第九章 秘书与商务活动

第九章 秘书与商务活动 第九章 秘书与商务活动 教学目标：掌握商务谈判中的秘书工作及组织商务活动；熟悉商务沟教学目标：掌握商务谈判中的秘书工作及组织商务活动；熟悉商务沟通的类型和方法、商务谈判中的秘书工作及组织商务活动的相关知识；通的类型和方法、商务谈判中的秘书工作及组织商务活动的相关知识；

了解商务沟通的类型和方法、相关知识。了解商务沟通的类型和方法、相关知识。教学方法： 案例教学、项目驱动、情景模拟教学。 教学方法： 案例教学、项目驱动、情景模拟教学。

教学重点、难点：签字仪式的准备与操作； 庆典活动的准备与操作； 教学重点、难点：签字仪式的准备与操作； 庆典活动的准备与操作； 开放参观活动的安排与方案。 新闻发布会的筹划与操作。开放参观活动的安排与方案。 新闻发布会的筹划与操作。

教学时数： 理论教学教学时数： 理论教学 66 课时，实训教学课时，实训教学 1010 课时 课时

第一节 沟通与谈判 第一节 沟通与谈判 一、案例导入 一、案例导入 日本与澳大利亚的煤铁谈判 日本与澳大利亚的煤铁谈判 日本的钢铁和煤炭资源短缺，渴望购买煤和铁。澳大利日本的钢铁和煤炭资源短缺，渴望购买煤和铁。澳大利

亚生产煤和铁，并且在国际贸易中不愁找不到买主。按理来亚生产煤和铁，并且在国际贸易中不愁找不到买主。按理来说，日本人的谈判者应该到澳大利亚去谈生意。但日本人总说，日本人的谈判者应该到澳大利亚去谈生意。但日本人总是想尽办法把澳大利亚人请到日本去谈生意。澳大利亚人一是想尽办法把澳大利亚人请到日本去谈生意。澳大利亚人一般都比较谨慎，讲究礼仪，而不会过分侵犯东道主的权益。般都比较谨慎，讲究礼仪，而不会过分侵犯东道主的权益。澳大利亚人到了日本，使日本方面和澳大利亚方面在谈判桌澳大利亚人到了日本，使日本方面和澳大利亚方面在谈判桌上的相互地位就发生了显著的变化。澳大利亚人过惯了富裕上的相互地位就发生了显著的变化。澳大利亚人过惯了富裕的舒适生活，他们的谈判代表到了日本之后不几天，就急于的舒适生活，他们的谈判代表到了日本之后不几天，就急于想回到故乡别墅的游泳池、海滨和妻儿身旁去，在谈判桌上想回到故乡别墅的游泳池、海滨和妻儿身旁去，在谈判桌上常常表现出急躁的情绪；而作为东道主的日本谈判代表则不常常表现出急躁的情绪；而作为东道主的日本谈判代表则不慌不忙的讨价还价，他们掌握了谈判桌上的主动权。结果日慌不忙的讨价还价，他们掌握了谈判桌上的主动权。结果日本方面仅仅花费了少量款待作“鱼饵”，就钓到了“大鱼”，本方面仅仅花费了少量款待作“鱼饵”，就钓到了“大鱼”，取得了大量谈判桌上难以获得的东西。 取得了大量谈判桌上难以获得的东西。

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案例分析： 案例分析： 日本人在了解了澳大利亚人恋家的特点日本人在了解了澳大利亚人恋家的特点

之后，宁可多花招待费用，也要把谈判争之后，宁可多花招待费用，也要把谈判争取到自己的主场进行。并充分利用主场优取到自己的主场进行。并充分利用主场优势掌握谈判的主动权，使谈判的结果最大势掌握谈判的主动权，使谈判的结果最大程度地对己方有利。 程度地对己方有利。

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二、商务沟通的方式二、商务沟通的方式11 、团队沟通、团队沟通22、网络沟通、网络沟通33、跨文化沟通、跨文化沟通

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三、商务谈判的基本要素三、商务谈判的基本要素商务谈判的主体商务谈判的主体商务谈判的客体商务谈判的客体商务谈判的目的商务谈判的目的商务谈判的结果商务谈判的结果

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四、商务谈判中的秘书工作四、商务谈判中的秘书工作（一）、收集谈判资料（一）、收集谈判资料11 、己方信息资料、己方信息资料22、对方信息资料、对方信息资料33、其他信息资料、其他信息资料

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（二）、制作谈判文件（二）、制作谈判文件11 、拟定谈判方案、拟定谈判方案22、拟定协议、拟定协议33、撰写谈判总结、撰写谈判总结

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（三）、会务工作（三）、会务工作 将确定好的谈判人员名单、时间、地点将确定好的谈判人员名单、时间、地点

及时通知对方。及时通知对方。 谈判场所的布置及座位的安排工作。谈判场所的布置及座位的安排工作。 涉外的准备双方国旗。涉外的准备双方国旗。 准备并调试好各种设备。准备并调试好各种设备。 安排好各种仪式。安排好各种仪式。

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（四）做好谈判记录：（四）做好谈判记录： 谈判的全程记录。谈判的全程记录。 会后起草一份详细的备忘录。会后起草一份详细的备忘录。 （五）、做好翻译工作：（五）、做好翻译工作： 涉外谈判如出现语言障碍要请专门的翻涉外谈判如出现语言障碍要请专门的翻译。译。

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（六）做好谈判的善后工作：（六）做好谈判的善后工作： 回收有关文件资料，整理存储；回收有关文件资料，整理存储； 上报整理后的材料；上报整理后的材料； 清理并报销有关账目；清理并报销有关账目； 协助总结谈判；协助总结谈判； 收拾谈判场所；收拾谈判场所； 做好谈判结果公布前的保密工作等等。做好谈判结果公布前的保密工作等等。

第二节 商务活动第二节 商务活动 案例导入： 案例导入： 20052005 年年 1010月月 55日印度的王子贸易有限公司来到中国赛特尔汽车贸易车行参日印度的王子贸易有限公司来到中国赛特尔汽车贸易车行参

观访问，赛特尔贸易公司做了大量的工作，希望给对方留下良好的印象，从观访问，赛特尔贸易公司做了大量的工作，希望给对方留下良好的印象，从而能得到大的订单。第一步做好接待准备。赛特尔贸易公司仔细检查活动场而能得到大的订单。第一步做好接待准备。赛特尔贸易公司仔细检查活动场所、行车线路、交通工具等。特别是接待考察团队时，须选择较宽畅、便利、所、行车线路、交通工具等。特别是接待考察团队时，须选择较宽畅、便利、整洁的大道，考察地点要悬挂欢迎横幅。第二步会见、会谈。这次会见安排整洁的大道，考察地点要悬挂欢迎横幅。第二步会见、会谈。这次会见安排在会客厅或办公室，又方便进行友好的交谈。第三步引导来宾进入公司。 在会客厅或办公室，又方便进行友好的交谈。第三步引导来宾进入公司。 印度客人到来前，公司负责本次参观任务的负责人或解说者在大门口迎接参印度客人到来前，公司负责本次参观任务的负责人或解说者在大门口迎接参观者。来宾到来时，迎接人员热情问候，走在来宾的左前方引导来宾进入公观者。来宾到来时，迎接人员热情问候，走在来宾的左前方引导来宾进入公司，对文字及影视资料进行解说。引导来宾对公司的三个展厅进行参观，在司，对文字及影视资料进行解说。引导来宾对公司的三个展厅进行参观，在必要的地方做一定的时间停留、解说。第四步做好餐饮服务。用具有民族特必要的地方做一定的时间停留、解说。第四步做好餐饮服务。用具有民族特色、本地风味和客人喜爱的菜肴招待印度客人。第五步欢送来宾。与来宾握色、本地风味和客人喜爱的菜肴招待印度客人。第五步欢送来宾。与来宾握别。当客人乘坐交通工具离开之前，总经理与印度来宾再次一一握手告别，别。当客人乘坐交通工具离开之前，总经理与印度来宾再次一一握手告别，以礼貌谦和、热情大方的态度欢迎来宾再次光临，并目送客人离去。以礼貌谦和、热情大方的态度欢迎来宾再次光临，并目送客人离去。

20052005 年年 1111月月 22日印度王子公司向中国赛特尔贸易公司发出要约，将在赛日印度王子公司向中国赛特尔贸易公司发出要约，将在赛特尔贸易公司定购特尔贸易公司定购 4040辆家用小型轿车。 辆家用小型轿车。

赛特尔贸易公司详实周密的参观准备工作与热情周到的接待工作给印度来赛特尔贸易公司详实周密的参观准备工作与热情周到的接待工作给印度来宾留下了良好的印象，从而成功赢得客户宾留下了良好的印象，从而成功赢得客户 . .

签字仪式 签字仪式 一、签字仪式的准备与服务工作 一、签字仪式的准备与服务工作 ((一一 ))签字仪式的准备 签字仪式的准备 11．文本的准备 ．文本的准备 (1)(1) 定稿。定稿。 (2)(2) 确定使用的文字。确定使用的文字。 (3)(3) 确定正本和副本。确定正本和副本。 (4)(4) 校印。校印。 (5)(5) 盖章。盖章。

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22 ．商定参加人员 ．商定参加人员 (1)(1)签字人。签字人。 (2)(2) 领导人。领导人。 (3)(3) 致辞人。致辞人。 (4)(4)主持人。主持人。 (5)(5) 见证人。见证人。 (6)(6) 助签人。助签人。 (7)(7) 群众代表。群众代表。 (8)(8) 记者。记者。

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33 ．布置签字厅 ．布置签字厅 (1)(1)签字厅的选择。签字厅的选择。(2)(2)签字桌椅。签字桌椅。(3)(3)准备签字用具。准备签字用具。(4)(4)国旗的摆放。国旗的摆放。(6)(6)讲台。 讲台。 (7)(7)会标。会标。(8)(8) 香槟酒。香槟酒。

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(( 二二 ))签字仪式的程序 签字仪式的程序 11．人员就座 ．人员就座 22 ．正式签署合同文本 ．正式签署合同文本 33 ．交换文件 ．交换文件 44 ．祝贺 ．祝贺 在一般情况下，商务合同在正式签署后，在一般情况下，商务合同在正式签署后，

应提交有关方进行公证，此后才正式生效。应提交有关方进行公证，此后才正式生效。

庆典活动 庆典活动

庆典活动常见的有开业典礼、节日庆典、庆典活动常见的有开业典礼、节日庆典、奠基、竣工典礼等。奠基、竣工典礼等。

((一一 ))开业典礼的准备 开业典礼的准备 11．开业典礼的宣传工作 ．开业典礼的宣传工作 (1)(1) 公司举行开业典礼的目的。公司举行开业典礼的目的。 (2)(2)开业典礼宣传媒介。开业典礼宣传媒介。 (3)(3) 宣传内容。宣传内容。 (4)(4) 邀请媒体记者参加。邀请媒体记者参加。

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22，准备典礼的开幕词 ，准备典礼的开幕词 开业典礼前，要对典礼的开幕词进行草拟。开幕开业典礼前，要对典礼的开幕词进行草拟。开幕词的内容： 词的内容：

(1)(1) 对来宾表示感谢。 对来宾表示感谢。 (2)(2) 介绍公司成立的目的、过程。 介绍公司成立的目的、过程。 (3)(3) 经营的范围以及公司以后的发展规划和安排等。经营的范围以及公司以后的发展规划和安排等。

由本单位的主要负责人致开幕词，宣布典礼的由本单位的主要负责人致开幕词，宣布典礼的

开始、介绍公司的情况和感谢来宾的光临。开幕开始、介绍公司的情况和感谢来宾的光临。开幕词的语言要突出庆典的“庆”。 词的语言要突出庆典的“庆”。

.. 33 ．拟写典礼议程 ．拟写典礼议程 典礼的议程就是庆典上项目的程序。典礼议程典礼的议程就是庆典上项目的程序。典礼议程

主要有下列内容： 主要有下列内容： (1)(1)主持人宣布典礼开始。 主持人宣布典礼开始。 (2)(2) 全体起立，奏乐。 全体起立，奏乐。 (3)(3) 宣读重要嘉宾名单。 宣读重要嘉宾名单。 (4)(4) 领导致辞贺词，来宾致贺词。 领导致辞贺词，来宾致贺词。 (5)(5)本公司经理致辞。 本公司经理致辞。 (6)(6) 邀请嘉宾揭幕剪彩。 邀请嘉宾揭幕剪彩。

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44 ．发放请柬邀请来宾 ．发放请柬邀请来宾 55 ．场地布置 ．场地布置 66．准备物品 ．准备物品 (1)(1)场地用物品和馈赠礼品。场地用物品和馈赠礼品。(2)(2)馈赠礼品。馈赠礼品。77 ．安排接待 ．安排接待 开业典礼确定举行时，就应该成立对此时全权开业典礼确定举行时，就应该成立对此时全权负责的筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的负责的筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成，他们应当是能办事、会办事、办有关人士组成，他们应当是能办事、会办事、办实事的人。接待小组的具体工作主要是：来宾的实事的人。接待小组的具体工作主要是：来宾的迎送、来宾的引导、来宾的陪同和来宾的招待。 迎送、来宾的引导、来宾的陪同和来宾的招待。

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(( 二二 ))开业典礼的程序 开业典礼的程序 11．迎宾 ．迎宾 22 ．典礼开始 ．典礼开始 33 ．致开幕词 ．致开幕词 44 ．致贺词 ．致贺词 55 ．揭幕 ．揭幕 66．参观 ．参观 77 ．迎接顾客 ．迎接顾客

新闻发布会 新闻发布会 一．新闻发布会又称记者招待会，它是政一．新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。闻界客观报道的行之有效的手段。

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二．新闻发布会类型：二．新闻发布会类型： 发布某一消息、发布某一消息、 说明某一活动、说明某一活动、 解释某一事件等。 解释某一事件等。

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三．新闻发布会的程序三．新闻发布会的程序

宣布开始 →发布新闻或消息 → 答记者宣布开始 →发布新闻或消息 → 答记者问→宣布结束→ 提示会后安排问→宣布结束→ 提示会后安排

.. 四四 . . 准备工作：准备工作： (1)(1) 确定被邀请记者的范周确定被邀请记者的范周 (2)(2) 确定时间和场所确定时间和场所 (3)(3) 确定主持人和发言人确定主持人和发言人（（ 44 ）准备发言材料和布置会场）准备发言材料和布置会场（（ 5)5) 制作经费预算制作经费预算 (6)(6)组织会议组织会议 (7)(7)参观活动安排 参观活动安排 (8)(8) 小型宴请安排 小型宴请安排 (9)(9) 收集有关新闻报道 收集有关新闻报道