المشكلات الادارية وكيفية علاجها

العساف أحمد

المشكالت اإلدارية وكيفيةعالجها ؟

المكـان:الزمـان:الـمـدة:

؟ تساؤلات!

ماهو آخر كتاب قرأته في اإلدارة ؟ ومتى ؟

ماهي آخر دورة إدارية حضرتها ؟ ومتى ؟

ماذا تتوقع أن تسمع هذا اليوم ؟

ماهو الهدف من •طرحه ؟

تعريف المشكلة.•أنواع المشاكل.• عناصر

الموضو :ع

المشكلات عن مهمة مقدمات

المشكلة .. فرصة ثمينة !

كيف تدرك المشك

؟ لة

المشاكل مع الناس حال

مهمة أسئلةتحديد عندالمشكالت

مع التعامل أساليبالمشاكل

أسباب عدم

مواجهة المشكلة

أخطاء في تحديد

المشكالت

أسلوب كبنر-تريجو

للتحديد

أدوات مهمة في

حـــل المشاكل

يدعى الذي من؟ المشاكل لحل

سلبيات وإيجابيات الحل الجماعي

أسباـب الفشل في حل المشكالت

أهمية المعلومات لحل المشاكل

أدوات تحليل

المشكالت.

خطوات تحليل المشكال

ت

هل وجود

المشكالت يعد

مشكلة؟

بيان الطرق للتعامل مع المشاكل.

المنهجية

من الهدف ماهو؟ الموضوع هذا طرح

من حدة الذعر وهول الدهشة الناتجين عن حدوث

المشاكل

التخفيف

توضيح

المستفادة من

المشكالت

اإليجابيات

•! ثمينة فرصة المشكلة؟ • المشكلة تدرك كيف

االتأكيد على ضرورة

في التعامل مع المشكالت الصراحة والوضوح والدقة

هي الصعوبات التي تواجهنا عند االنتقال من مرحلة إلى

أخرى؛ وهي إما تمنع الوصول أو تؤخره أو تؤثر في نوعيته.

تعري ف

المش:كلة

في مشكلاتالتنفيذ:

عن وهيبزيادة المحددة المعايير

. نقص أو : الانجاز في مشكلات

من وهيوضع إلى الوصول

أفضل.

: المشاكل الانحرافأنواع

يمنع ما

المشكلةمتالشية

تقسيمات أخرى:

متفاقمة

ثابتة

متوقعة مفاجئةنادرة متكررةفردية جماعيةقديمة حديثة

تقسيمات أخرى:

الحصول على حلول يستحيلقد كاملة في واقع غير كامل !

مهمة مقدماتعن:

اإلدارية المشكالت

إن ما يزعج الناس ليس مشاكلهم، وإنما لها.نظرتهم

مع المشكلة أمر مطلوب أحيانا.التعايش المشكلة بعد استيفاء تجاهلقد يحسن

دراستها !

تسميةيفترض المشكلة باسم معين

رئيسكيجب أن يعلم يتعارف عليه.بالمشكلة عن

طريقك.

أنكتأكد 1. سببا أو المشكلة من جزءا لست. لها رئيسا

ثم 2. شئ استنتاج تحاول .تسعىال إلثباته

تقفز 3. .ال الحل إلى مباشرة

عن 4. دائما وليس المظاهراسأل والحقائق. واألحاسيس المشاعر عن

خاصية لها المشاكل من كثيرنحو واالتجاه .التضخمالتفاعل

مشكلة؛ لكل واحد سبب يوجد الأسباب عدة .متداخلةبل

األداء فجوة .. الفرقهي

فعله .. ينبغي ما بينالفعلي الواقع وبين

للعمل!

المشكلة حل يمكن الالتفكير بمستوى

عندما نفسهأوجدناها !

حل في نحتاجإلى المشكالت

التفكير مهاراتوالتحليلي اإلبداعي

مشكلة في وقعت إذافي في .. مفاتيحهاففكر ال

قضبانها !

فتح من البد االتصالطرق

: أشكاله بكل

والنازل الصاعدوالبيني

ـ الغالب في ـ المشكالت حل.منطق عاطفة وليس حدوث المستقبلاستشراف يمنع

. أثرها من يقلل أو المشكلة

ثمينة ! فرصة المشكلةالمعنى المرادف للمشكلة عند الصينيين هو: الفرصة !

إيجاد حل جديد وعدة حلول أخرى بديلة لكل

مشكلة.اكتشاف قدرات فكرية

وطاقات عملية.

فرصة .. لماذا ؟

استمرارية البحث عن برامج وآليات جديدة وإبداعية.

فرصة .. لماذا ؟

تحافظ على وحدة المجموعة وتزيد من ثباتها مما يعزز روح الفريق الواحد

بالمقارنة مع التاريخ السابـق.

بالمقارنة مع مجموعات متشابهة.

تدرك كيف؟ المشكلة

من خالل النقد الخارجي.بالرجوع ألهداف الخطة

وبرامجها.

كيف تدرك المشكل

؟ ة

التضخيموالتهويل

االعتدالوالتوسط

النفيالغفلة أو

: المشاكل مع الناس حال

الحل اليأستتراكم

: المشكلات تحديد عند مهمة أسئلة مامدى حدة المشكلة

وصعوبتها ؟ ماذا عن تكرار

حدوث المشكلة ؟ ما مدى أهمية

المشكلة ؟

ال تفعل شيئا

معالجة اآلثار

مراقبة الوضع فقط

معالجة المشكلة

مع للتعامل المتبعة الأساليبالمشكلات:

الجهل بحدوثها.االرتياح.

من أسباب عدم مواجهة المشكلة :

كونها تتعلق بشخص

محبوب أو مكروه

إذا كانت .......

؟

المشاكل الصغيرة كمشكلة كبيرة تجميع واحدة .

دون الحقائق .المشاعر االعتماد على مباشرة إلى األسباب والحلول . القفز

القياسي .معيار األداء االختالف حول

أخطاء في تحديد المشكالت :

التركيز على األسباب الخارجية

فقط

إغفالمشاركة

المستويات اإلدارية

القريبة من تنفيذ العمل

أسلوب كبنر- تريجو لتحديد أسلوب كبنر- تريجو لتحديد وتعريف المشكالت :وتعريف المشكالت :

ماهي المشكلة ؟أين المشكلة ؟

ماهي السمات المميزة للمشكلة ؟

ماذا ومن تعني المشكلة ؟

متى حدثت / تحدث المشكلة ؟

ما الذي يبقى ثابتا ؟ وما الذي يتغير ؟هل المشكلة تكبر أم تصغر ؟

ماهو الشيء المميز عند تغير حجمها ؟

أسلوب كبنر- تريجو لتحديد أسلوب كبنر- تريجو لتحديد

وتعريف المشكالت :وتعريف المشكالت :

ماهو الوضع الطبيعي ؟أين الوضع الطبيعي ؟ ماهي السمات المميزة للوضع

الطبيعي ؟ماذا ومن ال تعنيه المشكلة ؟متى ال تحدث ؟وما الذي يختلف ؟

أين توضع هذه األدوات ؟؟؟

األدوات هي :من؟ ماذا؟ أين؟ متى؟

كم؟ كيف؟ لماذا؟

أدوات مهمة في حل المشكالت :

عن المشكلة وأطرافها .معلوماتلديه • للمشورة والرأي .خبرةصاحب •التدريب والمهارة .جيد • بالتنفيذ .ملتزم• تدريبه وتهيئته .يرادمن •

من الذي يدعى لحل المشاكل ؟

ال بد أن تتوافر فيمن يحضر جلسات مناقشة المشاكل وحلها صفة أو أكثر

مما يلي :

الحل الجماعي :إيجابيــات

وسلبيــات

تنوع األفكار وتالقحها تعدد مصادر المعلومات

اإليجابيات:

أقل تحـيزا فرصة للتواصل والتدريب

االلتزام العالي باألداء

اختيار أفضل الحلول المقترحة

مشاركة عدة مستويات إدارية

إغفال تسجيل األفكار

السلبيـــات :

التنافس ـالمنفر

المواكبة والمجاراة االفتقار إلى التوجيه

الموضوعي

المقيدات الزما نية والمكانية

سيطرة طريقة تفكير الرئيس )القبعات الست(

عدم اتباع المنهجية في تحديد وحل المشكالت

أسباب أسباب الفشل في الفشل في

حل حل المشكالت المشكالت

::

وضع المشكلة خارج نطاقها الحقيقي

نقص المعلومات أو التحليل السيئ للمشكلة

استخدام نوع واحد من التفكير )طريقة القبعاتالست( .

. غياب أو تحجيم مشاركة األطراف المعنية. الخوف من الفشل ومن التجديد ومن تبادل األفكار

أسباب الفشل في أسباب الفشل في حل المشكالت :حل المشكالت :

مقاومة التغيير

التوقف عن التنفيذ أو

ترك المتابعة والتقويم

ـالمعلومات مهمة لحل المشاكل إذ المعلومة قوة .

ال بد أن يكون للمعلومة صلة بالموضوع .

أهمية المعلومات لحل أهمية المعلومات لحل المشكالت :المشكالت :

توقيت الحصول على المعلومة مهم

يجب أن تكون المعلومات دقيقة شرعية طريقة الحصول على المعلومة البد من التعامل بكفاءة مع المعلومة

أهمية المعلومات لحل أهمية المعلومات لحل :: المشكالتالمشكالت

أنواع المعلومات:

والثانوية االولية البياناتوالتاريخية

والـكمية الوصفية البيانات

التنبؤات والتوقعات

واستشراف المستقبل

أدوات تحليل أدوات تحليل المعلومات :المعلومات :

سمكة إشيكاوا

خرائط الزمن االستبيانات

اسمالمشكلة

سمكة إشيكاواسمكة إشيكاوا

خرائط خرائط الزمن :الزمن :

100908070605040302010

1418141714161415

اإلنجاز

الزمن

خرائط الزمن :خرائط الزمن :

تعريف المشكلة وتمييزها.

تحليل المشكلة : أسبابها ؛ ..

: المشكلة تحليل خطوات

إعداد قائمة بالحلول

)طريقة العصف الذهني(

تقييم الحلول )حسب المعايير(

اتخاذ القرار

ووضـــع خـــــطــــــة للتــنــــفـــيـــذ

خطوات تحليل خطوات تحليل المشكالت :المشكالت :

المتابعة والتقييم

هل وجود المشكالت ..هل وجود المشكالت ..يعد مؤشرا سلبيا يعد مؤشرا سلبيا

على العمل ؟على العمل ؟

هل وجود المشكالت يعد هل وجود المشكالت يعد مشكلة ؟!مشكلة ؟!

مجرد وجود المشكالت أمر طبيعي ويـدل على وجود عمل له خاصية التـفاـعل واالستمرارية

والتجديد .

:: الجوابالجواب

إذا كانـت المشكالت كثيرة بدرجة الفتة للنظر فهذا يدل على وجود خلل في

جهة ما .

:: الجوابالجواب

انتفاء المشاكل كلية يدل على انتفاء أصل

العمل أو ضعف المتابعة

والتقييم

:: الجوابالجواب

إن العلم يهتف بالعمل..

فإن أجابه.. وإال ارتحل !

:: وأخيراوأخيرا

11643الرياض: 91973ص.ب:

ahm_assaf@islamway.netahm_assaf@yahoo.com

العنوان البريدي :

شكرا جزيال لحسن شكرا جزيال لحسن

استماعكماستماعكموشكرا لمصمم الشرائح وشكرا لمصمم الشرائح

بمهارة !بمهارة !