διαχείριση έργου seed-presentation

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 111Dr. Dimitrios P. Kamsaris

“Βασικές αρχές διαχείρισης έργων

(Project Management)”

Δρ. Δημήτριος Π. ΚαμσαρήςΔρ. Δημήτριος Π. Καμσαρής

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 222

Δεδομένο: Περιβάλλον αλλάζει

Μάθηση: αλλαγή συμπεριφοράς για προσαρμογή στο περιβάλλον

Πλεονέκτημα: Όποιος προσαρμόζεται

Διαστάσεις ποιότητας ανθρώπινου δυναμικού ASK:

Attitude Skills

Knowledge

Μάθηση

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 33

Video clip1

“Lumberjack”

444Dr. Dimitrios P. Kamsaris

Βασικές Έννοιες Διαχείρισης Έργων

Φάσεις Διαχείρισης Έργων

Εργαλεία και Τεχνικές Χρονικού Προγραμματισμού

Θεματολογία Εισήγησης

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 55

Ιστορία

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 5

H. Gantt (1917): εργαλείο προγραμματισμό εργασίας καταστήματα

Η.Π.Α (1940): Διαχείριση Έργων «Manhattan Project», ατομική βόμβα

Η.Π.Α (1970): χρησιμοποίηση λογισμικού διαχείρισης έργων, το ίδιο έκανε και η κατασκευαστική βιομηχανία

Βιομηχανία (1990): χρησιμοποίηση κάποια μορφής Διαχείρισης Έργων

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 66

Έργο&Διαχείριση

Προσχεδιασμένη εργασία που περιλαμβάνει δραστηριότητες.

Προϋποθέσεις: προσωρινή προσπάθεια (αρχή και τέλος)

για δημιουργία μοναδικού προϊόντος (ακόμα και εάν

ενταχθεί σε κατηγορία έργων)

Διαχείριση έργου:

οργανωμένη προσέγγιση

βάσει της οποίας διαχειριζόμαστε

τη διαδικασία τέλεσης και ολοκλήρωσης διαφόρων τύπων έργων.

Εμπλεκόμενα άτομα ή οργανισμοί που:• συμμετέχουν στις φάσεις του έργου ή• τα συμφέροντα τους επηρεάζονται από

την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου

• Οργανωτική δομή εταιρείας • Ενδιαφερόμενα μέρη• Απαιτήσεις πελατών• Νέες τεχνολογίες• Νόμοι και κανονισμοί

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 777

Μέτοχοι

Περιβάλλον έργου

Παροχή εργαλείων:• σχεδιασμού, • παρακολούθησης και, • διαχείρισης

– προγραμμάτων, – πόρων, – κόστους & – ποιότητας.

Αποτελέσματα:• Βελτιωμένες σχέσεις με πελάτες• Μικρότερη διάρκεια επίτευξης στόχου• Χαμηλότερα κόστη• Βελτίωση ποιότητας • Αύξηση αξιοπιστίας• Βελτίωση παραγωγικότητας• Καλύτερος εσωτερικός συντονισμός

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 888

Πλεονεκτήματα διαχείρισης

έργων

• Έναρξη και λήξη

• Κύκλος ζωής

• Μοναδικές μη-επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες

• Χρήση πόρων διαφορετικών τμημάτων

• Συντονισμός πόρωνDr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 99

Βασικά χαρακτηριστικά

των έργων

• Ασάφεια στόχων,

• Ανεπαρκής πληροφόρηση,

• Ελλιπής οργανωτική υποδομή,

• Συμπίεση χρόνου υλοποίησης,

• Ανεπαρκείς οικονομικές προβλέψεις,

• Έλλειψη τυποποίησης προτύπων,

• Διοικητική ανεπάρκεια.Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 1010

Project Management

Ρίζες προβλημάτων

Dr. Dimitrios P. Kamsaris10

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 1111Dr. Dimitrios P. Kamsaris

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 1212

Κύκλος ζωής έργου

Η ζωή κάθε project ακολουθεί καθορισμένες φάσεις μέσα στο χρόνο.

Η διάρκεια των φάσεων διαφέρουν, ανάλογα με το project.

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 12

Έναρξη ζωής έργου. Ιδέα: εξετάζεται από διαφορετικές σκοπιές: • οικονομική, • τεχνική, • λειτουργική, σε σχέση με σκοπιμότητα και εφικτότητα.

• Σύλληψη ιδέας, • Αναγνώριση αναγκών περιβάλλοντος,• Προσδιορισμός πιθανών προβλημάτων,• Συσχέτιση με τελεσθέντα,• Στοχοθέτηση

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 1313

Κύκλος ζωής έργου

1ηφάση: Σύλληψη

Χαρακτηριστικά: • μελέτη,• προκαταρκτικές εργασίες. • καταμερισμός εργασιών, • αποτίμηση απαιτήσεων σε

– Εξοπλισμό και– Υλικά

• Δημιουργία χρονοπρογραμμάτων.• Καταμερισμό πόρων.• Κατάρτιση ημερολογίων

Δημιουργία Σχεδίου Δράσης (Project Plan), το οποίο περιλαμβάνει:

• Το Σχεδιασμό-Προγραμματισμό • Το Προϋπολογισμό του project.

1414Dr. Dimitrios P. Kamsaris

Κύκλος ζωής έργου

2η φάση: έναρξη

Δοκιμάζονται: • Προσαρμοστικότητα, • οξυδέρκεια,• ποιότητα μελετών, • οργανωτική υποδομή, • επιλογές εξοπλισμού, • Υλικών• ευλυγισία της διοίκησης του project.

Χαρακτηριστικά: • Έναρξη εργασιών υλοποίησης.• Παρακολούθηση εξέλιξης των εργασιών σε

σχέση με μελέτες.• Αναπροσαρμογή προϋπολογισμού,

αναλόγως με τα εμφανιζόμενα προβλήματα.

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 1515

Κύκλος ζωής έργου

3η φάση: υλοποίηση

Ολοκλήρωση project:

• Υλοποιήθηκε βάσει προδιαγραφών των – τελευταίων αναθεωρημένων και – αποδεκτών μελετών και – προϋπολογισμού.

• Είναι άμεσα λειτουργικό & αξιόπιστο.• Τελείωσε χωρίς εκκρεμότητες.

1616Dr. Dimitrios P. Kamsaris 16

Κύκλος ζωής έργου

4η φάση: ολοκλήρωση & αποδοχή

Ανάγκες:• βελτιωτικών μετατροπών • τροποποιήσεων. Λόγοι: • Μη καταγραφήσες ανάγκες κατά την

περίοδο των μελετών.• Ελλείψεις που εμφανίστηκαν• Μεταβολές στο περιβάλλον του project:– Οργανωτικές, – Λειτουργικές και – Τεχνικές.

• Μεταβολές θεσμών και νόμων.• Επέκταση, συμπλήρωση και βελτίωση

των λειτουργιών

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 1717

Κύκλος ζωής έργου

5η φάση: λειτουργία & συντήρηση

Υπεύθυνος για: • Ανάλυση project σε φάσεις• Ανάλυση σε δραστηριότητες.• Κατανομή πόρων.• Δημιουργία συστήματος ελέγχου.• Ιεράρχηση προτεραιοτήτων.• Δημιουργία καναλιών επικοινωνίας και

πληροφόρησης. • Εισηγήσεις για μεταβολές στο Σχεδιασμό -

Προγραμματισμό και Προϋπολογισμό.

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 1818

Ρόλος Project Manager

• Έντυπα συλλογής πληροφοριών.

• Σχέδια

• Ιστογράμματα

• Πίνακες

• Κατάλογοι

• Ημερολόγια

• Διάγραμμα GANTTDr. Dimitrios P. Kamsaris 19

Πληροφοριακό Σύστημα

Φορείς info

• Κατανομή πόρων

• Έγκαιρη παροχή χρονοδιαγραμμάτων

• Κατάρτιση προϋπολογισμού

• Μελέτη χρηματοροής

• Προετοιμασία Σχεδίου Δράσης.

• Έγκαιρη επισήμανση:– πιθανών καθυστερήσεων, – προγραμματισμός μέσων αποφυγής,– εξεύρεση εναλλακτικών λύσεων.

• Συντονισμός των εσωτερικών δραστηριοτήτων με τις εξωτερικές.

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 2020

Σχεδιασμός- Προγραμματισμός

Στόχοι:

• Αποτελείται, από διαδοχικές προσπάθειες προσέγγισης της βέλτιστης λύσης,

• πρώτη ιδέα, • βασισμένη κυρίως στην πείρα• βελτίωση της ιδέας – χρησιμοποιώντας κατάλληλες τεχνικές

έτσι ώστε να επιτευχθεί η καλύτερη δυνατή σχέση μεταξύ: • χρόνου, • πόρων και • κόστους.

• Αποτέλεσμα: αποτελεί τη βάση για την άσκηση ελέγχου.

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 2121

Σχεδιασμός -Προγραμματισμό

ς

Διαδικασία:

Γραφική παράσταση: επιτρέπει συμβολική παρουσίαση ενός project, ως σύνολο επιμέρους ενεργειών, λογικώς συνδεδεμένων μεταξύ τους.

Φάση: τμήμα του project, που καθορίζει μια προσπάθεια με συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Απαιτεί χρόνο και πόρους.

Ανάλυση κάθε φάσης, σε δραστηριότητες.Δραστηριότητα: επιμέρους εργασία που

αποτελεί το στοιχειώδες δομικό στοιχείο αναφοράς, στην ανάλυση του δικτύου.

Για φάση να οριστούν οι δραστηριότητες. Για δραστηριότητα οριστούν :• Διάρκεια.• Σχέσεις: προηγούμενες, – επόμενες

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 222222

Σχεδιασμός -Προγραμματισμό

ςΔίκτυο:

Στόχος: ο προσεγγιστικός προσδιορισμός της διάρκειας έναρξης & λήξης δραστηριοτήτων, φάσεων και project.

Η προσοχή επικεντρώνεται σε ζητήματα, όπως:• Αναμενόμενη διάρκεια του project• Επιτρεπόμενη καθυστέρηση, στην έναρξη και λήξη κάθε

δραστηριότητας και φάσης, ώστε να μην υπάρξει ανατροπή του χρονοδιαγράμματος των εργασιών

• Κρίσιμες δραστηριότητες για την τήρηση του χρόνου• Ημερομηνίες έναρξης και λήξης των δραστηριοτήτων

Η χρονική διάρκεια βασίζεται:

• Προηγούμενη υπάρχουσα πείρα.

• Γνώσεις και ικανότητες του Project Manager.

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 2323Dr. Dimitrios P. Kamsaris 23

Σχεδιασμός Προγραμματισμός

Χρονικός προγραμματισμός:

• Λεπτομερής ορισμός σκοπού κάθε δραστηριότητας.

• Καθορισμός βασικών ημερομηνιών για το project (επιβαλλόμενες εξωτερικός ή εσωτερικώς).

• Καθορισμός της διάρκειας, (± α%).• Ο περισσότερος χρόνος και κόπος

αφιερώνεται στις κρίσιμες δραστηριότητες.

• Υποδιαίρεση αβέβαιων δραστηριοτήτων σε επιμέρους τμήματα και εκτίμηση των διαρκειών των τμημάτων τους, όπου αυτό είναι δυνατό.

• Παράκαμψη μη κρίσιμων δραστηριοτήτων στο δίκτυο,.

• Καταγραφή λογικών χρόνων για κανονικές εργασιακές συνθήκες.

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 2424

Σχεδιασμός -Προγραμματισμός

Ενέργειες:

Υλοποίηση: υπάρχουν προβλήματα που υποχρεώνουν αναπροσαρμογές.

Τα προβλήματα αυτά οφείλονται κυρίως:• Εργασιακές συνθήκες.• Καιρικές συνθήκες.• Καθυστερήσεις προμηθευτών.• Βλάβες εξοπλισμού.• Οργανωτικές και διοικητικές αδυναμίες.• Ανεπάρκεια πόρων.• Ελλιπής Σχεδιασμός - Προγραμματισμός.Συνέπεια - μεταβολή:• χρονοδιάγραμμα υλοποίησης.• επαρκή διάθεση των πόρων.• κόστος του project.

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 2525

Σχεδιασμός –Προγραμματισμό: βάση άσκησης ελέγχου.

Δικαιολογημένες: αιτίες μεταβολών εκτός ελέγχου (φυσικές καταστροφές κ.λπ.).

Αδικαιολόγητες: οφείλονται στην εταιρίας, άρα προβλέψιμες και ελέγξιμες (ανεπάρκεια πόρων, οργάνωσης, ακατάλληλος εξοπλισμός)

Επίπεδα αντιμετώπισης μεταβολών:• Στάδιο Σχεδιασμού –

Προγραμματισμού: – πρόβλεψη & καθορισμό εναλλακτικών

• Στάδιο Ελέγχου: – έγκαιρη πρόβλεψη αποκλίσεων, – προσπάθεια αποφυγής τους, – αντιμετώπιση αποκλίσεων,

Στόχος ελέγχου: • έγκαιρος εντοπισμός αποκλίσεων, • ανάλυση αιτιών που τις προκαλούν • λήψη μέτρων για την αποφυγή τους,

– τον περιορισμό τους– τον περιορισμό των συνεπειών τους.

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 2626

Έλεγχος

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 2727

Video clip3

“Mule”

Dr. Dimitrios P. KamsarisDr. Dimitrios P. Kamsaris 2828Dr. Dimitrios P. Kamsaris