Конфигурации СЭД

О конфигурациях системы электронного документооборотаCompanyMedia

Вадим Ипатов

Зам. Генерального директора по развитию бизнеса

Vipatov@inttrust.ru

Компания «ИнтерТраст»+7 (495) 956-79-28 http://www.intertrust.ru

Формирование конфигурации СЭД «от бизнеса»

Изменение места и роли документов и контента в организации

Контент является центральной

компонентой многих деловых операций

предприятия

Контент используется и управляется таким

образом, чтобы непосредственно

способствовать достижению деловых

результатов

Смещение фокуса СЭД/ЕСМ с задач

эффективности (экономии) и соответствия

требованиям внешнего и внутреннего

регулирования на достижение осязаемых

бизнес результатов

Смещение фокуса от функций

регистрации и учета к прямому участию в

создании бизнес ценностей

Традиционный подход к формированию требований к системе

Выявление и классификация

документов

Анализ существующего контента

Необходимость миграции контента и

его консолидации

Содержанием контента определяются

политики управления доступом и

организация защиты информации

Составом, количественными

характеристиками, жизненными

циклами определяются зоны

ответственности и обязанности

должностных лиц

При этом часто упускается из вида

Связи контента с деловыми потоками

Выявление информационных разрывов

(какой контент отсутствует)

Что следует сохранять, а от чего

избавляться

Понимание текущего состояния,

географии делового контента, его места

в бизнес задачах

Необходим подробный анализ

деловых активностей, в которых возникает корпоративный контент

людей и ролей, которые создают и потребляют контент

Все это позволяет лучше детализировать

• Бизнес требования

• Системные требования

Выявление общей информации о разделяемых ценностях, целевых процессах и активностях

Какие процессы и информационные

потоки в них существуют сейчас

В каких деловых активностях, каким

образом создается, сохраняется и

предоставляется контент

Кто является держателем контента

Кто ответственный за создание и

правильное сохранение

Какой контент определяет

операционные цели

Что должно сохраняться и как долго

Учет всех особенностей функциональных и

системных требований

Усовершенствование информационного

обеспечения деятельности

улучшение управления деловыми потоками

выявление информационных

разрывов

Актуальная информация о пользователях и вовлечение пользователей

Каждый пользователь имеет одну или более

ролей/категорий

Каждый пользователь является участником

одной или нескольких рабочих групп.

Каждый пользователь должен быть вовлечен

в контексте текущей ситуации и

потребностей

Вовлеченные пользователи приводят к правильной концепции операций и построению подходящей конфигурации системы

Формирование требований к структуре хранения, доступа/извлечения и управления информацией

Контент рождается и живет в рамках деловых процессов,

Но необходима общая схема, которая позволяет пользователям правильно размещать, находить и иметь в совместном использовании информацию

Нужна структура, основанная на бизнес функциях и активностях организации

Формирование конфигурации системы

Функциональность

География контента (локальный офис / ЦОД / территориальная распределенность)

Состав участников документооборота, функциональные роли

Удаленные и мобильные пользователи

Модели управленияДирективное, процессное, проектное

Коммуникациивертикальные / горизонтальные

локальные / сквозные (между филиалами, дочерними предприятиями, аффилированными обществами, производственными площадками)

Требования к масштабируемости

Системные требования (с учетом ИТ предпочтений)

Юридическая значимость

Требования к интеграции

Модель эксплуатации (on-premise / облачная)

Общие возможности системы CompanyMedia

CompanyMedia – корпоративная полнофункциональная система управления документами,

задачами и личной результативностью

Поддержка сложных, территориально распределенных, оргструктур

Использование системы всеми сотрудниками организации, участвующими в

документообороте, независимо от их должностных обязанностей и местоположения

Несколько видов клиентов: «толстый» (Notes), «тонкий» (поддерживаются браузеры MS

Explorer, Chrome, Firefox, Safari), мобильный - на планшетах iPad, Android и смартфонах

BlackBerry

Поддерживаемые модели управления: директивное, процессное и проектное

Использование СЭД как Головным офисом, так и филиалами, дочерними предприятиями,

аффилированными обществами, производственными площадками и т.д. в режиме: единой информационной среды,

«сквозного» документооборота и «сквозных» деловых процессов, предусматривающих совместную работу субъектов организации

Промышленная разработка системы ведется с 1997 год

Основные характеристики СЭД CompanyMedia

Высокая масштабируемость системы, позволяющая отнести ее к классу

промышленных систем, обеспечивающих работоспособность с большим

количеством данных, пользователей и территориальных объектов

Две линии продукта: CompanyMedia на платформе Java и IBM Domino

CompanyMedia на платформе Java Enterprise Edition и реляционной СУБД (Oracle, PostgreSQL...)

Широкие возможности по интеграции со смежными информационными

системами

Обеспечение защищенного и юридически значимого документооборота

Поддержка централизованного, децентрализованного и федеративного

принципов построения

Различные модели эксплуатации (on-premise и облачная)

Технические характеристики СЭД CompanyMedia

Защита информации и юридическая значимость

•Реализация электронной подписи и в Web и в iPad. •Наличие сертификатов ФСБ и ФСТЭК на систему•Лицензии на деятельность по технической защите конфиденциальной информации

Распределение нагрузки между

несколькими серверами

(Domino/РСУБД, TomCat и PGSQL)

Независимое масштабирование

слоев

Раздельное хранение и обработка

основных данных системы

(контента) и структурированных

данных (справочников,

персональных коллекций

документов и др.)

Построение на принципах

федеративности

Уникальная технология

динамических персональных

коллекций документов (ПКД)

Высокая производительность и масштабируемость системы

Общая структура CompanyMedia

Уровень бизнес-решений

Уровень представлений

Решения на основе адаптивного кейс-менеджмента

Документационное обеспечение управления

Обращения граждан

Внешнее и внутреннее регулирование на основе нормативных и

распорядительных документов

Защита информации и юридически значимый документооборот

Работа коллегиальных органов

Обслуживание клиентов

Управление закупками

Налоговая отчетность в электронном виде

Планирование рабочего дня руководителя

Организация договорной деятельности

Участие в тендерах

Типовые бизнес-решения

Мобильные рабочие местаiPad, Android, BlackBerry

Web-клиентExplorer, Chrome, Firefox, Safari Клиент Notes

Уровень модулей

ДоговорыДелопроизводствоНормативные и

распорядительные документы (НРД)

Заявки Заседания Корпоративный электронный архив Факс

Уровень сервисов

СИСТЕМНЫЕ СЕРВИСЫ

•Active Frame•ACM•Workflow•Help Desk•Справочники•Администрирование•Формирование дел•Поручения•Контроль исполнения заданий•Контроль исполнения поручений руководителя (КИПР)•Обсуждение•Центр отчетов•Корпоративный тренинг

ИНТЕГРАЦИОННЫЕ СЕРВИСЫ

•SAP ERP•IBM FileNet•EMC Documentum•Opentext Livelink•Microsoft Sharepoint•Liferay•СМЭВ•МЭДО•КЛАДР и ОКМС •1C

ХРАНИЛИЩЕ ДАННЫХ

ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ И УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ

•Управление доступом•Locker и работа с сертифицированными средствами защиты информации

Преднастроенные конфигурации CompanyMedia

Отличительные особенности небольших проектных или сервисных компаний и проектных групп организаций

Характерен проектный стиль управления, горизонтальные коммуникации с элементами социального взаимодействия

Типичными бизнес целями и ключевыми проблемами являются:

Оптимизация достижения

бизнес результатов

Гибкое реагирование на изменения

Слаженная работа

коллектива

Быстрое получение

информации о состоянии вопроса, процесса

Устранение оргразрывов

Быстрое нахождение экспертов,

накопление лучших практик

Конфигурация СЭД для небольших проектных компаний

Уровень

Уровень представления информации

Уровень бизнес логики на основе сервера приложений Apache Tomcat

Управление документами Шаблоны кейсовЭлементы социальности,

горизонтальные коммуникации

Мобильные рабочие местаiPad, Android

Web-клиент пользователяChrome, Firefox, Safari…

Web-клиент администратораChrome, Firefox, Safari…

Технологическая платформа на основе: ОС Windows или Linux

СИСТЕМНЫЕ СЕРВИСЫ•Workflow•Adaptive Case Management (ACM) •Администрирование•Поручения•Центр отчетов

ИНТЕГРАЦИОННЫЕ СЕРВИСЫ

•OpenOffice (или LibreOffice)•1C•Почтовый сервер•Календарный сервер•LDAP Сервер (MS AD и др.)

ХРАНИЛИЩЕ ДАННЫХ: произвольная РСУБД, в т.ч. с открытым кодом

ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ И УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ

Отличительные особенности классического делопроизводства (для канцелярий, управлений делами)

Характерен директивный стиль управления. Коммуникации вертикальные

Типичными целями являются:

Документационное обеспечение первого лица организации

Документирование решений и контроль

исполнения

Исключение потерь документов,

решений

Ускорение доставки управленческой

информации

Повышение исполнительской

дисциплины

Надежная регистрация

внешней переписки

Конфигурация СЭД для классического документооборота

Уровень

Уровень представления информации

Уровень бизнес логики на основе сервера приложений Apache Tomcat

Делопроизводство Обращения граждан Поручения

Мобильные рабочие местаiPad, Android, BlackBerry

Web-клиентChrome, Firefox, Safari…

Технологическая платформа на основе: ОС Windows или Linux

СИСТЕМНЫЕ СЕРВИСЫ•Администрирование•Формирование дел•Поручения•Контроль исполнения заданий•Центр отчетов

ИНТЕГРАЦИОННЫЕ СЕРВИСЫ

•OpenOffice (или LibreOffice)•СМЭВ•МЭДО•1C

ХРАНИЛИЩЕ ДАННЫХ: произвольная РСУБД либо IBM Domino

ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ И УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ

•Управление доступом•Сертифицированные средства защиты информации

Клиент Notes

Отличительные особенности крупного и среднего бизнеса, ОГВ, организаций госсектора

Стиль управления директивный и смешанный (различные сочетания директивного, проектного и процессного управления), коммуникации преимущественно вертикальные с возможностями коллективной работы с документами, формального и неформального согласования

Типичными целями являются:

Документационное обеспечение деятельности организации

Ускорение информационного взаимодействия и

доставки информации

Документирование решений и контроль

исполнения

Повышение прозрачности

процессов

Повышение доступности

документов в любое время из любого

места

Ориентированность на деловые

потребности

Отличительные особенности территориально распределенных организаций и холдингов

Территориально распределенное и межведомственное взаимодействие, межорганизационные процессы

Типичными целями являются:

Поддержка полного контура управления – от принятия

корпоративного уровня решений их донесения и контроля их

исполнения до задач управления локального уровня

Поддержка работы корпоративных коллегиальных органов управления (Собрания

акционеров, Советы директоров, Наблюдательные советы,

Заседания правительства и т.п.)

Поддержка сквозных межведомственных процессов,

обеспечение межведомственного взаимодействия

Обеспечение надежного взаимодействия в ходе деловых

процессов в условиях плохих каналов связи, большой

распределенности

Конфигурация СЭД для крупных организаций

Уровень бизнес-решений

Уровень представления информации

Решения на основе адаптивного кейс-менеджмента

Документационное обеспечение управления

Обращения граждан

Внешнее и внутреннее регулирование на основе нормативных и

распорядительных документов

Защита информации и юридически значимый документооборот

Работа коллегиальных органов

Обслуживание клиентов

Управление закупками

Налоговая отчетность в электронном виде

Планирование рабочего дня руководителя

Организация договорной деятельности

Участие в тендерах

Типовые бизнес-решения

Мобильные рабочие местаiPad, Android, BlackBerry

Web-клиентExplorer, Chrome, Firefox, Safari Клиент Notes

Уровень модулей

ДоговорыДелопроизводствоНормативные и

распорядительные документы (НРД)

Заявки Заседания Корпоративный электронный архив Факс

Технологическая платформа на основе: ОС Windows или Linux

СИСТЕМНЫЕ СЕРВИСЫ

•Active Frame•ACM•Workflow•Help Desk•Справочники•Администрирование•Формирование дел•Поручения•Контроль исполнения заданий•Контроль исполнения поручений руководителя (КИПР)•Обсуждение•Центр отчетов•Корпоративный тренинг

ИНТЕГРАЦИОННЫЕ СЕРВИСЫ

•SAP ERP•IBM FileNet•EMC Documentum•Opentext Livelink•Microsoft Sharepoint•Liferay•СМЭВ•МЭДО•КЛАДР и ОКМС •1C

ХРАНИЛИЩЕ ДАННЫХ: РСУБД, IBM Domino

ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ И УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ

•Управление доступом•Locker и работа с сертифицированными средствами защиты информации

Предприятия ОПК, ОГВ, госкорпорации, организации с государственным участием

Организация электронного документооборота

с широкой функциональностью

и с использованием «импортонезависимого» ПО

Конфигурация доверенной СЭД на основе СПО

Уровень

Уровень представления информации

Уровень бизнес логики на основе сертифицируемых серверов приложений с открытым кодом (Apache Tomcat)

Документационное обеспечение управления

Обращения граждан

Нормативные и распорядительные документы (НРД)

Защита информации и юридически значимый документооборот

Работа коллегиальных органов

Договоры

Электронный архив

Планирование рабочего дня руководителя

Организация договорной деятельности

Мобильные рабочие местаAndroid

Web-клиент пользователяChrome, Firefox, Safari…

Web-клиент администратораChrome, Firefox, Safari…

Технологическая платформа на основе : сертифицированной в компетентных органах РФ ОС RedHat Linux

СИСТЕМНЫЕ СЕРВИСЫ•Workflow•Adaptive Case Management (ACM) •Администрирование•Формирование дел•Поручения•Контроль исполнения заданий•Центр отчетов

ИНТЕГРАЦИОННЫЕ СЕРВИСЫ

•OpenOffice (или LibreOffice)•СМЭВ•МЭДО•1C

ХРАНИЛИЩЕ ДАННЫХ: сертифицированная в компетентных органах РФ

РСУБД «Ред База Данных» (на основе СУБД с открытым кодом – Firebird 2.5)

ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ И УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ

•Управление доступом•Сертифицированные средства защиты информации