Эффективная работа со спонсорами 1

http://www.spiderproject.com.ua 1

Контролируем бизнес –от проекта к портфелю

Работа со спонсорами внепредсказуемых проектах

Работа со спонсорами внепредсказуемых проектах

Анна СтаринскаяProject Management ProfessionalДиректор компании«Технологии управления Спайдер Украина»

http://www.spiderproject.com.ua 2

http://www.spiderproject.com.ua 3

Уравновешивание конкурирующих ограничений

http://www.spiderproject.com.ua 4

Чем управляем? Задачи Руководителя проекта

Управление политическим ландшафтом:Найти спонсора, с которым можно добиться успехаУстановить хорошие взаимоотношения и рабочие соглашения сключевыми участниками Создать взаимовыгодные отношения с поставщиками,

подрядчиками и руководителями взаимозависимых проектов Убедиться, что спонсор и участники проекта выполняют условия

успешной реализации проекта Вести и влиять без властного давления Договариваться (относительно людей, фондов,

капитального оборудования, сроков и т.д)

http://www.spiderproject.com.ua 5

Создание результатов:Создать инфраструктуру управления проектом (процессы, инструменты, шаблоны, общение в реальном времени)Поощрять принятие решений (делегирование)Демонстрировать ранние результатыСогласовывать с Заказчиком промежуточные и окончательныерезультаты проектаСледить за достигнутым прогрессом

Чем управляем? Задачи Руководителя проекта

http://www.spiderproject.com.ua 6

Чем управляем? Задачи Спонсора проекта

Обеспечение ценности для бизнесаПоддерживать стратегическую ( а нелокальную ) ориентацию!

Сосредотачиваться на экономическомэффекте!!

Постоянно задавать 4 вопроса бизнеса!!!

2

Основные понятияуправления проектами

4 вопроса бизнеса

1. «Кому это нужно и зачем?» -ответственность Спонсора

2. «Что для этого сделать?» -ответственность Руководителя проекта

3. «Сможем ли мы с этим справиться?» -разрабатывается совместными усилиямиСпонсоров и Заказчиков

4. «Оно того стоит?» -ответственность Спонсора

Гибкая модель проекта

ИнициацияВидение проекта

ЧТО?

ПланированиеКАК?

2-й вопрос бизнеса:«Что для этого надо

сделать?»

Реализация

3-ий вопрос бизнеса:«Сможем ли мы с этим

справиться»

ПереоценкаОбзор

4-ый вопрос:«Оно того стоит?»

Внедрение«Пожинаем плоды»

«Оно все еще того стоит?»

Видение с Заказчиком/КураторомКоллективное видение

Определение Заинтересованных сторон (создание базы данных)

Определение участников основной проектной команды

Обновление Устава проекта

Стартовое совещание по проекту

Создание Плана проекта

Постановка 3 и 4вопроса бизнеса

Обновление Устава проекта

Генерация результатов- Видимость- Ранний результат- Быстрые отказы

Интенсивное взаимодействие с Заказчиком

Модификация 4-х вопросов бизнеса

Обновление Устава проекта

Пересмотр результатов/производительности

Принятие изменений

Возврат к видению

Запуск

Усвоенные уроки

Вознаграждение и признания

Определена и получена экономическая выгода

Заинтересованные стороны

Вы и Ваша семья

Заказчики

Инвесторы

Куратор

Команда проекта

Владельцы компании

Функциональныеруководители

Пользователи

Поставщики

Подрядчики

Другие проекты:- зависящие отвашего проекта- Те, от которых

зависит ваш проект

Влиятельные лица:- Высшее руководство

- Наблюдательныйсовет

- Ваш начальник- и т.д.

Группы поддержки:- Посредники

- Проектный офис

Внешние источники(СМИ, конкуренты

иные…)

Итак, что делать с заинтересованными сторонами

Построение взаимоотношений сзаинтересованными сторонами

1.Принципы построения эффективныхкоманд:

СпонсорОсновная команда

2. Принципы построения отношений ивзаимодействия с внутренними/внешнимизаинтересованными сторонами

Продуктивные взаимоотношения соСпонсором проекта

Спонсор проекта – фактор успеха проекта

Спонсор выступает в роли фактора, определяющего успех илипровал проектов.

Вы можете считать, что нашли подходящего спонсора если: Вас воспринимают как руководителя проекта, а не управляющего

менеджера (технического директора и директора по разработкам) В течение долгого времени вы получаете то, что вам необходимо для

достижения успеха (включая ресурсы, своевременные решения иразрешения конфликтных ситуаций с конкурирующими проектами)

У вас есть возможность самостоятельно принимать решения вустановленных рамках

Вы и ваш спонсор довольны сложившимися рабочими отношениями

2

Спонсор проекта должен обладать:

достаточным финансовым (мешок с деньгами) и

организационным влиянием (бейсбольной битой) для распоряжения денежными средствами иполучения желаемого результата.

Спонсор проекта – фактор успеха проекта

Как установить продуктивные взаимоотношения?

Способ «проверки» Спонсора:«мешок денег и бейсбольная бита».

Факторы, влияющие на взаимоотношения с Спонсор проекта:

Трудности возникают тогда, когда мешок с деньгами и бейсбольнаябита находятся у двух разных людей.

Спонсор проекта – фактор успеха проекта

Если вы попали в ситуацию сдвухголовым спонсором, вы должнытребовать того, чтобы только одна изголов была вашим контактным лицом, защищающим своевременное принятиерешений от своего двойника.

2

Спонсор проекта – основа проектной командыФакторы, влияющие на взаимоотношения с Спонсором проекта: Вы также можете оказаться в непростой ситуации, если ваш спонсор:

занимает слишком высокое положение не обладает достаточным финансово-организационнымвлиянием.!Решение ( в зависимости от типа и сложности проекта) можетсостоять в том, чтобы «заставить» существующего спонсоранайти человека, который возьмет на себя обязанностиисполнительного спонсора.

!Если ваш спонсор готов найти управляющего спонсора, то имобоим необходимо определить свои роли в реализации проекта

Вы в зоне риска, когда вы еще непоняли, что у вас на самом деле 2 спонсора

2

Учитывая тот факт, что вам необходимо получить оптимальногоспонсора для своего проекта, крайне важно принять во вниманиеличные и бизнес мотиваторы вашего спонсора, равно как и типего темперамента и администраторские способности

Если изначально мы не имеем оптимального спонсора, нашпроект под угрозой срыва.

Спонсор проекта – фактор успеха проекта

Принципы управления Спонсором

Управляя проектом, вы оказываетесь в сложной и противоречивойситуации, в которой легко упустить из виду то, ради чего вы этимзанимаетесь. Чтобы не сбиться с курса примите во внимание следующиепринципы:

Ясность целей

Ориентация на результат

Ранний результат

Цель

(Что?)

Конечный результат

(Как?)

Экономический эффект(Почему?)

Для решения какойпроблемы илииспользования какойвозможностипредназначен проект?

Как мы решим проблемуили используемвозможность

Почему мы инвестируемэтот проект?

Модель: «Цели – конечный результат – Экономический эффект»

1-ая встреча. Инициация. Первая встреча сКуратором

Принципы управления Спонсором

Ясность целей

Практическое применение этого принципа означает не толькопонимание целей проекта, но и более широкое осознаниепоставленной задачи: для чего выполняется данный проект.

Сосредоточьтесь на достижениях, которые лежат за пределамифизических результатов проектаПомните о том, что существует высший порядок вещей: «полярная звезда» или базисная точка, которая будет лежать воснове формального и неформального принятия решений, когдавы погрязнете в деталях и почувствуете растерянностьС готовностью отказывайтесь от выполнения поставленныхтребований, если видите, что удовлетворение этих требований неспособствуют достижению глобального результата.

Принципы управления Спонсором

Ориентация на результат

Применение данного принципа на практике означает, что выдолжны сосредоточиться на достижении результатов, а не натекущих задачах:Проведите различие между текущей деятельностью и целямиНе забывайте, что выполнение определенной задачи еще неявляется показателем прогрессаДайте людям возможность отойти от предначертанногоконтрольного списка и жестких процедур, если они не приносятпрактической пользы

Принципы управления Спонсором

Ранний результат

Применение этого принципа на практике означает, что вы должныдать заказчику нечто, что он сможет использовать как можнобыстрееБыстро и часто предоставляйте последовательные результатынебольшими порциямиВыполняйте минимальные требования и избегайте выполнениялишней работы

Запуск централизованнойсистемы планирования и

контроля проектов

Гибкая модель проекта

ИнициацияВидение проекта

ЧТО?

ПланированиеКАК?

2-й вопрос бизнеса:«Что для этого надо

сделать?»

Реализация

3-ий вопрос бизнеса:«Сможем ли мы с этим

справиться»

ПереоценкаОбзор

4-ый вопрос:«Оно того стоит?»

Внедрение«Пожинаем плоды»

«Оно все еще того стоит?»

Видение с Заказчиком/КураторомКоллективное видение

Определение Заинтересованных сторон (создание базы данных)

Определение участников основной проектной команды

Обновление Устава проекта

Стартовое совещание по проекту

Создание Плана проекта

Постановка 3 и 4вопроса бизнеса

Обновление Устава проекта

Генерация результатов- Видимость- Ранний результат- Быстрые отказы

Интенсивное взаимодействие с Заказчиком

Модификация 4-х вопросов бизнеса

Обновление Устава проекта

Пересмотр результатов/производительности

Принятие изменений

Возврат к видению

Запуск

Усвоенные уроки

Вознаграждение и признания

Определена и получена экономическая выгода

2

Применяйте модель обязательств по принципу«бегущей волны»

Интенсивностьусилий

Контр.соб.1 Контр.соб.1

Длительностьпроекта

Применяйте модель обязательств по принципу«бегущей волны»

1. Берите на себя обязательства в отношении того, что представляется вам достаточно ясным,

2. Оценивайте то, что вам не очень ясно,

3. Пересматривайте обязательства, когда получитеновую информацию!

Исключите многозадачность

Производительность членов команды падает, если имприходится работать одновременно в нескольких проектах/понескольким задачам

Управляйте изменениями

Все запросы о внесении изменений в содержание необходимотщательно оценивать в первую очередь с точки зрения: будет лигарантирован возврат инвестиций

Успешных Вам проектов!

4 способа связаться с нами:•• ПоПо телефонутелефону:: +38+38 (044)(044) 537 74 18537 74 18 ((многоканальныймногоканальный) ) •••• EE--mail: mail: info@spiderproject.com.uainfo@spiderproject.com.ua

•• СайтСайт: : www.spiderproject.com.uawww.spiderproject.com.ua

•• ПоПо почтепочте:: 04086, 04086, гг..КиевКиев, , улул. . ПетропавловскаяПетропавловская 47.47.