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Torino, ……………….. Egregio Sig. ........................................

Oggetto: Comunicazione di condizione di Incaricato del trattamento dei Dati Personali della Associazione Gruppo Abele ONLUS – D.Lgs. n.196 del 30/6/2003

Il codice in materia di protezione dei dati personali si pone come finalità di garantire che il trattamento dei dati personali si svolga nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali con particolare riferimento alla riservatezza ed alla libertà personale.

DEFINIZIONI 1. Dati personali. Qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale. Sono tali ad esempio: dati anagrafici, ragione sociale, indirizzi postali, telefonici, telematici, codici identificativi, ordini, fatturato, immagine, voce, curriculum, abitudini di acquisto, profili e, più in generale, tutto quanto risulti registrato su supporto cartaceo o informatico e possa essere associato ad un interessato identificato o identificabile. 2. Dati sensibili. Si tratta di un sottoinsieme dei dati personali. Sono i dati idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonchè i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale 3. Dati giudiziari. Si tratta di un sottoinsieme dei dati personali. Sono i dati idonei a rivelare la qualità di imputato o di indagato, o provvedimenti penali iscritti nel casellario giudiziale. 4. Interessato. La persona fisica, la persona giuridica, l'ente o l'associazione cui si riferiscono i dati personali. Sono quindi tali ad esempio : i colleghi, i clienti, i partner commerciali, i fornitori, i consulenti , i clienti/dipendenti di un cliente IBM e, più in generale, qualsiasi soggetto di cui la IBM Italia S.p.A. tratti dati personali. 5. Trattamento. Qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati.

Nello svolgimento della sua attività quotidiana e nell'esercizio della sua mansione Lei si trova a dover trattare, in vario modo, dati personali e sensibili/giudiziari di persone fisiche o giuridiche . E' questa la tipica attività svolta, secondo il Codice in materia di protezione dei dati personali, dagli "incaricati del trattamento". Pertanto, in adempimento a quanto previsto dalla legge stessa, per consentire l'usuale esercizio della sua attività relativamente al trattamento dei Dati Personali dell’Associazione Gruppo Abele ONLUS, Le conferisco la qualifica di Incaricato del trattamento dei Dati Personali. In questa veste, ferma restando la mansione aziendale assegnatale, le fornisco alcune istruzioni di comportamento il cui rispetto le consente di esercitare la sua attività in conformità al Codice della privacy. ISTRUZIONI

PRINCIPIO DI NECESSITA'. L'utilizzo di dati personali attraverso l' impiego di sistemi informativi deve essere ridotto al minimo in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nel caso specifico possono essere realizzate mediante dati anonimi oppure con modalità che permettono di identificare l'interessato solo in caso di necessita'.

PRINCIPIO DI PERTINENZA. I dati personali devono essere utilizzati in modo pertinente e non eccedente rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti e devono essere conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati trattati.

ACCESSO AI DATI . I dati personali e sensibili/giudiziari cui lei potrà accedere sono quelli la cui conoscenza e' strettamente necessaria per adempiere ai compiti a lei assegnati , indispensabili per l'esecuzione della sua prestazione e coerenti con le sue mansioni; tutte le variazioni agli accessi a banche dati e applicazioni aziendali attualmente previste, le verranno comunicate di volta in volta secondo la prassi aziendale.

OBBLIGHI NEI CONFRONTI DELL' INTERESSATO- INFORMATIVA E CONSENSO. Le operazioni che Lei può compiere utilizzando i dati ai quali Lei ha accesso dovranno essere conformi a quanto descritto nell' Informativa fornita all' interessato.

MISURE DI SICUREZZA. Il Codice impone di osservare misure di sicurezza per impedire la perdita, l'accesso non consentito o l'utilizzo improprio dei dati personali. Le ricordo quindi la necessità che

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vengano osservate, da parte sua, tutte le misure di protezione e sicurezza previste dalle norme aziendali presenti nel documento “Istruzioni per gli Incaricati del Trattamento di Dati Personali” reperibile nei canali di informazione ufficiale.. In particolare sarà sua cura:

o Uso della password: (i)la lunghezza minima di tutte le password di accesso deve essere composta da almeno 8 caratteri oppure, nel caso in cui lo strumento elettronico non lo permetta, da un numero di caratteri pari al massimo consentito; (ii) la password deve essere modificata almeno ogni 3 mesi.

o Trattamento dei dati cartacei: gli atti, i documenti e qualsiasi supporto contenenti Dati Personali devono essere custoditi con cura in modo che ad essi non accedano persone prive di autorizzazione e devono essere distrutti prima di getterli.

o Salvataggio dei dati: lei e' tenuto ad effettuare, con frequenza almeno settimanale, il salvataggio dei Dati Personali dei quali Lei e' l' originatore, presenti sulla sua stazione di lavoro individuale. Il salvataggio deve essere da ei eseguito su supporti di memorizzazione esterni, amovibili dei quali Lei deve garantire la custodia.

Le istruzioni che precedono non sono, ne' possono essere, complete ed esaustive di tutti gli obblighi di legge. Il loro aggiornamento, completamento e ulteriori precisazioni sono reperibili nei canali di informazione ufficiale aziendale.

Pertanto la presente, ove occorra, vale anche come autorizzazione, fino a revoca, al trattamento avente ad oggetto detti Dati Personali, nei limiti e nell’ambito delle Sue dette mansioni. Le ricordiamo altresì che Lei dovrà usare la massima riservatezza e discrezione nella tenuta dei dati di cui sopra e nella conseguente loro protezione, in armonia con gli obblighi che Le derivano, dalle prescrizioni di Legge e dalle direttive ed istruzioni espresse di volta in volta dal Titolare e dal Responsabile per il trattamento dei Dati Personali dell’Associazione Gruppo Abele ONLUS La preghiamo di volerci restituire la presente comunicazione firmata per accettazione. Il Responsabile del trattamento dei dati personali, sensibili/giudiziari sarà a disposizione per qualsiasi chiarimento in materia.

Distinti saluti. Il Titolare / Responsabile Trattamento Dati Associazione Gruppo Abele ONLUS ………………………………………………….

Firma per accettazione

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