О проблемах сочетания электронного и бумажного...

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

ОО проблемахпроблемах сочетаниясочетания электронногоэлектронного ии

бумажногобумажного документооборотадокументооборота. .

СтатусСтатус электронногоэлектронного документадокумента..

ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровнаВедущийВедущий экспертэксперт попо управлениюуправлению документациейдокументацией

компаниикомпании ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные СистемыСистемы»», , членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

СмешанныйСмешанный документооборотдокументооборот ––реалииреалии сегодняшнегосегодняшнего днядня

�� ЭлектроннаяЭлектронная регистрациярегистрация документовдокументов. . СЭДСЭД каккаксредствосредство управленияуправления ии электроннымиэлектронными, , ии бумажнымибумажнымидокументамидокументами..

�� ИспользованиеИспользование штрихштрих--кодовкодов ((одноодно-- ии двумерногодвумерного))

�� ВедениеВедение различныхразличных государственныхгосударственных реестровреестров((вв томтом числечисле постоянногопостоянного срокасрока храненияхранения))

�� ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта

�� ВедениеВедение досьедосье, , содержащихсодержащих каккак электронныеэлектронные, , тактак иибумажныебумажные документыдокументы

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

ЗадачаЗадача организацииорганизации доступадоступа кк аутентичнымаутентичным

документамдокументам никогданикогда нене былабыла простойпростой……

…… каккак показываетпоказывает этотэтот примерпример раннегораннего

многопользовательскогомногопользовательского устройстваустройства

прямогопрямого доступадоступа

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

БумажныеБумажные ии электронныеэлектронные документыдокументы

�� БумажныеБумажные документыдокументы –– отработанныеотработанные методыметодысозданиясоздания ии храненияхранения;;

�� ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы::

–– легколегко модифицируютсямодифицируются

–– легколегко копируютсякопируются, , проблемапроблема различенияразличения оригиналаоригинала ии копийкопий

–– подтверждениеподтверждение авторстваавторства ии фактафакта утвержденияутверждения((подписанияподписания, , согласованиясогласования) ) документадокумента

–– подтверждениеподтверждение фактафакта отправкиотправки, , полученияполучения ии регистрациирегистрацииприпри электроннойэлектронной пересылкепересылке

–– определениеопределение точноготочного временивремени созданиясоздания документадокумента, , вв тт..чч. . припри использованиииспользовании ЭЦПЭЦП

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

НалоговаяНалоговая декларациядекларация сс двумернымдвумерным

штрихштрих--кодомкодом

�� ВВ октябреоктябре 2005 2005 годагода вв налоговыхналоговыхинспекцияхинспекциях гг. . МосквыМосквы стартовалстартовалпилотныйпилотный проектпроект попо внедрениювнедрениютехнологиитехнологии двухмерногодвухмерного штрихштрих--кодированиякодирования данныхданных налоговыхналоговыхдекларацийдеклараций

�� ВВ пилотномпилотном проектепроектезадействованызадействованы всевсе налоговыеналоговыеинспекцииинспекции городагорода МосквыМосквы

�� ТехнологияТехнология поддерживаетсяподдерживаетсярядомрядом популярныхпопулярных программныхпрограммныхпродуктовпродуктов ((напримернапример, , фирмыфирмы««11СС»»))

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

НазываемНазываем вещивещи своимисвоими именамиименами

�� ДвумерныйДвумерный штрихштрих--кодкод –– электронныйэлектронный документдокументнана бумажномбумажном носителеносителе

�� ДекларацияДекларация сс двумернымдвумерным штрихштрих--кодомкодом ––гибридныйгибридный документдокумент, , имеющийимеющий аналоговуюаналоговую((печатныйпечатный тексттекст) ) ии электроннуюэлектронную ((штрихштрих--кодкод) ) составляющиесоставляющие. .

УправлениеУправление гибриднымигибридными документамидокументами –– terra terra incognitaincognita длядля современногосовременного делопроизводстваделопроизводства..

�� ЧтоЧто подписываетподписывает налогоплательщикналогоплательщик??

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

ДвумерныйДвумерный штрихштрих--кодкод вв бытубыту

�� АкцизнаяАкцизная маркамарка сс нанесеннымнанесеннымнана неёнеё двумернымдвумерным штрихштрих--кодомкодом тожетоже являетсяявляетсягибриднымгибридным ((ии бумажнымбумажным, , ииэлектроннымэлектронным) ) документомдокументом

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

««ТенденцииТенденции вв управленииуправлении информациейинформацией»»

J.P.MorganJ.P.Morgan, , августавгуст--сентябрьсентябрь 20042004 годагода

Наиболее острые проблемы в

управлении документами

Соответствие

нормативным

требованиямВосстановление

деятельности

после

катастроф

Повышение

эффективности

поиска

документов

Снижение стоимости

хранения и обработки

бумажных документов Чеки

Основные типы документов,

хранящиеся в «бумажном» виде

Документы по

персоналу

Подлинные

документы по займам

и кредитам

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

СохранениеСохранение целостностицелостности ииаутентичностиаутентичности обеспечиваютобеспечивают службыслужбы::

�� СлужбаСлужба ИТИТ, , каккак правилоправило, , обеспечиваетобеспечивает хранениехранение ииоперативныйоперативный доступдоступ кк информацииинформации;;

�� СлужбаСлужба информационнойинформационной безопасностибезопасности видитвидит своюсвоюосновнуюосновную задачузадачу вв обеспеченииобеспеченииконфиденциальностиконфиденциальности тт..ее. . вв ограниченииограничении доступадоступа ккинформацииинформации;;

�� НаконецНаконец, , службуслужбу ДОУДОУ ((ии иногдаиногда –– юристовюристов) ) волнуетволнуетобеспечениеобеспечение сохранностисохранности электроннойэлектронной информацииинформации ввкачествекачестве юридическиюридически значимыхзначимых документовдокументов..

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

ИспользованиеИспользование электронныхэлектронных документовдокументов

вв судебныхсудебных разбирательствахразбирательствах

Бумажные

документы

6% Электронные

файлы

22%

Электронная

почта

72%Бумажные документы

Электронные файлы

Электронная почта

� 1996 год – менее 5% электронных документов

� 2002-2005 годы – 90% электронных документов

Источник: John Isaza, доклад на конференции ARMA International 24 октября 2006 года

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

Вопросы?