как платформа для Системы электронного документооборота

02.09.2015

www.integrity.com.ua 

3 года на рынке

>50заказчиков

Когда возникает ощущение, что что-то нужно делать?

Закопались в бумажках? Не можете точно сказать, кто сейчас работает с

документом? Сотрудники заняты рутиной? Слишком много версий важных документов? Нужных документов нет под рукой и их постоянно

приходится искать? Документы теряются?

www.integrity.com.ua 

3 года на рынке

Решение есть – внедрение СЭД !СЭД – система электронного документооборота. ПО, призванное автоматизировать рутинные операции документооборота и процессов делопроизводства.

В отличие от «бумажного» документооборота, СЭД имеют дело с электронными документами (ЭД). В самом первом приближении, электронный документ это форма с рядом полей (реквизитов документа) и возможностью вложения одного или нескольких фалов.

Ввод и регистрация документов; Совместная работа по подготовке

документов; Согласования документов; Маршрутизация по исполнителям; Поддержка статусов (состояний); Поддержка версий; Поддержка ЭЦП; Разграничение доступа; Поиск по реквизитам и содержанию

документов Хранение документов

Служебные записки; Согласования и ознакомления с документами; Управление договорами; Контроль поручений и исполнительской

дисциплины; Нормативно-распорядительные документы

(приказы, положения, распоряжения и т.д.); Регистрация входящей/исходящей внешней

корреспонденции; Обращения в службу персонала (HR)

Что умеет СЭД? Распространенные модули СЭД

www.integrity.com.ua 

СЭД – это часть ECM

Реализация СЭД непосредственно на ECM платформе – дальновидный выбор, поскольку обеспечивает возможность эволюционного и безстрессового развития компании на годы вперед.

СЭД - практическое решение конкретных задачECM (Enterprise Content Management) – комплексное управление неструктурированной информацией компании

ECM – это не только автоматизация процессов, но и методология + стратегия управления информацией предприятия.

Все компании, у которых есть СЭД, рано или поздно приходят к пониманию необходимости выхода на уровень ECM. И чем успешнее компания и активнее бизнес – тем быстрее приходит это понимание.

Замена СЭД на ECM систему – это сложно и дорогоФактическая автоматизация процессов, уже существующих в СЭД средствами новой платформы -

нет эффекта для бизнесаИзменения в большом кол-ве внутренних процессов в сжатые сроки – риск сбоев в работе

компанииПереучивание сотрудников на работу в новой системе – привычные операции нужно делать иначе

– подсознательное сопротивление персонала новшествам

www.integrity.com.ua 

Существующие ECM платформы

…

Проприетарное ПО (требуется лицензии на использование)

ПО с открытым кодом (свободно распространяемое)

Краткий обзор перечисленных платформ см. например, здесь:http://itvesti.com.ua/analitica/ecm-review-2013

Jahia ECM Suite 

Лидер среди ECM платформ с открытым кодом

Компания основана в 2005 году по инициативе Джона Ньютона, основателя Documentum и Джоном Пауэллом, экс-топ-менеджера Business Objects. Первоначальный технический персонал состоял из ведущих инженеров из Documentum и Oracle.

Изначально задумывалась как альтернатива Microsoft Sharepoint с открытым исходным кодом В октябре 2009 в отчете Open Source CMS Market Share Alfresco названа ведущей open source

системой управления контентом. Разработана на Java-технологиях с использованием современных стандартов (Spring Surf,

Hibernate, Lucene/SOLR, JavaServer Faces) Поддерживает международные стандарты в области ECM/BPM (CMIS, U.S. DOD 5015.02, BPMN 2.0) Кроссплатформенная (Windows/LINUX/MacOs X) Распространенность:

50 000+ работающих сайтов 74 000 Членов сообщества Только «официальных» клиентов:

1 800 в 195 странах мира

https://www.alfresco.com/customers

http://www.alfresco.com

Что такое

• ECM платформа для реализации СЭД любой сложности с открытым кодом

• Электронный репозиторий с поддержкой жизненного цикла управления документами

• Интегрированный BPMN 2.0 дизайнер бизнес-процессов

• Легкость реализации мультиязычного интерфейса решений

• Высокая степень вертикальной и горизонтальной масштабируемости

• Отсутствие ограничений на количество рабочих мест

• Обеспечение всех современных политик безопасности

Система Alfresco одна из самых распространенных в мире платформ для построения систем электронного документооборота и автоматизации процессов. Во многом это объясняется открытым кодом(Open Source), стабильностью работы и возможностью масштабирования под задачи бизнеса любого размера• Низкая стоимость — благодаря

отсутствию отчислений за стоимость лицензий

• Простота — быстрое развёртывание и богатый функционал «с коробки»

• Свобода выбора — открытый код позволяет легко выбирать подрядчиков для внедрения и сопровождения

• Широкая функциональность, высокая степень кастомизации под нужды заказчика

• Современный web и мобильный интерфейс

• Доступ к Системе непосредственно из офисных приложений, в т.ч. Microsoft Office и Windows проводника

• Настройка сложных правил работы с содержимым и документами

• Множество успешных внедрений в компаниях по всему миру

?

Alfresco – система управления контентом

Популярные области применения Alfresco

Электронный архив документов

Организация документооборота и совместной работы с документами

Управление знаниями

Создание корпоративных порталов

Архитектура Alfresco

Первый уровеньФизическое размещение данных

Второй уровеньСервер управления контентом

Третий уровеньКлиенты, подключенные к серверу управления контентом через различные протоколы и интерфейсы API

Alfresco полностью отвечает за реализацию первых двух уровней и предоставляет разработчикам возможность подключать свои приложения на третьем уровне

Alfresco Share

Web Портал, ориентированный на управление контентом в Alfresco и поддержку совместной деятельности

Изначальное проектировалось как максимально кастомизируемое и расширяемое приложение Имеет модульную структуру, поддерживает настройку интерфейса через дашлеты

(аналоги портлетов в других решениях) Некоторые предустановленные модули:

Библиотека документов, изображений Списки данных (вопросы, задачи, мероприятия, события и пр.) Wiki Обсуждения, блоги Календарь

Некоторые возможности «с коробки» Организация сайтов для групповой работы Структурированное хранение документов и другого вида контента Категоризация, управление тегами, социальные инструменты (отметки «нравится», фавориты) Комментирование контента Назначение задач, связанных с контентом (5 предустановленных БП - согласования) Подписки и получения уведомлений о событиях (изменение документов, публикации в папках, отчеты об активности за период) Предпросмотр файлов распространенных форматов (в т.ч. MS Office и PDF) Управление версиями (извлечение, блокировка и возврат после редактирования) Поиск (полнотекстовый и атрибутивный). Дополнительная фильтрация результатов поиска. Управление правами доступа к сайту и контенту

Существует множество дополнений (addons), расширяющих базовый функционалhttp://addons.alfresco.com

Alfresco распространяется в двух редакциях

EnterpriseCommunity Полностью бесплатная Отсутствие каких-либо гарантий.

Поддержка сообщества. В качестве СУБД использует

PostgreeSQL или MySQL

Соответствующий мировым стандартам репозиторий контента Интерфейс «с коробки» для взаимодействия с репозиторием с богатым

функционалом Тесная интеграция с офисными приложениями, включая Google Docs и

Microsoft Office Поддержка сторонних Add-ons – практическое безграничное

расширение базового функционала Мобильные приложения для iOS и Android

Протестирована и сертифицирована для использования с различными ОС и СУБД, включая Oracle и MS SQL

Поддержка кластеризации Поддержка гибридного хранения данных – как в сети

компании, так и в облаках Политики хранения контента в зависимости от его

жизненного цикла Шифрование контента Интегрированная система аналитических отчетов Microsoft Outlook add-in – прямой доступ, поиск и

сохранение писем в репозиторий Поддержка 24/7 Консультационная поддержка партнеров

Подробнее об отличиях редакций – см. на сайте Alfresco

Alfresco в Интернет

Официальный сайтhttp://alfresco.com

Alfresco WikiТехническая информация по конфигурации, администрированию и настройке

http://wiki.alfresco.com

Alfresco форумыПосты сообщества, общение с командой разработчиков

http://forums.alfresco.com

Расширения/дополнения AlfrescoДополнения, реализованные как в сообществе, так и на платной основе

http://addons.alfresco.com

Другие презентации Alfrescohttp://www.slideshare.net/murali_quanticate/alfresco-50-features

Официальный документация Alfrescohttp://docs.alfresco.com

http://www.slideshare.net/MaratMulku/alfresco-ecm