1 il flusso delle delibere degli organi collegiali caterina rea titulus organi
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Il flusso delle delibere
degli Organi Collegiali
Caterina Rea
TITULUS ORGANI
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narratio: motivi giuridici per l’adozione
del provvedimento (vista la legge….)
arenga: motivi ideali, di indirizzo che
inducono ad emanare il provvedimento
(considerato opportuno….)
Efficacia ed efficienza del documento:
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dispositio: il vero e proprio dispositivo (delibera che…..)
pubblicazione: assoggettazione alle forme di pubblicità previste dalla normativa
repertoriazione: numero sequenziale di registrazione all’interno di un anno solare
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L’attività amministrativa a supporto della funzione deliberativa degli Organi Collegiali può essere suddivisa in due fasi:
antecedente alla seduta
successiva alla seduta
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FASE ANTECEDENTE
è finalizzata a garantire ai membri dell’organo:
- un quadro il più possibile completo e preciso dell’argomento da trattare
- presupposti giuridici e di fatto del provvedimento
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FASE SUCCESSIVA
è tesa a dare efficacia ai risultati della seduta:
- pubblicità delle decisioni prese attraverso comunicazione agli uffici e pubblicazione in rete
- certezza alle determinazioni adottate attraverso la verbalizzazione
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FASI DELL’ATTIVITA’ ANTECEDENTE ALLA DELIBERAZIONE
1) Istruttoria
l’iniziativa del procedimento spetta all’ufficio di competenza dell’Amministrazione centrale che predispone una proposta di delibera
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La redazione della proposta deve avvenire quando sono state concluse tutte le operazioni preliminari, sono chiari e definiti i punti da riportare nel preambolo (cioè la descrizione degli elementi di fatto e di diritto utilizzando le formule di stile più idonee) e nella motivazione, nonché l’ordine con il quale collocare i suddetti aspetti nel dispositivo della proposta di delibera
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Tale proposta dovrà descrivere i contenuti più significativi emersi nell’iter procedimentale:Fatti: situazioni, circostanze, comportamenti;Atti: atti e documenti prodotti o acquisiti;Accertamenti: risultanze emerse da controlli, ispezioni, accertamenti tecnici, etc.Norme giuridiche: norme primarie e secondarie, giurisprudenza etc., applicabili all’atto amministrativo
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La parte contenutistica relativa agli elementi di fatto può essere indicata in due modi:
Ordine logico oppure ordine cronologico (o misto)
La parte contenutistica relativa agli elementi di diritto deve essere indicata solo in:
Ordine cronologico
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UOR Contabile e Bilancio Organi Rettore e DA Senato e CdA
Propostadi delibera
RTF + allegati
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2) Visto di regolarità contabile
•da parte del servizio contabilità che verificherà gli oneri indotti o edotti
• da parte del servizio bilancio nel caso in cui la proposta di delibera comporti degli impegni di spesa
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La proposta di delibera deve specificare con chiarezza se siano previsti impegni di spesa o oneri di vario titolo a carico del Bilancio UniversitarioSe non comporta oneri o spese a carico del bilancio, questo deve essere specificamente indicato
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La proposta di delibera deve riportare con chiarezza l’importo della spesa a carico del bilancio, specificandone l’eventuale ricaduta su più esercizi (spese pluriennali), e distinguendo l’eventuale compartecipazione finanziaria di altri enti o soggetti esterni Deve essere inoltre indicato con esattezza il conto finanziario sul quale dovrà gravare la spesa
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UOR Contabile e Bilancio Organi Rettore e DA Senato e CdA
Propostadi delibera
Modificadella delibera
Verificabilancio
Verificacontabile
No
No
Verificaregolarità
No
RTF + allegati
Sì
Sì
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4) Esame della proposta di delibera
vi è un primo esame formale e sostanziale da parte dell’ufficio Organi Collegiali
viene poi vagliata dal punto di vista di governo e amministrativo da parte del Rettore e del Direttore Amministrativo
A questo punto si possono avere quattro tipi di soluzione:
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a) la proposta viene accettata così come è stata presentata
d) la proposta viene bocciata
c) la proposta viene tenuta in sospeso
b) la proposta viene accettata con delle modifiche
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Bocciatura
UOR Contabile e Bilancio Organi Rettore e DA Senato e CdA
Propostadi delibera
Modificadella delibera
Verificabilancio
Verificacontabile
No
No
Verificaregolarità
No
Esameproposte
OdG
Sì
FormazioneOdG
Modifica
Convocazionee OdG
Sì
OdG
RTF + allegati
Sì
No
Sì
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5) Elaborazione ordine del giorno
le proposte di delibera vengono inserite all’ordine del giorno secondo una precisa classificazione
6) Consultazione pratiche
i membri degli organi hanno la facoltà di visionare le pratiche, e i relativi allegati, iscritte all’ordine del giorno prima della seduta
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DECISIONE DELL’ORGANO
a questo punto la proposta di delibera diventa delibera vera e propria
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FASI DELL’ATTIVITA’ POSTERIORE ALLA DELIBERAZIONE
1) Risultati
viene inserito in rete l’esito delle varie proposte
Si possono avere quindi una delle seguenti voci:
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•approvata
•approvata con modifica
•rinviata (motivazioni)
•ancora da esaminare
•non accolta
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2) Delibera
vengono poi prodotte le singole delibere che devono contenere ciascuna:
• indicazione della votazione
• indicazione dei presenti/assenti a quella deliberazione
•l’indicazione dei componenti dell’organo
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3) Verbale
si passa alla redazione del verbale contenente la dichiarazione della regolarità della seduta e l’insieme dei provvedimenti esaminati e deliberati
In generale un verbale deve contenere i seguenti elementi:
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tipo di adunanzadatazione topica e cronica
ordine del giorno
i nomi dei componenti presenti, assenti e l’indicazione per questi ultimi se giustificati o meno
chi presiede e la sua qualifica
indicazione dell’organo
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la proposta di delibera
la deliberazione con il numero dei votanti e il tipo di voto
La firma del presidente e
del segretario
indicazione di chi svolge le funzioni di segretario
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5) Comunicazione agli uffici
la delibera deve poi essere inviata all’ufficio competente che provvederà ad inserirla nel relativo fascicolo
6) Pubblicazione
il verbale (o parte di esso) viene messo in rete
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Bocciatura
UOR Contabile e Bilancio Organi Rettore e DA Senato e CdA
Propostadi delibera
Modificadella delibera
Verificabilancio
Verificacontabile
No
No
Verificaregolarità
No
Esameproposte
OdG
Sì
FormazioneOdG
Modifica
Convocazionee OdG
Delibera
Sì
OdG
Risultati Delibera
BrogliaccioRisultati
BrogliaccioDelibera
Verbale
Firmadelibera e verbale
RTF + allegati
Risultati Delibera
Avvio – ProsecuzioneChiusura delprocedimento
Consultazionee ricerca
www
Comunicazioni
Sì
No
Sì
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7) Archiviazione
i repertori delle delibere degli organi collegiali antecedenti agli ultimi cinque anni vanno archiviati presso l’Archivio generale di Ateneo, gli altri sono conservati presso l’ufficio Organi Collegiali
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