1305 vergader- en presentatietechnieken c2 vergader- en presentatietechnieken c2.pdf · vergader-...
Post on 18-Sep-2020
10 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 3
GEACHTE VERGADERING...
Vergader- en presentatietechnieken
Alphonse Degryse, ADC commv
1305 Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013
Het copyright van deze publicatie is geregistreerd bij VEWA, Vereniging voor Wetenschappelijke en Educatieve Auteurs.
Gebruik van de inhoud door derden is vrij mits volledige bronvermelding.
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 4
Geachte vergadering...
Presenteren voor een publiek...
Speech!
Technieken om te komen tot een geslaagde
vergadering...
Verschilt het eigenlijk allemaal zo veel van elkaar?
Voor ons alvast niet.
In alle gevallen komen mensen samen om
informatie uit te wisselen en op basis hiervan te
besluiten wel of niet iets te ondernemen.
Al kan dat informatie uitwisselen natuurlijk wel
heel erg uiteenlopend zijn: crisisvergadering,
overleg, brainstormen, gelegenheidstoespraak...
Wist je trouwens dat symposion, een chique naam
voor een vergadering met veel aanwezigen en
gastsprekers in het oorspronkelijk Grieks
betekent...: samen drinken?
En wij die dachten het Bourgondisch vergaderen in
Vlaanderen te hebben uitgevonden!
Een dunne scheidingslijn tussen presenteren en
vergaderen
Omdat je moeilijk kan vergaderen wanneer
niemand iets zegt, en het woord nemen altijd zo’n
beetje spreken voor publiek is, hebben we ervoor
gekozen beide onderwerpen in één adem te
benaderen.
Natuurlijk zullen de accenten wellicht wat
verschillend liggen wanneer je een teamoverleg
pleegt, vergeleken met een presentatie aan
publiek, maar toch duiken dezelfde irritaties en
succesfactoren op. Zo stelt Trui Moerkerke het
volgende in het voorwoord van Stilte! Ik spreek van
Sylvie Verleye:
Voor veel vrouwen is spreken in het openbaar iets
als parachutespringen. Waarom zou je het uit vrije
wil doen, zolang het vliegtuig niet neerstort?
Voor een publiek staan en het woord nemen voelt
onnatuurlijk aan...
We willen niet feministisch doen, maar het boek
waaruit geciteerd wordt gaat nu eenmaal over
vrouwen aan de top. Het woord nemen is voor
mannen niet minder een opdracht waarvan velen
klamme handen krijgen, alleen al bij de gedachte
vooraf!
Het woord nemen is leerbaar
Het is onze grootste overtuiging dat een
overtuigende interventie of presentatie doen in
een kleine of grotere groep niet zo zeer te maken
heeft met aangeboden sprekerstalent dan wel met
voorbereiding, voorbereiding en... Voorbereiding!
De magie van een mededeling die staat is zeer
vaak het resultaat van
structuur en focus, waardoor de boodschap
scherp wordt gesteld. Dat is eerder het
resultaat van weinig maar goed gekozen
woorden dan van lange niets zeggende
tussenkomsten. Niets vervelender dan een
lange redevoering waarvan noch boodschap
noch conclusie duidelijk zijn
passie, het geloof en de betrokkenheid die de
spreker uitstraalt ten aanzien van wat hij zegt,
maar zeker ook ten aanzien van de aanwezigen
en betrokkenen
Hoe hardnekkig de traditie ook moge zijn, we
geloven niet dat de hulpmiddelen op zich de kracht
van de presentatie in essentie bepalen. Laat je niet
uit de spotlights verdringen door bv. PowerPoint
en zijn alternatieven. We hebben het vaak mee
gemaakt dat enkele spontane pennentrekken op
een flipchart meer zeggen dan een dia waaraan
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 5
uren voorbereiding is besteed. (Verkopers noemen
de techniek van die enkele pennentrekken pencil
selling).
Als we Sylvie Verleye mogen geloven is PowerPoint
alvast een van de meest irritante elementen in al
even frustrerende vergaderingen en presentaties.
Doel en betrokkenheid : sleutels tot een
succesvolle voorbereiding en mededeling
Voor ons is het duidelijk: wanneer je (liefst vooraf
en tijdig) weet waar het naartoe moet en wie welk
belang heeft heb je de sleutels in handen om een
goede presentatie voor te bereiden, of het nu gaat
om een vergadering of om een public speech.
In dit programma willen we onderzoeken op welke
wijze en via welke technieken we in de
voorbereiding, tijdens de ontmoeting en na afsluit
kunnen bijdragen tot een sterk proces en een
effectief resultaat.
We kijken hierbij door de bril van sprekers,
voorzitters, moderatoren en deelnemers.
We moeten keuzes maken, ook in wat we niét
doen. We hebben er bijvoorbeeld voor geopteerd
wel een kort hoofdstuk op te nemen over creatief
vergaderen, maar dan weer niet over
onderhandelingstechnieken of
probleemanalysetechnieken. Deze beide zouden
ons in een zeer specifieke relatie brengen ten
aanzien van de aanwezigen. We zijn ervan
overtuigd dat deze thema’s een eigen, grondige
aanpak vragen, en verwijzen graag naar
gespecialiseerde programma’s hiervoor, in
aanvulling van de basisinzichten die we hier mee
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 6
geven.
We hebben het hierna vaak over de woordvoerder.
Neem dit letterlijk: we hebben het in die gevallen
over hij/zij die het woord voert. We maken dan
geen onderscheid tussen deelnemers, genodigde
sprekers, voorzitters en mentors, en zovele
anderen. Wie het woord voert heeft
verantwoordelijkheden ten aanzien van zijn eigen
agenda evenals de zichtbare en onzichtbare
belanghebbenden. Met woordvoerder als
universele term hebben we onszelf ontslagen van
het onderscheid tussen deze rollen.
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 7
INHOUD
1 Betrokken partijen ....................................................................................................... 13
1.1 Wie zijn zij? .................................................................................................................................. 13
1.2 Wie ben jij in het verhaal? ........................................................................................................... 15
1.2.1 Rollen voor de woordvoerder .............................................................................................. 16
1.2.2 Verslaggever ......................................................................................................................... 21
2 Vergaderingen zijn helemaal niet vergelijkbaar ............................................................ 23
3 Reunitis en over kill ...................................................................................................... 31
4 Voorbereiding en nazorg .............................................................................................. 31
4.1 Timing .......................................................................................................................................... 32
4.2 Locatie, zaal en accomodatie ...................................................................................................... 33
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 8
4.3 Hulpmiddelen .............................................................................................................................. 35
4.3.1 Uitnodiging en agenda ......................................................................................................... 36
4.3.2 Storyboard ............................................................................................................................ 40
4.3.3 Eigen nota's en spiekbriefjes ................................................................................................ 41
4.3.4 Bord, flip of overhead ........................................................................................................... 42
4.3.5 Beamer en smartboard ........................................................................................................ 43
4.3.6 PowerPoint less .................................................................................................................... 46
4.3.6.1 De verhouding spreker/PowerPoint .............................................................................. 47
4.3.6.2 Presenteren met de steun van PowerPoint. Voorbereiding in 4 stappen .................... 48
4.3.6.3 Valkuilen en tips ............................................................................................................ 49
4.3.6.4 Nieuwe en online presentatie tools .............................................................................. 57
4.3.7 Handouts & notitiepagina's .................................................................................................. 60
4.3.8 Video vergaderen ................................................................................................................. 62
4.3.9 Technische storingen voorbereiden ..................................................................................... 62
4.4 Algemene repititie ....................................................................................................................... 63
4.5 Planning en voortgang bewaken ................................................................................................. 63
4.6 Verslag en nazorg ........................................................................................................................ 65
5 Interactie met deelnemers ........................................................................................... 67
5.1 Inhoud: geef eerst overzicht ....................................................................................................... 73
5.1.1 Elevator pitch. Wees beknopt .............................................................................................. 74
5.1.2 Openers ................................................................................................................................ 76
5.1.3 Corpus ................................................................................................................................... 77
5.1.4 Afsluiters ............................................................................................................................... 79
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 9
5.2 Overtuigen & beslissen ................................................................................................................ 80
5.2.1 Lichaamstaal zorgt voor geloofwaardigheid ........................................................................ 82
5.2.2 Ontstress je publiek .............................................................................................................. 85
5.2.3 Betrek je publiek en hou de aandacht vast .......................................................................... 86
5.2.4 Beslissen in groep ................................................................................................................. 88
5.3 Omgaan met vragen .................................................................................................................... 90
5.4 Storend publiek ........................................................................................................................... 93
5.4.1 Groepsdynamiek................................................................................................................... 93
5.4.2 Laatkomers. Het academisch kwartiertje ............................................................................. 95
5.4.3 Afwijken van agenda, inhoud, afspraken en timing ............................................................. 95
6 Creatief vergaderen: chaos en structuur verzoenen ...................................................... 98
6.1 Waar, wanneer en waarom brainstormen?. ............................................................................... 99
6.2 proces in 4 fasen vraag div conv opvolging ................................................................................. 99
6.3 Brainstormen. Voor- en nadelen. .............................................................................................. 100
7 Inspirerende bijlagen .................................................................................................. 102
7.1 Niet communiceren is niet mogelijk .......................................................................................... 102
7.2 Aansturen op gewenst gedrag .................................................................................................. 104
7.3 De lastige vragen van Tom Gilb ................................................................................................. 108
7.4 Checlists organisatie .................................................................................................................. 115
7.5 Opbouw van een presentatie .................................................................................................... 117
8 Bibliografie ................................................................................................................. 117
9 Verwante thema's ....................................................................................................... 122
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 17
je in de verleiding komt, werp dan even een blik op
je spiekbriefje.
Het hart heeft zo
zijn redenen, waar ons
beredeneerd verstand
niet bij komt...
Origineel: Le coeur a ses raisons que la raison
ne connaît point
Blaise Pascal, Pensées, 1670
spreker-specialist
Jij bent de professional. Je straalt de beheersing uit
over je vakgebied, je bent een inhoud specialist. Je
gaat met die inhoud zelfzeker om, beredeneerd.
Die zelfzekerheid moet je niet verwerven 5' voor
de start, het is dan te laat (jammer als iemand je
een half uurtje vooraf nog zenuwachtig in de gang
of aan het toilet heeft gespot). Nog erger
wanneer je het woord wil nemen en je niet meer
uit je nota’s raakt. Even erg wanneer je de
PowerPoint gebruikt als spiekbriefje omdat je je
eigen verhaal niet (spontaan) kent). Dramatisch
wanneer je de draad kwijt bent omdat de stroom
uit valt...
Zelfzekerheid bereid je voor, ... Door je
voorbereiding! Aan aspecten van voorbereiding
besteden we een afzonderlijk hoofdstuk, verder
dus méér. Laat niets aan het toeval over, en reken
verder op je ervaring.
Let a.u.b. heel erg op het niveau van je publiek:
specialisten hebben nogal de neiging te praten
alsof ze tegen collega's bezig zijn. Is je taal, zijn je
dia’s en voorbeelden, is je documentatie wel
aangepast aan het publiek? Je maakt het mee dat
een oogchirurg de dia's van zijn laatste
internationale lezing voor collega's snel even uit de
kast haalt voor een voordracht aan patiënten.
Waanzin!
De spreker-specialist kan zich opstellen op 2
manieren:
• of hij geeft de informatie top-bottom, het
publiek stelt enkele vragen en that's it.
Misschien is hiervoor een goede reden, zoals
omvang van de zaal of te beperkte tijd.
Dikwijls zijn de argumenten die hiervoor
worden genoemd echter slechts een
goedkoop excuus. Als in de doelstellingen
bepaald is dat de presentatie wordt
gehouden ten bate van het publiek moet er
ook ruimte zijn voor interactie, bij voorkeur
zelfs (beperkt?) tijdens de vergadering.
• of hij gaat tijdens en na de presentatie een
open interactie aan met publiek. Op dat
ogenblik praten we over de coach van het
debat, zie hierna. We hoeven je wellicht niet
te vertellen dat het publiek deze tweede
aanpak meer zal waarderen
Ben je een zin of zelfs een ganse paragraaf
vergeten? Geen paniek, jij bent tenslotte de enige
die wist dat hij hierover iets zou vertellen.
Een vraag waarop je geen antwoord hebt? Geef dit
ruiterlijk toe. Je eerlijkheid hierover maakt je juist
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 18
kwetsbaarder, authentieker, herkenbaarder en dus
groter in de ogen van de deelnemers.
boodschapper
De boodschapper heeft wellicht niet de zelfde
voldoening als de spreker-specialist. Hij brengt wel
inhoud, maar heeft die wellicht niet zelf
geschreven en heeft ook niet de bevoegdheid
hieraan iets te wijzigen. In Oude Tijden werden de
boodschappers van slecht nieuws trouwens
meer dan eens omgebracht ter plekke, je weet
wel: de boodschap en de boodschapper verwarren,
do not shoot the pianist...
Wanneer je als boodschapper moet optreden is het
dus bijzonder belangrijk te weten wat je mandaat
exact inhoudt, en waar mensen terecht moeten
met vragen, die ze dus niet bij jou moeten stellen).
Vaak gaat het in boodschapper – situaties om
crisiscommunicatie.
Crisiscommunicatie is een uiterste vorm van
lastige boodschap: aan de kern van de zaak valt
niets te veranderen. Als er al ruimte is voor overleg
gaat het om de aanpak, niet om de zaak zelf.
Slecht nieuws bestaat in gradaties. Dit neemt niet
weg dat wat jij zou kunnen aanzien als een
kleinigheid door anderen wordt beschouwd als een
enormiteit.
Hierna enkele do's en don'ts uit het echte
crisismanagement. We nemen deze voorbeelden
over uit BIZZ van oktober 2002.
Op 6 november 2001 besliste de RvB van Sabena
om de volgende dag de boeken neer te leggen. De
onheilstijding werd in 3 fasen overgebracht: de
voorbereiding op alle mogelijke scenario’s, de
crisiscommunicatie zelf en de nazorg.
In juni 1999 werden in verschillende scholen
kinderen ziek na het drinken van Coca- Cola. Het
land stond op zijn kop. Hoewel later zou blijken dat
de crisis voor het grootste gedeelte een geval
van massahysterie was werden 2,5 miljoen
producten van Coca- Cola en Coca-Cola light uit de
rekken gehaald.
De sluiting van Renault Vilvoorde werd bekend
gemaakt op 27 februari 1997. De manier waarop
dat gebeurde wordt vaak aangehaald als een
voorbeeld van hoe het niet moet. Toenmalig
hoofd communicatie Martin Baert countert dit
beeld en illustreert hoe de eigenlijke
boodschap toen erg verward is met de manier
waarop ze werd gebracht.
Do’s
• Zorg voor een aanspreekpunt waar
betrokkenen hun hart kunnen luchten en met
vragen terecht kunnen.
• Speel in op de verbondenheid van het
personeel met het bedrijf of merk signalen op
om werknemers te motiveren tot extra inzet.
• Achterhaal welke fase in het rouwproces de
mensen doormaken en stem mededelingen
daarop af.
Don'ts
• Spits niet al je aandacht toe op de crisis want
dan verlies je de dagelijkse gang van zaken en
in het bijzonder de klanten uit het oog.
• Hou bij het plannen van crisiscommunicatie
terdege rekening met de werkschema’s van de
werknemers.
• Denk niet dat met het informeren van het
personeel de kous af is. Mensen staan in
contact met de buitenwereld en dat kan de
zaak vooruit helpen of juist onderuit halen.
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 19
We gaan hierna niet verder in op dit soort
specifieke vergaderingen.
voorzitter
In de voorzittersstoel ben je niet, zoals hiervoor,
eventjes de specialist van de inhoud. Je bent nu de
Commander van het proces, JIJ zit aan de knopjes.
Proces? Wat speelt er in zo’n vergadering? We
denken dat er zeker 3 elementen zijn:
• het gevoel bij de deelnemers: ik heb
persoonlijk wat aan deze meeting,
betrouwbaar, leuk, interessant...
• Ik krijgt ruimte om iets te zeggen, zonder
dreiging van anderen. De interactie zit goed
• We hebben met z’n allen zicht en impact op het
verloop, de procedures
Bovendien ben je betrokken partij in de inhoud,
zonder misschien meteen een specialist te zijn: je
kent de belangen, en ook het belang van de
uitkomst. Voor jou is de agenda (en de eventuele
achterliggende zichtbare en onzichtbare belangen)
duidelijk. Je weet waarvan je vertrekt, je weet
waar je naartoe wil.
De instrumenten die je wil of zou kunnen
gebruiken (analysetechnieken,
besluitvormingsmethoden, stemprocedures...)
hebben voor jou geen geheim. Je bent voorbereid
op verschillende parallelle scenario's en houdt de
tijd in de gaten.
Jij bent the Captain en je zet alle mensen en
middelen in naargelang je gevoel voor effectiviteit
en efficiëntie, een verhouding die erg op
ik/jullie gebaseerd is. Een klant (kinderarts in
Vilvoorde) noemde dit ooit verlicht despotisme*.
De man was overtuigd dat
ongebreidelde democratie en vooral het
consensusmodel in veel gevallen leidt tot
vertraging en immobilisme, en een valse schijn van
ik heb mijn verantwoordelijkheid genomen, het
waren de anderen... Ik kan hem bij momenten wel
bijtreden: liever een sterke directieve voorzitter
dan een zwakke sociaaldemocraat.
Sterke voorzitters beheersen en bespelen alle
kwadranten van het situationeel leiderschap.
Een spreker inleiden
Doe de spreker, jezelf en je publiek dan een enorm
plezier en stem vooraf met spreker af wat je wel en
niet zegt, of hoe je het zegt. Ervaren sprekers
zullen wellicht waarderen dat ze zichzelf mogen
inleiden. Het risico is namelijk niet te miskennen
dat de inleider, zich van geen kwaad bewust, een
put graaft voor de voeten van de spreker, bv. door
zijn geniale openingszin te compromitteren of een
verrassend element uit zijn betoog weg te geven.
coach
Als coach ben je nog steeds zeer erg betrokken bij
de inhoud. Je participeert en zelfs stuurt nog
steeds met grote betrokkenheid.
Toch treden de deelnemers steeds meer op de
voorgrond. De hiërarchie, of ze nu functioneel dan
wel inhoudelijk is, vervaagt: het worden gelijken
onder elkaar, we moeten er samen uit komen.
Samen impliceert een andere houding, andere
taal, andere instrumenten. Je bent meer aanwezig
om door de atmosfeer en de procedures
deelnemers te stimuleren het beste van zichzelf te
geven, eerder dan zelf inhoudelijk tussen te
komen. Je bent dus op zoek naar modellen die
mensen steeds verder stimuleren om samen te
werken in een relatief zelfsturend model, op weg
naar (gedelegeerde) zelfsturende teams:
groepswerk, overleg, uitwisseling, beurtrollen...
De coach mag creativiteit niet verwarren met
stuurloosheid. Zeker in gevallen van creatieve
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 20
sessies kan het gebeuren dat een niet-productieve
chaos niet tijdig wordt herkend. Creatieve sessies
coachen kan een hele uitdaging zijn.
Mentor
Niet zo evident, maar als mentor vang je de schok
op van de (emotionele) uitbarstingen die het
gevolg kunnen zijn van een sterk gevoel van stress
en bedreiging. Stress ontstaat door een gevoel de
controle kwijt te raken. Een goede mentor kan dit
gevoel van controle terug geven. Hij geniet en
geeft vertrouwen. Mentorship is in de eerste plaats
omgaan emoties en gevoelens. Afhankelijk van de
thematiek van de vergadering en de
belangen/betrokkenheid van de aanwezigen kan je
wel een beetje voorspellen welke vergaderingen at
risk zijn. Luisteren is hier de boodschap, vooral niet
argumenteren: de reacties van de deelnemers
zijn reflexmatig en emotioneel, rationele
argumenten hebben hiermee niets te maken en
zijn in elk geval helemaal niet effectief jullie praten
naast elkaar. Een mentor is daar niet om te
antwoorden, wel om een luisterend oor te bieden,
waarna kan gezocht worden naar
passende respons.
moderator
Neem je een taak op als moderator, vergelijk ze
dan met de functie van voorzitter, maar hou op
enkele punten het verschil goed in de gaten:
Je bent inhoudelijk geen betrokken partij.
Je bent geacht alle partijen een faire en gelijke
kans te geven hun standpunt te ventileren, zonder
ook maar een moment je voorkeur te laten blijken.
Laat je ik dus maar thuis.
Waarschijnlijk ben je niet zo goed bekend met de
onderlinge belangen van de betrokken
aanwezigen. Bereid je daarop super goed voor,
want waarschijnlijk hebben sommigen een
verborgen agenda, en zullen ze je op basis hiervan
binnen de eerste de beste kans, en voor zover de
vergadering voor hen niet de goede kant op gaat,
beschuldigen van partijdigheid, of anders je voor
hùn kar spannen. Een gedreven moderator zijn,
zonder het vermoeden van partijdigheid te
wekken is geen eenvoudige klus; vergelijk maar
met de journalisten tijdens politieke debatten op
radio en TV.
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 23
2 Vergaderingen zijn helemaal
niet vergelijkbaar Lees ook: Locatie, zaal en accommodatie,
Creatief vergaderen: chaos en structuur
verzoenen, Interactie met deelnemers
Aanleiding, doel, betrokkenheid... Eenvoudige
vragen zou je zo denken. Dat zijn ze ook, maar een
glashelder antwoord krijgen is wel minder
eenvoudig.
Elke vergadering wordt gekenmerkt door een
aantal feiten. Wat kom je te weten over deze
feiten? Correcte en volledige informatie bepalen je
kans op succes, dus: informeer je grondig!
Een duidelijk antwoord zal je helpen jouw
uitgangspunt te bepalen, evenals de beste
methode om het gestelde doel te bereiken. Alleen,
duidelijke antwoorden krijg je niet op vage vragen:
bereid je dus voor, zowel als organisator, als
woordvoerder en als deelnemer door jezelf en
anderen lastige vragen te stellen. Wees niet
tevreden met oppervlakkige antwoorden.
Informatie is dikwijls als een ui: ze bestaat uit
meerdere lagen, en als het doordringen tot de kern
te lang duurt zou je gaan wenen...
Uitgangspunt: aanleiding en doel
Het gebeurt (te) dikwijls dat de briefing
(uitnodiging) die je krijgt vanwege de
initiatiefnemer/organisator een àndere inhoud
heeft dan wat je te horen zou krijgen in geval je de
deelnemers zelf vooraf zou mogen bevragen.
In een opdracht vanwege een HR
verantwoordelijke voor het geven van een training
in een bedrijf is het helemaal niet uitzonderlijk een
situatie/behoefte voorgesteld te krijgen die na een
half uurtje in de eerste sessie door de deelnemers
al helemaal doorprikt is.
Zoals het belangrijk is dat een organisator zijn
doelen scherp en concreet stelt (doe de SMART
proef), zo zou ook elke deelnemer aan een
vergadering zich vooraf de vraag moeten stellen :
wat is mijn persoonlijk doel?
wat verwacht ik?
wat wil ik bereiken door deelname aan deze
vergadering?
Het doel scherp stellen is een onvermijdbare
voorwaarde om te komen tot het meten van het
resultaat. Hoe kan iemand zeggen dat het een
goede vergadering was als de norm niet vooraf is
vastgelegd? Goede vergadering betekent doel
bereikt; welk doel?
Stel je deze twee vragen:
hoe normeer ik geslaagd
hoe normeer ik mislukt
Belang en betrokkenheid.
Wanneer we denken aan
betrokkenheid denken we
niet enkel aan het publiek.
Ook andere, al dan niet
zichtbaar betrokkenen spelen
een rol. Hierover iets meer in
het hoofdstuk Wie zijn zij.
Benadruk het belang van het
thema voor de aanwezigen,
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 24
plaats koplampen op je presentaties.
Communicatie is een mix van gevoel en (gezond?)
verstand
Communicatie is altijd een mix van gevoel, emo
(waar we reflexen voor het gemak onder brengen)
en redenering, ratio, het hoé en het wàt als het
ware. Besef dat de emotionele betrokkenheid altijd
primeert op de rationele logica, en dat ze
bovendien toeneemt naarmate betrokkenheid en
belangen toenemen. Het goed gevoel gaat voor op
het gezond verstand...
Emotie heeft alles te maken met het interpreteren,
en dus een persoonlijke waarde toekennen in
functie van wat we denken dat er is en wat we
menen begrepen te hebben.
Doen we dat niet constant?
Elke vraag die we stellen, elke boodschap die we
geven, elke handeling die we plegen zouden we
dus moeten bekijken door een bril met 2 glazen:
een emo en een ratio glas.
De interactie wordt mee bepaald door de
atmosfeer die wordt gecreëerd rond de tafel. Dié
atmosfeer gaat samen met de opstelling van de
vergaderzaal. Soms valt hieraan niet veel te
veranderen, in andere gevallen kan je maar beter
met
tafels en stoelen verhuizen tot je de juiste
opstelling hebt.
Accommodatie, methode en proces kiezen
Pas als je een idee hebt van alle voorgaande
variabelen kan je beslissen over welke methode,
welke formule, welke timing, welke
accommodatie, welke groep samenstelling enz. het
meest aangepast is aan de gegeven
omstandigheden en het beoogde doel. Trouwens,
wie zegt dat er niet een bétere methode is dan
vergaderen om het doel te bereiken? In de
hoofdstukken hierna zullen we het uitgebreider
hebben over elementen van methode.
In het overzicht hieronder geven we een aantal
type-vergaderingen en een aantal bijhorende
voorbeelden en kenmerken.
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 35
4.3 Hulpmiddelen
Het is een zalige gedachte te weten dat je de
vergadering kan voor zitten of toespreken met
enkel de paar nota's die je zelf hebt gemaakt,
helemaal onafhankelijk van technologie of derden.
Zorg ervoor dat je in worst case scenario niet in de
onmogelijkheid verkeert je ding te doen omdat er
geen internet is, de beamer niet werkt, het scherm
te klein is of de zaal te groot... Het gaat om wat jij
te zeggen hebt!
Hulpmiddelen maken je presentatie niet
Hulpmiddelen zijn wat ze zijn: hulpmiddelen. Ze
zullen nooit van een middelmatige presentatie een
succes maken, van een slecht origineel maak je
geen overtuigende copies.
Het omgekeerde is wél waar: slecht ingezette
hulpmiddelen kunnen van een in wezen
interessant onderwerp een chaotische of saaie
bedoening maken.
Toch zijn hulpmiddelen natuurlijk wel nuttig en
belangrijk. Ze kunnen een gedegen versterkend
effect hebben, en je mag ze dus niet zo maar weg
wuiven.
We hebben het hierna over hulpmiddelen voor
onszelf, maar zeker in beperkte vergaderingen
wordt gewaardeerd als je ook zelf zorgt voor
materiaal voor de deelnemers. We denken dan bv.
aan
notapapier en schrijfgerief (je houdt het niet
voor mogelijk, maar deelnemers komen naar
een vergadering zonder pen en papier!)
Bestaat de groep uit onderling onbekenden, of
ken jij ze niet? A4 formaat naamruiters en
enkele dikke stiften. Deelnemers kunnen er hun
naam opschrijven, zodat iedereen van elkaar
weet hoe hij kan worden aangesproken. Dit
bevordert de interactie en creëert een
vaag gevoel van bekend zijn met elkaar, dus
vertrouwen.
Bedenk eventueel ook een leuk rondje kennis
maken. je komt veel te weten, en het ijs is
gebroken. Bovendien voorkom je dat mensen
die met een eigen standpunt of grote IK binnen
komen hiermee een hele tijd blijven zitten. Dit
leidt tot frustratie en weerstand, en dat is niet
bevorderlijk voor positief vergadergedrag.
Probeer dit echter binnen een strikt tijdskader
te doen, want hieraan gaat nogal ’s belangrijke
tijd verlopen.
Techniek vooraf uittesten
Ben je van plan gebruik te maken van complexe
technische snufjes die voorhanden zijn in de
vergaderzaal, test ze dan tijdig uit of vraag of er
technische assistentie beschikbaar is. En weet bij
voorbaat, als de vergadering om 13u30 begint en
je stelt op om 13u00... Is de technieker in
lunchpauze...
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 36
4.3.1 Uitnodiging en agenda
Lees ook: Verslag en nazorg
Agendavergaderingen hebben zo hun voordeel:
omdat er vooraf een agenda wordt opgesteld zit
toch iemand aan de bron van informatie en
beslissingen om even na te denken over:
Behoort dit tot het takenpakket van
de groep? Graag de jùiste mensen
aan tafel
Is dit voor iedereen van belang? Uit
welke betrokkenheid komen de
aanwezigen, en wat zijn daarvan de
gevolgen?
Kunnen over dit onderwerp
conflicten ontstaan aan tafel of na
de vergadering?
Is hierbij een breed draagvlak nodig?
(M.a.w. wie hebben we allemaal
rond de tafel nodig)
Moet de zaak per se door middel van
een vergadering worden
afgehandeld (het kan dus niet
telefonisch, schriftelijk of via e-
mail)?Is bespreking dus echt nodig?
Neemt hij dan ook de consequente beslissing bij
het uitnodigen van aanwezigen?
Datum van de meeting
Het is waanzinnig om te vast te stellen hoeveel tijd
er dezer dagen wordt verloren aan het afstemmen
over de datum en het uur. Er zijn verschillende
efficiënte methoden denkbaar, maar we adviseren
er alvast eentje dat te simpel is om niet te worden
gebruikt: kijk eens op
https://www.google.be/#q=dodle
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 44
Vink je deze niet aan, dan heb je op jouw PC de
klassieke weergavemogelijkheden terwijl je op de
beamer de diavoorstelling projecteert.
Het kan dan handig zijn dat je bij het opmaken van
je PowerPoint wat extra tekst voor jezelf hebt
neergeschreven in de notitiezone, want deze tekst
verschijnt mee op jouw PC beeldscherm.
Een smartboard in elk bedrijf, net als op school
We hebben zelf tot op heden zeer weinig ervaring
met Smartboards, gewoon omdat er zeer weinig
voor handen zijn. In onderstaand artikel, dat al
dateert van 2011 geven we toch wat meer
informatie.
bron: http://www.itprofessional.be/trendsentips
Het onderwijs is nooit een voorloper geweest in de
adoptie van technologie. Maar stilaan vinden de
slimme borden hun weg naar de klaslokalen. Wat
betekent dit voor bedrijven? Komt er eindelijk een
opvolger voor de analoge witte borden en het
eindeloze eenrichtingsverkeer van de
PowerPoints?
“Laat iemand van een halve eeuw geleden naar
vandaag flitsen, en hij zal niet weten waar hij is
beland. Alles is anders: kantoren, auto's,
ontspanning, noem maar op. Maar wanneer hij
een klas binnenstapt, zal hij zich meteen vertrouwd
voelen, want daar is helemaal niks veranderd.” Zo
omschreef Michael Kögeler van Microsoft enkele
jaren geleden de stand van zaken in het onderwijs
wat betreft het gebruik van digitale middelen.
Doorbraak blijft uit
Toegegeven: achter de schermen heeft er al wel
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 45
heel wat automatisering plaatsgevonden. En
steeds meer leraars gebruiken een pc (meestal hun
eigen laptop) en een projector om hun lessen te
illustreren. Maar de doorbraak van interactieve
digitale middelen in het leslokaal laat voorlopig
nog even op zich wachten.
Het is uiteraard ook een hele investering. En
bovendien vergt het een nieuwe manier van
lesgeven, en dus ook extra opleiding en
aanpassing. En last but not least, de hoeveelheid
digitaal lesmateriaal om op deze borden te
gebruiken, blijft voorlopig beperkt.
Smart, de grootste leverancier van smartboards,
probeert dit op te vangen met Smart Exchange,
een onlineruimte waar leerkrachten de lessen
kunnen opladen die ze zelf voor smartboards
hebben gemaakt, om te delen met collega’s. Maar
ook dit heeft nog niet voor de grote doorbraak
gezorgd.
Toch begint het smartboard stilaan een vertrouwd
gezicht te worden. Volgens Ruben Cammaerts,
verantwoordelijk voor de verkoop van Smart in ons
land, heeft intussen zowat 10% van de klassen een
smartboard, “en twee derde van die borden komt
van bij ons, samen goed voor enkele duizenden
verkochte borden in België.”
Business: weinig belangstelling
En in de bedrijven? Daar is de interesse voorlopig
zelfs nog geringer. Van de twee miljoen verkochte
smartboards wereldwijd heeft Smart er slecht
500.000 verkocht aan ondernemingen; de rest ging
naar het onderwijs.
Begrijpelijk, want in business training ligt de
nadruk meestal nog meer op
eenrichtingscommunicatie: de trainer legt de
leerstof uit, en als er al interactiviteit is, gebeurt
die veel meer in werkgroepen of in een individuele
training achteraf. Bovendien is de aanwezigheid
van PowerPoint als presentatietool veel sterker
doorgedrongen in de zakelijke wereld dan in het
onderwijs.
En, niet onbelangrijk, de nieuwe technologie moet
onmiddellijk inzetbaar zijn, want er is geen tijd om
opleiding te volgen alleen maar om opleidingen te
kunnen geven. De kant-en-klare
gebruiksvriendelijkheid is dus een aspect dat in de
bedrijfswereld veel zwaarder doorweegt dan in het
onderwijs.
Maar het allerbelangrijkste criterium voor de
acceptatie van smartboards in de bedrijfswereld is
ongetwijfeld integratie en compatibiliteit. Alles
moet met alles kunnen communiceren: niet alleen
met de smartboards van concurrerende merken,
maar ook met alle cliënt-toestellen in de omgeving
of zelfs veraf, zodat het perfect mogelijk is om
bijvoorbeeld vanaf een iPad in een andere ruimte,
of zelfs over de oceaan, een trainingssessie op een
smartboard te volgen.
“Voor bedrijven creëert dit dan ook nieuwe
mogelijkheden”, gaat Ruben Cammaerts
enthousiast verder. “Wanneer de smartboards
gekoppeld worden aan de videoconferencing-
infrastructuur krijgen videoconferenties nog een
extra dimensie: men kan elkaar niet alleen zien en
horen, maar men kan ook op hetzelfde document
of beeld op een whiteboard werken, schema’s en
notities toevoegen enzovoort.”
Zo ontgroeit het smartboard ook volledig de
wereld van opleidingen waar het oorspronkelijk
voor was bedoeld.
In België maakt hier voorlopig niemand gebruik
van, maar in het Verenigd Koninkrijk zijn er al wel
bedrijven die deze combinatie hebben
uitgeprobeerd en sindsdien steeds vaker op die
manier vergaderen. Het klinkt duur, en voor
sommigen misschien zelfs overbodig. “Maar”, zo
argumenteert Cammaerts, “hou wel rekening met
de potentiële cost of misunderstanding die u op
deze manier veel meer vermijdt.”
Maar ook meer alledaagse toepassingen, zoals het
opslaan van op de smartboards gecreëerde
content in een voor de pc leesbaar formaat, zijn
minstens even belangrijk voor de acceptatie van de
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 46
smartboards. Het toestel moet anders gezegd een
meerwaarde kunnen bieden, en zeker niet als
overlast worden ervaren.
Opgelet: merknaam in zicht
Zoals u uit het artikel kan afleiden, is een
smartboard (en zeker een Smart-board, met
hoofdletter) eigenlijk een eponiem: een eigennaam
(in dit geval een merknaam) die een soortnaam
wordt. Een beetje zoals de term iPad wordt
gebruikt wanneer men eigenlijk eender welke
tablet-pc bedoelt.
De situatie is ook vergelijkbaar: net zoals Apple de
tabletmarkt bijna in zijn eentje (terug) op de kaart
heeft gezet, is het bedrijf Smart met lengtes
voorsprong de marktleider in de markt van de
interactieve borden, en bepaalt het mee de
standaard voor hoe zo’n interactief bord er moet
uitzien.
Klasmuur omtoveren
Nochtans zijn er nog veel andere types van
interactieve borden, al kan u zich zeker bij de
meest primitieve vormen de vraag stellen of dit
wel een ‘smartboard’ genoemd mag worden. Zo
worden er bijvoorbeeld kits verkocht met
ultrasone technologie die een bord
aanraakgevoelig kunnen maken, en dus in
combinatie met projectie ook interactiviteit
kunnen opleveren.
Alleen is de term smartboard daar totaal
misplaatst, want diezelfde toolkit kan eender welk
vlak oppervlak, en dus ook de klasmuur of zelfs het
plafond, tot elektronisch schoolbord omtoveren.
Interactief?
De belangrijkste les die u hieruit kan leren, is de
volgende: vraag goed na welke technologie er
precies wordt gebruikt, en vooral hoe het zit met
de interactiviteit. Kunt u gegevens die u op het
bord schrijft achteraf ook recupereren als notities
en bewaren op uw pc bijvoorbeeld? Vaak wordt
dan snel duidelijk waarom dit model zoveel
goedkoper is dan het andere, slimmere bord.
4.3.6 PowerPoint less
Sinds de uitvinding van de fotografie begin jaren
1800 worden allerlei illustratie- en
projectietechnieken gebruikt om communicatie
visueel te ondersteunen, bv. tijdens een
presentatie of een les.
Denken we maar aan de episcoop (die een pagina
uit een boek kon projecteren), die diaprojector, de
overhead, en sinds het populariseren van de
computer en het algemeen beschikbaar worden
van de beamer...: PowerPoint. PowerPoint bestaat
al sinds de jaren '80 onder de naam Presenter,
maar kreeg zijn definitieve naam pas in '87, het
jaar waarin Microsoft Forethought kocht, het
bedrijf dat Presenter ontwikkelde.
PowerPoint, en vergelijkbare programma’s
(Keynote, Corel, Impress, Lotus/symphony en het
recente Prezi) is een bijzonder krachtige tool, die
bovendien bulkt van de grafische en special-
effectopties. Er zijn nog wel wat andere
nieuwkomers, die elk beweren over bijzondere
kwaliteiten te beschikken.
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 75
welbekend probleem uit de sector, waarvan
iedereen weet dat de ganse sector er last van
heeft, en waarvoor jij toch wel toevallig een
uitstekende oplossing hebt zeker. Iedereen weet...
En daar hebben we wat op gevonden...Het
onderlijnt de reden van je bestaan. Hiermee straal
je betrouwbaarheid uit, en geeft een impliciete
boodschap bij mij bent u aan het goede adres.
Elevator Pitches openen empathisch, ik leef me in
uw wereld in. Hoe overtuigender deze eerste
opener, des te sneller smelt de weerstand die de
bezoeker voelt tegen het zoveelste verkooppraatje
weg. Eindelijk 's een standhouder die het niet heeft
over zijn bedrijf, zijn product, en zijn voordelen...
De boodschap gaat ook hartelijk positief: je straalt
toch zelf het plezier uit dat je voelt wanneer je
iemand mag helpen met jouw dienst, informatie of
product?
2. Om je inlevingsvermogen te bevestigen vertaal
je deze algemene vaststelling in een specifiek
voordeel voor de toehoorder: ik kan me
voorstellen dat u zich nu afvraagt: wat heb ik daar
aan... Wel dat zit zo...
3. Voordelen leveren altijd waarden op, of
toegevoegde waarde. Welke winst, voorsprong,
toegevoegde
waarde,...
levert u dat
op...
4. Ik geef u een voorbeeld...
Elevator Pitches zijn een sterk instrument in
persoonlijke communicatie. Omdat ze verrassen
door hun uitgangspunt (niet Ik maar U), en door
hun empathisch en praktisch discours trekken ze
sterk de aandacht. Ze spelen in op het befaamde
AIDA proces, en zetten toehoorders op de tip van
de stoel tell me more...
Ze nemen ook uitermate weinig tijd in beslag,
waardoor de toehoorder niet de indruk krijgt zijn
kostbare tijd te verdoen aan een informatie die
hem misschien niet helemaal interesseert. De
kwaliteit van een getalenteerd spreker blijkt niet
uit de uitgebreidheid van zijn betoog, maar precies
uit de beknoptheid ervan. Niemand twijfelt er aan
dat je veel meer weet dan wat je vertelt, en slechts
uitzonderlijk is iemand geïnteresseerd in het
laatste detail. Hou steeds het belang en de
interesse van de gànse vergadering voor ogen, en
de doelen die oorspronkelijk zijn gesteld. Richt je
informatie daarop, en informeer de
hypergeïnteresseerde deelnemer extra tijdens de
pauze, in de coulissen of tijdens de nazorg.
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 76
5.1.2 Openers
Lees ook: Wie zijn zij?
Communicatie
vindt een betere
voedingsbodem in
een sfeer van
betrokkenheid en
vertrouwen. De atmosfeer waarin de vergadering
van start gaat bepaalt in grote mate haar kans op
succes.
Start op een warme en engagerende manier. Tenzij
de doelstellingen natuurlijk precies het
omgekeerde nastreven, of een met ander ongepast
zou zijn. Maar ook dàn zal je moeten kiezen voor
een juiste sfeermaker.
Het element tijd speelt een eigenzinnig effect.
Eenmaal de spreker/voorzitter/moderator... zijn
positie inneemt richt de verwachting van het
publiek zich op de start. Even wachten kan de
spanning naar een climax doen stijgen (de
verwachtingen nemen toe), maar opgelet, net als
bij de aandacht curve blijft deze spanning maar
een moment op haar hoogtepunt. Dàn moét je ook
van start gaan. Blijf niet nog 10 minuten rond
lummelen vooraan, of erger nog, nog een beetje in
je papieren rommelen of je documenten nalezen.
Het publiek verliest dan alle interesse in jou, en je
zal hard moeten trekken bij de start om haar weer
bij jou te krijgen (want ondertussen is het praatje
met de buur veel boeiender en gezelliger
geworden).
Kan je niet meteen van start gaan, schep dan geen
verwachtingen en blijf van de sprekersplaats wég.
Neem je plaats in
kijk je publiek aan (kijk ze écht aan, kijk rond,
zoek een toets van oogcontact)
begin met een glimlach
wacht op stilte (start nooit met relevante
informatie als de vergadering niet stil is). Laat
de deelnemers elkaar aanzetten tot stilte.
Hiermee heb je meteen je impact laten merken
De opening moeten de aanwezigen pakken,
aangrijpen
het juiste gevoel
een korte schets van het belang voor iedereen
een signaal van vertrouwen (het klimaat van
interactie)
Alle neuzen in één richting, no time to loose...
Tips voor openers
Denk aan charisma! Alles wat jou in een
subassertieve, ondergeschikte situatie plaatst
verzwakt je positie en het vertrouwen van het
publiek in wat je gaat zeggen. Je wekt medelijden
of spot op, en je graaft waarschijnlijk je eigen graf!
Niet doen...
Dames en heren, ik kom u vandaag eventjes
vertellen
Men heeft me slechts 2 uur gegeven
Excuseer voor mijn laattijdigheid, mijn slechte
dia's, mijn zwakke stem, mijn vergetelheid,...
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 81
Strategische
overtuigingstechnieken
Het terrein voorbereiden middels strategische communicatie
Weloverwogen behoeften creëren (verwant aan marketing methodieken).
Peilen naar en inspelen op doelgroep behoeften
Aantonen dat wat men doet niet uit eigen belang is
Win/win discussies uitlokken (lees in dat verband ook Getting to Yes van
Fisher & Ury)
Zeldzaamheid creëren, tekorten veroorzaken om het verlangen aan te
scherpen. Angst creëren
Valse dilemma’s voorstellen
Het juiste moment kiezen
Hulp van buitenaf
Ambassadeurs inschakelen
Inschakelen van overtuigde vrijwilligers
Het sociaal bewijs leveren
Opinievormende journalistiek & Opinion Leaders
Zich concentreren op de juiste mensen
Gerichte roddels op gang brengen
Persoonlijke
overtuigingskracht
De totale coherentie van lichaamstaal, stembuiging & woorden bewaken
Situationeel gedrag leren spelen, nu ’s boven/ik, dan week onder/samen
Mensen aankijken, assertief contact maken
Kracht van stilte gebruiken
Afstemmen op het publiek: hun taal, hun leefwereld, hun ervaringen
Wees een vriend. De kracht van charisma en persoonlijk, hartelijk positivisme
Zich kwetsbaar en bereikbaar opstellen. Het oeps! effect
Spelen met emotionele intelligentie en mentale programmatie
Wees een autoriteit. Gebruik maken van rationele argumenten, en deze
argumenten op het juiste moment in de discussie weten in te zetten
Wees een voorbeeld. Walk the talk
Handig omgaan met vragen en tegenstanders
Spreken voor publiek:
(extra) presentatie
technieken
(zie ook de vele suggesties
doorheen de tekst)
Hard-/soft- & advice presentaties
De fysische ruimte invullen
Vooraan verschijnen creëert een verwachting. Gebruik deze spanning
Een treffende openingszin
Een keten maken van opeenvolgende spanningsboogjes
Aandacht winnen en houden door gebruik van belletjes
Krachtig afsluiten
Omgaan met applaus
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 82
5.2.1 Lichaamstaal zorgt voor
geloofwaardigheid
verkort overgenomen uit:
http://nl.wikipedia.org/wiki/Albert_Mehrabian
Albert Mehrabian, destijds hoogleraar psychologie
aan de UCLA University of California, Los Angeles, ,
is het meest bekend geworden door zijn
publicaties over het relatieve belang van verbale
en non-verbale boodschappen. Zijn bevindingen
over tegenstrijdige boodschappen van gevoelens
en opvattingen worden wereldwijd geciteerd op
seminars over de menselijke communicatie en zijn
ook bekend geworden als de 7%-38%-55%-regel.
Drie communicatie-elementen – en de "7%-38%-
55%-regel"
In zijn onderzoek komt Mehrabian (1971) tot twee
conclusies.
Op de eerste plaats dat elke rechtstreekse
communicatie in wezen uit drie elementen
bestaat:
• woorden
• intonatie
• lichaamstaal
en op de tweede plaats dat de non-verbale
elementen met name van belang zijn voor het
overdragen van gevoelens en opvattingen, vooral
als ze niet met elkaar in overeenstemming zijn: als
woorden en lichaam niet overeenkomen, is men
geneigd de lichaamstaal te geloven.
Het is vanzelfsprekend niet zo dat non-verbale
elementen in elk opzicht het merendeel van de
boodschap overbrengen, hoewel zijn conclusies
vaak wel als zodanig worden geciteerd.
Als een lezing of voordracht wordt gehouden,
wordt de inhoud van de tekst geheel in woorden
tot uitdrukking gebracht, maar non-verbale
aanduidingen zijn heel belangrijk om de
opvatting van de spreker ten opzichte van zijn
woorden over te brengen, vooral zijn
geloofwaardigheid of overtuiging.
Houding en congruentie
Volgens Mehrabian zijn deze drie elementen, op
een verschillende manier, verantwoordelijk voor
onze voorkeur voor de persoon die een boodschap
overbrengt betreffende zijn gevoelens: woorden
zijn verantwoordelijk voor 7%, de intonatie voor
38%, en de lichaamstaal voor 55% van die
voorkeur. Ze worden vaak afgekort als de “3 V’s,”
voor Verbaal, Vocaal en Visueel.
Voor een werkzame en zinvolle communicatie over
emoties, moeten deze drie gedeelten van de
boodschap elkaar ondersteunen – ze moeten
“congruent” zijn. In het geval dat er sprake is van
enige “incongruentie,” kan de ontvanger van de
boodschap geïrriteerd raken doordat er twee
boodschappen via verschillende kanalen
overkomen, die twee verschillende richtingen
aanduiden.
Het volgende voorbeeld zou als illustratie kunnen
dienen van een incongruentie tussen verbale en
non-verbale communicatie.
• Verbaal: "Ik heb geen probleem met je!"
• Non-Verbaal: de persoon mijdt oogcontact,
kijkt angstig, vertoont een ontoegankelijke
lichaamstaal, enz.
Het is waarschijnlijker dat de ontvanger meer zal
vertrouwen op de overheersende
communicatievorm, die volgens Mehrabians
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 83
bevindingen non-verbaal is (38 + 55 %), dan op de
letterlijke betekenis van de woorden (7 %).
Het is van belang op te merken dat Mehrabian in
het desbetreffende onderzoek proefnemingen
uitvoerde, die betrekking hadden op het
overbrengen van gevoelens en opvattingen (dat wil
zeggen voorkeur-afkeer), en dat de
bovengenoemde onevenredige invloed van
intonatie en lichaamstaal alleen effectief wordt als
de situatie dubbelzinnig is. Een dergelijke
dubbelzinnigheid treedt meestal op als de
gesproken woorden niet consistent zijn met de
intonatie of lichaamstaal van de spreker (zender).
Onjuiste interpretatie van Mehrabians regel
Deze "7%-38%-55%-regel" is overdreven
geïnterpreteerd, zodanig dat sommige mensen
beweren dat in elke communicatie de betekenis
van de boodschap voor het grootste gedeelte
wordt overgebracht door middel van non-verbale
signalen en niet door de betekenis van de
woorden. Deze generalisatie – gebaseerd op de
aanvankelijk zeer specifieke omstandigheden bij
zijn experimenten – vormt de wezenlijke
misvatting over "Mehrabians regel"...
Lichaamstaal speelt in de eerste plaats visueel
Communicatie is in de eerste plaats visueel. Meer
dan 50% van de communicatie verloopt geluidloos,
terwijl de communicatie slechts voor 7% wordt
bepaald door inhoudelijke woorden. Wat je ziet
vormt het (emotioneel) kader waarbinnen een
(rationele?) vergadering plaats vindt.
Dat betekent dat jouw lichaamshouding, en
bewegingen bijzonder bepalend kunnen zijn voor
de bereidwilligheid van de deelnemers om er een
constructieve, steriele of combattieve vergadering
van te maken.
Maar ook het gebruik van je stem (de zgn.
stembuiging) heeft een gigantische impact:
melodie, intonatie, nadruk, duidelijkheid...
Visuele taal is 1 miljoen jaar oud, woorden
honderdduizend jaar en schrift 4000 jaar.
Mensen zijn dus heel erg beslagen met de erfenis
van visueel communiceren.
Het gedrag dat we stellen wordt zonder uitleg (en
dikwijls onbewust) gedecodeerd door de
omgeving. Zorg er met andere woorden voor dat
de sfeer en de band die je met je publiek wil
creëren ook samenhangend terug te vinden is in je
houding, je kledij, je stemkleur,...
Wil je een leiding en deskundigheid, maar ook
empathie en samenhorigheid uitstralen, doe dan...
Positief en enthousiast: knik ja, kijk ja, doe
ja
Samenwerken, uitnodigend, geen
confrontatie? Losse armen en handen vrij
om te gebruiken, uitnodigende rustige
bewegingen, een open houding, kwetsbaar
en ontvankelijk
Gelijkwaardigheid? Plaats je op ooghoogte
(allen zitten of allen staan), maak je niet
groter dan je bent (op de vingertippen
steunen, op je voetpunten wippen), kies een
plaats op de hoek, spiegel positief (houding
en taal), hou je récht
Vertrouwen en betrouwbaarheid? Hou
visueel contact, kijk iedereen aan, kijk niet
boven of onder de mensen, kijk niet boven
je brilglazen, buig naar je publiek toe, kom
tussen de mensen staan
Aandachtig? Toon dat je luistert, hoofd
beetje opzij, veer mee, knik bevestigend,
spiegel positief
Dynamisch: varieer met je houding, maar
ook met je stem. Durf belangrijke
dingen fluisteren
Vergader- en presentatietechnieken
Vergader- en presentatietechnieken ADC commv © VEWA 2013 84
Natuurlijk gezag: zwijg wanneer er teveel
lawaai is en kijk rustig en minzaam om je
heen, ga vooral niet luider praten
Foute lichaamstaal
Lichaamstaal is tot in het absurde voorwerp van
allerlei analyses en commentaren. De meeste
fouten volgen uit het feit dat velen denken van
lichaamstaal een foto te kunnen nemen en
daaraan dan een min of meer deskundige uitleg te
kunnen geven. Dat is fundamenteel fout:
lichaamstaal, en zelfs stembuiging zijn situationeel,
en moeten worden beoordeeld in hun context.
Niemand kan met zekerheid zeggen wat de
afgebeelde houdingen betekenen wanneer hij niet
de context kent. Zo is een klassieker de deskundige
uitleg van wat gekruiste armen betekenen. Volgens
velen gaat het hier om een gesloten, dus
afwijzende of gedesinteresseerde houding.
Hoeveel mensen kruisen niet de armen als blijk van
pure verbazing en belangstelling?
Maar toegegeven: je mag van een spreker en
actieve deelnemer aan een vergadering misschien
iets meer enthousiaste uitstraling verwachten.
Daar passen de volgende houdingen dan niet zo
best bij:
Oorlogsinvalide en herenboer: één of twee
handen op de rug (ik belet mezelf voor jou
de handen uit de mouwen te steken?)
Comme chez soi: handen in de zakken
Strafschophouding: beide handen gevouwen
voor je kruis (zoals hiervoor;
veiligheidshouding?)
Rambo: gebalde vuisten (teken van
ingehouden spanning en weerstand?)
Windmolen: Latin Style (te druk, zeker voor
meer ingetogen deelnemers)
Le Petit Père Camembert: zalvende gebaren
(komt betuttelend over)
De breister: handen in breihouding dicht
tegen het bovenlichaam (eng)
De ijsbeer: constant afwisselend staan en
zitten (weet wat je wil), wriemelen met je
handen, in je papieren rammelen, lijkt alsof
je niet voorbereid bent.
De sprinter: staan of zitten alsof je elk
moment uit de startblokken kan schieten
(creëert onrust en overhaast)
Zeemansbenen & Pisatorens: wiebelend van
de ene voet op de ander, schuin blijven
staan (men wordt er zeeziek en duizelig van)
Dolkenvechter: wijzen met een vinger (is een
bijzonder sterk IK signaal, arrogant)
Blijf van je lijf: constant aan je neus, je
gezicht of over je armen wrijven maakt een
bijzonder sterke indruk van onzekerheid
top related