améliorez votre quotidien d’acheteur grâce à un processus automatisé
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Comment un processus d’achat automatisé améliore
votre quotidien ?
Grâce au BPM, prenez place au coeur des étapes du traitement de vos demandes d’achat.
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L’OBJECTIF EST DE SIMPLIFIER VOTRE QUOTIDIEN DURANT
VOS ACTIVITÉES
Le processus d’achat créé précèdement prend vie et vous l’utilisez au quotidien dans votre service.
Découvrez maintenant son fonctionnement étapes par étapes.
Le processus d’achat créé précèdement prend vie et vous l’utilisez au quotidien dans votre service.
Découvrez maintenant son fonctionnement étapes par étapes.
*le processus ci-dessus est une représentation simplifiée d’un processus d’achat réel.
MON PROCESSUS D’ACHAT*
Début Fin
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LANCEMENTDU PROCESSUS1.
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1. LANCEMENT DU PROCESSUS
Un demandeur initie sa demande d’achat via un formulaire en ligne.
FORMULAIRE DE DEMANDE D’ACHAT
Demandeur :
eMail :
Type d’achat :
Quantité :
Commentaire :
Valider
Une fois validé, le processus démarre...
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ÉTUDEDU BESOIN2.
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2. ÉTUDE DU BESOIN
Automatiquement le service achat est alerté de la demande.Il accède ainsi à toutes les informations nécessaires saisies par le prescripteur pour étudier le besoin.
1DEMANDE ENTRANTE
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RÉDACTION DOSSIER DE DEMANDE D’ACHAT3.
validé
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3. RÉDACTION DU DOSSIER DE DEMANDE D’ACHAT
Les informations obtenues permettent de rédiger un dossier de demande d’achat. Ce dossier est ensuite inséré dans l’application afin de poursuivre le processus.
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VALIDATIONDU DOSSIER4.
Boucle de validation :Les allers-retours entre les deux étapes sont prévus afin de pouvoir modifier et adapter le dossier, sans être perdu dans les échanges.
validéno
n-va
lidé
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Automatiquement le dossier est transmis au responsable. Il est immédiatement notifié d’une tâche de « validation » à réaliser.
4. VALIDATION DU DOSSIER
1VALIDATION EN ATTENTE
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MISE EN CONCURRENCE5.
validé
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valid
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Une fois le dossier validé, le service achat peut lancer la publication d’un appel d’offre visant à mettre en concurrence les différents fournisseurs.
Le dossier est alors automatiquement envoyé aux fournisseurs concernés.
5. MISE EN CONCURRENCE
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OFFRESDE RÉPONSES6.
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6. OFFRES DE RÉPONSES
RÉPONSE DEMANDE D’ACHAT
Valider
Nom :
Société :
eMail :
Pièces jointes : AJOUTER DOSSIER RÉPONSE+
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Les fournisseurs ont accès à toutes les informations nécessaires et répondent à l’offre via des formulaires extérieurs sécurisés et accessible en ligne.
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ANALYSEDES RÉPONSES7.
validé
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valid
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validé
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Le service achat est notifié de l’arrivée de chaque réponse. Elles sont regroupées au sein d’une même interface, il pourra ainsi procéder simplement à leur analyse.
7. ANALYSE DES RÉPONSES
DOSSIERS DE RÉPONSES REÇUSSociété A [email protected] voir le dossier ›
Société B [email protected] voir le dossier ›
Société C [email protected] voir le dossier ›
Société D [email protected] voir le dossier ›
Société E [email protected] voir le dossier ›
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NÉGOCIATION8. validé
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Le service achat va ensuite entrer dans une phase de négociation avec un ou plusieurs répondants.
8. NÉGOCIATION
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ATTRIBUTION9. validé
non-
valid
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Suite aux négociations, le service achat va attribuer la commande à l’un des fournisseurs directement depuis la solution. Le fournisseur choisi sera automatiquement informé.
9. ATTRIBUTION
DEVIS REÇUSSociété A [email protected] voir le devis ›
Société B [email protected] voir le devis ›
Société C [email protected] voir le devis ›
Société D [email protected] voir le devis ›
Société E [email protected] voir le devis ›
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PUBLICATION10. validé
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Automatiquement l’outil de gestion de processus va ajouter ou actualiser le fournisseur sélectionné dans l’ERP grâce aux diverses informations saisies jusque-là.
10. PUBLICATION
Base de données
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INSTALLATION11. validé
non-
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Le fournisseur sélectionné, va pouvoir maintenant initier la mise en place de son projet.
11. INSTALLATION
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FIN DUPROCESSUS
Pour en savoir plus
sur la démarche processus liée aux achats,découvrez nos ressources sur ce thème :
www.interopsys.fr/tag/service-achat/
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MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION DE GESTION DE PROCESSUS
Découvrez les 3 étapes qui ont permis la mise en place d’une solution de gestion de processus !
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