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Projekt FRAdoc 2020 Einführung eines Dokumenten Management Systems bei der Fraport AG

Wien, 01.12.2015Kai StephanAirITSystems GmbH

Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015

Fraport auf einen Blick

Projekt FRAdoc 2020 Einführung eines Dokumentenmanage-mentsystems

Praxisbeispiele

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Unsere Historie


Vom Flughof Manager 1924...

...zum Manager internationaler Drehkreuze und Airports.

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2001 waren wir der erste deutsche Airport-Betreiber, der an die Börse ging


Unsere Aktionärsstruktur:

31,35

20,02

34,91

4,902,998,452,88

Lazard Asset Management LLC

Taube Hodson StonexPartners Limited

Artio Global Investors

Stadtwerke Frankfurt Holding

FreeFloat

Hessen

Stand: 11.11.2015

Deutsche Lufthansa AG3,00

RARE Infrastructure Limited

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Wachstum verantwortlich gestalten: Unsere strategische Ausrichtung


Wachstumschancennutzen

Wirtschaftlichkeit verbessern

Kundenzufriedenheit steigern

Nachhaltigkeit sichern

Investitionen realisieren

Agenda 2015

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Umsatzträger sind unsere Kerngeschäftsfelder

Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Umsätze im Gesamtkonzern nach Segmenten 2014

Aviation Ground Handling

External Activities & Services

Retail & Real Estate

884,2 Mio. Euro

37,0% 27,2% 19,1% 16,7%

649,3 Mio. Euro 456,2 Mio. Euro 398,5 Mio. Euro

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Bei uns greifen die Prozesse perfekt ineinander


Innovations-management/ Technologie-entwicklung

Airport Retailing

Flugbetrieb Terminalbetrieb

Sicherheits-dienstleistungen

Immobilien- und Flächenvermarktung

Parkraumvermietung

Flugzeugservices

Frachtabfertigung

Gepäckservice

Passagierdienste

Aviation Non-Aviation Ground-Handling

Grundstücke und Erschließung, Immobilienentwicklung

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Frankfurt Airport – Zahlen und Fakten


– 21 km2 Fläche – bis zu 94 Flugbewegungen/Std.– 2 Start- und Landebahnen – 1 Startbahn, 1 Landebahn– 2 Fluggast-Terminals und – 1 AIRail Terminal (Fernbahnhof)– 154 Gates; 204 Positionen– AirCargo Gleisanschluss

An einem Tag*:– 158.000 Passagiere – 78.000 Stück Abfluggepäck– 5.800 Tonnen Cargo– 397 Züge an den Flughafen-

Bahnhöfen (Fahrplan 2010)*durchschnittliche Angaben aus 2012

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Von FRA starten 107 Airlines zuweltweit 295 Zielen in 107 Ländern

Verbindungen wöchentlich / ZielePassagierflüge Sommerflugplan 2013basierend auf Flughafen-Koordination/Sabre, Stand 25.03.13, bearbeitet von UEW-MF

Nordamerika356 / 30

Afrika200 / 35

Nahost 202 / 15

Fernost 289 / 35

Westeuropa2.221 / 102 Osteuropa

633 / 42

Deutschland676 / 14

FRA

Lateinamerika89 / 22

Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 9

200 Mio. Passagiere, 13 Flughäfen, 1 Airport Manager

Frankfurt Airport Burgas Airport Varna Airport

Cairo International Airport

Aéroport International Blaise Diagne, Dakar

Xi´an Xianyang International AirportKing Abdulaziz Internation Airport, Jeddah

Flughafen Hannover-Langenhagen

Antalya AirportIndira Gandhi International Airport, Delhi

Jorge Chávez International Airport, Lima

King Khalid International Airport, Riad

Pulkovo International Airport, St. Petersburg


Über 80.000 Beschäftigte bilden die „International Community“ der Airport City

*inklusive THE SQUAIRE und Gateway GardensEinführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 11



Projekt FRAdoc 2020 Einführung eines Dokumentenmanage-mentsystems

Praxisbeispiele

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Hintergrund des Projekts FRAdoc 2020Verlust zentraler Büroorganisations-strukturen

• durch die Entwicklung moderner Büko-Systeme und deren Einführung bei Fraport

• durch aufbauorganisatorische Festlegungen und Fokussierung auf Segmentsteuerung, im Rahmen des Börsengangs.

führte zu einem heterogenen Umgang mit Geschäftsdokumenten bei Fraport


Hintergrund des Projekts FRAdoc 2020Diese Entwicklung wurde aufgezeigt anhand:

• von Ergebnissen aus internen Audits,

• von Hinweisen in Revisionsberichten und

• eigene Wahrnehmungen (Vorstand, Führungskräfte und Mitarbeiter)


Ergebnisse aus Vorprojekt


Hohe Aufwände durch redundante Papierprozesse• Obwohl elektronische Ablösung einfach möglich wäre

Ungeregelte E-Mail-Ablage• Mangelnde Revisionssicherheit• Papier-Ausdruck von E-Mail• keine fachliche Ablagemöglichkeit

Organisatorische Mängel• Fehlende Regelungen trotz „Regelungsdickicht“• Dezentrale oder fehlende Regelungen, persönliche

Ablagen

“Fürstentümer“• Bereichsspezifische Umsetzungen ohne Rücksicht auf

Anforderungen anderer, ebenfalls betroffener Bereiche. • Ergebnis: teure Systemvielfalt

Zu viele Insellösungen• Viele Einzellösungen zur Dokumentenablage• Mangel an IT-Schnittstellen zwischen den Systemen

zum Dokumenten- und Datenaustausch, dadurch hoher manueller Aufwand

Project FRAdoc 2020

Projektziele FRAdoc 2020

Die Fraport verfolgt - hinsichtlich des Dokumenten Managements die folgenden strategischen Ziele:

• Sicherstellen der Compliance im Dokumenten Management

• Steigerung der Effektivität und Effizienz des Dokumenten Managements

• Schaffung geeigneter Rahmenbedingungen und die Bereitstellung von Hilfsmitteln(„Hilfe zur Selbsthilfe“).


Leitsatz:„Gebt der Vernunft eine Chance“

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Projektziele FRAdoc 2020 Unterstützung des vollständigen Lebenszyklus eines Dokuments

• Erfassung (Capture / Creation/ Collaboration)

• Verwaltung (Manage)• Speicherung (Store)• Ausgabe (Deliver)• Bewahrung (Preserve)• Zerstörung (Terminate)


Prinzipien des DMSElektronik statt Papier*

– Elektronische Geschäftsdokumente gelten als Original– Interne Verwendung von elektronischen Unterschriften– Vermeidung von Hybridakten und Medienbrüchen– Keine Redundanzen im Dokumentenbestand– Schaffung von Möglichkeiten zum frühen zentralen und dezentralen Scan– Was nicht zwingend benötigt wird, wird weggeworfen

Prozessverantwortung impliziert Dokumentenverantwortung– Es gibt keine geteilte Geschäftsprozessverantwortung– Zu unterstützende Geschäftsprozesse sind klar geregelt– Verantwortung für Ablage liegt beim Geschäftsprozessverantwortlichen– Eindeutigkeit des Bearbeiters (Empfänger / Ersteller)

Geringe Anzahl zentraler Vorgaben– Gemeinsame Basis für die Definition eigener Regelungen– Regelungskonflikte zwischen Bereichen werden durch zentrale Organisationseinheit moderiert– Vorgabe allgemeingültiger Schutzklassen für Dokumente– Notwendigkeit einer geeigneten Kategorisierung von Dokumenten– Vorgabe zu verwendender Hilfsmittel (inkl. IT)

Geschäftsdokumente sind Eigentum der Fraport AG– Für die Arbeit notwendige Dokumente stehen allen zur Verfügung– Größtmögliche Transparenz für alle (es wird nicht explizit berechtigt, sondern Rechte explizit entzogen)


* Wesentliche Voraussetzung für das „mobile Büro“

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3-Säulen-Strategie FRAdoc 2020


SkyDoc(Alfresco)

SkyDoc(Alfresco)

Alfresco adressiert ...• die identifizierten

Compliance-Risiken, für die sich AWARO und SAP nicht eignen;

• die Notwendigkeit eines effizienten Dokumenten Managements bei zunehmender Bedeutung von elektronischen Dokumenten sowie

• die zunehmende Bedeutung mobiler und verteilter Arbeitsabläufe

SAPSAP

SAP adressiert ...das Dokumenten Management für Prozesse, die in SAP abgebildet sind (bestehende und zukünftige)

AWAROAWARO

AWARO adressiert ...das Dokumenten-Management und die Prozessabbildung für Bauprojekte und die Objektdokumentation (IFM-DOC)

Zusammenspiel zentraler und dezentraler Verantwortung


Allgemeingültige Vorgaben

Hilfsmittel

prozessbezogene Regelungen ... ... ...

prozessbezogeneHilfsmittel / Lösungen

... ...

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Es wird zentral ein Rahmen vorgegeben, der im Wesentlichen aus Vorgaben und Hilfsmitteln besteht. Innerhalb dieses Rahmens treffen die Prozessverantwortlichen Regelungen für das Dokumenten Management in ihrem Verantwortungsbereich. Außerdem legen Sie fest, welche Hilfsmittel wie einzusetzen sind.

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Erfolgsfaktoren von FRAdoc 2020

Schrittweises Vorgehen, zusammen mit den Bereichen, orientiert an deren konkreten Bedarfen, sichert den nachhaltigen Erfolg!


• Kontinuierliche Entwicklung von Produktfeatures (Teamablage)

• Parallele Umsetzung von mehreren Teilprojekten

Agile Entwicklung (basierend auf Scrum)

Agile Entwicklung


Anspruch:SkyDoc wird entwickelt mit und für den Kunden

Allgemeine Infos über Skydoc(Alfresco @ Fraport)


• Administration• Zentralisierte Systemverwaltung• Dezentralisierte Site-

Administration• 99% der Sites basieren auf dem

gleichen Standard (inkl. Erweiterungen)

• Eigenentwicklungen für spezielleAnforderungen (Teilprojekte)

• Dimension• Anzahl der Sites: > 650• Anzahl der User: > 5.000• Anzahl Dokumente: > 2.2 Mio• Datenvolumen: ~ 3 tb

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Verwendete Technologien


Komponenten:

• Alfresco Enterprise 4.2.4• Alfresco Records Management 2.2.1• Modul Site-Gruppen-Berechtigungen• Facetten Suche

Zugangsvarianten:

• Alfresco Share (skydoc.fraport.de)• WebDav• E-Mail Manager (Testphase)• Angepasste Alfresco iOS-App

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FRAdoc Einführung eines Dokumentenmanage-mentsystems

Praxisbeispiele

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Bestandsdokumentation der Gepäckförderanlage


Teamablage – Ablösung Netzlaufwerke und Insellösungen


Vorbereitung, Protokollierung und Verteilung der Vorstandssitzungen


Unterschriftenverwaltung


Vorbereitung, Protokollierung und Verteilung der Aufsichtsratssitzungen


Unterstützung der Flughafen-Zertifizierung gemäß EASA


Gerichtsaktenverwaltung und Teamablage der Rechtsabteilung


Elektronische Langzeitarchivierung mit RM


Ausblick


• Beteiligungsmanagement

• Vertragsmanagement

• Teamprojekt mit der UniversitätMannheim zum ThemaBarrierefreiheit (DMS fürsehbehinderte Menschen)

• Roll-out Outlook Anbindung

• Upgrade auf Alfresco 5.x

• Deaktivierung WebDav

• Umsetzung dokumentenbasierterProzesse mit Activiti

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Präsentationstitel, Datum (einfügen: Menü ANSICHT > KOPF- UND FUßZEILE)

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Kai StephanAirITSystems GmbHc/o Fraport AG

Seniorberater Collaboration Solutions

[email protected]@airitsystems.de+49 69 690 22021

Schutzklassen


Klasse Merkmal Beispiele Zulässige Ablageumgebung

1Weder aufbewahrungswürdig, noch -pflichtig, Aufbewahrung im Ermessen des Mitarbeiters

– Eigene Zeiterfassungen– Temporäre

Arbeitsdokumente

– Lokale Ablage– Persönliche E-Mail-

Umgebung

2

Weder aufbewahrungswürdig, noch -pflichtig, sollte aber trotzdem aufbewahrt werden. Kein großer Schaden, wenn dies nicht passiert.

– Interne Korrespondenz– Protokolle – Zentrale File-Server

3 Aufbewahrungswürdig, Aufbewahrung aufgrund Fraport-Regularien

– Externe Absprachen– Bauakten– Notfalldokumentation– Vertrauliche Unterlagen

– AWARO– DMS (neu)

4 Aufbewahrungspflichtig, gesetzliche Regularien

– Buchungsbelege, Rechnungen

– Ausschreibungsunterlagen– Verträge

– SAP/SER– DMS (neu)

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Gestaltungsfreiheit vs. Schutzklasse


Gestaltungsfreiheitfür Prozess-

verantwortliche

hoch

niedrig

SK2 SK3 SK4

Schutz-klasseSK1

Je höher die Schutzklasse, desto geringer die Freiheit des Prozessverantwortlichen bei der Ausgestaltung des Dokumenten Managements.

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Zukünftiges Arbeiten mit Dokumenten (1/2)

• Der Benutzer kann alle Dokumente auf einfache Weise so ablegen, dass sie ihrer Schutzklasse entsprechend aufbewahrt werden

• Der Benutzer findet alle durch ihn abgelegten oder für ihn relevanten Dokumente zuverlässig und schnell wieder, unabhängig davon, wie die Aufbewahrung realisiert ist

• Der Benutzer hat ausschließlich auf Dokumente Zugriff, die für ihn freigegeben sind• Der Benutzer arbeitet im Wesentlichen unter Verwendung ihm bekannter Applikationen

und ohne seine gewohnten Arbeitsabläufe fundamental zu ändern• Alternativ: Der Benutzer arbeitet in Zukunft in einer Portalumgebung, in der alle

Dokumentenerzeugenden/-verarbeitenden Applikationen nahtlos integriert sind• Der Benutzer benötigt für die Arbeit mit Dokumenten keine Kenntnisse der eingesetzten

Speichersysteme/-technologien


Zukünftiges Arbeiten mit Dokumenten (2/2)

• Für alle Dokumente stehen, unabhängig von Applikation sowie Ein- und Ausgangskanal, die gleichen Möglichkeiten der Aufbewahrung zur Verfügung, dies trifft insbesondere auch auf E-Mails zu

• Abhängig von den jeweiligen Anforderungen können unterschiedliche Methoden für die Ordnung von Dokumenten angewendet werden (Hierarchien, Metadaten, Vorgangsbezug, ...)

• Benutzer können in Zukunft mobil genauso mit Dokumenten arbeiten, wie an ihrem festen Arbeitsplatz

• Benutzer erstellen Dokumente gemeinsam und ggf. gleichzeitig, ohne sich am gleichen Ort zu befinden

• Erstellung und Ablage von sowie Zugriff auf Geschäftsdokumente erfolgen, ohne dass der Benutzer seine eigentlichen Arbeitsabläufe unterbrechen muss

• Das „Lenken“ von Dokumenten wird geeignet unterstützt• Über den ganzen Lebenszyklus eines Dokumentes hinweg (von der Erstellung bis zur

Vernichtung) ist bekannt, wo es sich befindet und welche Verbindlichkeit es besitzt (Entwurf, Freigegeben, o.ä.)

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