alejandro susel
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San Salvador, 28 de Junio de 2011
Reformas en Compras Públicas
y el Rol de los Sistemas
Electrónicos de Compras
Alejandro [email protected]
Sistema de Información vs. Informático
Sistema de Información
Sistema que tiene como fin brindar información
Sistema Informático
Automatización total o parcial de un sistema de información
Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)
Hardware + Comunicaciones + Software + Capital Humano+ Seguridad & Auditoría Informática + e-business
Hardware: Todo aquello que se puede romper con un martillo…
Software: Todo aquello que solo podemos insultar o maldecir ;-)
2Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
El mundo de las TICs - Tecnologías de la Información y
Comunicaciones
3
Hardware
Comunicaciones
Software de Base
Seg
uri
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Info
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tica
E-B
usi
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Software de Aplicación
Capital Humano Informático
Capital Humano no informático
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Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
Gestión Estratégica de las TICs
4
DIAGNOSTICO
(situación actual)
OBJETIVOAlineado con la Visión y
Misión de la Organización
D
O
Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
Ámbitos del análisis estratégico
Junio de 20115 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
Organización/Personas
Flujos de Trabajo
(Aplicaciones de
negocio)
Política,
Legislación,
Regulación
Tecnologías
habilitantes
Estrategia
de negocios
Institucional
Prestación de
Servicios
¿Qué es el e-Procurement?
e-Procurement se refiere al uso de Tecnologías de Información yComunicaciones (TIC) basadas en Internet para realizar alguna o todas lasactividades del proceso de adquisición y contratación de una Institución.
Existen varias formas de e-Procurement que pueden ser vistas como solucionescompletas que automatizan e integran varios de los procesos de procurementde la organización.
Critical factors that influence e-procurement implementation success in the public sector - Kishor Vaidya, A. S. M. Sajeev and Guy Callender (2006)
e-Procurement
InstitucionesPúblicas
Proveedores
Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
¿Qué es el e-GP?
El E-Compras Gubernamentales es el mecanismo que permite algobierno publicar, convocar y perfeccionar compras y licitacionesy a sus proveedores vender bienes y servicios a través de medioselectrónicos.
El mecanismo de intercambio puede darse a través de un únicoportal de servicios o bien a través de variados portales o medioselectrónicos.
En Latinoamérica existen diversos niveles de avance y desarrollodel e-GP, dependiendo de las realidades de cada país, por lo quemás que ver quién tiene el mejor sistema, el foco debe ponerseen las estrategias y modelos de negocio de cada uno de lospaíses, teniendo en cuenta el marco legal existente
E-Government Procurement (E-GP): Solución de Eficiencia y Transparencia” – Javier Carranza
Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
Beneficios del e-GP
Objetivos de eficiencia
Estandarización de proceso de contratación
Reducir costos en el manejo del gasto público
Promover el desarrollo regional y local; asegurando la competenciaen los mercados de bienes demandados por el sector público,introduciendo adecuados incentivos a la participación de lacomunidad, especialmente a las Pymes.
Objetivos de transparencia
Acceso a la información de manera oportuna
Aumentar el grado de transparencia en los procesos de compras ylicitaciones públicas, mejorando la gobernabilidad de los actos depúblicos.
Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
Tipos de herramientas de e-GP
Módulos
Plan de Compras
Registro de Proveedores
Bodega
Inventario
Motor de búsqueda
Notificaciones automáticas
Notificación de ofertas
Módulo Facturación
Garantías
Preguntas Frecuentes
Licitación/cotización Electrónica
Licitación electrónica
Publicación de Documentos Licitación
Permitir descargar documentos
Notificación Oportunidad
Notificación adjudicación a través del Sitio
Licitación/cotización Inversa
Licitación electrónica inversa
Legislación
Requerimiento de participación simultánea
Licitación anónima
Trazabilidad en línea
Compras por
catálogo
Compras por catálogo
Legislación
Ordenes de compra
Ordenes de Pago
Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
Adquisición de Software
Desarrollo a medida
Software Enlatado
Enlatado Parametrizable
10Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
Adquisición de Software
Desarrollo a medida
+ nivel de adaptación a las necesidades
+ tiempo de desarrollo
+ riesgo de inestabilidad
- Dependencia Comercial (¿quién tiene el código fuente?)
- Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades
- Probabilidad de cambios de versiones (no parches)
+ Dependencia de RRHH Críticos (¿Y si muere el gurú?)
- Probabilidad de documentación útil o actualizada
+ Participación del usuario en el proyecto (RRHH)
+ El dilema del nivel de “parametrización”
+ Costo
+ Riesgo de perder el foco
11Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
Adquisición de Software
Software Enlatado
- nivel de adaptación a las necesidades
- tiempo de desarrollo
- riesgo de inestabilidad
+ Dependencia Comercial (no tengo el código fuente)
+ Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades
+ Probabilidad de cambios de versiones (no parches)
- Dependencia de RRHH Críticos (Y si muere el gurú?)
+ Probabilidad de documentación útil o actualizada
- Participación del usuario en el proyecto (RRHH)
- El dilema del nivel de “parametrización”
- Costo
- Riesgo de perder el foco
12Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
Adquisición de Software
Software Enlatado Parametrizable
+/- nivel de adaptación a las necesidades
+/- tiempo de desarrollo
+/- riesgo de inestabilidad
+ Dependencia Comercial (no tengo el código fuente)
+ Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades
+/- Probabilidad de cambios de versiones (no parches)
+/- Dependencia de RRHH Críticos (Y si muere el gurú?)
+ Probabilidad de documentación útil o actualizada
+ Participación del usuario en el proyecto (RRHH)
- El dilema del nivel de “parametrización”
+/- Costo
+/- Riesgo de perder el foco
13Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
Planificar Diseñar Desarrollar Capacitar DesplegarTransición
a la operación
Implementar una herramienta de e-GP
La implementación de un sistema de compras electrónicasgubernamentales es un proceso de cambio organizacional querequiere un tiempo considerable.
Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
¿Por qué fracasan los proyectos TIC?
No contar con una planificación adecuada
Falta de compromiso y apoyo de todas las partes involucradas
Concentrar el rol liderazgo del proyecto, administración del proyecto y líder tecnológico en la misma persona.
Quemar etapas en el ciclo de vida de un desarrollo tecnológico
Falta de un interprete/traductor
Entender que a veces lo mejor es enemigo de lo bueno
Por la mala calidad y/o escasez de recursos humanos y/o materiales
Desestimar la tecnología instalada
Mala estimación de los tiempos y costos (métricas)
Cambio de la realidad y en consecuencia de las necesidades
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Riesgos de un proyecto: Modelo DICE
Esta es una metodología que permite medir la probabilidad de que un proyecto sea exitoso:
Duración [ D ]
Idoneidad [ I ]
Compromiso
Compromiso de la Alta Dirección [ C1 ]
Compromiso a Nivel Local [ C2 ]
Esfuerzo [ E ]
A cada una de las variables se le asigna una nota de 1 a 4, siendo 1 la mejor nota
PUNTAJE DICE = D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E
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Riesgos de un proyecto: Modelo DICE
Ejemplo 1:
Proyecto duración de 6 meses: D = 1
Se cuenta con personal idóneo: I = 1
Existe Compromiso de los Altos Directivos: C1 = 1
Existe compromiso a nivel del Ente rector: C2 = 1
El Esfuerzo requerido es menor: E = 1
Ejemplo 2:
Proyecto duración de 2 años: D = 4
Se cuenta con personal idóneo: I = 2
Existe Compromiso de los Altos Directivos: C1 = 2
Existe Compromiso a nivel del Ente rector: C2 = 1
El Esfuerzo requerido es razonable: E = 1
PUNTAJE DICE 7 = 1 + (2 x 1) + (2 x 1) + 1 + 1
PUNTAJE DICE 14 = 4 + (2 x2) + (2 x 2) + 1 + 1
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Riesgos de un proyecto: Modelo DICE
28272625242322212019181716151413121110987
Triunfo DesgraciaPreocupación
Puntaje DICE
Alt
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en
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en
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Factores críticos de éxito
Contar con un plan estratégico de tecnologías alineado con los objetivos del negocio
Como es un proyecto de largo aliento, es necesario generar sub-proyectos que permitan mostrar Quick Wins
Tener un claro entendimiento de los requerimientos del negocio y la funcionalidad necesaria
Establecer indicadores de desempeño y medir una línea base inicial contra la que se pueda medir los resultados obtenidos
Lograr cambios en la cultura de los compradores y de los proveedores del Estado
Entender que el proceso implica una gestión del cambio constante
Identificar los líderes del cambio al interior de las organizaciones y darles las herramientas para que generen el cambio de cultura en las organizaciones
Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras
San Salvador, 28 de Junio de 2011
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