роль комунікацій в управлінні іт проектами

Роль комунікацій в

управлінні ІТ-проектами

План1. Комунікації.

1. Сутність комунікацій.

2. Типи комунікацій.

3. Елементи комунікацій.

4. Моделі комунікацій.

2. Роль комунікацій в організаціях (командах)

3. Комунікації в ПМ: 1. Планування комунікацій.

2. Комунікаційні мережі.

3. Звітність.

4. Управління комунікаціями.

2

Комунікації — це процес передавання інформації від однієї особи до іншої. [1]

Комунікативний процес — це обмін інформацією між двома чи більше людьми.

Основна мета комунікативного процесу — забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності її передачі. Тому попередньо треба мати уявлення про стадії процесу комунікації.

1. Сутність комунікацій

3

Типи комунікацій

Сьогодні поширені такі типи комунікацій у організаціях: міжособові комунікації; комунікації в системах зв`язку та командах; комунікації в організаціях та електронні засоби комунікацій.

Окрім того, комунікації можуть бути усними та письмовими.

4

Елементи комунікаційУ комунікаційному процесі вирізняють чотири

базових елементи:

1) відправник — особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію та передає її;

2) повідомлення — інформація, закодована за допомогою символів;

3) канал — засіб передачі інформації;

4) одержувач — особа, котрій призначено інформацію й яка інтерпретує її.

5

Моделі комунікацій

Комунікація в організаціях - це складний і динамічний

процес. Він може розглядатися як дія, як взаємодія і як

власне процес. В залежності від цього і розрізняються

моделі комунікації:

1.Комунікація як дія.

2.Комунікація як взаємодія.

3.Комунікація як процес.

6

2. Роль комунікацій в організаціях (командах)

Основна ціль комунікаційного процесу - забезпечити розуміння інформації, яка є предметом обміну. Але самий факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування в ньому людей. Для кращого розуміння процесу обміну інформацією та умов його ефективності, необхідно мати уявлення про його стадії, в яких приймають участь декілька людей.

7

Ефективність роботи менеджера залежить як від його вміння працювати з людьми, так і від того, як він працює з інформацією. Основною вимогою для прийняття ефективного об'єктивного рішення або навіть розуміння масштабів проблеми є наявність точної інформації. Єдиним способом отримання такої інформації вважається комунікація. Комунікації визначають як способи, за допомогою яких між людьми виникають зв'язки.

8

3. Планування комунікацій.

Планування системи комунікацій - визначення інформаційних потреб учасників проекту (склад інформації , терміни і т.д.). [2]

9

Розрізняють такі етапи процесу комунікації:— зародження ідеї; (Відправник вирішує, яка ідея або

повідомлення буде предметом обміну)— кодування і вибір каналу;(відправник має за

допомогою символів закодувати ідею в повідомлення; обрати канал, сумісний з типом символів, які він використовував для кодування)

— передача;(відправник використовує канал для доставки повідомлення одержувачу)

— декодування. (одержувач повідомлення декодує його. Декодування — це переведення символів відправника в думки одержувача. )

10

Комунікація також важлива і для функції контролю. Керівники потребують інформації стосовно того, що було виконано, аби правильно оцінити, чи досягнули цілей організації.

Розрізняють два основних канали інформаційного забезпечення керівників:

1) формалізований (по ньому рухається регламентована за формою, змістом і часом інформація з достатнім ступенем достовірності);

2) стихійний (керівникам некеровано надходить величезна кількість найрізноманітніших повідомлень, що не завжди об'єктивно відображають справжній стан речей.

11

Комунікаційні мережі

Комунікаційні мережі - це поєднанні певним чином учасники комунікаційного процесу за допомогою інформаційних потоків.[3]

- централізовані мережі (вирішення проблем і прийняття рішень передбачає взаємодію з одним і тим самим співробітником);

- децентралізовані мережі (члени команди вільно спілкуються між собою, однаковою мірою опрацьовують інформацію і приймають узгоджені рішення).

12

13

Звітність по виконанню передбачає збір всіх даних базового плану інадання учасникам проекту інформації про виконання робіт.

Звітність по виконанню зазвичай повинна містити інформацію про зміст, терміни, вартості і якості. У багатьох проектах потрібно також надання інформації про ризики і постачаннях.

Звітність

14

Управління комунікаціямиУправління комунікаційними процесами в

організації включає:

– пошук та визначення перешкод на шляху до ефективної комунікації;

– розробку і реалізацію способів усунення таких перешкод і підвищення ефективності комунікаційних процесів.

15

Для менеджера доступними є два типи комунікацій: формальні та неформальні.

1. Формальні комунікації передбачені організаційною структурою.

16

2. Неформальні комунікації не передбачені організаційною структурою. Значна частина комунікацій здійснюється неформально, за допомогою незапланованих керівництвом способів. Неформальна інформація буває досить корисною для доповнення інформації, отриманої через формальні канали комунікації; вона є цінною для керівника, однак не можна допускати, щоб система поширення чуток була замінником формальних каналів комунікації.

17

Особливістю неформального каналу є швидкість виникнення та зникнення

Щоб виробити оптимальні управлінські рішення, менеджери мають використовувати не лише формальні, а й неформальні канали комунікацій, хоча на останні не завжди можна впливати та контролювати їх.

18

Для системи неформальних комунікацій властиві такі позитивні ознаки:

— швидкість передавання інформації;

— потенційна можливість доповнювати формальні канали комунікацій;

— передбачливий характер неформальних комунікацій;— оперування, як правило, останніми новинами тощо.

19

Для підвищення ефективності комунікацій менеджер має вирішувати дві проблеми:

– по-перше, йому необхідно удосконалювати свої повідомлення;

– по-друге, йому слід удосконалювати механізм розуміння того, що інші намагаються передатийому в процесі комунікації.

20

Висновок

Дослідження показують, що керівник 50-90% усього часу витрачає на комунікації. Обмін інформацією входить в усі види управлінської діяльності, тому комунікацію називають зв´язуючим процесом, який пов´язує частини організації в єдине ціле. Тому якщо усунути комунікацію, то організація перестає бути керованою, її діяльність набуває хаотичного, некоординованого характеру.

21

22

Список використаної літератури1.Місце комунікацій у процесі управління//

URL: http://posibnyky.vntu.edu.ua/psihol/1rozd/r112.html

2.Аксенова С.В. Управління комунікаціями проекту / В.П. Вороновська, М.В. Грицаненко,– Харків . – 3с.

3.Комунікації в управлінні// URL: http://management-books.biz/teoriya-menedjmenta_693/tema-komunikatsiji-upravlinni-17812.html

4.PMBOK,– Project Management Institute, Inc.14 Campus Boulevard Newtown Square, Pennsylvania 19073-3299 USA / США, 2009. – 241 с. – ISBN: 978-1-933890-71-5.