Правила оформления деловых писем

Формат оформления

темы письма

Приказ по ГК «ГЭНДАЛЬФ»

26.08.2013 вышел приказ № 17 о

«О введении обязательного формата

оформления темы письма электронной почты»

Он содержит 9 рекомендаций.

Хотите чтобы ваше письмо

заметили?

Не забудьте указать

тему

86% пользователей решают открывать

письмо или нет на основании

имени отправителя и темы письма.

Тема должна быть всегда

Иначе ваше письмо

станет невидимым

среди других

1

Главное не переусердствовать!Обилие заглавных букв, много восклицательных или

вопросительных знаков, несомненно привлекают

внимание, но воспринимаются, как неадекватное

поведение.

Не используем в теме

слова, написанные полностью

заглавными буквамикроме общепринятых аббревиатур (ЗРС, МВД, РП и проч.)

Иначе наши

почтовые

ящики

будут

выглядеть

так

2

Хотите чтобы вас поняли?

Следите за соответствием темы и сути письма

Тема должна быть

конкретной, четко и точно

отражать суть письма Тема, не соответствующая письму,

темы типа «по задаче», «Требуется

помощь!», «Договор» не дают

понимания о чем идет речь.

Мы отнимаем время у получателя

письма, велика вероятность

ошибок, особенно если получатель

работает над несколькими однотипными

задачами.

3

Тема должна быть описана

кратко

Длинная тема способна

оттолкнуть читателя.

Придерживайтесь

среднего размера темы

50-60 символов

(4-7 слов).

4

Хотите чтобы на ваше письмо

правильно отреагировали?

Используйте

ключевые

слова

Очень удобно сразу

сориентировать человека,

насколько быстро нужно

обработать письмо,

что именно от него требуется

Тема может включать

ключевое слово

Например:

На согласование.

Для инфо.

Проект МВД.

ИТО.

Это положительно сказывается

на скорости обработки почты

5

Правила хорошего тонаТема письма всегда должна

начинаться с большой буквы.

После точки снова с

большой буквы

По возможности используйте

именительный падеж и

неопределенные формы

глагола (для облегчения

поисковых запросов)

Письмо не может состоять

только из одной темы

7

8

6

Тема письма связана с

собранием?

У ответственного за собрание, вся информация связанная с собранием отображается под одной темой (у тех, кто использует «Беседы» собирается вместе)

Нужно делать письмо

ответом на собрание,

таким образом тема

сохраняется

9

Вопросы?