◦ – La Función de las compras como estrategia:

Los departamentos de compras son los responsables de proveer suministros. Hasta los años de 1960, esto implicaba en gran parte la colocación de órdenes y era una posición principalmente de oficinista. Sin embargo, mientras el desarrollo de la planeación estratégica y la llegada de las compras a tiempo hicieron de esto una función más crucial, hoy en día, las compras son a menudo referidas como "administración de cadena de suministros" y el departamento de compras ha tomado un papel más importante y más vital en el negocio.

En ese papel más protagonista que compras ha ido tomando en la administración de una empresa, se decantan los roles y funciones del departamento en sí. El definir, controlar y cumplir con los mismos lo más organizada y pragmáticamente posible, ha definido la importancia de compras en los negocios.

Abastecimiento de suministros

Uno de los principales roles del departamento de compras es proveer suministros y partes y después comprarlos. En empresas grandes, esto también puede incluir decidir si hacer al elemento en casa.

Los departamentos de compras a menudo trabajan con los equipos de desarrollo de productos para abastecer materiales y determinar el costo del producto final.

Los departamentos de compras pueden usar publicaciones comerciales para los proveedores o ir directo al fabricante. Encontrar el elemento correcto al precio correcto puede ser difícil, y los departamentos de compras pueden también trabajar para ayudar a los proveedores en fabricar el elemento necesitado. Esto puede implicar proporcionarle una asistencia considerable al proveedor.

Para elementos necesitados al por mayor o elementos especiales, los departamentos de compras a menudo usan licitaciones competitivas para elegir un proveedor.

El departamento será entonces responsable de todos los aspectos del proceso de licitación. Por ejemplo, cuando el departamento de compras del Puerto de X Lugar elige a un proveedor, coloca una noticia pública, escribe instrucciones detalladas sobre el proceso de licitación, acepta a las empresas en la lista aprobada de licitadores, maneja el dinero de seguridad, abre y lee las ofertas públicamente y hace una recomendación sobre qué oferta aceptar.

Además de encontrar suministros y negociar los contratos para los proveedores, los departamentos de compras también son responsables de monitorear el desempeño del proveedor.

Los departamentos de compras tienen que evaluar el desempeño y control de calidad del proveedor. Esto puede incluir monitorear los tiempos de envío, la calidad, el costo y el desempeño. Para proveedores en otros países, esto también puede significar monitorear las condiciones de trabajo y los derechos de los trabajadores.

Las grandes empresas y organizaciones públicas a menudo certifican a proveedores una vez hayan mostrado cumplir los objetivos de desempeño. Esto puede implicar un programa de entrenamiento y educación, y una inspección detallada de los proveedores.

Los departamentos de compras, también pueden ser responsables de mantener un control estricto de costos. Por ejemplo, en un artículo del 2010 del sitio especialista en hoteles Food BuyersNetwork, John Schalow sugiere que para conseguir la mejor práctica, los departamentos de compras tienen que asegurar que los proveedores mismo obtengan un costo más bajo de los distribuidores y fabricantes.

Esto se puede hacer al incrementar el tamaño de los envíos, pagar a tiempo, ordenar en línea y asegurándose que los proveedores usen las mejores prácticas.

Los departamentos de compras también tienen que ser conscientes de las leyes que aplican a las compras.

Para empresas privadas, este es principalmente un contrato de ley, pero para los cuerpos gubernamentales, puede haber leyes estatales e Internacionales etc, regulando las compras. Por ejemplo, los departamentos de compras de distritos escolares en Texas tienen que saber qué mientras la ley federal requiere que se use un proceso de licitación para todas las compras de nutrición de niños de más de US$100.000, la ley estatal de Texas requiere un proceso de licitación para cualquier compra mayor de US$25.000.

Para entender más el rol del departamento de compras, es crucial considerar algunas de las funciones que realiza.

La mayoría de las empresas e incluso algunas organizaciones gubernamentales poseen un departamento de compras o departamento de adquisiciones como parte de sus operaciones diarias.

Estos departamentos proveen un servicio que es la actividad principal de muchas organizaciones industriales, militares y de venta al por menor.

Muchas personas, incluso algunas que trabajan para estas empresas, desconocen lo que hace el departamento de compras, por qué existe o los fines a los que sirve.

Uno de los roles del departamento de compras es aprovisionar todos los materiales necesarios para la producción o las operaciones diarias de la empresa u organización gubernamental.

Para una empresa de manufacturas, esto puede involucrar materiales crudos como hierro, acero, aluminio o plásticos, pero también puede incluir herramientas como maquinaria, camiones de entrega o hasta los suministros de oficina necesarios para las secretarias y equipos de venta.

En el ambiente de las ventas al por menor, el departamento de compras se asegura de que siempre haya suficientes productos en las estanterías o en los depósitos para mantener a los clientes satisfechos y al negocio bien abastecido. Para los negocios pequeños, es especialmente importante mantener el orden del inventario en un nivel razonable. Invertir grandes cantidades de capital en exceso de stock puede provocar problemas de almacenamiento y en una escasez de capital para otros gastos como por ejemplo publicidad e investigación y desarrollo.

Compras también supervisa a todos losproveedores que abastecen a una compañía con los artículos que necesita para funcionar de manera correcta.

Los departamentos de compras también se encargan de evaluar continuamente si se encuentran recibiendo estos materiales al mejor precio posible para maximizar las ganancias.

Esto puede ser desafiante para una empresa pequeña que puede comprar en menores cantidades que una grande y que por lo tanto, puede no recibir el mismo tipo de descuentos por compras en cantidad.

Los departamentos de ventas en pequeñas empresas, necesitan comparar precios para encontrar a los mejores proveedores y los precios más razonables para los pedidos en las cantidades particulares de la compañía.

El personal de los departamentos de compras puede comunicarse con proveedores alternativos, negociar mejores precios por compras en cantidad o investigar la posibilidad de adquirir materiales más económicos de fuentes alternativas como parte de sus actividades diarias.

Los departamentos de compras manejan todo el trabajo administrativo relativo a la compra y la entrega de suministros y materiales.

Compras se asegura de realizar la entrega de los materiales de los proveedores a tiempo, genera y sigue órdenes de compra y trabajos conjuntamente con el departamento de recepción y el de contabilidad para asegurarse de que las entregas prometidas se reciban en su totalidad y sean abonadas a tiempo.

En pequeñas empresas, esto significa trabajar estrechamente con el departamento de contabilidad para asegurarse de que haya capital suficiente para comprar los artículos adquiridos y que haya un flujo continuo de efectivo y que todos los pagos se realicen a tiempo.

El departamento de compras también debe asegurarse de que se cumplan todas las políticas de la empresa.

Por ejemplo, en una pequeña empresa, el personal puede comunicarse con el departamento de compras por sus necesidades de adquirir cosas tales como suministros de oficina o computadoras. Antes de realizar una compra, el departamento de compras debe asegurarse de que se cumplan los protocolos adecuados para las compras y la aprobación del presupuesto y debe asegurarse de que todas las compras sean realizadas de acuerdo a las políticas generales de compras o adquisiciones de la organización.

La gestión de compras constituye un factor de éxito para muchas empresas. Si es eficaz, además de satisfacer al cliente en el tiempo y la cantidad demandados, permite ahorrar costos y obtener beneficios empresariales directos.

Cuando un cliente compra una cosa, está comprando dos: la que cree que está comprando y la que realmente uno le está vendiendo”. Esta cita aparece en el cuaderno de gestión comercial de Manolito, compañero de aventuras de Mafalda. Manolito aplica la política de ventas impulsada por su padre, estereotipo de comerciante pesetero que regenta el almacén de barrio Don Manolo. Quino, irónico creador de la popular tira cómica, nos muestra así la habilidad propia del comercial que sabe persuadir al cliente para cerrar una venta con éxito.

El ejemplo pretende ilustrar la importancia de que el comprador conozca –como paso previo a la negociación con los proveedores–las características técnicas, calidad, precio de referencia del mercado... del producto o materia prima que se desea adquirir, o del servicio que se quiere contratar.

En definitiva, comprar es un proceso complejo que hoy trasciende al mero trámite burocrático. Costo, calidad y plazos se han convertido en palabras clave en las operaciones. Así, las empresas con capacidad para mantener e incrementar su cuota de mercado consideran sus compras como un arma estratégica.

Por lo general, se señala ciertos puntos clave que es preciso optimizar en la función de compras de cara a

ganar competitividad:

Suministros, a tiempo. La premisa básica es obtener los materiales y servicios adecuados con la calidad, en la cantidad y al precio correcto, y del proveedor apropiado. Pero si no se asegura el flujo a tiempo del suministro, todo lo anterior carece de sentido.

Inventarios, al mínimo. Es fácil ordenar grandes cantidades para compras son una parte –junto a gestión de stocks y de almacenes– de un sector más amplio: aprovisionamientos.

La programación de las adquisiciones, el plan de compras, siempre se realiza en sintonía con las estrategias del resto de las áreas funcionales. Es decir, se tiene en cuenta, como mínimo:

Los cómputos de los responsables que tienen a su cargo la gestión del stock y de los almacenes.

Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

Las necesidades de materia prima estimadas por producción.

Los presupuestos elaborados desde el departamento financiero.

La relevancia de la gestión de compras en las organizaciones se explica porque, en gran medida, los beneficios se logran gracias a los márgenes de las ventas y a la reducción de costos. En una firma industrial, el costo

del material puede suponer el 60% del costo total del producto. Si se optimiza la gestión de compras, reduciendo el precio del producto en un

1%, ese monto se convierte en beneficio.

Cada vez más, las compras se ven como una fuente de beneficios. Puesto que siempre hay unas estimaciones de costes, ventas, mano de obra... si el comprador consigue reducir el precio de las compras, esa ganancia se convierte en beneficios directos para la empresa.

La compra es una función de suma importancia en la gestión de materiales y/o materias primas, aunque varía con la naturaleza y el tamaño de la empresa.

Sin embargo, -e independiente del tamaño- en el momento en que un comprador hace un pedido, compromete una porción sustancial de la financiación de la empresa, ya que afecta el capital de trabajo y la posición de flujo de caja. Además, un comprador puede mejorar o estropear la imagen de la empresa por sus excelentes o pobres relaciones con los proveedores.

En lo que respecta al departamento en si, la función de un jefe de compras es la de ahorrar dinero.

Una empresa puede obtener más beneficios ahorrando dinero o vendiendo mas.

Un dólar que se ahorre en el coste incrementa el saldo de beneficios en un dólar. Pero un dólar más en ventas se reduce drásticamente por los costes de vender mas.

Es muy importante entender que es más fácil controlar los costes en el departamento de compras que en ningún otro sitio. Los costes de mano de obra con frecuencia son competitividad de los sueldos. Los costes generales suelen ser también difíciles de reducir, debido a los monopolios de la luz, el gas y a la escalada de los tipos de interés y de los precios de la prosperidad o del alquiler. Por lo tanto, el mejor punto de partida si se desea reducir costos es sin duda mejorar la eficacia en el departamento de compras.

Es muy importante también, tener muy claro en la empresa que los contactos con los proveedores deben hacerse a través del departamento de compras. Si los vendedores se dirigen a alguien que no sea el encargado de esta función para asuntos de política de compras, el departamento o la gestión de esa persona resulta ineficaz y las políticas de la compañía o la empresa se debilitaran. El departamento de compras debe de ganarse el apoyo de la empresa por sus actuaciones con los proveedores, creando esto una base de confianza la cual se ve reflejada en futuros acuerdos comerciales.

El objetivo básico de la función de compras es asegurar la continuidad del suministro de materias primas, productos sub-contratados, repuestos y reducir el costo final de los productos terminados.

En otras palabras, el objetivo no sólo es obtener las materias primas al precio más bajo, sino que reducir el costo final del producto.

Para hacer uso de los materiales, proveedores y equipos al menor costo posible: Minimizar costos de entrada aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones.

Asegurar el flujo continuo de la producción: a través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc, junto con el departamento de reparación y mantenimiento.

Aumentar la rotación de activos: La inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas. Esto aumentará el volumen de los activos y por lo tanto la rentabilidad de la empresa.

Desarrollar una fuente alternativa de suministro: Explorar otras fuentes alternativas de suministro de materiales aumenta la capacidad de negociación del comprador, permite minimizar el costo de los materiales y aumenta la capacidad de responder a las emergencias.

Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores: mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en los círculos empresariales. Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en términos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial de material en caso de escasez de materiales, etc

Conseguir la máxima integración con otros departamentos de la empresa: La función de compra está relacionada con el departamento de producción, en relación a las especificaciones y el flujo de material, al departamento de ingeniería para la compra de herramientas, equipos y máquinas, al departamento de marketing por los pronósticos de ventas y su impacto sobre la compra de materiales, al departamento financiero para el propósito de mantener los niveles de materiales adecuados y estimar el capital de trabajo requerido, al departamento de personal para una correcta dotación de personal y al desarrollo de los departamento de compra y mantenimiento para una buena relación con los proveedores.

Formar y desarrollar al personal: el departamento de compras está compuesto por diversos tipos de personas. La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de trabajo mediante la capacitación.

Mantener un registro de datos eficiente y presentar informes de gestión: Este procesamiento de datos e informes debe ser normalizado o estandarizado, de modo que el mantenimiento de registros pueda ser facilitado. La presentación de informes periódicos de gestión de las actividades de compra, justifica la existencia independiente del departamento.

En este punto en particular, nos referimos a Los factores que determinan una compra como aquellos detalles que inciden en la decisión de la misma. Se pueden agrupar en 5 sectores los cuales interactúan y sopesan de manera independiente la decisión final.

Personales: son los que están ligados a gustos y experiencias puntuales de la persona y son de incidencia relativa.

De situación: son aquellos factores determinados por la situación actual que tenemos a la hora de comprar la cual marca la pauta de lo que debemos o necesitamos comprar.

Técnicos: son aquellos directamente ligados a las recomendaciones técnicas y/o profesionales.

Económicas: son los factores ligados a la capacidad económica que tenemos o que debemos y/o podemos invertir así como las facilidades de financiación. Este grupo define también el equilibrio de compensación, ya sea por productividad como por función.

Garantía y respaldo: son factores de complemento a los demás y que determinan y condicionan futuras decisiones según el nivel su eficacia y eficiencia en el servicio.

Todos los factores inciden de forma separada pero determinan en forma conjunta en la toma de decisiones de la compra antes y después de la misma.

Cuanto más experiencia y conocimiento del producto y componentes de la transacción se tengan, más fiable será la información y la incidencia que los factores tengan sobre la compra.

Esto se debe a que el comportamiento del o los productos o servicios adquiridos, comienza a generar un historial el cual nos permite comparar incidiendo en los factores determinantes de las compras.