyttiin elo-
kuussa pidetyssä ohjausryhmän kokouksessa. Määritysvaiheen
vaikeuksista huolimatta VAPA-järjestelmän toimittajan Tiedon
kanssa on sovittu, että toteuttamisaikataulu säilyy ennallaan.
Siten VAPA on tuotantokäyttövalmis tämän vuoden lopussa.
Pilotoinnin suunnittelu yhdessä pilotointiin osallistuvien orga-
nisaatioiden kanssa aloitettiin huhtikuun lopussa. Pilotointiso-
pimukset allekirjoitettiin kesäkuun alussa valtiovarainministe-
riön, sisäasiainministeriön ja Valtiokonttorin kanssa. Näiden
organisaatioiden sähköisten aineistojen lisäksi pilotoinnissa
käytetään Kansallisarkiston ja Joensuun maakunta-arkiston
asianhallintajärjestelmien tuottamaa aineistoa.
VAPA vaatii luovutussopimuksenVAPAan otetaan vastaan vuoteen 2015 valtionhallinnon pysy-
västi säilytettävää SÄHKE-muotoista aineistoa. VAPAn käyttö
edellyttää sähköisen säilyttämisen lupaa ja erikseen arkisto-
laitoksen ja organisaation välillä tehtävää luovutussopimusta.
Valtionhallinnon organisaatioiden valmiuksia käyttää VAPAa
vuosina 2011–2015 selvitetään parhaillaan. Syksyn aikana val-
mistuu tätä koskeva käyttöönottosuunnitelma.
VAPA-järjestelmän toimittaa Tieto Oyj. Ylläpitopalvelut tuottaa
tieteen tietotekniikan keskus CSC.
teksti: Päivi HaPPonen, kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto
VAPAn toteutusvaihe käynnistyi kesäkuussa
Arkistolaitos astui mukaan sosiaaliseen mediaan huhtikuun alussa, kun sekä Näkökulmia arkistos-ta -blogi että Kansallisarkiston nimellä toimiva Facebook-tili otettiin käyttöön.
MoleMPien Medioiden tARKoituKsenA on lähentää lai-
tosta käyttäjäkuntaansa ja tuoda käyttäjien ääni nykyistä paremmin
esiin laitoksen palveluita kehitettäessä. Uusien viestintäkanavien
avulla palvelujen käyttäjät voivat mutkattomasti hankkia tietoa ar-
kistolaitoksen ajankohtaisista asioista ja sisäisistä muutoksista.
Blogi perustelee ja taustoittaaNäkökulmia arkistosta -blogi toimii areenana, jolla voidaan perus-
tella ja taustoittaa suunnitteilla olevia ja tehtyjä ratkaisuja. Blo-
gissa kerrotaan viikoittain arkistotyöstä ja arkiston tapahtumista
Arkistolaitos mukaan sosiaaliseen mediaan
eri näkökulmista. Tähän mennessä on keskusteltu muun muassa
arkiston aukioloajoista, digitoinnista ja Hämeenlinnan maakunta-
arkiston ensimmäisestä vuodesta uusissa tiloissa.
Blogin kirjoittajana toimii arkistolaitoksen henkilökunta ja sitä seu-
raa tällä hetkellä kuukausitasolla noin 800 lukijaa.
Facebook myös viihdyttää Facebook on sosiaalinen media sanan varsinaisessa merkityk-
sessä. Sen tärkeimpiä ominaisuuksia ovat verkostoituminen ys-
täväkontaktien kautta sekä monipuoliset mahdollisuudet erilaisen
sisällön jakamiseen.
Blogin ja Facebook-tilin kohderyhmät ovat osittain samat, mutta
Facebookissa tarjolla on myös viihteellisempää materiaalia. Tie-
dottaessaan valikoiduista virallisista asioista ja tarjoten niistä si-
sältöä niin kirjoitetussa kuin kuvallisessakin muodossa se toimii
lisäksi vapaampana keskustelu- ja vuorovaikutusalustana julkais-
ten silloin tällöin jotain myös ihan vain ”huvin vuoksi”.
Sosiaalinen media on terminä varsin nuori kuten oikeastaan myös
Internet. Verkostoituminen ei sitä kuitenkaan ole. Perustarve on
sama, mutta sitä hyödyntävät tekniikat muuttuvat yhä kiivaam-
min, ja muutaman vuoden kuluttua meillä voi olla käsissämme
jotain ihan muuta. Uusi media vaatii meiltä mukautuvuutta ja val-
miutta siirtyä nopeastikin uusiin sovelluksiin.
teksti: toMi aHoranta, tutkija ja kare salonvaara, suunnittelija, Kansallisarkisto
18 AkTi 2/2010 19AkTi 2/2010
Seppo Kääriäinen on tehnyt sukututkimusta Kansallisarkistossa jo yli 30 vuoden ajan. Ny-kyään hän asioi Rauhankadulla yleensä viitenä päivänä viikossa, joten tutkimusharrastus alkaa jo muistuttaa ammattia.
KAnsAllisARKiston suuRin AsiAKAsRyhMä on suku-
tutkijat. Yksi heistä on Seppo Kääriäinen, joka on ollut Kansallis-
arkiston vakioasiakas jo 1970-luvulta lähtien.
Kipinän sukututkimukseen hän sai jo keskikoulussa opettajansa
Anni lampénin innoittamana. Palava kiinnostus aihetta kohtaan
heräsi muutamaa vuotta myöhemmin, kun Kääriäinen sai käsiin-
sä isänsä suvusta tehdyn pienen sukuselvityksen. Sitä aikansa
katseltuaan hän tuli Kansallisarkistoon tutkimaan itse lisää.
lukion ja armeijan jälkeen Kääriäinen aloitti farmasian opinnot
Helsingin yliopistossa. Tuohon aikaan farmasian laitos sijaitsi lä-
hestulkoon Rauhankadun toimipisteen vieressä, joten luentojen
jälkeen oli kätevä poiketa naapuritalon tutkijasaleihin.
”Kävin opiskeluaikana Kansallisarkistossa lähes päivittäin ja
myös kesäisin”, Kääriäinen kertoo.
Sukuselvitys antoi hyvän alun Kääriäinen aloitti tutkimisen niin sanotuista mustista kirjoista,
joita ei siihen aikaan ollut vielä mikrofilmattu. Niistä hän tarkisti
Kääriäisten suvun sukuselvityksen tietoja ja keräsi niitä myös
sukulaisista, joita ei vielä ollut tutkittu. Valmis tutkimusrunko
isän suvusta helpotti alkuun pääsyä.
Muutamaa vuotta myöhemmin hän alkoi tutkia myös äidin
puolen sukua, Tarvaisia, ja siitä lähtien hän on tutkinut molem-
pia sukuja rinnakkain. Myös äidinäidin suku Makkoset ja äidin
mummon suku Halttuset ovat olleet myöhempiä tutkimuskoh-
teita.
Kääriäinen on tutkinut lähestulkoon yhtä mittaa siitä saakka, kun
sai ensimmäinen innostuksensa sukututkimukseen. Ainoastaan
1980-luvulla tutkimisessa oli lyhyitä taukoja, mutta viime vuosi-
na hän on tehnyt tutkimusta jo melko ammattimaisesti.
Rötökset erityisen mielenkiintoisiaKääriäiselle ei ole tärkeintä päästä tutkimuksessaan mahdolli-
simman kauas suvun historiaan.
”Se ei ole ollut minulle koskaan mitenkään pääasia; lähinnä olen
pyrkinyt pääsemään Isovihaan eli 1700-luvun alkuun saakka.”
Pidemmällekin hän on kuitenkin päässyt:
”Halttusissa olen päässyt 1500-luvulle,
Kääriäisissä 1600-luvulle ja Tarvaisissa
1700-luvun alkuun.”
Sen sijaan Kääriäinen haluaa tutkia su-
kua mahdollisimman laajasti. Niinpä hän
ei tee sukututkimusta pelkän sukunimen
mukaan, vaan tutkii myös sukuun kuulu-
via naisia ja heidän jälkeläisiään.
”Näin laajasti tutkimalla näkee koko
verkoston, jota pelkästään miehiä tutki-
malla ei näkisi. Tutkiessa on esimerkiksi
käynyt selville, että äidin isä ja äiti olivat
keskenään kuudensia serkkuja, vaikka
eivät sitä varmasti itse tienneet. Sukulai-
suutta ei saa selville pelkästään miehiä
tutkimalla”, toteaa Kääriäinen.
Kirkonkirjojen lisäksi Kääriäinen on tutki-
nut myös tuomiokirjoja, joista on selvin-
nyt yhtä ja toista mielenkiintoista.
”Jossain vaiheessa pelkkien nimiluette-
loiden tutkiminen alkoi tuntua tylsältä,
joten halusin löytää enemmän. Erityisen
mielenkiintoista on ollut tutkia sukulais-
ten tekemiä rötöksiä. Sieltä on selvinnyt
mielenkiintoisia elämänkohtaloita, tosin
ei kylläkään ihan lähisukulaisista”, Kääri-
äinen kertoo.
Suunnitteilla oma kirjaKääriäinen on avustanut useita tutkijoita
keräämällä heille tietoja, muun muassa
hannes sihvon ja heikki ylikankaan
teoksiin. Hän on myös lähettänyt jonkin
verran tietoja toisille sukututkijoille.
Toistaiseksi hän ei ole itse julkaissut yh-
tään teosta, mutta oman kirjan julkaise-
minen on kuitenkin suunnitteilla.
”Tarkoitus olisi jossain vaiheessa julkais-
ta kirja, jossa kokoan yhteen Kääriäisten
suvun sukuhaaroja. Noita sukuhaaroja
on useita, joten omassa suvussa riittää
yhä edelleen tutkittavaa”, tuumaa Kääri-
äinen.
teksti Ja kuva: tuire sirviö, tiedotus harjoittelija, Kansallisarkisto
Sukututkimus vei mennessään
etelä-KoReAn soulissA järjes-
tettiin mittava arkistokulttuurinäyt-
tely kesäkuussa 2010. Näyttelyn
yhtey dessä pidettiin kaksipäiväinen
seminaari ajankohtaisista arkistoky-
symyksistä. Samalla kokoontui kan-
sainvälisen arkistojärjestön Interna-
tional Council on Archivesin (ICA)
hallitus.
Arkistokulttuurinäyttelyssä oli esillä
maailman kulttuuriperintökohteita
sekä eri maiden kansallisarkistojen
asiakirjanäyttelyitä.
Maailmanperintö-osiossa Suomea
edusti Kansalliskirjaston tuottama
aineisto A.e. nordenskiöldin kartta-
kokoelmasta. Kansainvälisesti tun-
netumpia asiakirjaesimerkkejä olivat
muun muassa Gutenbergin Raamat-
tu ja Grimmin veljesten satukirjat.
Eri maiden asiakirjojaEri maiden arkistolaitosten osastoil-
la noudatettiin järjestäjien pyyntöä,
jonka mukaisesti esillä oli kunkin
maan keskeisten arkistoasiakirjojen
lisäksi sellaisia asiakirjoja, jotka ku-
vasivat maiden yhteyksiä Koreaan
eri aikoina.
Eniten esillä olivat luonnollisesti Aa-
sian maiden arkistot, mutta mukaan
mahtuivat niin Ruotsi, Unkari, Saksa
kuin Ranskakin. Korean oma osas-
to oli itseoikeutetusti laajin, ja siinä
esiteltiin maan historian eri vaiheita,
erityisesti demokratiakehitystä.
Arkistoteknisellä osastolla edustet-
tuina olleet yritykset esittelivät uu-
sinta teknologiaa niin konservoin-
nin, digitoinnin, mikrokuvauksen
kuin ohjelmistosovellustenkin rinta-
malla.
iCA tehostaa tiedotustaICA:n hallitus käsitteli istunnossaan
järjestön ajankohtaisia kysymyksiä,
kuten talouskriisin vaikutuksia jär-
jestön talouteen sekä jäsenmaksu-
järjestelmän uudistamista.
Kesän lopulla ICA julkaisee uudis-
tuneet verkkosivunsa, joiden toi-
votaan tehostavan tiedottamista ja
jäsenten yhteydenpitoa. Järjestön
eri toimielimet tuottavat itsenäisesti
sivuille tietoa ja lisäksi niiden työs-
kentelyn tehostamiseksi kehitetään
wiki- ja muita työskentelyfooru-
meita.
Kokouksessa vahvistettiin kevääl-
lä täytetyt hallituspaikat. Järjestön
uutena puheenjohtajana aloittaa
syksyllä hollantilainen Martin Be-
rendse, markkinoinnista vastaava-
na varapuheenjohtajana Vietnamin
kansallisarkiston johtaja Vu thi Minh
huong ja rahastonhoitajana Sveitsin
kansallisarkiston johtaja Andreas
Kellerhals.
teksti Ja kuvat: kentH sJöbloM, ylitarkastaja, Kansallisarkisto; ICA:n urheiluarkistojaoston puheenjohtaja ja hallituksen jäsen
Kansallisarkiston vanha tutkijasali on Seppo Kääriäiselle tuttu paikka.
19AkTi 1/2010
Arkistokulttuuria esillä Soulissa
Etelä-Korean Soul tarjosi puitteet kansainväliselle arkistokulttuuriexpolle.
20 AkTi 2/2010 21AkTi 2/2010
Rummutusta
Joseph Veltjens: Kuoleman kauppias, postillion d´amour vai Herran enkeli?
Toukokuussa pantiin Suomenkin lehdissä merkil-le Winston Churchillin verta hikeä ja kyyneleitä -puheen tasavuosipäivä. Sen sijaan lehdet vaike-nivat Churchillin suomalaisen kollegan Risto Ry-tin pari viikkoa aikaisemmin pitämästä samansi-sältöisestä puheesta.
oMAAn PidättyVäiseen tAPAAnsA Ryti edellytti maalta ja
kansakunnalta kieltäytymistä ja ponnisteluja, eikä hänellä ollut lu-
vata vastikkeeksi yhtään mitään: ”Nämä jättiläistehtävät vaativat
Suomen kansalta jättiläisponnistuksia. Ne vaativat meitä jokaista
kohdaltamme tekemään enemmän kuin ennen, kieltäytymään
paljosta sellaisesta, jota ennen olemme itsellemme voineet sallia
ja uhraamaan yhteiseksi hyväksi enemmän kuin aikaisemmin.”
Historia ei toista itseään. Se vain varioi säveltäjän tavoin, tällä ker-
taa Anders Chydenius–Adam smith -teemaa.
Rytin puhe on pysynyt piilossaJulkisuus ei ole Rytin puhetta löytänyt, vaikka sen pakotetusta
optimismista huolimatta tekstistä kuulee selvästi Rytin haudanva-
kavan äänen. Puhe pysyi kuusikymmentäkuusi (66) vuotta kätket-
tynä niinkin salaisessa paikassa kuin valtioneuvoston pöytäkirja.
Puheena – vaikka juuri keskustelu, puhe tai esitelmä oli Rytille
ominainen ilmaisumuoto ja vaikutuskeino – se ei esiinny sen
paremmin Valtioneuvoston historiassa kuin Rytin elämäkerras-
sakaan. Nykyään puhe on painettu 2006 ilmestyneeseen Rytin
päiväkirjaan, mikä ei kuitenkaan ole lisännyt sen tunnettuutta.
Kuten havaitaan, Rytin epähenkilöys on televisiogallupeista huoli-
matta jatkunut vielä YYA-Suomen jälkeenkin – kolmannen tai liitto-
tasavallan Suomessa.
Voittaja osasi ottaa nokkiinsa
Seitsemänkymmentä vuotta sitten Suomessa elettiinkin todella
vaikeita aikoja. Talvisota oli päättynyt raskaaseen rauhaan, mutta,
vaikka ei sodittu, tilanne jatkui. Entinen vihollinen oli edelleen vi-
hollinen.
Uutta turvatonta itärajaa koetettiin linnoittaa, mutta muuten Neu-
vostoliiton ärsyttämistä vältettiin kaikin keinoin. Koko valtiovallan
ulkoinen esiintyminen tapahtui "sotto voce". Maailma paloi. Balti-
alle kävi väärin.
Suomen ei tarvinnut uhitella sodan voittajaa. Se osasi ottaa nok-
kiinsa itsestäänkin.
Iso naapuri kehitteli riidan aiheita milloin mistäkin. Se ärhenteli
Ahvenanmaan demilitarisoinnista, Hangon tukikohdan kauttaku-
lusta, Petsamon nikkelistä, Suomen ja Neuvostoliiton rauhan ja
ystävyyden seurasta, sotakirjallisuudesta, presidentinvaalista...
Suomi koetti voittaa aikaa ja antoi hiljaa periksi.
Häikäilemättömiä uhkailuja Kun jatkosodan sytyttyä ”välirauhan” aikaa voitiin luonnehtia sel-
vin sanoin, purki ylipäällikkö sotilailleen – koko kansalle – valtoi-
menaan sydämensä patoutunutta kyllyyttä:
Kunniakas talvisotamme päättyi katkeraan rauhaan. Rauhanteosta
huolimatta vihollisemme on pitänyt maatamme häikäilemättömi-
en uhkailujensa ja jatkuvien kiristystensä kohteena, mikä yhdessä
rikollisen kiihoitustyön kanssa yksimielisyytemme murskaami-
seksi on osoittanut, että vihollinen ei ollut alun perin tarkoittanut-
kaan rauhaa pysyväiseksi. Tehty rauha oli vain välirauha – – –. Te
tunnette vihollisen. Te tiedätte sen jatkuvat tarkoitusperät, kotiem-
me, uskontomme ja Isänmaamme hävittämiseksi ja kansamme
orjuuttamiseksi. – – –
Suurpolitiikan suunnanmuutoksiaVälirauhan kesän 1940 lamaannuttavan näköalattomuuden ”pelas-
ti” suurpolitiikan suunnanmuutos, jonka airuena taikka sanansaat-
tajana toimi saksalainen evp-everstiluutnantti Joseph Veltjens,
joka ”siviilissä” oli aseilla kauppaa käyvä liikemies.
Asekauppa edellyttää aina likeisiä suhteita yhteen, toiseen tai
useampaan valtiovaltaan. Siksi ei ole ihme, että Veltjens sai tehtä-
väkseen toimittaa Suomeen viestin voitokkaalta Saksalta.
Sodanuhan pimeässä yössä hapuilevalle Suomen sotilas- ja val-
tiojohdolle Veltjensin loppukesäinen sanoma näyttäytyi toivoa
herättävänä valonsäteenä – jos kohta heikkona. Jotenkin pilkah-
dus symbolina muuntui metsien maassa kevätvirran ajopuuksi.
Veltjens oli lentäjä – hän kuolikin lentäjänä. Eräänlaiseen lentäjään
häntä vertasi ajopuun isäkin.
Kansainvälisessä politiikassa kaikella on hintansa.
Nimenomaan sodassa ei mitään saa ilmaiseksi.
Saksan tuki johti maailmansodan häviäjien puo-
lelle. Turpiin tuli toistamiseen ja jälkimmäinen
rökitys oli tietenkin perusteellisempi kuin en-
simmäinen. Sen poliittiset vaikutukset jatkuivat
vuosi kymmeniä.
kauttakulkusopimusta etsitään yhä Sodanvoittajan vaatimuksesta Suomi tuomitsi
syyllisiksi valitut, mutta heidän syykseen luetun
teon välikappaletta, valtioneuvoston päätöstä
taikka koko tapahtumaketjun liikkeelle pannut-
ta kauttakulkusopimusasiakirjaa etsitään edel-
leen.
1950-luvulla asiakirjattomuutta selitti osuvalla
vertauksella asiaan perusteellisesti paneutu-
nut historiantutkija, professori Arvi ”Caram-
ba” Korhonen: ”Jos enkeli Gabriel tulee tar-
joamaan taivaan lahjaa, ei pidetä kokouksia, ei
laadita pöytäkirjoja eikä tehdä päätöksiä, vaan
pyyntökin otetaan tarjouksena vastaan.”
Sotavaltion tehtävissä toimiessaan Korho-
nen oli tiedustelumies eikä hänen Kansal-
lisarkistossa olevan kamofleeratun henkilö-
arkistonsa kampaaminen ole ihan helppoa.
liekö sitä Veljensin osalta tehnyt loppuun
asti kukaan.
Kansallisarkistossa on myös Veltjensin
missioon perehtyneen ja siitä paljon pu-
huvan kirjan kirjoittaneen Martti V. terän
yksityisarkisto.
Olisiko Churchill sittenkin saanut puheen-
sa teeman Rytiltä? Kansallisarkistossa
talletteilla olevista G. A. Gripenbergin
päiväkirjoista olisi kaiketi tarkistettavissa,
jättikö Suomen lontoon-lähettiläs maan-
sa uuden hallituksen (Ryti II) ohjelman asema-
maansa edustajille, niin kuin joskus on ollut tapana.
teksti: kauko ruMPunen, tutkija, Kansallisarkisto
Ulkoministeriöstä saksalaisten kauttakuljetuksesta löytyy
paljonkin aineistoa. Esimerkkinä sopimuksen olemassaolon
suppein sanoin vahvistava Saksan ulkoministerin ilmoitus
22.9.1940. [Signum: UM 12 L Saksa 1940]
22 AkTi 2/2010 23AkTi 2/2010
Oulun maakunta-arkistossa on päättynyt projek-ti, jossa täydennettiin kuvailutiedoilla ja asia-sanoilla yli tuhannen henkilöarkiston luettelo-tietoja Vakka-arkistotietokannassa. Lopputulos mahdollistaa monipuoliset tiedonhaut yksityis-henkilöiden aineistoihin.
ihMiset oVAt tottuneet hakemaan tietoa aiheen mukaan ja
tietoverkoissa pelkästään hakusanojen avulla. Asiakirjalliselle tie-
dolle on kuitenkin ominaista, että se järjestetään ja luetteloidaan
asiakirjojen alkuperän, muodon ja tehtävän perusteella. Arkistois-
sa tiedonhaku onkin tukeutunut perinteisesti arkistonhoitajan ul-
komuistiin ja sen tueksi laadittuihin apuhakemistoihin.
Kirjastoaineistoissa tiedonhaku kohdistuu yleisimmin teosten ja
tekijöiden nimiin. Nimihaku ei yksin riitä arkistoaineistojen koh-
dalla, koska arkistonmuodostajan tai arkiston nimi harvoin kertoo
tarpeellisen aineiston tietosisällöstä tai luonteesta. Sama koskee
pitkälti arkiston rakenneosien (sarjat, arkistoyksiköt) nimiä, sillä
asiakirjojen valtavan määrän takia niitä ei voida luetteloida katta-
vasti yksi kerrallaan eivätkä rakenneosille annetut nimet välttä-
mättä kuvasta lainkaan tietosisältöä. Tämä korostaa kuvailutiedon
ja asiasanojen tärkeyttä asiakirjalliseen tietoon kohdistuvassa tie-
donhaussa.
Arkistokuvailu tarjoaa arkiston käyttäjälle arkistonmuodostajasta
ja aineistosta ne tiedot, joita tämä tarvitsee löytääkseen etsimän-
sä asiakirjallisen tiedon, kyetäkseen arvioimaan aineiston alkupe-
rää ja luonnetta ja saadakseen asiakirjat käyttöönsä. Kuvailu ei siis
kohdistu pelkästään aineistoon eikä sen tietosisältöön. Toisaalta
nimenomaan tietosisällön kuvailu on monipuolisten hakujen edel-
lytys.
kuvailu arkistolaitoksessaKuvailut laaditaan tiettyjen kuvailustandardissa määriteltyjen
sääntöjen perusteella. Arkistolaitoksen kuvailu- ja luettelointisään-
nöt valmistuivat vuonna 1996 ja asiasanoitus ohjeistettiin vuonna
2005. Aluksi arkistotietokantaan tallennettiin aineistojen perus-
tiedot ja luettelotiedot vanhojen arkistoluetteloiden pohjalta. Var-
sinaisten kuvailujen laatimista ovat hidastaneet resurssien niuk-
kuus ja koordinaation puute.
Oulun maakunta-arkistossa kuvailut on laadittu systemaattisesti
arkistoa järjestettäessä. Vuonna 2006 aloitettiin hanke, jonka ta-
voitteena on kuvailla ja indeksoida niin ennen 1990-luvun puoli-
väliä järjestetyt yksityisarkistot kuin kaikki maakunta-arkistoon
siirretyt viranomaisarkistotkin.
Testikuvailujen pohjalta laadittiin kuvailusääntöjä tarkentava oh-
jeistus, ja vuoden 2007 alusta aloitettiin yli tuhannen henkilö-,
suku- ja perhearkiston kuvailu viiden kuvailijan voimin.
Asiakkaan näkökulma mielessäKuvailijan on perehdyttävä riittävän tarkasti kuvailtavaan aineistoon
ja lisäksi hankittava muista lähteistä tietoa ennen muuta arkiston-
muodostajasta. Sen jälkeen kun aineiston alkuperä eli proveniens-
si on onnistuttu selvittämään, henkilöarkistojen kuvailu painottuu
tietosisällön kuvailuun ja indeksointiin.
Tässä työssä kuvailijan on aina pidettävä mielessä asiakkaan nä-
kökulma: onko kuvailu tai asiasana relevantti eli löytääkö asiakas
niitä käyttämällä etsimänsä tiedon. Asiakirjoja ei tulkita; se on asi-
akkaan tehtävä.
On selvää, ettei kuvailutyö onnistu ilman koulutusta ja harjoitte-
lua. Kuvailujen laadullinen ja tiedollinen yhtenäisyys edellyttää
puolestaan niiden järjestelmällistä tarkastamista. Tietosisällön
kuvailun tarkkuus ja laajuus riippuvat aineiston monipuolisuu-
desta ja tutkimusarvosta – sarjoja ja arkistoyksiköitä kuvailtaessa
myös siitä, kuinka hyvin pelkkä nimike kuvaa sarjan tai yksikön
tietosisältöä.
Arkkipiispa haussaVakka-arkistotietokannassa on käytettävissä nimihaku, joka koh-
distuu arkistonmuodostajan, arkiston, sarjan ja arkistoyksikön ni-
miin, vapaasanahaku kuvailuteksteihin sekä asiasanahaku. lisäksi
on arkistonmuodostajaluokituksesta lähtevä haku.
Etsittäessä jonkun tietyn henkilön, esimerkiksi arkkipiispa Martti
simojoen toiminnasta syntynyttä aineistoa, on järkevää aloittaa
nimihaulla (”Simojoki”). Selviää, että Martti Simojoella on Oulun
maakunta-arkistossa kaksi arkistoa. Kuvailutekstit löytyvät neljältä
eri kuvailutasolta.
Arkistonmuodostajatasolla on tietoja arkkipiispa Simojoen elä-
mästä, hänen perhesuhteistaan, työurastaan ja luottamustehtä-
vistään. Arkistotasolla kuvataan muun muassa tietosisältöä.
Selviää, että I arkisto on varsin pitkälle kirjeenvaihtoarkisto painot-
tuen piispan ja arkkipiispan vuosille, kun puolestaan II arkisto kä-
sittää muina aikoina Simojoelle saapuneita kirjeitä sekä runsaasti
käsikirjoituksia, muistiinpanoja, lehtileikkeitä ja valokuvia. Sarja- ja
yksikkötasoilta löytyy tarkentavaa tietoa.
Usea hakuvaihtoehto takaa tuloksenJos tiedonhakija etsii tietoja jostain tietystä asiasta, nimihaun rin-
nalla kannattaa käyttää muita hakuvaihtoehtoja. Vapaasanahaun
hakutulos on luonnollisesti sitä kattavampi, mitä useampaan ar-
kistoon on laadittu kuvailu.
Voidaan siis sanoa, että Oulun maakunta-arkistossa säilytettävien
arkistojen osalta hakutulos on kattava. Indeksointi on tehty ensi-
sijaisesti arkistonmuodostajatasolle (ammatit, tehtävät tai muut
toimet sekä toiminta-alue) ja arkistotasolle (tietosisältö), mutta
tarvittaessa myös sarja- ja yksikkötasoille.
Se, mille kuvailutasoille haku kannattaa kohdistaa, on tapauskoh-
taista. Koska kuvailu ja indeksointi on lähtökohtaisesti tehty ”yl-
häältä alas” -periaatteella, arkistonmuodostaja- ja arkistotasot on
aluksi syytä ottaa mukaan. Tarvittaessa hakua voi laajentaa sarja-
ja yksikkötasoille. Esimerkiksi hakusana ”lestadiolai(suus)” antaa
vapaasanahaussa arkistotasolla 65 osumaa, sarja- ja yksikköta-
soilla jo 345 osumaa.
Yllätyksellisiäkin hakutuloksiaSotalapsia koskevasta aineistosta saa asiasanahaun avulla nope-
asti selville, että Oulun maakunta-arkistossa on ester Paasiokiven
toiminnasta Oulussa Ruotsista palaavien sotalapsien vastaanotta-
jana kertynyttä aineistoa, Ruth snellmanin toiminnasta Oulussa
sotalapsien vanhempien ja ruotsalaisten kasvattivanhempien vä-
lisen kirjeenvaihdon kääntäjänä syntynyt laaja kirjejäljennöskoko-
elma sekä erään sotalapsen äidin poikansa kasvattivanhemmille
lähettämiä kirjeitä.
Asiasanahaku osui myös sosiaali- ja terveysministeriön lasten-
siirtokomitean Oulun alaosaston arkistoon, jonka vaillinainen ai-
neisto muodostuu toimiston hoitajana toimineen Katri lehtosen
haltuun jääneistä asiakirjoista, kuten Oulusta ja sen lähiseudulta
Ruotsiin ja Tanskaan vuonna 1941 lähetettyjen sotalasten kortis-
tosta. lisäksi vapaasanahaulla löytyi kaksi sotalapsen lähettämää
kirjettä ja kaksi sotalapsiin liittyvää valokuvaa.
Vakasta saadut hakutulokset tarjoavat mielenkiintoisia yllätyksiä.
Käyttämällä hakusanoja ”lähetystyö” ja ”Kiina” vapaasana- ja
asiasanahauissa selviää, että Oulun maakunta-arkistossa on jopa
kymmenen arkistoa, joista löytyy kuvauksia suomalaisten lähe-
tystyöstä Kiinassa 1900-luvun ensimmäisillä vuosikymmenillä.
Hakutulos selittyy sillä, että Suomen lähetysseuran lestadiolai-
sen haaraosaston toimipaikka sijaitsi Oulussa.
teksti: anssi laMPela, tutkija, Oulun maakunta-arkisto
OU
lUN
MA
AKU
NTA
-AR
KISTO
kuvailutietoa henkilö-arkistoista
Noin kolmasosa Oulun
maakunta-arkiston tutkijasaliin tilatuista arkisto-
yksiköistä on peräisin yksityisarkistoista. Näiden jou-
kossa selvästi suosituimpia ovat henkilöarkistot.
Arkistolaitos bloggaa ja facebookkaa
http://nakokulmiaarkistosta.blogspot.com
www.facebook.com-> Kansallisarkisto