Функция организации

Функция организации

1. Сущность организационного менеджмента

• Специализация рабочих заданий• Департаментализация• Командная цепочка• Норма управляемости• Централизация и децентрализация2. Принятие решений об организационной структуре3. Типы организационных структур

«Организационный менеджмент» — это область управленческой деятельности, направленная на построение организации как системы, предназначенной для эффективной реализации своего целевого назначения.

• Организационная структура управления (ОСУ)- система оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

• Ключевые понятия: связи (отношения), уровни и полномочия.

• Элементы: работники (руководители, специалисты, служащие), службы, органы аппарата управления

Отношения элементов ОСУ

Горизонтальные Вертикальные

Связи элементов ОСУ

ЛинейныеПо поводу принятия и реализации управленческих решений

ФункциональныеСопряжены с теми или иными функциями менеджмента

Вертикальные связи – это отношения подчинения

Горизонтальные связи носят характер согласования и

являются одноуровневыми

Элементы структуры управления организацией

• Звенья (отделы)• Уровни (ступени) управления• Связи – горизонтальные и

вертикальные

Линейные связи – отношения по поводу принятия и реализации

управленческих решений и движения информации между линейными руководителями

Функциональные связи – связанные с выполнением

сопряженных функций менеджмента

Линейные полномочия – дают право решать все вопросы линейным руководителям, находящимся в их компетенции, отдавать распоряжения обязательные для выполнения другими подразделениями

Штабные полномочия дают право планировать, рекомендовать, советовать и помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения

Организация – это объединение двух и более лиц,

являющихся субъектами права

Процесс организацииПроцесс создания структуры организации

•Распределение работы, которую необходимо выполнить , по конкретным отделам и должностям

•Определение задач, соответствующих конкретным должностям, и меры ответственности по каждому рабочему заданию

•Координация разнообразных и разнотипных видов задач организации

•Объединение отдельных видов рабочих заданий в группы

• Создание взаимосвязи между отдельными работниками, группами и отдела

• Определение формального порядка подчиненности

• Распределение и разблокирование ресурсов организации

Основные цели процесса организации

Организационная структураФормальная схема организации, по которой подразделяются, группируются и координируются рабочие задания

Организационная схемаПроцесс разработки или изменения структуры организации

Специализация рабочих заданийПодразделение на отдельные работы в организации. Данное понятие также называется «разделение труда»

Департаментализация и ее формы

Департаментализация – это основа, на которой происходит группирование отдельных рабочих заданий для достижения целей организации

Управляющий завода

МенеджерОтдела

снабжения

МенеджерОтделакадров

Менеджер производственного

отдела

Менеджер бухгалтерского

отдела

Менеджер Конструкторского

отдела

Функциональная департаментализация – группировка работ по выполняемым функциям

+ Эффективность за счет объединения сходных специальностей и людей с общими навыками

+ Координация в определенной функциональной области

+ Всесторонняя специализация

- Слабые взаимосвязи разных функциональных зон

- Ограниченная точка зрения на организационные цели

Географическая департаментализация – Группирование видов деятельности организации по географическому

признаку

Вице-президентПо продажам

Директор по продажамЗападный регион

Директор по продажамЮжный регион

Директор по продажамСеверозап. регион

Директор по продажамВосточный регион

+ Более эффективное и результативное решение всех возникающих региональных вопросов

+ Лучшее обслуживание потребностей уникальных географических рынков

-Дублирование функций

- Некоторая изоляция от других организационных областей

Президент

Вице президент

корпорации по

финансам

Вице президент

по депозитам

А

Вице президент пластиковых

карточек

Б

Вице президент по ценным бумагам

В

Маркетинг Производство услуг

Финансы НИОКР

Между-народ-

ный отдел

Продуктовая структура банка

+ Делает возможной специализацию по конкретным видам продуктов и услуг

+ Менеджеры могут стать настоящими экспертами в своей области

+ Близость к потребителям

-Дублирование функций

- Ограниченная точка зрения на организационные цели

Директор завода

Менеджер инспекционного и отгрузочного

отдела

Менеджер отделочногоцеха

Менеджер лакокрасочного

цеха

Менеджер шлифовального

цеха

Менеджер строгально-

дробильного цеха

Менеджерраспилочного

цеха

Департаментализация по процессам

+ Более эффективный поток рабочей деятельности

- Может использоваться только при выпуске определенных типов продуктов

Департаментализация по клиентам- группирование работ на основе ориентации на клиентов определенного типа

Директор по продажам

Менеджер по работе сгоспредприятиями

Менеджер по работес розничными клиентами

Менеджер по работе сОптовыми клиентами

+ Проблемы клиентов решаются специалистами

-Дублирование функций

- Ограниченная точка зрения на организационные цели

Команда с перекрестными функциямиСмешанная группа людей-специалистов в разных отраслях и работающих вместе

Командная цепочкаНепрерывная цепь подчинения, связывающая верхние уровни организации с нижними и определяющая, кто кому подотчетен

Властные полномочияПрисущие должности менеджера право отдавать приказы и требовать их выполнения

ОтветственностьОбязанность выполнить порученную работу

ЕдиноначалиеПринцип менеджмента , заключающийся в том, что каждый работник должен иметь одного и только одного начальника, которому он непосредственно подчиняется

Норма управляемостиОптимальное количество подчиненных, которыми может эффективно руководить менеджер

1 1 1

3

5

7

2

4

6

48

16 64

64 512

256 4096

1024

4096

(Высший)

Предполагается, что норма управляемости равна 4

Предполагается, что норма управляемости равна 8

(Низший) Норма управляемости=4Квалифицированные работники =4,096Менеджеры (уровней 1-6)=1,365

Норма управляемости = 8Квалифицированные работники=4,096Менеджеры (уровней 1-4)= 585

Кв = n {(2n-1) + (n-1)}

К – число подчиненных

Формула Грайкунаса (количества взаимодействий)

Количествоподчиненных

Количествовзаимосвязей

1 1

2 6

3 18

4 44

5 100

6 222

Норма управляемости

7 490

8 1080

9 2376

18 2259602

Продолжение

Нормы управляемости штабных и линейных руководителей

Уровень производств

а

Тип организации производства

массовое и

крупносерий-ное

Индиви-дуальное и мелкосери

й-ное

Серий-ное

Высший (штабной)

5-6 чел. 3-4 чел. 4-5 чел.

Низший (линейный)

11-15 чел 7-11 чел. 9-13 чел

Формирование подразделений предприятия

Наименование должностей

Наименование работ

и заданий

Наименование внутрифирмен-

ных подразделений

Определение функциональной характеристики подразделений и связи между ними

№ п/п

Наименование

подразделения

1Функциональна

я

характеристика

Количество подразделен

ий

С какими подразделениям

и связано?

[1] В данной графе указывается функциональная характеристика должности: исполнительская или управленческо-распорядительная, а также возможное совмещение должностей.

Централизация – Когда принятие решений концентрируются на верхних уровнях организации

Децентрализация Когда полномочия по принятию решений передаются на низовые уровни организации

Расширение полномочийПовышение ответственности сотрудников за принятие решений

Формирование должностей на предприятии

Наименование заданий

Наименование должности

1Характеристика

должности[1]

[1] В данной графе указывается функциональная характеристика должности: исполнительская или управленческо-распорядительная, а также возможное совмещение должностей.

ФормализацияКогда работы внутри организации стандартизированы и действия работников определяются четко разработанными правилами и процедурами

Механизм разделения отдельных видов работна отдельные задачи (задания)

Руководство предприятия

А

А

А

А АА

В

В

В

В

В

В

В

В

В

Условная схема матричной организационной структуры предприятия

Условные обозначения: А – штабные подразделения; В – линейные подразделения.

Руководствопредприятия

А А А

В В В ВВВ

Примерная схема организации линейного подчинения на предприятии

Условные обозначения: А – штабные подразделения; В – линейные подразделен

ТИПЫ ОРГАНИЗАЦИЙ И ИХ СТРУКТУРЫ

Каждая организация представляет собой достаточно сложную систему, описать которую можно, определив характер взаимодействия на каждом ее уровне

уровни

«организация – внешняя среда»

«подразделение – подразделение» или

«группа – группа»

«индивид – организация»

механистический тип организации

индивидуа-листская

организация

корпоратив-ная

организация

органический тип организации

традиционный тип организации

дивизиональная организацияматричная

организация

Типы организаций по взаимодействию с внешней средой

• механистический тип организации характеризуется:

Термин «механистический» показывает, что организация спроектирована наподобие машинного механизма, предназначенного для производительных операций

Данный тип эффективен при использовании рутинных технологий (низкая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется несложное и нединамичное внешнее окружение

использованием формальных правил и процедур

жесткой иерархией власти

централизованным принятием решений

узко определенной ответственностью в работе

Типы организаций по взаимодействию с внешней средой

Термин «органический» показывает , что организация устроена как живой организм

Данный тип эффективен при использовании нерутинных технологий (высокая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется сложное и динамичное внешнее окружение

• органический тип организации характеризуется:

слабым или умеренным использованием формальных правил и процедурдецентрализацией и участием работников в принятии решений

широко определяемой ответственностью в работе

небольшим количеством уровней иерархии

гибкостью структуры власти

ТИПЫ ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Традиционная организация

Основой этой схемы являются линейные подразделения, осуществляющие основную работу и обслуживающие функциональные подразделения, создаваемые на «ресурсной» основе

директор завода

финансы кадры планиро-вание

снабже-ние

разработка продукции

производ-ство

продукции

сбыт продукции

Схема линейно-функциональной организации

ТИПЫ ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Генеральный директор

финансы Кадры НИОКРПлан

завод автомобилей

завод холодильников

Снаб-жение

произ-водство

произ-водство

Бухгал-терия

Плани-рование

сбыт

Снаб-жение

Бухгал-терия

Плани-рование

сбытЦех 3

Цех 4

Цех 1

Цех 6

Цех 5

Цех 2

Цех 1

Цех 2

Цех 3

Цех 4

Цех 6

Цех 5

Дивизиональная организация

Данная схема широко используется в условиях многопродуктового производства или в многонациональных компаниях, где территориальная разобщенность вынуждает автономизировать страновые отделения

ТИПЫ ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Матричная организация

Данный тип организации характеризуется следующими элементами:управление по проекту, временные целевые группы, постоянные комплексные группы

Руководительпроекта «С»

Руководительпроекта «В»

Руководительпроекта «А»

Руководи-тель производ-ственных служб

Руководи-тель служб разра-ботки

Руководи-тель служб марке-тинга

Руководитель организации

Коорди-натор

проектов

Функциональная часть

Проектная

часть

Оценка качества ОСУ:Основные показатели:1) показатели, характеризующие эффективность системы управления (объем, прибыль, себестоимость, объем капитальных вложений, качество продукции, сроки внедрения новой техники и др.)

2) показатели, характеризующие содержание и организацию процесса управления (текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления, а также единовременные расходы на исследовательские и проектные работы)

3) показатели, характеризующие рациональность ОСУ и ее технико-организационный уровень (звенность СУ, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и т.п)

Крупная российская

рекрутинговая

компания( входящая в

ТОП-10 рейтинга

РБК за 2007 г. )

Международная

консалтинговая

компания Большой четверки

Основа сравнения: ОС и бизнес-процессы

профильных, «зарабатывающих»

бизнес-подразделений

компаний

Консалтинговая компания:

1) Структура бизнес-подразделений- матричная с элементами линейной и проектной иерархии

2) Основная особенность- отсутствие принципа единоначалия в профильных подразделениях

3) общее руководство бизнес-подразделениями осуществляет управляющий партнер, в подчинении которого находятся директора отраслевых практик и директора функциональных департаментов.

4) жесткая иерархия, каждый сотрудник отвечает за четко определенную часть работы

5) проектные группы насчитывают 1-10 членов разного уровня: от старших консультантов до стажеров.

Преимущества данной структуры:максимально эффективное

использование всех трудовых и интеллектуальных ресурсов

компании.

набор консультантов под конкретный проект благодаря

отсутствию формального линейного подчинения

компания максимально гибкая по отношению к клиенту

срок прохождения всех ступеней карьерной лестницы

(от стажера до партнера) составляет 10 - 12 лет.

Рекрутинговая компания:

процесс рекрутмента -более простой и линейный• собрание партнеров во главе с управляющим партнером

(стратегическое управление) • каждый партнёр возглавляет бизнес-подразделение, автономность

которого изменяется в зависимости от корпоративной культуры и особенностей менеджмента.

• четкая иерархия с разделением обязанностей:1) Партнер- развитие бизнеса и привлечение новых клиентов2) Руководитель департамента- развитие структурного подразделения,

обеспечение получения новых заказов отклиентов3)Старший консультант - организация выполнения заказов, развитие и

обучение подчиненных.

Общие черты:

- Во главе профильного подразделения стоит партнёр

Горизонтальный рост и возможность получать новый профессиональный опыт.

- Группой руководит человек, который начинал свою карьеру в компании с рядовых позиций.

- Бизнес-процессы проходят сверху вниз, даже руководитель самого высокого уровня остается в первую очередь консультантом.

- Вход в компанию осуществляется через программу стажировки.

Отличия:

Отсутствие жёсткой вертикальной

иерархии в компаниях "Большой четверки"

Структура рекрутинговой

компании линейная, переход

консультанта к другому

руководителю происходит крайне

редко.

В структуре рекрутинговой

компании каждый из участников существенно более свободен в своих

действиях и принимаемых решениях

Отличительная черта ОСУ компаний "Большой четверки" - гибкость,

достигнутая сочетанием элементов матричной, проектной и линейной

структур.

Сравнительный анализ двух структур позволяет сделать следующие выводы:

1) базовые принципы организации управления и организационного развития в рекрутменте построены на основе структуры консалтинговых компаний "Большой четверки»

2) отраслевые и технологические особенности рекрутмента изменили организационные принципы в сторону большей иерархичности и жесткости структуры.

3) представляется возможным принять за основу вариант структуры международной аудиторской фирмы для рекрутинговой компании.

НО: полное копирование не приведет к положительным результатам. ОСУ кадрового агентства должна обязательно содержать в себе возможности для ускоренного роста и продвижения и прямую связь дохода исполнителей от их собственных «вложений» в этот бизнес.