Облачный архив первичной бухгалтерской документации
Post on 15-Aug-2015
61 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Как сэкономить время и нервы финансистов? Облачный архив первичной бухгалтерской
документации
Илья Омехин Менеджер проектов КРОК
Москва, 22.05.2013
2
ПРЕДПОСЫЛКИ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Налоговые проверки
Запросы госорганов
Страховые случаи
Внутренние запросы компании
1. Необходим быстрый поиск документов
3
ПРЕДПОСЫЛКИ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
2. Бумажные документы неудобны ―Долго и сложно находить ―Теряются ―Необходимо копировать или сканировать ―Нет разделения доступа
3. В большинстве случаев достаточно копии Решение – электронные архивы
4
• Электронный архив – это информационная система, содержащая отсканированные копии документов с их атрибутами, которые позволяют быстро найти нужный документ
• Возможности ―Поиск по атрибутам ―Контекстный поиск ―Просмотр ―Пересылка ―Печать ―Совместная работа и пр.
ПЕРВЫЙ ШАГ: ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ
5
Структура хранилища
ЭЛЕМЕНТЫ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА
Поиск
6
ЭЛЕМЕНТЫ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА
Карточка документа Скан документа
7
• Электронный архив бухгалтерских документов в облаке —Преобразование документов в электронный вид —Хранение электронных документов
• Возможности ―Защищенный доступ к архиву из любой точки ―Все возможности традиционного электронного архива:
мгновенный поиск, просмотр, пересылка, печать документов, совместная работа и пр.
СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ: ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ В ОБЛАКЕ
8
СХЕМА РЕШЕНИЯ
9
ОТЛИЧИЯ ОТ ТРАДИЦИОННОГО ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА
Традиционный электронный архив
Электронный архив в облаке
CAPEX $$$ 0
Техподдержка $$$ 0
Подключение новых пользователей
$$$ 0
Хранение документов $$$ 0
Дополнительная нагрузка на ИТ-службу, расширение штата
Требуется приобретение,
развертывание и настройка
оборудования и ПО
Нет
10
ОТЛИЧИЯ ОТ ТРАДИЦИОННОГО ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА
Традиционный электронный архив
Электронный архив в облаке
Срок запуска в эксплуатацию 6 месяцев 1 месяц
Предоплата Да Постраничная оплата по факту
Число обрабатываемых документов
Ограниченно Неограниченно
Число пользователей Ограниченно Неограниченно
Гарантия качества услуги и надежного хранение
Возможно Да, согласно SLA
11
• Интеграция с ERP и другими системами заказчика • Проверка распознанных данных по справочникам • Автоматическая и ручная сверка • Отправка в архив бумажных документов
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
12
• Основная задача: быстро найти нужные первичные документы по запросу
• Срок промышленной эксплуатации – 1 год • Более 40 тыс. стр. в месяц • Время получения электронной копии – не
более 3х дней с момента получения бумажной • Время на поиск документов сократилось с
недель до минут
ПРИМЕР ПРОЕКТА: М.ВИДЕО
13
• Снижение рисков бумажных документов • Повышение эффективности за счет
―Ускорения работы с документами ―Избавления от непрофильной деятельности
• Эластичность – поддержка роста бизнеса • Не требует инвестиций
ЗАКЛЮЧЕНИЕ: ЧТО ДАЕТ РЕШЕНИЕ БИЗНЕСУ
14
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Илья Омехин Менеджер проектов КРОК
111033, Москва, ул. Волочаевская, д.5, корп.1 +7 495 974 2274, доб. 6226, +7 495 974 2277 (факс)
IOmehin@croc.ru www.croc.ru
top related