Нормативная база электронного документооборота...
Post on 15-Jun-2015
662 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
1
Региональная нормативная база электронного документооборота:
Как ее строить?
Храмцовская Наталья Александровнак.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Нормативная база в «бумажную» эпоху
В бумажную эпоху все было относительно просто: и законодательство, и технологии менялись очень медленно, поэтому один раз созданные нормативные документы могли успешно использоваться десятилетиями
Стабильность технологий и законодательства позволяла не думать о высокоуровневых проблемах, и писать документы на низком уровне – на уровне инструкций для исполнителей.
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
2
Нормативная база в электронную эпоху
Бурно внедряются электронные документы, появились проблемы, связанные с быстрой сменой и быстрым устареванием технологий
Одновременно в рамках реформы государственного управления (во многом на основе внедрения ИКТ) кардинально меняется законодательство
В итоге меньше стало запретов, стали зыбкими многие ранее нерушимые границы, темпы перемен не снижаются. В делопроизводстве и в архивном деле сложилась «многоукладность», когда в различных органах и организациях применяются совершенно разные технологии работы с документами
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
3
Особенности текущей ситуации Федеральные законодательно-нормативные
требования, обязывающие применять электронные документы;
Обостряется проблема интероперабельности;
Чрезмерное увлечение усиленными электронными подписями;
Необходимость обеспечивать непрерывность государственного управления при сбоях в работе информационных систем и систем электронного документооборота.
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
4
В новых условиях нормативно-методические документы нужно писать иначе!
Вместо латания морально устаревших правил и инструкций, ориентированных на одну-две вымирающие технологии, стоит вернуться к основам и в начать с ответа на вопрос: что на самом деле требуется от документов, вне зависимости от вида носителя и формата?
Лишь после этого имеет смысл, опираясь на общие представления, решать, как добиться поставленных целей в условиях конкретных технологий
Такой подход обещает стабильность нормативно-методической базы, поскольку ключевая её часть будет технологически-нейтральна
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
5
Задача региональной нормативной базы
Определить региональную политику в отношении использования электронных документов и ИКТ в государственной управлении и, в частности, решить вопросы о том:– Какие документы будут создаваться в электронной форме?
– Как будет обеспечиваться сохранение электронного культурно- исторического и документального наследия региона и доступ к нему заинтересованных сторон?
– Как будет обеспечиваться непрерывность деловой деятельности, защита информации и т.д.?
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
6
Задача региональной нормативной базы
Регулирование тех «серых зон», которые существуют в федеральной законодательно-нормативной базе
Регламентация использования технологий конкретными органами и учреждениями. Однако слишком детальная регламентация вредна, т.к. технологии и законодательство быстро меняются
Наибольшие возможности имеются у региона при регламентации электронного взаимодействия между региональными органами государственной власти и внутриведомственного электронного документооборота
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
7
С чего начинать разработку нормативной базы
Определиться со сферой применения электронных документов:
– Используются ли ЭД исключительно в оперативной деятельности, - же или органы власти готовы переводить в электронный вид документы длительного срока хранения?
– Готовы ли органы государственной власти рассматривать сообщения электронной почты как полноценные государственные документы?
– Отношение к сайтам органов государственной власти
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
8
Четыре уровня нормативного регулирования (1)
Принципы: Для основных видов работ с документами –стратегическое и оперативное управление, ввод, контроль, хранение, доступ , уничтожение –сформулировать основные принципы (не более 5-7), которые должны соблюдаться независимо от вида и формата документов
Требования: Для каждого из видов работ установить более конкретные требования к управлению документами и к соответствующим системам, сгруппированные по принципам, выполнение которых они поддерживают
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
9
Четыре уровня нормативного регулирования (2)
Руководства: Подготовить руководства, в которых подробно говорится о том, как выполнять установленные требования с использованием тех или иных программно-технических решений
Вспомогательные материалы: Помимо этого, могут разрабатываться отдельные рекомендации и справочно-информационные материалы
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
10
Семь основных направлений в управлении документами
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
11
Принципы стратегического управления
Принцип ответственности, полномочий и подотчётности: Обязанности, полномочия и подотчетность в отношении управления документами должны быть четко определены, задокументированы
Принцип стратегического планирования: Должна быть разработана, реализована, снабжена ресурсами утверждённая руководством стратегия управления документами, которая должна быть интегрирована с другими соответствующими стратегиями управления, и должна соответствовать потребностям государственного органа, его корпоративной культуре, технологической среде и имеющимся рискам
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
12
Принципы оперативного управления
Процедуры: Процедуры делопроизводства должны охватывать все процессы, необходимые для надлежащего, адекватного и согласованного создания и поддержания полных и точных документов
Управление системами: Системы, содержащие государственные документы, должны хорошо управляться на протяжении всего срока их службы - от закупки до вывода из эксплуатации, для обеспечения целостности этих систем, их надежности и качества работы
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
13
Принципы оперативного управления
Аудит соответствия требованиям: Деятельность в области делопроизводства должна ежегодно проходить аудит, с тем, чтобы обеспечить оперативную работу государственного органа в соответствии с требованиями законодательства
Непрерывное совершенствование: Практика делопроизводства должна удовлетворять потребности государственного органа и отражать передовую практику отрасли
Передача на хранение: Передача должна быть спланирована, чтобы обеспечить непрерывность выполнения государственных функций
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
14
Нормативное регулирование электронного документооборота
На 5 мая 2014 года в регионах действуют НПА, принятые в 2008-2014 годах, регламентирующие электронный документооборот:– Республика Башкортостан - 17– Московская область-14– Москва - 11– Волгоградская область -11 – Республика Татарстан - 9– Республика Бурятия - 7– Санкт-Петербург и Ленинградская область - 7– Забайкальский край - 0 (1 проект на портале края)
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
15
Вопросы, регламентируемые нормативно-правовыми актами
Терминология Виды документов Составление и оформление документов Работа с документами, регистрация документов Подписание документов Контроль исполнения Статус электронных документов Использование электронных образов документов Использование электронной почты Защита информации Доступ к документам Хранение и уничтожение документов
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
16
Региональные особенности регламентации
Глубина проработки от региона к региону сильно различается
Состав норм также сильно различается
Способы организации электронного документооборота– Создание региональной СМЭВ (Якутия, Башкортостан)
– Использование единой системы электронного документооборота (Ростовская область - 2012, Калужская область - 2013)
– Запрет на использование бумажных документов (Ростовская область)
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
17
Ростовская область,2012 год«Положение о межведомственном электронном документообороте»
Установлены допустимые для использования форматы текстовых электронных документов. По согласованию между участниками обмена допускается использование и других форматов
В документе продумана технология присвоения уникальных регистрационных номеров документов в рамках всей системы
Достаточно серьезно продуманы вопросы установления сроков хранения ЭД, проведения экспертизы ценности, передачи на архивное хранение и уничтожения
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
18
Хранение электронных документов
Волгоградская область (2013 г.) - хранение документов в системе электронного документооборота. Вопросы уничтожения электронных документов и передачи их на хранение в электронный архив не рассматриваются
Республика Хакассия (2011 г.) - электронные документы должны храниться в электронном архиве в соответствии с законодательством
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
19
Уничтожение электронных документов
Ростовская область (2012 год) – регламентирован порядок уничтожения электронных документов– Распределена ответственность между владельцами
документами и Министерством информационных технологий и связи Ростовской области, которое является организацией –хранителем документов
– Экспертизу ценности проводит организация – владелец документов, а уничтожение – организация хранитель после получения от организации-владельца согласованного акта на выделение документов к уничтожению
– Процедура уничтожения различается для организаций -источников комплектования государственных и муниципальных архивов (до составление описей)
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
20
Уничтожение электронных документов
г. Москва, 2007 год:
– Решение об уничтожении принимает владелец информационной системы. Согласование уничтожения с владельцем документов не предусмотрено
– Не предусмотрено взаимодействие при организации процесса уничтожения с архивными учреждениями города Москвы
– Не регламентировано оформление процедуры уничтожения, отсутствует требование об оформлении акта о выделении электронных документов к уничтожению.
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
21
Подводя итоги
Требуется новая нормативно-правовая база, отражающая новые реальности;
Новая база должна состоять из нескольких уровней;
В первую очередь следует обратить внимание на разработку высокоуровневых документов (политик), закрепляющих основные цели и задачи органов государственной власти в отношении управления документами;
Желательно сделать нормативную базу максимально технологически нейтральной
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
22
14-15 мая 2014 г. Межрегиональная конференция «Технологии и тенденции развития электронного взаимодействия: региональные СЭД, межведомственный электронный документооборот и
оказание государственных услуг», г.Чита
23
Приглашаю Вас на мой блог: http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube
top related