М. Кузьмина (Русская медная компания) "Порядок за...

ПОРЯДОК ЗА ОДИН КЛИК

ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ СЭД В ГРУППЕ РУССКАЯ МЕДНАЯ КОМПАНИЯ

2

СОДЕРЖАНИЕ1. Про компанию и о том, как начинался

проект внедрения СЭД

2. О процессе внедрения

3. «Всё относительно» или как оценить результат внедрения

4. Примеры бизнес-процессов

5. Наше будущее в СЭД

ПРО КОМПАНИЮ И О ТОМ, КАК НАЧИНАЛСЯ

ПРОЕКТ СЭД

3

РУССКАЯ МЕДНАЯ КОМПАНИЯ СОЗДАНА В 2004 ГОДУ

Компания представляет собой вертикально

интегрированный производственный холдинг,

объединяющий (на сегодняшний день) одиннадцать

действующих предприятий горнодобывающего

и металлургического профиля.

Основной деятельностью Компании является добыча медной руды и производство

медной продукции следующих видов:

1. Медь катодная

2. Катанка медная

4

ИДЕЯ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ВОЗНИКЛА В КОМПАНИИ В 2008 ГОДУ

Предпосылками послужили следующие

факторы:

1. «Бытовые» неудобства при работе с

документами (случаи утери документов,

длительные сроки согласования, постоянное

выяснение ответственных за документ).

2. Понимание руководителей, что компания

достигла определенного уровня зрелости

3. Необходимость в создании единых

корпоративных стандартов в области

документооборота

5

ОДНАКО ИЗ-ЗА ВНЕШНИХ МАКРОЭКОНОМИЧЕСКИХ ФАКТОРОВ ПРОЕКТ ВНЕДРЕНИЯ СЭД ПРИШЛОСЬ

ОТЛОЖИТЬ ПОЧТИ НА 2 ГОДА.

В 2011 ГОДУ КОМПАНИЯ ВНОВЬ ВЕРНУЛАСЬ К ВОПРОСУ ВНЕДРЕНИЯ СЭД.

6

ВЫБОР ФИНАЛЬНОГО РЕШЕНИЯ ДЛЯ СЭД ОСУЩЕСТВЛЯЛСЯ НА ОСНОВЕ :

1. Стоимости

2. Наличия необходимых функций в системе

3. Возможности использования для холдинговых структур

4. Возможности «лёгкой» доработки и поддержки системы

В финал вышли два альтернативных решения различного класса, это:

1. EMC Documentum (США)

2. Directum (Ижевск)

Почему не подошла система EMC Documentum?

3. Высокая стоимость

4. Избыточный функционал, который не нашел свое применение в компании.

Итогом выбора СЭД стала система Directum

О ПРОЦЕССЕ ВНЕДРЕНИЯ

7

ЦЕЛИ ПРОЕКТА1. Создание единого корпоративного стандарта по

документообороту и его автоматизация в системе

2. Оптимизация распределения функций между

подразделениями в разрезе документооборота

3. Повышение эффективности процессов работы с

документами и контроль исполнительской дисциплины в

рамках Группы

4. Создание электронной базы данных документов прежних

лет

8

Краткие характеристики проекта:

1. СЭД – Directum2. Область внедрения: ЗАО «Русская медная компания» и ЗАО «Михеевский ГОК»3. Подрядчик – компания Directum4. Плановые сроки проекта: с 01.02.2011 по 01.11.2011.5. Реальные сроки проекта: с 01.05.2011 по 01.04.2013.6. Функциональные рамки: делопроизводство, управление договорами, управление

командировками, совещания, электронный архив.7. Количество участников рабочей группы: 6 человек от Исполнителя и 10 человек от

Заказчика.

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ СЭД БЫЛ РАЗБИТ НА ЭТАПЫ.

I этап. Подготовка проекта (05.2011 – 07.2011)Решение организационных вопросов, поставка программного обеспечения и оборудования, формирование и обучение рабочей группы в Компании.

ВАЖНО:1. Как можно более детально распределить обязанности между Заказчиком и

Исполнителем в Уставе проекта.2. Детализировать требования к обучению. Иногда необходимо сформировать

«Концепцию обучения».3. Назначить «сильного» лидера проекта.II этап. Анализ и проектирование (05.2011 – 11.2011)Были описаны существующие бизнес-процессы «как есть». В результате анализа собранных данных были разработаны оптимизированные бизнес-процессы, сформированы и утверждены проектные решения.

ВАЖНО:4. В случае, если на систему не формируется стандартное ТЗ, необходимо настоять на

техническом проектном решении.5. При обсуждении проектных решений добиваться максимальной согласованности

рабочей группы, не оставляя «на потом» спорные ситуации.6. Получать как можно более полную информацию о предлагаемом Исполнителем

варианте реализации той или иной задачи (причины, технические ограничения и т.д.).

9

III этап. Настройка и адаптация системы (11.2011 – 09.2012)После настройки и адаптации системы под требования Компании проводилось тестирование каждого Типового маршрута (процесса) с участием Рабочей группы на предмет соответствия настроек СЭД требованиям проектных решений.

ВАЖНО:

1. По итогам каждого тестирования письменно фиксировать результаты (Протокол

тестирования).

2. Для каждого изменения проектных решений получить: основание, техническое

описание изменения, протокол тестирования, исходник (или релиз).

VI этап. Обучение пользователей и опытно-промышленная эксплуатация

(09.2012 – 04.2013).

Обучение пользователей проходило в виде массовых семинаров.

Для поддержки системы в период ОПЭ был создан журнал регистрации замечаний и

пожеланий. Записи журнала обсуждались на совещаниях рабочей группы, где

принимались решения по каждой позиции.

ВАЖНО:

3. Обеспечить наличие инструкций пользователей в «быстром доступе».

4. За каждый реализуемый в системе процесс назначить ответственного (владельца),

а также чётко распределить обязанности по ведению справочников.

10

В АПРЕЛЕ 2013 ГОДА СЭД DIRECTUM БЫЛА ПРИНЯТА В ПРОМЫШЛЕННУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ НА ПИЛОТНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ.

11

ЗАО «Русская медная компания»

1. Лицензий 150

2. Объем БД 90 ГБ

3. В систему заведено количество

документов:

• 2012 год - 30 201

• 2013 год – 30 097

• 2014 год – 2 058

4. Поставлено задач

• 2012 год – 33 782

• 2013 год – 109 656

• 2014 год – 17 073

ЗАО «Михеевский ГОК»

1. Лицензий 150

2. Объем БД 54 ГБ

3. В систему заведено количество

документов:

• 2012 год – 12 274

• 2013 год – 26 974

• 2014 год – 2 340

4. Поставлено задач

• 2012 год – 25 206

• 2013 год – 138 994

• 2014 год – 5 419

«ВСЁ ОТНОСИТЕЛЬНО» ИЛИ КАК ОЦЕНИТЬ РЕЗУЛЬТАТ

ВНЕДРЕНИЯ

12

РЕЗУЛЬТАТЫ ПЕРВОЙ ФАЗЫ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ СЭД

13

1. Созданы и автоматизированы единые корпоративные стандарты для Группы в области документооборота (договорная работа, ОРД, порядок работы со счетами и актами, порядок работы с тендерной документацией, командировки, порядок выдачи доверенностей).

2. Разработаны типовые шаблоны, формы и стандарты форматирования документов, определён перечень внутренней документации.

3. Уменьшено время согласования документов.

4. Исключены случаи утери документов

5. Создан электронный архив документов за период с 2004 по 2011 г.г. Создана единая информационная база документов, задач, поручений для пилотных предприятий Группы.

13.04.2023

ЧТО ОСТАЛОСЬ

1. Не все стандарты работают в полную силу (например

процесс договорной работы постоянно подвергается

изменениям).

2. Сроки согласования уменьшились не по всем видам

документов, поскольку иногда документы «висят» в

электронном виде (но сейчас их хотя бы «видно»).

3. Всё ещё возникают споры об ответственности за те или

иные действия (особенно при изменении процессов).

Например, вопрос о том, кто должен связывать

входящие и исходящие письма в СЭД.

4. Пока не закончена работа по построению «сильной»

вертикали управления в сфере делопроизводства (это

связано со структурой компании).

5. Остаются проблемы в ведении справочников.

6. Не в полной мере выстроен контроль исполнительской

дисциплины.

Placeholder presentation title 14

ПРИМЕРЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

15

ПРИМЕР ОПИСАНИЯ ПРОЦЕССА В СЭД

16

Работа с входящими документами

Исп

олни

тели

Исп

олни

тели

Сотр

удни

к АД

ОСо

труд

ник

АДО

Конт

роле

рРу

ково

дите

ль

Вынесенарезолюция

Принято

Действующий

Рассматривает руководитель

Руководитель не рассматривает

Вынесение резолюции

Выполнение работ по

документу

Получение корреспонденции

Контроль исполнения документа

Регистрация документа,

сканирование, занесение в систему

Занесение резолюции в

РКК, оформление поручений

O

На доработку

Без контроляOНа контроле

Ознакомился

ПРИМЕР ЛИЧНОГО КАБИНЕТА В СЭД

17

КОМАНДИРОВКИ

18

Описание процесса:

1. Командируемый даёт задание на инициацию командировки сотруднику АДО.2. Сотрудником АДО инициируется типовой маршрут «Оформление командировки».

Оформляется заявка на денежные средства. В созданной карточке указываются предстоящие расходы и необходимость приказа.

3. При необходимости использования служебного автотранспорта командировка направляется на согласование начальнику транспортного отдела для назначения водителя и оформления его командировки в автоматическом режиме

4. Согласование с руководителем командируемого.5. Утверждение пакета документов Вице-президентом по финансам и экономике.6. Автоматическая регистрация.7. Перечисление денежных средств казначейством или бухгалтерией.8. Ответственному сотруднику приходит уведомление о настройке замещения9. При возникновении производственной необходимости в продлении или досрочном

прекращении командировки АДО на основании согласованной служебной записки подготавливает проект Приказа и направляет в СЭД по типовому маршруту «Согласование приказов и распоряжений»

10. Оформление отчета о командировке.11. Утверждение отчёта руководителем и Вице-президентом по финансам и экономике

(который указывает счета для принятия расходов).12. Передача оригинального пакета документов в бухгалтерию13. Оформление авансового отчёта.

ПРИМЕР КАРТОЧКИ «КОМАНДИРОВКА»

19

НАШЕ БУДУЩЕЕ В СЭД

22

НА БУДУЩЕЕ МЫ ПЛАНИРУЕМ:

1. Тиражирование СЭД DIRECTUM на все предприятия Группы (текущий год – ТГОК,

2015 год – горный дивизион, 2016 год – металлургический дивизион).

2. Введение корпоративных стандартов делопроизводства в «полную силу»

3. Создание сильной вертикали АДО

4. Интеграция СЭД с учётными системами.

5. Расширение и совершенствование текущего функционала (кадровые процессы,

внутренние заявки, создание архива финансовой документации, внедрение

мобильных решений СЭД).

6. Переход на новую версию СЭД Directum

23

ПОЖАЛУЙСТА, ЗАДАВАЙТЕ ВОПРОСЫ?

Кузьмина Марина

Директор Управления информационных технологий

ЗАО «Русская медная компания»

24

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!