פתרון לארכיב דיגיטלי במסגרת פורטל ספקים

פתרון לארכיב דיגיטלי במסגרת

פורטל ספקים

דרורה מרטן : מרצה

ש"חטיבת המידע והאומנהלת

מ"שראל שרותים ואספקה לרפואה בע

שראל -רקע

1995החברה הוקמה בשנת

הפעילות מתמקדת ברכש ולוגיסטיקה

(one stop shop )למוסדות רפואה.

.מוקד ידע בתחום הרכש והלוגיסטיקה הרפואית

.עובדים 110

.ח בשנה"מש 800-מחזור של כ

.טים"מק 70,000 -כ

.ספקים 850 -כ

.נקודות קצה 600-הגעה ל -שרות עד בית הלקוח

תכנון סביבת , ביצוע אפיונים ותמיכה מקצועית, תכנון רכש: רכש

.מ עם הספקים"ביצוע מו, ניהול מערך מכרזים, החולה

אספקות לבתי החולים באמצעות ,ניהול מלאי , יבוא: לוגיסטיקה

.מערך שינוע מתקדם

.ביצוע אינטגרציה לפרויקטים רב תחומיים

, מיזמים המשלבים חדשנות טכנולוגית ברפואה עם יעילות כלכלית

.ידע ומידענות, הכוללת תמיכה מקצועית

שראל -רקע

הבעיה

לשראל היה חסר מידע מהשטח לגבי , בהיותה תווך בין ספקים ללקוחות

אספקות

נחתמות , תעודות משלוח היו יוצאות מהספקים עם הסחורות ישירות ללקוחות

.וחוזרות ללקוח כל זאת ללא שקיפות לשראל

פרקי הזמן שחלפו בין אספקת הסחורה לבין החיווי על כך בשראל היו ארוכים

שראל הייתה חייבת פתרון שיספק שקיפות של התהליך

ספקי תרופות בתי חולים

תעודת משלוח חתומה

תעודת משלוח

שראל בחרה בניפנדו כפתרון לניהול הספקים

2010פורטל הספקים של ניפנדו הושק בשראל בינואר

אישור הזמנות רכש ומסר תעודת , כל ספקי שראל חוברו למסר הזמנות רכש

משלוח וכעת מתבצע חיבור הספקים לתהליכי חשבוניות

החיבור של שראל לניפנדו פתח אפשרויות

בנוסף להעברת המסריםניהול ארכיון דיגיטלי / אחסון של

–פורטל הספקים של ניפנדו" ענן"פתרון ה

"ענן"ניהול ארכיב ב

.עולם האחסון עובר לענן ודומה שכבר אין דרך חזרה

שראל זיהתה את המגמה ולקחה החלטה למצות את היכולות של פורטל

הספקים גם ככלי לאחסון מסמכי הרכש

:היתרונות בכלי זה רבים

גישה מכל מחשב

זמין בכל עת

שקוף ללקוח ולספק

חסכון בניירת

איתור מהיר של

מסמכים

היתרונות בפורטל לשראל

תעודות , הזמנות רכש: אוטומציה מלאה של תהליכי שרשרת האספקה

...תשלומים ועוד, חשבוניות, משלוח

שיפור משמעותי של זמני תגובה של תהליכים עסקיים

שקיפות תהליכים ועדכון הדדי ביננו לבין הספקים

שפה אחידה והעלאת איכות הנתונים

עצמאות תפעולית

מידע מאובטח

חתימה דיגיטלית

ארכיון מסמכים

חיבור אחד לעבודה מול רבים

לניפנדו פעם אחת שראל התחברה

ויכולה כעת לעבוד מול כל לקוחתיה

וספקיה באופן דיגיטלי מלא

פעם ספקי שראל התחברו לניפנדו

ויכולים כעת לעבוד מול כל אחת

לקוחותיהם

שראל

ספק א

ספק ב

ספק ג

ספק ד

ספק ה

היתרונות בפורטל לספקים

שיפור בתזרים המזומנים

קיצור המחזור התפעולי

אוטומציית תהליכים

מניעת טעויות אנוש

מניעת אובדן מסמכים

מניעת ויכוחים על אימות נתונים

קבלת תשלומים בזמן

יכולת שליחת חשבונית אלקטרונית

ארכיון מסמכים

חתימה אלקטרונית

...התהליך כיום

מסר תעודת משלוח

ארכיון דיגיטלי–באינטרנט שרת ניפנדו

תעודת המשלוח

י הלקוח "נחתמת ע

ומוחזרת לספק

3

הספק מפיק את

תעודת המשלוח מתוך

של מערכת המידע

הארגון

1

5

חיפוש •

הוספת מסמכים•

עדכון•

הורדת מסמכים•

שנים 7שמירת מסמכים למשך •

הספק מעלה

תעודת משלוח

סרוקה לניפנדו

4

2

מסר תעודת

משלוח נשלח

לניפנדו

קניין

מאשר /קולט

קליטת הסחורה

מסך מרכז תעודות משלוח

אטב מסמל

צירוף מסמך סרוק למסר

מסר תעודת משלוח

סרוקה/תעודת משלוח חתומה

נתונים נבדקים למול מסר–קליטה

נתוני תאריך

וכמות משונים

בפועל למול תעודה חתומה

חשבוניותתעודות משלוח/החשבוניות מועלות לפורטל ונבדקות למול הזמנות

י חוק"שנים כמחויב עפ 7החשבוניות נשמרות בארכיון ניפנדו למשך

6

נוצר קובץ המכיל את נתוני

החשבונית וקובץ תמונה

הזהה להדפסת החשבונית

2

הספק מפיק את

החשבונית מתוך

מערכת המידע של

הארגון

1

4

מדפסת ווירטואלית

מיפוי •

המרות •

השלמת נתונים•

וחוקיותבדיקות תקינות •

ארכיון ממוחשב•

הקבצים נחתמים

דיגיטאלית מייד עם יצירתם

3

לסיכום

פורטל הספקים של שראל החל כאילוץ והתברר כמהלך עסקי משמעותי

, הזמנות) שראל עושה שימוש ביכולות הפורטל גם לאחסון מסמכי הרכש , כיום

(חשבוניות , תעודות משלוח

את שראל לטייב את נתוני הספקים וכתוצאה " אילץ"המעבר לאוטומציה מלאה

מזה לשפר משמעותית את התהליכים

השקיפות בתהליך כיום מקלה על עבודת המטה וחוסכת משאבים

שראל מתכננת להשתמש בארכיון הדיגיטלי גם לאחסון מסמכים נוספים בעתיד

!תודה