摘錄自天下雜誌 11/01 封面故事

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有沒有發現？你有一半的時間都浪費在……

開會開會？！

盤點你的會議成本盤點你的會議成本

算算看，你一週內總共：算算看，你一週內總共：• 開了幾個會？開了幾個會？

• 為會議花掉多少時間？為會議花掉多少時間？

• 因為開會達成幾項共識？因為開會達成幾項共識？

• 因為開會完成幾個結論？因為開會完成幾個結論？

• 因為開會加了多久的班？因為開會加了多久的班？

• 因為開會失去多少關鍵時刻？因為開會失去多少關鍵時刻？

• 因為開會因為開會 DelayDelay 多少工作？多少工作？

別人怎麼開會？別人怎麼開會？

IBMIBM 怎麼開會？怎麼開會？實例：實例： IBMIBM

• 網上預約會議室網上預約會議室

• 與會人士先想清楚討論題綱、要開多久與會人士先想清楚討論題綱、要開多久

• 正式會議正式會議

• 會議時間延長，會出現警示音提醒會議時間延長，會出現警示音提醒

　在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，　在全球化的競爭下，一家公司會不會開會， 決定了公司的競爭優勢決定了公司的競爭優勢

效率

效率

效率

CEOCEO 怎麼開會？怎麼開會？

• 鴻海精密˙郭台銘：鴻海精密˙郭台銘： 會議條列，會後貫徹執行會議條列，會後貫徹執行 會議法寶：白報紙會議法寶：白報紙 ++ 海報架海報架 會議要訣：一條一條寫下再明確會議要訣：一條一條寫下再明確 不過，更不會有模糊的爭議空間。不過，更不會有模糊的爭議空間。

• So-netSo-net ˙ ˙ 李岳奇：李岳奇： 關鍵在最後十分鐘關鍵在最後十分鐘 會議法寶：筆記型電腦會議法寶：筆記型電腦 會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱

讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會者。讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會者。

運籌廣告怎麼開會？運籌廣告怎麼開會？『問一個好問題，勝過想好的答案』『問一個好問題，勝過想好的答案』 ~~ 運籌廣告副董葉明桂運籌廣告副董葉明桂

• 會議前置：會議前置： 測試簡報系統運作測試簡報系統運作

• 會議開始：會議開始： 報告背景 報告背景 (Briefing)(Briefing)

動腦時間 動腦時間 (40(40 分鐘是腦力激盪的上限分鐘是腦力激盪的上限 ))

中場休息 中場休息 (( 整理並挑出幾個值得討論的整理並挑出幾個值得討論的 idea)idea)

最後討論，去蕪存菁最後討論，去蕪存菁

• 會議結束會議結束

寶僑家品怎麼開會？寶僑家品怎麼開會？

「議後速決，決後速行」「議後速決，決後速行」 ~P&G~P&G

事前事前議程規劃議程規劃清楚清楚

利用資訊系統開跨國會議利用資訊系統開跨國會議

會議主持人開宗明義說明結論與議程會議主持人開宗明義說明結論與議程

把事情說清楚，把事情說清楚， AllianceAlliance ！！

申請一個專案網路空間，將申請一個專案網路空間，將資料歸檔資料歸檔

開設「會議」檔，決議內容、執行人、執行日清清楚楚開設「會議」檔，決議內容、執行人、執行日清清楚楚

事後紀錄明白，事後紀錄明白，會議記錄成為行動方案會議記錄成為行動方案

你該怎麼開會？你該怎麼開會？

開會前開會前

66 項準備項準備

開會前 開會前 6 6 項準備項準備

開會前的重要步驟有哪些？開會前的重要步驟有哪些？

1.1. 先決定會議希望達成的結果先決定會議希望達成的結果

2.2. 想想會議是否有必要召開想想會議是否有必要召開

3.3. 邀請適當的人出席邀請適當的人出席

4.4. 準備背景資料準備背景資料

5.5. 設定會議綱領及時間表設定會議綱領及時間表

6.6. 預先設想可能的衝突預先設想可能的衝突

開會中開會中

33 大陷阱大陷阱

開會中 開會中 33 大陷阱大陷阱

開會時要克服哪些狀況？開會時要克服哪些狀況？

1.1. 一進會場士氣散漫，沒有參與感一進會場士氣散漫，沒有參與感

2.2. 偏離主題偏離主題

3.3. 點子乾枯，鴉雀無聲點子乾枯，鴉雀無聲

開會後開會後

33 項追蹤項追蹤

開會後 開會後 3 3 項追蹤項追蹤

開會結束時要回顧哪些重點？開會結束時要回顧哪些重點？

1.1. 行動項目行動項目

2.2. 決議決議

3.3. 開放議題開放議題

參考三：改革會議項目參考三：改革會議項目• 領導作風領導作風

• 掌握掌握會議重要決策的會議重要決策的關鍵時刻關鍵時刻

• 藉藉思考法思考法、、基礎技術基礎技術、、工具等活化組織，工具等活化組織，提升思考性會議提升思考性會議 33 思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法

33 基礎：參與態度、結構化、本質化基礎：參與態度、結構化、本質化

33 工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析

• 磨練報告技巧磨練報告技巧，強化會議活力，強化會議活力 　　 33 技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧

• 從『從『空間空間』和『』和『工具工具』思考未來的會議』思考未來的會議

只要改革會議，企業就能變革只要改革會議，企業就能變革只要開好會議，個人就有競爭力只要開好會議，個人就有競爭力

你　準備好怎麼開待會兒的會了嗎？你　準備好怎麼開待會兒的會了嗎？