alexandre guimarães – 4º encontro abpmp cbpp – case comaer sefa recurso
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2011
GESTÃO DE PROCESSOS
Projeto
Estratégia
Organizacional
SEFA
Ten Cel Int Alexandre Velloso Guimarães
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“MANTER A SOBERANIA NO ESPAÇO
AÉREO NACIONAL COM VISTAS À
DEFESA DA PÁTRIA”
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Comando da Aeronáutica
SEFA
74 ORGANIZAÇÕES
“UNIDADES GESTORAS”
Unidades - Exterior
ESTRUTURA ADMINISTRATIVA – COMANDO DA AERONÁUTICA
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Comando da Aeronáutica
SEFA
�Execução Orçamentária
�Administração Financeira
�Contratos e Convênios
�Contabilidade
�Controle Interno
Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica
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Comando da Aeronáutica
SEFA
OBJETIVO
Identificar os aspectos contextuais e as
principais peculiaridades do estudo de
processos levado a efeito na SEFA entre
os anos de 2010 e 2011.
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Comando da Aeronáutica
SEFA
ROTEIRO
�Os motivadores do estudo de processos na SEFA
�A estrutura geral do projeto
�O suporte teórico
�As etapas e os resultados
�Desafios, facilitadores e lições aprendidas
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Comando da Aeronáutica
Os motivadores do Estudo de Processos na
SEFA
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Motivadores do Caso “SEFA” (drivers)
•Pesquisa sobre “Gestão do Conhecimento” – 2009
•Necessidade de documentação de processos
Existência de documento com descrição dos processos de trabalho
Sim 26%
Apenas parcialmente
42%
Não 32%
Fonte: questionário de pesquisa (2009)
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Motivadores do Caso “SEFA” (drivers)
•Necessidade de estruturação de indicadores dedesempenho para a SEFA (Relatório de Gestão) - 2010
•Oportunidade de revisão dos elementos componentes da estratégia SEFA
PROJETO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL SEFA
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Comando da Aeronáutica
SEFA
POLÍTICAS
PROJETOS PROCESSOS
ESTRATÉGIAS OBJETIVOS
MISSÃO + VISÃO
Fonte: adaptação de Oliveira (2007, p. 177).
INDICADORES
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Comando da Aeronáutica
Estrutura Geral do Projeto
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Projeto Estratégia Organizacional SEFA
Identificar processos
estratégicos
Elaborar indicadores
Elaborar a Estratégia e Plano Setorial
Elaborar Programa
de Trabalho
Identificar e analisar riscos dos processos
Relatório de Gestão
Conceber a missão, visão e valores
Analisar o ambiente
Mapear processos por áreas
Elaborar a Política de Economia e Finanças da
Aer.
Elaborar Plano de
Continuidade de Negócios
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Comando da Aeronáutica
SEFA
PROJETO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL SEFA 425 dias 24/05/2010 06/01/2012
Aprovação do Cronograma e Fases 1 dia 24/05/2010 24/05/2010
Análise do Ambiente 12 dias 28/05/2010 14/06/2010
Elaboração da Missão e Visão 15 dias 28/05/2010 17/06/2010
Mapeamento e Análise de Processos 65 dias 18/06/2010 16/09/2010
Elaboração de Indicadores 49 dias 17/09/2010 24/11/2010
Elaboração da Política 196 dias 18/06/2010 18/03/2011
Elaboração da NPA do Relatório de Gestão 141 dias 28/05/2010 10/12/2010
Elaboração da Estratégia da SEFA 120 dias 21/03/2011 02/09/2011
Elaboração do Plano Setorial (PTA) 80 dias 05/09/2011 23/12/2011
Avaliação de Riscos dos Processos 95 dias 21/03/2011 29/07/2011
Elaboração do Plano de Contingências 85 dias 01/08/2011 25/11/2011
Elaboração da NPA de Revisão da Estratégia Organizacional 40 dias 14/11/2011 06/01/2012
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Comando da Aeronáutica
Suporte Teórico
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Paim et al. Gestão de Processos:pensar, agor e aprender. Porto Alegre:Bookman, 2009.
Sordi, José Osvaldo de. Gestão porProcessos. Porto Alegre: Bookman,2009. São Paulo: Saraiva, 2008.
Geston, J; Nelis, J. Business Process
Management. Butterworth-Heineman,2008.
ABPMP – www.abpmp-br.org
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Trabalho ponta-a-ponta que entrega
valor aos clientes.
Association of Business Process Management Professionals
ABPMP (2009)
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Maturidade
Fonte: Paim et al (2009)
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Processos
Estratégia Cultura
TecnologiaIndicadores
Conhecimento
Estrutura
Fonte: Paim et al (2009)
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Gestão de Processos
ABORDAGENS
Gestão Funcional
Gestão Funcional de Processos
Transversais
Gestão Processual
Fonte: Paim et al (2009)
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Gestão Funcional de Processos Transversais
Prioriza a gestão organizacional a partir da idéia de
que os processos devem apoiar a coordenação do
trabalho, mas preserva a divisão do trabalho
centrada na especialização e não cria duas linhas
de autoridade.
Paim et al (2009)
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Comando da Aeronáutica
SEFAVisão das Estruturas
Vertical Funcional
Funcional com Processos
Processos Horizontais
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Secretário
SUCONV SUFIN SUCONT SUAUD
VISEFA
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Vantagens da abordagem de processos como complemento da estrutura funcional
• Maior integração decorrente da identificação dasinterfaces organizacionais e de processos
• Percepção da organização como sistema
• Definição de mecanismos decisórios para soluçãode conflitos
• Integração de bases de dados
• Definição de estruturas de governança paraprocessos
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Comando da Aeronáutica
As Etapas e os Resultados
“ANÁLISE DOS PROCESSOS SEFA E ELABORAÇÃO DE INDICADORES”
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 1 – Nivelamento do Conhecimento sobre Processos
�Responsabilidade: GT Gestão e IEFA
�Fase de estudos – compartilhamento de fontes
�Seminário sobre Processos – Projeto “LUMINAR”
�Revista “SEIVA”
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Comando da Aeronáutica
SEFA
•Responsabilidade: representante de cada área no GT
•Apresentação da ferramenta de mapeamento
•Definição do detalhamento
•Seleção de área piloto
•Rodada de solução de dúvidas
•Mapeamento nas áreas
•Apresentação ao GT
Etapa 2 – Mapeamento dos Processos por Áreas
60 dias
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 2 – Mapeamento dos Processos
Orientações Básicas
•Ampla participação dos especialistas
•Adesão à prática
•Apoio teórico do GT
•Elaboração das fichas de cadastro de processos e fluxos
•Validação pelas áreas envolvidas – Alta Gerência
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 3 – Apresentação dos Mapas (fluxos) ao GT
•Dedicação integral do GT – 8 dias úteis
•Presença dos titulares das áreas afins
•Sala de reuniões da SEFA – ambiente equipado
•Apresentação de fichas de informações e fluxos
•Discussão dos fluxos, suas interações (*) e graude importância estratégica de cada processo à luzda Missão da SEFA
(*) inclusive interações externas
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 4 – Elaboração de Indicadores de Processos
�Responsabilidade: Área (gerente + equipe)
�Nivelamento de conhecimento sobre Indicadores –Seminário Projeto “LUMINAR”
Validação inicial dos indicadores – apresentação ao GT em reuniões consecutivas (3 semanas)
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Comando da Aeronáutica
SEFA
NCQR
QT
= 1 - X 100 %NCQR
QT
= 1 - X 100 %
Nome do Processo: PRESTAÇÃO DE CONTAS
Nome do Indicador de Desempenho
Objetivo da MétricaFórmula do Indicador de
DesempenhoDefinição das Variáveis empregadas na fórmula.
Origem ou base de dados a serem
empregados na fórmula
Periodicidade de
Medição
Responsável pela Medição
Conformidade Contábil SIAFI
Aferir nível de conformidade das UG EXEC em relação aos preceitos contidos nas Normas Contábeis internas e externas ao COMAER.
NC – Nível de Conformidade
Contábil.QR – Quantidade de UG EXEC com restrição contábil
registrada no SIAFI, no mês.QT – Qtdade total de UG
EXEC.
Registro da Conformidade Contábil no
SIAFI
Mensal SUCONT-2NC
QR
QT
= 1 - X 100 %NCQR
QT
= 1 - X 100 %
Exemplo de Indicador
* 47 Indicadores de Processos Validados pelo GT
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Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 5 – Inserção dos Indicadores no Contexto Gerencial
�Menção no Plano Estratégico (Estratégia de Economia eFinanças), no Plano Setorial e no Programa de Trabalho.
� Introdução da abordagem de processos e dosindicadores nas Reuniões Mensais da Administração.
� Introdução, no Relatório de Gestão, da avaliação críticade desempenho por meio de indicadores.
� Introdução dos mapas de processos e apreciação dosresultados de indicadores nos brifings da SEFA(institucionais e de transmissões de cargos).
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Comando da Aeronáutica
Desafios, facilitadores e lições aprendidas
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Comando da Aeronáutica
SEFA
FACILITADORES
•Patrocínio (Secretário de Economia e Finanças)
•Posicionamento do GT na estrutura – Coordenação no nível da Alta Gerência (VISEFA)
•Nível de conhecimento médio elevado
•Concentração das instalações
•Comprometimento com tarefas e prazos
•Apoio de tecnologia (equipamentos e rede)
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Comando da Aeronáutica
SEFA
DESAFIOS
•Revisão periódica dos elementos da estratégiaorganizacional, incluindo processos e indicadores.
•Inserção da cultura de processos no “tecido” da Organização (“demanda puxada”).
•Documentação e compartilhamento do conhecimento adquirido.
•Vencer a tendência natural de realizar somente gestão funcional de processos.
•Estabelecer “link” prático entre indicadores e melhoria de processos.
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Comando da Aeronáutica
SEFA
LIÇÕES APRENDIDAS
�Patrocínio
�Cultura – gestão de mudanças
�Absorção do conhecimento – tempo de maturação
�Divulgação (informação)
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Comando da Aeronáutica
SEFA
“As grandes obras são executadas, não
pela força, mas pela perseverança.”
Samuel Johnson
Contato: Ten Cel Int ALEXANDRE VELLOSO GUIMARÃES
Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica
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2011
GESTÃO DE PROCESSOS
Projeto
Estratégia
Organizacional
SEFA