11. bab 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-1-00245-ka bab 3.pdfindonesia yang...
Post on 20-Mar-2019
223 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BAB 3
ORGANIZATION - BPM FOUNDATION
3.1 Organization Foundation
• Aspek Internal Organisasi
Tabel 3.1 Aspek Internal Organisasi
Aspek Internal Organisasi
Kekuatan - BINUS University mengimplementasikan Sistem
Manajemen Mutu yang berdasarkan pada ISO 9001
Quality Management System. Sistem Manajemen Mutu ini
telah secara langsung dan berkelanjutan terus
meningkatkan kualitas dan produktifitas manajemen
penyelenggaraan perguruan tinggi.
- Setelah dilakukan studi untuk mempelajari berbagai
Sistem Manajemen Mutu Internasional yang ada, akhirnya
diputuskan bahwa Malcolm Baldridge National Quality
Award Criteria yang telah diakui di dunia internasional,
adalah criteria yang dinilai paling sesuai bagi kondisi
BINUS University saat ini untuk mencapai visinya ke
depan
- Evaluasi dan sertifikasi terhadap seluruh kegiatan di
32
Aspek Internal Organisasi
BINUS University dari Badan Sertifikasi Internasional
yang independent dan memiliki reputasi yang baik, SGS,
pada awal tahun 2008, yang mencakup kriteria yang lebih
komprehensif yang merupakan kombinasi dari ISO
9001:2000 maupun Education Criteria for Performance
Excellence based on Malcolm Baldridge, menyatakan
bahwa BINUS University sebagai institusi pendidikan
pertama di Indonesia yang berhasil mengimplementasikan
dan mendapatkan sertifikasi berdasarkan kriteria Malcolm
Baldridge, Service Excellence dan IWA 2:2007
- BINUS University telah mencanangkan pula untuk
mendapatkan akreditasi akademik internasional.
- BINUS University dikenal dengan image world-class-nya.
- BINUS University dikenal sebagai universitas yang
menghasilkan mahasiswa yang berprestasi, khususnya
dalam bidang teknolgi Informasi
- BINUS melalui unit Character Building Development
Center (CBDC) berpartisipasi secara aktif pada program
yang diusulkan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
(DIKTI) yaitu Program Hibah Kompetisi K-1 dengan
tujuan mengembangkan konten pembelajaran yang terbuka
untuk digunakan secara bersama oleh perguruan tinggi di
33
Aspek Internal Organisasi
Indonesia yang terhubung dalam portal EDUHUB melalui
jaringan INHERENT, dan mengembangkan Virtual
Character Education Research Center (VCERC) serta
menerapkan VRCM (Virtual Research Center for
Management) untuk membantu dan meningkatkan kualitas
penelitian dan komunitas melalui interaksi dengan
universitas lain, industri dan masyarakat sehingga terjadi
pertukaran pengetahuan yang juga melalui jaringan
INHERENT.
Kelemahan - BINUS University berada di lokasi rawan macet
dikarenakan jalan yang sempit di sekitar area kampus
ditambah lagi dengan makin banyaknya jumlah
mahasiswa.
- Belum adanya budaya Research diterapkan di BINUS
University.
Kompetensi - Dengan dukungan kompetensi di bidang teknologi
informasi (TI) serta sumber daya manusianya, Direktorat
Teknologi Informasi BINUS siap membantu masyarakat
dan industri, baik dalam maupun luar negeri, untuk
membuat, mengembangkan, memberi pelatihan, jasa
konsultasi, dan menerapkan teknologi informasi sesuai
dengan kebutuhan masing-masing.
34
Aspek Internal Organisasi
- Pada tanggal 9 Desember 2000, website BINUS mendapat
penghargaan 12BC e-Award sebagai ”The Best Indonesian
Net Company” untuk kategori institusi/sektor publik dan
organisasi non profit bidang pendidikan. Penilaian ini
diberikan oleh MarkPlus & Co. dan 12BC (Indonesian
Internet Business Community).
- Menyelenggarakan program studi yang menunjang
pengembangan dan penerapan Teknologi Informasi,
kemampuan bahasa asing, komunikasi, kepemimpinan,
kemampuan berinovasi, berwirausaha dan berkarakter
baik.
Keterbatasan - Kualitas pengajar sebagai bagian dari sumber daya
intelektual masih terbatas dan harus terus dibina dan
dikembangkan selaras dengan visi dan misi organisasi
• Aspek Eksternal Organisasi
Tabel 3.2 Aspek Eksternal Organisasi
Aspek Eksternal Organisasi
Kompetisi - Budaya belajar Binusian yang menerapkan Student
Centered Learning (SCL), Constructivism, dan Deep
Learning, Keahlian Entrepreneurship
- Pembelajaran Modern (Multi Channel Learning)
35
Aspek Eksternal Organisasi
BINUS Univeristy menerapkan MCL (Multi Channel
Learning) sebagai metode pembelajaran dengan
menggunakan teknologi terkini sehingga BINUSIAN
dapat belajar dimana saja dan kapan saja.
- Best IT Services
BINUS University memberikan sarana berupa akses
intranet dan internet, yaitu dengan menggunakan fiber
optic untuk akses intranet dari area 5 km di sekitar
kampus, dilengkapi infrastruktur internet dengan
bandwith 30 MBps (international link) dan 1 Gbps
(national link), serta free akses hotspot di kampus
BINUS University.
- Pengembangan Karakter
BINUS University melakukan terobosan dengan
mengadakan kuliah Character Building agar BINUSIAN
menjadi manusia yang smart and good
- Entrepreneurship yang merupakan keahlian yang penting
dewasa ini, sehingga BINUS University menjadikannya
sebagai mata kuliah tersendiri.
- Kegiatan Mahasiswa
BINUS University mempunyai banyak Kegiatan
Mahasiswa dan Himpunan Mahasiswa Jurusan,
36
Aspek Eksternal Organisasi
jumlahnya bahkan mencapai lebih dari 45 Unit. Dengan
begitu, BINUSIAN dapat memilih kegiatan tempat ia
akan mengembangkan bakat, minat dan hobinya.
- Layanan Karir
BINUS University melalui unit BINUS CAREER
menyediakan layanan karir, dimana BINUS CAREER
bekerja sama dengan perusahaan nasional dan
internasional dalam menyediakan lowongan pekerjaan
bagi para Binusian.
Dampak
Terhadap
Lingkungan
- Fasilitas e-learning seperti apa yang telah dilakukan oleh
BINUS University sejak lama mulai di oleh universitas-
universitas lain.
- Dampak BINUS University terhadap lingkungan sekitar
dapat terlihat jelas, yaitu penciptaan lapangan pekerjaan
dan juga bisnis-bisnis yang dikembangkan oleh
masyarakat sekitar dalam kaitannya untuk memenuhi
kebutuhan mahasiswa. Misalnya dengan membangun
rumah kos, tempat makan, warnet, dll
- BINUS University dengan Yayasan Mitra Netra
meluncurkan perangkat lunak MiBee Braille Converter
(MBC) Versi 4 dimana hasil dari penelitian ini benar-
benar bermanfaat bagi masyarakat.
37
Aspek Eksternal Organisasi
- BINUS University berperan dalam kemajuan bangsa
melalui bidang-bidang yang merupakan kompetensinya
sebagai wujud tanggung jawab, misalnya riset terapan
untuk industri dan program mentoring untuk Usaha Kecil
Menengah (UKM).
• Visi dan Misi Organisasi
Visi Organisasi
BINUS University memiliki visi BINUS VISION 20/20 “a world-
class university in continuous pursuit of innovation and enterprise”. Maksud
dari visi BINUS University tersebut yaitu :
‐ A world class berarti graduates of UBINUS will be accepted in the global
market through the highest of education excellence encompassing teaching,
learning and applied research
‐ Knowledge institution berarti a university characterized by the utilization
of evolving knowledge to create economic value through its distinctive
competences
‐ Innovation berarti the economically successful introduction and
application of new and existing scientific knowledge and teaching-learning
process for practical purposes in order to create superior stakeholder
value
38
‐ Entreprise berarti innovative business practices relating to an individual or
organization’s capability to drive positive changes in the global market and
environment..
Misi Organisasi
BINUS University commits to deliver excellence in education and
research for the global community by :
1. Providing a learning experience that encourages and rewards innovation
Definition :
- Applying an international-standard teaching- learning process and
environment
- Life-long globally – oriented journey through student centered
learning
- Vibrant learning environment that places greater emphasis on
developing intellectual curiosity, exploration and the spirit of
enterprise
- Superior academic quality that inspires, challenges, and develops
skills and values that enables stakeholders to reach their fullest
potential
- Excellent and unparalleled service at every touch point
2. Creating high impact applied knowledge
Definition :
- Constructive contribution and effective dissemination to the universal
body of knowledge that is relevant to stakeholders current needs and
emerging trends in line with the spirit of enterprise
39
3. Pursuing a positive contribution to the quality of life
Definition :
- Achieving success through the betterment of peoples lives by
discovering potential and developing high ethical values
4. Contributing to outstanding leadership
Definition :
- Becoming a role-model University in the creation of new
opportunities
- Moving towards the future by influencing others to reach shared
purposes
5. Leading corporate entrepreneurship
Definition :
- Innovative and successful creation of business opportunities to
enchance competitive advantage and strategic renewal
• Tujuan Organisasi
o World Class : graduates of BINUS University will be accepted in the
global market and environment through the highest level of education
excellence encompassing teaching, learning and applied.
o Knowledge Institution : A University characterized by the utilization of
evolving knowledge to create economic value through its distinctive
competence.
40
o Innovation : The economically successful introduction and application of
new and existing scientific knowledge and teaching- learning process for
practical purposes in order to create superior stakeholder value.
o Enterprise : innovative business practices relating to an individual or
organization’s capability to drive positive changes in the global market and
environment.
• Sasaran Organisasi
Berikut adalah sasaran yang berorientasi pada Quality Objectives
BINUS University antara lain :
‐ 90% of students graduated on time.
‐ 100% of study programs accredited ”A” by the nation.
‐ 85% of lecturers having good performance index.
‐ 80% of employees satisfied with the overall university performance.
‐ 80% of lecturers satisfied with the overall university performance.
‐ 80% of students satisfied with the overall university performance.
‐ 80% of graduates employed or becoming entrepreneurs at graduation.
41
• Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi BINUS University
42
• Nama Unit & Deskripsi Umum
Bidang yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah Alumni dan External
Relationship Services yang meliputi unit-unit BAC (BINUS Alumni Center),
BEC (BINUS Entrepreneurship Center), BICAR (BINUS Career), dan BCC
(BINUS Collaboration Center).
BAC (BINUS Alumni Center)
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Unit BAC
Komunitas Alumni BINUS adalah salah satu keluarga besar yang
ada di BINUS University. Kita dapat membangun banyak hal yang positif.
Banyak peluang yang dapat diciptakan dengan komunitas ini, seperti
peluang pekerjaan, network, bisnis dan lainnya. Semua dapat tercipta
tentunya dengan adanya kontribusi dari semua alumni.
43
BEC (BINUS Entrepreneur Center)
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Unit BEC
BEC mengasah jiwa kewirausahaan mahasiswa dengan
mendorong Binusian untuk mengembangkan ide dan membangun
keterampilan wirausaha baik secara teori maupun praktik, dengan harapan
akan banyak mahasiswa yang setelah lulus kuliah akan memilih
wirausahawan sebagai karir masa depan mereka.
44
BICAR (BINUS Career Center)
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Unit BICAR
BINUS Career bekerja sama dengan sekitar 1.000 perusahaan
setiap tahunnya, dan memberikan informasi 10.000 lowongan kerja setiap
tahun di dalam dan luar negeri, yang didukung oleh fasilitas job portal
melalui www.binuscareer.com.
BINUS Career menjembatani BINUSIAN dan perusahaan untuk
perekrutan lulusan melalui layanan seperti :
o Online Recruitment
o Campus Hiring, di mana tes / wawancara dari perusahaan dilakukan di
kampus BINUS UNIVERSITY
o BINUS Job Expo, berlokasi di kampus BINUS University dan diikuti
oleh sekitar 70 perusahaan nasional dan multinasional serta dihadiri
oleh 4.000 pencari kerja
45
o Direct Placement
o Holiday Job / Part Time Job Training
Sebagai Career Development Center, BINUS Career secara reguler
melakukan berbagai aktivitas yang bertujuan mempersiapkan BINUSIAN
agar memiliki nilai dan sikap kerja yang baik, sehingga siap berkompetisi
untuk menjadi yang terbaik, baik pada saat seleksi maupun setelah bekerja,
yang didukung oleh perusahaan rekanan dan institusi pendidikan
professional.
BCC (BINUS Collaboration Center)
Gambar 3.5 Struktur Organisasi Unit BCC
BINUS Collaboration Center (BCC) memfasilitasi kerja sama
BINUS University dengan pihak eksternal, untuk memberikan inovasi
pembelajaran dan kegiatan mahasiswa sehingga kelak menjadi lulusan yang
46
lebih berkualitas. Mitra kerja sama mulai dari institusi pendidikan, dunia
industri, lembaga pemerintahan, sampai dengan asosiasi profesi, baik skala
nasional maupun internasional.
• Strategi Untuk Mencapai Tujuan dan Sasaran
Adapun strategi yang dilakukan dengan dasar orientasi pada Quality
Policy, yaitu:
“By setting up world-class standards in higher education, BINUS
UNIVERSITY provides a learning experience that encourages and rewards
innovation, and thus aims to give a positive contribution to the nation through
the continued practice of outstanding leadership and corporate
entrepreneurship”
47
• Strategi Implementasi Organisasi
Balanced Score Card
Gambar 3.6 Building Block pada Balanced Score Card
Balanced Scorecard Approach yang digunakan sebagai strategi
implementasi telah dirancang secara harmonis dengan pengembangan
48
kemampuan dan pengetahuan yang didukung dengan quality management
system serta langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas materi dan sumber
daya manusia.
Perspektif yang digunakan dalam BINUS Balance Scorecard adalah:
1. Growth (Financial)
2. Recognition
3. Capability Building & Execution
4. Enabler
Pemilihan Strategi
BINUS menerapkan strategic choice yaitu dengan menggunakan
operational excellence.
Tabel 3.3 Operational Excellence
Operational Excellence
Proses Kunci Kerjasama yang saling menguntungkan
antara Bina Nusantara dengan partner kerja
sama (BCC)
Menjalin kerjasama dengan industri untuk
mempermudah mahasiswa BINUS
University mencari pekerjaan sesuai ilmunya
dan industri untuk mempekerjakan seseorang
yang berpotensi di bidangnya (BICAR)
Mengadakan kegiatan dengan para alumni,
49
agar terbuka peluang pekerjaan. Network
bisnis, dan lainnya (BAC)
Mengadakan mata kuliah Entrepreneurship
sebagai mata kuliah wajib tiap jurusan untuk
memunculkan intuisi bisnis para Binusian
dan mengadakan seminar-seminar dengan
para pakar yang berpengalaman yang
menambah pengetahuan tentang
entrepreneurship (BEC)
Organisasi dan Skill Harus adanya persetujuan terlebih dahulu
dari kepala unit yang besangkutan. Juga
dengan persetujuan dari partner-partner yang
terkait
Variabel Proses Kunci Mengurangi biaya dan waktu dalam
memperluas networking dengan adanya
kontribusi dari para alumni
Sistem Manajemen Menjaga hubungan dan komunikasi yang
baik dengan partner kerjasama, pemerintah,
dan para alumni
Memberikan konsultasi yang dilakukan oleh
BICAR
Adanya umpan balik dengan menggunakan
kuesioner
50
Konteks Model Bisnis
Pelanggan
Pelanggan dari BINUS University terdiri dari mahasiswa D3, S1
Reguler dan Internasional, dan S2 yang jumlahnya kurang lebih 23.000
mahasiswa aktif.
Produk dan Pelayanan
Layanan utama diberikan oleh BINUS ini sudah pasti dalam bentuk
pendidikan, adapun beberapa layanan pendukung lainnya yaitu sebagai
berikut:
o Academic affairs & development
o Academic operation & administrative service
o Student, alumni & collaboration
o Academic support service
o Quality
o Technology
Program Studi Sarjana (S1) yang ditawarkan pada BINUS University :
o Fakultas Ilmu Komputer :
‐ Teknik Informatika
‐ Sistem Informasi
‐ Sistem Komputer
‐ Komputerisasi Akuntansi
51
o Fakultas Sains dan Teknologi :
‐ Arsitektur
‐ Teknik Sipil
‐ Teknik Industri
‐ Matematika
‐ Statistik
o Fakultas Ekonomi dan Bisnis :
‐ Akuntansi
‐ Manajemen
‐ Manajemen Perhotelan
o Fakultas Bahasa dan Budaya :
‐ Sastra China
‐ Sastra Inggris
‐ Sastra Jepang
o Fakultas Komunikasi dan Multimedia :
‐ Desain Komunikasi Visual
‐ Desain Interior
‐ Komunikasi Pemasaran
o Fakultas Psikologi :
‐ Psikologi
o Program Ganda :
‐ Matematika & Teknik Informatika
‐ Statistik & Teknik Informatika
52
‐ Akuntansi & Sistem Informasi
‐ Manajemen & Sistem Informasi
‐ Teknik Industri & Sistem Informasi
‐ Teknik Industri & Manajemen
Program Studi Pasca Sarjana (S2) Fakultas Ilmu Komputer yang
ditawarkan pada BINUS University yaitu:
1. Magister Teknik Informatika (MTI)
2. Magister Sistem Informasi (MSI)
Program studi yang ditawarkan pada BINUS International yaitu :
‐ Computer Science (RMIT, Murdoch University, University of
Wollongong)
‐ Information System (Curtin University, Cologne Business School)
‐ Accounting (Curtin University, Cologne Business School)
‐ Marketing (Curtin University, Cologne Business School)
‐ Hospitality & Tourism Management
‐ Desain Komunikasi Visual (Northumbria University, LimKokWing
University)
‐ Bisnis Internasional
Program studi yang ditawarkan pada BINUS Business School yaitu :
o MM Business Management
53
‐ Young Professional Program
‐ Professional Program
o MM Applied Finance
o MM Strategic Marketing
o MM Executive
Pemasok/Rekan Kerjasama
Pemasok terdiri atas industri-industri sebagai sponsor dari acara-
acara yang diselenggarakan oleh BINUS University.
BINUS menjalin kerja sama dengan berbagai lembaga, mulai dari
institusi pendidikan, dunia industri, lembaga pemerintahan, hingga
organisasi/asosiasi profesi, dalam skala nasional maupun internasional,
demi meningkatkan kualitas secara langsung, signifikan, dan
berkesinambungan dan bertujuan untuk meningkatkan jaringan kerjasama
dan kualitas proses pembelajaran. Secara garis besar inisiatif kerjasama
yang dilakukan telah merambah 4 benua, dan lebih dari 30 negara di dunia
dengan jenis institusi yang sangat bervariatif agar dapat meningkatkan
luasnya jaringan kerjasama. Hal ini dilakukan agar pembangunan visi
BINUS 2020 menjadi “World Class University” akan terwujud dengan
lebih cepat.
Berikut adalah beberapa institusi yang bekerja sama dengan BINUS:
Kerja sama dengan institusi-institusi pendidikan, antara lain:
Asia
54
- University of Toyama, Jepang
- Xiamen University, China
- The National University of China Overseas – Hua Da ( Huaqiao
University), China
- The Sirindhorn International Thai-German Graduate School of
Engineering, Thailand
- University Sains Malaysia, Malaysia
- Limkokwing University College of Creative Technology, Malaysia
- Universitas Indonesia, Institut Pertanian Bogor, Universitas Institut
Teknologi Bandung, dan Universitas Gajah Mada dalam kerja sama
akademik.
- Dengan Universitas Kristen Duta Wacana, dalam hal perjanjian
Cisco Networking Lokal Academy
Australia
- Murdoch University, Australia
- The University of Wollongong, Australia
- Curtin University of Technology, Australia
- MacQuarie University, Australia
- The Royal Melbourne Instute of Technology, Australia
Eropa
- Northumbria University, Inggris
- Cologne Business School, Jerman
- Erasmus University Rotterdam, Belanda
- INHOLLAND University, Belanda
55
- Netherlands Education Centre, dalam hal pengembangan pusat
informasi pada BINUS Career yang didedikasikan untuk pelajar-
pelajar BINUS.
Amerika
- Simon Fraser University, Canada
Kerja sama dengan industri-industri, antara lain:
‐ Fullcast Technology Co. Ltd., Jepang
‐ Global Needs, Inc., Jepang
‐ Dream Picture 21 Co. Ltd, Korea
‐ Geosoft Technical Support (GTS), Singapura
‐ QS Asia Quacquarelli Symonds Pte Ltd, Singapura
‐ MKEA Architects, Australia
‐ Plaxis bv, Belanda
‐ SGS/JAS-ANZ, Swiss
‐ Oracle Indonesia, PT
‐ ABN Amro Bank, NV., Jakarta
‐ AIG Life, PT
‐ Allianz Indonesia
‐ Cisco Systems, Inc
‐ Dell Asia Pacific SDN – Jakarta Representative Office
‐ JW Marriott Jakarta Hotel
‐ PT. Acer Indonesia, dalam penelitian dan pengembangan di dalam
Teknologi Informasi.
56
‐ PT. Ad Quantum Advertising, kerja sama dalam bidang akademik
dan industri.
‐ PT. Astra Internasional Tbk, dalam hal penelitian,
pendidikan/pelatihan dan layanan konsultasi.
Kerja sama dengan institusi-institusi pemerintah, antara lain:
‐ Dinas Pendidikan Menengah dan Tinggi (DIKMENTI) Provinsi
DKI Jakarta
‐ Departemen Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia,
dalam hal pengembangan, pendidikan, pelatihan dan penelitian di
dalam komunikasi dan teknologi informasi.
‐ Pusat Data dan Informasi Departemen Pertanian (PUSDATIN)
‐ Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI
‐ Departemen Kebudayaan dan Pariwisata Republik Indonesia
‐ Direktorat Jenderal Pemasyarakatan Departemen Humuk dan Hak
Asasi Manusia Republik Indonesia
‐ Komisi Pemberantasan Korupsi
Associations / Organisations / Foundations, antara lain:
‐ BEA Photographic, dalam hal Program perbaikan gempa bumi di
Yogyakarta.
‐ Creative Circle Indonesia (CCI), dalam hal kerja sama akademik
dan industri.
‐ Ikatan Arsitek Indonesia Daerah Jakarta, dalam hal Jakarta
architecture database dan information.
57
New Collaboration, antara lain:
‐ Northumbria University (United States), dalam kerja sama
akademik.
‐ Xiamen University (China), dalam hal kerja sama akademik.
‐ Macquarie University (Australia), dalam hal Program Ganda :
Graduate Accounting & Commerce Centre (GACC) Programs &
Magister.
Kerja sama BINUS Internasional (BI), antara lain:
‐ Curtin University of Technology (Australia), dalam hal kerja sama
akademik (Institusi Pendidikan).
‐ Cisco Sytems, Inc, dalam hal Cisco Networking Academy
Agreement “Standard” (Industri).
‐ Asian Development Bank / ADB (United States), dalam hal Program
Funding (Association / Organization / Foundation)
Pembeda Utama Organisasi
Penggunaan teknologi informasi pada semua produk dan jurusan
merupakan kunci perbedaan BINUS University karena BINUS University
merupakan lembaga pendidikan yang berbasis pada teknologi informasi
dimana itu menjadi salah satu nilai tambah di mata pelanggan ataupun
calon mahasiswa, dan sekaligus bukti sebagai lembaga dengan moto
People, Innovation, Excellence.
58
Sumber Daya
Gedung yang dimiliki BINUS UNIVERSITY berjumlah 3 yaitu :
1. Kampus Syahdan
Terletak di Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480.
2. Kampus Anggrek
Terletak di Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat
11530.
3. Kampus Kijang
Terletak di Jl. Kemanggisan Ilir III No. 45, Kemanggisan / Palmerah,
Jakarta Barat 11480.
Gedung yang dimiliki BiNus International hanya 1 yaitu Kampus JWC
(Joseph Wibowo Center) yang terletak di Jl. Hang Lekir I No. 6,
Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 12120.
Gedung yang dimiliki BINUS School yaitu:
1. BINUS School Simprug
Jl. Sultan Iskandar Muda Kav. G-8
Jakarta Selatan 12220
2. BINUS School Serpong
Jl. Lengkong Karya - Jelupang No. 58, Lengkong Karya / Serpong
Tangerang 15322
Gedung yang dimiliki BINUS CENTER yaitu:
1. BINUS Center Head Office
Jl. KH. Syahdan No. 20
Kemanggisan - Palmerah
59
Jakarta Barat 11480
Phone: (62-21) 5345830 ext 3203
Email: info@binuscenter.com, syahdan@binuscenter.com
2. BINUS Center Grogol
Jl. Kyai Tapa
Ruko Taman Gloria No. 215H
Jakarta Barat 11450
DKI Jakarta, Indonesia
Phone: (62-21) 560 7606, 560 7607
Fax: (62-21) 560 7554
E mail: grogol@binuscenter.com
3. BINUS Center Kedoya
Jl. Panjang
Kedoya Elok Plaza Blok DC No. 45
Jakarta 11520
DKI Jakarta, Indonesia
Phone: (62-21) 580 2803, 580 2819
Fax: (62-21) 582 3623
E mail: kedoya@binuscenter.com
• Strategi Pembeda Utama
BINUS University sebagai salah satu institusi pendidikan tinggi yang
pertama di Indonesia yang mendapatkan sertifikasi internasional, berikut ini:
60
1. ISO 9001:2000
2. Education Criteria for Performance Excellence based on MBNQA
Criteria
3. IWA 2:2007 (Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in
Education)
4. Service Excellence Certification Criteria
Pembeda lainnya, sebagai berikut :
1. Sistem pembelajaran yang digunakan di BINUS University yaitu Multi
Channel Learning yang terdiri dari: Self Study, Pembelajaran Self Study,
dan Off Class
2. Infrastructure, application and content yang lengkap dan canggih
3. Digital Library
61
3.2 Process Foundation
Gambar 3.7 Proses Model
Gambar 3.8 Education Value Chain
62
Proses nilai rantai dalam industri pendidikan (BINUS University) terdiri
dari proses inti dimana yang pertama adalah market dan financial analytical yang
melakukan analisis kondisi pasar dan keuangan, lalu academic development and
content preparation menyiapkan pengembangan akademik dan menyiapkan
kurikulum, serta facilities management yang mengelola fasilitas-fasilitas yang
digunakan dalam melaksanakan kegiatan pembelajaran. Proses admission yang
menangani penerimaan siswa/mahasiswa baru, didukung oleh ketiga proses diatas.
Ada terdapat proses lecturer/teacher dan assistant management yang mengatur
ataupun mengelola para pengajar yang dibutuhkan. Proses ini bersama dengan
proses admission akan berlanjut ke proses registration and scheduling yang
mengatur kegiatan registrasi dan penjadwalan kegiatan pembelajaran. Selanjutnya
adalah proses teaching learning (Multi Channel Learning) mengatur kegiatan
belajar mengajar yang berlangsung, dimana kegiatan belajar mengajar itu terbagi
menjadi 2 yaitu kegiatan belajar mengajar di kelas dan di laboratorium. Setelah itu
terdapat proses examination and evaluation yang menangani kegiatan ujian dan
pengevaluasian hasil ujian, dan kemudian pada akhir masa studi siswa/mahasiswa
akan berlangsung proses thesis/graduation, yang menangani hal-hal yang berkaitan
dengan skripsi/tugas akhir dan kelulusannya. Setelah kelulusan terdapat proses
alumni yang menangani kegiatan dan kebutuhan para alumni yang berkaitan
dengan almamaternya. Kemudian ada career development yang membantu
pengembangan karir bagi para lulusan yang ingin bekerja pada perusahaan rekan
kerjasama BINUS Career. Selain itu ada pula proses entrepreneurship yang
membantu mempersiapkan diri para Binusian yang ingin menjadi wirausaha
63
(entrepreneur). Adapun Endowment programs menangani program pendanaan
alumni.
Selain proses inti yang telah dijelaskan diatas, ada pula proses-proses lain
yang mendukung proses-proses inti diatas, antara lain; process financial services
yang menangani hal-hal yang berkaitan transaksi keuangan, proses
lecturer/teacher and assistant management services yang memberikan pelayanan
berupa pengembangan dan pelatihan bagi para pengajar, proses digital library
services yang menyediakan layanan perpusatakaan secara digital, proses
extraculicular and student organization services yang menangani kegiatan
organisasi siswa/mahasiswa, dan industry and government relationship services
yang menangani hubungan dengan industri dan pemerintah serta proses evaluation
management services yang memberikan layanan manajemen pendidikan.
• Arsitektur Awal Proyek
Berikut ini adalah timeline schedule pelaksanaan proyek ini :
o Timeline
Tabel 3.4 Timeline Schedule
64
• Gambaran Proses Organisasi
Gambar 3.9 Organization Process View
65
• Daftar Proses End-to-end
Untuk entrepreneur (BEC) :
- penyelenggaraan event
- pengelolaan website
Untuk kerjasama (BCC) :
- pembuatan kerjasama
- monitoring kerjasama
- kerjasama tidak diteruskan atau dihentikan
- kerjasama atau proyek selesai atau dihentikan
Untuk karir (BICAR) :
- layanan penyaluran tenaga kerja
a. pendaftaran perusahaan ke BICAR
b. BICAR melakukan campus hiring
c. Placement
d. Membership
- Klien melakukan konsultasi
- Pengadaan Co Op
Untuk alumni (BAC) :
- kerjasama event
- membership ARC
- pembentukan ikatan Alumni
- penyampaian informasi
66
3.3 Technology Foundation
• Gambaran dan Blue print Arsitektur TI
Gambar 3.10 Overview dan Blue Print Arsitektur TI
67
• Penentuan Peralatan dan Teknologi yang Dibutuhkan
Tabel 3.5 Peralatan dan Teknologi yang Dibutuhkan
Unit Require Tools
BAC (BINUS Alumni Center) - Visual Studio.Net 2008 untuk website
alumni
- Database SQL 2000
- Crystal Report 8.5
- Windows application menggunakan
invragistic pada website alumni
- Bahasa pemrograman C# (CSharp)
BCC ( BINUS Collaboration Center) - Database SQL 2000
- Crystal Report 8.5
BEC (BINUS Entrepreneurship Center) - ASP Classic untuk website
- Database SQL 2000
- Crystal Report 8.5
- Bahasa pemrograman C# (CSharp)
BICAR (BINUS Career) - Visual Studio.Net 2003
- Database SQL 2000
- Crystal Report 8.5
- Bahasa pemrograman C# (CSharp)
68
• Identifikasi Sistem yang sedang Berjalan
Di sini ada beberapa legacy system yang terlibat di dalam proses yang
berhubungan dengan alumni dan external relationship services, yaitu dengan
adanya beberapa website diantaranya website Alumni yang digunakan baik
untuk BINUS University maupun untuk BINUS International dan S2, website
Binus Career, dan website BEC (Binus Entrepreneur Center).
• Canonical Data and Data Source Dictionary
Gambar 3.11 Canonical Data
Dan untuk dokumentasi data digunakan ERD Database. Berikut adalah ERD
69
Front Contents
Gambar 3.12 ERD Front Contents
MU1
70
Gambar 3.13 ERD MU1 MU2
71
Gambar 3.14 ERD MU2
Testi
72
Gambar 3.15 ERD Testi
Industry nw
Gambar 3.16 ERD Industry nw E-magz
73
Gambar 3.17 ERD E-magz Events and Acts
Gambar 3.18 ERD Events and Acts News
74
Gambar 3.19 ERD News
Business nw
Gambar 3.20 ERD Business nw
Success prof
75
Gambar ERD 3.21 ERD Success prof
Service sol
76
Gambar ERD 3.22 ERD Service sol
Sharing
77
Gambar ERD 3.23 ERD Sharing Hits
Gambar 3.24 ERD Hits Email
78
Gambar 3.25 ERD email Member
Gambar 3.26 ERD Member
79
• Portofolio Fungsionalitas Bisnis Awal
Tabel 3.6 Portofolio Fungsionalitas Bisnis Awal
Proses Bisnis Unit Parameter/Business Services
1. Menyelenggarakan
event
BEC ‐ create_ proposal
‐ read_check_list
‐ create_laporan_akhir
‐ update_laporan_akhir
‐ save
2. Pengelolaan
Website
BEC
‐ Check_kelayakan_business_plan_dari_dosen_atau
mahasiswa
‐ Evaluate_business_plan
‐ Approval
‐ Upload(update)_summary_business_plan
‐ save
‐ check_business_plan_yang_ada_di_website
‐ create_draft_news_dan_event
‐ evaluate_kelayakan_news_dan_event
‐ uploade(update)_news_dan_event
‐ check_news_dan_event_yang telah_diupload
‐ evaluate_kelayakan_knowledge
‐ upload(update)_knowledge
80
Proses Bisnis Unit Parameter/Business Services
‐ check_knowledge_yang_telah_di_upload
3. a Pembuatan
Kerjasama
BCC ‐ Update_proposal_kerjasama
‐ Create_draft_dokumen_kerjasama
‐ Update_dokumen_kerjasama_(bila_ diperlukan)
‐ Save
3. b. Monitoring
Kerjasama
BCC ‐ Create_laporan_kerjasama
‐ Create_rekap_laporan_kerjasama
‐ Evaluate_kerjasama
‐ Update_isi_dokumen_kerjasama
‐ Create_addendum_atau_Lampiran
_dokumen_kerjasama
‐ Create_laporan_kegiatan_akhir_proyek_kerjasama
‐ Save
4. a. Pendaftaran
Layanan Penyaluran
Tenaga Kerja
BICAR ‐ Create_account_perusahaan_(bila_sudah_membayar)
‐ Update_posisi_yang_ditawarkan_
perusahaan_pada_website_Binus _Career
‐ Aktivasi_account_perusahaan
‐ Write_account_perusahaan_di_buku_rekapitulasi
_penjualan
‐ Create_laporan_penjualan_mingguan
‐ Check_kesesuaian_rekapitulasi_dan_laporan_penjualan
81
Proses Bisnis Unit Parameter/Business Services
_mingguan_dengan_binder_bukti_pembayaran
‐ Create_laporan_rekapitulasi_penjualan_mingguan
‐ Write_metrik_penjulalan
4. b. Campus Hiring BICAR - Create_surat_peminjaman_ruangan _dan_fasilitasnya
- Create_daftar_hadir
- Create_kuesioner
- Save
4. c. Placement BICAR - Create_jadwal_pengiriman_kandidat
- Save_berkas_kandidat
- Create_kuesioner_layanan_recruitment
- Save
4. d. Membership BICAR - Update_iklan_di_website_Binus_Career
- Save_berkas_lamaran
- Create_kuesioner_layanan_recruitment
- Save_form_kuesioner
5. Konsultasi BICAR - Create_pendaftaran_talent_assessment_atau_
personality_assessment_atau_konsultasi_dan _tes
- Create_laporan_konsultasi_dan_assessment
- Save
6. Co OP (Cooperative BICAR - Create_Proposal_Co_OP
82
Proses Bisnis Unit Parameter/Business Services
Education) - Create_Perjanjian_Kerjasama_dengan_UKM
- Create_kontrak_kerja_bila_kandidat_diterima
_perusahaan
- Create laporan pelaksanaan program Co Op
- Save
7. Kerjasama Event BAC - Create_proposal
- Update_proposal
- Create_persetujuan_kerjasama
- Update_hasil_kerjasama
- Save
CF - Entry_banner_industry_network
8. Membership ARC BAC - Create_proposal
- Create_persetujuan_kerjasama
- Save_bukti_kerjasama
9. Pembentukan ikatan
alumni
BAC - Create_proposal_acara
- Create_persetujuan_hasil_rekomendasi_ketua _alumni
- Save_data_ketua_alumni
10. Penyampaian
Informasi
BAC - Create_informasi_dari_Alumni_atau_Jurusan
_atau_UKM_atau_HMJ
83
Proses Bisnis Unit Parameter/Business Services
- Update_informasi
- Save_informasi_yang_telah_di_upload
- Approval_testimonial_dari_alumni
- Approval_success_profile_dari_alumni
- Approval_alumni_business_network
• Penentuan Tim Proyek Teknis yang Dibutuhkan
o Project Manager
Tugas :
1. Mengelola perencanaan proyek, dan memonitor proses yang ada dan
memasukan ke dalam cakupan proyek
2. Mengelola timeline schedule agar tetap waktu yang diharapkan
3. Mengelola tim proyek
4. Mendefinisikan, menganalisa dan menyelesaikan masalah
5. Menyiapkan sumber daya yang dibutuhkan oleh proyek
6. Melakukan koordinasi dengan sesama anggota tim proyek
7. Melakukan proses kontrol dan pengawasan proyek
8. Mengelola pembagian aplikasi untuk mengisi kebutuhan terhadap
penggunaan aplikasi untuk mempercepat proses bisnis
9. Memastikan pembersihan data hasil konversi dan migrasi data
10. Menjaga hubungan baik dengan pemilik (stakeholder)
11. Berinteraksi dengan manajemen dan pengguna
84
12. Menetapkan status proyek
13. Menyusun laporan akhir pelaksanaan kegiatan analisa dan perancangan
sistem dan melaporkannya kepada manajemen
14. Menyiapkan presentasi untuk manajemen.
o Business Analyst
Tugas:
1. Melakukan survey kebutuhan informasi dengan cara:
Memperlajari bisnis dan standar operasional
Wawancara
Kuisioner
2. Menyusun dokumen kebutuhan bisnis/sistem
3. Memeriksa apakah sistem yang dirancang oleh System Designer sudah
sesuai dengan dokumentasi kebutuhan bisnis/sistem
4. Membuat laporan status perkembangan kegiatan untuk dilaporkan
kepada Project Manager
5. Menyiapkan presentasi hasil analisa untuk disampaikan kepada
pimpinan
o System Analyst
Tugas :
1. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap prosedur bisnis yang ada
maupun yang sedang diajukan atau terhadap kendala yang ada untuk
memenuhi keperluan data processing
85
2. Mengumpulkan informasi untuk menganalisa dan evaluasi sistem yang
sedang berjalan dan untuk rancangan suatu sistem
3. Riset, perencanaan, instalasi, konfigurasi, troubleshoot, pemeliharaan,
dan upgrade perangkat keras, perangkat lunak, serta sistem
pengoperasian dan antisipasi bila ada kesalahan
4. Mempersiapkan flow chart dan diagram yang menggambarkan
kemampuan dan proses dari sistem yang digunakan
5. Mencatat dan memelihara laporan tentang perlengkapan perangkat
keras dan lunak, lisensi situs dan server, serta akses dan security
pengguna
6. Menjamin konektivitas dan keserasian proses di antara sistem yang ada
7. Melakukan riset yang bersifat teknis atas sistem upgrade untuk
menentukan feasibility, biaya dan waktu, serta kesesuaian dengan
sistem yang ada
8. Menjaga kerahasisaan informasi yang diproses dan disimpan dalam
jaringan
9. Menyimpan dokumentasi atas sistem dan kekurangannya serta solusi
terhadap sistem yang ada sebagai catatan untuk masa yang akan datang
o System Designer
Tugas:
1. Membantu Business/System Analyst dalam penyusunan dokumen
kegiatan analisa seperti:
‐ Rich picture
86
‐ Dokumen kebutuhan bisnis/pengguna
2. Membuat rancangan sistem.
3. Menyusun laporan status perkembangan kegiatan perancangan untuk
dilaporkan kepada Pimpinan Business/System Analyst.
o Software Architect
Tugas :
1. Memungkinkan untuk kemudahan dalam pencarian dan pemakaian
service
2. Memastikan IT selalu melaporkan dan memberikan dukungan untuk
melayani praktek pembuatan service catalogue dalam organisasi
3. Memastikan service catalogue selalu jelas, singkat, dan diperbaharui
o Database Designer
Tugas:
1. Merancang database yang terstruktur sesuai dengan kebutuhan
2. Memastikan database yang ada saling berhubungan dengan
relationship yang benar sesuai dengan kebutuhan sistem
o Network Specialist
Tugas:
1. Merancang sistem jaringan komputer yang diperlukan
2. Memastikan seluruh komputer terhubung ke server yang telah di
tentukan
87
o Application Developer (Programmer)
Tugas:
1. Berdiskusi dengan pengguna untuk mendapatkan kebutuhan perubahan
atau modifikasi program yang sudah ada
2. Menganalisa kinerja program dan mengambil tindakan untuk
memperbaiki kekurangan berdasarkan konsultasi dengan pengguna
3. Mengembangkan program rinci logika dan coding perubahan
4. Perbaiki data dan format produk akhir
5. Membuat perubahan yang diperlukan dan disetujui
6. Pengujian dan atasi masalah memanfaatkan program yang sesuai
hardware, database, pemrograman dan teknologi
7. Menjaga kerahasiaan mengenai informasi pemrosesan, penyimpanan
atau pengaksesan
8. Mendokumentasikan masalah program dan resolusi untuk referensi di
masa mendatang
o System Testing
Tugas:
1. Memastikan bahwa sistem yang dibangun memenuhi semua kebutuhan
fungsional dan kebutuhan sistem dari suatu organisasi
2. Melakukan pengujian untuk mengetahui bila terjadi kesalahan atau
error pada sistem yang baru dikembangkan
3. Membuat laporan hasil pengujian sistem
88
o System Documentation
Tugas:
1. Menyusun dokumentasi hasil analisa, perancangan dan usulan
rekomendasi ICT
3.4 BPM Foundation
• Definisi Pihak yang Berkepentingan (Stakeholder) dalam Proyek
Stakeholder dari BINUS University adalah semua pihak yang
mempunyai kepentingan terhadap BINUS University. Jadi, yang termasuk
dalam stakeholder yaitu:
o Mahasiswa
Mahasiswa berkepentingan terhadap BINUS University untuk
mendapatkan pelayanan berupa pendidikan.
o Orangtua
Orang tua memiliki kepentingan terhadap BINUS University dalam hal
kualitas layanan pendidikan yang diterima oleh anak-anak mereka yang
menjadi mahasiswa di BINUS University.
o Dosen
Dosen berkepentingan terhadap BINUS University yang berkaitan dengan
penghasilan yang didapatkannya dari mengajar di BINUS University.
o Pimpinan
Manajemen berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal
penghasilan dan pengakuan yang didapatkan dari perkembangan dan
keberhasilan dari mahasiswa dan BINUS University sendiri.
89
o Staf
Staf berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan
mereka dengan bekerja di BINUS University dan melayani customer. Staf
yang berkaitan dengan ruang lingkup ini adalah
Untuk unit BAC
‐ BAC Manager
‐ Alumni Partnership Section Head
‐ Alumni Engagement Section Head
‐ Alumni Partnership Section staff
‐ Alumni Engagement Section staff
Untuk unit BCC
‐ BCC Manager
‐ Collaboration Section Head
‐ Collaboration saff
Untuk unit BEC
‐ BEC Manager
‐ Administration staff
‐ Operation Section Head
‐ Program Development Section Head
‐ Operation Section staff
‐ Program Development staff
Untuk unit BICAR
‐ BICAR Manager
90
‐ Administration staff
‐ Consultant
‐ Recruitment Service Section Head
‐ Web Database Administrator
‐ Account Relation staff
‐ Public Promotion staff
‐ Customer Service staff
‐ Recruitment Service staff
o Pemerintah
Pemerintah berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas
pendidikan dari lulusan yang dihasilkan oleh BINUS University dalam
hubungannya dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia Indonesia.
Pihak pemerintah yang terkait yaitu :
- Kopertis III
- DIKTI
o Industri
Industri berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal kualitas
lulusan yang diperlukan industri untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga
kerja yang kompeten, yang dapat mendukung kemajuan industri.
o Asisten
Asisten berkepentingan terhadap BINUS University dalam hal penghasilan
dan pengalaman yang didapatkan dengan mengajar di BINUS University.
91
• Harapan Pihak Berkepentingan (Stakeholder) yang Disetujui dan
Didokumentasikan
Kebutuhan akan adanya registrasi yang dapat dilakukan melalui website
BEC, yang dapat memberi kemudahan bagi perusahaan ataupun industri-
industri yang ingin melakukan kerjasama dengan unit BEC. Karena
sebelumnya proses ini dilakukan secara manual, dimana perusahaan atau
industri yang ingin melakukan registrasi untuk bekerjasama harus datang
secara langsung.
Kebutuhan akan adanya proses perekrutan yang dapat dilakukan melalui
website BEC. Dimana apabila ada perusahaan atau industri yang mau
melakukan perekrutan terhadap mahasiswa, maka dapat melakukannya
secara online dengan melihat CV dari mahasiswa tersebut yang dimana
data CV tersebut disimpan di dalam website.
Karyawan BCC memerlukan aplikasi baru yang dapat mempermudah
pelaksanaan kegiatan operasional mereka, seperti mendata semua
kerjasama antara pihak Bina Nusantara dengan pihak luar, memonitor
progres yang ada, dan membuat laporan kerjasama.
BAC ingin menambahkan fitur donasi pada website-nya dimana alumni
dapat memberikan donasi ke BAC dengan pemberitahuan melalui website
BAC.
Selain itu BAC membuat suatu fitur dalam website alumni yang berupa
program membership. Dimana alumni yang menjadi member program ini
dapat menikmati fasilitas-fasilitas seperti meminjam buku pada
perpustakaan sebagai alumni, dibantu untuk mengurus surat-surat yang
92
diperlukan dari almamaternya seperti transkrip nilai, ikut serta bila
diadakan reuni, gathering, dan lain-lain. Caranya dengan mendaftar secara
online dan membayar biaya keanggotaan sebesar Rp 150.000,- yang
berlaku untuk 2 tahun.
• Process Selection Matrix (PSM)
Gambar 3.27 Process Selection Matrix (PSM)
93
• Daftar Proses Bisnis yang Teridentifikasi dan Metrik Awal (PWM)
Tabel 3.7 Process Worth Matrix (PWM)
Worth
Asset Liability
Proses penyelenggaraan event
Proses pengelolaan website
Proses kerjasama
Proses penyaluran tenaga kerja
Layanan Konsultasi
Proses Co Op
Proses Kerjasama event
Proses Membership ARC
Proses Pembentukan Ikatan
Alumni
Proses Penyampaian Informasi
94
• Proses yang Diprioritaskan untuk Tahap Elaborasi
Dari kebutuhan-kebutuhan para stakeholder maka dibuat prioritas
sebagai berikut :
‐ Kebutuhan untuk membuat aplikasi baru yang dapat mempermudah
pelaksanaan kegiatan operasional karyawan BCC
‐ Kebutuhan akan adanya registrasi yang dapat dilakukan melalui website
untuk perusahaan atau industri yang ingin melakukan kerjasama dengan
unit BEC
‐ Kebutuhan alumni untuk mendapatkan fasilitas-fasilitas yang ditawarkan
program membership (dimana untuk menjadi anggota, alumni dapat
mendaftar secara online)
‐ Kebutuhan akan adanya perekrutan yang dapat dilakukan melalui website
BEC.
‐ Kebutuhan untuk menambahkan fitur donasi pada website BAC
• Project Management ( Initial Draft of the Project Plan)
o Project charter document
Berikut adalah gantt chart dari analisa dan perancangan Enterprise
Resource Planning (ERP) Education (Studi Kasus pada Area Alumni dan
External Relationship Services)
95
Gambar 3.28 Gantt Chart
o Dokumen Lingkup Proyek
Tahap 1 : Organization Foundation
Dalam tahap ini, membahas tentang aspek internal dari organisasi yaitu
kekuatan, kelemahan, kompetensi, dan keterbatasan dari organisasi. Lalu
juga dibahas dari sisi aspek eksternal organisasi yaitu kompetisi organisasi
dan dampak terhadap lingkungan, visi & misi organisasi, serta tujuan dan
sasaran organisasi tersebut. Disini juda turut disertakan struktur organisasi,
nama unit & deskripsi umum dari organisasi, strategi apa yang harus
digunakan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi, strategi
implementasinya, dan pemilihan strategi. Kemudian dibahas pula tentang
konteks model bisnisnya, yang meliputi pelanggan, produk dan pelayanan,
pemasok, rekan kerja sama dan pembeda utama organisasi beserta sumber
daya apa saja yang dimiliki organisasi. Lalu yang terakhir dibahas adalah
strategi pembeda utamanya.
96
Tahap 2: Process Foundation
Tahap ini membahas gambaran proses bisnis organisasi. Dalam fase ini
menghasilkan gambaran keseluruhan proses bisnis yang sedang berjalan,
timeline schedule proyek, gambaran hubungan antar unit terkait.
Tahap 3: Technology Foundation
Dasar teknologi berisi teknologi dan tools yang dibutuhkan oleh BINUS
University dan gambaran sistem yang sedang berjalan serta data-data yang
diperlukan. Disini disertakan pula gambar relasi antar entitas data dari unit-
unit yang terkait, dan portfolio fungsionalitas bisnis awal yang isinya
adalah bisnis fungsional yang dibuat berdasarkan user interface dari sistem
yang digunakan oleh setiap proses bisnis. Dalam tahap dasar teknologi ini,
dituliskan tim proyek teknis yang dibutuhkan secara teknis dalam proyek
ini, yaitu aktor-aktor yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek beserta
job description yang merupakan rincian tugas, tanggung jawab, dan
wewenang dari masing-masing aktor.
Tahap 4: BPM Foundation Phase
Di tahap ini, di identifikasikan harapan-harapan atau kebutuhan-kebutuhan
dari stakeholder terhadap organisasi. Lalu dibuat prioritas berdasarkan
waktu pelaksanaan pengembangan. Disini juga ditampilkan gambaran
proses bisnis yang dilakukan oleh unit organisasi yang terkait beserta
metrik awalnya, dan menajemen proyek. Manajemen proyek meliputi
project charter document (gantt chart) dan dokumen lingkup proyek.
97
Tahap 5: Elaboration Phase
Pada tahap ini, dilakukan pengumpulan transactional information,
transactional data, direct labor, IT cost dan overheads yang didapatkan
melalui observasi, investigasi, dan wawancara terhadap user. Lalu,
mengumpulkan informasi mengenai penyebab adanya kebutuhan dari para
stakeholder. Dilakukan pula analisa proses dengan metrics analysis dan
analisa kemampuan staf dari unit yang berkaitan dengan people capability
matrics, serta menentukan bentuk perubahan atau pengembangan yang
dilakukan berdasarkan informasi yang ada saat ini.
Tahap 6: Improvement Phase
Fase ini dilakukan modifikasi dari sistem yang lama agar sesuai dengan
kebutuhan atau proses bisnis saat ini, sesuai dengan tahap elaborasi. Disini
juga dipaparkan simulasi biaya yang dikeluarkan.
Tahap 7: People and Technology Development Phase
Fase Pengembangan Manusia dan Teknologi perlu dikembangkan secara
paralel walaupun terdiri dari aspek-aspek yang berbeda yang berperan
dalam pengembangan. Se-otomatis apapun proses bisnis dan sebaik apapun
struktur organisasi, manusialah yang menjalankan dan membuat proses itu
berjalan dengan efektif dan efisien.
Pengembangan teknologi dilakukan untuk menyediakan fleksibilitas yang
cukup untuk mengatasi perubahan pada bisnis dan proses bisnis, dengan
98
cara integrasi sistem internal, otomatisasi proses bisnis, dan kolaborasi
dengan entitas internal.
Tahap 8: Deployment Phase
Tahap ini bisa dikatakan sebagai penindaklanjutan dari pengembangan
tahap-tahap sebelumnya ke dalam sistem baru untuk dijalankan dalam
kegiatan operasional. Fase ini meliputi kegiatan pemilihan strategi
implementasi (deployment), dan pelatihan terhadap pengguna sistem baru
(staf) agar dapat memanfaatkan sistem tersebut secara optimal sesuai
dengan tujuan awalnya.
Tahap 9: Benefit And Realization Phase
Perlu ditetapkan sebuah kerangka untuk mengelola manfaat proyek bisnis,
menetapkan target, ukuran dan berusaha untuk mencapainya. Setelah itu
pastikan adanya struktur pengendalian yang cocok yang dibutuhkan untuk
mencapai manfaat tersebut.
Pada fase ini feedback sangat diperlukan untuk membandingkan antara
proses bisnis awal dengan hasil aktual dari proyek yang dikembangkan
sehingga dapat dilakukan perbaikan ataupun perubahan yang diperlukan
untuk mencapai hasil yang maksimal.
Tahap 10: Continuous Improvement Phase
Dalam tahap ini dijelaskan mekanisme untuk mengelola bisnis proses agar
pengembangan sistem dapat tetap berjalan seiring dengan perkembangan
99
dan perubahan bisnis. Proses harus secara berkesinambungan ditingkatkan
dan didesain ulang, apabila sebaliknya maka akan menjadi kurang optimal.
o Strategi Komunikasi Awal
Ada beberapa hal yang biasa dilakukan di BINUS University dalam
membagikan knowledge kepada seluruh staf, misalnya dengan cara :
‐ IT Directorate mengadakan pelatihan dan jasa konsultasi terhadap staf
di BINUS University yang berkepentingan untuk akses jaringan
(infrastruktur), sistem informasi/aplikasi (web based atau desktop
application), content e-learning, video dan animasi.
‐ Melakukan sharing knowledge (dikenal dengan istilah CSK/Create
sharing Knowledge) yang dapat diadakan secara periode mingguan.
o Analisa Resiko Awal
Resiko yang harus diantisipasi bila prioritas dari kebutuhan tersebut gagal
dipenuhi yaitu :
Apabila pembuatan aplikasi baru untuk karyawan BCC tidak
terwujud, maka para karyawan tersebut tetap menggunakan cara
manual seperti saat ini, dimana persentase terjadinya human error
lebih besar dibandingkan dengan sistem yang lebih terkomputerisasi.
Apabila penambahan fungsi registrasi pada website BEC tidak dapat
dijalankan sesuai dengan tujuan awalnya, maka perusahaan atau
industri yang akan mendaftar untuk bekerjasama dengan unit BEC
100
tidak dapat melakukan registrasi melalui website, dan harus datang
langsung.
Apabila program membership yang ada pada website gagal dijalankan
maka alumni tidak bisa mendapatkan fasilitas dari almamaternya,
seperti melakukan peminjaman buku di perpustakaan, meminta
bantuan untuk mengurus surat-surat yang diperlukan dari
almamaternya (contohnya transkrip nilai), dan lain-lain. Dan
kalaupun bisa, biaya yang harus dikeluarkan jauh lebih mahal
daripada ikut program ini.
Tujuan dari adanya penambahan fungsi berupa perekrutan yang dapat
dilakukan melalui website adalah agar memberikan kemudahan dan
mempertemukan antara perusahaan dengan mahasiswa sebagai
sumber daya manusia yang akan menjalin hubungan kerja dengan
perusahaan tersebut. Namun apabila fungsi ini tidak dapat berjalan
sebagaimana mestinya, maka proses perekrutan ini akan dijalankan
dengan cara sebelumnya, dimana perusahaan yang ingin melihat CV
dari calon kandidat ini dapat melihatnya secara langsung dengan
datang ke ruang BEC.
Tujuan dari fitur donasi adalah untuk mempermudah para donator
memberikan donasi tanpa melalui proses yang rumit seperti
memberikan konfirmasi dahulu kepada pihak BAC bahwa alumni
akan melakukan donasi, dan proses-proses lainnya. Tapi apabila fitur
donasi pada website BAC tidak dapat dijalankan sesuai dengan tujuan
101
awalnya, maka para alumni yang ingin menjadi donatur tidak bisa
menyampaikan donasinya.
o Cara Mengantisipasi Resiko Awal
Untuk mengantisipasi timbulnya resiko dari pengimplementasian
aplikasi baru pada unit BCC sebaiknya pengimplementasian
dilakukan secara bertahap (parallel) misal pada staf dahulu dan yang
lainnya masih menggunakan sistem yang lama, bila berhasil, baru
diteruskan pada section head dan manager. Ini dilakukan agar apabila
ternyata ada kesalahan pada aplikasi tersebut, maka unit ini masih
dapat menjalankan kegiatan operasionalnya dengan sistem yang lama
untuk sementara sampai aplikasi tersebut selesai diperbaiki dan dapat
dijalankan sesuai dengan fungsi yang diharapkan.
Untuk mengantisipasi apabila fungsi baru registrasi pada website
BEC tidak dapat berjalan sesuai dengan tujuan awalnya, maka
sebelum benar-benar diluncurkan , sebaiknya fitur ini di uji dulu
kelayakan dan fungsinya apakah sudah sesuai dengan yang
diharapkan agar kemungkinan untuk gagalnya sangat kecil. Namun
bila ternyata setelah diimplementasikan fungsi ini baru terlihat
kekurangan atau kegagalannya, maka untuk sementara fungsi
registrasi pada website ini harus diperbaiki terlebih dahulu sampai
berhasil dan bisa dijalankan kembali. Dan selama masa perbaikan itu
maka proses registrasi dapat dilakukan secara langsung dengan
datang ke ruang BEC.
102
Bila ternyata program membership alumni ini gagal, maka cara untuk
mengantisipasi resiko tersebut adalah dengan memperbaiki website
alumni dan untuk sementara waktu tidak bisa digunakan sampai
berhasil dan dapat dijalankan kembali.
Untuk mengantisipasi apabila fungsi baru perekrutan pada website
BEC tidak dapat berjalan sesuai dengan tujuannya, maka harus
dilakukan uji coba terlebih dahulu sebelum fungsi ini benar-benar
digunakan. Tetapi apabila setelah diimplementasikan dan ternyata
fungsi ini baru terlihat kekurangan atau kegagalannya, maka untuk
sementara fungsi perekrutan pada website ini harus diperbaiki terlebih
dahulu sampai berhasil dan bisa dijalankan kembali. Dan selama
masa perbaikan itu maka proses perekrutan dapat dilakukan secara
melalui via telepon atau datang secara langsung.
Cara mengantisipasi apabila tambahan fitur donasi pada website BAC
tidak dapat berjalan sesuai dengan tujuan awalnya, yaitu sebelum
diluncurkan, sebaiknya fitur ini di uji dulu kelayakan dan fungsinya
apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan agar kemungkinan
untuk gagalnya sangat kecil. Namun bila ternyata setelah
diimplementasikan fitur ini baru terlihat kekurangan atau
kegagalannya, maka untuk sementara fitur ini harus diperbaiki
terlebih dahulu sampai berhasil dan bisa dijalankan kembali. Dan
selama itu, proses donasi kembali dilakukan secara manual via
telepon atau email.
top related