amadeus hotel store · de confirmação, voucher do cliente). pode escolher entre seis idiomas....

Amadeus Hotel Store

Guia de Utilizador

24 de Março de 2009

Levar conteúdo de consolidadores hoteleiros a um nível superior com a Transhotel

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Amadeus Hotel Store user guide

Última actualização: 24/03/2009 2 de 20

Index O Amadeus Hotel Store já está disponivel!............................................................................3 Requisitos técnicos ................................................................................................................3 Log-in .....................................................................................................................................3 Acesso ao Amadeus Hotel Store ...........................................................................................4 Configuração dos detalhes do agente de viagens .................................................................4 Criar uma reserva no Amadeus Hotel Store ..........................................................................6

Pesquisa .........................................................................................................................7 Disponibilidade................................................................................................................8

Visualização e selecção dos resultados.....................................................................8 Informação de hotel básica ........................................................................................9 Informação detalhada do hotel ...................................................................................9 Tarifas.........................................................................................................................9

Confirmar detalhes........................................................................................................10 Detalhes do Cliente.......................................................................................................11 Pagamento....................................................................................................................12 Confirmação e emissão de voucher..............................................................................13 Integração no seu PNR.................................................................................................14

Modificar uma reserva Hotel Store.......................................................................................15 Abrir o PNR...................................................................................................................15 Faça a alteração no Amadeus Hotel Store ...................................................................15 Integração dentro do PNR ............................................................................................16

Reemitir o Voucher...............................................................................................................17 Cancelar uma reserva Amadeus Hotel Store.......................................................................18

Abra o PNR...................................................................................................................18 Cancelar no Amadeus Hotel Store................................................................................18 Integração no PNR........................................................................................................19

Administração.......................................................................................................................19 Apoio ....................................................................................................................................20

Sincronização com o PNR Amadeus ............................................................................20 Tarifas, navegação e funcionalidades...........................................................................20

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O Amadeus Hotel Store já está disponivel! A Amadeus oferece um novo nível de conteúdos para consolidadores de hotéis em parceria com a Transhotel através de:

Integração de conteúdos de consolidadores de hotéis no Amadeus Selling Platform Reservar com facilidade e eficácia com o mesmo PNR

Comissão directa Gerar cashflow positivo para a sua agência Oferta de hotéis mais alargada Mais de 50.000 hotéis em todo o mundo

Oferta de tarifas muito competitivas Garantir que oferece o melhor preço para os seus clientes

Apoio ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana Assegurar tranquilidade para si e para os seus clientes

Pode aceder à informação completa do Amadeus Hotel Store através da demo em www.pt.amadeus.com/hotelstore.

Requisitos técnicos Para optimização da utilização do Amadeus Hotel Store, assegure que está a visualizar o Amadeus Selling Platform através do Microsoft Internet Explorer 6.0 ou superior e que a resolução do ecrã estão de acordo com a recomendação do seu Amadeus Helpdesk que corresponde à sua versão do Amadeus Selling Platform. No caso de estar a utilizar uma configuração diferente de um browser ou de uma janela, as funcionalidades da aplicação e a visualização de itens nas janelas operacionais podem ser afectados.

Log-in Faça o Log-in no Amadeus Selling Platform introduzindo os seus detalhes de utilizador e respectiva password.

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Acesso ao Amadeus Hotel Store Dependendo dos requisitos, pode iniciar o Amadeus Hotel Store imediatamente após entrar no Amadeus Selling Platform OU criar primeiro uma reserva aérea.

Configuração dos detalhes do agente de viagens Se é a primeira vez que está a entrar no Amadeus Hotel Store através do seu PC vai visualizar um texto de introdução com os Termos & Condições, tal como em qualquer outro website de reservas. Seleccione o idioma que prefere e leia a página com atenção. Depois seleccione a caixa para aceitar e clique “OK”. Só terá que fazer esta tarefa uma vez, a não ser que aceda ao Amadeus Hotel Store através de um PC diferente, ou se voltar ao seu browser de internet. Nesse caso pode ser-lhe pedido para aceitar novamente os Termos & Condições.

Para além disso, se nunca tiver utilizado o Amadeus Hotel Store ou o motor de reservas Transhotel, vai-lhe ser pedido para preencher os detalhes da sua agência para as facturas, documentação da confirmação da reserva e outras funcionalidades administrativas. Apenas terá que fazer esta tarefa uma vez. Normalmente, este formulário apareceria depois de tentar realizar a primeira reserva de hotel (i.e. quando tenta reservar o hotel através do ecrã de disponibilidade). Neste formulário de informação geral vai ser-lhe solicitado que complete os seguintes detalhes, referentes à sua agência de viagens:

Nome Morada Cidade Código Postal

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Clique aqui para

modificar país, cidade ou província.

Estado/Província País E-mail Fax (com o código internacional e sem espaços entre os números) Idioma a ser utilizado nos documentos administrativos (e.x. recibo da agência, e-mail

de confirmação, voucher do cliente). Pode escolher entre seis idiomas. Pode acontecer que os detalhes já estejam preenchidos, no entanto, pode alterar os detalhes da sua agência e introduzir dados mais recentes (ao clicar na lupa pode alterar cidade, província e país).

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Criar uma reserva no Amadeus Hotel Store Na página principal do Amadeus Hotel Store, pode visualizar:

Um resumo de todas as reservas activas no PNR (se existirem), Se o seu PNR aberto incluir uma reserva aérea, pode visualizar também os detalhes

dos voos segmentados de acordo com os quais pode fazer uma reserva de hotel,

Um link directo para a pesquisa de todos os hoteis e reservas anteriores, independentemente do PNR aberto.

Se tiver pelo menos um segmento aéreo no seu PNR, o Amadeus Hotel Store vai mostrar o nome dos passageiros e alguns dos detalhes do voo. Agora pode fazer a reserva do hotel através da utilização da informação do PNR,. Para isso basta seleccionar o voo segmentado relevante e o nome do passageiro ao qual a reserva de hotel se refere. De notar que a cidade e as datas de check-in e check-out vão ser automaticamente preenchidos de acordo com a sua selecção do segmento aéreo. Ao clicar em “criar”, vai ser encaminhado para a página de pesquisa de hotel sem necessitar de introduzir os detalhes da viagem. Se não tiver nenhum segmento aéreo no PNR aberto, ou se não pretender reutilizar a informação do PNR aberto, pode simplesmente clicar em “go”, para ter acesso directo à pagina de pesquisa do hotel. De ter em conta que, cada vez que sair do Amadeus Hotel Store para trabalhar com outra tarefa do Selling Platform, quando voltar ao Amadeus Hotel Store vai ser redireccionado para esta homepage. Assim, não é aconselhável sair do Amadeus Hotel Store no meio do processo de reserva.

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Pesquisa A página de pesquisa permite-lhe definir os parâmetros das necessidades de alojamento do seu cliente. 1. Seleccionar o País onde quer efectuar a reserva através do menu drop-down.

Conselho: Se seleccionou previamente um segmento aéreo, esta parte deve estar automaticamente preenchida.

2. Preencha a Cidade ou localidade para onde o seu cliente vai (ou escolha através da lista disponível, ao clicar “Seleccionar Cidade”). Conselho: Se tiver um segmento aéreo seleccionado previamente, esta parte deve estar automaticamente preenchida. Em alternativa, em vez de fazer uma pesquisa com base na cidade, pode pesquisar propriedades dentro de uma área geográfica. Pode seleccionar a lista de áreas geográficas dentro do país que seleccionou previamente, clicando na lupa.

3. Redefina o critério de pesquisa através da introdução do nome do hotel e/ou indicação do alcance onde pretende procurar os hotéis. Este passo é opcional.

4. Preencha as datas de chegada (check-in) e de partida (check-out). Conselho: Se criou uma reserva aérea anteriormente, este campo vai ser automaticamente preenchido

5. Definir o número de quartos que quer reservar e definir: Número de adultos e crianças que ficam em cada quarto que quer reservar O plano de refeições pretendido:

Alojamento: apenas alojamento Pequeno Almoço: Alojamento e pequeno-almoço Meia Pensão: Alojamento, pequeno-almoço e almoço ou jantar Meia Pensão: Alojamento, pequeno-almoço, almoço e jantar Qualquer: Irrelevante, o que estiver disponível.

6. Clique em “Procurar disponibilidade e tarifas” e vai ser encaminhado para o display de disponibilidade.

Ao clicar em “Apagar” vai apagar todos os dados. Também pode efectuar uma pesquisa avançada, ao clicar em “Pesquisa avançada” no canto superior esquerdo da página de pesquisa. Esta página vai oferecer-lhe a oportunidade de solicitar a disponibilidade de hotéis com base nas seguintes funcionalidades (ex: infra-estrutura e serviços do hotel), bem como seleccionar previamente o critério de selecção dos resultados de pesquisa.

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Não são autorizadas pesquisas e reservas para as estadias com duração superior a 15 dias.

Disponibilidade Aqui poderá ver a lista dos primeiros 20 hotéis que correspondem ao critério de pesquisa que foi preenchido previamente. Pode seleccionar os hotéis de diversas maneiras dependendo do número de detalhes que pretende visualizar e da prioridade com que quer que os resultados apareçam. Adicionalmente, também vai ter acesso a um calendário para o caso de precisar de mudar as datas da sua reserva. Se quiser visualizar outros hotéis para além dos propostos na primeira página, pode avançar para as páginas de disponibilidade seguintes. Para isso basta clicar em “Mais hotéis”. Ao seleccionar “Nova pesquisa” vai ser encaminhado para a página de pesquisa básica, que já não apresenta os critérios de pesquisa escolhidos anteriormente. Se carregar em “Voltar à página” vai poder ver novamente a homepage do Amadeus Hotel Store. Este botão está disponível em todas as páginas no processo de reserva.

Visualização e selecção dos resultados Em qualquer altura pode escolher visualizar a informação de duas formas diferentes:

Lista resumida incluindo o nome do hotel, classificação, localização, plano de refeições, preço total da reserva OU

Lista alargada incluindo imagens do hotel, mapa e todos os planos de tarifas disponiveis. Pode também seleccionar a lista de hotéis disponíveis por:

Nome do Hotel (ordem alfabética) Categoria do hotel (em estrelas) Preço (o preço apresentado é sempre o total do valor da reserva, incluindo taxas).

Seleccione e visualize Informação de hotel básica

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Informação de hotel básica No ecrã de disponibilidade vai visualizar:

Nome do hotel Categoria do hotel (em estrelas) Localização do hotel (ex. baixa, norte, este).Se o hotel estiver localizado numa cidade

secundária ou em zonas suburbanas, vai visualizar a distância para a cidade. Plano de alimentação incluido na reserva. Pode ser apenas alojamento, pequeno-almoço

continental, meia pensão ou pensão completa. Preço total da reserva requisitada com impostos incluídos. Indicador de Tarifas no caso de a tarifa ser exclusiva da Transhotel, tarifa garantida

reduzida, tarifa promocional, ou se é uma oferta especial.

Informação detalhada do hotel Em qualquer altura, pode clicar no nome do hotel e aparecerá uma janela pop up com a informação sobre o hotel, descrição, imagens, serviços e infra-estruturas assim como o mapa.

Tarifas Na coluna de preço do ecrã da disponibilidade vai ver sempre o preço total, o que significa:

No caso de tarifas comissionadas, o preço total dado pela soma do preço líquido da propriedade com a comissão dos agentes de viagens.

No caso tarifas liquidas, o preço total dado pela soma do preço líquido da propriedade com a mark-up dos agentes de viagens.

Quando tiver escolhido o hotel que quer proceda à reserva. Para isso, clique em “Disponível” (na coluna da direita, “reserva”).

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Confirmar detalhes Após a escolha dos hotéis e dos quartos, passamos ao processo de confirmação que consiste em quatro passos. Primeiro o ecrã pede para reconfirmar a informação se a reserva estiver correcta. Confirme duas vezes o hotel, as datas de partida/chegada, número de noites, preço, e a lista de serviços.

Nesta página vai puder visualizar a Politica de Cancelamento que é aplicada pela propriedade e as suas penalizações. Para além das datas disponibilizadas na política de cancelamento, não podemos cancelar ou/e modificar a reserva sem incluir uma multa. Tem que ler e aceitar os termos & condições. Para isso clique na caixa no fim da página. Ao clicar em “Continuar a reserva”, pode avançar para o passo seguinte onde terá que preencher os detalhes do cliente.

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Detalhes do Cliente No segundo passo, vai ter que confirmar:

Nome do Cliente: Título (Sr, Sra,), nome, apelido, e número de passaporte (opcional) Dica: Se seleccionou um segmento aéreo primeiro, o nome vai ser preenchido automaticamente

Número de referência da agência: No caso de querer introduzir um número de referência de acordo com os procedimentos de administração da sua agência. Opcional.

Utilizador interno da agência: No caso de querer gravar o seu nome ou departamento para referência interna. Opcional.

Receber documento por fax ou e-mail: Para que possa definir como quer receber a confirmação/recibo da reserva bem como o voucher para o seu cliente Pode escolher o e-mail ou fax através de uma lista pré-definida, ou adicionar manualmente.

Observações/Pedidos Especiais do cliente para serem dirigidas ao hotel como uma nota de reserva. Estes pedidos são encaminhados para o hotel, mas não há garantia de que sejam aplicados.

Método de Pagamento que a agência está a utilizar para confirmar a reserva. No fim da página também pode encontrar os números de apoio da Transhotel no caso de precisar de ajuda adicional para completar a reserva.

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Depois de completar todos os campos, clique em “continuar reserva” para avançar para a página de pagamento (Passo 3).

Pagamento As diferentes opções que visualizou na página anterior, tais como o modo de pagamento por exemplo, podem variar de acordo com o país onde se encontra, bem como as condições comerciais que foram acordadas entre a sua agência e a Transhotel (se existir alguma). Existem três modos de pagamento possíveis:

Cartão de Crédito da Agência de Viagens Débito Directo Linha de Crédito da Transhotel

O único modo de pagamento que não tem um acordo comercial com a Transhotel para as agências de viagens é o cartão de crédito da própria agência. Nunca utilize o cartão de crédito do seu cliente uma vez que este poderá visualizar as suas margens ou comissões. A não ser que a sua agência tenha uma linha de crédito com a Transhotel, o pagamento deve ocorrer 72 horas antes do check-in do cliente. Se não pagar à Transhotel dentro deste prazo, a sua reserva será cancelada.

Nesta página também poderá ver a data limite até à qual a Transhotel não cobrará à sua agência. A Transhotel vai cobrar-lhe:

O preço total de retalho menos as comissões de agente, no caso de taxas que possam sem cobradas;

O valor líquido do hotel sem as margens do agente, no caso de taxas líquidas.

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Preencha todos os detalhes pedidos e seleccione “Continuar reserva” de forma a avançar para a página final de confirmação. Depois de clicar em “Continuar reserva” pode ser apresentada uma mensagem pop up Basta clicar em “Sim”.

Confirmação e emissão de voucher Uma vez a reserva confirmada, este será o último passo do processo de confirmação. O voucher do hotel que deve entregar ao cliente vai aparecer no ecrã. Pode imprimir logo através desta página, ou esperar para receber o voucher por e-mail ou fax.

Se a reserva for bem sucedida, no final da página do voucher vai poder ver a seguinte mensagem: “Processo de reserva efectuado correctamente”. Em paralelo, vai receber automaticamente a seguinte informação por e-mail ou fax, dependendo no método de distribuição que indicou anteriormente:

Voucher do Hotel, a ser entregue ao cliente final Factura com a informação do preço e o valor líquido da reserva a ser pago à

Transhotel pela agência de viagens. Importante Antes de chegar à quarta etapa e visualizar o voucher do cliente, vai ver sempre uma mensagem pop up de aviso a lembrar que deve salvar e fechar o seu PNR no Selling Platform. Isto é importante e necessário para que os detalhes de reserva do Hotel Store estejam integrados de forma correcta no seu PNR após a finalização da reserva.

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Amadeus Hotel Store segment

Amadeus Hotel Store remark segment for back-office

Segments used for pre-population

Assim, após a apresentação do voucher, deve voltar à página de comando ou à página gráfica do PNR, adicionar informação adicional e finalizar a transacção para guardar o registo de toda a informação.

Integração no seu PNR Independentemente de ter aberto primeiro um segmento aéreo ou criado uma reserva Amadeus Hotel Store sem abrir qualquer PNR, quando volta à página de comando Amadeus, após a finalização bem sucedida da reserva hoteleira, pode ver que o segmento auxiliar do Amadeus Hotel Store e a margem correspondente contabilizada foram preenchidos automaticamente.

Agora pode introduzir a informação necessária ou opcional, e avançar para Fim da Transacção (Entradas ER ou ET). Se ignorar o seu PNR sem ter terminado a transacção, o seu segmento Hotel Store integrado no PNR vai perder-se.

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Modificar uma reserva Hotel Store Em reservas previamente confirmadas, pode normalmente mudar:

Data de chegada e/ou partida Tipo de quarto Número de hóspedes num quarto

Dependendo dos termos & condições que tenha aceite ao criar a reserva original, algumas reservas não podem ser modificadas devido a restrições do hotel. Como em qualquer reserva, as tarifas podem ser diferentes da reserva anterior, após a alteração realizada.

Abrir o PNR É importante que abra o PNR da reserva a alterar ANTES de fazer qualquer alteração através do Amadeus Hotel Store. Se não abrir primeiro o PNR, quaisquer que sejam as alterações realizadas no Amadeus Hotel Store, estas não serão sincronizadas no seu PNR.

Faça a alteração no Amadeus Hotel Store Depois de abrir o PNR, vá ao Amadeus Hotel Store, seleccione a reserva e clique em “Modificar”.

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Agora vai ser reencaminhado directamente para processo de modificação Hotel Store, através de uma série de ecrãs onde pode escolher o que quer alterar e confirmar essas mesmas modificações.

Integração dentro do PNR Como deve ter aberto o PNR antes de fazer as alterações, pode agora voltar atrás à página de comandos Amadeus e ver as suas alterações presentes no PNR.

Segmento Amadeus Hotel Store actualizado

Nota acrescentada para evidenciar a alteração & RM* actualizado para o seu back-office

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Reemitir o Voucher No caso de precisar de reemitir o voucher de uma reserva activa Hotel Store, faça o seguinte: 1. Abra o PNR correcto; 2. Entre no Amadeus Hotel Store; 3. Escolha a reserva que pretende

reemitir o voucher; 4. Escolha o método como quer

receber o voucher. Se escolher “por defeito”, o voucher vai ser reemitido para o número de fax ou endereço de e-mail indicado na reserva original;

5. Clique em “OK”. Uma mensagem pop-up irá informá-lo que o voucher foi enviado. Uma vez que esta acção vai reenviar tanto o voucher do cliente como o recibo da agência, não introduza o número de fax ou e-mail do cliente.

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Cancelar uma reserva Amadeus Hotel Store Todas as reservas Amadeus Hotel Store podem ser canceladas dependendo dos termos & condições inicialmente apresentados durante o processo de reserva. Normalmente, a Transhotel tem uma política de cancelamento de 24 horas antes do check-in do cliente. No entanto, nos casos de época alta, feiras ou eventos especiais que estejam a decorrer na cidade, é possível que o período limite para cancelar seja mais reduzido. A penalização normal pelo cancelamento de uma reserva após o tempo limite é de 100% na primeira noite, mas mais uma vez, isto pode ser diferente para reservas específicas que tenha feito. Esta penalização é igualmente especificada na altura da reserva e no recibo de reserva da agência de viagens. Antes de chegar a data limite de cancelamento, altura em que será cobrada a reserva à sua agência, será SEMPRE notificado pela Transhotel. Esta é a sua última oportunidade para cancelar ou reconfirmar a sua reserva junto do cliente.

Abra o PNR É muito importante que abra o PNR da reserva ANTES de fazer qualquer cancelamento. Se não abrir primeiro o PNR, quaisquer que tenham sido os cancelamentos efectuados no Amadeus Hotel Store estes não serão actualizados no seu PNR.

Cancelar no Amadeus Hotel Store No Amadeus Hotel Store, escolha a reserva e clique em “Cancelar”. Agora vai passar por dois ecrãs onde pode escolher a razão pela qual quer cancelar a reserva e confirmar o cancelamento. .

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No final do processo de cancelamento, vai ser apresentado um número de referência referente ao cancelamento. O cancelamento da reserva foi bem sucedido.

Integração no PNR Como abriu o PNR antes de proceder ao cancelamento, pode voltar atrás à página de comando da Amadeus e ver o cancelamento que já está presente no PNR. O segmento auxiliar do Amadeus Hotel Store e a apresentação do valor contabilizado foram apagados.

Também poderá reparar que foi adicionada automaticamente ao PNR uma nota que mostra que se efectuou um cancelamento. Os detalhes do cancelamento também estão armazenados no histórico do PNR (RHH). Nunca cancele (ou altere) uma reserva hoteleira criada através do Amadeus Hotel Store utilizando as entradas de cancelamento de segmento padrão (XE ou XI) na página de comandos, ou os botões de cancelamento na página gráfica do PNR. Ao fazer isto, vai estar a cancelar os segmentos no PNR mas estas alterações NÃO VÃO estar actualizadas Amadeus Hotel Store, e a reserva vai continuar activa.

Administração Após entrar no tab do Amadeus Hotel Store e clicar em “Go” na página principal, vai ter acesso à página básica de pesquisa. No lado esquerdo pode ver um menu denominado “Administração”. Ao aceder a este módulo pode visualizar:

Lista de facturas; Comissão; Comprovativo de pagamento.

Ao clicar na “Lista de Facturas”, poderá fazer o download de todas as facturas emitidas pela Transhotel à sua agência, num

O segment Amadeus Hotel Store foi apagado Foi adicionada uma nota para evidenciar o cancelamento

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documento do tipo *.TXT ou *.HTML. Pode especificar vários critérios de pesquisa, incluindo o período de tempo a que a factura se refere. “Comissão” vai apresentar a quantidade de comissões da agência em todas as reservas que efectuou de entre um determinado período de tempo (que poderá especificar). Através da secção “Comprovativo de Pagamento” pode informar facilmente a Transhotel de que o pagamento (normalmente através de transferência bancária ou débito directo) das suas reservas Amadeus Hotel Store foi efectuado correctamente.

Apoio Se desejar visualizar a demo completa sobre como realizar reservas, alterações ou cancelamentos ou quiser fazer o download do guia de utilizador na sua íntegra, por favor vá a www.pt.amadeus.com/hotelstore.

Sincronização com o PNR Amadeus Para questões sobre como integrar a sua reserva Amadeus Hotel Store no PNR Amadeus ou assuntos relacionados com a sincronização das suas reservas, por favor contacte o Helpdesk Amadeus.

Tarifas, navegação e funcionalidades Se tiver alguma questão sobre a apresentação das tarifas, comissões a receber, como navegar no Amadeus Hotel Store ou qualquer outro assunto sobre o ambiente Amadeus Hotel Store, por favor contacte o helpdesk da Transhotel.

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