المراسلات التجارية

المراسلت لتجاريه ا

)Business Letters(

أجزاء الرسالة : ~الترويسة :1

تكون مطبوعة على الجزء العلوي على الورقه المعده لكتابه •وتشمل :

عنوان الشركه المرسله من حيث •

البلد والموقع ورقم صندوق البريد والهاتف والفاكس والبريد •اللكتروني .

: ~الرقم ”الاشارة ” 2

وهو الرمز موجز يدل على المواضوع الرسالة بالاضافه الى •ترتيبها الرقمي في دفتر الصادر للمؤسسة .

~ التاريخ :3

أي تاريخ ارسال الرسالة ويواضع اعلى الصفحه الى اليمين •والقاعدة المتبعه في كتابة التاريخ هي :

اسم البلد المرسل \اليوم \الشهر \السنه

:يكتب الشهر بالحروف ضمانا لعدم التزوير وليكون دليل قانوني.

ملحظه

~ مركز المرسل اليه وعنوانه :4

يكتب العنوان في الزاوية الليمنى ومن اعلى في الرسالة •باللغة العربية وفي الزاوية اليسرى للرسائل باللغة النجليزية ويكون تحت التاريخ والرقم مباشره ويكون التسلسل بالشكل

التي :

اسم المرسل اليه, ومركز المرسل اليه, اسم الشركه أو •المؤسسة,وبعدها صندوق البريد , ثم اسم البلد ،وأخيرا اسم

الدولة

:~التحية والتفتتاحية5

وتكون من عبارات الحترام مثل :تحيه طيبه •

السلم عليكم ورحمة ال وبركاته •

تحيه طيبه •

~موضوع الرسالة : 6

نكتب عبارة موجزه تعطي فكره سريعة عن مضمون •الرسالة.

:~جسم الرسالة 7

وفيها يتم طرح الموضوع الذي تهدف اليه الرسالة وتبحث •في شأنه متضمنة كل المعلومات , ويجب مراعاة عدة امور :

اليجاز في طرح الموضوع •

استخدام لغة سهله •

الدخول الى الموضوع فورا وبكل وضوح •

استخدام اسلوب النقناع ل اسلوب التهديد وترك مجال للتفاهم •لقحقا وعدم كتابة اية كلمات يمكن ان تستخدم ضد المرسل

في المستقبل

~التحية الختامية :8

هي عبارة موجزة ومهذبة ,تنسجم مع التحية الفتتاقحية ,تختتم •بها الرسالة , مثل : (وتفضلوا بقبول فائق القحترام والتقدير )

أو ( وانقبلوا القحترام ) •

أو ( مع الشكر والتقدير ) •

~التوقيع و الخاتم :9

نقبل تونقيع الرسالة أو وضع الخاتم عليها يجب ان تقرأ •الرسالة مجددا للتأكد من خلوها من الخطاء , او من عدم

اهمال أي نقطه يراد ايصالها للمرسل اليه , والتونقيع يضفي صفة ( الرسميه ) على الرسالة , بينما الخاتم لوقحده ل يكفي لبثبات نقانونية الرسالة ,كما يجب ذكر اسم المرسل ومركزه

الوظيفي اسفل التونقيع .

:~المرفقات 10

اذا أرفقت الرسالة بمستندات أخرى كالتقارير , أو فواتير •البيع أو الشراء فيجب الشارة الى هذه المرفقات في اسفل

الرسالة , فتكتب كلمة مرفقات وتذكر .

: ~نسخ اصحاب العلقة 11

هي الجهات المعنية بالطلع على المعلومات الوارده في •الرسالة ,والمطلوب منها اتخاذ اجراءات بشأنها , ويشار الى

الجهات التي يتقرر ارسال اليها في الجزء السفل من الرسالة وفي الجانب اليمن منها .

:~الرموز 12

هي عبارة عن الرحرف اللولى من اسم كاتب الرسالة •لوطابعها .

:انواع الرسائل التجاريه

:الستفسار•اما ان تكون استفسار عن اشخاص , ألو مؤسسات ألو بضاعة .•

:الرد على الستفسار

للرد على الستفسارات المطرلورحة ,لوالردلود ممكن أن •تكون ايجابية ألو سلبيه .

:العرض

تستخدم لعرض سلعة معينة ألو مجموعة السلع التي •تبيعها الشركة,لوقد يوضح في العرض السعر , لو

المواصفات ,الو الخدمات ما بعد البيع .

:الطلب

(هي عبارة عن عقد بين البائع لوالمشتري )،تكون ردا على •رسالة العرض ،فإذا لوجد المشتري ان السلعه المعرلوضة

مناسبة من رحيث السعر لوالمواصفات ، فانه يطلب شراءها.

تنفيذ الطلب :

لوهي رسائل لبثبات عملية شحن البضائع المطلوبة •للمشتري ،لويتم ارفاقها في العادة بفاتورة تتضمن مواصفات

البضاعة من رحيث الكمية لوالسعر .

الشكوى:

وتستخدم للشكوى من زيادة العسعار ، او نقص البضاعة ، أو •تلفها ، أو عدم مطابقتها للمواصفات .

الرد على الشكوى :

وهي التي ترعسل في مقابل رعسالة الشكوى للعتذار ،أو •لصل ح الخطأ ، أو التوضيح المر الذي عسبب عسوء الفهم.

مواصفات الرسالة الجيدةتضمن الرعسالة قدر كاف من الكلمات والعبارة الدالة على التحترام والتقدير .•تجنب اعستخدام العبارات السلبيه والغامضة بقدر المكان،وكذلك تجنب تكرار •

العسف والعتذار .اعستخدام الجمل المبنية للمعلوم لن لها وقعا اكبر من الجمل المبنية للمجهول .•اللتزام بقواعد اللغة من تحيث ترتيب الكلم ،كما يجب النتباه الى تحذف الكلمات •

الزايئدة التي تضيف شيئا لفهم القارئ ،ومحاولة تجنب الطخطاء اللغوية والمليئية قدر المكان.

التعبير عن مضمون الرعسالة بأقل عدد من الكلمات ،وإيصال الهدف للقارئ دون •الطخلل بالمعنى.

الدطخول الى الموضوع فورا وبكل وضو ح .•