1.1 latar belakang bahagian teknologi...
Post on 29-May-2018
247 Views
Preview:
TRANSCRIPT
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 1
1. PENGENALAN
1.1 LATAR BELAKANG BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK) yang dahulunya dikenali
sebagai Unit Komputer, Jabatan Ketua Menteri Melaka telah ditubuhkan pada tahun
1987 yang bertempat di Jalan Hang Tuah, Melaka. Dianggotai seramai 2 orang
kakitangan sahaja.
Pejabat ini telah berpindah ke Seri Negeri, Ayer Keroh pada tahun 1999 dan dikenali
sebagai Bahagian Perkhidmatan Teknologi Maklumat (BPTM) dengan jumlah
kakitangan seramai 11 orang.
Pada tahun 2014, penstrukturan semula telah dilaksanakan yang melibatkan
penggabungan dengan Bahagian K-Eknonomi dan nama BPTM telah dipinda
kepada Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK). Kini, BTMK
dianggotai seramai 56 orang kakitangan yang diterajui oleh Ketua ICT Negeri
Melaka.
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 2
1.1.1 VISI, MISI, OBJEKTIF DAN FUNGSI
a) VISI
Untuk menjadikan Jentera Pentadbiran Negeri Melaka suatu jentera
pentadbiran yang termoden, produktif, cekap dan berkesan dalam
menjalankan fungsi-fungsinya dengan memanfaatkan sepenuhnya
penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT).
b) MISI
Untuk menjadikan ICT sebagai teras dalam pelaksanaan semua aktiviti
jentera pentadbiran Negeri Melaka.
c) OBJEKTIF
Memberi perkhidmatan ICT yang diperlukan kepada semua
Bahagian/Unit/Seksyen di bawah Jabatan Ketua Menteri Melaka termasuk
Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri yang lain dalam pelaksanaan program-
program dan aktiviti ICT yang telah ditetapkan agar Jabatan/Agensi
berkenaan menjadi lebih produktif, cekap dan berkesan dalam menjalankan
fungsi-fungsinya.
d) FUNGSI
i) Merancang, merangka dan menentukan halacara penggunaan dan
keperluan ICT Jabatan Ketua Menteri Melaka dengan mengambil
keperluan Jabatan Kerajaan Negeri yang lain;
ii) Melaksanakan bersama dengan Jabatan / Agensi terlibat program ICT
yang telah ditetapkan oleh Jabatan Ketua Menteri Melaka, Kementerian-
kementerian dan Agensi Kerajaan Persekutuan;
iii) Mengendalikan serta memberi perkhidmatan ICT yang berkaitan kepada
Jabatan Ketua Menteri dan Jabatan Kerajaan Negeri yang lain;
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 3
iv) Memantau dan menilai keberkesanan penggunaan ICT dalam
pelaksanaan sesuatu program dan mencadangkan alternatif yang lebih
berkesan;
v) Memberi khidmat nasihat dan sokongan teknikal serta bimbingan
teknikal diperlukan.
1.1.2 PERJAWATAN
BTMK mempunyai seramai lima puluh enam (56) orang kakitangan yang
terdiri dari dua (2) sektor, iaitu Sektor IT dan Sektor K-Ekonomi (Rajah 1- A & Rajah 1- B).
1.1.3 PIAGAM PELANGGAN
a) Memastikan elemen ICT (Rangkaian Melaka*Net, Portal Rasmi dan Emel
Rasmi) beroperasi dengan tahap jaminan perkhidmatan 90% (julat
kegagalan sebulan tidak melebihi 3 hari);
b) Maklum balas aduan berkaitan ICT diberi dalam tempoh dua (24) jam
bekerja selepas diterima dan menyelesaikan aduan dalam tempoh tujuh
(7) hari bekerja kecuali yang melibatkan perolehan alat ganti dan
perkhidmatan pembekal;
c) Maklumat untuk paparan Portal Rasmi, Papan Tanda Digital, Paparan
Digital Seri Negeri Info Channel dan kiosk dikemaskini dalam tempoh 24
jam selepas permohonan lengkap diterima;
d) Kemudahan pinjaman peralatan dan akses ICT disediakan dalam tempoh
3 hari bekerja selepas permohonan lengkap diterima, tertakluk kepada
ketersediaan peralatan/ perisian tersebut;
e) Memaklumkan kepada jabatan/agensi kerajaan negeri mengenai insiden
keselamatan ICT dalam tempoh 24 jam selepas laporan diterima;
f) Laporan keperluan pengguna bagi pembangunan sistem aplikasi
disediakan dalam tempoh 30 hari selepas permohonan lengkap diterima
dan seterusnya prototaip sistem disiapkan dalam tempoh 6 bulan.
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 4
Rajah 1 – (A) CARTA ORGANISASI BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 5
Rajah 1 – (B) CARTA ORGANISASI SEKTOR K-EKONOMI, BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 6
1.2 PENGENALAN MENGENAI INOVASI
1.2.1 PENDAHULUAN
Sistem Touch-In Registration (T-REG) merupakan inovasi dalam
penambahbaikan efisiensi sistem pengurusan kehadiran sama ada
mesyuarat/ acara rasmi Kerajaan Negeri Melaka, selari dengan visi
Melaka Negeri Bandar Teknologi Hijau.
1.2.2 OBJEKTIF INOVASI
Sistem dibangunkan atas objektif utama iaitu mempercepatkan proses
pendaftaran kakitangan/ peserta untuk mesyuarat/ acara rasmi
Kerajaan Negeri Melaka. Dimulakan sebagai langkah penyelesaian
kepada risiko kehilangan data, pembaziran masa, kos alat tulis dan
pengesanan data yang sukar.
1.2.3 CIRI-CIRI INOVASI
a) Fungsi
i. Efficiency:-
Effisienssi dalam pendaftaran dan perekodan kehadiran
kakitangan/ peserta secara cepat, tepat dan efisien.
Kakitangan/ peserta tidak perlu beratur panjang;
ii. Rapidly accessed:
Semakan pola kehadiran boleh disemak dengan pantas;
iii. Authorized Personnel Control:
Pengawalan kehadiran (siapa yang boleh hadir ataupun tidak
boleh hadir bagi mengelakkan kakitangan/ pesertaasing);
iv. Precisely Recorded:
Ketepatan masa kehadiran kakitangan/ peserta direkodkan
untuk mesyuarat/ acara rasmi Kerajaan Negeri Melaka ;
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 7
v. Integriti Rekod terpelihara:
Pengawalan penipuan waktu kehadiran (mengelakkan ‘buddy
punching’ dan kakitangan/ peserta yang tidak hadir untuk
mendaftar kehadiran setelah mesyuarat/ acara selesai;
vi. Analisa Personaliti:
Dapat menganalisa personaliti kakitangan/ peserta melalui pola
kehadiran;
vii. Bukti Afidavit:
Menjadi bukti afidavit yang diterima pakai sekiranya
dipersoalkan kesahihan kehadiran oleh Jabatan/ Agensi.
b) Antaramuka
Antaramuka yang trendy menggunakan tema Metro Dispaly Tiles
berkonsepkan simplistic dan real time updating (Rajah 2 dan
Rajah 3).
c) Keselamatan (Confidentiality Record/ Password protected)
Rekod boleh diakses dan diperolehi oleh urusetia acara yang berkaitan. Data direkod dan disimpan dalam pangkalan data dengan kata laluan (Rajah 4).
Rajah 2: Antaramuka
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 8
Rajah 4: Hanya urusetia yang berkenaan sahaja boleh mengaktifkan acara.
Rajah 3: Rekod kehadiran dan jumlah kehadiran akan dipaparkan
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 9
1.2.4 TEMPOH PELAKSANAAN
Sistem ini mula dibangunkan pada 2 Februari 2015 dan
dipersembahkan kepada pihak pengurusan pada 11 Mac 2015. Sistem
ini dibangunkan dalam tempoh 2 bulan sebelum ianya mula digunakan
di mesyuarat/ acara rasmi Kerajaan Negeri Melaka.
1.2.5 LOKASI PELAKSANAAN INOVASI
Pilot pelaksanaan sistem digunakan untuk Perhimpunan Bulanan
Kerajaan Negeri Melaka di Dewan Seri Negeri (Rajah 5) dan untuk
mesyuarat yang diadakan di Bilik Mesyuarat Tun Mutahir (Rajah 6).
Rajah 5: Pendaftaran kehadiran di Dewan Seri Negeri
Rajah 6: Pendaftaran kehadiran di Bilik Mesyuarat Tun Mutahir
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 10
2. SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
2.1 SEBELUM PROJEK INOVASI
2.1.1 PERALATAN
Pengurusan kehadiran kakitangan/ peserta dilakukan secara manual
iaitu menggunakan kertas/ borang.
2.1.2 TEKNIK
Kakitangan atau peserta dikehendaki mencatit nama di atas kertas/
borang yang telah disediakan/ diedarkan semasa mesyuarat/ acara.
Terdapat isu di mana tulisan kakitangan atau peserta yang sukar
dibaca. Pengurusan secara manual ini turut menghilangkan
konsentrasi kakitangan atau peserta semasa mesyuarat/ acara
berlangsung.
2.1.3 MASA
Tempoh menulis maklumat kehadiran agak lama iaitu purata tiga (3)
minit bagi seorang kakitangan atau peserta. Tempoh mencatat
maklumat kehadiran ke dalam spreadsheet juga agak lama iaitu purata
dua (2) minit bagi seorang kakitangan atau peserta.
2.1.4 STORAN
Bukti-bukti kehadiran ini kebiasaannya akan disimpan di dalam fail
atau folder. Namun, bukti-bukti kehadiran ini berpotensi untuk hilang/
sukar dibaca dan semakan statistik kehadiran adalah secara reaktif
dan sukar dilakukan.
2.1.5 PETUGAS
Pengurusan secara manual menglibatkan petugas sekurang-
kurangnya dua (2) orang.
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 11
2.2 SELEPAS PROJEK INOVASI
2.2.1 PERALATAN
Sistem ini menggunakan MyKad, smart reader dan Proximity Reader.
2.2.2 TEKNIK
Kakitangan atau peserta dikehendaki memasukkan MyKad ke dalam
smart reader untuk tujuan pendaftaran (hanya dilakukan sekali).
Selepas itu, pengguna hanya perlu mengimbas MyKad atau mana-
mana kad yang mempunyai ciri-ciri RFID pada Proximity Reader yang
telah disediakan di pintu masuk lokasi mesyuarat/ acara.
2.2.3 MASA
Tempoh mendaftar kehadiran hanya mengambil masa purata tiga (3)
saat bagi seorang kakitangan atau peserta. Laporan kehadiran dijana
secara automatik.
2.2.4 STORAN
Rekod kehadiran akan diisi dan disimpan pada server secara
automatik.
2.2.5 PETUGAS
Tiada petugas terlibat.
2.3 PERBANDINGAN PROSES KERJA SEBELUM DAN SELEPAS
INOVASI
Proses Sebelum Inovasi Selepas Inovasi Sebelum mesyuarat/ acara
Penyediaan pendaftaran, dimana urusetia perlu menyiapkan borang kehadiran
Urusetia mendaftar acara dalam sistem dan Rekod kehadiran disimpan pada server secara automatik
Semasa mesyuarat/ acara
Urusetia mengedarkan borang untuk diisi oleh kakitangan/ peserta yang hadir
-
Selepas mesyuarat/ acara
Urusetia perlu memasukkan kehadiran ke dalam spreadsheet sebelum diemel kepada jabatan terlibat
Sistem menghantar laporan secara automatik
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 12
2.4 PERBANDINGAN CARTA ALIR KERJA SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI
2.3.1 UJI CUBA 50 ORANG KAKITANGAN/ PESERTA - SEBELUM
SISTEM DIBANGUNKAN
Carta Alir 1: Proses Manual (Sebelum Sistem Dibangunkan)
2.3.1.1 Perekodan kehadiran oleh kakitangan atau peserta:-
Ø Purata masa bagi seorang kakitangan/ peserta
= 3 minit
Ø Purata masa bagi 50 orang kakitangan/ peserta
= 150 minit (2 jam 30 minit)
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 13
2.3.1.2 Kemasukan data kehadiran oleh urusetia:-
Ø Purata masa bagi seorang kakitangan/ peserta
= 2 minit
Ø Purata masa bagi 50 orang kakitangan/ peserta
= 100 minit (1 jam 40 minit)
2.3.2 UJI CUBA 50 ORANG KAKITANGAN/ PESERTA - SELEPAS
SISTEM DIBANGUNKAN
Carta Alir 1: Keseluruhan operasi dilakukan secara automatik (Selepas Sistem Dibangunkan)
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 14
2.3.2.1 Perekodan kehadiran oleh kakitangan atau peserta:-
Ø Purata masa bagi seorang kakitangan/ peserta
= 3 saat
Ø Tempoh masa bagi 50 orang kakitangan/ peserta
= 150 saat (2 minit 30 saat)
2.3.2.2 Kemasukan data kehadiran oleh urusetia:-
Ø Purata masa bagi seorang kakitangan/ peserta
= 0
Ø Purata masa bagi 50 orang kakitangan/ peserta
= 0 v Dilakukan secara automatik oleh sistem
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 15
3. KRITERIA INOVASI
3.1 KRITERIA PROJEK INOVASI
3.1.1 KREATIVITI
3.1.1.1 Keaslian Projek ini merupakan cetusan idea oleh Bahagian Teknologi Maklumat
dan Komuniksi (BTMK) yang belum lagi diaplikasikan di mana-mana
untuk tujuan perekodan kehadiran.
3.1.1.2 Adaptasi Sistem ini mengadaptasi dari sistem perekodan biometrik bagi
penyelesaian proses pendaftaran kakitangan/ peserta semasa
mesyuarat/ acara rasmi Kerajaan Negeri Melaka yang lebih fleksibel.
3.1.2 TAHAP PELAKSANAAN
Sistem telah sedia dibangunkan dan dalam proses prototyping dan
penambahbaikan.
3.1.3 REPLICABILITY
Sistem ini dibangunkan dengan menggunakan komponen kecil/ mobile/
generik yang boleh digunakan di pelbagai tempat dan tidak mengira
masa.
3.1.4 EFISIEN
3.1.4.1 Kos Operasi:-
a) Sebelum Inovasi:
i. Penggunaan alat tulis yang tidak terbendung dan
mengakibatkan pembaziran.
ii. Relatif kos gaji kakitangan terlibat.
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 16
b) Selepas Inovasi: Pengurangan Kos Operasi:-
i. Pengurangan kos untuk alat tulis dan kertas.
ii. Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara dalaman tanpa
penglibatan kontraktor luar.
3.1.4.2 Masa:-
a) Sebelum Inovasi:
i. Masa yang terlalu lama sehingga menyebabkan tekanan
kepada kakitangan bertugas dan peserta.
ii. Penglibatan sekurang-kurangnya dua (2) orang urusetia.
b) Selepas Inovasi: Penjimatan Masa:-
i. Masa dapat dijimatkan (Tidak perlu beratur panjang).
ii. Tidak perlu kakitangan bertugas.
3.1.4.3 Produktiviti:-
a) Sebelum Inovasi: Hasil Kerja:-
i. Penglibatan petugas / urus setia yang terlalu ramai.
ii. Laporan tidak tepat dan komprehensif dan tidak dapat
dicapai dengan cepat.
iii. Urusan pendaftaran menyukarkan kakitangan/ peserta dan
pemantau sukar dilakukan.
b) Selepas Inovasi: Peningkatan Hasil Kerja:-
i. Tugas petugas diganti dengan sistem.
ii. Laporan dapat disediakan secara tepat, komprehensif dan
real time.
iii. Ia dapat memudahkan urusan pendaftaran dan pemantauan
kehadiran.
3.1.5 Signifikan
3.1.5.1 Perkhidmatan Awam
a) Sebelum Inovasi: Tahap Kepuasan Hati Pelanggan:-
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 17
i. Tetamu perlu beratur panjang sehingga ada yang memotong
giliran.
ii. Tekanan timbul susulan daripada sikap ketidaksabaran
setiap kakitangan yang hadir.
iii. Kurangnya integriti penjawat awam.
b) Selepas Inovasi: Peningkatan Tahap Kepuasan Hati Pelanggan:-
i. Tidak berlaku pemotongan giliran.
ii. Tiada tekanan disebabkan tidak perlu beratur.
iii. Sistem ini juga membantu meningkatkan integriti penjawat
awam melalui satu kaedah pemantauan yang mudah.
3.1.5.2 Organisasi
a) Sebelum Inovasi:
i. Tiada kewujudan sistem yang mesra pengguna untuk
merekodkan kehadiran
ii. Perlu menugaskan kakitangan untuk menyelia kehadiran.
b) Selepas Inovasi:
i. Proses pendaftaran dan penjanaan laporan kehadiran
menjadi lebih pantas dan efektif.
ii. Tidak perlu menugaskan kakitangan untuk pengurusan
rekod.
3.1.5.3 Jabatan/ Bahagian/ Unit
a) Sebelum Inovasi:
i. Tidak selari dengan dasar Kerajaan Negeri ke arah
pelaksanaan Negeri Bandar Teknologi Hijau.
ii. Kaedah guna kertas tidak dapat mencerminkan efisiensi
dalam pengurusan.
iii. Carian statistik kehadiran kakitangan/ peserta sukar dibuat
terutama apabila siasatan dilakukan oleh Jabatan/ Agensi.
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 18
b) Selepas Inovasi:
i. Selari dengan dasar Kerajaan Negeri ke arah pelaksanaan
Negeri Bandar Teknologi Hijau.
ii. Sistem ini dapat meningkatkan imej Jabatan dalam
memperlihatkan kepekaan mengenai keperluan teknologi
ICT di dalam urusan kerja seharian. iii. Rekod Kehadiran disimpan dan boleh dicapai pada bila-bila
masa sebagai rujukan.
3.1.6 Komitmen
3.1.6.1 Kewangan
Sistem telah dibangunkan secara dalaman (in house) tidak melibatkan
sebarang kos pembangunan luar. Sungguhpun demikian, relatif kos
ialah RM 6,000.00 (one-off), bagi seorang Penolong Pegawai
Teknologi Maklumat sebagai pengurus aplikasi.
3.1.6.2 Pengurusan Sumber Manusia
Hanya melibatkan seorang pembangun aplikasi (programmer) dalam
proses pembangunan sistem.
3.1.6.3 Insentif
Kerajaan Negeri Melaka telah menetapkan insentif sebanyak
RM5,000.00 bagi sebarang anugerah atau kejohanan yang diperolehi
sebagai penghargaan dan menarik minat penyertaan.
3.1.6.4 Penghargaan
Sistem ini diguna pakai untuk semua program rasmi Kerajaan Negeri
Melaka yang memerlukan perekodan, terutamanya yang
dipengerusikan oleh YAB Ketua Menteri Melaka dan YB SUK
3.1.6.5 Peralatan
i) Raspberry Pi
ii) Smart Card Reader
iii) USB Proximity Reader
ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2016 19
4. KESIMPULAN
Kesimpulannya, sistem Touch-In Registration (T-REG) merupakan satu sistem yang
efisien dan efektif kerana dapat memudahkan dan mempercepatkan proses
pendaftaran kehadiran kakitangan/ peserta, di samping membolehkan Rekod
Kehadiran mudah disimpan dan dapat diakses pada bila-bila masa sebagai rujukan.
Selain itu, tidak berlaku lagi risiko kehilangan data, pendaftaran mesyuarat/ acara
dapat dioptimumkan, kos dapat dikurangkan dengan signifikan, serta pengesanan
rekod kehadiran dapat dilakukan dengan mudah dan pantas. Dengan ini, secara
langsung dapat meningkatkan integriti penjawat awam di Melaka dan meningkatkan
imej Jabatan selaras dengan visi Melaka Negeri Bandar Teknologi Hijau.
top related