הטמעת מערכות לניהול ידע במוקדים

הטמעת מערכות לניהול ידע הטמעת מערכות לניהול ידע בקרב משתמשי הקצהבקרב משתמשי הקצה

ון ברייס הדרכהון ברייס הדרכה''גג --אביבית בן סימון אביבית בן סימון

כ אינן נתפסות כמערכות "בד�

שמצריכות תהליך הטמעה

הדרכה חד פעמית�

התמקדות בטכנולוגיה�

לא מוקצה תקציב ייעודי�

קיים מצב -הטמעת מערכות לניהול ידע

לא מוקצה תקציב ייעודי�

בפועל משתמשי הקצה 30% - מנצלים פחות מ

מיכולות המערכת

הטמעת מערכת שאינה מערכת ליבה �

הובלת תהליך שינוי תפיסתי�

רתימת המנהלים �

יצירת שגרות עבודה�

האתגרים בהטמעת מערכות לניהול ידע

יצירת שגרות עבודה�

תמרוץ ויצירת מוטיבציה לשימוש �

במערכת

שיתוף מידע מצד משתמשי הקצה�

שמירה על רמת שימוש �

הנחת יסוד

הטמעה של מערכת ניהול ידע הינה תהליך ארגוני מורכב

מתודולוגיית ההטמעה

מיפוי ואבחון מצב קיים

בניית הה שגרות עבודה

רתימת רתימת מנהליםמנהלים

הדרכה והטמעה

תחזוק ושימור

מיפוי ואבחון המצב הקיים

מטרהמטרה

מיפוי ואבחון של תהליכי זרימת המידע בארגון

פעילויותפעילויות

מקורות המידע המקובלים בארגון/ מיפוי ערוצי�

:בחינת תהליכי עבודה קיימים�

תצפיות�

ראיונות � ראיונות �

שאלונים �

קבוצות מיקוד �

תוצרתוצר

מסמך מיפוי

1155 44 33 22

משמעויות מצב קיים מקור מידע/ערוץ

.יש צורך בתחזוקה שוטפת. נמצאים בלוחות שעםתסריטי שיחה

. סיכון לשימוש במידע שאינו עדכני

מידע מבצעים , עדכונים אודות תדריכיםמיילים

. נשלחים באמצעות המייל

.חוסמים את המייל - קבצים כבדים

. מיילים עם מידע לא עדכני

.חיפוש מידע במייל גוזל זמן שיחה

, המייל נחסם, נציגים שנמצאים בחופש

דוגמא למסמך מיפוי

. לא מקבלים עדכונים

- מתקיים כל יום למשך רבע שעה תדריך יומי

פרונטאלי

אין בקרה אחר הטמעת התכנים שעברו

. בתדריך בקרב הנציגים

חלק מהתכנים המקצועיים לא רלוונטיים

.לצוות

. מנהל הצוות לא יודע מי נכח בתדריך

1155 44 33 22

הבניית שגרות עבודה

מטרה מטרה

בניית שגרות עבודה עם מערכת ניהול הידע

פעילויותפעילויות

ישיבות עם הסגל הניהולי לגיבוש שגרות עבודה

איזה שגרות עבודה קיימות צריכות להשתנות �

?בעקבות המהלך ?בעקבות המהלך

כיצד המערכת תתמוך בעבודתו של משתמש �

:הקצה במהלך עבודתו.. )יעדים, עדכונים, תדריכים(כניסה למשמרת �

) חיפוש פריטים במערכת(במהלך שיחה �

..) משמרות, מנהלות, הודעות, משובים(במהלך המשמרת �

כתיבת נהלי עבודה תוצרתוצר

1155 44 33 22

פעילות נדרשתתהליך עבודה מוצע משמעויות מצב קיים מקור הידע

תסריטי

שיחה

נמצאים בלוחות

. שעם

יש צורך בתחזוקה

.שוטפת

הפריטים יועברו למערכת ניהול

הידע

הזנת תסריטי שיחה

. למערכת

עדכונים אודות מיילים

מידע , תדריכים

מבצעים

נשלחים

. באמצעות המייל

- קבצים כבדים

.חוסמים את המייל

מיילים עם מידע לא

. עדכני

חיפוש מידע במייל גוזל

העברת כל המידע שמועבר

היום במיילים למערכת ניהול

. הידע

הגדרת תהליך עבודה מול

.הצוות הניהולי

המשך - דוגמא למסמך מיפוי

חיפוש מידע במייל גוזל . באמצעות המייל

.זמן שיחה

מתקיים כל יום תדריך יומי

למשך רבע שעה

.פרונטאלי -

אין בקרה אחר הטמעת

התכנים שעברו

בתדריך בקרב

. הנציגים

תדריך יומי ימשיך להתקיים גם

. לאחר עליית המערכת לאוויר

לאחר החזרה מהתדריך

הנציגים יתבקשו לעבור על

התדריך ולחתום על מנת לקבל

. מידע ברמה הצוותית

.קביעת מדיניות בנושא

הגדרת נהלי עבודה לנציגים

כ"ותועם הכניסה למשמרת

. העבודה במוקד

רתימת מנהלים

מטרהמטרה

רתימת סגל ניהולי להובלת תהליך השינוי

פעילויותפעילויות

שילוב המנהלים בקביעת השגרות ותהליכי �

העבודה עם המערכת

: מפגש תפיסה�

קונספט ניהול ידע קונספט ניהול ידע

חיבור למטרות והיעדים של המהלך

הגדרת תפקיד המנהלים בתהליך

:הדרכה ייעודית�

המערכת ככלי ניהולי

המערכת ופונקציונליותהיכרות עם יכולות

נוכחות פעילה של המנהלים בהדרכות משתמשי הקצה ובשלב ההטמעה �

1155 44 33 22

הדרכה והטמעה

מטרהמטרה

שימוש מיטבי במערכת ניהול הידע

פעילויותפעילויות

הדרכה הדרכה

הבנה של קונספט ניהול הידע בארגון� הבנה של קונספט ניהול הידע בארגון�

ועלות ויתרונותת–שיווק המערכת �

הדרכות ממוקדות שגרות עבודה �

הוכחת ישימות �

רכישת מיומנויות חיפוש ושליפה �

1155 44 33 22

הדרכה והטמעה

הטמעההטמעה

ליווי המשתמשים בחוויית השימוש הראשונה במערכת �

יצירת תלות בעבודה עם המערכת �

תמרוץ המשתמשים לעבודה אפקטיבית ויעילה עם המערכת �

מרתון ידע�

יעד יומי לשליחת משובים�

שימוש במשובים שנשלחו � שימוש במשובים שנשלחו �

בקרה ומדידת אפקטיביות�

דוחות בקרה�

משובים שנשלחו �

הגדרת יעדים כמותיים ואיכותיים�

משובים , כמות כניסות לפריטים�

1155 44 33 22

תחזוק ושימור

שימור רמת השימוש במערכת לאורך זמן �

בקרה מתמדת אחר רמות השימוש�

העמקת השימוש במערכת �

עידוד ותמרוץ �

הפיכת המערכת לכלי מרכזי �

שילוב מערכת בקורסי הכשרה�

הוספה ועדכון של תכנים�

השמשת יכולות נוספות של המערכת �

1155 44 33 22

תחזוק תהליך ההטמעה לאורך זמןתחזוק תהליך ההטמעה לאורך זמןישמור על מערכת ניהול הידע חיה ונושמת ישמור על מערכת ניהול הידע חיה ונושמת

שילוב מערכת ניהול ידע בקורסי הכשרה

חשיפת המשתמשים לתכנים במערכת �

ניהול הידע בשלב מקדים לתפקיד

הפיכת המערכת לכלי מרכזי �

עבודה כ"תושיפור מיומנות שליפת מידע �

עידוד המשתמשים ללמידה עצמית וחקר �

הורדת משאבי התמיכה �

כניסה חלקה לתפקיד

כלי עבור המדריך -אמצעי הדרכה �

1155 44 33 22

..צידה לדרך

נהלו את תהליך ההדרכה וההטמעה �

של המערכת כפרויקט

הקצו תקציב ייעודי לנושא�

מעורבות כלל הצוות ניהולי -אין קיצורי דרך �

מתחרים / הורדת מקורות מידע זמינים�

צירת מתח י–תקשור ותמרוץ � צירת מתח י–תקשור ותמרוץ �

הגדרת יעדים מדידים למהלך �

הפיכת המערכת לכלי מרכזי בחיי הנציג�

)א"מש, יעדים, נהלים, תדריכים(

הבניית שגרות עבודה לאורך זמן �

כיוונים ומגמות

חיבור למערכות תפעוליות �

EPSSשילוב כלי �

תודה על ההקשבהתודה על ההקשבהavivitb@johnbryce.co.ilavivitb@johnbryce.co.il