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Améliorations apportées aux pratiques opérationnelles en matière de garde d’enfants

Séance de formation sur le SIFEà l’intention des GSMR/CADSS

le 10 mars 2011

2007-08 Grants for Student Needs 2

Aperçu/Objet

Le transfert des responsabilités à l’égard du financement et de la gestion des contrats portant sur la garde d’enfants au ministère de l’Éducation (EDU) à compter du 1er janvier 2011 a permis au ministère d’apporter quelques modestes améliorations aux pratiques opérationnelles à suivre dans ce contexte. Ces améliorations portent sur les aspects suivants :

Rapports financiers Objectifs des services Marge de manœuvre financière Processus de souscription des contrats de services.

Les améliorations sont apportées pour les motifs suivants :

Répondre à la rétroaction reçue des gestionnaires des services municipaux regroupés et des conseils d’administration de district des services sociaux (GSMR/CADSS);

Instituer un processus plus uniforme et parcimonieux pour les besoins de rapport et de gestion des contrats portant sur la garde d’enfants;

Donner suite aux recommandations du vérificateur général.


Améliorations apportées aux pratiques opérationnelles en matière de garde d'enfants

Pratique opérationnelle : Budgétisation et dépenses

Ancien processus (MSEJ) Nouveau processus (EDU)

-Le financement était négocié entre le ministère et les GSMR/CADSS à longueur d’année et des rajustements étaient apportés au fur et à mesure à la répartition du budget (contrats) en fonction des dépenses.

-Il existe trois concepts;

1) Subvention (allocation)

2) Dépenses

3) Droit de subvention

-La subvention (l’allocation) est établie au début du cycle de rapport financier (année civile) et demeure tel quel tout au long de l’année.

-Le droit de subvention (droit des GSMR/DSSAB aux subventions qui leur reviennent) peut varier au long de l’année en fonction de l’envergure des dépenses, de la marge de manœuvre prévue par la politique dans ce contexte, ainsi que des objectifs fixés pour la prestation des services.

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Pratique opérationnelle : Le facteur temps : synchronisation des contrats de services


-Les contrats et le budget étaient habituellement présentés au mois de février. Le 30 juin était la date limite pour retourner la documentation dûment signée au ministère.

-En 2011, la documentation pour les contrats de services paraîtra dès le début du mois de mars et le contrat signé devra parvenir au ministère d’ici la date limite, soit le 30 avril 2011.

- En 2012, la documentation paraîtra au mois de novembre et le contrat signé devra être en possession du ministère le 31 décembre au plus tard.



Pratique opérationnelle : Fréquence des rapports financiers


Processus en six étapes :

-Présentation du budget (autour du 31 mars)

-Rapport du premier trimestre (date limite : le 1er mai)

-Rapport du deuxième trimestre (date limite : le 19 août)

-Rapport du troisième trimestre (date limite : le 19 novembre)

-Rapport de fin d’exercice (date limite : le 4 mars)

-Rapprochement des comptes (date limite : dans les six mois suivant la fin de l’exercice)

Processus en trois étapes :

-Présentation du budget (prévisions budgétaires) d’ici le 30 avril.

-Rapport de mi-exercice (prévisions révisées en fonction des dépenses réelles engagées au 30 juin et prévisions jusqu’au 31 décembre). Date limite : le 30 août.

-La date limite pour la présentation du rapport de fin d’exercice est le 30 avril.

Pratique opérationnelle : Mécanisme à suivre pour les rapports financiers

Les GSMR/CADSS présentaient leurs rapports sous forme de chiffriers en Microsoft Excel.

Les GSMR/CADSS présenteront leurs rapports à l’aide du SIFE (Système d’information sur le financement de l’éducation). Il s’agit du système exploitable sur le Web qu’EDU utilise pour les conseils scolaires.



Pratique opérationnelle : Sanctions à l’égard de la présentation tardive des rapports


-La politique suivie imposait progressivement des sanctions plus ou moins rigoureuses pour la présentation tardive des rapports. Ces sanctions pouvaient aller jusqu’à la retenue des paiements.

-Les présentations tardives s’exposent automatiquement à des retenues sur les versements, comme suit :

- Premiers 30 jours de retard = 1 % de la subvention annuelle totale (s’applique dans la plupart des cas à 50 % des codes d’identification de nature administrative).

-De 30 à 60 jours de retard = 2 % de la subvention annuelle totale (s’applique à l’intégralité des codes d’identification de nature administrative).

-De 60 à 90 jours de retard = 5 % de la subvention annuelle totale (s’applique dans la plupart des cas à 3 % des codes d’identification portant sur les programmes).

- Une fois que le ministère aura reçu le(s) rapport(s) en question, les versements reprendront leurs cours et toutes les sommes retenues seront restituées.



Pratique opérationnelle : Objectifs des services

Ancien processus (MSEJ)

Nouveau processus (EDU)

- De par leur contrat de services, les GSMR/CADSS devaient répondre de l’atteinte d’une centaine d’objectifs;

- Manquer l’atteinte des objectifs ne se traduisait pas automatiquement par le recouvrement des fonds.

-Établissement de cinq objectifs pour les services contractuels (ce qui représente 52 des objectifs existants et environ 70 à 80 % de la subvention destinée aux CMSM/DSSAB) qui font partie intégrante du contrat de services.

1) Nombre mensuel moyen d’enfants de 0 à 12 ans desservis (places subventionnées – mélange de financement à 100 % et à 80 %)

2) Nombre mensuel moyen d'enfants desservis (ressources pour besoins particuliers)

3) Nombre mensuel moyen d'enfants desservis (Ontario au travail – Garde formelle/informelle d’enfants de 0 à 12 ans)

4) Nombre mensuel moyen d'enfants desservis (ADJE - places de garde intégralement subventionnées)

5) Nombre total cumulatif d’enfants desservis (places subventionnées - programme de jour prolongé)

-Si le GSMR/CADSS n’atteint pas l’ensemble des cinq objectifs de services contractuels par 10% ou plus, les versements du GSMR/CADSS seront réduits de 1 % pour chaque 10 % des objectifs non réalisés afin de refléter le manque de productivité à ce chapitre.

-Les formalités de rapport pour les objectifs restants demeurent telles quelles.



Pratique opérationnelle : Marge de manœuvre financière


- Le système prévoit une marge de manœuvre permettant la réaffectation ponctuelle de fonds en cours d’exercice sous réserve de l’atteinte de la presque totalité des objectifs de service.

- Les GSMR/CADSS disposent d’une marge de manœuvre en cours d’exercice pour procéder à la réaffectation des fonds aussi souvent que nécessaire sans l’approbation préalable du ministère, sous réserve de satisfaire aux critères relatifs à la concession de cette marge de manœuvre.- Si les GSMR/CADSS ne seront plus tenus d’atteindre la presque totalité de leurs objectifs de service pour pouvoir se valoir de cette marge de manœuvre financière, il demeure que le ministère pourra procéder au recouvrement des fonds si ces objectifs ne sont pas atteints.



Pratique opérationnelle : Marge de manœuvre financière – Places subventionnées au titre de la garde d’enfants et dans le cadre du programme de jour prolongé



-Aucune marge de manœuvre n’était prévue pour la code d’identification Apprentissage et développement des jeunes enfants (ADJE) – Fonctionnement (A661).

-Les fonds peuvent être transférés de la code d’identification Apprentissage et développement des jeunes enfants (ADJE) – Fonctionnement (A661) à la combinaison Program de jour prolongé et ADJE – Places de garde intégralement subventionnées (A663/A664) sous réserve de satisfaire les conditions suivantes:

- Le financement pour les places de garde dans le cadre du programme de jour prolongé (A664) et ADJE – Places de garde intégralement subventionnées (A663) a été épuisé;

- Les GSMR/CADSS n’ont pas dépensé la totalité des sommes autorisées pour les places subventionnées dans le cadre du programme de jour prolongé.



Pratique opérationnelle : Marge de manœuvre financière – Frais d’administration


-Les fonds destinés aux programmes pouvaient être transférés pour couvrir les frais administratifs, mais uniquement avec le consentement préalable du ministère.

-Aucune demande de réinvestissement des sommes réservées aux programmes pour couvrir ces frais ne devrait être autorisée.



Pratique opérationnelle : Santé et sécurité



-Les dépenses au chapitre de la santé et de la sécurité étaient habituellement envisagées sur présentation d’une demande de la part des GSMR/CADSS en plein exercice. Le ministère examinait et approuvait les demandes au cas par cas, généralement dans le cadre du rapprochement des comptes du troisième trimestre.

- Les fonds peuvent être transférés de la code d’identification Apprentissage et développement des jeunes enfants (ADJE) – Fonctionnement (A661) ou de la combinaison Program de jour prolongé et ADJE – Places de garde intégralement subventionnées (A663/A664) pour subvenir aux besoins en matière de santé et de sécurité sans l’approbation préalable du ministère, à condition que les besoins en question se rapportent à des établissements titulaires d’un permis qui ne sont pas (ou qui risquent de ne pas être) conformes aux exigences prescrites par la Loi sur les garderies pour l’obtention d’un permis.-Le montant maximal pouvant être réinvesti au chapitre de la santé et de la sécurité à partir des fonds destinés aux programmes sera calculé à raison d’une moyenne de 1 000 $ par établissement titulaire d’un permis.


Prochaines étapes

Transmettre la trousse de documentation contenant les formulaires remplis à l’avance pour les contrats de services et la présentation du budget – d’ici la semaine commençant le 4 mars.

Le contrat de services et le budget dûment signés sont transmis au ministère – d’ici le 30 avril 2011.

Fournir tout l’appui nécessaire aux GSMR/CADSS et continuer à les consulter à mesure que les améliorations aux pratiques opérationnelles en matière de garde d’enfants sont implantées tout au long de 2011.

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