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1º Boletim Informativo – Agosto de 2015 Página 1 de 10
INFORMATIVO CARTÓRIO
EXTRA! EXTRA!
CARTÓRIO DO 2º OFÍCIO DE BARRA DO BUGRES/MT CONQUISTA CERTIFICAÇÃO NBR ISO 9001 E NBR 15906
Compartilhamos a todos os clientes e demais partes interessadas, o Cartório do 2º Oficio de Barra do Bugres-MT
conquistou no dia 25 de agosto a certificação de duas normas na área da qualidade: NBR ISO 9001 da área
do Sistema de Gestão da Qualidade com reconhecimento internacional e da NBR 15906 para a área de Gestão
Empresarial para serviços notariais e de registro com reconhecimento nacional, além da conquista do selo de
responsabilidade social do Colégio Notarial do Brasil.
Esta é primeira publicação do Boletim Informativo de nossa Serventia, uma forma rápida, contagiante e eficiente para a
divulgação do nosso Sistema de Gestão, com envolvimento de todos os colaboradores para a busca de novas ideias,
modelos e inspirações para a Qualidade. Aproveite e se inspire também em nossas práticas! A Qualidade deve ser uma
conquista de todos!
Dra. Niuara Ribeiro Roberto Borges
EQUIPE UNIDA, A FORÇA MULTIPLICA!
!
Durante todo nosso boletim, haverá destaque do depoimento da equipe.
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INFORMATIVO CARTÓRIO
O ÍNICIO DE TUDO
DEFINIÇÃO
METODOLOGIAS IMPLANTADAS
Sob a consultoria da Íntegra Soluções Empresariais cumprimos os
requisitos de todas as normas, implantadas que foram num prazo
razoável de três meses. Diversas ações foram desenvolvidas no
treinamento da equipe visando a continuidade e manutenção do
Sistema de Gestão. Nesse período, foram ministrados treinamentos de
capacitação para toda a equipe, com temas diversos, tal qual
atendimento ao cliente, trabalho em equipe, relacionamento
interpessoal, técnicas de coaching, comunicação entre outros temas,
utilizando dinâmicas para facilitar o entendimento e interação de todos
os colaboradores.
.
PIQ
MT
Programa Inspire Qualidade
realizado para mobilizar os
cartórios do Estado a buscar a
implantação de um Sistema de
Gestão da Qualidade
baseado nos critérios de normas
internacionais.
PQ
TA
Prêmio Qualidade Total da Anoreg-BR
o qual realiza o reconhecimento dos cartórios em
todo o Brasil, através da
avaliação de critérios focados na
NBR 15906.
NB
R 1
5906
Norma Brasileira de Gestão Empresarial
para serviços Notariais e
Registrais, que possui requisitos
focados na gestão de um cartório.
NB
R ISO
9001
Norma Internacional para Sistema de Gestão da Qualidade, com requisitos focados
no padrão da Gestão da Qualidade, utilizado por
organizações do mundo todo. S
ISTE
MA
IN
TEG
RA
DO Nome utilizado
para organizações que possuem mais
de uma norma implementada
para o seu Sistema de Gestão, no qual
aumenta a credibilidade e
efetividade de seu Programa Interno.
Ingresso no Programa Inspire Qualidade daAnoreg-MT onde foram ministrados ostreinamentos das normas a serem implementadasna Serventia
2013Início da implantação das normas internamente.
Destaque conquista premiação nacional Ouro no PQTA da Anoreg-BR
Destaque premiação estadual Ouro no PIQMT da Anoreg-MT
2014Destaque certificação pelas normas NBR ISO 9001e NBR 15906
Em busca da maior premiação conferidanacionalmente no PQTA da Anoreg-BR, a serentregue em novembro próximo.
2015
" Significa alcançar o reconhecimento dos nossos esforços na busca de uma gestão de qualidade, demonstrando
que estamos no caminho certo, de modo que nos sentimos realizados tanto no caráter profissional, como no
pessoal. Alcançar a certificação da ISO 9001 também serve como incentivo para sempre buscarmos fazer o
melhor, pois sabemos que ao final do árduo trabalho, o resultado será gratificante." - Wanessa
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INFORMATIVO CARTÓRIO
A implantação dos requisitos de
qualidade teve seu início com o
projeto 5S, com intuito da melhoria
do ambiente interno e sua
manutenção diária para o bem-
estar de todos. Foram realizadas
reformas internas, compras de
novos móveis, computadores,
impressora, utensílios, identificação
geral de todo o cartório e auditorias
periódicas realizadas pela equipe
para a fiscalização dos 5S em cada
área.
A caixa de sugestão foi outra ação interna para medir o grau de satisfação dos nossos clientes, caixa esta que fica à disposição de todos
os usuários dos nossos serviços, cuja pesquisa é intensificada todo mês de julho e agosto com o preenchimento de um questionário por
todos que foram atendidos no período. As informações são analisadas e transformadas em gráficos, que fica à disposição no mural da
Serventia. Todos os clientes que respondem ao questionário e deixam sugestões, críticas ou elogios, que indicam e-mail ou telefone,
recebem resposta da Serventia dando retorno e agradecendo sua participação. A caixa de sugestões para os colaboradores funciona
igualmente.
" O reconhecimento de um trabalho árduo que movimentou e incentivou toda a equipe com um
objetivo em comum: 'Crescer Juntos', bem como a afirmação de que tudo o que plantamos foi colhido,
que prosperou graças a união que só uma equipe verdadeira é capaz." - Mércia
"É de grande importância para o Cartório a conquista da ISO 9001, que demonstra a qualidade de todo
nosso serviço com eficiência para todos os clientes" - Marcellen
Antes Depois
Antes
Depois
Antes
Depois
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INFORMATIVO CARTÓRIO
A realização da primeira avaliação da equipe de forma sistemática aconteceu em junho de 2014, no modelo
360º graus, ou seja, onde cada colaborador faz avaliação pessoal e de os integrantes da equipe. Essa
avaliação ocorre anualmente, onde são computadas as informações e transformadas em relatório individual
com entrega de feedback a todos os colaboradores para as melhorias necessárias. Para manter o clima ainda
de manutenção de melhoria da performance, foi criado o Diário Pessoal, no qual todos os colaboradores têm
acesso diário para realizar apontamentos dos colegas dando elogios ou deixando pontos a serem melhorados.
Trimestralmente a Titular realiza o feedback do Diário pessoal a todos os colaboradores. Foram implantados
diversos benefícios internos como cozinha equipada, plano de saúde, vale alimentação, lanche da tarde, bolsa
de estudos, uniforme, biblioteca, massagem, entre outros.
Foram implantados os
indicadores internos para
monitorar o tempo gasto no
atendimento e na operação
dos serviços internos.
Anualmente, os colaboradores
recebem uma carta
parabenizando pelo
desempenho obtido no período
em sua performance de
atendimento.
Todo o arquivo interno do cartório foi digitalizado para facilitar a consulta de
documentos. Os dados podem ser acessados pelos colaboradores de
qualquer dispositivo conectado à rede interna, garantindo praticidade,
segurança e confiabilidade o que reflete mais celeridade no atendimento ao
público.
"A conquista da ISO 9001 representa a comprovação de que estamos no caminho certo, que desde que
assumimos o compromisso de fazer uma gestão de qualidade, preenchendo os requisitos para que
conseguíssemos hoje ter essa certificação, tendo a consciência de que com o reconhecimento vem a
cobrança: os clientes têm um canal aberto para exigir um trabalho rápido, eficiente e de qualidade, dando um
feedback no momento que nos é solicitado. Por conta disso, temos que ser ainda mais comprometidos e
procurar sempre superar a nós mesmos e motivar os demais colegas, para que alguém que esteja desanimado,
sempre tem o outro pronto a nos ajudar." - Andréia
"É uma ótima confirmação de que esta serventia junto com a equipe possui um serviço de ótima qualidade,
aumentando a confiança dos clientes. Esta serventia com muito orgulho possui o certificado da ISO 9001!" -
Jeniffer
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INFORMATIVO CARTÓRIO
Formaram-se grupos entre os membros da equipe para realização de projetos internos e externamente.
Destaque para os projetos realizados até o momento como Campanha da Vacinação para colaboradores,
entrega de panfletos para conscientização dos clientes quanto a vacinação de crianças e mulheres,
campanha contra o câncer de próstata, de mama e de útero, campanha de arrecadação de brinquedos
para a creche municipal, festa junina, massagem para os colaboradores, festas de confraternização, garrafa
térmica para a economia de copo plástico internamente, troca das lâmpadas para LED, troca de todos os
computadores para DELL e parceria da logística inversa do lixo eletrônico para o próprio fabricante, sensores
de presença para áreas de menor transitoriedade, câmeras de segurança, entre outros temas.
"Isso trouxe para a equipe uma visão diferenciada de trabalho, melhorando a organização interna, o
desempenho, o amadurecimento e principalmente o crescimento profissional de cada um." - Rodrigo
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INFORMATIVO CARTÓRIO
27 DE AGOSTO: DIA DO PSICÓLOGO
Há 51 anos, nessa mesma data, a profissão foi
regulamentada por lei. Atualmente, esse
profissional que se dedica a estudar o
comportamento e as funções mentais já tem sua
importância bem estabelecida. Entre outras coisas,
não restam dúvidas de que os conflitos psíquicos
podem influenciar no aparecimento de doenças
físicas — e está aí um dos profissionais mais aptos a
colocar a mente em um lugar sereno.
CAMPANHA DO MÊS
"Representa para mim o resultado de um trabalho realizado em equipe, onde houve grande desempenho e
dedicação de todos os colaboradores para um funcionamento eficaz, para levar a todos os clientes a satisfação
pelo serviço prestado com qualidade. A certificação é o fruto de uma conquista que vem coroar nosso trabalho
em equipe, como família do Cartório do 2 Oficio." - Neucilene
"Representa para mim um grande avanço, tanto na experiência profissional quanto no pessoal, pois os valores e
objetivos alcançados são reflexos de uma equipe unida e qualificada para realizar o seu trabalho com eficiência e
excelência, reconhecidos internacionalmente. É um orgulho fazer parte dessa equipe de grandes méritos!" - Aline
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INFORMATIVO CARTÓRIO
HISTÓRIA: “DE ONDE VIERAM OS CARTÓRIOS?”
Comumente nos encontramos diante de
coisas que sempre existiram e, vez por outra,
nos perguntamos de onde vieram, como
começaram? Assim são os registros públicos,
que equivocadamente são por vezes
referidos como herança portuguesa
esquecida. É verdade que existiram e
funcionam em terras lusas, além-mar, mas não
nasceram aí. Os registros fazem sua própria
história, mas seu surgimento pode ser
confundido com o nascimento da própria
civilização.
A preocupação com a publicidade
imobiliária parece estar presente desde a
transição da civilização pré-histórica. Na
Mesopotâmia há indícios de procedimentos
voltados a publicidade registral, bem antes
do Código de Hamurábi (c. 1700 a.C.).
Chega-nos informações acerca de contratos
de transmissão imobiliária lavrados por
escribas (notários) em tabuletas de argila, que
apresentavam o selo do notário (kunuku).
Essas tabuletas seriam entregues aos
compradores em um recipiente contendo a
inscrição da tampa e, muitas vezes, cópias
eram guardadas por autoridades públicas
(registros públicos). A Bíblia, em Jeremias,
registra a formalidade da compra de um
imóvel nos tempos de Nabucodonosor.
Nesta passagem, Javé ordena a Jeremias:
“toma estes documentos, este contrato de
compra, o exemplar selado e a cópia aberta
e coloca-os em um lugar seguro, para que se
conservem por muito tempo. Porque assim
disse Iahweh dos Exércitos, o Deus de Israel:
ainda se comprarão casas, campos e vinhas
nesta terra” (Jer. 32:14-15).
Uma forma bem sofisticada de publicidade
registral existiu no antigo Egito. Os registros
denominados katagrafe foram organizados
na época ptolomaica, por volta do século III
a.C., que tinham à frente funcionários
encarregados do registro de contratos e da
cobrança dos impostos. Já nesta época, os
notários (que redigiam os contratos) eram
obrigados a exigir certidões dos teminai
(responsáveis pelos registros) para que se
pudesse dispor de imóveis.
O mais antigo registro egípcio conhecida
data do ano de 185 a.C. Nesta época,
pagava-se de emolumentos o equivalente ao
vigésimo do preço. Já sob o reinado de
Evergetes II (140-120 a.C.), os emolumentos
dobraram, elevando-se ao décimo do preço,
sendo certo que ficavam a cargo do
comprador. Na praxe egípcia se
encontravam a escritura, o cadastro, o
registro e o importo de transmissão, sendo
exigência da lei que os contratos fossem
depositados no conservador dos contratos.
Chegou-nos um processo judicial egípcio no
qual um tal Hermias reivindica a propriedade
de uma casa. Para tanto, alega a existência
de uma lei segundo a qual os contratos
egípcios não inscritos no Registro não têm
valor.
Na Grécia antiga encontramos a presença
dos mnemons e dos hieromnemons, que
podem ser vertidos para o português como
notários e arquivistas. Na Ática, marcos
hipotecários teriam sido colocados em
prédios, como forma de se dar publicidade
do encargo. Em Rodes, por seu turno,
nenhuma transmissão imobiliária era válida
sem antes estar inscrita nos registros da
cidade. Alguns autores chegam a identificar
nos funcionários responsáveis pelos registros
gregos a função qualificadora. Ou seja, fazia
exame prévio no contrato, antes de admiti-lo
para registro, rejeitando-o em caso de
inconformidade (cf. Alvarez Suares, in
Contrataction Escrita).
A publicidade registral era de tal modo
costume enraizada na cultura jurídica grega
que se a estipulava nas convenções e
tratados internacionais, como no primeiro
tratado entre cartagineses e romanos:
garantia-se a dívida dos comerciantes de
passagem nas operações realizadas diante
do registrador.
Colaboração do Estado
No Brasil, hoje em dia, os cartórios vão muito
além de sua função de registrar. Os cartórios
são hoje a mais efetiva máquina de
fiscalização tributária do país. Ninguém pode
comprar ou vende um imóvel sem que esta
transação seja imediatamente informada à
Receita Federal, seja pelo Registrador, para se
verificar a compatibilidade das declarações
de renda com o patrimônio. Nenhuma
escritura é lavrada se não for apresentada a
certidão de regularidade com o IPTU, além do
pagamento do imposto de transmissão – ITBI.
Se for feito por instrumento particular, este não
será registrado sem estas comprovações.
Nenhuma construção é averbada sem a
comprovação do recolhimento das
contribuições previdenciárias dos operários
que trabalharam na respectiva obra com a
apresentação no Registro de Imóveis da CND
– Certidão Negativa de Débitos do INSS.
Graças aos Registradores Civis, que
informaram gratuitamente ao INSS todos os
óbitos ocorridos no mês, o sistema
previdenciário brasileiro economiza milhões
de reais com a suspensão imediata do
pagamento de benefícios que, sem esta
informação, continuariam a ser pagos
indevidamente.
Qual o custo para o Estado deste exercício de
fiscalização? Absolutamente nenhum.
Quanto custaria trocar esta eficientíssima
estrutura por contingentes de milhares de
fiscais tributários – vale acrescentar que para
cada Tabelião seriam necessários, no mínimo,
um fiscal da Receita Federal, um fiscal da
Fazenda Estadual, um fiscal da Fazenda
Municipal e um fiscal de Previdência Social,
além dos técnicos e de todo o corpo
administrativo necessário para movimentar a
máquina estatal.
Acrescente-se que, além de funcionarem
como fiscais do Poder Público, os tabeliães
ainda se tornam, nesta atividade, devedores
solidários dos tributos que porventura
deixarem de fiscalizar o devido recolhimento.
Além de contar com o serviço gratuito destes
“Fiscais”, as fazendas Públicas ainda
multiplicam sua capacidade de
arrecadação, com fundamento na
RESPONSABILIDADE do notário ou registrador.
A responsabilidade de um dos pilares do
sistema registral brasileiro, que é exemplo e
modelo para o mundo. Os notários e
registradores, além de responderem
pessoalmente e solidariamente pelos tributos
que têm obrigação de fiscalizar, são
responsáveis diretos por todos atos praticados
no cartório. Quando se reconhece uma firma,
autentica-se um documento, lavra-se uma
escritura, registra-se um imóvel, notifica-se
uma pessoa, protesta-se um título, outorga-se
uma procuração pública, em todos estes atos,
muito além do carimbo do cartório, agrega-
se a este documento uma espécie de seguro,
baseado na responsabilidade e fé pública do
Tabelião.
Esta responsabilidade, que garante
efetivamente a segurança jurídica e
econômica dos atos praticados em cartório,
é decorrência direta e imediata da
autonomia e independência dos notários e
registradores, que exercem a atividade em
caráter privado por delegação do Poder
Público. Somente a manutenção do modelo
atual, do exercício privado da atividade,
garante a eficiência dos serviços e a garantia
da responsabilidade do Tabelião. Além dos
mais, assegura ao Estado a mais eficiente e
segura estrutura de fiscalização, sem nenhum
custo para os cofres públicos. Por estes
motivos, países como Portugal querem seguir
o modelo brasileiro, espanhol e chileno, entre
outros, e por isso é cada vez mais forte o
movimento de privatização dos cartórios
portugueses.
Fonte: Jornal Tribuna do Brasil-DF. Por Luiz
Magalhães. www.tribunadobrasil.com.br
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INFORMATIVO CARTÓRIO
PREMIAÇÕES EM 2014
O Cartório do 2º Ofício de Barra do Bugres/MT teve destaque na premiação Nacional da Associação dos
Notários e Registradores ANOREG-BR no evento do PQTA realizado em Gramado - SC, recebendo por suas
práticas do Sistema de Gestão da Qualidade a qualificação OURO.
Já na premiação estadual realizada pela Associação dos Notários e Registradores de Mato Grosso, o Cartório
do 2º Ofício de Barra do Bugres/MT, através de sua equipe, recebeu em Cuiabá-MT na sede da ANOREG-MT o
reconhecimento OURO, pontuação máxima da premiação estadual.
"É o reconhecimento de muito trabalho, dedicação, entrega e acima de tudo: UNIÃO! É uma das muitas
conquistas que ainda virão!" - Giovana
"Significa reconhecimento do trabalho feito com muita dedicação”. Valter
"Renovação, inovação, conquista. Esse é o caminho trilhado desde o ano de 2004, ao dar início a um novo
modo de trabalho cartorário, diante da abnegação de todos os funcionários que por aqui já passaram e estão
aqui, conseguimos chegar na marca tão sonhada que é o reconhecimento de nosso trabalho, estudos e
dedicação, trazendo para toda a população de Barra do Bugres e redondeza a ISO 9001. ” - Dilza
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INFORMATIVO CARTÓRIO
CERTIFICAÇÃO SOCIOAMBIENTAL
Em agosto o 2º Oficio de Barra do Bugres também conquistou o selo do Colégio Notarial do Brasil, que tem por
objetivo:
Incentivar a inserção socioambiental da atividade nas comunidades;
Aumentar a percepção da sociedade sobre o engajamento dos notários e registradores nas questões
de responsabilidade socioambiental;
Disseminar as boas práticas de gestão de recursos, gestão de resíduos, educação ambiental e políticas
sociais;
Dar visibilidade a entidade “cartório” frentes aos problemas sociais e ambientais.
Com essa certificação, foi escolhida pelo Cartório uma a entidade local Creche
Municipal Manuel Custódio de Moura no qual o Fundesa Notarial (um fundo criado
para consolidar ações de caráter socioambiental, através dos recursos obtidos
com a certificação) será beneficiado com auxílio em suas necessidades
(equipamentos, cursos, material de limpeza, medicamentos, alimentos, etc)
conforme disponibilidade de recursos. Todas as ações serão divulgadas na página
do projeto dentro do site do Colégio Notarial. Através do Fundesa Notarial também
serão desenvolvidos e distribuídos materiais de educação socioambiental para
todos os colaboradores dos cartórios envolvidos com o projeto.
NOSSA POLÍTICA DA QUALIDADE, NOSSA FILOSOFIA!
Nossa Política da Qualidade está divulgada na sede do Cartório e em lugar de fácil acesso, Manual da
Qualidade e no site.
Foi criada pela Tabeliã e Registradora com o propósito de integrar e disseminar a filosofia da qualidade para
toda a equipe e partes interessadas, com o objetivo de alcançar as metas estabelecidas no ano e melhorar
cada vez mais o Sistema de Gestão da Qualidade.
VISÃ
O
Fazer a diferença na vida
das pessoas que utilizam
nossos serviços.
MIS
SÃO
Assegurar cidadania e eficiência nas atividades
notariais e registrais com qualidade e presteza para
nossos clientes, contando com a equipe qualificada e
preparada na busca da excelência da nossa Gestão.
VALO
RES
Honestidade,
Responsabilidade, Ética,
Gentileza, Pró-atividade,
Disciplina
“Sacrifício de uma equipe. Ter profissionais focados e comprometidos, amigos motivados e animados
irradiando a alegria que está sentindo para os que estão ao redor. Representa a conquista não só da
ISO, mas de muitas outras que virão! Equipe unida a força multiplica! Feliz!”- Edimara
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INFORMATIVO CARTÓRIO
PALAVRAS FINAIS
“Unir-se é um bom começo, manter a união é um progresso e trabalhar em conjunto é a vitória. ”
Estou imensamente feliz e orgulhosa pelos resultados obtidos, fruto de uma semente plantada há algum tempo
passado e regada por cada um de nós, trabalho que foi cronologicamente elaborado.
A comunhão de sonhos, comprometimento, responsabilidade, dedicação, valores e visão de um grupo que se
mostrou muito mais que uma equipe, mas sim uma verdadeira família, alicerce de toda essa conquista.
O crescimento pessoal de cada um ao longo desse processo se refletiu num amadurecimento profissional
perceptível, com novas atitudes, ideais e de fato sabedores do significado da palavra qualidade.
As dificuldades enfrentadas, que não foram poucas, e as que ainda há por vir serviram e continuarão servindo
de degrau para cada passo em rumo de nossas vitórias.
Iniciamos uma caminhada contínua e sem volta em busca da excelência na prestação de nossos serviços.
Gratidão à minha equipe pela dedicação!
Gratidão a Marcelo Borges, companheiro e parceiro em todos os momentos!
Gratidão à família de cada colaborador pela compreensão!
Gratidão aos usuários dos nossos serviços pela confiança em nosso trabalho!
Gratidão à nossa Consultora Thais que acreditou em nossa capacidade desde o início!
Parabéns família 2º Oficio!
Dra. Niuara Ribeiro Roberto Borges
Parabéns a todos. São verdadeiramente merecedores de toda honra. Trabalharam com honestidade, presteza
e afinco, dedicados ao bem comum e ao sucesso de todos. Uma verdadeira prova de competência. PARABÉNS
com letras maiúsculas! ” – Marcelo
Expediente: Este é o boletim eletrônico interno produzido
pela consultoria Íntegra Soluções Empresariais para o 2ª
Oficio de Barra do Bugres-MT ● Coordenação e
editoração: Thais de Paula Ribeiro ● E-mail:
thais@consulteintegra.com.br.
Fique ligado! Esse informativo também é
seu. Participe! Envie curiosidades, dicas,
sugestões e críticas.
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